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SUPERINTENDENCIA BANCARIA DE COLOMBIA
CARTA CIRCULAR
66
( Junio 26 )
DE 1998
Señores
REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS
REFERENCIA:
Modificación a los Números de Radicación de Trámites y a los
Códigos de Identificación de Transmisiones (CIDT) para
adaptarlos a los requerimientos del cambio de milenio
Apreciados señores:
Dentro del proceso de ajuste que la Superintendencia Bancaria ha venido realizando con el
propósito de dar cumplimiento a los requerimientos impuestos por el problema del año
2000, este Despacho ha considerado conveniente modificar la estructura de los números de
radicación de trámites y de los Códigos de Identificación de Transmisión (CIDT).
En adelante la estructura de los números de radicación de trámites y de los CIDT contará
con dos campos adicionales, dispuestos al inicio del respectivo número, con el objetivo de
permitir la identificación completa del año en el que se radicó el trámite o se realizó la
transmisión.
De esta manera, el numeral 2.1 de la Circular Externa No. 57 de 1991 referente a los
números de radicación del sistema de trámites quedará de la siguiente manera:
2.1 Número de Radicación
Es el número que identifica a un documento, es asignado consecutivamente por
el subsistema y es impreso en el rótulo que se adhiere a los documentos
radicados. Este número está compuesto por la raíz y el derivado:
1998 123456
Año
–
12
Consecutivo
Raíz
-
Derivado
La raíz (diez primeros dígitos) está compuesta por el año y por el consecutivo, es
el número que identifica el asunto desde el momento mismo que se origina, y es
el único dato que sirve para conocer la ruta seguida por un trámite específico.
Por otra parte, el derivado (últimos dos dígitos) sirve para identificar el número
de actividades asociadas a un trámite que se hayan realizado, sean éstas de
entrada, salida o traslado.
De esta manera, cuando un documento tiene como antecedente otro previamente
radicado, siempre debe citarse en la referencia el número de radicación impreso
en el rótulo adhesivo del documento anterior.
Si la comunicación no lleva número de radicación anterior, se entenderá que no
existen antecedentes de éste, y por lo tanto se considerará para todos los efectos
como un nuevo trámite.
Cualquier omisión o variación ocasionará demoras en el trámite de la
documentación radicada o a radicar.
De manera similar, la estructura anteriormente descrita se aplicará a los Códigos de
Identificación de Transmisiones (CIDT).
Finalmente, con respecto a los números de radicación de trámites y los CIDT anteriores a la
expedición de la presente Carta Circular, que presenten la estructura anteriormente
empleada, se deberá entender que son equivalentes, para todos los efectos, a los mismos
números expresados en la nueva notación. Es decir, con el año expresado de manera
completa.
Por ejemplo, el número de radicación o CIDT 98123456-12 será equivalente al número
1998123456-12.
La presente Carta Circular rige a partir de la fecha de su publicación.
Cordialmente,
MARÍA LUISA CHIAPPE DE VILLA
Superintendente Bancario