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Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PLURIANUALES PIP Se informa a todo el personal de CONICET que el CCT-CONICET-MAR DEL PLATA tiene su sede en la calle San Luis 1458 3º piso, teléfonos 495-2233/4466, horario de atención de lunes a viernes de 9 a 13.00 hs. El mismo actúa como mesa de entrada de CONICET, y envía documentación a Bs. As. todos los lunes. Para realizar consultas sobre la administración de proyectos dirigirse a: Andrea Mobili amobili@conicet.gov.ar / Antonela Giannini agiannini@conicet.gov.ar 1- Caja chica Inicial: Se entregará una caja chica inicial a cada titular del proyectos por un monto de 1.500 / 2.000 $ según los fondos propios y disponibles de cada proyecto. 2- Solicitud y entrega de cheques: La solicitud de cheques se deberá realizar vía mail, sin excepción, indicando: Importe, A nombre de quien realizar el cheque o razón social, Si corresponde a gastos de funcionamiento o equipamiento, Para emitir cheques a nombre de alguna razón social, se deberá presentar factura o presupuesto de compra. Los montos adelantados para proveedores se deberán rendir dentro de los 30 días. Los cheques se deberán solicitarse con una semana de anticipación como mínimo y los mismos serán entregados los días miércoles de 9 a 13.00 hs. Se deberá presentar nota de autorización (por única vez) para poder entregar cheques a integrantes del proyecto que no sean titulares. 3- Solicitud de transferencias: A modo de facilitar el operar del investigador, se podrá remplazar la operatoria del cheque por medio de transferencia bancaria ya sea para caja chica como para pago a proveedores. El procedimiento de solicitud de transferencia será igual que para los cheques. Para ello, se deberá informar: Titular de la cuenta CUIT/CUIL Banco Tipo y número de cuenta CBU San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 1 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata 4- Pagos con tarjeta de crédito / depósitos: Se podrán realizar pagos por medio de tarjetas de crédito, ya sean del titular o de algún miembro del proyecto. Se deberá presentar resumen bancario original de la tarjeta donde figure fecha e importe del débito correspondiente. Para pagos realizados mediante depósito bancario, se deberá presentar ticket del depósito efectivamente realizado. 5- Rendiciones La rendición del subsidio se realizará en la oficina del CCT. No es necesario utilizar la primera entrega de fondos en su totalidad para presentar la rendición. Se podrá ir rindiendo parcialmente, a través de la planilla que se adjunta. Habiendo presentado la rendición, el investigador podrá solicitar un nuevo desembolso de fondos. La totalidad de las facturas a rendir deberán estar asentadas en la planilla de rendición, la cual se deberá presentar por duplicado, para poder conformar y entregar nuevamente al investigador. - Facturas/Tickets: Las facturas a rendir deben ser tipos B o C, a nombre del titular, todas en original (con recibo de pago, si son factura en cuenta corriente), ó ticket con el controlador fiscal (CF-DGI). Los tickets facturas deberán indicar el nombre del titular y Nº de PIP. En caso de necesitar un número de Cuit se podrá indicar el del CCT-CONICET-MAR DEL PLATA, 30-71097036-6. Al rendir las facturas deberán estar firmadas y selladas por el titular del subsidio. - Declaraciones Juradas: Para presentar Declaraciones Juradas (DDJJ) se deberá utilizar el formulario en Excel que se enviará por correo electrónico en el día de la fecha y se adjunta junto con el instructivo. Se utilizará la Declaración Jurada cuando sea necesaria rendir tanto pasajes como viáticos por viajes nacionales o internacionales. DDJJ de viajes al extranjero: Para todo tipo de viaje al exterior se deberá presentar nota solicitando autorización para el uso de los fondos en el extranjero. La misma deberá presentarse con 60 días de anticipación dirigida al director del CCT -Mar del Plata, detallando: Montos de pasajes Cantidad de días en viáticos Inscripción o invitación en caso de asistir a un congreso. San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 2 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata Dicha nota se elevará a CONICET, y una vez que la misma regrese autorizada, se procederá a reembolsar los fondos de dicho viaje. Bajo ningún concepto se entregarán fondos en forma anticipada a la autorización, por lo que el investigador deberá considerar los tiempos necesarios. Los importes destinados a gastos por viajes al exterior no podrán superar en ningún caso el 20% del total asignado a gastos de funcionamiento del proyecto PIP. Para la rendición de pasajes aéreos se deberá presentar