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Código: PCD-GE-PE-097
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE
POBLACIÓN ESPECIAL
Versión: 3
Fecha: 19-MAR-13
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1. Objetivo del procedimiento
Identificar y certificar a las personas mayores de 18 años que residen en el Distrito Capital, y cumplen con las condiciones de población
especial: habitante de la calle o persona mayor en abandono, con el fin de facilitar su acceso a los servicios de salud y demás
programas sociales.
2. Glosario
Persona mayor en abandono: Persona mayor de 60 años que carece de vivienda, ingresos, red familiar y social que asuma su
cuidado y protección.
Cédula de Ciudadanía: Documento único de identificación válido para todos los actos civiles, políticos, administrativos y
judiciales según la ley 39 de 1961 expedido por la Registraduría Nacional para los ciudadanos Colombianos al cumplir los 18
años de edad.
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Certificación: Documento mediante el cual se da garantía por escrito, que el-la ciudadano-a identificado-a y valorado-a cumple
con las condiciones de población especial. Este documento se emite conforme a los parámetros establecidos por el artículo 5 del
acuerdo 77 de 1997.
Certificado de Población Especial (CPE): Formato establecido por la Secretaria Distrital de Integración Social, acorde con lo
establecido en el acuerdo 77 de 1997 emitido por el Ministerio de la Protección Social, en el cual se relacionan los datos
recopilados en el procedimiento de certificación.
Ciudadano o ciudadana habitante de calle: La sentencia T-533/1922, lo define como aquella “Persona que carece de recursos
económicos para subsistir dignamente y se encuentran incapacitados para trabajar, debido a su condición, edad o estado de
salud” y ha elegido la calle como lugar habitual y de permanencia. En tanto que el VI Censo realizado por la Secretaría Distrital
de Integración Social en Bogotá en 2011 lo define como: “Es todo ciudadano o ciudadana que permanece en calle (al menos
treinta días continuos) o se ubica temporalmente en un lugar especial de alojamiento (instituciones privadas o públicas, paga
diarios o lugares de consumo) y hace de la calle su espacio físico, social y cultural en donde solventa todas sus necesidades”.
Ficha SIRBE: Es el instrumento base del Sistema de Información para Registro de los Beneficiarios – SIRBE de la Secretaría
Distrital de Integración Social, su diligenciamiento da cuenta de la información que brinda el solicitante al momento de realizar la
entrevista.
Población Especial: Ciudadanos y ciudadanas habitantes en Bogotá, mayores de 18 años de edad, habitantes de calle o
personas mayores de 60 años en abandono, que carecen de vivienda, ingresos, red familiar y social, y por lo tanto se encuentran
en situaciones de vulnerabilidad y fragilidad social.
Solicitante: Se denominan así a todos los actores (Hospitales, Entes de control, Organizaciones No Gubernamentales o
Ciudadanía en general), que intercedan en la solicitud de certificación para población especial.
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3. Condiciones generales
Con el fin de garantizar la restitución de los derechos básicos en salud y el acceso a otros servicios sociales del Distrito, las
personas que soliciten y se les expida el Certificado de Población Especial, deben cumplir con los siguientes requisitos:



Personas mayores de 18 años.
En abandono, sin red de apoyo familiar y/o social.
Carecer de vivienda, renta e ingresos fijos o estables.
