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Instrucción Técnica:
Actuación en
Edificio:
Edición: 00
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INSTRUCCIÓN TÉCNICA: ACTUACIÓN EN EDIFICIO:
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UNIDAD FUNCIONAL DE CONSERJERÍA E
INSTALACIONES
UNIVERSIDAD DE HUELVA
Elaborado: Grupo de
Mejora Gestión de
Espacios
Fecha: Noviembre 2008
Revisado:
Aprobado:
Fecha:
Fecha:
Instrucción Técnica:
Actuación en
Edificio:
Edición: 00
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Contenido
1
OBJETO ............................................................................................................ 6
2
ALCANCE.......................................................................................................... 6
3
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ............................................................ 6
4
DESARROLLO .................................................................................................. 6
4.1
Personal de conserjería: ............................................................................. 7
4.1.1
Hora de entrada ................................................................................... 7
4.1.2
Hora de salida ...................................................................................... 7
4.1.3
Cambio de turno ................................................................................... 7
4.2
Llaves necesarias para entrar/salir del edificio ........................................... 7
4.2.1
Donde se recogen ................................................................................ 7
4.2.2
Donde se entregan ............................................................................... 7
4.3
Libro de Incidencias .................................................................................... 7
4.3.1
4.4
Lugar dónde se encuentra el Libro de Incidencias ............................... 7
Ubicación de Planos del Edificio ................................................................. 7
4.4.1
Lugar dónde se encuentran los planos de los edificios ........................ 7
4.5
Como se realiza el control de SICAP: No rellenar ...................................... 8
4.6
Alarmas ....................................................................................................... 8
4.6.1
¿Hay Alarmas? ..................................................................................... 8
4.6.2
¿Dónde se encuentra? ......................................................................... 8
4.6.3
¿Cuando se desconecta?..................................................................... 8
4.6.4
¿Cuándo se conecta? .......................................................................... 8
4.7
Resto del personal: ..................................................................................... 8
4.7.1
Hora de entrada ................................................................................... 8
4.7.2
Hora de salida ...................................................................................... 8
4.8
Puertas a abrir al inicio de la jornada ......................................................... 8
4.8.1
Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde se
encuentra (para cada espacio que hay que abrir) ................................................ 8
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4.9
Puertas a cerrar al termino de la jornada .................................................... 9
Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde se
4.9.1
encuentra (para cada espacio que hay que cerrar) .............................................. 9
4.10
Persianas y otros de Espacios Comunes ................................................ 9
4.10.1
Indicar qué persianas y los lugares donde se encuentran que sean
necesario abrir al inicio de la jornada y cerrar al comienzo de ésta. .................... 9
4.10.2
Indicar otras acciones no indicadas más arriba a la hora de abrir y
cerrar el edificio .................................................................................................... 9
4.11
Luces a encender o apagar durante la jornada. ...................................... 9
4.11.1
Ubicación de los cuadros eléctricos o interruptores .......................... 9
4.11.2
Método de señalización de los interruptores en cada cuadro eléctrico
9
4.12
Aire Acondicionado .................................................................................. 9
4.12.1
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria del AA y
modo de ponerla en marcha ................................................................................ 9
4.12.2
Espacio donde se encuentra el encendido de los fancoys y modo de
ponerlos en marcha ........................................................................................... 10
4.13
Calefactores........................................................................................... 10
4.13.1
Espacio donde se encuentra el encendido de los calefactores y
modo de ponerlo en marcha .............................................................................. 10
4.14
Otras máquinas ..................................................................................... 10
4.14.1
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria y modo
de ponerla en marcha ........................................................................................ 10
4.15
Llaves que se entregan habitualmente durante la jornada (Seguir Manual
de Gestión de Espacios) ........................................................................................ 10
4.15.1
Donde se encuentran las llaves ...................................................... 10
4.15.2
