Download Instructivo - Colegio de Psicólogos de Quilmes

Instructivo para prestadores
Acta Acuerdo con el
Instituto de Obra Médico Asistencial – IOMA
1. Consideraciones generales .................................................................2
2. Extracto del funcionamiento general ...................................................3
3. Cronología estandarizada de atención de un paciente ........................4
4. Manejo de la página web de IOMA .....................................................7
5. Detalle de la presentación mensual ....................................................9
6. Manejo de Planilla excel de Liquidacion Mensual .............................11
7. Material a utilizar y dónde conseguirlo ..............................................12
8. Posibles trabas y soluciones .............................................................13
1. C ONSIDERACIO NES
GENERALES
únicas prácticas comprendidas:
Psicoterapia Individual y/o de Orientación a Padres
Los beneficiarios se dividen en 4 grupos
grupos afiliatorios:
OBLIGATORIOS (incluidos los afiliados provisorios)
VOLUNTARIOS INDIVIDUALES
VOLUNTARIOS COLECTIVOS
CONVENIOS DE RECIPROCIDAD
cualquier otra práctica y/o beneficiario
están excluidas de la presente acta acurdo.
En esos casos, será el afiliado el encargado de tramitar ante IOMA la forma de cobertura
(por ej. del Programa IOMA-PROFE, o también la psicoterapia familiar y de pareja, etc.)
Valor de sesiones y co-seguros a la fecha de confección de este instructivo
Tipo de sesión
Entrevista inicial
Psicoterapia Individual
Psicoterapia Individual
1º continuidad
Psicoterapia Individual
2º continuidad
Orientación a Padres
cantidad
autorizada
a cargo del
paciente
a cargo de
IOMA
Total
4
$55.00
---
$55.00
40
$14.00
$41.00
$55.00
22
$22.00
$33.00
$55.00
22
$29.00
$26.00
$55.00
18
$14.00
$41.00
$55.00
Tiempo mínimo de sesión
La sesión de psicoterapia individual y/o la entrevista de orientación a padres, tendrá una
duración mínima de 45 minutos, pudiéndose considerar una variación del tiempo en
función de la particularidad de cada caso.
Prohibición
El psicólogo no podrá atender a dos integrantes del mismo grupo familiar, bajo la
modalidad de psicoterapia.
En virtud de una buena praxis y atendiendo a la Salud Mental del prestador y la
calidad de prestación a los beneficiarios, se ha fijado un tope diario de 12
prestaciones (9 hs. reloj.)
Auditoria
El IOMA se reserva el derecho de realizar auditorias a pacientes o entrevistar a los
psicólogos, en cualquier etapa del tratamiento. Para estos fines se cuenta con un equipo
de psicólogos auditores. Sin perjuicio de ello, el Colegio también podrá ejercer las
mismas funciones, debiendo dar cuenta a IOMA de lo actuado.
Aspectos formales
Es necesario advertir sobre la importancia de los aspectos formales que se indican para
la presentación de la facturación. Del correcto entendimiento, depende que el psicólogo
cobre regularmente, que se brinde al IOMA una gestión confiable y acorde a la
importancia del padrón de beneficiarios.
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Facturación
El prestador deberá entregar un recibo al paciente por el importe que éste le abone tanto
por las entrevistas iniciales como por los coseguros que surjan de las sesiones brindadas.
Pueden realizarse uno por sesión, o uno por mes.
Al momento de hacer la presentación, deberá entregar factura/Recibo original, duplicado
y triplicado de factura a IOMA, cuidando de hacer una por cada mes y por cada grupo
afiliatorio.
NOTA
De no poseer talonario por cuadriplicado, provisoriamente puede sacar dos copias. Y
sobre estas deben ir las leyendas “Duplicado Copia Fiel” y “Triplicado copia fiel”
respectivamente acompañados por su firma y sello.
Cobro
IOMA deposita en la cuenta BaPro informada por el prestador a los 30 días de recibida la
liquidación en su sede central de La Plata.
Si el depósito supera los $2.000, IOMA se convierte en agente de retención de Rentas en
el Impuesto a los Ingresos Brutos, por lo que paga descontando el 1,5% o el 3,5% según
corresponda.
Direcciones de mail
Todas las informaciones y novedades respecto de IOMA se dan a conocer por mail.
Cualquier
cambio
de
dirección
de
mail,
deberá
anunciarla
al
mail
colpsicd12@speedy.com.ar cuanto antes, aclarando que se actualice.
Se sugiere que los prestadores que se manejan con servidores como yahoo o hotmail,
tengan la precaución de verificar periódicamente si las casillas no se encuentran vencidas
o completas, a fin de que los envíos desde el Colegio lleguen en tiempo y forma.