Así mismo es importante tener en cuenta la siguiente normatividad:


La Ley 100, expedida en 1993, reglamenta el Sistema General de Seguridad Social integra en Colombia. Cada municipio
identifica la población potencial mediante la aplicación de la «encuesta SISBEN» o Sistema de Selección de Beneficiarios
a Programas Sociales, mediante el listado censal de las comunidades indígenas, mediante la certificación de la población
infantil abandonada expedida por el ICBF, o mediante la identificación de la población indigente en los formatos
establecidos o en los instrumentos que hagan sus veces. Por otra parte, el Capítulo II - Libro Cuarto Servicios sociales
complementarios Artículo 257.-Programa y requisitos. Establecerse un programa de auxilios para los ancianos indigentes
que cumplan los siguientes requisitos: a) Ser colombiano; b) Llegar a una edad de sesenta y cinco o más años;
c) Residir durante los últimos diez años en el territorio nacional; d) Carecer de rentas o de ingresos suficientes para su
subsistencia, o encontrarse en condiciones de extrema pobreza o indigencia, de acuerdo con la reglamentación que para
tal fin expida el Consejo Nacional de Política Social, y e) Residir en una institución sin ánimo de lucro para la atención de
ancianos indigentes, limitados físicos o mentales y que no dependan económicamente de persona alguna. En estos
casos el monto se podrá aumentar de acuerdo con las disponibilidades presupuéstales y el nivel de cobertura. En este
evento parte de la pensión se podrá pagar a la respectiva institución. PARAGRAFO. 1º- El Gobierno Nacional
reglamentará el pago de los auxilios para aquellas personas que no residan en una institución sin ánimo de lucro y que
cumplan los demás requisitos establecidos en este artículo.”
Artículo 5 del acuerdo 77 de 1997 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud para la identificación de
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poblaciones especiales, mediante el cual se reglamenta el procedimiento para vincular a la población habitante de calle
al Sistema de Salud a partir de la ley 100. “Cuando una persona, sea considerada indigente, por carecer de vivienda e
ingresos, deberá ser identificada por la respectiva Alcaldía Municipal de conformidad con el formato que para el efecto
defina Ministerio de Salud.”
Acuerdo 244 de 2003 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, mediante el cual se modifica y actualiza la
vinculación al Sistema de Seguridad Social.
Decreto 136 de mayo 6 de 2005 enmarca nuestra labor en el Plan de Atención Integral al Ciudadano-a habitante de Calle
que exige mayor y mejor coordinación de los entes Distritales para avanzar en el manejo adecuado de la problemática de
habitabilidad en calle.
Declaración Universal de los Derechos Humanos ONU de Diciembre de 1948. Artículo 3. Todo individuo tiene derecho a
la vida, a la libertad y a la seguridad de su persona.
Constitución Política de Colombia 1991. Articulo 48: La seguridad social es un servicio público y obligatorio que se
prestara bajo la coordinación del estado en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad en los
términos que establezca la ley.
Acuerdo 415 de 2009 del Ministerio de la Protección Social por medio del cual se modifica la forma y condiciones de
operación del Régimen Subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones:
Capítulo II - Artículo 6. Identificación de beneficiarios mediante instrumentos diferentes de la encuesta SISBEN. La
identificación de las poblaciones especiales se podrá realizar mediante listados censales diligenciados por la entidad
responsable, dentro de sus facultades legales y reglamentarias, sin que sea exigible la aplicación de la encuesta SISBEN,
así:-“Personas mayores en centros de protección. Las personas mayores de escasos recursos y en condición de
abandono que se encuentren en centros de protección, se identificarán mediante listado de beneficiarios elaborado por
las alcaldías Municipales o Distritales.”
Es necesario que el solicitante cuente con el número de cédula de ciudadanía o documento en físico emitido por la
Registraduría Nacional del Estado Civil.
La ficha SIRBE en su diligenciamiento no debe tener tachones ni enmendaduras; a su vez debe ir firmada por la persona
a certificar, el solicitante (si aplica), y el servidor público de la subdirección técnica que diligencia la ficha.
Al aprobarse la expedición del certificado y una vez firmado por el Subsecretario/a, se registra en el SIRBE el estado
Activo.
La no expedición del certificado se registra en el SIRBE como actuación de Egreso por los motivos reportados en el
software.
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4. Relación con otros procedimientos y procesos
Direccionamiento
Político
Mantenimiento y
Soporte de TIC´S
.
