Download Procedimiento para la adquisición de medicamentos e insumos que

2015
[PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN
DE MEDICAMENTOS E INSUMOS QUE
CONSIDERAN EVALUACIÓN TÉCNICA]
COD CM/FAR/002
Versión: N º 1.2
Característica: APF 1.2
Elaborado por: Q.F. Rosana Cartes C.
Marzo 2015.
Aprobado por: Dirección Médica
Abril 2015.
Revisado por: Comité de Calidad
Marzo 2015.
Nº Páginas: 10
Próxima Revisión: 2018
[PROCEDIMIENTO
PARA
LA
MEDICAMENTOS
E
INSUMOS
EVALUACIÓN TÉCNICA]
ADQUISICIÓN
DE
QUE
CONSIDERAN
COD CM/FAR/002
Versión: N º 1.2
Elaboración: 2015
Vigencia: 2018
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CLINICA MAYOR
ÍNDICE
1- INTRODUCCIÓN
2- OBJETIVO
3- ALCANCE
4- RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
5- DESARROLLO
6- DISTRIBUCIÓN
7- RESPONABILIDAD DEL CUMPLIMIENTO
8- ANEXOS
-
Anexo 1: Formulario de solicitud de incorporación y/o sustitución de producto
al arsenal de Clínica Mayor.
-
Anexo 2: Formulario
de
solicitud de retiro de un producto del arsenal
farmacológico de Clínica Mayor.
-
Anexo 3: Formulario de solicitud de fármaco de uso ocasional.
-
Anexo 4: Formulario ficha de evaluación técnica de medicamentos e insumos.
9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
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[PROCEDIMIENTO
PARA
LA
MEDICAMENTOS
E
INSUMOS
EVALUACIÓN TÉCNICA]
ADQUISICIÓN
DE
QUE
CONSIDERAN
COD CM/FAR/002
Versión: N º 1.2
Elaboración: 2015
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CLINICA MAYOR
1. INTRODUCCIÓN
La adquisición es el proceso mediante el cual se obtienen los medicamentos e insumos
necesarios para el funcionamiento de la Clínica. Este proceso requiere de la participación y
colaboración de los profesionales de Clínica Mayor, de tal manera de obtener las mejores
condiciones de calidad.
2. OBJETIVO
Mantener un arsenal de medicamentos que cubra los requerimientos de nuestros pacientes,
actualizándolo constantemente según las necesidades e innovaciones del mercado
farmacéutico, sometiéndolos a una evaluación técnica.
Mantener un arsenal de insumos que cubra los requerimientos de los profesionales de la
institución, para la atención de nuestros pacientes, sometiendo estos insumos a evaluación
técnica.
3. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la Unidad de Farmacia, Servicio de Pabellón y
Recuperación, Unidad de Paciente Crítico y Servicio Médico Quirúrgico.
4. RESPONSABLE
Los médicos y/u odontólogos son responsables de generar la necesidad de incorporar y/o
eliminar un medicamento o insumo.
Los profesionales clínicos son responsables de generar la necesidad de incorporar y/o
eliminar un insumo.
Comité de Farmacia es responsable del procedimiento de adquisición de medicamentos e
insumos.
5. DESARROLLO
Cualquier incorporación provisoria o definitiva de cualquier medicamento y/o insumo del
Arsenal definido debe ser solicitada al Comité de Farmacia a través del formulario que
corresponda. Dichos formularios están disponibles en cada Servicio Clínico o pueden ser
solicitados directamente en Farmacia. Médicos, odontólogos, Enfermeras Clínicas,
kinesiólogos, matronas deben completar e incluir la evaluación técnica en caso que
corresponda (Anexo N°4).
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[PROCEDIMIENTO
PARA
LA
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E
INSUMOS
EVALUACIÓN TÉCNICA]
ADQUISICIÓN
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Una vez obtenidos ambos documentos, éstos serán evaluados en el Comité de Farmacia,
instancia en la cual se analizará la aprobación de la solicitud considerando también el
aspecto económico. En caso de no ser aprobado se informará formalmente al solicitante a
su correo electrónico dicha determinación.