Fondo de Resguardo Profesional – Seguro de Mala Praxis
El Colegio da por entendido que el profesional debe estar al día con el pago del Fondo de
Resguardo Profesional de la FePRA o con la cuota del seguro por mala praxis que haya
contratado.
Mail de consulta y envío de documentación
El Distrito XV dispone de la casilla de correo electrónico colpsicd12@speedy.com.ar, a la
que los prestadores podrán realizar las consultas que surjan en su labor diaria, las que
serán respondidas a la brevedad, o se elevarán al Consejo Superior del Colegio si aún no
se conoce la respuesta. Esta dirección de mail también podrá usarse para el envío del/los
archivos excel con la/s planilla/s de cada mes.
Debido a que al momento de recepción de presentaciones todo el sector administrativo
se vuelca a esa tarea, las consultas se evacuarán fuera de estos días preferentemente.
2. E XTRACTO
DEL FUNCIONA MIENTO GENERAL
1. El prestador recibe a cada uno de los afiliados de IOMA, haciendo firmar en la
primera entrevista la planilla de conformidad y enviando por web la planilla de
denuncia a IOMA. Todas las sesiones deben estar registradas en la planilla de
asistencia de asistencia del paciente Por mes por tipo de prestación.
Preferentemente, entre la 2º y 3º entrevista inicial, envía por web la planilla de inicio
de tratamiento, a través de la cual la Auditoría de IOMA autoriza o no el tratamiento.
Posteriormente, ingresará en el ítem autorizaciones del menú de la página del
prestador, y verificará si fue autorizado o no el tratamiento, con qué plazos y bajo qué
número de autorización. De no ser autorizado, responderá al requerimiento del
auditor enviando por web una planilla de evolución, así como también enviará por
web ese mismo tipo de planilla cuando se necesite extender los plazos autorizados.
Toda esta documentación, más las facturas correspondientes (original, duplicado y
triplicado) dirigidas a IOMA, más el archivo excel entregado en el Distrito con la
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
información ya volcada, debe ser presentada en tiempo y forma según detalle en el
Apartado Nº 5.
En el Distrito se recepciona la documentación aportada por el psicólogo y si la
entrega es conforme a lo indicado en este manual. En caso afirmativo, devuelve una
copia firmada de la planilla Resumen Mensual para que el psicólogo conserve como
constancia y entrega al profesional el recibo por el pago del 3,5% del valor total de
las sesiones realizadas, en concepto de gasto administrativo.
El Distrito remite al Consejo Superior los antecedentes antes detallados,
confeccionado un resumen general en el que consta una descripción por psicólogo
de la cantidad de sesiones facturadas con cargo al IOMA, por grupo de afiliados, y el
monto a pagar por IOMA. A su vez, cuando el Distrito eleva las facturaciones al
Consejo Superior, remite el importe que corresponde sobre lo ingresado por los
gastos Administrativos de los prestadores, confeccionando un resumen de donde
surge: Distrito, cantidad de prestaciones comprendidas, la discriminación de:
sesiones iniciales y las facturadas en el mes con cargo al IOMA, importe percibido
por el Distrito y suma que se remite al Superior.
Una vez recibida la documentación en el Consejo Superior, se carga la base de datos
con los soportes informáticos remitidos y se procede a hacer un resumen general del
total de prestaciones facturadas por grupo de afiliados, por DISTRITO. De existir
errores subsanables, se reintegra la documentación al Distrito de origen para que
proceda a su corrección y de no ser posible, se presentará al IOMA con el riesgo de
que allí se efectúen los débitos.
Por ello tiene suma importancia que los plazos de presentación se cumplan: desde
el día 25 del mes en el cual se realizan las prestaciones y hasta el 3º día hábil
del mes siguiente. Si las liquidaciones de los Distritos que no se eleven a tiempo,
automáticamente quedarán para el mes inmediato siguiente.
Verificado todo, el Consejo Superior hace la presentación mensual en IOMA,
quedándose con copia de la presentación como constancia. En la Dirección de
Auditoria y Fiscalización Médica Ambulatoria, se audita y luego se remite para su
liquidación y pago a la Dirección General de Administración.
IOMA deposita en la cuenta BaPro informada por el prestador.
Los débitos aplicados son devueltos al Consejo Superior del Colegio de Psicólogos
de la Provincia de Buenos Aires, quien los remite a los Distritos, que a su vez los
entregan a cada psicólogo involucrado para su refacturación.