Directrices orientadoras
Políticas públicas
Sistemas informáticos e
Infraestructura
CERTIFICACION DE
POBLACION ESPECIAL
Oportunidades
equitativas,
Garantía de
derechos
C
I
U
D
A
D
A
N
I
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
SOLICITANTE
SUBDIRECCIÓN INVESTIGACIÓN E
INFORMACIÓN
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA
SUBSECRETARIA
REGISTROS
INICIO
1. SOLICITAR LA
EXPEDICIÓN DEL CPE
2
2. VERIFICAR EN EL SISTEMA
ESTADO DEL SOLICITANTE
3. REALIZAR CRUCE Y
VERIFICACIÓN BASES DE DATOS
INSTRUCTIVO DE
CONSULTA SISBEN
INSTRUCTIVO DE
CONSULTA DE
INFORMACION DE
ORIGEN EXTERNO
INSTRUCTIVO DE
CONSULTA FOSYGA
4. REGISTRAR NOVEDADES
4. Forma to Fi cha SIRBE
5. REALIZAR ENTREVISTA Y
DILIGENCIAR FICHA SIRBE
5. Forma to Fi cha SIRBE
6. INGRESAR INFORMACION EN
EL SISTEMA MISIONAL SIRBE
NO
CUMPLE
6, Regi s tro en s i s tema SIRBE
8. REGISTRAR EN EL
SISTEMA MISIONAL SIRBE
NOVEDAD DE EGRESO
7. Memora ndo
8, Regi s tro en s i s tema SIRBE
SI
3
7.REGISTRAR ENSISISTEMA MISIONAL
SIRBE NOVEDAD "PENDIENTE DE
PROCESO" Y REMITIR A SII
MEMORANDO SOLICITANDO CRUCE
MASIVO
Fin
9. VALIDAR INFORMACIÓN CON EL
SISTEMA MISIONAL SIRBE Y GENERAR
CERTIFICADOS DE POBLACION ESPECIAL
9. Certi fi ca do de
Pobl a ci ón
Es peci a l genera do por el SIRBE
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ESPECIAL A LOS-AS SOLICITANTES.
SOLICITANTE
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA
SI
LOS CERTIFICADOS
CUMPLIERON SU
VIGENCIA?
SUBDIRECCIÓN INVESTIGACIÓN E
INFORMACIÓN
SUBSECRETARIA
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REGISTROS
3
NO
14.REMITIR OFICIO PARA ASEGURAMIENTO
A SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD.
10. MEMORANDO REMISORIO CON
REPORTE DEL CRUCE MASIVO
FIN
11. MEMORANDO REMISORIO Y
CERTIFICADOS PARA FIRMA
12. MEMORANDO REMISORIO Y
CERTIFICADOS FIRMADOS
14.
OFICIO
REMISORIO
A
SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD
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6. Aclaración de las actividades
Actividad 1. Solicitar la expedición del CPE
Para dar cumplimiento al trámite de certificación de población especial, la solicitud se puede generar por dos vías:
- Directa. Cuando el ciudadano-a vinculado-a en los servicios de Atención Integral a Personas habitantes de calle (Hogar de
Paso Nº 1 - Área de salud) o Atención Integral a la persona mayor en centros de protección solicita la certificación.
- Otro solicitante: A través del Área de Trabajo Social de los Hospitales, Organizaciones No Gubernamentales, reportando la
solicitud de visita y entrevista al teléfono 2016807/ correo electrónico certificadospoblacionespecial@gmail.com de la
Subdirección para la Adultez, o al número telefónico 2956829 / 3279797 Ext 1945 en la Subdirección de Vejez.
Actividad 2 y 3. Verificar en el sistema estado del solicitante. Realizar cruce de verificación de bases de datos.
Los datos de identificación suministrada por el solicitante se cruzan con las bases de datos que dan cuenta sobre identificación,
vinculación al Sistema General de Seguridad Social o a los servicios de la Secretaria Distrital de Integración Social y tenencia de
bienes:
-
SISBEN: Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales
COMPROBADOR DE DERECHOS,
FOSYGA – Fondo de Solidaridad y Garantía,
RUAF – Registro Único de Afiliados a la Protección,
CATASTRO: Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital,
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN: Verificación datos de identificación,
REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
SIRBE: El Sistema de Registro de Beneficiarios para los Programas Sociales del Distrito.
