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HCE móvil en un servicio de Emergencia Médica pre hopitalaria
Aldrin Devincenzia, Federico Landonib, Gabriel Mayobrec, Jose Luis Güissod , Selene Indartee
a
Analista Programador. Dpto. de Informática. SUAT SC. Montevideo, Uruguay
Licenciado en Sistemas. Dpto. de Informática SUAT SC. Montevideo, Uruguay
c
Analista Programador. Dpto. de Informática SUAT SC. Montevideo, Uruguay
d
Gerente de Informática. SUAT SC. Montevideo, Uruguay
e
Médico. Gerente de Informática Médica SUAT SC. Montevideo Uruguay
b
Resumen y Objetivos
Desde el año 2004 SUAT SC está trabajando en la implantación de una Historia Clínica Electrónica (HCE) única por
persona. El área que quedaba fuera del proyecto era el de la
asistencia domiciliaria. Anualmente se realizan 200.000 asistencias domiciliarias, lo que implica 200.000 hojas de asistencia a codificar para incorporar en la HCE de cada usuario. Se presenta el desarrollo in-house, de una aplicación móvil de HCE y su integración al Sistema de Información de
SUAT (SIS). El mismo está en producción desde marzo del
2014. Interesa destacar la metodología inclusiva que se aplicó, encarando el proyecto como un proyecto de gestión del
cambio, dado que consideramos que fue el factor crítico de
éxito. Se incluye además una encuesta realizada a las personas asistidas y otra a los médicos participantes, así como un
análisis del impacto en la gestión. Se evidencia un impacto
positivo en todos los involucrados: los pacientes, los médicos
y la empresa.
SSCC. En el área asistencial sólo quedaba en papel las Hojas
de Asistencia de los domicilios. Desde hace varios años se han
analizado diferentes opciones para resolver la informatización
de estos registros y fueron descartadas por costos, usabilidad,
carencias tecnológicas, etc. La aparición de las Tablets y la
buena cobertura 3G de nuestra área de operaciones, permitieron el desarrollo de esta solución. Antes de incursionar en el
área asistencial de urgencia se desarrollaron e implantaron
aplicaciones móviles para los promotores (vendedores) cobradores y médicos certificadores, experiencias que permitieron
poner a punto múltiples aspectos técnicos. De esta forma, a
partir de marzo del 2013 se comenzó el diseño de un proyecto
de HCE móvil para implantar en las asistencias realizados por
los médicos que trabajan en los autos y ambulancias de la empresa. Se encaró como un gran proyecto de gestión del cambio
vinculado a tecnología y en base a esa filosofía se definió la
metodología a aplicar.
Los objetivos definidos apuntan siempre a satisfacer necesidades de los tres componentes básicos de la organización: los
clientes, (pacientes/usuarios), los médicos y la gestión
Palabras Claves:
HCE móvil, usabilidad, gestión del cambio
Introducción
Métodos
Se decidió hacer un proyecto en dos etapas,
SUAT es una empresa de Emergencia Médica Pre hospitalaria, fundada en 1991. Tiene dos unidades de negocio: SUAT
Emergencia que brinda servicios de atención pre hospitalaria
de emergencia urgencia y de baja complejidad, servicio de
policlínica de urgencia, y traslados simples y especializados; y
SUAT Servicios Complementarios (SSCC) que brinda consultas médicas de especialidades, incluyendo imagenología y
laboratorio, tiene un área de medicina empresarial (chequeos,
certificaciones, carné de salud) y un área de rehabilitación
cardiológica y física. SUAT nació informatizada y con la vocación de desarrollar sus propias soluciones informáticas.
Desde el año 2001 estamos en un proyecto de llevar la gestión
de la empresa a “cero papel”. En ese camino se ha informatizado progresivamente la gestión administrativo contable, la de
RRHH, la de Informática Médica, la gestión de guardias, la
gestión administrativa de los SSCC, la cabina asistencial, las
policlínicas de urgencia y todas las áreas asistenciales de los
a-
médicos que trabajan en los autos haciendo llamados
de baja complejidad (2013 –2014)
b- asistencias de Emergencia y Urgencia que preferentemente se cumplen en ambulancias (2014 –2015).
Se definió también que se organizaría un equipo de trabajo
integrado por el equipo informático, algunos de los médicos
que trabajan en los autos e Informática Médica. Empezamos a
trabajar en marzo del 2013. Se invitó a 8 médicos donde estaban representados: médicos de adultos y pediatras, de diferentes generaciones y con diferente afinidad hacia la tecnología.
