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MANUAL DE COMUNICACIONES DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SOLEDAD ATLÁNTICO –
ITSA
Com. Vilma Sánchez Jinete
Comunicaciones Estratégicas ITSA
Soledad, Julio
2008
MANUAL DE COMUNICACIÓN DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO
DE SOLEDAD ATLÁNTICO - ITSA
1. PRESENTACIÓN
Dentro de una organización son numerosos los campos de trabajo que puede abordar un
Comunicador Organizacional. A pesar de que todos tienen especial trascendencia en el logro de
los objetivos de ésta, corresponde identificar el estado de cada uno de ellos dentro del Instituto, para
determinar el orden de prioridad que se les dará en el Plan Estratégico de Comunicación, teniendo
en cuenta la orientación de convertirnos en la Institución moderna, proactiva y eficiente que liderará
en la región Caribe la formación del talento humano.
El Manual de Comunicación Organizacional del Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico, ITSA,
traza los lineamientos que todo funcionario del Instituto debe tener en cuenta a la hora no solo de
solicitar el apoyo del área para el desarrollo de sus actividades, sino que le da herramientas mínimas
para involucrar en sus labores elementos comunicacionales, que le permitan ejercer eficazmente sus
funciones, ya que no se puede olvidar que la comunicación es intrínseca al ser humano.
A continuación se reverencian los campos de trabajo que se atienden con mayor frecuencia,
teniendo en cuenta las actividades propias de la Institución.
2. PÚBLICOS DEL ITSA
Los públicos son todas aquellas personas, instituciones u organizaciones claves para el
funcionamiento de la Institución.
Los públicos internos del ITSA son: Consejo Directivo, Directivos Administrativos, Directivos
Académicos, Funcionarios, Docentes, Estudiantes, Practicantes, Supernumerarios, Monitores y
empleados temporales.
Los públicos Intermedios del ITSA son: Ministerio de Hacienda, Ministerio de Planeación,
Departamento Administrativo de la Función Pública, Entes de Control, Fundación Aliarse, familiares
de empleados y proveedores.
Los públicos Externos del ITSA son: Instituciones de Educación Básica y Media, Instituciones de
Educación Superior, Gobernación del Atlántico, Alcaldías municipales, Congreso de la República,
Asamblea Departamental, Consejos municipales,
Medios Masivos de Comunicación,
Organizaciones no Gubernamentales, entidades financieras, ICETEX, potenciales estudiantes y
comunidad en general.
3. IMAGEN CORPORATIVA
El manejo de la imagen corporativa es fundamental para el posicionamiento de cualquier
organización. Sus elementos deben estar claramente definidos y ser del manejo de todos los
miembros de la organización para evitar distorsiones que envíen mensajes equivocados al público
externo. El área de Imagen Corporativa incluye desde su planeación, administración, manejo de la
identidad corporativa, posicionamiento de la marca, diseño e implementación del manual y
fortalecimiento de la imagen desde la ética y estética.
En el ITSA, al tema se le ha dado la importancia que éste requiere y por ello se elaboró el Manual de
Imagen Corporativa del Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico, el cual ha sido socializado entre
funcionarios, docentes y estudiantes y a él se pueden remitir para el adecuado manejo de todos sus
elementos.
4. ORGANIZACIÒN DE EVENTOS EMPRESARIALES
Para organizar un evento especial hay que establecer un cronograma de actividades, teniendo en
cuenta las siguientes consideraciones:
•
Tipo de evento
•
Lugar y fecha a realizarse
•
Invitados especiales
•
Respetar las precedencias
•
Número de Participantes
•
Presupuesto Asignado
•
Puntualidad
PRECEDENCIAS
Las precedencias se definen como los privilegios o ventajas que recibe una persona u objeto con
respecto a otros. Todos los estados tienen un régimen de precedencias por medio del cual se
establece el lugar que deben ocupar las personas en sus actos protocolarios de acuerdo con su
rango y jerarquía. En Colombia las precedencias están regidas por el decreto 770 de marzo 12 de
1982, por medio del cual se expide el Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la
República.
En las empresas, las precedencias se basan en el organigrama, que representan las
diferentes divisiones en la organización y las relaciones entre sus empleados. El de
mayor rango irá en el centro, quien le sigue en el orden jerárquico a su derecha, el
siguiente a su izquierda y así sucesivamente.
ORGANIGRAMA DEL ITSA
A los funcionarios responsables de la organización de determinado evento en el ITSA, se les
recomienda solicitar con suficiente antelación la asesoría de Comunicaciones en aquellos eventos
que así lo requieran , de lo contrario, guiarse por las pautas aquí establecidas y solicitar a los
departamentos correspondientes los equipos e implementos necesarios para el éxito del evento.