Estos formularios pueden ser dos tipos:
 Solicitud de Incorporación o Sustitución de un Fármaco del Arsenal de la Clínica.
 Solicitud de Retiro de un Medicamento o Insumo del Arsenal Farmacológico de la
Clínica.
Una vez hecha la solicitud ésta se analizará mediante las siguientes vías:
 Resolución del Comité de Farmacia a través de los formularios correspondientes.
 Decisión del Comité de Farmacia con asesoría pertinente.
 Decisión del Comité de Farmacia por derecho propio.
De la incorporación o sustitución de Fármacos: La solicitud de incorporación o
sustitución de un fármaco y/o insumo al Arsenal Farmacológico de la Clínica se hará a través
del siguiente procedimiento:
El profesional solicitante, llenará el Formulario correspondiente, además el anexo N° 4 que
corresponde a la evaluación técnica y lo hará llegar al Jefe de Farmacia, quién lo remitirá
al Comité de Farmacia, proporcionando además los datos necesarios para su evaluación
coma la ficha técnica o costo.
Con la toma de conocimiento y aprobación del Director Médico, dicho documento será
remitido al Jefe de Farmacia quién deberá responsabilizarse de la incorporación o
sustitución del medicamento y/o insumo según corresponda e informando a adquisiciones
para que emita la orden de compra.
Una vez que esté disponible el producto se debe informar a todos los servicios de la
inclusión o cambio de éste a través de correo electrónico.
De la eliminación de fármacos o insumos: Los documentos que se utilizarán en la
decisión de retiro de un fármaco del Arsenal Farmacológico de la Clínica son los siguientes:


Informe Químico Farmacéutico Jefe, del movimiento de consumo del medicamento
y/o insumo.
Solicitar informe a los Jefes de Servicios Clínicos referente a medicamentos y/o
insumos sin consumo.
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PARA
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INSUMOS
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De la demanda de fármacos o insumos de uso ocasional: Se refiere a aquel fármaco
que no perteneciendo al Arsenal Farmacológico de la clínica, es indispensable para el
tratamiento de la patología del paciente.
Cada vez que un profesional requiera un medicamento de uso ocasional, éste deberá
completar el Formulario N°3 y hacerlo llegar a Farmacia.
Una vez recepcionado el formulario en Farmacia, en caso de no poder sesionar el Comité de
Farmacia, el Químico Farmacéutico y ojalá a lo menos 2 miembros del Comité evaluará la
solicitud con su ficha técnica. Autorizada la incorporación se deberá gestionar la
incorporación en el menor tiempo posible solicitando a adquisiciones que emita una orden
de compra.
Si su uso se mantiene en forma reiterada el Químico Farmacéutico solicitará al Comité de
Farmacia su incorporación al Arsenal.
Todos los documentos descritos en los puntos anteriores serán entregados y recibidos en
Farmacia. Se adjunta modelos de los formularios señalados.
Las modificaciones del Arsenal Farmacológico deberán ser comunicadas por escrito a través
de correo electrónico a los Jefes de Servicios Clínicos o de Apoyo por el Jefe de Farmacia, en
un plazo no superior a los dos (2) días hábiles a contar de la fecha del acuerdo del Comité.
6. DISTRIBUCIÓN






Unidad de Farmacia
Unidad de Paciente Crítico
Servicio Médico Quirúrgico
Servicio de pabellón y Recuperación
Servicio de Urgencia
Unidad de Calidad
7. RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO
Director Médico será responsable de participar en la elaboración, implementación y
evaluación de planes de mejora asociados al presente documento, así como también velar
por el estricto cumplimiento del protocolo y en conjunto con Comité de Calidad efectuar y
proponer modificaciones al documento que en la práctica se precisen.