3. C RONOLOGÍA
ESTANDARIZ ADA DE ATENCIÓN DE U N PACIENTE
Acreditación de afiliados
Se acreditará la condición de afiliado/beneficiario al IOMA, presentando la siguiente
documentación:
1. Afiliados obligatorios. Son aquellos que trabajan en la administración pública
centralizada o descentralizada, en los tres poderes del Estado. También forman parte
de este agrupamiento los pasivos que perciben su jubilación o pensión del Instituto
de Previsión Social de la Provincia. Para acceder a la prestación entregan al
psicólogo fotocopia de: a.- último recibo de haberes para comprobar el aporte; b.carnet de afiliado al IOMA; c.- Documento de identidad. El número del carnet tiene
doce (12) dígitos numéricos únicamente. Provisorios (letra P en medio del
número de afiliado): Tomar los datos afiliatorios. Pedir copia de DNI, de carnet y de
recibo de sueldo, y presentar mes a mes, hasta el momento en que pasen a ser
obligatorios.
(Ver nota *)
2. Afiliados voluntarios individuales: Como lo indica la designación, son tales
quienes eligen tener a IOMA como obra social. Para ser atendidos deben entregar al
psicólogo fotocopia de: documento de identidad; recibo de pago de la cuota
correspondiente al mes de la prestación y del carnet como afiliado al IOMA. El
recaudo de la constancia de pago del mes en que se solicita la prestación es esencial
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para el cobro de las prestaciones, aún cuando el tratamiento haya sido autorizado por
IOMA y haya sido por un periodo mayor al mes. El número de carnet tiene doce
(12) dígitos alfanuméricos, siendo el primero una letra entre la A y la I, o la letra
S;
(Ver nota *)
3. Afiliados voluntarios colectivos: fotocopia del documento de identidad, del carnet
de afiliado al IOMA y del último recibo de haberes en que conste la retención del
aporte con destino al IOMA. el número de carnet tiene doce (12) dígitos
alfanuméricos, siendo el primero una letra entre la J y la Z, excluida la letra S;
(Ver nota *)
4. Pacientes en tránsito por convenio de reciprocidad.- Estos afiliados se identifican
con el carnet del IOMA, su documento de identidad y una carta de presentación
emitida por IOMA. Se los identifica a través de la carta presentación que les
confecciona el IOMA, tomando el número de afiliado a su obra social y si este
número posee menos de doce dígitos, se antepondrá el número 0 en todos los
espacios libres hasta completar el campo.
(Ver nota *)
Nota *.
Los cónyuges de afiliados obligatorios que teniendo cobertura de otra obra social (en
general del sistema nacional), eligen estar en IOMA. En este caso, el cónyuge que eligió
debe pagar la afiliación al IOMA e ingresa como voluntario. Es una decisión tendiente
evitar la doble cobertura y en particular, que la obra social de origen (la nacional) perciba
la cotización sin contraprestaciones, mientras que la que brinda las prestaciones es
IOMA.
 Entonces la identificación del grupo de afiliados obligatorios pasa por comprobar
que en el carnet los primeros dígitos sean números; siempre que los dos
últimos dígitos sean distintos de 92 y 95;
 En cuanto a los afiliados voluntarios colectivos, el primer dígito siempre es
una letra del abecedario que va desde la J hasta la R ( ambas inclusive)
siempre que los dos últimos dígitos sean distintos de 92 y 95;
 En los afiliados voluntarios individuales, es en donde IOMA ha efectuado la
modificación: el carnet que los identifica debe llevar en el primer dígito una letra
que puede ser desde la A hasta la I (ambas inclusive) y además la S; o aquel
carnet, (que sin importar como comiencen) los dos últimos dígitos sean los
números 92 o 95;
 Las personas que reciben prestaciones comprendidas en los convenios de
reciprocidad con otras obras sociales provinciales, se los toma los marcados
con reciprocidad.
Para acceder a las psicoterapia individual y/o entrevista de orientación a padres, no
existe periodo de carencia, cualquiera sea la categoría de afiliado. En esta obra social
provincial, al terminar la relación de empleo o el pago de la cuota mensual
voluntaria, cesa de inmediato la cobertura por parte del IOMA.
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1º Entrevista
Una vez acreditado el tipo de afiliación del paciente, se procede a completar la planilla
de conformidad – inicio de tratamiento. El paciente firma en ella y en la planilla de
asistencia de sesiones. Esta entrevista se cuenta dentro de las 4 entrevistas iniciales
que el paciente abona en su totalidad al prestador.
Planilla de Denuncia debe enviar después de esta 1º entrevista
Se envía por web a IOMA la planilla de denuncia en la que el prestador informa que
atendió al paciente.
Ver más en Apartado Nº 4.
2º a 4º Entrevista Inicial
Se hace firmar al paciente en la misma planilla de asistencia, cuidando que no haya
sesiones de dos meses diferentes. En la columna ¨Monto¨ debe completarse el importe
cobrado al paciente ($55.00). En la columna ¨Código de Prestación¨ debe completarse
con el código 33.01.01 – A.
Planilla de Asistencia
Datos a consignar:
- Datos del Prestador // Domicilio y localidad (del consultorio). Puede completarse primero
y luego fotocopiar las que se vayan a usar posteriormente.
