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Caso de éxito Petición Electrónica
de Laboratorio en el
Complejo Hospitalario de Pontevedra
En el año 2011, el Complejo Hospitalario de Pontevedra inició el proyecto de Petición Electrónica de Laboratorio. OpenLab es la solución LIS del centro para todos sus Laboratorios (Bioquímica, Hematología, Microbiología y Banco de Sangre), optando también el Centro por nuestro producto GIPI como herramienta de
Petición Electrónica.
Condicionantes del proyecto
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La Petición Electrónica abarcaría todos los Laboratorios y cubriría tanto peticiones hospitalarias como de Centros de Salud, ya que el proceso coincidía en el
tiempo con la integración en un Área única de Gestión de la Especializada y de
la Primaria.
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El sistema estaría integrado con la Historia Clínica Electrónica (IANUS), es decir, se podrían realizar peticiones al Laboratorio desde la historia del paciente.
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El catálogo de pruebas disponibles sería completo y equivalente a la cartera de
servicios que ofrece cada Laboratorio tanto para Primaria como para Especializada.
Se estableció un Comité de Trabajo formado por la Dirección del Centro, los responsables de cada Laboratorio, responsables del Servicio de Informática y responsables de
nexus IT. Este Comité fue el encargado del seguimiento de las tareas del proyecto y de la
definición de volantes y funcionalidades necesarias en el sistema.
Funcionalidades especificas del proyecto de petición electrónica
Entre esas funcionalidades, además de las propias de un sistema de estas características, destacan las siguientes:
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La demografía del paciente y del peticionario se capturan automáticamente.
Así, el peticionario, situado ya en la historia del paciente, únicamente tiene que
completar la petición con las pruebas solicitadas, la orientación diagnóstica y
observaciones si proceden. Esto reduce significativamente el tiempo de registro, haciéndolo incluso mucho más ágil que el volante en papel. Ver Ilustración
1.
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Se ha incorporado la posibilidad de incluir información adicional, específicamente para la monitorización de fármacos y el cribado prenatal, ver Ilustración
2. Esta información puede ser introducida en el momento del registro de la petición o al realizar la extracción.
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Se han definido 3 volantes para peticiones de Especializada y 3 volantes para
Primaria. Uno para peticiones urgentes, otro específico de Microbiología y uno
para el resto de peticiones (Bioquímica, hematología, alergias, fármacos, serología infecciosa, etc.).
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Piloto en el Servicio de Hematología y
expansión al resto de servicios, todos
los Centro de Salud de Primaria y consultas Externas
Para comenzar con el proyecto de Petición Electrónica se seleccionó como piloto el servicio de Hematología. Este servicio comenzó a realizar peticiones para pacientes hospitalizados y de hospital de día. Durante 3 meses se completaron y adecuaron los volantes de petición, se elaboró un sistema de gestión de usuarios integrado con el sistema
del Hospital, se corrigieron incidencias y se implementaron nuevas funcionalidades
solicitadas por el Centro.
A continuación se incorporaron lo servicios de Cardiología, Cirugía Vascular, la Unidad
de Cuidados Críticos, Oncología y Traumatología, siempre con pacientes hospitalizados. Por último, se habilitó la Petición para todos los servicios del hospital, terminando
por el Servicio de Urgencias.
Destaca significativamente el proceso de implantación de la Petición electrónica en
Primaria.
Inicialmente se eligieron tres Centros de Salud, uno de un tamaño reducido, uno de
tamaño medio y otro, el más grande del Área, que a priori podría presentar más dificultades. Se comenzó por el de tamaño medio y un mes después se incorporaron los otros
dos de forma simultánea. En todos los casos el piloto fue un éxito (en una semana el
porcentaje de peticiones electrónicas superaba al de peticiones en papel) y permitió
detectar los problemas que se presentarían de forma general en el resto de Centros.
Una vez establecidas las medidas correctoras, que afectaban tanto al sistema informático como a la formación de los usuarios, la Dirección tomó la decisión de incorporar en
un solo mes (junio) al menos el 80% de los Centros de Salud del Área, unos 40. Cada
semana se incorporaron unos 10 Centros, es decir, una media de 2 al día, y para conseguirlo se estableció un apretado calendario de sesiones formativas de un único día en
cada Centro, impartidas por personal facultativo, de enfermería y de informática. El
calendario se cumplió completamente y al final del mes se habían incorporado todos los
centros planificados.
La última fase del proyecto será la incorporación de las Consultas Externas, una vez
finalice la implantación en la Primaria. Esto se debe a que es necesario que todos los
centros de salud dispongan de acceso al sistema para dar salida a las peticiones que se
extraen en los centros y proceden de una consulta hospitalaria.
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A modo de resumen, enunciamos las
principales mejoras que aporta el sistema
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Eliminación del cuello de botella que suponía el registro manual de peticiones.
Ahora la petición está registrada antes de que la muestra llegue al Laboratorio
por lo que las demoras en el procesamiento de la muestra se reducen al mínimo.
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El peticionario tiene constancia de las peticiones realizadas y de su estado. Así
mismo también se ha reducido el tiempo que emplea en realizar la petición.
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Se incrementa la trazabilidad y seguridad al quedar constancia de quién y
cuándo se realiza cada acción.
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Se reducen los costes asociados al registro, tanto de personal como de material
(escáneres y hojas grafitadas). Se espera así mismo que el módulo de Gestión
de la Demanda reduzca el número de peticiones ya en origen, al informar al peticionario de resultados vigentes o restricciones a su petición.
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El personal de enfermería dispone de instrucciones de extracción y recogida específicas para cada muestra, incluyendo los tubos a extraer o contenedores a
recoger. Si el paciente se lleva el volante de extracción también recibe las instrucciones necesarias.
Como conclusión comentar que el Área de Gestión Integrada de Pontevedra (Especializada y Primaria) es la primera de la Comunidad en disponer de Petición
Electrónica unificada, completa (abarca todos los Laboratorios) e integrada con
el Sistema de Historia Clínica Electrónica.
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Ilustración 1. Acceso a la Petición Electrónica desde la historia del paciente
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Ilustración 2. Hoja de extracción para Cribado Prenatal
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