Download FI-I03 Instructivo de Notas a los Estados Financieros V.01

CÓDIGO: FI-I03
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR NOTA
A LOS ESTADOS FINANCIEROS
VERSIÓN: 01
FECHA DE VIGENCIA:
2013-01-08
INSTRUCTIVO PARA
ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS
FINANCIEROS
DESCRIPCIÓN DEL
CAMBIO
ELABORÓ
FECHA VIGENCIA
VERSIÓN
Primera versión
María Judith Borda
Chocontá
2013-01-08
01
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISADO:
Vo.Bo.:
APROBADO:
Cargo: Subdirectora de Gestión
Corporativa y Control Disciplinario
Cargo: Asesor de Planeación y
Sistemas
Cargo: Director General
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CÓDIGO: FI-I03
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR
NOTA A LOS ESTADOS
FINANCIEROS
VERSIÓN: 01
FECHA DE VIGENCIA: 2013-01-08
OBJETIVO
Ampliar y brindar mayor claridad a la información contenida en los Estados Contables, en relación con los
hechos, transacciones y operaciones económicas, financieras, sociales, ambientales y toda aquella
información relevante, que afecte o puedan afectar la situación contable de la Entidad, que presentan
algunas dificultades para su medición monetaria y que sirvan de base para la toma de decisiones.
ALCANCE
Abarca la consolidación de los estados financieros a 31 de diciembre de la vigencia, hasta la elaboración de
las notas a los Estados financieros y el envió al CHIP de la Contaduría General de Nación, al aplicativo de
Bogotá Consolida, de la Secretaria de Hacienda Distrital y en el formato electrónico de la contraloría
Distrital, SIVICOF (Sistema de Vigilancia y Control Fiscal)
POLITICA DE OPERACIÓN
.
• Tener en cuenta que la finalidad de las Notas, siendo de carácter general y específico, es
la de satisfacer la necesidad de información que puedan tener terceros, particulares,
entidades de control, entidades de consolidación, actuales o potenciales, ya que informan
las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales
registradas en los Estados Contables.
•
Determinar los parámetros aplicables a las áreas de Contabilidad para la elaboración de
las notas a los estados contables.
•
Identificar criterios homogéneos, transversales y comparables para la preparación,
presentación y conservación de la información contable que deben aplicarse a las
Entidades del sector público y los agentes que controlen o administren recursos públicos y
cuyo fin es la consolidación de la información, y que permita la presentación de Estados
Contables Consolidados.
•
La normatividad referenciada establece: “Las notas a los Estados Financieros básicos son
parte integral de éstos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carácter
general y específico y tienen como propósito dar a conocer información adicional sobre las
cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan
dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación
financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública”.
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NOTA A LOS ESTADOS
FINANCIEROS
VERSIÓN: 01
FECHA DE VIGENCIA: 2013-01-08
NORMATIVIDAD
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CGN- Resolución 248 de 2007, modificada por la Resolución 375 de 2007 –información a reportar requisitos - plazos CGNResolución 354 de 2007 - Régimen de Contabilidad Pública (RCP) - regulación contable pública.
Doctrina de las Notas a los estados Generales, Se encuentran en el Régimen de Contabilidad
Pública.
Notas de carácter especifico: Incisos: 4010 y ss. (Estructura), 0781 (Revelaciones), Notas de
carácter General: Incisos: 1005 y ss.(Estructura), 0759 (Revelaciones). CGNResolución 355 de 2007 - Plan General de Contabilidad Pública (RCP) - pautas conceptuales. CGNResolución 356 de 2007 - El Manual de Procedimientos Contables CGNResolución 357 de 2008 – C.I. Contable y reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría
General de la Nación CGNNorma Técnica 0758, 4004, Presentación comparativa 4085, Proceso de Agregación 4084,
Propiedad, Planta y Equipo 2629, Recursos Naturales no renovables 2739.DDCResolución 004 de 2007 – plazos, requisitos y procedimientos - presentación de la información
contable necesaria en la Consolidación en el Distrito Capital.DDCResolución 001 de 2001 - Planta y Equipo P.P. y E.