factura original de agencia de viaje, itinerario, y el ticket de embarque o boarding pass (todo en original). En el caso que los pasajes se abonen de otro subsidio será necesario presentar fotocopias de los pasajes y boarding pass. Los montos de viáticos por día para viajes al exterior se expresan en DOLARES, y varían según el país de destino. A continuación se adjunta una pequeña lista de los países demandados. El importe correspondiente al resto de los países figura en un archivo que se les estará enviando por correo electrónico en el día de la fecha a todos los titulares de proyectos. País Viático por día en dólares Alemania Brasil 322 283 Chile 228 Canadá 292 EEUU 278 España 262 Francia 315 Gran Bretaña 313 Italia 310 México 184 DDJJ de viajes en el interior: Para la rendición de pasajes se deberá presentar talón de pasaje original y factura de compra. En el caso que los pasajes se abonen de otro subsidio es necesario presentar fotocopias de los pasajes y factura de compra. Los montos de viáticos por día se expresan en pesos argentinos, y varían según la región, y de acuerdo a la función. A los investigadores y miembros de la carrera de Personal de Apoyo San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 3 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata corresponde “sin función ejecutiva”. A continuación se adjunta una planilla donde se indican los importes: San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 4 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata Escala de viáticos en el país (a partir del 01/08/2012) Los valores establecidos son por regiones según el lugar hacia donde se viaje. Sin función ejecutiva -CIC - CPA Con función ejecutiva Y DIRECTORES DE INSTITUTOS y CCT ZONA Noroeste Argentino (provincias de Jujuy, Salta, Tucumán. Catamarca y La Rioja) 1/2 día 1 día 1 1/2 día 2 días 2 1/2 día 3 días 3 1/2 días 4 días 4 1/2 días 5 días 246,50 493,00 739,50 986,00 1232,50 1479,00 1725,50 1972,00 2218,50 2465,00 Noroeste Argentino (provincias de Jujuy, Salta, Tucumán. Catamarca y La Rioja) 283,48 566,95 850,43 1133,90 1417,38 1700,85 1984,33 2267,80 2551,28 2834,75 Noreste Argentino (provincias de Misiones, Corrientes, Entre Ríos, Formosa y Chaco) 172,50 345,00 517,50 690,00 862,50 1035,00 1207,50 1380,00 1552,50 1725,00 Noreste Argentino (provincias de Misiones, Corrientes, Entre Ríos, Formosa y Chaco) 198,38 396,75 595,13 793,50 991,88 1190,25 1388,63 1587,00 1785,38 1983,75 CUYO (provincias de San Juan, Mendoza y San Luis) 246,50 493,00 739,50 986,00 1232,50 1479,00 1725,50 1972,00 2218,50 2465,00 CUYO (provincias de San Juan, Mendoza y San Luis) 283,48 566,95 850,43 1133,90 1417,38 1700,85 1984,33 2267,80 2551,28 2834,75 CENTRO (provincias de Córdoba, Santiago del Estero, Santa Fe y La Pampa) 205,50 411,00 616,50 822,00 1027,50 1233,00 1438,50 1644,00 1849,50 2055,00 CENTRO (provincias de Córdoba, Santiago del Estero, Santa Fe y La Pampa) 236,33 472,65 708,98 945,30 1181,63 1417,95 1654,28 1890,60 2126,93 2363,25 SUR (provincias del Neuquén, Río Negro, Chubut, Santa Cruz y Tierra del Fuego 301,50 603,00 904,50 1206,00 1507,50 1809,00 2110,50 2412,00 2713,50 3015,00 SUR (provincias del Neuquén, Río Negro, Chubut, Santa Cruz y Tierra del Fuego 346,73 693,45 1040,18 1386,90 1733,63 2080,35 2427,08 2773,80 3120,53 3467,25 REGION METROPOLITANA DE BS. AIRES (provincia de Buenos Aires y Ciudad Autónoma de Buenos Aires) 172,50 345,00 517,50 690,00 862,50 1035,00 1207,50 1380,00 1552,50 1725,00 REGION METROPOLITANA DE BS. AIRES (provincia de Buenos Aires y Ciudad Autónoma de Buenos Aires) 198,38 396,75 595,13 793,50 991,88 1190,25 1388,63 1587,00 1785,38 1983,75 San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 5 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata 6- Cierre de Rendiciones: Será necesario observar que el saldo de la rendición sea de 0$ para proceder al cierre. - En caso de existir saldos a ejecutar, tal importe deberá ser reintegrado a CONICET registrando en el sistema el egreso correspondiente. - En caso de existir saldos ejecutados en exceso, se deberá registrar en el sistema una donación por el importe excedente. Tipo de rendición Fondos para gastos corrientes de investigadores otorgados por Conicet destinados a la ejecución de proyectos de investigación o actividades de apoyo Fondos para gastos de capital otorgados por Conicet en el marco de proyectos de investigación o actividades de apoyo Propósito del financiamiento PIP1, Coop. Internacional, Organización de reuniones, otros. PIP1, Coop. Internacional, Organización de reuniones, otros. Rubro presupuestado Gastos Corrientes Gastos de capital Plazo de ejecución Plazo de rendición 1 año a partir de la puesta a disposición de los fondos. Hasta 30 días posteriores a la fecha de vencimiento del plazo de ejecución. 