En conjunto con ellos se definieron los pasos del proceso asistencial y se fueron diseñando las pantallas de forma de verificar y garantizar el mejor nivel de usabilidad.
En lo que refiere a la HCE, permite al médico registrar:
• Cambios de datos patronímicos
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Antecedentes
Controles (PA, FC. Tax, HGT, etc)
Enfermedad actual
Examen físico (ordenado por aparatos y sistemas)
ECG (ritmo, conducción, repolarización y observaciones en formato texto)
Planteo clínico primario y secundario
Medicamentos administrados durante la asistencia
Procedimientos realizados durante la asistencia
Indicaciones higiénico-dietético-medicamentosas
Destino final del paciente
A cada médico se le entrega una Tablet, una impresora y los
cargadores correspondientes.
El dispositivo utilizado es una Tablet Samsung Galaxy Tab de
8”, con sistema operativo Android. La autonomía de carga de
la batería es de 36 horas.
La impresora portátil, es de marca Dactecs, DDP-450 y su
autonomía de carga de batería es de 6 días.
El rollo de la impresora tiene impreso el logo de SUAT en el
reverso y no requiere ninguna maniobra para su recambio.
El desarrollo de la aplicación se realizó en el lenguaje Java
para Android interactuando con el Módulo Asistencial del SIS
a través de una capa de servicios (Webservices Soap). La conexión entre las Tablets y el SIS se realiza por una red Privada
Móvil que utiliza tecnología 3G.
La Tablet y la impresora se conectan vía Bluetooth.
Luego se comenzó la etapa de prueba de conectividad, integración con el SIS, complementación de procesos con Cabina,
Informática Médica y Administración..
En diciembre del 2013 comenzó el piloto de la conectividad y
la coordinación con el SIS Asistencial. En febrero del 2014, se
comenzó con el registro de la HCE en el domicilio.
En marzo se empezaron a sumar otros colegas y para fines de
mayo ya había 30 médicos usando la aplicación. Entre el 1 de
agosto y el 30 de setiembre se incorporaron los 212 médicos
restantes que trabajan en los autos y las Tablets están en cada
Base de Salida a disposición de los médicos que toman la
guardia
El diseño de la aplicación se basó en el paradigma de que el
médico escriba (digitando) lo menos posible, sin perder la
riqueza de los datos. Para ello se diseñaron diferentes interfases con botones, menú desplegables, barras de valores, etc.
(imagen 2 y 3)
Todos fueron probados y validados por el grupo de médicos
piloto.
Por otro lado alineado con la filosofía de cero papel, se incluye en la aplicación el ingreso del mail del paciente y la posibilidad de enviar la copia de la Hoja de Asistencia al mismo en
pdf, de forma de no tener que imprimirla en el domicilio. De
todas formas todas las hojas de las asistencias de SUAT están
disponibles en la web, previo registro y obtención de usuario y
contraseña
En junio se realizaron dos encuestas para evaluar el proyecto:
una encuesta telefónica entre los pacientes que habían sido
asistidos por un medico que llevaba Tablet. Se seleccionó una
muestra aleatoria, estadísticamente significativa de 354 personas y una encuesta en papel entre los 30 médicos usuarios del
sistema. Los resultados se exponen en el capítulo correspondiente
Resultados
Según datos acumulados al 30 de junio del 2014
1- Del 1 de febrero al 30 de junio, se realizaron 44849 asistencias de baja complejidad, de ellas 9181 (20.4%) fueron confeccionadas en las Tablets.(Tabla 1)
Tenemos 430 HC enviadas por mail, en pdf al socio.
2- Las HCE de Tablet que requieren codificación de datos son
31% del total, y hemos comprobado en base al trabajo de las
digitadoras expertas que su procesamiento insume 1/5 del
tiempo que insume procesar una HC hecha en papel.
Esto permitió redistribuir tareas en el área de Informática Médica, por ejemplo: dos de las digitadoras fueran capacitadas
como testers internos para los nuevos desarrollos, otra se capacitó en temas legales y se hizo responsable de la creación,
mantenimiento y gestión del archivo digital asistencial de la
empresa
3- El costo del papel de la impresora es el 30% del costo de
utilizar hojas pre impresas con original y copia que usábamos
previamente
4- La encuesta realizada entre los pacientes demostró que el
91% consideraba que el uso de las Tablets en la asistencia era
globalmente bueno, muy bueno o excelente. Los atributos
positivos destacados fueron: la legibilidad de la hoja, la rapidez del médico en registrar los datos, resaltando que el médico
no tiene que preguntar información que ya tiene (nombre,
edad, antecedentes) y la sensación de seguridad en cuanto al
manejo de la información y a la disponibilidad de la misma.