- Datos del paciente
- En el cuadro: Fecha de la sesión // Firma del paciente // Monto (importe cobrado al
paciente: $55.00, $14, etc.) // Código de Prestación (entrevista inicial: 33.01.01-A,
psicoterapia individual: 33.01.01-B, orientación a padres: 33.01.01-C)
Planilla de Inicio de Tratamiento
En cuanto el prestador pueda contar con la evaluación psicodiagnóstica del paciente,
envía por web a IOMA la planilla de Inicio de Tratamiento en la que consigna el código
DSM-IV, realiza una descripción del mismo, e informa la frecuencia de sesiones. También
allí aclarará aquellos casos en los cuales solicite una Psicoterapia con Niños y/o
Adolescentes y requiera de Entrevistas de Orientación a Padres. En estos casos, las
mismas se considerarán por fuera de las 40 sesiones y no excederán las 18 sesiones. El
objetivo es contar con el tratamiento ya autorizado al momento de iniciar la etapa de las
sesiones con co-seguro de $14 de psicoterapia individual
Ver más en Apartado Nº 4.
Ver autorización
A partir de las 72 horas de enviada la Planilla de Inicio o la Planilla de Evolución, se
ingresa en el ítem ¨ver autorizaciones¨, donde colocando el número de afiliado se
obtiene la respuesta de la auditoría sobre la solicitud de tratamiento. Si se autorizó, figura
el número de autorización, el periodo de fechas en que está vigente ese número, el
monto que va a pagar IOMA por cada sesión, y cuándo se solicita enviar una planilla de
evolución para autorizar el próximo periodo. Si no se autorizó, el número que figura no
tiene ninguna vigencia, y explica las razones de la negativa. En esta situación, el
prestador debe emitir una planilla de evolución subsanando el error o ampliando la
información.
Ver más en Apartado Nº 4.
Psicoterapia individual
Se hace firmar al paciente en planilla de asistencia aparte, cuidando que no haya
sesiones de dos meses diferentes. En la columna ¨Monto¨ debe completarse el importe
cobrado al paciente. En la columna ¨Código de Prestación¨ debe completarse con el
código 33.01.01 – B.
Orientación a Padres
Se hace firmar al/los asistentes en planilla de asistencia aparte, cuidando que no haya
sesiones de dos meses diferentes. En la columna ¨Monto¨ debe completarse el importe
cobrado al paciente ($14). Sólo se permiten hasta dos sesiones de orientación a padres
por mes. En este tipo de prestación, sólo se cobra este importe de co-seguro. No
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aumenta con las sucesivas continuidades. En la columna ¨Código de Prestación¨ debe
completarse con el código 33.01.01 – C.
Planilla de Evolución de Tratamiento
La misma planilla de evolución tiene 3 usos posibles.
1. Cuando se está llegando al final del periodo autorizado, o apenas terminado éste, el
prestador envía por web a IOMA la planilla de Evolución de Tratamiento en la que
consigna la evolución del paciente y solicita nuevas entrevistas. El objetivo es contar con
la autorización del nuevo periodo antes de presentarlo en el Distrito. Se envían tantas
planillas de evolución como sean necesarias para cubrir todos los periodos que cubran
las 40 sesiones con co-seguro $14.
2. Cuando se cumplen las 40 sesiones con co-seguro de $14, el Auditor da por terminado
el tratamiento (igualmente debe esperar a que el auditor le informe si el afiliado debe
abonar $ 14, $22 o $ 29) . Allí el prestador puede solicitar la extensión para que el
paciente abone co-seguro de $22. La forma de realizar esa solicitud es a través de una
planilla de Evolución de Tratamiento. Lo mismo sucede cuando se pide pasar de coseguro de $22 a co-seguro de $29. Estos cambios siempre se acompañan con la planilla
de conformidad - 1º continuidad, y la planilla de conformidad - 2º continuidad del
afiliado en el que éste acepta el cambio de co-seguro.
3. Cuando la Auditoría de IOMA deniega la autorización o la extensión de un tratamiento,
el prestador debe responder corrigiendo o ampliando la información enviada en su
oportunidad a través de una nueva planilla de evolución.
Cada vez que se envíe una planilla de evolución se debe recordar cotejar en ¨ver
autorizaciones¨ si el tratamiento o la extensión fue aprobada.
La planilla de evolución es la única vía de comunicación establecida entre el prestador y
el Auditor.
Ver más en Apartado Nº 4.
Facturación
El prestador entregará recibos-factura al paciente de la misma manera que lo hace con
sus pacientes particulares, consignando los montos cobrados por las entrevistas iniciales
primero y por los co-seguros correspondientes después. Luego, para poder cobrar las
diferencias de los co-seguros entregará un recibo-factura a IOMA por mes y por grupo
afiliatorio como se indica en el Apartado Nº 5.