1 año a partir de la puesta a disposición de los fondos. Hasta 30 días posteriores a la fecha de vencimiento del plazo de ejecución. 7- Procedimiento de Compras y Contrataciones: Se deberán implementar los procedimientos administrativos correspondientes para cada compra de acuerdo al Manual de Administración de Financiamiento y Rendición de cuentas 2010, que en el día de la fecha será enviado vía mail. A continuación se presenta un breve resumen: - Procedimiento para selección de proveedor: a) Hasta 10.000$ - Compra Directa: Las compras con fondos destinados a gastos de funcionamiento por importes menores a 10.000$ podrán realizarse en forma directa, sin previa autorización del gasto. Para compra de equipamiento por importes menores a 10.000$ deberán presentarse (3) tres presupuestos para justificar correcta opción de compra. b) Desde 10.000$ a 30.000$ - Compra Directa, con presentación de 3 presupuestos: Para las compras que se encuentren entre dichos importes, se deberá presentar 3 presupuestos, los cuales deberán ser archivados en las oficinas de la CCT junto con su respectiva factura. San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 6 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata Con los tres presupuestos de cotización se procederá a confeccionar el cheque y entregarlo al titular del proyecto, quien realizará la compra, y luego deberá presentar la factura correspondiente dentro de los 30 días. c) Desde 30.000$: Compulsa de precios / licitación: Se deberá realizar el procedimiento administrativo correspondiente. Para este trámite el investigador deberá solicitar mediante nota a la UAT del CCT Mar del Plata desarrollar un proceso de compulsa/licitación (según los importes de compra). Personal de la UAT se pondrá en contacto con el investigador para informar los pasos a seguir. La UAT trabajará en forma conjunta con el investigador, asesorándolo en todo momento. El proveedor deberá entregar la mercadería en el lugar prefijado en el pliego de condiciones particulares de la compulsa de precios/licitación. La factura correspondiente deberá ser presentada por el investigador o proveedor en la oficina de la UAT para poder confeccionar el pago. - Metodología de trabajo para Compulsas de precios / Licitación: a) Solicitud de procedimiento mediante nota: El investigador deberá solicitar mediante nota a la UAT la necesidad de llevar adelante un proceso de compulsa/licitación, indicando los bienes a adquirir, y el importe de dicho bien. Para ello se deberá presentar la nota de Solicitud de Compra b) Presentación de Pliegos: Los mismos deberán ser presentados 5 días hábiles antes de cursar invitación a los proveedores, a fin de poder trabajarlos, prepararlos y analizarlos correctamente. Presentar junto con el pliego, listado de 3 o más proveedores a invitar junto a sus direcciones de correo electrónico. c) Apertura y Preadjudicación: En la fecha fijada para la apertura de ofertas, la UAT entregará copia de las carpetas confeccionadas para cada trámite, a fin de que el investigador pueda estudiarlas y tomar la decisión de pre-adjudicar o no, en cada caso. La misma recaerá sobre la propuesta más conveniente, teniendo en cuenta el precio y las especificaciones de calidad requeridas. No es obligación pre-adjudicar a un proveedor. En caso que los precios resultasen muy elevados, podrá darse de baja la compulsa e iniciar un nuevo trámite. El acta de pre-adjudicación podrá ser confeccionada por personal del CCT, y la misma deberá estar firmada por el Titular del proyecto o investigador que lo lleve adelante. Luego de realizadas dos compulsas, y en caso de que quedarán desiertas, o los presupuestos presentados fueran muy elevados, se procederá a consultar 3 proveedores alternativos a los que ya San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 7 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata ofertaron, para efectuar la compra en forma directa. Las especificaciones de compra deberán ser idénticas a las proporcionadas en los pliegos de licitación. d) Adjudicación: Para poder realizar el acta de adjudicación correspondiente, se deberá presentar el acta de preadjudicación junto a la copia de la carpeta del trámite que hubiera sido entregada para su respectivo análisis y toma de decisión. 