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ID MEETING
Sistema completo para organizar y gestionar el acceso de personas a congresos, ferias de
muestras y/o reuniones.
Debido a la gran afluencia de personas en poco tiempo es importante disponer de adecuados sistemas de
entrada de datos y emisión de tarjetas acreditativas.
ID MEETING se presenta como una solución eficaz a estas
necesidades siendo su finalidad importante para la gestión del propio
evento (conocer el número de asistentes, gestionar las zonas de
acceso, gestionar el uso de elementos de la instalación, gestionar el
acceso a servicios,…) además de serlo también para futuras acciones
(realizar estadísticas, gráficas, listados de entradas y salidas,...).
El sistema ID MEETING se basa en una parte hardware encargada de
realizar la identificación en los sitios donde sea necesario (stands,
zonas vip, recepción, restaurantes, zonas de servicios,...) y otra parte
software cuya función es la de gestionar la red de lectores, facilitar la entrada de datos, emitir las tarjetas
identificativas y realizar otras tareas relacionadas con la gestión de la información.
Teniendo en cuenta que normalmente en ferias y congresos se trabaja con tarjeta de
bajo coste debido al uso no prolongado de la tarjeta, los tipos de tarjetas más usadas
por ID MEETING son: tarjeta magnética, tarjeta con impresión de código de barras o
simple tarjeta acreditativa. Dichas tarjetas se personalizarán con los datos de la feria /
congreso y con los datos personales o identificativos del asistente.
ID MEETING se basa en un sistema contrastado y base, sobre el que se ajustan las necesidades propias
de cada cliente. Su sencillez de uso y su modularidad, nos permite ser optimistas en cuanto a
cualesquiera que sean las exigencias iniciales del cliente, así como también a la posible adaptación
posterior a cualquier novedad tecnológica que se presente en el fututo y se consideré interesante
implantar.
ID MEETING contempla un número importante de estadísticas, que nos permitirán conocer en cualquier
momento los accesos que se hayan producido, por franjas horarias, por dia y por persona. Parámetros
muy útiles y configurables a voluntad por el administrador del sistema.
Además, el sistema permite la activación de un sistema de alertas, es decir que en función de una entrada
determinada se genere un aviso acústico o visual y además envíe mensaje de aviso.
La configuración previa en función de los lectores empleados nos permite determinar que el sistema
trabaje totalmente online sobre el servidor.
ID MEETING permite que los datos recogidos en los distintos accesos sean exportables a MSAccess o
MsExcel, pudiendo así, trabajar con ellos con independencia del programa.
Análisis Funcional
Los módulos del sistema estándar de ID MEETING son los siguientes:
•
Mantenimientos:
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Usuarios
Módulo cuya funcionalidad es la de dar de alta, modificar o eliminar los usuarios de la aplicación.
Este módulo es necesario ya que la utilización del aplicativo está restringida a usuarios registrados
que posean una cuenta y contraseña correspondiente.
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Congresistas / Asistentes
Amplio módulo cuya funcionalidad se basa en la captura de datos del asistente e impresión de
tarjetas identificativas.
Las caracterísicas más importantes referentes a este mantenimiento son las siguientes:
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ƒ
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-
Datos del congresista generales (Id, Nombre, Apellidos, DNI, Teléfono, e-mail,
caducidad del carnet,…)
Foto del congresista
Impresión de la ficha del congresista
Asignar las salas a las que tiene acceso el congresista
Terminales / Nodos:
Módulo cuya funcionalidad es la de dar de alta, modificar o eliminar los terminales conectados a la
red. Mediante este mantenimiento podremos dar funcionalidad a cada terminal indicando si es un
nodo activo (marcaje de entrada o salida) o pasivo (lectura de tarjetas para posteriores acciones
como la gestión de los auriculares,…). También será posible indicar a que sala da acceso cada
terminal.
-
Salas:
Módulo cuya funcionalidad es la de dar de alta, modificar o eliminar las diferentes salas del
congreso / meeting y su información respectiva.
•
Listados:
-
Listado de Entradas:
Listado que muestra el registro de entradas realizadas por los congresistas, posibilidad de filtrar
accesos por terminal, por congresista, por fecha y exportar el listado a excel.
-
Listado de Salidas:
Listado que muestra el registro de salidas realizadas por los congresistas, posibilidad de filtrar
accesos por terminal, por congresista, por fecha y exportar el listado a excel.
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Estadísticas:
-
Accesos por terminal:
Permite conocer los niveles de afluencia entre los diferentes puntos de acceso filtrando los
resultados por fecha y por congresista.
-
Acceos por franja horaria:
Permite conocer los niveles de afluencia para determinadas horas y conocer la hora punta en la
que más accesos han acontecido.
•
Herramientas:
-
Monitor On-Line
Módulo on-line que permite ver al instante el número de accesos a las diferentes salas que van
sucediendo.
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Gestión de Auriculares
Herramienta que se encargará de gestionar la entrega y recogida de los apartos de traducción.
-
Gestión de Bandejas
Herramienta que se encargará de gestionar la entrega de las bandejas a los congresistas.
-
Importación de Datos MDB (Microsoft Access)
Herramienta que permitirá importar los registros de una base de datos (MDB) externa al sistema,
para insertarlos en el origen de datos propio del aplicativo ID MEETING.
Características técnicas del sistema
Nº máximo de puntos de
control
No hay límite. (Hay que dimensionar el hardware al respecto)
Nº máximo de usuarios
No hay límite. (Hay que dimensionar el hardware al respecto)
Tipología de los medios
de acreditación
Cualquiera, dependiendo de las configuraciones. Banda
Magnética, chip, proximidad, biometría…
(Dependiendo del sistema podría necesitar adaptación)
Tipologías permitidas de
comunicación
BusCan, TCP-IP y Rs-232
Tipología de los lectores
Estará en función de las acreditaciones. Conectado a puerto
USB, Rs232 o teclado.
Características servidor y
base de datos
Pentium IV 512Mb y 30Mb en disco duro Windows XP y la base
de datos sobre SQLServer
Adaptaciones posibles
El software permite cualquier adaptación necesaria, previo
análisis y presupuesto