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8. ANEXOS
Anexo N º 1:
FORMULARIO N° 1
SOLICITUD DE INCORPORACIÓN Y/O SUSTITUCIÓN DE PRODUCTO AL ARSENAL DE
CLINICA MAYOR.
SOLICITANTE: ___________________________________________________________
SERVICIO: __________________________________ FECHA0:
_______________________
Nombre del Producto:_____________________________________________________
Presentación: __________________________
Marca:__________________
¿SUSTITUYE ESTE PRODUCTO A OTRO CONSIGNADO EN EL ARSENAL DEL
HOSPITAL?
SI:______
NO:______
¿Cuál?:_________________________
EN CASO DE SUSTITUCIÓN, RAZON POR LA CUAL SE SUSTITUYE (Bibliografía, usos,
ventajas, etc.)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
NECESIDADES ESTIMADAS (Uso ocasional, frecuente, etc.)
_________________________________________________
_______________________
FIRMA
Fecha recepción ______________
Recepcionada por: _______________________________________________________________
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Anexo N º2.
FORMULARIO Nº 2
SOLICITUD DE RETIRO DE UN PRODUCTO DEL ARSENAL FARMACOLOGICO DE
CLINICA MAYOR.
SOLICITANTE: __________________________________________FECHA:________________
NOMBRE DEL PRODUCTO: _____________________________________________________
1.
INDICAR SI SOLICITUD DE RETIRO ES POR (Marcar con una X)
______
REACCIONES ADVERSAS A MEDICAMENTOS (RAM)
______
PRESENTACIÓN INADECUADA (dosis volumen)
______
PROBLEMAS DE BIODOSPONIBILIDAD
_______
OTROS
2. A SU JUCIO EL FARMACO DEBE SER:
_______
ELIMINADO SIN ALTERNATIVA
_______
SUSTITUIDO POR OTRO FARMACO (Sugerencia)
_______
OTROS
______________________
Firma
Fecha Recepción_________________
Recepcionado por: ______________________________________________________________
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Anexo N º3.
FORMULARIO N° 3
SOLICITUD DE FARMACO DE USO OCASIONAL.
SOLICITANTE: ____________________________________________
FECHA______________
NOMBRE DEL PACIENTE________________________________________________________
DIAGNOSTICO: ________________________________________________________________
JUSTIFICACIÓN DE LA PETICIÓN: ________________________________________________
NOMBRE DEL FARMACO: _______________________________________________________
FORMA FARMACEUTICA: ________________________________________________________
PRESENTACIÓN: ________________________________________________________________
DOSIS DIARIA: __________________________________________________________________
DOSIS TOTAL: __________________________________________________________________
DURACIÓN DEL TRATAMIENTO: _________________________________________________
_____________________
Firma
Fecha recepción: _________________
Recepcionado por: ________________________________________________
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Anexo N º4:
FORMULARIO N° 4
FICHA EVALUACION TECNICA DE MEDICAMENTOS/INSUMOS
NOMBRE MEDICAMENTO/INSUMO:
LABORATORIO/MARCA:
NOMBRE EVALUADOR:
TIEMPO DE PRUEBA:
NÚMERO DE MUESTRAS:
SERVICIO:
1.
CON RESPECTO A LA CALIDAD
BUENA_______
MALA______
2. PRESENTACION DEL PRODUCTO
BUENA_______
MALA______
3. MANIPULACION DEL PRODUCTO
BUENA_______
MALA______
SUGERENCIAS Y/O COMENTARIOS:
FECHA:
FIRMA EVALUADOR:
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9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
1. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS.
Versión
Fecha del
Descripción de la
que se
cambio
Modificación
modifica
1.1
Marzo 2015
-Se incorpora
responsabilidad del
profesional en elaborar
solicitud de incorporación.
-Se incorpora concepto de
calidad en los objetivos.
-Se incorpora evaluación
técnica de los insumos.
Responsable del
cambio.
Q.F. Rosana
Cartes
Publicado
en
Abril 2015
Encargada de
Calidad de
Unidad de
Farmacia
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