ACLARACION
Puede que luego de las 40 primeras sesiones, el valor que paga el afiliado se
mantenga, esto se lo informara el auditor.
4. M ANEJO
DE LA PÁGINA W EB DE
IOMA
La página de IOMA es www.ioma.gba.gov.ar.
En
la
opción
prestadores
del
menú,
se
accede
a
la
página
www.ioma.gba.gov.ar/prestadores.php.
A través del ítem Salud Mental, el prestador psicólogo pasa a otra pantalla con dos
puntos:
Psicólogos – Autorizaciones (al principio)
Psicólogos – Impresión de planillas (al final)
Por Psicólogos – Impresión de planillas se accede a la posibilidad de impresión de:
- Planilla de Conformidad - Inicio de Tratamiento
- Planilla de Conformidad - 1º Continuidad
- Planilla de Conformidad - 2º Continuidad,
las que serán impresas y fotocopiadas por el prestador para hacerlas firmar por el
paciente cuando corresponda. Están en formato PDF (Programa Acrobat Reader) y
también se puede conseguir un original en la pagina WEB del Distrito
(www.psicologosquilmes.org.ar)
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Por Psicólogos – Autorizaciones se accede a la pantalla en la que se coloca el nro. de
usuario/a (nro. de matrícula provincial) y la clave (que se entrega al prestador en sobre
cerrado junto con el convenio firmado por IOMA), y esto permite acceder al siguiente
menú:
- Enviar denuncia
El prestador anuncia con esta Planilla de Denuncia que atendió a un paciente. Siempre
que se ingrese el número de afiliado, se debe hacer sin la barra, y colocando los dos
últimos dígitos que indican qué lugar ocupan en el grupo familiar (00: titular – 01, 02, 03,
etc.: a cargo). Es recomendable chequear con el botón a la derecha que el número
ingresado corresponda al paciente en cuestión. No es el pedido de autorización. Se
completan los datos del paciente en cuanto se tiene la primera entrevista. Al pie, se debe
clickear en el botón ENVIAR.
- Enviar planilla de inicio / evolución
El prestador debe enviar una Planilla de Inicio preferentemente entre la 3º y la 4º
entrevista inicial, para dar tiempo a IOMA a autorizar el tratamiento y así, al momento de
iniciar las sesiones con co-seguro de $14, el prestador tenga asegurado el código de
autorización (aprobada). Lo mismo sucede con la Planilla de Evolución, que se envía en
los últimos días del periodo vigente autorizado o en los primeros días posteriores. Se
debe tener particular cuidado en no demorarse para hacer estos envíos de planillas de
Inicio / Evolución, ya que el retraso de la autorización puede perjudicar la posterior
presentación de liquidaciones.
Siempre al pie de las planillas, se debe clickear en el botón ENVIAR para que el trámite se
considere concluido.
- Ver autorizaciones
Cada vez que se haya enviado una Planilla de Inicio y/o Planilla de Evolución, el
prestador deberá ingresar en este ítem a las 48 hs. para ir controlando la respuesta de
Auditoría. Se encontrará un cuadro con la siguiente información que se recomienda ir
imprimiendo para que el prestador tenga rápido acceso a esta información.
solicitado
a
Nº
Autori Autorizado Autorizado Frecuencia Observa F. de Monto Código
afiliado zado
desde
hasta
(auditada) ciones entrev por
de
del
sesión autori
auditor
zación
b
c
d
e
f
g
h
i
a.- Fecha de ingreso de la Planilla de Inicio y/o Evolución en el sistema de IOMA.
b.- SI / NO. Si la respuesta es NO, el prestador debe ver qué observaciones tiene el
auditor.
c.- Fecha en que comienza a estar vigente el código de autorización de la última
columna. Se va a utilizar en la planilla excel al momento de presentar la facturación. Ver
Apartado Nº 5.
d.- Fecha en que finaliza la vigencia del código de autorización de la última columna. Se
va a utilizar en la planilla excel al momento de presentar la facturación. Se debe cuidar
que al momento de hacer la presentación el número utilizado en la panilla excel sea el
vigente de acuerdo a las fechas aquí indicadas. Ver Apartado Nº 5.
e.- Más allá de la frecuencia solicitada por el prestador, la frecuencia que figura en esta
casilla es la autorizada.
f.- Esta casilla es la que utiliza el auditor para comunicarse con el prestador. Indicará
cuándo corresponde enviar la Planilla de Evolución siguiente, o si se termina la cobertura
de 40 sesiones, o las extensiones de 22, o explicará la razón de haber denegado la
autorización de tratamiento. En este último caso, el prestador deberá responder a esos
requerimientos con una nueva Planilla de Evolución.
g.- No utilizado en la actualidad
h.- Se consigna el monto que está a cargo de IOMA
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i.- Si el tratamiento o la extensión está autorizado, es el número de autorización y se
utiliza para la planilla excel al momento de hacer la presentación. Si no está autorizado,
no tiene ninguna validez.
