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Sistema de Reuniones: una Alternativa para la Movilidad de los Participantes
Gabriel-Gerónimo Castillo1, Rubi Santiago-Ramírez2, Arlette Fernández-Moreno3
Universidad Tecnológica de la Mixteca
Carretera a Acatlima km. 2.5,
Huajuapan de León, Oaxaca, México
{gcgero1, rubi2, arlette3}@nuyoo.utm.mx
Resumen
En un entorno de trabajo es necesaria la
colaboración para alcanzar los objetivos y metas de la
organización, se crean grupos para cada área y
comúnmente se realizan reuniones para integrar,
coordinar y establecer los planes de trabajo. En este
documento se describen los avances del proyecto
Sistema de Reuniones formado por módulos
alámbricos e inalámbricos, los cuales son aplicaciones
básicas utilizadas durante el desarrollo de toda
reunión.
Abstract
Within a work environment, collaboration is
necessary in order to reach objectives and goals for
the organisation; groups are created for each area,
and meetings are called to integrate, coordinate and
establish work plans.
This document describes
advances of the project Meeting System, built around
both wired and wireless modules, which are basic
applications used during as the meeting unfolds.
1. Introducción
La clave del éxito en toda organización es la
colaboración, se busca que los participantes en las
reuniones intercambien ideas y aporten experiencias e
información. Hoy en día las personas en las
organizaciones están en constante movimiento dentro o
fuera de la organización, por lo que se necesita que
ellos también colaboren y aporten sus ideas en las
reuniones. Actualmente, se cuenta con los módulos del
sistema de reuniones en forma alámbrica, y se ha
realizado la simulación con dispositivos móviles con
tecnología Bluetooth, el trabajo actual es el desarrollo
de los módulos inalámbricos en forma real en teléfonos
celulares con tecnología Bluetooth.
2. Reuniones
Las reuniones son sistemas dinámicos donde se
toman decisiones grupales que no siempre suceden en
la primera sesión, sino en sesiones futuras, por lo cual
los participantes deben coincidir en el lugar y el tiempo
acordado para poder interactuar. Ahora bien, existen
varias acciones que se deben realizar antes, durante y
después de las reuniones. Antes de la reunión se debe
tener claro la planeación tanto en tiempo como en
información, y lo que se recomienda es haber tenido
pre discusiones de los puntos a tratar. Durante la
reunión, es recomendable contar con algunas
características básicas, tener un moderador o
coordinador, permitir una interacción en paralelo,
contar con editores colaborativos, tener un recolector
de minuta, un contador de votos, y un panel de ideas,
para que de esta manera se incite a todos los miembros
de la reunión a participar. Después de la reunión, se
debe tener acceso a las consultas de la memoria de la
reunión, tener post discusiones de las ideas tratadas y
llevar un seguimiento en las acciones emprendidas. La
propuesta que se presenta es el desarrollo de un
sistema utilizado durante la reunión, que cuente con un
conjunto de aplicaciones colaborativas sincronías y
asíncronas, básicas en reuniones de grupos de trabajo.
Son varias las metodologías existentes para la toma
de decisiones grupales, pero para el desarrollo del
sistema se utiliza la técnica del grupo nominal, por
tener un formato bien estructurado y por el uso de un
líder para llevar a cabo la reunión. Dentro de los pasos
de ésta técnica se incluye un módulo para la lluvia de
ideas, mecanismo mediante el cual los participantes
podrán generar sus ideas, las cuales pueden ser
posteriormente analizadas. Además, se incluye un
módulo de votaciones mediante el cual se elige la
opción con mayor aceptación dentro del grupo. Una
aplicación de éste sistema de reuniones puede
encontrarse en los círculos de calidad, por las
características que estos presentan.
3. El sistema de reuniones propuesto
La realización de reuniones trae consigo algunos
inconvenientes tales como el lugar de la reunión y los
acuerdos a los que se lleguen. El lugar de la reunión se
convierte en un problema si alguno de los participantes
se encuentra en otro sitio, lo cual aplazaría la reunión
hasta que se encuentre en el lugar acordado. Los
acuerdos que se realizan dentro de la reunión también
representan problemas ya que por lo general los
participantes no tienen la precaución de tomar notas de
lo que se discutió. Para evitar estos problemas se
propone un sistema de reuniones con módulos
alámbricos e inalámbricos que cuente con aplicaciones
básicas utilizadas en toda reunión, y sirva como
auxiliar en la toma de decisiones en forma grupal. Los
módulos alámbricos permiten que el asistente se
conecte desde una terminal de la red, dentro o fuera de
la empresa, y los módulos inalámbricos brindan la
movilidad de los participantes dentro de la misma
empresa. El sistema aporta un conjunto de módulos
agrupados en síncronos y asíncronos. Dentro de los
módulos síncronos se encuentran: Conversaciones
(chat), Lluvia de ideas, y Votaciones; y entre los
módulos asíncronos tenemos: Correo Electrónico,
Invitaciones, Agenda y Recolector de minuta. En la
Fig. 1 se muestra un diagrama del funcionamiento del
sistema una vez integrado.
