Download Controles Internos en LATAM: Socios con Compliance

THE CIRCLE
ROUNDABOUT
Controles Internos,
Auditoria Forense y
Ombudsman
YOUR COMPLIANCE PASS
Noviembre , 2013
Controles Internos en LATAM:
Socios con Compliance
Estoy seguro que muchos de ustedes
recordarán estar en su coche, conduciendo
CONTROL a través de un tramo relativamente
solitario del camino, y de pronto se
percatan que están manejando dentro
el límite de velocidad señalado y /
o detienen completamente el auto al
llegar a la señal de Alto en la intersección, incluso
sin tener otros autos viniendo en contra-flujo... ¡Esta
analogía ayuda a poner en perspectiva buenos
controles internos en acción!
Controles Internos, de acuerdo con Comité de
Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de Normas
(en Inglés Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission o COSO) se define como
“un proceso, ejecutado por el consejo directivo,
administradores o empleados de una empresa, y
diseñado para proporcionar una seguridad razonable
sobre el logro de los objetivos relacionados con la
operación, elaboración de reportes y cumplimiento”.
El marco de Controles Internos se basa en 5
componentes clave:
1. Ambiente de Control - Conjunto de normas,
procesos, la filosofía de la empresa, la integridad,
los valores éticos y el compromiso para dirigir
la compañía hacia el éxito. ¿Han observado en
nuestras presentaciones que siempre la primera
diapositiva es nuestra declaración de integridad?
Esta es la filosofía adoptada e inculcada dentro
de Covidien y envía el mensaje fundamental de
que nuestros líderes están comprometidos con el
cumplimiento y los valores.
2. Evaluación de Riesgos – Esta es la manera en
cómo identificamos, analizamos y gestionamos las
respuestas al riesgo que impactan todas las
operaciones tanto a nivel interno y externo.
3. Actividades de control - Las actividades de control
son las acciones definidas a través de las políticas
y procedimientos que ayudan a asegurar que las
directrices para mitigar los riesgos y el logro de
los objetivos se llevan a cabo. El proceso de SOx
es un buen ejemplo de una actividad crítica de la
empresa.
4. La comunicación y la información - La información
es necesaria para llevar a cabo las responsabilidades
de control interno y apoyar el logro de sus
objetivos.
5. Monitoreo - Esto es simplemente la realización
de evaluaciones continuas e incorporadas en los
procesos de negocio.
Tener fuertes controles internos es un aspecto integral
del gobierno corporativo de Covidien y su capacidad
de gestionar el riesgo. Como empleados de la empresa,
todos jugamos un papel en los controles internos lo
cual nos lleva a crear un impacto real haciendo las
cosas con la debida integridad y respeto… ¡Sí, los
controles internos los efectuamos todos! Espero que
esto ayude a desmitificar la idea común de que sólo
unas pocas personas dentro de la organización son
responsables de los controles internos.
El equipo de Controles Internos facilita los procesos
antes mencionados, y se dedica a ayudar a la región
y la empresa con la adopción de herramientas
y procedimientos de alta calidad para impulsar
controles sustentables, un ambiente de cumplimiento
y la conciencia de riesgo a través de:
• La validación independiente de los controles para
asegurarse de que podemos confiar en la exactitud de
los estados financieros, el funcionamiento
eficaz y eficiente de dichos controles y su
conformidad con las leyes y políticas;
• El apoyo y colaboración con los países para
reconocer los riesgos a los cuales podemos
enfrentarnos y mejorar el medio ambiente de los
controles;
• La implementación de herramientas de SMART y
métricas para designación de responsabilidades y
visibilidad sobre los avances. Un ejemplo de esto
es el scorecard de Controles Internos lanzado en
el 2012;
• El involucramiento con todas las funciones y la
participación en proyectos clave, la agilización de
los procesos, y fungir como asesores en la
estandarización de procedimientos en alineación
con los requerimientos regionales.
Aprendamos cómo nuestros colegas
ayudan a Covidien a gestionar y mitigar
riesgos siempre con alto grado de
confidencialidad y confianza.
En este último encuentro del año fiscal
2013 invitamos a tres colaboradores de
Covidien, quienes representan Controles
Internos, Auditoria Forense y el
Ombudsman a compartir su visión
sobre riesgos, buenas prácticas de
gobierno corporativo y confidencialidad.
El hecho de contar con estas áreas
dentro de nuestra empresa apoya nuestra
estrategia de ser una empresa ética de
raíz y desde la descripción de sus metas,
misión y visión; y no ver la ética como un
complemento a una estrategia solamente
basada en objetivos económicos.
También queremos agradecer el continuo
trabajo de nuestros Integrity Champions en
América Latina. Recuerden que ellos son
un recurso muy cercano disponible para
ustedes para cualquiera consulta o duda
relacionada con la ética y cumplimiento
en Covidien.
2a Generación de
Integrity Champions
Argentina
Alejandra Zaiontz.
