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Patient Privacy and HIPAA
Western Connecticut Medical Group
What is HIPAA?
HIPAA stands for the Health Insurance Portability and Accountability Act, originally introduced by
Congress in 1996. A major piece of this legislation, better known as the "Privacy Rule," is the HIPAA
Standards for Privacy of Individually Identifiable Health Information. This portion of HIPAA was
published by the Health and Human Services Department in December of 2000 and "finalized" in August
of 2002. The Privacy Rule went into effect on April 14, 2003.
The Privacy Rule is important because it gives you more control over your medical record and
establishes safeguards for your health information. It also holds entities like Western Connecticut
Medical Group accountable for your confidential information and permits disclosures of your health
information for legitimate purposes including for public health oversight or other purposes required by
law. The Privacy Rule allows you to make informed choices about your health information and ultimately
gives you the right to examine and obtain a copy of your record.
"Notice of Privacy Practices"
HIPAA requires that all patients receive adequate notice of how a covered entity like Western
Connecticut Medical Group may use and disclose your health information. The "Notice" explains all of
this including your rights and your physician's obligations. HIPAA requires your physician to provide the
"Notice" to you only once.
The "Notice" is always posted in the office as well. You are asked to sign that you received the "Notice"
because the "Privacy Rules" mandates that your physician make his/her best attempt to have you sign
that you received the "Notice" to ensure you were provided this information.
English(attached)
Portuguese (attached)
Spanish (attached)
Question or Complaints
If you have a question about HIPAA or a complaint, you may ask to speak with your physician, office
manager, or directly with the Western Connecticut Medical Group Privacy Officer. They can explain your
rights and your physician's obligations, as well as, address your concerns.
HIPAA requires your physician office to accept all complaints regarding Privacy. The "Notice" you
received explains the contact information for the Western Connecticut Medical Group Privacy Officer
including the fact that your physician and office manager can also assist you with your concerns.
Frequently Asked Questions
Why does my doctor have to comply with this new Federal Law?
Under the law, all healthcare providers who conduct certain financial and administrative transactions
electronically must abide by the HIPAA laws.
Can my physicians discuss my case with other providers and/or staff in the office?
Yes, as long as your physician is discussing only the information needed to accomplish a legitimate
function (like treatment or payment for your treatment). This is called the "Minimum Necessary"
standard under the Privacy Rule.
Additionally, HIPAA does not require your physician to construct physical barriers to protect your
information, but it does require your physician to use reasonable safeguards to protect your identity and
confidential information in his/her office.
Will the doctor's office still leave message reminders at my home?
Yes, unless you object to having the office contact you at your home, such as with appointment
reminders, your physician will continue to leave message reminders and communicate with you as
necessary to provide quality service.
Can my physician still use a sign-in sheet and/or call my name in the waiting room to announce my
"turn"?
Yes, your physician may still have you sign your name at the time of registration or announce your name
in order to call you to an exam room.
Can my physician still fax records?
Yes, your physician may fax your health information as long as reasonable safeguards are used (like
verifying the correct fax number).
Do the HIPAA requirements apply to non-physician staff such as nurses, medical students, and
residents walking in the hallways or in the exam rooms?
Yes, clinical staff, students, and trainees must follow the HIPAA Privacy Rules.
Can my physician discuss my care with a close family member or friend as we have been doing in the
past?
Yes, HIPAA allows your physician to disclose your health information to family members and friends
involved in your care as long as you do not object to the disclosure.
Does HIPAA still allow parents the right to access their children's records?
Parents of children 17 years and under generally have access to their child's health information.
However, HIPAA defers to Connecticut law in recognizing certain confidential relationships between a
minor and their physician in specific treatment situations.
If my physician is referring me to a specialist, can this specialist have access to my record before I
enter his/her office for the first time?
Yes, HIPAA does not prohibit the specialist from accessing your health information to prepare the
process for seeing you for the first time. However, as is the case now, you may need to authorize
disclosure of your records to the specialist.
Does HIPAA prevent physician offices from reporting patients to collection agencies?
No. Under HIPAA, collection activities are considered legitimate payment functions and disclosures of
"Minimum Necessary" data to collection or credit agencies to receive payment are possible.
Does HIPAA allow my physician to share my health information to market goods and services?
HIPAA prohibits the selling or disclosing of your private health information, including demographics used
in registration, to third parties for marketing purposes without your specific authorization.
Will my physician and the hospital still send me reminders about education and screening held each
year?
Yes, HIPAA still allows your physician or hospital to send you information about wellness programs or
preventative health opportunities they are offering.
Will physicians start routinely reporting my private health information to the government under
HIPAA?
No, However, your physician will continue to make reports, if any, required under existing law such as
reporting communicable diseases. If a court order or judicial subpoena is presented to your physician for
the release of your information, he/she will disclose of the information as required by law.
YOUR RIGHTS REGARDING YOUR HEALTH INFORMATION
Listed below are your rights regarding your health information.
Each of these rights is subject to certain requirements and exceptions. You should direct your requests concerning these rights to
the Privacy Hotline at (203) 739-6430. We will supply you with the
appropriate form to complete. You have the right to:
Request Restrictions: You have the right to request restrictions on
our use or disclosure of your health information for treatment, payment, or health care operations. You also have the right to request
restrictions on the health information we disclose about you to a
family member, friend or other person who is involved in your care
or the payment for your care. We are not required to agree to your
requested restriction (except that if you are competent you may
restrict disclosures to family members or friends). If we do agree
to accept your requested restriction, we will comply with your
request except as needed to provide you emergency treatment.
You may request a restriction of sharing PHI with your health plan
if payment is made out-of-pocket, in full, by anyone on the patient's
behalf. This does not apply when disclosure is required by law.
Access to Personal Health Information: You have the right to
inspect and obtain a copy of your clinical or billing records or other
written information that may be used to make decisions about your
care, subject to some exceptions. Your request must be made in
writing. If we maintain your health information electronically in a
designated record set, you have the right to receive an electronic
copy of such information and to direct us to transmit an electronic
copy directly to a third party designated by you. In most cases we
may charge a reasonable fee for our costs in copying and mailing
your requested information. If you are denied access to health
information, in some cases you have a right to request review of
the denial.