8- Compras en el exterior / Importaciones: Para realizar compras en el exterior, se necesitará realizar el trámite de ROECYT como primera medida. Para ello se deberán remitir a la UAT todos los documentos necesarios para tal fin. La Documentación que se enumera a continuación es la que deberá presentar el investigador como primera instancia para gestionar una importación. Toda esta documentación se enviará a la Fundación Ingebi para que el despachante gestione el certificado Roecyt de exención impositiva del bien a importar. Factura Proforma. La misma deberá contener los siguientes datos: • Membrete de la firma exportadora • Razón Social de la empresa exportadora • Dirección, teléfono y datos de contacto de la firma exportadora • Cantidad de ítems, descripción y valores FOB • Valor CIP Ezeiza Buenos Aires, para el caso que la mercadería arribe por avión. • Plazo de entrega de la mercadería • Fecha de expiración de la factura Proforma • Datos bancarios para realizar la transferencia Folletos y/o catálogos (con la traducción técnica detallada del mismo, si estuviera en idioma extranjero). Resumen del proyecto de investigación. • Título del Proyecto • Investigador responsable (Aclarando, en tal sentido, la vinculación del mismo con el organismo solicitante) • Lugar donde se ejecutará el proyecto (En el caso que éste difiera del Organismo solicitante o alguno de sus institutos dependientes, deberán aclararse las razones que dan lugar a dicha situación) • Objetivos • Metodología aplicada San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 8 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata • Resultados obtenidos (para el caso de ser un proyecto en ejecución y/o avance) y resultados esperados. • Originalidad e importancia del proyecto. • Fecha de inicio y finalización del proyecto (real o estimada) Justificación de la compra de los bienes dentro del proyecto. Declaración jurada de que los bienes no se fabrican en el país y ni dentro de los países miembros del MERCOSUR. Declaración jurada de que una vez llegados los bienes a la Institución beneficiaria, serán inventariados dentro del CONICET. Importante: Estas cartas deberán estar confeccionadas con el membrete y firmadas por el Titular del subsidio. Una vez finalizado el trámite de Roecyt se procederá a realizar la transferencia bancaria, la cual será informada al exportador para dar inicio a los trámites de despacho en país de origen. Arribada la mercadería a la Argentina, el proceso de despacho y nacionalización estará a cargo de la Fundación Ingebi, quien enviará toda la documentación pertinente a la UAT del CCT Mar del Plata. El trámite de importación será gestionado por la UAT interactuando en todo momento con cada investigador. Los bienes serán donados al CONICET una vez finalizada la rendición. San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 9 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata 9- Imputación de Gastos - Comprobantes: Características Generales. Los comprobantes respaldatorios de los gastos realizados para la ejecución de subsidios deben registrarse individualmente y según el tipo de comprobante de que se trate (comprobantes letras B o letras C) completando las opciones previstas por el sistema e incluyendo los datos del proveedor del bien o servicio. Solo podrán utilizarse los comprobantes denominados “Recibos-Nota” en aquellos casos en los cuales por el tipo del gasto no exista como respaldo documental del pago un comprobante con las formalidades legales exigidas. En estos casos, la Unidad deberá contar con una nota o formulario interno equivalente, con firma de quien incurrió en el gasto y del responsable de su pago, donde se detalle el servicio prestado agregándose de existir l ticket o constancias que amparen la erogación. Gastos Corrientes Son aquellas erogaciones para solventar los gastos derivados del normal desenvolvimiento de las actividades que debe llevar a cabo la investigación para permitir el desarrollo de sus tareas específicas. No incluye la adquisición de equipamiento científico y no científicos tales como: computadoras (excepto el mouse), sistemas de comunicaciones, muebles y útiles, electrodomésticos, vehículos, colecciones susceptibles de ser inventariadas, bibliografía, y demás elementos que hagan al desarrollo particular de las tareas científicas que se llevan a cabo. a) Bienes de Consumo: Son aquellos materiales, suministros e insumos consumibles necesarios para el funcionamiento del ente, incluidos aquellos destinados a la conservación y reparación de los Bienes de Capital. Incluye asimismo materiales que pueden o no ser transformados para la elaboración de otros productos y/o prestación de servicios. Por naturaleza, estos bienes se caracterizan por estar destinados al consumo final, intermedio, propio o de terceros, y su utilización es relativamente corta, por lo general no mayor a 12 meses. Ejemplos: Artículos de librería, papelería, limpieza, bazar, mouse de computadora, didácticos, textiles, plásticos, combustibles