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Proyecto EFA08/15 INSPYR financiado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ELABORACIÓN DE UN PLAN DE MARKETING
DE PUBLICIDAD DE UN CONGRESO DEL PRODUCTO Y LA GASTRONOMÍA DE LOS
PIRINEOS Y SU EJECUCIÓN
Presentación de ofertas: del 10.10.2016 hasta las 23:59 h del 21.10.2016.
Modo: correo electrónico a director@hp-hp.eu o en papel en horario de 8-15 h en la sede la
Diputación Provincial de Huesca, Porches de Galicia, 4 22002 Huesca (España). En el caso
remitir la oferta por correo postal se tomará como referencia la fecha del matasellos de
Correos y la empresa deberá comunicar por correo-e en ese momento, que ha presentado
su oferta por este procedimiento y la fecha que depositó la documentación en Correos.
0. ANTECEDENTES
La Agrupación Europa de Cooperación Territorial Huesca Pirineos Hautes Pyrénées (en
adelante, AECT HP-HP) desea convocar y organizar un congreso sobre el producto
agroalimentario de calidad y la gastronomía de los Pirineos y precisa contratar el servicio
de marketing y publicidad del mismo.
Este congreso es una de las acciones incluidas en el proyecto POCTEFA EFA 08/15 Hecho
en los Pirineos-Fait en Pyrénées, acrónimo INSPYR, que ha sido aprobado a la AECT HPHP por la Autoridad del Gestión del POCTEFA. Se informa de que el proyecto ha sido
cofinanciado al 65% por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) a través del
Programa Interreg V-A España-Francia-Andorra (POCTEFA 2014-2020). El objetivo del
POCTEFA es reforzar la integración económica y social de la zona fronteriza EspañaFrancia-Andorra. Su ayuda se concentra en el desarrollo de actividades económicas,
sociales y medioambientales transfronterizas a través de estrategias conjuntas a favor del
desarrollo territorial sostenible. En consecuencia todas las actividades que deriven de la
ejecución del contrato deberán cumplir con las obligaciones de publicidad inherentes a la
cofinanciación europea del proyecto.
Denominación, fechas y lugar de celebración de congreso.
Congreso del producto y la gastronomía de los Pirineos, el 18, 19 y 20 de marzo 2017, dos
días abierto al público y uno para profesionales, en el Palacio de Congresos de Huesca que
a tal fin ha sido reservado en su totalidad dos días antes del inicio y uno después de su
finalización para el montaje y desmontaje.
Objetivos y concepción del congreso
a) Objetivo general: contribuir a que el Pirineo central se convierta en un destino turístico
aportando los valores de tradición, montaña, medio ambiente, calidad mediante los
productos alimentarios tradicionales y la gastronomía tradicional y elaborada de dichos
productos. Vincular el producto alimentario de calidad con la cocina y el turismo pirenaico.
b) Objetivos operativos:
- Incluir el producto y la gastronomía entre la motivación para viajar a los Pirineos.
- Contribuir a la creación de un espacio turístico transfronterizo de los Pirineos centrales.
- Contribuir a la difusión de la cocina y gastronomía de calidad que se está realizando en
Huesca y Hautes Pyrénées en el resto de España y en Francia.
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- Mostrar a los ciudadanos del territorio de Huesca y Hautes Pyrénées los productos y
cocineros y restaurantes para que los consuman.
- Contribuir a promover el comercio de productos alimentarios de calidad en ambos
territorios.
- Avanzar hacia la redacción de un Estatuto de la cocina de montaña de los Pirineos, de
una red de restaurantes adheridos a dicho Estatuto y de cuatro productos turísticos
transfronterizos de gastronomía y alimentos.
c) Características:
- Congreso de gastronomía hecha con producto de los Pirineos.
- Internacional, con presencia de la provincia de Huesca y el Département des Hautes
Pyrénées. Todas las actividades deben tener presencia de personas de ambos territorios.
- Combina productos y cocina.
- Invita a participar a cocineros de primer nivel internacional con master class.