VER NORMOGRAMA
DEFINICIONES:
•
Empresa Descentralizada – INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO IDT:
Se le da el nombre de Empresa a la Unidad Ejecutora que administra su información financiera de
forma independiente, para su posterior consolidación y/o agregación según la unidad de gestión.
•
Empresa Consolidadora:
En SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL SHD: Se le da este nombre a aquella unidad que
agrega la información presupuestal y contable de las unidades ejecutoras.
•
Estados Contables:
Salida de información financiera, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios,
que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de
orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según el
estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera,
económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos
de recursos. Los estados contables básicos son el Balance General, el estado de actividad
financiera, económica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de
efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (cfr.
Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
•
Notas a los Estados Financieros:
Información cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados contables de los cuales hace
parte integral. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. (cfr.
Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
•
Proceso contable está definido por la Contaduría General de la Nación, como un conjunto
ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los
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FINANCIEROS
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hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación,
la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad
contable pública en particular, dónde las Notas a los estados contables básicos son parte integral
de los mismos
•
Sistema de Consolidación de Hacienda e Información Pública – CHIP:
Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la
información financiera, social, económica y ambiental, y demás información oficial básica, producida
por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de
control y la ciudadanía en general.
METODOLOGIA PARA
FINANCIEROS.
QUE DEBE
HACER
LA
QUIEN LO
DEBE HACER
PRESENTACIÓN
DE
LAS
NOTAS
A
LOS
ESTADOS
COMO LO DEBE HACER
PERIODICIDAD
Realizar
la
consolidación Profesional
de
la EspecializadoContador
información
financiera.
Preparar en el marco de lo contemplado en el
Régimen de Contabilidad Pública expedido por la
Contaduría General de la Nación, por los
responsables de la entidad y de la consolidación.
Anual
Elaborar las
Notas a los
Estados
financieros
Profesional
EspecializadoContador
Registrar en las notas el título que facilite su cruce
con la información contenida en los Estados
Contable. Identificar las notas tal como se hace en
los Estados Contables (letras, números o símbolos).
Anual
Efectuar Notas
Generales
Profesional
EspecializadoContador
Identificar el ente económico en las notas iniciales,
resumiendo sus políticas y prácticas contables y los
asuntos de importancia relativa que impliquen
cambios en el proceso de registro, valoración,
aplicación, amortización o de reconocimiento.
Anual
Profesional
EspecializadoContador
Preparar las notas en secuencia lógica y siguiendo
el mismo orden de los rubros de los Estados
Contables, teniendo en cuenta los saldos más
representativos de la clase (activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos, costos).
Compilar situaciones particulares de la entidad y
elaborar a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta;
si se considera necesario detallar a nivel de cuenta
auxiliar y/o de empresa.
Anual
Generar Notas
de carácter
especifico
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NOTA A LOS ESTADOS
FINANCIEROS
QUE DEBE
HACER
QUIEN LO
DEBE HACER
Enviar
únicamente
con
corte a
diciembre vía Profesional
electrónica en
Especializadoel CHIP, el
Contador
formulario
CGN2005NE_0
03,Notas_de_C
arácter_Específ
ico
Enviar
únicamente
con
corte a
diciembre vía
Profesional
electrónica en
Especializadoel CHIP, el
Contador
Formulario
CGN2005_003
NG_Notas_de_
Carácter_Gene
ral.
VERSIÓN: 01
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COMO LO DEBE HACER
Registrar la información contable estructurada de
acuerdo con el Catalogo General de Cuentas que
por su importancia deben revelarse con la siguiente
características:
a.
b.
c.
d.
e.
PERIODICIDAD
Anual
Consistencia y Razonabilidad de las Cifras
Valuación
Recursos Restringidos
Situaciones Particulares
Hechos Posteriores al Cierre
Registrar la información contable estructurada de
acuerdo con el Catalogo General de Cuentas que
por su importancia deben revelarse con la siguiente
características:
a. Naturaleza Jurídica y Funciones de
Cometido Estatal
b. Políticas y Prácticas Contables
c. Limitaciones y Deficiencias Generales de
Tipo Operativo o Administrativo que Tienen
Impacto Contable
d. Efectos y Cambios Significativos en la
Información Contable
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Anual