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Boletín IIE, julio-agosto del 2002
La experiencia de la certificación ISO 9001
en la Gerencia de Energía Nuclear
Juan Arellano G.
La GEN ha incursionado en varias empresas del
sector energético y petroquímico como Pemex
Exploración y Producción (PEP), la Gerencia de
Seguridad Industrial de la CFE y Petroquímica
Cosoleacaque S. A.
Antecedentes
C
on el propósito de incrementar la confianza
de sus clientes y en la continua búsqueda de
la excelencia, el Instituto de Investigaciones
Eléctricas ha decidido que todas sus áreas -técnicas
y administrativas- implanten y certifiquen un Sistema
de Aseguramiento de Calidad basado en la norma ISO
9001:1994. Para este fin, la Dirección Ejecutiva ha
trazado los lineamientos a seguir por las áreas en el
Manual Institucional de Aseguramiento de Calidad
(MIAC); en él se presentan, entre otros puntos, la
política y objetivos de calidad, las responsabilidades
de cada miembro de la organización con el Sistema
de Calidad y la estructura del Sistema Institucional
de Aseguramiento de Calidad (SIAC).
En este contexto, la Gerencia de Energía Nuclear
(GEN) realizó la implantación del Sistema de Calidad y
se certificó en noviembre del 2001. En este artículo se
describen las experiencias y el proceso de implantación
y certificación del Sistema de Calidad de la GEN.
La Gerencia de Energía Nuclear
Con más de 25 años de existencia, la GEN originalmente se enfocó a promover y apoyar la innovación
tecnológica para incrementar la seguridad y confiabilidad de centrales nucleoeléctricas mediante el desarrollo, aplicación y transferencia de metodologías,
análisis y herramientas especializadas. Desde enton-
ces realiza trabajos para la Central Nucleoeléctrica
Laguna Verde (CNLV) de la Comisión Federal de Electricidad (CFE). Posteriormente, y gracias al potencial
de aplicación en otras áreas de las herramientas con
que cuenta para el sector nuclear, la GEN ha
incursionado también a varias empresas del sector
energético y petroquímico como Pemex Exploración
y Producción (PEP), la Gerencia de Seguridad Industrial de la CFE, Petroquímica Cosoleacaque S. A. (Pecosa), etc. La GEN se ha consolidado en el sector
energético nacional como uno de los principales proveedores de metodologías y herramientas para realizar análisis cualitativos y cuantitativos de riesgos,
análisis de seguridad nuclear, administración de combustible nuclear y desarrollo de sistemas computacionales inteligentes.
La Figura 1 muestra la organización de la GEN;
en esta figura se puede observar que se cuenta con
dos líneas principales de investigación y desarrollo: Tecnología de la Seguridad y Modelado de Procesos Nucleares. A su vez, la línea de Modelado de Procesos
Nucleares se divide en dos grupos de trabajo: Administración de Combustible Nuclear y Análisis de Transitorios en Centrales Nucleoeléctricas; en tanto que la línea
de Tecnología de Seguridad se divide en los grupos de
trabajo: Análisis de Riesgos y Métodos Avanzados de
Computación. Cada uno de estos cuatro grupos desarrolla los proyectos técnicos asignados a la GEN.
Se cuenta con personal secretarial y administrativo como grupos de apoyo de la GEN. Además,
se cuenta con un grupo de facilitadores, que ha sido
de primordial importancia para la implantación y seguimiento del Sistema de Calidad.
El proceso de implantación del
Sistema de Calidad
Para la implantación del Sistema de Calidad de la GEN
se desarrollaron las siguientes actividades: capacitación del personal, desarrollo del sistema documental
y aplicación del sistema documental. A continuación
se describen cada una de éstas.
159
159
Aplicaciones tecnológicas
Figura 1
Organización de la GEN.
Procedimientos serie 000
Gerencia de Energía Nuclear
Procedimientos
serie 100
Procedimientos
serie 100
Control
Administrativo
Facilitador
Líder
Apoyo secretarial
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
Tecnología
de la seguridad
○
Procedimientos serie 500
○
○
○
Modelado de procesos
nucleares
○
○
○
○
○
○
○
○
Apoyo secretarial
Métodos avanzados
de computación
Análisis de
riesgos
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
Procedimientos
serie 300
Administración
de combustible
○
○
○
○
○
Análisis de
Transitorios
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
Procedimientos serie 400
Procedimientos
serie 200
Jefe de
proyecto
Investigadores
...
Jefe de
proyecto
...
Investigadores
Capacitación del personal
La implantación del sistema se realizó en tres etapas que fueron la inducción inicial a la norma, inducción por requisito en implantación y el
reforzamiento de la aplicación del Sistema de Calidad de la GEN.
