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Marzo 2009
GEN 2-1-1: FORMULARIO DE ENCUESTA DE MERCADO
Este documento es para uso interno y deberá ser utilizado como lista de verificación al conducir
una encuesta de mercado.
Requerimientos del Donante:
Antes de iniciar la encuesta de mercado verifique si existen requerimientos específicos del
donante con respecto a la nacionalidad del proveedor/proveedor de servicios y país de origen de
los insumos. En tal caso, tendrá que verificar si los proveedores locales pueden cumplir con los
requerimientos de origen de los productos que pueden suplir.
Además, recuerde verificar si existen requerimientos de visibilidad – es posible que tenga que
verificar si los proveedores pueden proveer localmente los trabajos de impresión, etc.
Registro de Oficina Local:
Verifique si su oficina está registrada con impuesto de valor agregado y exoneración de
impuestos – Si la oficina tiene exoneración de impuestos, entonces recuerde obtener los precios
excluyendo los impuestos/derechos y el impuesto de valor agregado e ingresar la cantidad
correcta en el presupuesto.
Si la oficina no tiene exoneración de impuestos y el donante puede acordar con la elegibilidad de
gastos de impuestos, entonces los precios incluidos en el presupuesto deberán incluir el
impuesto de valor agregado.
Que se puede comprar localmente?
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Marcar
con √
En el borrador de la propuesta de proyecto – identifique cuales insumos,
servicios y obras son requeridas. Lea cuidadosamente todas las actividades
en el borrador de la propuesta de proyecto.
Especificaciones: prepare un borrador de las especificaciones de los
insumos (con información del Oficial del Proyecto) y verifique si cualquiera
de los productos tiene una vida útil que deberá considerar (por ejemplo,
alimentos, condones, medicinas etc.)
Verifique los precios en el mercado local – por ejemplo, a) busque en las
paginas amarillas del directorio telefónico, busque en las bases de datos
disponibles (contacte a PROLOG para accesar nuestra base de datos),
usted además puede publicar un anuncio general ver el anexo GEN 1-2.
Ver además la sección del Manual 2.14.3 “Consejos acerca de como
obtener proveedores”.
Al buscar los insumos en el mercado también verifique el nivel de la calidad
de los productos visitando algunos proveedores.
Si necesita comprar productos farmacéuticos tenga en mente los
requerimientos especiales de los mismos. Vea la sección del Manual 2.8.
Verifique si algunos de los proveedores locales pueden proveer la
documentación requerida o de si no, UNICEF u otra MSF podrá asistir con
los insumos.
Costumbres locales comerciales – verifique si existen costumbres locales
comerciales aplicables a los insumos requeridos. Ejemplo de caso:
Nosotros teníamos un proyecto en Asia y en el país especifico la arena se
entrega desde las playas y cada proveedor tiene una cuota por una
cantidad definida de un área definida, es decir, no podíamos comprar toda
la arena a un solo proveedor si no que hicimos varios contratos pequeños
con proveedores diferentes. Como resultado, tuvimos que hacer una
solicitud de derogación desde una oferta pública abierta a una sola
cotización. Es importante conseguir esta clase de información durante la
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etapa de propuesta de proyecto.
Verifique la capacidad de los proveedores – puede un solo proveedor
entregar las cantidades necesarias o tendrá que ser distribuida la orden
entre varios proveedores. Verifique cuanto tiempo de entrega tienen
normalmente, verifique cuanto tiempo de validez de oferta pueden ofrecer.
(Ingrese el tiempo de entrega en el plan de compras).
Paso 4
La investigación de proveedores deberá cubrir el registro de impuesto de
valor agregado de los potenciales proveedores (por ejemplo en Uganda
hemos descubierto que algunos proveedores no están registrados con
impuestos de valor agregado. Tendrá que asegurar que no se le permite por
parte del donante).
Escriba los nombres de los proveedores – consiga dos precios por insumo
con similares especificaciones y nivel de calidad – ingrese los precios en el
plan de compras (verifique si los costos de entrega local están incluidos en
el precio y si el impuesto de valor agregado está incluido) y prepare un
borrador de la lista de proveedores (esto podría ser de utilidad mas
adelante)
Distribución Local de Insumos:
Paso 1
Usted ha identificado lo que requiere, y las cantidades. Verifique con el
Oficial de Proyecto cuando son requeridos los insumos y si todos podrán
ser entregados en el sitio en una sola entrega o si se requiere entregas
parciales. Prepare un plan de distribución – vea el Anexo GEN-2-4 para un
ejemplo de un plan de distribución. (ingrese la fecha cuando sean
requeridos los insumos en el plan de compras).