Para realizar esta actividad de verificación en base de datos de entidades tanto del nivel distrital y nacional es necesario tener en
cuenta los instructivos aprobados desde el proceso de Gestión del Conocimiento de Consulta de SISBEN, Consulta de
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Información de Origen Externo y Consulta de FOSYGA.
ENTIDAD
Departamento
Planeación. DNP
Nacional
INSTRUMENTOS
de
Secretaría Distrital de Salud
Procuraduría General de la Nación
Ministerio de la Protección Social –
Registraduría Nacional del Estado
Civil
Alcaldía Mayor de Bogotá – Unidad
Administrativa especial de Catastro
Distrital - Sector Hacienda Secretaría Distrital de Integración
Social
SISBEN:
Identificación
Beneficiarios
Sociales.
CONSULTA
Sistema
de
de Potenciales
de
Programas
Permite identificar si el solicitante cuenta con aplicación de la
encuesta y lo ha clasificado como potencial beneficiario del
Régimen Subsidiado en Salud y otros programas sociales.
Reporta los resultados de la encuesta en los niveles 1,2 ó 3 según
condición de la población.
Comprobador de Derechos Reporta el estado actual de afiliación de las personas en el
SDS.
Sistema General de Seguridad Social en salud D.C.
SIRI – Consulta de Antecedentes Permite verificar que el número de identificación corresponda a la
persona entrevistada.
FOSYGA – Fondo de Solidaridad
Permite verificar la afiliación al sistema de salud de los ciudadanos/as
y Garantía.
en su base de datos única de afiliados (BDUA) Subsidiados y
Compensados a nivel Nacional.
RUAF – Registro Único de Permite Consultar la afiliación de una persona en el sistema:
Afiliados
a
la
Protección Datos básicos de la persona, Afiliación en salud, en pensión, en
Social.SISPRO: Sistema Integral Riesgos Profesionales,
Cajas de Compensación Familiar,
de la protección Social Cesantías y Vinculación a Programas de Asistencia Social.
Página de la Registraduría- Permite consultar e imprimir la vigencia de las cédulas expedidas
Certificados de vigencia de por la Registraduría a nivel Nacional.
cédulas de ciudadanía
CATASTRO:
Unidad Permite verificar si el solicitante tiene propiedades y bienes
Administrativa
Especial
de inmuebles en el Distrito Capital.
Catastro Distrital.
SIRBE:Sistema de Registro de Permite verificar si el solicitante recibe beneficio de alguno de los
Beneficiarios para los Programas programas sociales brindados por la Secretaría Distrital de
Sociales del Distrito
Integración Social.
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Actividad 5. Realizar entrevista.
Esta se realiza directamente al ciudadano o ciudadana para evaluar su condición de habitabilidad en calle o estado de
vulnerabilidad. Se adelanta directamente en los puntos donde funcionan los servicios dirigidos a la población Habitante de la
Calle y Persona Mayor en condición de vulnerabilidad en el momento de la solicitud. En este caso, se realiza la verificación en
las bases de datos y se diligencia la ficha SIRBE directamente con el ciudadano.
Entrevistas a ciudadanos y ciudadanas ubicados en Hospitales u hogares de protección: Se programa la visita previa
solicitud del Área de Trabajo Social y en el término de 24 a 48 horas luego del reporte se realiza entrevista con el ciudadano-a.
Actividad 6. Ingresar información en base de datos SIRBE
Las respuestas suministradas en la entrevista y registradas en la ficha se ingresan al sistema SIRBE en lo posible, el día
siguiente hábil para que internamente el software realice el cruce de variables y valide la información.
Actividad 9. Validar información con SIRBE y generar certificados: Al realizar el cruce de variables, el sistema SIRBE
genera respuesta afirmativa o negativa para la expedición del certificado en promedio de las siguientes 8 horas.
Si la respuesta es afirmativa, el software autoriza la impresión del certificado y se genera con un código diferente para cada rejilla
expedida, cada Subdirección Técnica organiza en una carpeta para traslado y solicitud de firma de la Subsecretaría de
Integración Social.