- Invita a participar como ponentes a los cocineros del ambos territorios que lo deseen.
- Invita a participar y presentar los productos agroalimentarios y sus productores.
- Invita a participar a las escuelas de hostelería con sus elaboraciones que serán
degustadas por el público.
Resultados esperados del servicio de marketing y publicidad
A la finalización del contrato se entregará un informe que incluya:
- El plan de marketing diseñado y aprobado por la AECT HP-HP.
- Una relación detallada de las inserciones de publicidad, su coste, el coste de agencia y la
correspondiente acreditación de su efectiva inserción. La acreditación de la emisión se
realizará, cuando sean medios escritos, mediante un archivo pdf del ejemplar del periódico
o revista de la fecha en que los anuncios han sido insertados donde aparezca el medio y la
fecha de publicación. Si se trata de medios audiovisuales, de un certificado de emisión
suscrito por una persona de la empresa autorizada para ello, quien se hace responsable de
la veracidad de los datos declarados. Si se trata de medios on-line, se acreditarán mediante
un archivo de una captura de la pantalla de la fecha donde se insertaron los anuncios,
remitido por correo-e o en soporte físico y un enlace a la web en la fecha en que aparece el
anuncio.
- La relación de críticos, periodistas especializados que publiquen en cualquier medio
escrito, radio, TV, Internet etc. a los que se invitó al Congreso y los que asistieron.
- Una relación de las menciones en medios de comunicación que realizaron los críticos o
periodistas especializados sobre el Congreso, con una copia de las mismas.
1. OBJETO
El servicio de marketing y publicidad que se desea contratar incluye:
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a) La elaboración de un plan de marketing dé soporte a la difusión del Congreso en España
y Francia, con atención especial a los medios con difusión en el Départament des Hautes
Pyrénées.
b) La difusión del Congreso mediante:
- Inserciones publicitarias en medios de comunicación en cualquier soporte.
- Invitaciones a críticos y periodistas especializados en gastronomía y su difusión a través
de los medios en los que colaboran.
- Cualquier otra que la empresa adjudicataria proponga y la AECT HP-HP acepte.
2. ALCANCE DEL CONTRATO
La empresa adjudicataria dentro del precio del contrato se hará cargo de los gastos que se
produzcan por sus propias actividades, por las inserciones de publicidad, por los gastos de
atención de los periodistas y críticos invitados que asistan distintos de los locales y por el
resto de las actividades que la empresa adjudicataria proponga y le sean aceptadas.
Las inserciones de publicidad se destinarán a medios no locales ni regionales, puesto que
que tendrán un tratamiento ajeno a este contrato. Deberán atenderse tanto medios
españoles como franceses, especialmente los de mayor difusión en el Département des
Hautes Pyrénées.
La AECT HP-HP elaborará la imagen y los aplicativos que la empresa necesite para poder
llevar a cabo las inserciones publicitarias. La empresa deberá solicitar las adaptaciones
indicando los características exactas que se demandan con al menos, 72 h de antelación.
Los gastos derivados de la imagen y sus aplicaciones serán de cuenta de la AECT HP-HP.
3. PÚBLICO OBJETIVO AL QUE SE DIRIGEN LAS ACCIONES DE PUBLICIDAD
El Congreso del Producto y la Gastronomía de los Pirineos, además de ser un punto de
debate, intercambio entre profesionales y de transmisión de conocimiento, tiene un valor de
promoción turística indirecta. En este sentido se desea vincular alimentos de calidad y la
gastronomía con los Pirineos, que gozan de una imagen como una montaña con nieve que
conserva un medio ambiente de calidad, con un paisaje espectacular, un patrimonio cultural
y unas tradiciones mágicas y misteriosas.
El la publicidad del congreso debe dirigirse en primer lugar a:
- Profesionales de la cocina.
- Empresarios hosteleros y hoteleros.
- Profesionales de la agricultura y ganadería.
- Empresas transformadoras de alimentos, incluido vino.
- Empresas distribuidoras de alimentos.