Access to Completed Test Results: Upon the request of a patient(or
the patient’s personal representative), laboratories subjected to
Clinical Laboratory Improvement Amendments of 1988 (CLIA) may
provide the patient, the patient’s personal representative, or a person designated by the patient, as applicable, with copies of completed test reports that, using the laboratory’s authentication
process, can be identified as belonging to the patient.
Request Amendment: You have the right to request amendment of
your health information maintained by us for as long as the information is kept by or for us. Your request must be made in writing
and must state the reason for the requested amendment.We may
deny your request for amendment if the information (a) was not
created by us, unless the originator of the information is no longer
available to act on your request; (b) is not part of the health information maintained by or for us; (c) is not part of the information to
which you have a right of access; or (d) is already accurate and
complete, as determined by us. If we deny your request for amendment, we will give you a written denial including the reasons for the
denial and the right to submit a written statement disagreeing with
the denial.
Request an Accounting of Disclosures: You have the right to
request an "accounting" of certain disclosures of your health information. This is a listing of disclosures made by us or by others on
our behalf, but does not include disclosures for treatment, payment and health care operations, disclosure made pursuant to
your Authorization, and certain other exceptions.To request an
accounting of disclosures, you must submit a request in writing,
stating a time period beginning after April 13, 2003 that is within
six years from the date of your request. The first accounting provided within a 12-month period will be free; for further requests, we
may charge you our costs.
Right to be Notified of a Breach of Unsecured Protected health
Information: You have the right to be notified of a breach of your
Protected Health Information within 60 days of discovery of the
breach.
Request a Paper Copy of This Notice: You have the right to obtain
a paper copy of this Notice, even if you have agreed to receive this
Notice electronically. You may request a copy of this Notice at any
time. In addition, you may obtain a copy of this Notice at our
website at www.WesternConnecticutHealthNetwork.org.
Request Confidential Communications: You have the right to
request that we communicate with you concerning your health matters in a certain manner such as calling you at work rather than at
home. We will accommodate your reasonable requests.
SPECIAL REQUIREMENTS AND RULES REGARDING DISCLOSURE OF PSYCHIATRIC, SUBSTANCE ABUSE, GENETIC TESTING
AND HIV-RELATED INFORMATION
Subject to some exceptions, state laws generally requires your consent to disclose your health information. For disclosures concerning health information relating to care for psychiatric conditions,
substance abuse, genetic testing and HIV-related testing and treatment ("Sensitive Information") special restrictions may apply. In
general, Sensitive Information may not be disclosed without your
written permission or a court order.
FOR FURTHER INFORMATION OR TO FILE A PRIVACY
COMPLAINT
If you have any questions about this Notice or would like further
information about our privacy practices, please contact the
Western Connecticut Health Network Privacy Hotline at (203) 7396430. If you believe that your privacy rights have been violated, you
may file a complaint in writing with us or with the Office of Civil
Rights in the U.S. Department of Health and Human Services. To
file a privacy complaint with us, contact the Western Connecticut
Health Network Privacy Hotline at (203) 739-6430. We will not
retaliate against you if you file a complaint.
CHANGES TO THIS NOTICE
We reserve the right to change this Notice and to make the revised
or new Notice provisions effective for all health information already
received and maintained by us as well as for all health information
we receive in the future. We will provide a copy of the revised
Notice upon request.
D2999-B Rev. 8/14
NOTICE
OF
PRIVACY
PRACTICES
THIS NOTICE DESCRIBES HOW HEALTH INFORMATION ABOUT
YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET
ACCESS TO THIS INFORMATION.PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
This Notice applies to: Eastern New York Medical Services, PC; The
Danbury Hospital; New Milford Hospital; Norwalk Hospital; Western
Connecticut Home Care; Western Connecticut Health Network
Affiliates; Western Connecticut Medical Group, Inc.; Norwalk
Hospital Physicians & Surgeons and the Danbury; New Milford and
Norwalk Hospital Medical Staffs; collectively “Western Connecticut
Health Network”
SPECIFIC USES AND DISCLOSURES OF YOUR HEALTH
INFORMATION
The following lists various ways in which we may use or disclose
your health information.
We also may disclose information in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process; efforts must be made to
contact you about the request or to obtain an order or agreement
protecting the information.
Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care: Unless
you object, we may disclose health information about you to a family member, close personal friend or other person you identify,
including clergy, who is involved in your care.
Law Enforcement: We may disclose your health information for certain law enforcement purposes, including, for example, to comply
with reporting requirements; to comply with a court order, warrant,
or similar legal process; or to answer certain requests for information concerning crimes.
Emergencies: We may use or disclose your health information as
necessary in emergency treatment situations.
We are required by law to maintain the privacy of your health information; to provide you this detailed Notice of our legal duties and
privacy practices relating to your health information; to notify
affected individuals following a breach of unsecured health information; and to abide by the terms of the Notice that are currently
in effect. With respect to the Danbury; New Milford and Norwalk
Hospital Medical Staffs, this Notice applies to uses and disclosures
of your health information by the medical staff in relation to services you receive while a Hospital inpatient or outpatient. Your health
information will be shared among the entities covered by this
Notice on an ongoing basis for treatment, payment and health care
operations and other purposes associated with the joint management of the medical record.
USES AND DISCLOSURES FOR TREATMENT, PAYMENT & HEALTH
CARE OPERATIONS
The following lists various ways in which we may use or disclose
your health information for purposes of treatment, payment and
health care operations without your written permission.
For Treatment: We will use and disclose your health information in
providing you with treatment and services and coordinating your
care and may disclose information to other providers involved in
your care. Your health information may be used by doctors and
nurses, as well as by lab technicians, dieticians, physical therapists
or other personnel involved in your care. For example, the doctor
may need to discuss your treatment or condition with the consulting physician or appropriate physician involve in your care.
For Payment: We may use and disclose your health information for
billing and payment purposes. We may disclose your health information to an insurance or managed care company, Medicare,
Medicaid or another third party payor. For example, we may contact
Medicare or your health plan to confirm your coverage or to request
prior approval for services that will be provided to you.
For Health Care Operations: We may use and disclose your health
information as necessary for health care operations, such as management, personnel evaluation, education and training and to
monitor our quality of care. We may disclose your health information to another entity with which you have or had a relationship if
that entity requests your information for certain of its health care
operations or health care fraud and abuse detection or compliance
activities. For example, health information of patients may be combined and analyzed for purposes such as evaluating and improving
quality of care and planning for services.