Personal autorizado a retirarlas ...................................................... 10
4.15.3
¿Existe algún listado de autorizaciones? (Donde) .......................... 10
4.16
Control de aulas (Seguir Manual de Gestión de Espacios) ................... 10
4.16.1
manual
Poner aquí cualquier especificación que no esté recogido en el
10
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4.17
Medios audiovisuales (Seguir Manual de Gestión de Medios
Audiovisuales) ....................................................................................................... 11
4.17.1
Lugar donde se encuentras los MMAA portátiles ............................ 11
4.17.2
Lugar donde se encuentran los mandos ......................................... 11
4.17.3
Lugar donde se encuentran los cables de sonido ........................... 11
4.17.4
Lugar donde se encuentra el listado de aulas y salas con los equipos
montados en ellas y las instrucciones de utilización .......................................... 11
4.18
Reserva de espacios (Seguir Manual de Gestión de Espacios) ............ 11
4.18.1
Quien las realiza ............................................................................. 11
4.18.2
Donde se mira el cuadrante diario .................................................. 11
4.18.3
¿Se pueden hacer reservas puntuales del mismo día? .................. 11
4.19
Infraestructura. Seguir Manual de Gestión de Infraestructura ............... 11
4.19.1
4.20
Poner especificaciones no contenidas en el Manual ....................... 11
Correo. Seguir Manual Gestión de Correos ........................................... 12
4.20.1
Donde se recopila la correspondencia ............................................ 12
4.20.2
Como se reparte internamente en el edificio y horario .................... 12
4.20.3
Otros edificios dónde se reparte/recopila correspondencia, y horario
aproximado 12
4.20.4
Donde se encuentra herramientas de clasificación y franqueo de la
correspondencia (Peso, pegatinas de Correo, etc.) ........................................... 12
4.21
Tablones de anuncio (Seguir Manual de Información y atención al
público) 12
4.21.1
Dónde se encuentra listado de la totalidad de tablones (ubicación,
llave, quien los mantiene)................................................................................... 12
4.21.2
4.22
Anotar especificaciones referente a su mantenimiento .................. 12
Objetos perdidos (Seguir Protocolo de Objetos Perdidos) .................... 12
4.22.1
Donde se guardan........................................................................... 12
4.22.2
Donde se encuentra Hoja Registro Objetos Perdidos ..................... 12
4.23
Servicio de limpieza ............................................................................... 13
4.23.1
Anotar cualquier dato relevante como horario de entrada, si es fuera
del nuestro, de salida, tareas especiales a realizar durante su jornada… ......... 13
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4.24
Otras: Anotar el resto de tareas a realizar en el edificio que no se hayan
recogido en los puntos anteriores .......................................................................... 13
5
HISTÓRICO DE CAMBIOS ............................................................................. 13
6
ANEXOS ......................................................................................................... 13
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1 OBJETO
El objetivo de la presente Instrucción Técnica es que el todo el personal de la
unidad de conserjerías e instalaciones que llegue por primera vez a un edificio, sea
capaz de abrirlo, cerrarlo, y realizar las tareas propias del día a día, sin que se vea
mermada la calidad del servicio que prestamos, salvo la lógica la lentitud en sus
acciones al tener que estar leyendo este protocolo repetidamente.
2 ALCANCE
El presente manual pretende servir como guía para el personal de las
Conserjerías de la Universidad de Huelva en todo el proceso de Gestión de Espacios
de la Universidad de Huelva.
3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

Manual de Gestión de Espacios

Manual de Gestión de Correos

4 DESARROLLO
Rellenar todos los apartados que a continuación se desarrollan, siempre que en el
edificio concurran situaciones del punto indicado, utilizando para ello el espacio
necesario.
En ningún caso indicar en este protocolo las claves. Solo referir si hacen falta. En
tal caso deberá ponerse en contacto con su responsable para que se las facilite.
En todos los ordenadores de conserjería se reservará la parte izquierda de la
pantalla para los programas de uso de cada edificio. En la parte derecha se
colocarán los iconos de las aplicaciones comunes a la Unidad (para ello picar con el
botón derecho en el escritorio, seleccionar “Organizar Iconos” y despicar
“Organización Automática” y “Alinear a la Cuadrícula”)
a. Mozilla FireFox
b. Accesos directos a SICAP: en las conserjerías autorizadas a ello
c. PROTOCOLOS, acceso a la carpeta de la WEB donde se recogerán todos
los protocolos
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d. INFRAESTRUCTURAS, acceso a la base de datos de mantenimiento
e. GANES, en las conserjerías donde se realicen las facturas de correos
f. Otras Aplicaciones
4.1
Personal de conserjería:
4.1.1
Hora de entrada
4.1.2
Hora de salida
4.1.3
Cambio de turno
4.2
Llaves necesarias para entrar/salir del edificio
4.2.1
Donde se recogen
4.2.2
Donde se entregan
4.3
Libro de Incidencias
4.3.1
4.4
Lugar dónde se encuentra el Libro de Incidencias
Ubicación de Planos del Edificio
4.4.1
Lugar dónde se encuentran los planos de los edificios
Instrucción Técnica:
Actuación en
Edificio:
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4.5
Como se realiza el control de SICAP: No rellenar
4.6
Alarmas
4.6.1
¿Hay Alarmas?