A medida que se van pidiendo Planillas de Inicio y de Evolución, el cuadro se completa
con las solicitudes aprobadas y desaprobadas.
- Menú de impresión
Da la opción para imprimir cualquiera de las Planillas enviadas a IOMA en el historial de
un paciente. En la pantalla superior, se coloca el número de afiliado. Antes de clickear
llenar grilla, se marca debajo qué tipo de planilla es la que se desea imprimir (Planilla de
Denuncia, de Inicio o de Evolución). Luego, se clickea LLENAR GRILLA y en la parte inferior
aparece la fecha de solicitud de la planilla solicitada con la palabra imprimir al lado.
Clickeando IMPRIMIR se visualiza la planilla solicitada. Yendo al final de esa pantalla
inferior se clickea IMPRIMIR. Con esta última orden se procede a la impresión. Las planillas
de Denuncia, de Inicio y de Evolución deben ser impresas para ser presentadas en el
momento oportuno. Ver Apartado Nº 5.
- Cambio de clave
Se recomienda no cambiar la clave por los primeros 3 meses de recibida.
5. D ETALLE
DE LA PRESENT ACIÓN M ENSUAL
Es necesario insistir en la importancia de los aspectos formales que se indican para la
presentación de la facturación. Del correcto entendimiento, depende que el psicólogo
cobre regularmente, que se brinde al IOMA una gestión confiable y acorde a la
importancia del padrón de beneficiarios.
Dentro de lo dicho, y con carácter destacado cabe precisar que el tiempo de las
presentaciones, tiene que si o si cumplirse, porque de lo contrario tres consecuencias
negativas se producirán inexorablemente: 1.- Que la facturación no se eleve al IOMA;
2.- Que se la eleve e IOMA automáticamente la retenga hasta el próximo mes; 3.- La
disconformidad y reproche del psicólogo derivará en cuestionamientos al Distrito.
Concluyendo, las presentaciones de liquidaciones fuera de tiempo, NO serán admitidas
en el Consejo Superior y deberán presentarse en el siguiente mes.
Plazos
Todas las sesiones deberán rendirse a mes vencido o en la presentación posterior. Por
ejemplo, las sesiones de enero/08 deben presentarse hasta el 3º día hábil de febrero/08 o
hasta el 3º día hábil de marzo/08. De no cumplir estos plazos, el prestador perderá el
derecho a cobrar la diferencia a cargo de IOMA.
Qué se presenta
El prestador presentará la factura por triplicado correspondiente dirigida a IOMA, la
Planilla Resumen por grupo afiliatorio (archivo excel entregado en el Distrito), las Planillas
de asistencia del paciente, las Planillas de Denuncia, de Inicio de Tratamiento y de
Evolución, las Planillas de conformidad en las 3 etapas de co-seguro. Todo esto se
realizará en el momento oportuno, de acuerdo a la explicación desarrollada en el punto
¨Cómo se presenta¨.
Cuándo se presenta
En general, la presentación se realiza el último día hábil de cada mes y los primeros dos
días hábiles del mes siguiente, de 10 a 16 hs. El Distrito informa mes a mes los días
exactos, pudiendo variar estas fechas por decisión del Consejo Directivo.
Cómo se presenta
Cabe aclarar que el hilo conductor de cada presentación es la planilla excel de
Liquidación Mensual, desarrollada en detalle en el Apartado Nº6.
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Se realiza una presentación por cada grupo afiliatorio (obilgatorios, voluntarios,
colectivos, reciprocidad)
A. (en el caso que corresponda liquidar al IOMA)
Facturas B o C, según la situación impositiva del prestador, emitidas al IOMA, en original,
duplicado y triplicado (cuadruplicado para el prestador). Datos de IOMA para realizar
factura: IVA exento // CUIT 30-62824952-7 // Domicilio Calle 46 Nº 886 – La Plata. Las
facturas deben estar:
- firmadas y selladas en original cada copia por el psicólogo,
- aclarar el grupo afiliatorio,
- aclarar el mes al que corresponden las sesiones
- copiar el detalle de sesiones que está al pie de la planilla excel
- aclarar el total de folios que se presentan (la numeración final, que también
se indica en la planilla Excel).
B.
Planilla excel de liquidación mensual por grupo afiliatorio, por triplicado. Dentro de cada
grupo afiliatorio, ordenado por afiliado, tipo de sesiones y cantidad. Ver Apartado Nº 6.
Luego, en el mismo orden de pacientes que se estableció en la planilla excel:
C.