As Required By Law: We may use or disclose your health information when required by law to do so.
Fundraising Activities: We may use certain limited information to
contact you in an effort to raise funds for the Western Connecticut
Health Network and its operations. We may disclose to a business
associate or an institutionally related foundation without your
authorization: Demographic information, dates of service, department of service information, treating physician, outcome information, and health insurance status. Fundraising communication may
be provided to you, but you have the right to opt out of receiving it.
The communication will include how to opt out of receiving any further fundraising communications. If you choose to opt out, we will
treat it as a revocation of authorization.
Appointment Reminders: We may use or disclose health information to remind you about appointments.
Treatment Alternatives and Health-Related Benefits and Services:
We may use or disclose your health information to inform you about
treatment alternatives and health-related benefits and services
that may be of interest to you.
Research: We may use or disclose your health information for
research purposes if the privacy aspects of the research have been
reviewed and approved, if the researcher is collecting information
in preparing a research proposal, if the research occurs after your
death, or if you authorize the use or disclosure.
Coroners, Medical Examiners, Funeral Directors,
Organ Procurement Organizations: We may release your health
information to a coroner, medical examiner, funeral director or, if
you are an organ donor, to an organization involved in the donation
of organs and tissue.
To Avert a Serious Threat to Health or Safety: When necessary to
prevent a serious threat to your health or safety or the health or
safety of the public or another person, we may use or disclose
health information, limiting disclosures to someone able to help
lessen or prevent the threatened harm.
Military, Veterans and Other Specific Government Functions: If you
are a member of the armed forces, we may use and disclose your
health information as required by military command authorities.
We may disclose health information for national security purposes
or as needed to protect the President of the United States or certain other officials or to conduct certain special investigations.
Business Associates: We may disclose your protected health information to a contractor or business associate that needs the information to perform services for us. Our business associates are
responsible to keeping this information confidential.
Workers' Compensation: We may use or disclose your health information to comply with laws relating to workers' compensation or
similar programs.
Public Health Activities: We may disclose your health information
for public health activities. These activities may include, for example, reporting to a public health authority for preventing or controlling disease, injury or disability, reporting child abuse or neglect or
reporting births and deaths.
Inmates/Law Enforcement Custody: If you are under the custody
of a law enforcement official or a correctional institution, we may
disclose your health information to the institution or official for certain purposes including the health and safety of you and others.
Reporting Victims of Abuse, Neglect or Domestic Violence: If we
believe that you have been a victim of abuse, neglect or domestic
violence, we may use and disclose your health information to notify a government authority, if authorized by law or if you agree to the
report.
Health Oversight Activities: We may disclose your health information to a health oversight agency for activities authorized by law,
such as audits, investigations, inspections and licensure actions or
for activities involving government oversight of the health care system.
Judicial and Administrative Proceedings: We may disclose your
health information in response to a court or administrative order.
Disaster Relief: Unless you object, we may disclose health information about you to a disaster relief organization.
USES AND DISCLOSURES WITH YOUR AUTHORIZATION
We will obtain your written authorization for: (1) most uses and disclosures of psychotherapy notes (as defined by HIPAA); (2) uses
and disclosures of your health information for marketing purposes;
and (3) disclosures that constitute a sale of your health information. We require to obtain your written authorization before using or
disclosing your health information for purposes other than those
discussed in the preceding sections of this Notice or as otherwise
permitted or required by law. You may revoke an authorization in
writing at any time. If you revoke an authorization, we will stop
using or disclosing your health information for the purposes covered by that authorization, except where we have already relied on
the authorization.
SUS DERECHOS EN CUANTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA
A continuación, se enumeran sus derechos en cuanto a su información médica.
Cada uno de estos derechos está sujeto a ciertos requisitos y
excepciones. Para cualquier solicitud concerniente a estos derechos,
debe llamar al (203) 739-6430, la línea directa para consultas sobre
privacidad, y le proporcionaremos el formulario que debe completar.
Usted tiene derecho a:
con su autorización, y algunas otras excepciones. Para pedir un informe
de las divulgaciones, debe enviar una solicitud por escrito e indicar el
período, este debe ser a partir del 13 de abril de 2003 y no anterior a los
seis años previos a la fecha de su solicitud. El primer informe solicitado
en un período de 12 meses será gratuito. Si solicita más informes,
podremos cobrarle los costos que conlleven.
Exigir restricciones: tiene derecho a solicitar restricciones respecto del uso
o de la divulgación de su información médica para tratamientos, facturación o
funciones de atención médica. También tiene derecho a solicitar restricciones
respecto de la divulgación de su información médica a familiares, amigos u
otras personas que estén involucrados en el cuidado de su salud o el pago
de los servicios de atención médica. No estamos obligados a aceptar las
restricciones que usted solicite (a excepción de la restricción de la
información que se divulga a sus familiares o amigos, que usted puede
solicitar si es capaz). Si aceptamos su solicitud de restricción, cumpliremos
con ella; excepto en los casos en que esta restricción nos impida brindarle
tratamiento durante una urgencia. Puede solicitar la restricción respecto de la
divulgación de su información médica personal (PHI) a la compañía
proveedora de su plan de salud si alguien efectúa el pago total en efectivo en
nombre del paciente. Esto no está permitido cuando la divulgación es exigida
por la ley.
Ser notificado sobre cualquier violación de la confidencialidad de la
información médica protegida no asegurada: en el caso de violarse
la confidencialidad de su información médica protegida, tiene derecho
a ser notificado en el plazo de 60 días posterior a tener conocimiento de
la violación.
Tener acceso a su información médica personal: tiene derecho a
examinar y a obtener una copia de su historia clínica, registro de
facturación u otra información escrita que pueda ser usada para tomar
decisiones sobre su atención, con algunas excepciones. Debe enviar su
solicitud por escrito. Si mantenemos un registro electrónico de su
información médica, usted tiene derecho a recibir una copia electrónica
de dicha información y a indicarnos que también se le envíe una copia
directamente a un tercero designado por usted. En la mayoría de los
casos, es posible que cobremos una tarifa razonable para cubrir los
costos de copiado y envío de la información que usted solicite. Si se le
niega el acceso a su información médica, en algunos casos tiene
derecho a pedir una revisión del rechazo de su solicitud.