4.6.2
¿Dónde se encuentra?
4.6.3
¿Cuando se desconecta?
4.6.4
¿Cuándo se conecta?
4.7
Resto del personal:
4.7.1
Hora de entrada
4.7.2
Hora de salida
4.8
Puertas a abrir al inicio de la jornada
4.8.1
Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde
se encuentra (para cada espacio que hay que abrir)
Instrucción Técnica:
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Edificio:
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4.9
Puertas a cerrar al termino de la jornada
4.9.1
Nº de llave, nombre de espacio al que da acceso y lugar donde
se encuentra (para cada espacio que hay que cerrar)
4.10 Persianas y otros de Espacios Comunes
4.10.1
Indicar qué persianas y los lugares donde se encuentran que
sean necesario abrir al inicio de la jornada y cerrar al comienzo de ésta.
4.10.2
Indicar otras acciones no indicadas más arriba a la hora de abrir
y cerrar el edificio
4.11 Luces a encender o apagar durante la jornada.
4.11.1
Ubicación de los cuadros eléctricos o interruptores
4.11.2
Método de señalización de los interruptores en cada cuadro
eléctrico
4.12 Aire Acondicionado
4.12.1
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria del
AA y modo de ponerla en marcha
Instrucción Técnica:
Actuación en
Edificio:
Edición: 00
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4.12.2
Espacio donde se encuentra el encendido de los fancoys y modo
de ponerlos en marcha
4.13 Calefactores
4.13.1
Espacio donde se encuentra el encendido de los calefactores y
modo de ponerlo en marcha
4.14 Otras máquinas
4.14.1
Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria y
modo de ponerla en marcha
4.15 Llaves que se entregan habitualmente durante la jornada
(Seguir Manual de Gestión de Espacios)
4.15.1
Donde se encuentran las llaves
4.15.2
Personal autorizado a retirarlas
4.15.3
¿Existe algún listado de autorizaciones? (Donde)
4.16 Control de aulas (Seguir Manual de Gestión de Espacios)
4.16.1
manual
Poner aquí cualquier especificación que no esté recogido en el
Instrucción Técnica:
Actuación en
Edificio:
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4.17 Medios audiovisuales (Seguir Manual de Gestión de Medios
Audiovisuales)
4.17.1
Lugar donde se encuentras los MMAA portátiles
4.17.2
Lugar donde se encuentran los mandos
4.17.3
Lugar donde se encuentran los cables de sonido
4.17.4
Lugar donde se encuentra el listado de aulas y salas con los
equipos montados en ellas y las instrucciones de utilización
4.18 Reserva de espacios (Seguir Manual de Gestión de Espacios)
4.18.1
Quien las realiza
En el Campus El Carmen consultar:
http//www.uhu.es/conserjerías/campus/carmen/GestionEspacios.htm
4.18.2
Donde se mira el cuadrante diario
4.18.3
¿Se pueden hacer reservas puntuales del mismo día?
4.19 Infraestructura. Seguir Manual de Gestión de Infraestructura
4.19.1
Poner especificaciones no contenidas en el Manual
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4.20 Correo. Seguir Manual Gestión de Correos
4.20.1
Donde se recopila la correspondencia
4.20.2
Como se reparte internamente en el edificio y horario
4.20.3
Otros edificios dónde se reparte/recopila correspondencia, y
horario aproximado
4.20.4
Donde se encuentra herramientas de clasificación y franqueo de
la correspondencia (Peso, pegatinas de Correo, etc.)
4.21 Tablones de anuncio (Seguir Manual de Información y atención
al público)
4.21.1
Dónde se encuentra listado de la totalidad de tablones
(ubicación, llave, quien los mantiene)
4.21.2
Anotar especificaciones referente a su mantenimiento
4.22 Objetos perdidos (Seguir Protocolo de Objetos Perdidos)
4.22.1
Donde se guardan
4.22.2
Donde se encuentra Hoja Registro Objetos Perdidos
Instrucción Técnica:
Actuación en
Edificio:
Edición: 00
Error! AutoText
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4.23 Servicio de limpieza
4.23.1
Anotar cualquier dato relevante como horario de entrada, si es
fuera del nuestro, de salida, tareas especiales a realizar durante su
jornada…
4.24 Otras: Anotar el resto de tareas a realizar en el edificio que no se
hayan recogido en los puntos anteriores
5 HISTÓRICO DE CAMBIOS
Edición Fecha
Resumen de cambios
00
Creación de la IT
2008
6 ANEXOS