Si la respuesta es negativa, el sistema informa el argumento por el cual no se expide y así dar respuesta al solicitante.
Actividad 11. Entregar formatos con memorando y relación a la Subsecretaria, con previa confirmación o aprobación de
S.I.I: Desde la Subdirección Técnica se realiza un listado en Excel relacionando los certificados aprobados con nombres,
apellidos, fecha de nacimiento y número de cédula. Este listado se envía por correo al funcionario responsable en Subsecretaría,
reportando adicionalmente la entrega de la carpeta con los folios relacionados en el listado.
Esto para la firma de la Subsecretaria Distrital de Integración Social y retorno de la carpeta a la Subdirección Técnica en el
término de 5 días.
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Actividad 13. Entregar certificados a los-as solicitantes: A los-as solicitantes se les hará entrega de la CPE expedida una
vez sean devueltos los certificados firmados por Subsecretaría a las Subdirecciones Técnicas a partir del quinto día.
Actividad 14. Remitir oficio para aseguramiento a la Secretaría Distrital de Salud: En formato excel diseñado por la
Secretaría de Salud se relacionan los datos de cada uno de los certificados firmados y se graba en un CD para ser entregado
mediante oficio radicado a la Oficina de Aseguramiento de la Secretaría Distrital de Salud haciendo claridad del tipo de población
relacionada, es decir habitantes de calle o personas mayores en protección certificados por la Secretaría Distrital de Integración
Social.
Lo anterior con el fin de garantizar su vinculación al Sistema de Salud y actualización de la información en el Comprobador de
Derechos como Población Especial.
Reporte de novedades: Al generarse cambio de condición de un ciudadano que haya superado la habitabilidad en calle o la
vulnerabilidad, por inclusión socio familiar o ubicación laboral con aportes al Régimen Contributivo, se realiza el respectivo
informe a la Oficina de Aseguramiento de la Secretaría de Salud para reportar su retiro de condición especial.
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7. Posibles productos o servicios no conformes
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
TRATAMIENTO
REGISTRO
3. Realizar cruce y
verificación bases de datos
Consultas externas realizadas
Coherencia
Las consultas deben realizarse
siguiendo totalmente los instructivos
establecidos por las entidades que
administran las bases de datos
Repetir la consulta
F-IM-PRO
5. Realizar entrevista
Entrevista realizada
Oportunidad
La entrevista debe realizarse dentro de
las 48 horas siguientes al reporte
El supervisor de la
trabajadora social debe
recordarle cada 8 horas
F-IM-PRO
NOMBRE
CARGO
ELABORO
GLADYS GOMEZ
PARRA
ANDRES
PENAGOS
CLAUDIA EVELYN
RIVERA
FABIO ANDRES
BUSTOS
PILAR
TRESPALACIOS
Profesional
SUBDIRECCIÓN
PARA LA VEJEZ
Coordinadora y
Promotor Social
Área de Salud
Hogar de Paso
SUBDIRECCIÓN
PARA LA
ADULTEZ
PREVENTIVO
PRODUCTO O
SERVICIO
ACTIVIDAD
REVISO
LUIS PINZON
SANDRA
GALEANO
GESTORES
SIG
DIRECCION
TERRITORIAL
APROBO
MARTHA
CÁRDENAS
YOLANDA
CASANOVA
ORLANDO
ROBBY
SUBDIRECTORA PARA
LA VEJEZ
SUBDIRECTORA
PARA LA
ADULTEZ
SUBDIRECTOR
DE INVESTIGACIÓN E
INFORMACIÓN
MILTON
FABIAN
FORERO
ASESOR
SUBSECRETARIA
PAULA
ANDREA
GALEANO
ELIZABETH
CORTÉS
HAROLH
GÓMEZ
DANIEL
MORA
DIRECTORA
POBLACIONAL
DIRECTORA DE
ANÁLISIS Y
DISEÑO
ESTRATÉGICO (E)
SUBSECRETARIO
DIRECTOR
TERRITORIAL (E)
(LÍDER DEL
PROCESO)
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