Tener acceso a los resultados de sus exámenes: A pedido del
paciente (o de su representante personal), los laboratorios sujetos a las
Reformas federales sobre el mejoramiento de los laboratorios clínicos
(CLIA) de 1988 pueden entregar copias de los informes de los
exámenes realizados al paciente, a su representante personal o a la
persona que él haya designado, según corresponda, utilizando el
proceso de autenticación del laboratorio para identificar los exámenes
correspondientes al paciente.
Exigir una enmienda: tiene derecho a pedir una enmienda de su
información médica, siempre y cuando esta sea administrada por y para
nosotros. Su solicitud debe enviarse por escrito y debe incluir la razón
por la cual exige la enmienda. Podemos rechazar su solicitud de
enmienda si la información: (a) no fue creada por nosotros, a menos que
quien la haya creado ya no esté disponible para actuar ante su solicitud;
(b) no forma parte de la información de salud que es administrada por y
para nosotros; (c) no forma parte de la información a la que usted tiene
derecho a acceder; o (d) ya es precisa y está completa, según nuestro
criterio. Si rechazamos su pedido de enmienda, le entregaremos una
nota de rechazo por escrito que incluirá las razones de la negativa, y
usted tendrá derecho a enviar una declaración por escrito para expresar
su desacuerdo con el rechazo.
Exigir un informe de las divulgaciones: tiene derecho a pedir un
informe de ciertas divulgaciones de su información médica. Este informe
es una lista de las divulgaciones realizadas por nosotros o por terceros
en su nombre, pero no incluye las divulgaciones para tratamientos,
facturación y funciones de atención médica, las divulgaciones realizadas
Exigir una copia impresa de este Aviso: tiene derecho a recibir una
copia impresa de este Aviso, aun cuando haya aceptado recibirlo por un
medio electrónico. Puede pedir una copia de este Aviso en cualquier
momento. Además, puede solicitar una copia de este Aviso en nuestro
sitio web: www.WesternConnecticutHealthNetwork.org.
Exigir comunicaciones confidenciales: tiene derecho a indicarnos de
qué manera debemos comunicarnos con usted cuando necesitemos
discutir acerca de asuntos relacionados con su salud; por ejemplo, que
lo llamemos al trabajo y no a su casa. Nos adaptaremos a sus pedidos
siempre que sean razonables.
REQUISITOS Y REGLAS ESPECIALES DE DIVULGACIÓN
DE INFORMACIÓN
RELACIONADA
CON
PSIQUIATRÍA,
DROGADICCIÓN, ANÁLISIS GENÉTICOS Y VIH.
Por lo general, las leyes estatales exigen que su información médica se
divulgue solo con su consentimiento; salvo en circunstancias
excepcionales. Pueden aplicarse restricciones especiales para la
divulgación de información médica relacionada con servicios de
atención psiquiátrica, drogadicción, análisis genéticos y análisis y
tratamiento del VIH (“Información confidencial”). Generalmente, la
Información confidencial no puede divulgarse sin su consentimiento por
escrito o una orden judicial.
INFORMACIÓN ADICIONAL Y DENUNCIAS DE VIOLACIÓN
DE PRIVACIDAD
Si tiene preguntas sobre este Aviso o le gustaría recibir más información
sobre nuestras prácticas de privacidad, comuníquese al (203) 739-6430,
la línea directa para consultas sobre privacidad de Western Connecticut
Health Network. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad,
puede presentar una denuncia por escrito ante nosotros o la Oficina de
Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de
EE. UU. Para presentar una denuncia ante Western Connecticut Health
Network, comuníquese al (203) 739-6430, nuestra línea directa para
consultas sobre privacidad. No tomaremos represalias en su contra por
esta razón.
MODIFICACIONES A ESTE AVISO
Nos reservamos el derecho de realizar modificaciones a este Aviso y de
aplicar las disposiciones de la versión revisada o nueva a toda la
información médica que ya hemos recibido y administrado, así como a
toda la información que recibamos en el futuro. Le proporcionaremos
una copia de la versión revisada de este Aviso, si la solicita.
D2999-B Rev. 8/14
AVISO DE
PRÁCTICAS DE
PRIVACIDAD
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y
DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE
ACCEDER A ELLA. LEA ATENTAMENTE.
Este Aviso se aplica a: Eastern New York Medical Services, PC;
hospitales The Danbury Hospital, New Milford Hospital y Norwalk
Hospital; Western Connecticut Home Care; Western Connecticut Health
Network Affiliates; Western Connecticut Medical Group, Inc. ; Médicos y
cirujanos de Norwalk Hospital (NHP&S) y Cuerpo médico de los
hospitales The Danbury Hospital, New Milford Hospital y Norwalk
Hospital; colectivamente “Western Connecticut Health Network”.
Conforme a la ley, debemos mantener la privacidad de su información
médica; proporcionarle este Aviso detallado de nuestras obligaciones
legales y prácticas de privacidad relacionadas con su información
médica; notificar a los individuos que se vean afectados por una
violación de la confidencialidad de la información médica no asegurada;
y observar los términos de este Aviso actualmente vigentes. Con
respecto al cuerpo médico de los hospitales Danbury, New Milford y
Norwalk Hospital, este Aviso se aplica a los usos y las divulgaciones de
su información médica, por parte de este cuerpo médico, en relación
con los servicios que usted recibe como paciente hospitalizado o
ambulatorio. Su información médica se compartirá constantemente con
las entidades a las que se aplica este Aviso, con fines de tratamiento,
facturación y funciones de atención médica, así como otros fines
asociados a la gestión conjunta de la historia clínica.
USOS Y DIVULGACIONES PARA TRATAMIENTO,
FACTURACIÓN Y FUNCIONES DE ATENCIÓN MÉDICA
A continuación, encontrará una lista de las diferentes maneras en que
podemos usar o divulgar su información médica con fines de tratamiento,
facturación y funciones de atención médica, sin su autorización por escrito.
Para tratamiento: usaremos y divulgaremos su información médica al
brindarle tratamiento y servicios médicos, y al coordinar su atención.