- Profesionales de la comunicación relacionada con la gastronomía y los alimentos.
Pero también, en su vertiente de evento de promoción turísticas, a:
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- Público en general interesado en la gastronomía, los alimentos y la alimentación sana.
- Público en general interesado en los Pirineos como destino turístico.
- Público en general interesado en el patrimonio cultural, material e inmaterial.
4. TIPO DE LICITACIÓN
El tipo máximo de licitación de este contrato será de 50.000 €, más 10.500 €
correspondientes al 21 por ciento de IVA, lo que hace un total de 60.500 €.
5. DURACIÓN DEL CONTRATO
La duración del contrato se establece desde el día de la adjudicación hasta quince días
después de finalizar el Congreso.
El servicio se abonará tras la comprobación por la AECT HP-HP de su correcta prestación y
la entrega de la documentación indicada en el apartado “Resultados esperados del servicio
de marketing y publicidad” previa presentación de la factura a la finalización del mismo.
6. DOCUMENTACIÓN QUE DEBERÁN PRESENTAR LOS LICITADORES
En su oferta el licitador presentará:
1) Documentos que acrediten la personalidad del licitador y de quien lo representa: DNI,
escrituras y poderes. El licitador deberá comunicar un correo electrónico para
notificaciones. Se entenderá notificado con la comunicación recibida en el correo desde el
que remite la AECT HP-HP de que el archivo ha sido mostrado en el correo citado por el
licitador, y desde ese momento se contarán los plazos que correspondan.
2) La oferta económica por el conjunto del contrato, diferenciando la base imponible y el
IVA, que no podrá superar la cantidad indicada en el punto 4 de este documento.
3) Un documento de avance del plan de marketing que incluya:
a) Los medios de comunicación de cualquier tipo que propone para la realización de
inserciones publicitarias, tanto de España como de Francia, indicando la audiencia,
impacto, consultas únicas o seguidores, según el tipo de medio.
b) Una relación de periodistas y críticos gastronómicos españoles y franceses a los que se
dirigirá para a que asistan al Congreso y una descripción del alcance de las atenciones que
se compromete a prestar a los periodistas y críticos gastronómicos que asistan invitados al
Congreso, así como una estimación del gasto de este apartado.
c) La comisión de agencia que aplicará la empresa si es adjudicataria en las inserciones de
publicidad.
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7. PLAZO Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentarán preferentemente por correo-e a la dirección director@hp-hp.eu y
contendrán, de forma separada en archivos pdf la documentación que se indica en el punto
anterior en sus apartados a), b) y c). Los documentos habrán sido previamente impresos y
firmados por la empresa y posteriormente escaneados y adjuntados en el correo-e.
También podrán presentarse por correo postal o presencialmente en las mismas fechas y
en el lugar y los horarios que se indica en el encabezamiento.
El plazo para la presentación es el previsto en el encabezamiento. El plazo para la
subsanación o la incorporación de nueva documentación que le sea requerida al licitador
será de 72 h. La notificación se comunicará exclusivamente a través del correo-e facilitado
por el licitador para notificaciones, bastando la indicación de que el correo ha sido recibido
en la citada cuenta como acreditación de su notificación. La remisión de documentos será
exclusivamente al correo director@hp-hp.eu.
8. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Las ofertas, hasta un máximo de 100 puntos, se evaluarán según la puntuación resultante
de la aplicación de los siguientes criterios:
1. Criterios sobre el precio: 60 puntos.
a) Baja sobre el precio máximo de licitación del contrato, excluido el IVA: 40 puntos, a razón
de un punto por cada 20 € de baja.
b) El porcentaje de agencia que el licitador prevea aplicar sobre las inserciones de
publicidad: 20 puntos, a razón de un punto por cada punto porcentual inferior al 20 por
ciento de comisión de agencia.
2. Criterios sobre el contenido del servicio: 40 puntos.
a) El documento de avance del plan de marketing: 40 puntos, valorándose cómo se ajusta
la propuesta a los objetivos, modelo y resultados esperados expuestos en los antecedentes
de este pliego.