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VI Congreso Iberoamericano de Informática Médica Normalizada 1er Congreso Uruguayo de Enfermería en Informática INFOLAC 2014 Digitalización de un archivo de HC activo La experiencia del FNR Propuesta de integración con la HCE Lic. Amelia Correa Lic. Urubí Gamero Lic. Yolanda Dos Santos 16 de Octubre de 2014 El Fondo Nacional de Recursos para los Institutos de Medicina Altamente Especializada ( IMAE ) es una persona pública no estatal, creado en diciembre de 1980, que brinda cobertura financiera a procedimientos de MAE y MAC para toda la población. Los procedimientos se realizan en los IMAE públicos o privados, habilitados por el MSP para realizar las técnicas cubiertas. Misión Asegurar el acceso equitativo de toda la población a un conjunto de prestaciones médicoquirúrgicas consideradas de alta especialización e impacto económico, en condiciones de calidad y sustentabilidad El FNR no es una institución de asistencia médica. - Un equipo médico evalúa un trámite de solicitud de cobertura financiera de una prestación. - Otro equipo médico evalúa el trámite de realización del procedimiento y habilita el pago del mismo. Trámite de solicitud: - Formulario de identificación del paciente - Formulario de solicitud del procedimiento - Formulario de aval de la institución de origen - Formulario de consentimiento informado - Exámenes, estudios y paraclínica Trámite de realización: - Formulario de realización del procedimiento - Informe del procedimiento con resumen de alta - Imagenología asociada si corresponde Gestión informatizada - Sistema de gestión informatizado (SIDEG) - Basado en un Índice Maestro de Pacientes - Índice principal N° de HC - Información de identificación - Información demográfica - Se asocia: - Información clínica - Información administrativa - Información contable - etc.. Institución de origen Flujo de trámites Grupos evaluadores Identificación del Paciente Ingreso a IMP Ingreso de FORMULARIO de solicitud Control Médico y Ateneos de Solicitud Autorización Evaluación ARCHIVO de H.C. DIGITALIZACIÓN de H.C. Ingreso de FORMULARIOS BASE DE DATOS Ingreso de FORMULARIO de evaluación Solicitud Programas Prevención Ingreso de RESULTADOS de laboratorio Ingreso de RESULTADOS de estudios I.M.A.E. Ingreso de FORMULARIOS Envío de imágenes Realización Ingreso de FORMULARIO de realización Ingreso de FORMULARIO de complicaciones Ingreso de FORMULARIO de seguimientos Habilitación De Pago Control Médico Realización Programas Prev. Sec. Archivo de historias clínicas (HCs) - Única por paciente - Custodiado y mantenido por una Unidad de RRMM. - Tamaño: 224.000 HCs - Pacientes nuevos por día: --- 150 m2 45 (promedio) - Alta incidencia de consultas en todo el archivo: - HCs activas: para gestión de nuevas coberturas. - HCs pasivas: para estudios y/o investigaciones retrosp. - Ambas: para soporte legal de su gestión. Las HCs deben estar todas accesibles a la consulta en forma oportuna, ya sea por actores internos como externos al FNR. Proyecto de digitalización del archivo activo Fecha de comienzo del proyecto: 1ro de abril de 2008 Objetivos primarios: - Aumentar las consultas de HCs en linea. - Detener el crecimiento físico del archivo. Metodología: Se estudió la viabilidad, calidad, seguridad y costo-beneficio del proyecto. Se adquirió una solución de gestión documental. Se adquirió el hardware necesario (servidor de imágenes, scanners) Se establecieron procedimientos para el guardado en depósito externo y/o destrucción de los documentos ya digitalizados. Se afectaron los RRHH de Registros Médicos encargados de todo el proceso. Etapas del proceso de digitalización: 1- Preparación de la documentación 2- Digitalización 3- Carga de imágenes e indexación 4- Control de calidad – verificación 5- Guardado de la documentación Costos de un proyecto de digitalización Sólo el 32% de los costos están relacionados con la conversión a formato digital. El 29% están relacionados con la creación de metadatos, el indexado manual y catalogación El 39 % de los costos son costos de gestión y control de calidad Automatización de procesos Disminuye duración del proyecto Facilita las consultas Facilita la interoperabilidad Definición de “tipos de documentos” para indexación automática: Ej: Solicitud Realización Estudios Histórico etc 1) Preparación de la documentación Se prepara la documentación de cada HC, sacando tapas, ganchos y dobleces. Se ordena la documentación, se imprime una carátula a través del SIDEG que se adjunta a cada HC. Carátula Separador Datos referenciales: - paciente - acto médico - etapa Literales: Control de calidad Codificados: Indexación autom. 2) Digitalización Las HCs ya preparadas se pasan por un scanner para obtener las imágenes correspondientes. La carátula se digitaliza al comienzo de cada HC. Se emplean scanners de productividad media, con alimentador automático y cama plana para distintos formatos de hoja. Se digitalizan diariamente aprox. 4000 hojas. 3) Carga de imágenes al sistema de gestión documental Al cargar las imágenes estas se indexan automaticamente con el SIDEG. Previo a la carga, las imagenes se agrupan en lotes de documentos, que son útiles para referenciar y controlar el flujo de trabajo. Se le asigna un nombre a cada lote, compuesto por la siguiente información: - Fecha de la carga - Persona responsable - Número de lote - Número de caja en depósito Ejemplo de nombre de lote: 20090916/YD/05/C224 4) Verificación – Control de calidad En el módulo de verificación se controlan: - La correcta indexación de las imágenes - La calidad de imágenes digitalizadas Permite corregir y volver a digitalizar las imágenes con mala calidad, o imágenes faltantes. 5) Guardado de la documentación La documentación de las HCs que han cumplido todo el proceso de digitalización, carga y verificación, se archivan en cajas etiquetadas y numeradas en un depósito externo. Como toda la documentación guardada en el depósito está referenciada en el SIDEG, podemos consultar a través de éste, el “estado” de las HCs contenidas en cada caja, y saber cuando éstas cumplen con la norma para su destrucción. También esta referenciación nos permite recuperar el documento original, en caso de ser necesario. Consultas A través del SIDEG: Ejemplo de consultas de Estudios funcionales digitalizados: Resultados El FNR tiene en la actualidad un archivo de HCs activas en soporte digital. Esto ha permitido: 1 – Detener el crecimiento físico del archivo 2 – Consultar las historias clínicas en línea, en la gestión interna. 3 – Tener la posibilidad de intercambiar HCs con agentes externos, incluso a través de estándares de intercambio de documentos clínicos (CDA). 4 – Tener un sistema válido de respaldo legal de la gestión “sin papeles”. Si bien la información contenida en las HCs digitalizadas no es procesable, como resultado del proceso obtenemos HCs con algunas de las principales virtudes de una HCE: Accesibilidad Oportunidad Completitud Persistencia Interoperabilidad ? Digitalización de documentos en la HCE - Documentos específicos ej: consentimiento informado - HC previa a la HCE en formato papel (histórico) Características del gestor documental - Posibilidad de definir “tipos de documento” en forma libre y previo a la digitalización. - Posibilidad de definir previamente “formatos de salida” incluyendo CDA de nivel 1. Necesidad de estándares - Definir y estandarizar “tipos de documento” para el archivo histórico de forma tal de compartimentar la información y facilitar la consulta. Gracias por su atención Lic. Amelia Correa Fondo Nacional de Recursos www.fnr.gub.uy Agradecemos a toda la Unidad de informática del FNR por su apoyo permanente y sus valiosos aportes para este trabajo.