También es posible que la divulguemos a otros prestadores involucrados
en su atención médica. Su información médica puede ser utilizada por
los médicos y enfermeras, así como por los auxiliares de laboratorio,
dietéticos, fisioterapeutas y otros miembros del personal comprometidos
con su atención. Por ejemplo, es posible que el médico necesite discutir
su tratamiento o estado de salud con el médico especialista u otro
médico que participe de su atención.
Para facturación: podemos usar y divulgar su información médica a los
efectos de la facturación y los pagos. También podemos divulgarla a
compañías de seguros u organizaciones de atención médica
administrada, Medicare, Medicaid u otros terceros pagadores. Por
ejemplo, nos podemos comunicar con Medicare o su seguro médico
para confirmar la cobertura de su plan de salud o solicitar autorización
previa para los servicios que se le prestarán.
Para funciones de atención médica: podemos usar y divulgar su
información médica, según sea necesario, para llevar a cabo funciones
de atención médica, como tareas administrativas, evaluación, formación
y capacitación del personal, y supervisión de la calidad de nuestra
atención. Podemos divulgar su información médica a otra entidad con la
que usted está o ha estado relacionado, si esa entidad solicita su
información para ciertas funciones de atención médica, en el caso de
fraude o abuso en la atención médica, o para realizar actividades
relacionadas con el cumplimiento. Por ejemplo, la información médica
de los pacientes puede combinarse y analizarse con fines tales como la
evaluación y mejora de la calidad de la atención y la planificación de
los servicios.
USOS Y DIVULGACIONES ESPECÍFICAS DE SU
INFORMACIÓN MÉDICA
A continuación, encontrará una lista de los diferentes casos en los que
podemos usar o divulgar su información médica.
Individuos involucrados en su atención médica o en el pago de los
servicios: podemos divulgar su información médica a familiares,
amigos íntimos u otra persona que usted indique, incluso miembros del
clero, que estén involucrados en su atención; excepto que usted
se oponga.
En casos de emergencia: podemos usar o divulgar su información
médica, según sea necesario, en situaciones que requieran tratamiento
de urgencia.
Según lo exija la ley: usaremos y divulgaremos su información médica
cuando así lo exija la ley.
Para recaudar fondos: podemos usar cierta parte de su información
para contactarlo con el fin de recaudar fondos para Western Connecticut
Health Network y sus operaciones. Es posible que divulguemos la
siguiente información sin su autorización a socios comerciales o
fundaciones relacionadas con la institución: información demográfica,
fechas en que se prestaron servicios, datos del médico tratante,
información del departamento de servicios, del desenlace clínico, y del
estado del seguro médico. Quizá se le envíen comunicados acerca de
actividades para recaudar fondos, pero usted tiene derecho a solicitar
que lo excluyan de la lista si no quiere recibirlos. El comunicado incluirá
una explicación sobre qué debe hacer para ser excluido de la lista y no
recibir este tipo de información. Si decide no recibir los comunicados, su
decisión será tratada como una revocación de autorización.
Recordatorios de citas: podemos usar o divulgar su información
médica para recordarle que tiene una cita.
Beneficios y servicios relacionados con la salud, y alternativas de
tratamiento: podemos usar o divulgar su información médica para
informarle acerca de tratamientos alternativos, así como beneficios y
servicios relacionados con la salud que podrían interesarle.
Socios comerciales: podemos divulgar su información médica
protegida a contratistas o socios comerciales que la necesiten a fin de
brindarnos un servicio. Nuestros socios comerciales tienen la
responsabilidad de mantener la confidencialidad de esa información.
Actividades de salud pública: podemos divulgar su información
médica a los efectos de llevar a cabo actividades relacionadas con la
salud pública. Estas actividades pueden incluir brindar información para
la prevención y el control de una enfermedad, lesión o incapacidad;
informar acerca de casos de abuso o abandono de menores; o notificar
nacimientos y decesos.
Informar las víctimas de abuso, abandono o violencia de género: si
creemos que ha sido víctima de abuso, abandono o violencia de género,
podemos usar y divulgar su información médica a fin de notificar a las
autoridades gubernamentales, si la ley lo autoriza o si usted acepta
realizar el informe.
Actividades de supervisión de salud: podemos divulgar su
información médica a agencias de supervisión de la salud, a fin de que
se lleven a cabo ciertas actividades autorizadas por la ley, como
auditorías, investigaciones, inspecciones y licenciamientos, o para que
el gobierno supervise el sistema de salud.
Procedimientos legales y administrativos: podemos divulgar su
información médica en respuesta a una orden judicial o administrativa.
También podemos divulgarla en caso de una citación, petición de
presentación de pruebas u otros procesos legales. Realizaremos los
esfuerzos necesarios para que usted sea informado del pedido o para
obtener una orden o acuerdo destinados a proteger la información.
Aplicación de la ley: podemos divulgar su información con ciertos
propósitos de aplicación de la ley; por ejemplo, para cumplir con
solicitudes de informes; para cumplir con una orden judicial, autorización
o proceso legal similar; o bien, para responder algunas solicitudes de
información acerca de antecedentes delictivos.
Investigación: podemos usar o divulgar su información médica con
fines de investigación, si se han revisado y aprobado los aspectos
relativos a la privacidad de dicha investigación, si el investigador está
recabando información para preparar una propuesta de investigación, si
la investigación se lleva a cabo después de su fallecimiento, o si usted
autoriza el uso o la divulgación.
Forenses, médicos forenses, directores fúnebres, organizaciones
de obtención de órganos: podemos divulgar su información médica a
forenses, médicos forenses, directores fúnebres u organizaciones
involucradas en la donación de órganos y tejidos si usted es donante
de órganos.
Para prevenir peligros graves para la salud o la seguridad: cuando
sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud o seguridad
o la salud o seguridad de otro individuo o de la población, podemos usar
o divulgar información médica solo a quienes sean capaces de ayudar a
disminuir o prevenir los daños.
Militares, veteranos y otras funciones gubernamentales específicas:
si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos usar y divulgar su
información médica según lo exijan las autoridades de comando militar.
Podemos divulgar información médica por motivos de seguridad
nacional o según sea necesario para llevar a cabo ciertas
investigaciones especiales o para proteger al presidente de los EE. UU.
u otros oficiales.
Indemnización por accidentes de trabajo: podemos usar o divulgar su
información médica para cumplir con las leyes relativas a la
indemnización por accidentes de trabajo o programas similares.