PROCEDIMIENTO PARA OFICIAR COMO MAESTRO DE CEREMONIA
No
RESPONSABLE
1
Funcionario Solicitante
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS ASOCIADOS
El funcionario deberá solicitar a la oficina de Programas oficiales de los eventos o
comunicaciones la colaboración para la lectura detalle de actividades a realizar.
de programas o presentación de eventos
internos. Comunicaciones debe conocer la
agenda del evento con suficiente antelaci.
Hay que tener en cuenta que la disposición de las bandera en los auditorios se hace
de acuerdo a su jerarquía: la de Colombia al centro, a su derecha la del
Departamento del Atlántico, a su izquierda la de Soledad y a la derecha de la
departamental la del ITSA y así sucesivamente. Si se van a colocar en grupos de
dos, la departamental irá a la derecha de la de Colombia y la del ITSA a la derecha
de la del municipio.
5. Manejo de la Agenda Organizacional
El manejo de la agenda en los distintos tipos de eventos al interior de las organizaciones es
fundamental para el éxito de lo establecido (asambleas, juntas, visitas de personalidades,
ceremonias internas, etc.)
Lo primero es determinar exactamente las actividades que se realizarán ese día y ceñirse a lo allí
establecido. Para ello, los funcionarios encargados del evento se reunirán previamente para
determinar que puntos debe contener la agenda, posteriormente debe enviarse al superior para que
la apruebe, ya revisada, debe ser remitida a la persona que oficiará como maestro de ceremonia o
quien tendrá a su cargo la moderación del evento.
6. Manejo de la Opinión Pública
La opinión pública es un conjunto de creencias y puntos de vista de las opiniones de un público, las
cuales no necesariamente concuerdan entre sí en forma completa.
Rousseau definió la Opinión Pública como “el medio por el cual se expresa la voluntad general, la
censura es el medio de expresión de la opinión pública”.
Le corresponde al Asistente Administrativa de Comunicaciones de la organización o a quien haga
sus veces, velar porque las comunicaciones sean oportunas y veraces, con el fin de lograr una
percepción favorable del público. Para ello, tendrá que procurar que los mensajes enviados a todos
los públicos, a través de los distintos medios de comunicación, sean pertinentes, así como también
asesorar a las directivas en el momento de atender inconvenientes generados por fallas en la
comunicación.
PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE BOLETINES INTERNOS
Semana ITSA y Noticia ITSA del Día
No
1
RESPONSABLE
Funcionario de
Comunicaciones
Estratégicas
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Solicita a las distintas dependencias la Correos electrónicos.
información relevante para darla a conocer a
la comunidad ITSA
El funcionario que desee publicar información
podrá
hacerla llegar a la oficina de
comunicaciones.
Funcionario Solicitante
3
Funcionario de
Comunicaciones
Estratégicas
Redacta las notas con base a la información Textos redactados.
suministrada y la recolectada.
4
Funcionario de
Comunicaciones
Estratégicas
Envía al responsable de diseño gráfico la Boletines Internos de noticias.
información para su diagramación, en el caso
de Semana ITSA
5
Funcionario de
Comunicaciones
Estratégicas
Recibe los documentos diagramados para su Boletines.
publicación en los diferentes medios de
comunicación institucional.
7. MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN
Especial atención requiere el manejo con los medios masivos de comunicación, orientadores
naturales de la opinión pública. Dentro de las organizaciones, esta área se ocupa de la organización
y manejo de la información, enlace con los medios, seguimiento de prensa, actualización y manejo
de contexto, archivo de la información, entre otros. El funcionario de Comunicaciones Estratégicas
organizará la información que la alta dirección del Instituto determine transmitir a la opinión pública,
seleccionando el medio más adecuado para hacerlo. Todas las informaciones institucionales que
vayan a ser emitidas por los medios masivos de comunicación deben ser canalizadas por la Oficina
de Comunicaciones, revisadas y autorizadas por la alta dirección quien tiene la vocería institucional y
puede delegarla en los casos que considere necesarios.
8. ITSA RADIO
El Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico, ITSA, posee una emisora de interés público, otorgada
por el Ministerio de Comunicaciones a través de la Resolución 1915 de septiembre de 2000. Ubicada
en la banda F.M. en los 106.6 MHz, ITSA Radio está regida por la normatividad de radiodifusión
vigente: Ley 7 de 1966, decretos 1446 y 1447 de 1995, 1021 de 1999 y 348 de 1997.
En ITSA Radio, la comunidad académica del Instituto tiene la oportunidad de participar en la
programación a través de la adjudicación de espacios que se otorgan previa convocatoria abierta en
la cual participan, docentes, estudiantes y funcionarios.
ITSA Radio establece convenios de colaboración con otras entidades y/o instituciones para el
complemento de su programación diaria.