Download Canon ayuda al Hospital de St James a mejorar la experiencia de

Canon ayuda al
Hospital de St
James a mejorar la
experiencia de los
pacientes.
Hospital de St James
Sanidad
Hospital de St James – Case Study
Compañía
Fundada en
Ubicación
Hospital de St. James
1971
Dublín, Irlanda
Servicios
Tratamiento, atención y diagnóstico
sanitarios. Servicios de prevención y
promoción de la salud de ámbito local,
regional, suprarregional y nacional.
Academia de formación.
Sitio web
www.stjames.ie
“La mejora en la productividad
del proceso de transacciones
ha eliminado un proceso de
comprobación de documentos
que exigía dos días de trabajo
a final de mes. También ha
agilizado el proceso de resolución
de consultas, que podía tardar
hasta cinco días e implicaba el
traslado de documentos por las
instalaciones. Ahora se resuelven,
de media, en un día.”
Descripción general
El Hospital de St James de Dublín, uno de los
mayores hospitales universitarios para enfermos
agudos de Europa, cuenta con más de 3500
trabajadores y más de 110 médicos especialistas
repartidos en 11 unidades clínicas y 10
departamentos. Alberga el servicio de urgencias
de mayor actividad de la capital irlandesa, con
45.230 pacientes atendidos solo en 2010.
En colaboración con Canon, el Hospital de
St James ha puesto en marcha una solución
para mejorar su gestión de documentos en
varios departamentos. El software se integró
de forma armonizada con otros sistemas de
procesamiento electrónico ya existentes, lo que
mejoró espectacularmente la productividad
en el procesamiento de transacciones y el
almacenamiento de archivos en todo el hospital.
Un panorama complejo
El Hospital de St James fue pionero en la adopción
de la gestión de documentos electrónicos (EDM)
dentro del sistema sanitario irlandés para atender
el gran volumen de documentos generados por
sus numerosos departamentos. En respuesta a
la recomendación realizada por Canon, puso en
marcha un sistema de archivado y recuperación en
sus departamentos de Urgencias y de Trabajo social
en 1998 para organizar y agilizar la forma en que
procesaba esta variada masa de documentos.
Antes de que se implantara el sistema de archivado
en el departamento de Urgencias, la gestión de
documentos había constituido una tarea laboriosa
y onerosa, como explica Marie Sinnott, Directora
de Operaciones Informáticas del Hospital de St
James: “Cuando trabajé aquí a principios de los
90, a los pacientes ingresados en Urgencias se les
facilitaba una tarjeta física en la que figuraban sus
datos y patologías. Esta se facilitaba posteriormente
al médico y luego se devolvía al paciente.
Posteriormente, el archivo se almacenaba físicamente
en armarios archivadores.” Y añade que “debido a
que el intercambio de los archivos de pacientes era
tan frecuente, aumentaba la probabilidad de que se
produjeran errores, como su pérdida o extravío, por
ejemplo. Ello conllevaba inevitablemente mayores
tiempos de espera, de consulta y de tratamiento.”
En 2004, el Hospital de St James comenzó a ampliar
su cartera EDM. Pat Bailey, responsable del soporte
de sistemas SAP en el hospital, estaba ocupada
con la introducción simultánea de dos módulos
ERP de SAP, Materials Management y Financials,
para el procesamiento de transacciones y la gestión
empresarial global. Estos módulos sustituyeron al
sistema nacional de Recursos Humanos y Nómina y
aportaron notables mejoras a la eficiencia de dichos
departamentos del hospital, pero pronto quedó
patente la ausencia de un sistema de archivado
eficiente.
Bailey explica: “Nos dimos cuenta de que a pesar de
que los módulos SAP estaban realizando su trabajo
a la perfección para los departamentos de Finanzas y
de RR HH, existía margen de mejora en lo referente
a almacenamiento, indexación y recuperación de
archivos.”
La colaboración a lo largo del tiempo sigue dando
sus frutos
Tras un amplio estudio de mercado, el hospital abrió
un concurso público de ofertas y, tras un minucioso
estudio, se decantó por la solución de Canon. Bailey
lo recuerda en los siguientes términos: “Canon nos
propuso su solución de gestión de documentos,
lo que suponía una progresión lógica, a tenor del
buen resultado que estaba dando en otras áreas del
hospital.” La solución amplió la relación del Hospital
de St James con Canon, con otros productos Canon ya
en servicio, entre ellos, una cámara Canon EOS 1Ds
Mark III en Fotografía clínica y dos cámaras Canon
EOS 5D Mark II utilizadas por el técnico de vídeo.
También se encuentran instalados diversos escáneres
de departamento de alta velocidad y fiabilidad de
Canon. Los escáneres se combinan con el software
de Canon para registrar e indexar los documentos
mediante un código de etiquetado exclusivo.
“En colaboración con Canon, hemos establecido talleres sobre la solución
para los directores de los departamentos con el fin de demostrar cómo
podría revolucionar su productividad.” Y concluye Sinnott: “Los resultados
han demostrado que se trata de una transición sencilla y beneficiosa para
cualquier departamento.”