5- La encuesta realizada entre los médicos usuarios de las Tablets demostró que el 99% consideró la experiencia globalmente muy buena o excelente. Se les consulto sobre la estrategia empleada: el 60% consideró que había sido importante o
muy importante y el 40% respondió que había sido un factor
clave en el éxito. En cuanto al uso del sistema el 100% lo calificó de fácil o muy fácil, y evaluaron su uso como muy satisfactorio o satisfactorio en el 100% de las encuestas. En cuanto
a la respuesta de los pacientes durante la asistencia, los calificativos fueron: sorpresa, satisfacción, agrado, e interés.
6- La página web de SUAT, el mailing con los socios y la
cuenta de twitter confirmaron estas impresiones en múltiples
comunicaciones.
Conclusiones
SUAT SC es una empresa con una estructura operativa descentralizada. La “casa central” alberga las dependencias administrativas, la dirección médica y la cabina asistencial. La
enorme mayoría del personal asistencial tiene escasos momentos de vínculo directo con estas áreas. La dirección asistencial
tiene un contacto permanente con su personal, pero vía mail,
comunicados en las carteleras, entre otras, las oportunidades
presenciales son la capacitación de inducción inicial, los cursos de educación médica continua y alguna entrevista por temas puntuales
Como ya explicamos fundamentamos el éxito de este proyecto
en lograr que tuviera un impacto positivo en los médicos, en
los pacientes/clientes y en la empresa. Involucrar a los médicos en el desarrollo e implantación de la innovación fue un
factor crítico de éxito. A lo largo de los meses se convirtieron
en los capacitadores y promotores del proyecto. Lo tomaron
como propio, detectaron oportunidades de mejora, nos surtieron de cientos de sugerencias que se transformaron en realidad
en más del 80%
Otro aspecto a destacar es el siguiente: la capacitación de los
médicos para el uso de las Tablets, fue muy simple, no llevó
más de 2 horas. La riqueza de esa instancia se plasmó en que
nos permitió reforzar conceptos empresariales, recordar normativas, discutir instancias asistenciales complejas, acordar
estrategias y conductas y trabajar en el sentido de pertenencia.
Por otra parte establecimos diversos mecanismos de consulta e
interacción que si bien siguen siendo a distancia, son mucho
más personalizados, y nos ocupamos de responder a cada una
de las sugerencias y planteos, aunque sea para explicar porqué
no son viables.
Algunos de los médicos que participaron en el proyecto piloto
han decidido a formase en Informática Médica y están haciendo cursos de postgrado. Este hecho nos permite avizorar la
aparición de una generación de recambio para los mandos de
la empresa.
Por último y no menos importante es el mantenimiento de
SUAT como empresa innovadora, con la filosofía de aplicar
tecnología no como un fin en si misma sino como una herramienta de gestión
Imagen 2
Imagen 3
Tabla 1
Llamados/mes HC en Tablet %
Feb 6414
678
10.5
Mar 9030
952
10.5
Abr 8435
1449
17.4
May 10243
2356
23.0
Jun
3743
34.9
10727
Referencias
[1] Sanz de Abajo B, Rodríguez J, et al. Mundoesalud 7 (25)
2011 ISSN 1698-7969.
[2] Olivera C, Segatore A, Olivera L, Mobile HCP- Historia
Clínica Prehospitalaria. ECI Emergencias Médicas. Mendoza Argentina. 3er Congreso Argentino de Informática y
Salud CAIS 2012, 41 JAIIO-CAIS 2012 ISSN 1853-1881
www.41jaiio.org.ar/sites/default/files/13_CAIS_2012.pdf
[3] Proyecto e-Factura Dirección General Impositiva. ROU
www.efactura.dgi.gub.uy/principal/ampliacion-decontenido/nomina-de-empresas-del-plan-piloto?es
[4] Indarte S, Zawadzki S, Ribero G. Temas de Gestión Clínica pag 63-70 Editorial Dedos. Set 2012 ISBN
9789974820135.
[5] Informe IDC 2012
www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS23946013#.USJF
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