Inducción inicial a la norma
En esta etapa se dio a conocer a todos los miembros
de la GEN, en forma genérica, qué es la norma ISO9001:94, cuáles son sus principales requisitos y lo
establecido por el SIAC en el MIAC (política y objetivos de calidad, responsabilidades, etc.).
El mecanismo de capacitación consistió en reuniones con todo el personal en las que el gerente y
los facilitadores prepararon y proporcionaron el entrenamiento. Es importante hacer notar que el involucramiento del personal en el Sistema de Calidad fue
casi inmediato, dada la cercanía que tiene con los
sistemas de garantía de calidad como el de las centrales nucleoeléctricas.
Inducción por requisito en implantación
En esta se llevaron a cabo reuniones “por requisito
en implantación” a todo el personal. En éstas fueron
160
Jefe de
proyecto
Investigadores
...
Jefe de
proyecto
...
Investigadores
presentados los documentos aplicables en la GEN para
cada requisito de la norma y fueron revisados conjuntamente. Así, estas reuniones se diseñaron, no únicamente
para que el personal participara en la revisión del documento, sino también para servir de capacitación y buscar mayor involucramiento. Ver detalle en el apartado
de Reunión de revisión de documentos.
Reforzamiento de la aplicación del Sistema de
Calidad de la GEN
Una vez que se concluyó el proceso de implantación
del Sistema de Calidad se realizaron sesiones formales de capacitación para reforzar el conocimiento y
resolver dudas del personal acerca de documentos
(manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo), planes de calidad y de registros de calidad. Ver
detalle en el apartado de Aplicación del sistema documental.
Desarrollo del sistema documental
El desarrollo e implantación del sistema documental
se realizó con el enfoque “un requisito a la vez”, para
lo que se siguió el proceso que se muestra en la Figura 2. En ella puede observarse que para cada uno
de los veinte requisitos de la norma se realizaron las
siguientes actividades:
Boletín IIE, julio-agosto del 2002
Identificación de documentos institucionales
Figura 2
Desarrollo del sistema documental.
Se realizó un análisis de los documentos institucionales, como son los manuales, procedimientos ó las
instrucciones de trabajo, que podrían ser aplicados
para el cumplimiento del requisito correspondiente.
En caso de existir documentos aplicables, estos eran
inmediatamente implantados. En caso de no existir
documentos institucionales, o que los existentes fueran únicamente guías o lineamientos, se procedió a
escribir el documento correspondiente.
Fin
Inicio
No
Si
Siguiente
requisito
¿Más
requisitos?
Análisis de
la norma y
MIAC
Implantar
documentos
Realizar cambios
a documentos
¿Existe
documento
institucional?
A
No
Si
¿Cambios?
No
Si
Tipo de documento
Lineamiento
Reuniones de
revisión de documentos con el personal de
la GEN
Definir registros de
calidad
Proc. y/o instr. trabajo
A
Escribir documentos
Análisis de la norma
Cada requisito establecido en la norma fue analizado
con el fin de establecer su aplicabilidad en la GEN,
identificar puntos clave a cumplir por el documento a
desarrollar y definir claramente cuál es el espíritu del
requisito hacia la calidad. Este último punto fue de
extrema utilidad, ya que permitió realizar un mapeo
muy claro de cada requisito -típicamente enfocado a
la manufactura- a un área de investigación. Asimismo, este espíritu del requisito pudo ser transmitido
de manera sencilla a todo el personal de la GEN.
Análisis del MIAC
Para cada requisito se analizó lo establecido en el
MIAC. Este análisis dio a la GEN los lineamientos para
cumplir con lo especificado en la norma apegándose
al SIAC.
Escritura de documentos
Para el cumplimiento de los requisitos no cubiertos
por documentos institucionales se desarrollaron procedimientos e instrucciones de trabajo. En general,
los documentos fueron escritos por los facilitadores y
el gerente, con excepción de los documentos relacionados a los procesos técnicos de la GEN incluidos
en el requisito 9 (Control del Proceso), que fueron
escritos por los investigadores involucrados. El proceso de escritura fue ampliamente enriquecido por
documentos similares desarrollados por otras gerencias técnicas.
Definir registros de calidad
Una vez desarrollados los documentos correspondientes a un requisito se seleccionaron las evidencias de
cumplimiento con el procedimiento que se establecerían como registros de calidad. De esta forma se fue
conformando una “lista maestra de registros de calidad” que asocia el requisito correspondiente de la
norma con los documentos aplicables y los registros
de calidad requeridos. Actualmente, esta lista se reporta en un apéndice del procedimiento de control de
registros de calidad de la GEN, para que todo el personal tenga un acceso rápido y sencillo a la aplicación del Sistema de Calidad.