Pat Bailey, Soporte al sistema SAP
Bailey añade: “Sobre el papel, la solución de
documentos de Canon parecía fantástica y satisfacía
todos los requisitos. Sin embargo, yo tenía una
preocupación de carácter técnico. Por muy buena
que pudiera parecer la solución, ¿podría integrarse
con los módulos SAP? La respuesta fue que sí, con
facilidad.” Tras su integración, la solución empezó
de inmediato a agilizar los sistemas de archivo de
los correspondientes departamentos y a demostrar
el potencial del procesamiento automatizado.
Este potencial se materializó cuando el Hospital
de St. James actualizó a la solución de gestión de
documentos más reciente y mejorada de Canon.
Bailey no tuvo que esperar mucho para comprobar
el funcionamiento de la solución mejorada. La
actualización se efectuó en Urgencias y, como
explica Sinnott, la solución funcionaba de forma
armonizada: “Con la nueva solución Canon, la tarjeta
del paciente solo se rellena y se escanea una vez. El
médico puede entonces localizarla y acceder a ella
digitalmente a través del sistema con un solo clic de
ratón, simplemente utilizando el ‘número exclusivo
de episodio’ del paciente. El proceso de recuperación
solía tardar entre 5 minutos y una hora, dependiendo
del lugar en el que estuviera almacenado. Ahora tarda
literalmente unos segundos.”
Además de permitir el archivado y una búsqueda
y recuperación rápidas, la solución demostró muy
pronto que era capaz de mucho más. Explica Sinnott:
“La capacidad de almacenamiento de la solución
es inagotable. Y, lo que es más importante aún, es
versátil. Nos dimos cuenta de que también podíamos
utilizarla en nuestro departamento de fotografía
clínica. De hecho, estaba quedando patente que tenía
potencial para aportar mejoras en el funcionamiento
de cualquier departamento.”
Recientemente, Bailey comprobó con satisfacción
cómo la solución actualizada se integraba en los
departamentos de Finanzas y RR HH, y explica: “Nos
permite almacenar archivos confidenciales importantes
en un solo lugar. Un modo administrativo avanzado
garantiza que solo se permita el acceso a las personas
autorizadas. Se trata de un sistema de archivado digital
sencillo, eficaz y seguro que permite al personal de RR
HH y de Finanzas trabajar con agilidad. Por ejemplo,
las nóminas se abonan a través del módulo SAP y,
posteriormente, los detalles de cada transacción se
almacenan en el contenedor de archivos seguro. Si
se produce cualquier problema, en lugar de tener
que dedicar, en ocasiones, hasta una hora a realizar
búsquedas en los armarios archivadores, el personal
autorizado puede ahora utilizar el sistema de etiquetado
exclusivo para identificar el problema y rectificarlo
según corresponda en menos de un minuto.”
Bailey profundiza en su explicación: “El ingente
volumen de documentos del hospital (historias
de pacientes, facturas, inventarios, transacciones,
etc.) era increíble y exigía una gran dedicación. Los
documentos correspondientes a 18 meses ocupaban
la pared y el suelo del departamento. Todo ello se
almacena ahora digitalmente, lo que ha hecho posible
un entorno de trabajo más seguro y agradable.”
Otra de las ventajas de la solución es la mejora en el
procesamiento de transacciones. Bailey añade: “La
mejora en la productividad del proceso de transacciones
ha eliminado un proceso de comprobación de
documentos que exigía dos días de trabajo a final de
mes. También ha agilizado el proceso de resolución de
consultas, que podía tardar hasta cinco días e implicaba
el traslado de documentos por las instalaciones. Ahora
se resuelven, de media, en un día. Además, la solución
de Canon nos ha permitido almacenar hasta la fecha
más de 315.000 documentos asociados a SAP, lo que
supone un inmenso ahorro de costes internos y de
externalización en concepto de almacenamiento físico.”
Más tiempo para el paciente
Para Sinnott y Bailey, las ventajas de la solución no
se limitan a lograr una oficina sin papel, sino que los
resultados también han beneficiado al usuario final:
el paciente. “Es posible acceder a las historias de
los pacientes de forma centralizada, lo que permite
al personal sanitario comprobar los antecedentes
clínicos y agilizar su paso por el hospital”, añade
Sinnott. “La adopción de la solución por parte
del departamento de Fotografía clínica también
ha mejorado sin lugar a dudas la experiencia del
paciente. Las imágenes tomadas con la cámara
Canon EOS 7D Mark II se guardan ahora directamente
en la historia del paciente desde la fuente y se
almacenan de forma segura para evitar pérdidas o
accesos no autorizados. El registro de las imágenes
permite al médico especialista supervisar problemas
recurrentes, como las afecciones dermatológicas, con
mayor eficacia. La solución ha mejorado también la
capacidad de I+D del hospital. Previo consentimiento
por parte del paciente, las lesiones registradas
pueden utilizarse posteriormente para la enseñanza
del diagnóstico y tratamiento correctos. Todo ello
da como resultado un servicio más profesional y
centrado en el paciente.”
El mayor espaldarazo que ha recibido la solución
de Canon han sido los comentarios globales
recibidos. Bailey comenta: “Los departamentos que
ya han implantado y adoptado la solución están
investigando formas de aprovechar al máximo su
potencial. Los departamentos que aún no la han
adoptado están deseando hacerlo. En colaboración
con Canon, hemos establecido talleres sobre la
solución para los directores de los departamentos
con el fin de demostrar cómo podría revolucionar su
productividad.” Y concluye Sinnott: “Los resultados
han demostrado que se trata de una transición
sencilla y beneficiosa para cualquier departamento.”
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