Por cada paciente:
C.a) Planilla Conformidad del afiliado, con la firma de éste y del psicólogo y su sello
aclaratorio;
C.b) Planilla de Denuncia, con firma y sello aclaratorio del psicólogo;
C.c) Planilla de Asistencia por sesiones iniciales con firmas en original del paciente y del
psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que no haya sesiones de diferentes
meses en la misma planilla;
C.d) Planilla Inicio de Tratamiento, con la firma y sello aclaratorio del psicólogo.
C.e) Planilla de Asistencia por sesiones de psicoterapia individual que se cuenten dentro
del período autorizado en la Planilla de Inicio, con firmas en original del afiliado y del
psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que no haya sesiones de diferentes
meses en la misma planilla;
C.f) Planilla de Asistencia por sesiones de orientación a padres (en el caso de que
hubiere) que se cuenten dentro del período autorizado en la Planilla de Inicio, con firmas
en original del afiliado y del psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que no
haya sesiones de diferentes meses en la misma planilla;
C.g) Planilla Evolución de Tratamiento, con la firma y sello aclaratorio del psicólogo.
C.h) Planilla de Asistencia por sesiones de psicoterapia individual que se cuenten dentro
del período autorizado en la Planilla de Evolución, con firma en original del afiliado y del
psicólogo, que agrega su sello aclaratorio;
C.i) Planilla de Asistencia por sesiones de orientación a padres (en el caso de que
hubiere) que se cuenten dentro del período autorizado en la Planilla de Evolución, con
firma en original del afiliado y del psicólogo, que agrega su sello aclaratorio. Cuidar que
no haya sesiones de diferentes meses en la misma planilla;
En el momento en que corresponda, previo a la Planilla de evolución se colocará:
C.j) Planilla Conformidad 1º continuidad del afiliado, con la firma de éste y del psicólogo y
su sello aclaratorio; ó
C.k) Planilla Conformidad 2º continuidad del afiliado, con la firma de éste y del psicólogo y
su sello aclaratorio;
El punto C está detallado en toda la extensión de lo que lleva un tratamiento
autorizado por IOMA. El prestador tendrá que presentar esa documentación dividida
mes por mes, de acuerdo a las fechas de las sesiones que vaya teniendo.
No se pueden presentar sesiones parciales de un paciente de un mes. Se
presentan todas las sesiones por paciente de un mes juntas.
D.
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Antes de dar por concluido el llenado de la planilla excel, corroborar el armado del legajo
según los puntos precedentes, ya que depende de esto la cantidad de folios a presentar.
Este número de folios surge de numerar desde el original de la factura de IOMA hasta la
última hoja presentada.
E.
Numerar toda la documentación arriba a la derecha.
F.
Al momento de presentar la liquidación, tiene que estar en Secretaría del Colegio un
archivo excel por cada uno de los meses que se esté presentando (aún cuando haya más
de un grupo afiliatorio: se entrega un mismo archivo en el que se usan las diferentes
pestañas inferiores que determinan qué de qué grupo afiliatorio se trata). Puede hacerse
vía mail (corroborar que haya llegado) o diskette/CD (corroborar que funcione). Estos
archivos son indispensables para recibir la documentación. De no presentarse y/o de no
leerse bien, no se recibirá la liquidación. Tampoco se confeccionarán en la Secretaría.
Preferentemente, y para una mejor atención a la hora de presentarse en Secretaría,
solicitamos que esos archivos estén nombrados con la siguiente codificación: <<Apellido
del Prestador>> AAAA-MM (Ejemplo al presentar dos meses: ¨Pérez A 2008-03¨, ¨Pérez
A 2008-04¨)
G.
Al momento de presentar la liquidación, el prestador deberá abonar el 3,5% en concepto
de gasto administrativo que cobra el Colegio de Psicólogos. Se calcula sobre el importe
total ($55.00 cada una) del total de prestaciones informadas. Se puede encontrar el
monto en la 5º pestaña del archivo excel: ¨Resumen¨.
Opciones a la hora de hacer la presentación
a. Hacerla personalmente, siempre en el horario que se establezca para las recepciones.
b. Hacerla por un tercero, siempre en el horario que se establezca para las recepciones,
con la precaución de enviarla correctamente.
c. Dejar en sobre cerrado la liquidación, bajo expresa responsabilidad del prestador.
Deberá cumplir con todos los ítems descriptos precedentemente, incluyendo la
documentación, el disquette y el dinero exacto correspondiente al 3,5%.
Ese sobre se abrirá posteriormente al cierre de la presentación, y el Colegio no se
responsabilizará por errores u omisiones que existan en ella. El Colegio sólo entregará un
cupón de recepción en el que el prestador dejará indicado expresamente al Colegio: 1) si
se envía la liquidación más allá de si existen errores u omisiones; 2) en caso de encontrar
alguna falta o falla, avisar al prestador que la liquidación no fue remitida y que está a
disposición para la corrección y presentación del mes siguiente.