Reunión de revisión de documentos
Los documentos aplicables a cada requisito fueron
presentados en reuniones con todo el personal de la
GEN. Estas reuniones se diseñaron, no únicamente
para que el personal participara en la revisión del documento, sino también para que sirviera de capacitación y tener así un mayor involucramiento. De esta
forma, la agenda típica de la reunión para presentar y
revisar la documentación de un requisito fue: a) presentación de lo expresado en la norma y el MIAC; b)
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Aplicaciones tecnológicas
presentación del espíritu del requisito y aplicabilidad
en la GEN, c) análisis del diagrama de flujo del documento, d) comentarios del personal al documento, e)
acuerdos de los cambios a aplicar al documento, y f)
presentación y revisión de los registros de calidad que
se mantendrían.
Este formato de reunión fue clave tanto para
una revisión rápida de los documentos, como para su
implantación, ya que después de una reunión el personal de la GEN conocía:
aplicación de la totalidad de los documentos. Esta
etapa fue reforzada con sesiones de entrenamiento dirigidas a todo el personal, en las que el gerente y los
facilitadores presentaban la totalidad del Sistema de
Calidad de la GEN y se aclaraban dudas específicas.
Como ya se ha mencionado, conforme cada
requisito fue implantado se inició formalmente la generación y control de los Registros de Calidad correspondientes.
La auditoría interna
•
•
•
Detalles acerca de los expresado para un cierto requisito en la norma y por el MIAC.
Los documentos aplicables en la GEN para
cumplir con el requisito.
Los registros de calidad que debería generar y
mantener como evidencia de cumplimiento.
La reunión concluía con los acuerdos de modificación a los documentos y con la fecha compromiso a
partir de la cual la aplicación de éstos sería de observancia obligatoria.
Modificaciones a los documentos
Las modificaciones a los documentos -acordadas en
la reunión de revisión- fueron realizadas por el personal encargado de elaborar el procedimiento. Posteriormente, se llevó a cabo su revisión final, los documentos fueron aprobados y dados de alta en el Sistema Electrónico de Control de Documentos (Secod)
del IIE para así formar parte del SIAC. Cabe aclarar
que la revisión final fue realizada únicamente por las
personas encargadas de la revisión del documento.
Implantación
Una vez que los documentos del requisito correspondiente fueron incorporados al Secod, el personal de
la GEN se comprometió a cumplir con lo establecido
por el requisito y los documentos asociados, generando y controlando a su vez los Registros de Calidad requeridos.
Aplicación del sistema documental
La GEN inició la aplicación de los procedimientos e
instrucciones de trabajo de cada requisito de la norma conforme estos documentos se fueron dando de
alta en el Secod. Una vez que el sistema documental
estuvo completo, se solicitó actualizar los planes de
calidad de todos los proyectos vigentes para incluir la
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La auditoría interna de calidad del año 2001 fue de
especial relevancia para la GEN, ya que se programó
para el mes de agosto del 2001, fecha en la que la
implantación del Sistema de Calidad se consideraba
terminada. Esta fue la primera prueba de auditoría a
la que fue sometido el sistema en su totalidad. Los
resultados fueron 11 no conformidades y 4 observaciones. La GEN no había recibido tantas inconformidades en auditorías internas de años anteriores. Sin
embargo, la mayoría de las recomendaciones eran
de detalles y de fácil cumplimiento, y en un poco tiempo fueron atendidas. Al analizar esta situación, más
allá de sentirse desalentado, el personal de la GEN
reforzó su confianza en el Sistema de Calidad. A partir de ese momento la gerencia estaba preparada para
la auditoría de certificación.
Certificación y seguimiento al
Sistema de Calidad
La auditoría externa de certificación fue aplicada a la
GEN en noviembre del 2001; los resultados fueron positivos logrando la certificación de todos sus procesos.
Desde ese momento los objetivos se transformaron en
mantener y mejorar continuamente el sistema.
Se han implantado varios mecanismos para el
mejoramiento del Sistema de Calidad, destacando
entre otros: reuniones semestrales de revisión del
Sistema de Calidad con todo el personal de la gerencia, reuniones mensuales de seguimiento por grupo
de trabajo y proyecto, reuniones mensuales con el
facilitador líder y las acciones correctivas y preventivas. De esta manera el sistema ha evolucionado y
desde agosto del 2001 a la fecha se han generado y
atendido aproximadamente 65 acciones de mejora,
tanto correctivas como preventivas.