Paso 2
Basándose en el plan de distribución verifique si existe la necesidad de
bodegaje – (por ejemplo, para los insumos que sufren cambios de precios
tales como el cemento, el acero etc. Podría ser necesario comprar todo el
material una sola vez y almacenarlo en una bodega – debido a que los
proveedores no pueden hacer entregas parciales durante seis meses sin
cambiar el precio. RECUERDE ingresar los costos de bodegaje en el
presupuesto, si es necesario.
En relación con el bodegaje, verifique la situación de seguridad y si pueden
obtener cobertura de seguros.
Paso 3
Si algunos de los insumos serán sujetos de ofertas abiertas, deberá verificar
cual es la costumbre en cuanto a las garantías bancarias del mercado (vea
en los periódicos locales y busque en los Avisos de Compra si son
requeridas las garantías bancarias, si los expedientes de ofertas son
vendidos, etc. Puede aprender mucho de estos anuncios).
Paso 4
Hable con los socios locales para conseguir información del mercado local,
hable con otras ONGs y organizaciones de las Naciones Unidas. En
algunos países, expertos en logística de las ONGs y las NNUU se reúnen
regularmente para compartir información del mercado.
Importación de insumos:
Después de realizar una investigación de los proveedores del mercado local – ha identificado
cuales insumos deberá importar.
Paso 1: Póngase en contacto con su agente aduanero local (si no tiene un agente
aduanero – póngase en contacto con una de las organizaciones de las
Naciones Unidas locales y pregunte a quien utilizan y cuanto están pagando
por honorarios). Escriba al agente acerca de cuales insumos necesita
importar, las cantidades, el precio presupuestado y pídale asesoría acerca
de lo siguiente:
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a) los costos de tramites aduaneros,
b) que especifique cualesquiera impuestos de importación y
aranceles,
c) cargos de sobrestadía en el aeropuerto y puerto marino local,
d) cuales son los documentos que él necesita para los tramites
aduaneros y cuantos originales y copias de los documentos,
e) cuanto tiempo tarda el proceso aduanero,
f) si cualesquiera de los insumos son sujetos a licencias de
importación – cuanto tiempo se tarda obtener la licencia y cuales
documentos son requeridos (a menudo los explosivos, detectores,
equipos satelitales, equipos de comunicación, equipo militar,
farmacéuticos tales como la morfina, etc.).
(ingrese el tiempo en el plan de compras y los costos en el presupuesto)
Además usted puede hablar con algunas ONGs locales y organizaciones de
las Naciones Unidas para conocer mas acerca de los retos ellos han
enfrentado en cuanto a las importaciones.
Paso 3: Si el agente de embarque requiere una licencia de importación – usted
tendrá que, además, obtener una licencia de exportación del país de
exportación. Verifique esto con el proveedor y verifique cuanto tiempo tarda
el proceso.
Paso 4: Verifique el costo de embarques internacionales y del seguro (ingrese los
costos en el presupuesto) y verifique la duración del viaje (ingrese el tiempo
de transporte en el plan de compra) Sea conciente de los problemas de
transito en particular en los puertos africanos – Por ejemplo, Dar Es Salaam
es conocido por DCA por el largo tiempo de transito y los problemas
aduaneros durante el transito. Para ser oportuno es importante que utilice
una empresa de transporte muy establecida en estos países. Esto se
deberá verificar durante esta etapa.
Podrá haber otros temas que usted deberá investigar para algún proyecto específico –
dependiendo del alcance del proyecto.
Paso 2:
Una vez que haya compilado la información anterior, usted podrá identificar cuales derogaciones
deberá solicitar, sea conciente de las limitaciones de tiempo y los costos involucrados. Usted
puede emitir el plan de compras y asegurar que el plan de compras y plan de actividades sean
compatibles. Con frecuencia el Oficial de Proyecto no ha considerado las limitaciones de tiempo
al preparar el plan de actividades.
Nosotros de la División de Adquisiciones y Logística de DCA le alentamos a que nos presente
sus encuestas de mercado. Nosotros entonces ingresaremos nuestros hallazgos en nuestra
base de datos Admind. Al contactar a procurement@dca.dk nosotros le podemos proveer acceso
a esta base de datos basada en el Internet.
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