Brasil
Silvana Carvalho Peres
de Paula,
Luciane Aparecida Cruz,
Renato Alexandre
Gomes Moreno,
Marisse Dizaro Bonfim
(Polysuture),
Andre Antonio de
Oliveira (Polysuture).
Chile
Angélica Figueroa,
Pablo Muller.
Colombia
Maria Espitia,
Oscar Villareal.
Costa Rica
Chris Corella
México
Andrés Moreno
Héctor Romero
Maria José Martínez
Miami
Máxima Muñoz
Panamá
Ana Coite
Perú
Tracy Rivera
Puerto Rico
Ivonne Pérez
Ruby Opara
Directora de
Accounting and
Internal Controls
Otros mitos comunes asociados al equipo de
Controles Internos:
1. No, no somos los auditores corporativos.
2. No, no somos CSI, los detectives o policía de la
empresa.
3. No, no somos el equipo forense.
4. No, no s omo s lo s d o c ument a d ores d e
pro ce d im iento s.
Somos sus socios de negocios, con un enfoque
independiente y objetivo sobre los controles, el
riesgo y el cumplimiento. Los controles internos deben
ser integrados en el ADN de la organización, que nos
lleva a mí y a ustedes a siempre hacer lo correcto, de la
manera correcta y en el momento adecuado.
No duden en contactar a su equipo de apoyo de
Controles Internos dentro de los países por cualquier
ayuda que pueda necesitar en este sentido. Pueden
apoyarse también con los siguientes enlaces para
el SharePoint de Controles Internos de LATAM, así
como en la información del equipo de Controles
Internos de Corporate:
http://na-teamsites/latam_internalcontrols/default.aspx
http://na-pulse/SiteDirectory/EthicsCompliance/
Archives/Pages/KeepinStepwithInternalControls.aspx
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internationally registered trademarks of Covidien AG.© 2012. All rights reserved.
FORENSE
Te Escuchamos
Auditoría Forense
CONTACTOS
Los invitamos a conocer a los miembros
de los Departamentos de Auditoría
Forense y Controles Internos en
Latinoamérica:
Auditoría Forense es un departamento que forma parte de la
Dirección de Auditoría Corporativa y está formado por un
pequeño grupo de auditores encargados de investigar las
irregularidades (conocidas o bajo sospecha de ser cometidas) por
empleados de Covidien y/o terceros asociados con
Covidien. A pesar de que Auditoría Forense pasa la mayor
parte de su tiempo realizando investigaciones de manera
“reactiva”, a nivel mundial el departamento también promueve
la Ética y Cumplimiento, así como la educación y la
sensibilización contra el fraude.
Controles Internos:
• Ruby Opara (Miami)
• Evangelina Rocca (Argentina)
• Marcos Bravo (Panamá)
• Francheska Prado (Puerto Rico)
• Claudia Cardenas (Colombia)
• Hugo Aguilera (Chile)
Entre los tipos de asuntos investigados por Auditoría Forense se pueden mencionar los siguientes:
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El robo de dinero en efectivo, inventarios, u otros activos.
Informes de gastos fraudulentos y esquemas de peculado.
Conflictos de Intereses comerciales.
Pagos de comisiones ilegales o inapropiadas.
Violaciones a la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (“FCPA”).
Acciones para “sobre-inventariar” al canal indirecto; y falseamiento de ingresos.
Irregularidades contables (por ejemplo, cuentas intencionalmente mal representadas).
Las acusaciones de mala conducta son reportadas generalmente por un informante que puede ser un empleado
actual o ex-empleado, un gerente, un tercero o una persona anónima; quienes externan sus preocupaciones al
Ombudsman corporativo, a otro gerente dentro de Covidien -más a menudo su supervisor o Recursos Humanos- o
directamente a la Auditoría Forense. Durante un examen preliminar de la denuncia, Auditoría Forense
determina si es necesaria una investigación y si se puede llevar a cabo en base a la información
proporcionada por el informante. Si la respuesta es “sí”, un caso forense es abierto oficialmente.
Con el fin de investigar una denuncia, Auditoría Forense crea un plan, solicita información, revisa la
evidencia disponible, realiza análisis y entrevistas con empleados y terceros; y realiza conclusiones. Auditoría
Forense también puede asociarse con un empleado de confianza con el fin de recopilar documentos e
información. Es importante que todas las partes involucradas en una investigación mantengan el más
alto nivel de confidencialidad con el fin de proteger la integridad de la investigación.
Cuando el trabajo de campo está terminado, Auditoría Forense entrega los resultados a la gerencia correspondiente,
en los cuales se explica si las acusaciones originales fueron justificadas y si existían hallazgos no relacionados
u oportunidades de mejora de control descubiertas durante la investigación. La gerencia determina entonces,
las medidas disciplinarias o correctivas que son necesarias para hacer frente a los resultados. Si bien Auditoría
Forense no determina las acciones disciplinarias, se asegura que la decisiones tomadas por la gerencia son
adecuadas y coherentes comparadas con asuntos similares investigados en el pasado.