Fig. 1 Diagrama del Sistema de reuniones.
La primera aparte del proyecto [1], simulación de
la fase inalámbrica, se encuentra desarrollada en Java
empleando el entorno de programación Sun ONE
Studio en sus versiones CE (Comunnity Edition) y ME
(Micro Edition). En esta primera parte del sistema se
utilizó el simulador de Bluetooth de rococosoft [2]
para probar la comunicación por medio del protocolo
Bluetooth, ya que no se contaba con las clases para la
comunicación con Bluetooth en forma real. El
simulador Impronto es completamente Java y soporta
la API JABWT (Java Bluetooth Wireless Technology)
o JSR82 para trabajar con la tecnología Bluetooth.
La aplicación cliente para móviles probada en el
simulador fue desarrollada con J2ME (Java Micro
Edition), tanto para las palms como para los teléfonos
celulares. La aplicación cliente para computadoras
alámbricas se conecta directamente al servidor a través
del protocolo TCP/IP, esta aplicación se desarrolló en
J2SE (Java Standard Edition) y cuenta con los mismos
módulos que la aplicación de móviles.
El servidor de correo electrónico y el servidor de
base de datos se encuentran trabajando en el sistema
operativo Linux y la aplicación servidor se encuentra
corriendo en Windows ya que se necesitaba acceso a
las librerías de Bluetooth y para esto se requiere el
simulador de Bluetooth, el cual sólo se tenia disponible
para este sistema operativo. Para modificar, dar de alta
o de baja a los usuarios dentro de la base de datos se
creó un sistema basado en JSP y Servlets, este sistema
trabaja bajo el servidor de JSP/Servlets de Apache
Tomcat.
Actualmente se está desarrollando la segunda fase
del proyecto, programación en forma real con los
dispositivos inalámbricos, en la Fig. 2 se muestra el
diagrama funcional pensado para cubrir está parte del
sistema. Por la parte del servidor, para establecer la
comunicación Bluetooth con los clientes se pensó al
inicio utilizar el paquete JABWT, pero esto no fue
posible, dado que la API de comunicación Bluetooth
esta definida en el Generic Connection Framework
(JSR-197) la cual se encuentra contenida en el
Connected Limited Device Configuration (JSR-30,
JSR-139), es decir, sólo lo soportan los dispositivos
con recursos limitados tales como celulares y palms.
Otra solución que se tomó en consideración fue utilizar
las librerías de Java JBlueZ, las cuales proporcionan
acceso sólo a funciones BlueZ HCI. Esta otra solución
no es viable dado que el sistema de reuniones necesita
trabajar con capas superiores de la pila de protocolos
Bluetooth, por lo cual, la solución al problema de
comunicación Bluetooth por parte del servidor se
resolvió utilizando llamadas directamente a la pila
BlueZ.
Los dispositivos que usaran los clientes
potencialmente contemplados en esta fase del proyecto
son PDAs y teléfonos celulares con tecnología
Bluetooth. Actualmente, se esta desarrollando las
aplicaciones de los clientes en celulares que soporten
Java, Bluetooth y JABWT. El conjunto de aplicaciones
colaborativas para los teléfonos móviles se encuentra
desarrollada en J2ME y JABWT. No se ha
contemplado hasta ese momento el desarrollo de las
aplicaciones en Java para PDAs ya que las APIs para
el manejo de Bluetooth en dichos dispositivos se
encuentran en desarrollo.
4. Conclusiones y trabajos a futuro
La calidad de las decisiones frecuentemente hace la
diferencia entre el éxito y fracaso de las empresas, por
lo cual es de suma importancia que los resultados
generados en sus reuniones sean eficientes y lo menos
costosas posibles. La utilización de tecnología a través
de dispositivos móviles rompe con viejos paradigmas
de reuniones, generando nuevos medios flexibles que
agilicen los procesos de toma de decisiones. El sistema
propuesto pretende generar una alternativa más para
las empresas que tengan problemas de coordinación e
integración de sus trabajadores, debido al tiempo,
agendas saturadas y a la falta de acuerdos y eficacia en
sus reuniones.
El prototipo final del sistema de reuniones será
aplicado en nuestra universidad, tomando como
muestra los institutos que la conforman. Con base a los
resultados observados, se analizará y reportará el
impacto en el desarrollo de las reuniones de algunos
grupos de trabajo.
5. Referencias
[1] Canseco-Soto Víctor, Gerónimo-Castillo Gabriel. Sistema
de reuniones. CN y CIIC 2003. Vol. I. págs. 489-494.
[2] Rococosoft. http://www.rococosoft.com
Fig. 2. Participante móvil.