Obviamente, las acciones de reforzar el entrenamiento, las auditorías internas y las externas de
seguimiento son también elementos de gran valor para
el mejoramiento del sistema.
Boletín IIE, julio-agosto del 2002
Hacia la versión 2000 de la norma
La GEN ha iniciado también actividades encaminadas a la transición de la norma, de la versión 94 a la
versión 2000. Para esto ha desarrollado y se encuentra en etapa de desarrollo de actividades como el
análisis de la versión 2000 de la norma, análisis de
los procesos de la gerencia y análisis de equivalencias entre las dos versiones de la norma. El objetivo
es estar preparados para la certificación antes de que
expire el plazo que se ha dado a las empresas certificadas en ISO 9001 para realizar la migración a la
nueva versión.
c)
Conclusiones
La GEN ha implantado y certificado de manera exitosa
un Sistema de Aseguramiento de Calidad basado en
la norma ISO 9001:94. Este proceso se realizó con
apego al SIAC del IIE. La participación del personal
de la gerencia en todo momento se ha caracterizado
por un alto nivel de involucramiento. Actualmente el
sistema opera con 23 procedimientos y ocho instrucciones de trabajo específicos de la GEN, más los documentos institucionales. El sistema se encuentra ya
operando en la fase de mejora continua. Desde noviembre del 2001 hasta la fecha, el sistema ha recibido la auditoría externa de certificación, una auditoría
interna y una auditoría externa de vigilancia; en todos
los casos se encuentran atendidas y cerradas las
observaciones menores que se le han realizado.
La GEN ha iniciado su proceso de transición
de la versión 94 a la versión 2000 de la norma. La
experiencia acumulada por todo su personal en la implantación del sistema actual será de gran relevancia
para poder lograr la transición de manera exitosa.
En el proceso de desarrollo e implantación del
actual Sistema de Calidad de la GEN, se reconocen
como puntos importantes los siguientes:
a)
b)
La norma en su versión 94 puede ser interpretada más fácilmente para los procesos de manufactura que para los procesos de investigación y desarrollo que se realizan en los proyectos del IIE. Por este motivo resultó muy conveniente analizar “el espíritu hacia la calidad” de
cada requisito de la norma para posteriormente transportarlo a nuestro tipo de institución.
Este entendimiento facilitó también la escritura
de los documentos que se requirieron y permitió una implantación adecuada.
Desde el punto de vista de la GEN, el enfoque
de implantación incremental “requisito por requisito” resultó muy adecuado, pues permitió
que el personal fuera conociendo paso a paso
los requisitos, así como los documentos y acciones que se implantaron para satisfacerlos.
Este enfoque sistemático permitió una mayor
participación del personal en el proceso, sin
distraerlos de sus responsabilidades cotidianas
con los proyectos.
La implantación del Sistema de Calidad ha permitido que todo el personal de la GEN se
concientice de las actividades que son importantes para la calidad de los productos de nuestros proyectos; de hecho, la mayoría de estas
actividades ya se realizaban en la GEN pero
no con el grado de formalización que exige la
norma.
El sistema permite ahora controlar y mejorar
sistemáticamente la calidad de nuestros productos y
servicios, cosa que consideramos que nuestros clientes merecen.
Agradecimiento
El autor desea hacer un reconocimiento a todo el personal de la Gerencia de Energía Nuclear por su compromiso con el Sistema de Calidad.
Referencias
•
NMX-CC-003, Sistemas de Calidad. Modelo para el Aseguramiento de la Calidad en Diseño, Desarrollo, Producción, Instalación y Servicio, 1995.
•
M-DE-001, Manual Institucional de Aseguramiento de la Calidad, IIE, 2001.
JUAN ARELLANO GÓMEZ
Ingeniero en Energía por la Universidad Autónoma Metropolitana,
Unidad Iztapalapa (1978). Maestro en Ciencias Computacionales
en el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey
(ITESM), con mención honorífica (1985). En 1978 se incorporó
como investigador del Departamento de Energía Nuclear del IIE
donde se ha desempeñado como Coordinador de la especialidad
de Análisis de Riesgos y creador de la especialidad de Métodos
Avanzados de Computación. Ha desarrollado trabajo científico y
tecnológico en las áreas de elementos combustibles de reactores
nucleares, simulación de sistemas continuos, inteligencia artificial
y principalmente en análisis probabilístico de riesgos. Es autor de
un gran número de publicaciones nacionales e internacionales en
estas disciplinas. Fue miembro del Sistema Nacional de Investigadores desde 1985 hasta 1998. Actualmente es gerente de Energía Nuclear del IIE.
jag@iie.org.mx
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