y lubricantes, químicos y farmacéuticos, fertilizantes, veterinarios, abonos y otros similares. Deberá optarse por alguno de los siguientes subrubros: Combustibles y lubricantes Librería, imprenta, computación San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 10 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata Elementos de limpieza, cocina, farmacia. Herramientas y materiales menores Insumos para la actividad de investigación Otros (restantes bienes de consumo no descriptos anteriormente) b) Servicios Básicos: (no podrán rendirse en subsidios PIP) Son los servicios públicos que permiten el funcionamiento de las Unidades Ejecutoras, incluidos los necesarios en los procesos de investigación, productivos o de prestación de servicios. Ejemplo: Energía eléctrica, gas, agua, Servicio postal y telegráfico, Telefonía, telex, fax, comunicaciones, Impuestos y Tasas (ABL, Municipales), recargos, multas, patentes de automóvil y otros similares. Deberá optarse por alguno de los siguientes subrubros: Energía Eléctrica Gas Agua y sanitarios Teléfono Internet Impuestos y Tasas Otros (restantes servicios no descriptos anteriormente) c) Servicios de Terceros: Comprende honorarios a peritos, profesionales, especialistas, técnicos, asesorías, etc., prestados por terceros sin relación de dependencia o contractual alguna. Ejemplos: contadores, abogados, veterinarios, serenos, administrativos, vigilancia y otros similares. Deberá optarse por alguno de los siguientes subrubros: Seguridad y vigilancia Servicios técnicos profesionales y consultores eventuales Otros (restantes servicios no descriptos anteriormente). d) Gastos de Mantenimiento Equipos: Son aquellos gastos destinados a la conservación y reparaciones menores de equipamiento científico y no científico, y de vehículos. Ejemplos: reparación de centrífuga, fotómetro, cámara de vacío, freezer, microondas, central telefónica, PC, fax, automóvil y otros similares. San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 11 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata e) Seguros: (no podrán rendirse en subsidios PIP) Abarca los seguros abonados por todo concepto. Ejemplos: Seguros a personas, instalaciones, equipos, de transportes, y otros similares. f) Pasajes y viáticos: Son aquellas asignaciones otorgadas al personal con motivo de la prestación de servicios fuera del lugar habitual de trabajo. Pasajes: son aquellos abonados a las empresas de transporte por el traslado del personal. Viáticos: son asignaciones al personal otorgadas a fin de solventar los gastos incurridos que se generan por prestar servicios fuera del lugar habitual de trabajo. g) Otros Gastos: Son los gastos en servicios no personales, no especificados en los rubros anteriores. Ejemplos: fletes, servicio postal y gastos derivados de embalajes, publicidad y promoción, etc. Gastos de Capital: Son aquellos gastos que se generan por la adquisición o construcción de bienes de capital, y que aumentan el activo de la Unidad Ejecutora. Estos bienes físicos, construcciones y/o equipos sirven para producir otros bienes y servicios, y se caracterizan por no agotarse con su primer uso, sino que tiene una vida útil superior a los 12 meses, y están sujetos a depreciación, por su uso y/o obsolescencia. Incluye también a los activos intangibles, tales como: patentes, marcas y todo registro de propiedad intelectual. Deben donarse al CONICET a) Equipamiento: Ejemplos: inmuebles, construcciones, mejoras por importes que sean iguales o superiores al 20 % del valor corriente del inmueble, muebles y útiles de oficina, vehículos, herramientas, repuestos mayores (aquellos que tienden a aumentar sustancialmente el valor del equipo o prolongar su vida útil, tales como: motores, carrocerías, CPU y otros similares), equipos científicos y no científicos, electrodomésticos, equipos de laboratorio, computadoras (CPU, monitor, teclado, parlantes scanner, impresora, sistemas de back-up, drives externos, y otros periféricos excepto el mouse), programas de computación, sistemas de comunicaciones, patentes y licencias u otros intangibles, colecciones susceptibles de ser inventariadas (botánicas, animales, fósiles, minerales y otros similares), San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 12 Centro Científico Tecnológico CONICET Mar del Plata semovientes, y demás objetos que hagan al desarrollo particular de las tareas científicas que se llevan a cabo. b) Bibliografía: Ejemplos: libros, revistas, suscripciones, colecciones bibliográficas en folios, en formato magnético o láser y otros similares. San Luis 1458 3º piso (B7600DTF)- Mar del Plata- Argentina- TEL: 54-223-495-2233/4466 13