Reclusos/Custodia: si usted está en un correccional o bajo custodia de
un oficial policial o del orden público, podemos divulgar su información
médica a la institución o al oficial para ciertos fines, entre los que se
incluye su salud y seguridad, y las de los demás.
Auxilio ante catástrofes: podemos divulgar su información médica a
organizaciones que realicen tareas de auxilio en caso de catástrofes;
excepto que usted se oponga.
USOS Y DIVULGACIONES CON SU AUTORIZACIÓN
Solicitaremos su autorización por escrito en los siguientes casos: (1)
para la mayoría de las instancias en que se usan y divulgan las notas de
psicoterapia (según lo establecido por la Ley de portabilidad y
responsabilidad de seguros médicos [HIPAA]); (2) para las instancias de
uso y divulgación de su información médica con fines publicitarios; y (3)
para las instancias en que la divulgación constituya la venta de su
información médica. Debemos solicitar su autorización por escrito antes
de usar o divulgar su información médica para otros propósitos que no
sean los indicados en las secciones anteriores de este Aviso, o conforme
a lo permitido o contemplado por la ley. Usted puede revocar la
autorización por escrito en cualquier momento. Si revoca la autorización,
dejaremos de usar o divulgar su información médica para los fines
pertinentes según dicha autorización; excepto respecto de las instancias
en que ya lo hayamos hecho en virtud de dicha autorización.
SEUS DIREITOS EM RELAÇÃO ÀS INFORMAÇÕES SOBRE
SUA SAÚDE
Veja a seguir quais são seus direitos em relação às informações sobre
sua saúde. Cada um destes direitos está sujeito a determinadas
exigências e exceções. Encaminhe suas solicitações em relação a estes
direitos para a Linha Direta de Privacidade: (203) 739-6430. Nós
forneceremos a você o formulário apropriado a ser preenchido. Você
tem o direito de:
Solicitar restrições: você tem o direito de solicitar restrições sobre o
nosso uso ou divulgação de informações sobre sua saúde relacionadas
a tratamento, pagamento ou operações de atendimento médico. Você
também tem o direito de solicitar restrições quanto às informações sobre
saúde que divulgamos sobre você a um membro da família, amigo ou
pessoa que esteja envolvida em seu tratamento ou no pagamento de
seu tratamento. Não precisamos concordar com a restrição solicitada
(exceto que, se você é capaz, pode restringir as divulgações a membros
da família ou amigos). Se concordarmos em aceitar a restrição
solicitada, cumpriremos sua solicitação a menos que seja necessário
para fornecer seu tratamento de emergência. Você pode solicitar uma
restrição de compartilhamento de informações pessoais sobre saúde
(PHI, na sigla em inglês) junto a seu plano de saúde se o pagamento for
desembolsado, integralmente, por qualquer pessoa em nome do
paciente. Isso não se aplica quando a divulgação for exigida por lei.
Acesso a Informações pessoais sobre saúde: Você tem o direito de
inspecionar e obter uma cópia de seus registros clínicos ou de
cobrança, ou qualquer outra informação por escrito que possa ser usada
para tomar decisões sobre seu tratamento, salvo algumas exceções.
Sua solicitação deve ser feita por escrito. Se mantivermos as
informações sobre sua saúde eletronicamente em um conjunto
designado de registros, você tem o direito de receber uma cópia dessas
informações e nos orientar a transmitir uma cópia eletrônica diretamente
a um terceiro designado por você. Na maioria dos casos, pode haver
uma tarifa justa para compensar nosso custos com cópias e remessa
das informações solicitadas. Se o acesso a informações sobre sua
saúde for negado a você, em alguns casos você tem o direito de
solicitar a revisão da negativa.
Acesso a resultados de exames concluídos: Mediante a solicitação
de um paciente (ou do representante pessoal do paciente), os
laboratórios sujeitos às Emendas de Melhoria em Laboratórios Clínicos
de 1988 (CLIA) podem fornecer ao paciente, ao representante pessoal
do paciente, ou a uma pessoa indicada pelo paciente, conforme o caso,
cópias de laudos de exames realizados que, usando-se o processo de
autenticação do laboratório, podem ser identificados como pertencentes
ao paciente.
Solicitar correção: você tem o direito de solicitar a correção das
informações sobre sua saúde enquanto forem mantidas por ou para
nós. Sua solicitação deve ser feita por escrito e indicar o motivo da
correção solicitada. Podemos negar sua solicitação caso as informações
(a) não tenham sido criadas por nós, a menos que o originador delas
não puder mais agir de acordo com sua solicitação; (b) não forem parte
das informações sobre saúde mantidas por ou para nós; (c) não fizerem
parte das informações às quais você tem o direito de acesso; ou (d) já
estiverem precisas e completas, conforme determinarmos. Se negarmos
sua solicitação de correção, forneceremos a você uma negativa por
escrito com a devida justificativa e o direito de enviar uma declaração
por escrito discordando da referida negativa.
Solicitar uma prestação de contas das divulgações: você tem o
direito de solicitar uma "prestação" de contas de determinadas
divulgações das informações sobre sua saúde. Trata-se de uma
listagem das divulgações feitas por nós ou por terceiros em nosso
nome, mas não estão incluídas as divulgações para as operações de
tratamento, pagamento e atendimento médico, a divulgação de acordo
com sua autorização, e algumas outras exceções. Para solicitar uma
prestação de contas das divulgações, você deve enviar uma solicitação
por escrito, definindo um período a partir de 13 de abril de 2003 que
esteja dentro do prazo de seis anos a contar da data de sua solicitação.
Direito de ser notificado sobre uma violação de informações
protegidas sobre saúde inseguras: você tem o direito de ser
notificado sobre uma violação de suas informações protegidas sobre
saúde no prazo de 60 dias após a descoberta da violação.
Solicitar uma cópia impressa desta notificação: você tem o direito de
obter uma cópia impressa desta Notificação, mesmo que tenha
concordado em recebê-la eletronicamente. Você pode solicitar uma
cópia desta Notificação a qualquer momento. Além disso, você pode
obter uma cópia desta notificação em nosso site, em
www.WesternConnecticutHealthNetwork.org.
Solicitar comunicações confidenciais: você tem o direito de solicitar
que nos comuniquemos com você, em relação a assuntos sobre sua
saúde, de um modo determinado, como ligar para você no telefone
comercial e não no residencial. Atenderemos as suas solicitações
razoáveis.