Posteriormente se elabora un informe por escrito y se distribuye a los niveles de gerencia apropiados (la lista
de distribución puede variar en función si la denuncia se justificó o no). Algunos de los casos sustentados,
dependiendo de criterios pre-definidos, también se envían al Comité de Auditoría de la junta de Directores. Al
realizar la distribución del informe de resultados, el caso se considera oficialmente cerrado.
Auditoría Forense
• Briana Cabrera (Miami)
• Luis Rosario (Miami)
• Richard Mcgovern (Mansfield)
Ombudsman
• Gina Spencer (Mansfield)
De igual forma, cuando se tenga
alguna duda, se solicite información
se requiera analizar una situación
individual o desea informar un
posible incumplimiento a nuestros
Controles Internos o a la Política
Comercial de Covidien es importante
consultar al supervisor, al representante
de Recursos Humanos o al Departamento
Legal en cada una de nuestras
regiones. ¡Los Integrity Champions
también nos auxilian y guían frente a
esas situaciones!
Es importante también tener presentes
los siguientes recursos:
Línea gratuita de Integridad
Estados
Unidos
(800) 673 3507
Argentina
0800-666-1730
México
001-800-613-2737
Brasil
0800-891-4177
Auditoría Forense lleva a cabo reuniones mensuales o trimestrales con representantes de Corporate, Gerentes
Regionales y de las GBU’s con el propósito de analizar el estado de los casos abiertos en cada una de las regiones
y / o GBU’s. ambién proporciona estadísticas y tendencias identificadas relacionadas con los tipos de casos que
se iniciaron o hallazgos que son repetitivos.
Puerto Rico
800-673-3507
Chile
1230-020-5495
Colombia
01-800-912-0029
Los auditores - especialmente los Auditores Forenses - tienden a tener una mala reputación. Nadie quiere la
visita de un auditor y los empleados generalmente se sienten intimidados o piensan que serán despedidos si el
auditor tiene que hablar con ellos. Esto no podría estar más lejos de la verdad. Un Auditor Forense no es más
que un investigador de hechos. Puede que exista una denuncia concreta que se está investigando, pero al final
del día lo único que importa es que la verdad sea aclarada. Auditoría Forense no tiene en ningún momento
interés personal en el resultado de una investigación.
Costa Rica
0-800-011-1049
Panamá
001-866-885-7846
República
Dominicana
1-800-528-1092
Venezuela
0800-176-6458
Si como empleados nos percatamos un problema de mala conducta que cae en el ámbito de Auditoría Forense,
es nuestra responsabilidad reportarlo. La denuncia puede realizarse al supervisor inmediato, Recursos Humanos,
el representante del Departamento Legal de su región, el Ombdusman, la Línea de Integridad, o Auditoría
Forense. Lo importante es que como empleados reportemos nuestras inquietudes y saber que Auditoría
Forense es un recurso disponible para poder realizar una investigación de manera objetiva.
Gina
Spencer
Ombudsman
de Covidien
OMBUDSMAN
La Oficina del Ombudsman al
(800) 987‑3575 (en los EE.UU.) ó
(508) 261‑6339 (desde otros países).
La integridad es, y siempre será, una parte fundamental de la cultura de nuestra empresa.
Todos los empleados de Covidien debemos mantener los más altos estándares de
honestidad e integridad en todas las prácticas de negocio y somos responsables de actuar
en el cumplimiento de las políticas de trabajo y con las leyes y reglamentos aplicables al
llevar a cabo actividades comerciales.
Si como empleados tenemos alguna preocupación acerca de cualquier acción que parece violar nuestro
compromiso con los más altos estándares éticos, los invito a asumir una responsabilidad personal y comunicar
sus inquietudes. En Covidien tenemos varias instancias para hacerlo.
Como se menciona en el artículo anterior, dos de los recursos más valiosos con los que contamos en la
empresa son la Línea de Integridad y el Ombdusman. La Línea de Integridad es una forma sencilla de hacer
un informe oficial de sus preocupaciones con respecto a cualquier situación potencialmente no ética dentro
de Covidien. El Ombudsman es un recurso independiente y neutral que no sólo asegura que las cuestiones
planteadas a través de la Línea de Integridad son revisadas e investigadas (si es necesario), pero también es
un recurso para las personas que buscan orientación sobre cuestiones éticas. Los empleados pueden
permanecer en el anonimato cuando se utiliza cualquiera de estos recursos.
Es política de Covidien que ningún empleado que plantea sus inquietudes de buena fe pueda enfrentar
represalias de ningún tipo. Si el empleado siente que está recibiendo repercusiones negativas como resultado
de hacer un reporte de buena fe de orden ético o legal, por favor póngase en contacto con nosotros
inmediatamente.
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