REQUISITOS E REGRAS ESPECIAIS PARA DIVULGAÇÃO DE
INFORMAÇÕES PSIQUIÁTRICAS E RELACIONADAS A ABUSO
DE SUBSTÂNCIAS, TESTES GENÉTICOS E HIV
Salvo algumas exceções, as leis estaduais geralmente exigem que você
permita a divulgação das informações sobre sua saúde. Para
divulgações referentes a informações sobre saúde relacionadas ao
tratamento de condições psiquiátricas, abuso de substâncias, testes
genéticos e exames e tratamento de HIV ("Informações Sigilosas"),
algumas restrições especiais podem ser aplicadas. Em geral, as
Informações Sigilosas não podem ser divulgadas sem a sua permissão
por escrito ou despacho judicial.
PARA MAIS INFORMAÇÕES OU PARA REGISTRAR UMA
RECLAMAÇÃO SOBRE PRIVACIDADE
Caso tenha alguma dúvida sobre esta Notificação ou queira mais
informações sobre nossas práticas de privacidade, entre em contato
com a Linha Direta de Privacidade do Western Connecticut Health
Network pelo telefone (203) 739-6430. Caso acredite que seus direitos à
privacidade foram violados, você pode registrar uma reclamação por
escrito conosco ou no Escritório de Direitos Civis no Departamento de
Saúde e Serviços Humanos dos EUA. Para registrar uma reclamação
conosco, entre em contato com a Linha Direta de Privacidade do
Western Connecticut Network pelo telefone (203) 739-6430. Não haverá
retaliação por conta de qualquer reclamação.
ALTERAÇÕES NESTA NOTIFICAÇÃO
Nos reservamos o direito de alterar esta Notificação para dar efeito a
disposições revisadas ou novas da Notificação referentes a todas as
informações sobre saúde já recebidas e mantidas por nós, bem como
em relação a todas as informações sobre saúde que recebermos no
futuro. Uma cópia da Notificação será fornecida mediante solicitação.
D2999-B Rev. 8/14
NOTIFICAÇÃO
SOBRE
PRÁTICAS DE
PRIVACIDADE
ESTA NOTIFICAÇÃO DESCREVE COMO AS INFORMAÇÕES
SOBRE SAÚDE RELACIONADAS A VOCÊ PODEM SER
USADAS E DIVULGADAS E COMO VOCÊ PODE OBTER
ACESSO A ESSAS INFORMAÇÕES. LEIA ATENTAMENTE.
Esta Notificação se aplica a: Eastern New York Medical Services, PC;
Danbury Hospital; New Milford Hospital; Norwalk Hospital; Western
Connecticut Home Care; afiliados da Western Connecticut Health
Network; Western Connecticut Medical Group, Inc.; médicos e cirurgiões
do Norwalk Hospital e Danbury; equipes médicas do New Milford e
Norwalk Hospital; coletivamente a “Western Connecticut Health
Network”
Por lei, somos obrigados a manter a privacidade das informações sobre
sua saúde, a fornecer a você esta Notificação detalhada sobre nossos
deveres legais e práticas de privacidade em relação às informações
sobre sua saúde, a notificar os indivíduos afetados após uma violação
de informações sobre saúde não protegidas; e seguir os termos da
Notificação que estejam em vigor atualmente. Com relação ao Danbury
e as equipes médicas do New Milford e Norwalk Hospital, esta
Notificação se aplica aos usos e divulgações de suas informações de
saúde pela equipe médica em relação aos serviços prestados a você na
qualidade de paciente interno ou externo do Hospital. As informações
sobre sua saúde serão compartilhadas continuamente entre as
entidades abrangidas por esta Notificação para as operações de
tratamento, pagamento e assistência médica e para outras finalidades
associadas ao gerenciamento conjunto do prontuário.
USOS E DIVULGAÇÕES DE OPERAÇÕES DE TRATAMENTO,
PAGAMENTO E ASSISTÊNCIA MÉDICA
A seguir são apresentados vários dos modos como podemos usar
ou divulgar as informações sobre sua saúde para fins das operações
de tratamento, pagamento e assistência médica sem a sua permissão
por escrito.
Para tratamento: ao oferecermos tratamento e prestarmos serviços a
você e ao coordenar seu tratamento, usarmos e divulgaremos as
informações sobre sua saúde e poderemos divulgá-las a outros
prestadores envolvidos em seu tratamento. As informações sobre sua
saúde podem ser usadas por médicos e enfermeiros, bem como por
técnicos laboratoriais, nutricionistas, fisioterapeutas ou outras pessoas
envolvidas em seu tratamento. Por exemplo, o médico pode precisar
discutir seu tratamento ou condição com um especialista ou médico
apropriado envolvido em seu tratamento.
Para pagamento: podemos usar e divulgar as informações sobre sua
saúde para fins de cobrança e pagamento. Podemos divulgar as
informações sobre sua saúde a uma seguradora ou ao plano de saúde,
Medicare, Medicaid ou qualquer outro terceiro pagador. Por exemplo,
podemos entrar em contato com a Medicar ou com seu plano de saúde
para confirmar sua cobertura ou solicitar a prévia aprovação por
serviços que prestaremos a você.
Para operações de tratamento de saúde: podemos usar e divulgar as
informações sobre sua saúde, conforme necessário, para operações de
tratamento de saúde, como gerenciamento, avaliação de pessoal,
ensino e treinamento, e para monitorar a qualidade do atendimento.
Podemos divulgar as informações sobre sua saúde a outra entidade
com a qual você tem ou teve um relacionamento, se tal entidade
solicitar suas informações referentes a determinadas operações de
tratamento dela ou atividades de fraude no tratamento de saúde e
detecção de abuso ou conformidade. Por exemplo, as informações
sobre saúde de pacientes podem ser combinadas e analisadas para
determinados fins, como a avaliação e o aperfeiçoamento da qualidade
do tratamento e para o planejamento de serviços.
USOS E DIVULGAÇÕES ESPECÍFICOS DAS INFORMAÇÕES
SOBRE SUA SAÚDE
A seguir, vários modos nos quais podemos usar ou divulgar as
informações sobre sua saúde.
Indivíduos envolvidos em seu tratamento ou no pagamento de seu
tratamento: a menos que você se oponha, podemos divulgar as
informações sobre sua saúde a um membro da família, amigo íntimo ou
outra pessoa que você identificar, incluindo autoridades religiosas, que
esteja envolvido em seu tratamento.
Emergências: podemos divulgar as informações sobre sua saúde em
situações de tratamento emergencial.
Conforme exigência legal: podemos usar ou divulgar as informações
sobre sua saúde quando a lei assim o exigir.
Atividades para arrecadação de fundos: podemos usar algumas
informações limitadas para entrar em contato com você na tentativa de
arrecadar fundos para a Western Connecticut Health Network e suas
operações. Podemos divulgar para uma associação comercial ou
fundação institucionalmente relacionada sem a sua autorização:
informações demográficas, datas de serviço, departamento de
informações sobre serviços, médico responsável, informações sobre
resultados e situação do seguro de saúde. A comunicação para
arrecadação de fundos pode ser enviada a você, mas você tem o direito
de cancelar o recebimento. A comunicação incluirá o método para
cancelar o recebimento de futuras comunicações similares. Se você
optar por cancelar, trataremos disso como uma revogação de
autorização.
Lembretes de compromissos: podemos usar ou divulgar informações
sobre saúde para lembrá-lo de compromissos.
Tratamentos alternativos e benefícios e serviços relacionados a
saúde: podemos usar ou divulgar as informações sobre sua saúde para
informá-lo sobre tratamentos alternativos e benefícios e serviços
relacionados a saúde que possam ser do seu interesse.
Parceiros comerciais: podemos divulgar as informações protegidas
sobre sua saúde para uma contratada ou parceiro comercial que
necessite das informações para realizar um serviço para nós. Nossos
parceiros de negócios são responsáveis por manter essas informações
confidenciais.
Atividades de saúde pública: podemos divulgar as informações sobre
sua saúde para atividades de saúde pública. Essas atividades podem
incluir, por exemplo, relatórios dirigidos a uma autoridade de saúde
pública para prevenção ou controle de doenças, lesão ou deficiência,
relatórios sobre abuso ou negligência infantil, ou relatórios sobre
nascimentos e mortes.
Relatórios sobre vítimas de abuso, negligência ou violência
doméstica: se acreditarmos que você foi vítima de abuso, negligência
ou violência doméstica, podemos usar e divulgar as informações sobre
sua saúde para notificar uma autoridade governamental, se autorizado
por lei ou se você concordar com o relatório.
Atividades de supervisão de saúde: podemos divulgar as informações
sobre sua saúde para um órgão de supervisão de saúde para atividades
autorizadas por lei, como auditorias, investigações, inspeções e ações
de licenciamento ou para atividades que envolvam supervisão
governamental do sistema de assistência médica.
Procedimentos judiciais e administrativos: podemos divulgar as
informações sobre sua saúde em resposta a um despacho judicial ou
ordem administrativa.
Também podemos divulgar informações em resposta a uma intimação,
solicitação de descoberta ou outro processo legal; nos esforçaremos
para entrar em contato com você sobre a solicitação ou para obter um
pedido ou acordo que proteja as informações.
Aplicação legal: podemos divulgar as informações sobre sua saúde
para determinadas finalidades sob exigência legal, incluindo, por
exemplo, para cumprir com requisitos de emissão de relatórios, para
cumprir um despacho judicial, mandado ou processo legal similar; ou pra
responder a determinadas solicitações de informações referentes
a crimes.
Pesquisa: podemos usar ou divulgar as informações sobre sua saúde
para fins de pesquisa se os aspectos de privacidade da pesquisa
tiverem sido revisados e aprovados, se o pesquisador estiver coletando
as informações como preparativo para uma proposta de pesquisa, se
a pesquisa ocorrer após sua morte ou se você autorizar o uso ou
a divulgação.
Legistas, médicos-legistas, diretores de funerárias.
Organizações de aquisição de órgãos: podemos liberar as
informações sobre sua saúde a um legista, médico-legista, diretor de
funerária ou, se você for um doador de órgãos, a uma organização
envolvida na doação de órgãos e tecidos.
Para afastar grave ameaça à saúde ou à segurança: Quando
necessário para evitar uma grave ameaça à sua saúde ou segurança ou
à saúde ou segurança do público ou de outra pessoa, podemos usar ou
divulgar as informações sobre saúde, limitando as divulgações a alguém
capaz de ajudar a amenizar ou evitar o potencial dano.
Militares, veteranos ou outras funções específicas do governo: Se
você for membro das forças armadas, podemos usar e divulgar as
informações sobre sua saúde conforme exigido por autoridades de
comando militar. Podemos divulgar as informações sobre saúde para
fins de segurança nacional ou conforme necessário para proteger o
Presidente dos Estados Unidos ou outros oficiais ou para conduzir
determinadas investigações especiais.
Compensação de funcionários: podemos usar ou divulgar as
informações sobre sua saúde para cumprir leis relacionadas à
compensação de funcionários ou programas similares.
Presidiários/Custódia por imposição legal: se você estiver sob
a custódia de uma autoridade legal ou instituição correcional, podemos
divulgar as informações sobre sua saúde à instituição ou oficial
para determinadas finalidades, incluindo a sua saúde e segurança e
de terceiros.
Auxílio em desastres: a menos que você se oponha, podemos divulgar
as informações sobre sua saúde a uma organização de auxílio em
desastres.
USOS E DIVULGAÇÕES COM SUA AUTORIZAÇÃO
Obteremos sua autorização por escrito para: (1) a maioria dos usos
e divulgações de notas psicoterápicas (conforme definidas pela HIPAA);
(2) usos e divulgações de suas informações de saúde para fins de
marketing; e (3) divulgações que constituam uma venda das
informações sobre sua saúde. Temos o dever de obter sua autorização
por escrito antes de usar ou divulgar as informações sobre sua saúde
para fins diversos dos discutidos nas seções anteriores desta
Notificação ou da forma permitida ou exigida pela lei. Você pode revogar
uma autorização por escrito a qualquer momento. Se você revogar uma
autorização, deixaremos de usar ou divulgar as informações sobre sua
saúde para as finalidades cobertas por esta autorização, salvo quando já
o tivermos feito com base na autorização.