6. M ANEJO
DE
P LANILLA
EXCEL
- L IQUIDACIÓN M ENSUAL
Se completa en cada pestaña los diferentes grupos afiliatorios, con los datos del
prestador, el número de factura a IOMA si corresponde, el mes y el año. Se carga el tipo
de sesión brindada, el número de afiliado, el lugar de atención (P: Provincia; C: Capital),
el código de autorización de tratamiento (salvo en las entrevistas iniciales), y la cantidad
de sesiones. Se debe tener especial cuidado en cargar las diferentes sesiones de un
mismo paciente una debajo de la otra (cuando hay entrevistas iniciales y/o psicoterapia
individual y/u orientación a padres). El mismo orden de pacientes que se establezca en
esta planilla es el que se debe usar para adjuntar la documentación que sigue.
Es un archivo excel pre-diseñado, con sistemas de chequeo de datos. Por ejemplo, si no
se ingresa el mes al que corresponden las sesiones, el Sistema del colegio no lo acepta.
Es importante que al momento de presentar la documentación este archivo esté en
manos del la persona que lo va a a recibir, sea vía mail, por diskette, CD, pen-drive, etc.
Esos chequeos implican: completar los casilleros de nombre y matrícula del profesional,
cantidad de folios presentados, tipo y número de factura si es el caso, mes y año de
sesiones, tipo de prestación, número correcto de afiliado, número de autorización si no
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son entrevistas iniciales. Siempre figura una llamada de ayuda para explicar qué tipo de
datos se ingresa (si es texto o número, una lista de opciones, una cantidad determinada
de dígitos, etc.)
7. M ATERI AL
A UTILIZAR Y DÓNDE CONSEGUI RLO
Material
Características
Origen
Clave de acceso a la Con el nro. de matrícula es
Se entrega junto con el contrato.
página de IOMA
necesaria para entrar en la web Se puede cambiar a los 3 meses, y
de IOMA
en caso
de extravío se pide una nueva por
escrito.
Factura-Recibo por B o C, según la situación
cuadruplicado
impositiva
del prestador. Original, duplicado
y triplicado para IOMA.
Cuadruplicado para el prestador
Archivo con Planilla Se completa en su totalidad
Página Colegio – Distrito
Excel
antes
de imprimir
Planillas de
Se usan fotocopias y se
Pagina IOMA – pagina colegio conformidad: Inicio – completa
Distrito
1º y 2º continuidad a mano
Planilla de Denuncia Se carga en la web de IOMA y Página de IOMA
luego
se imprime
Planilla de Inicio /
Se carga en la web de IOMA y Página de IOMA
Planilla de Evolución luego
se imprime
Planilla de firmas
Se usan fotocopias y se
página colegio – Distrito
para el paciente
completa
a mano
Tabla de
Se ingresa para ver la respuesta Página de IOMA
autorizaciones
de IOMA y luego se imprime
Se adjunta copia de cada material
factura
planilla excel
conformidad inicio
conformidad 1º
conformidad 2º
denuncia
planilla de inicio
planilla de evolución
tabla de autorizaciones
planilla de firmas
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8. P OSIBLES
Area
TRABAS Y SOL UCIONES
Situación
Posible causa
el paciente no
firmó la
conformidad
el paciente no
firmó una sesión
en la planilla de
asistencia
Sesiones de dos
meses diferentes
o dos tipos
diferentes en la
misma planilla
Atención del
paciente
Solución momentánea / alternativa
No presentar ninguna sesión de ese paciente
hasta que no esté firmada.
No presentar ninguna sesión de ese paciente y
de ese/esos mes/meses hasta que no estén
todas las firmas, y las sesiones discriminadas
correctamente.
la planilla de inicio o
de evolución no fue
recibida por IOMA
elevar nuevamente la planilla de inicio o
evolución como si no se hubiese hecho.
IOMA no autorizó
aún las sesiones retraso de la Auditoría esperar a la resolución // se puede rendir las
de IOMA en el
sesiones del mes con el número provisorio y la
proceso de
impresión de la planilla de inicio o evolución
autorización
El paciente se
atendió
anteriormente con
otro psicólogo
prestador de
IOMA
Area
Situación
comunicarlo de inmediato al Distrito, para que, a
través del Consejo Superior, se deshabilite la
relación paciente-terapeuta anterior y pueda
ingresarse la planilla de denuncia
correspondiente
Posible causa
Solución momentánea / alternativa
pérdida de clave
solicitar de inmediato y por escrito en el Distrito
la nueva clave para que el Consejo Superior la
genere y la envíe nuevamente por sobre.
no es correcto el
número de afiliado
se deben ingresar los 12 dígitos seguidos, sin la
barra (números, o con la letra inicial, o con la P
intermedia, según el caso). Se recomienda
chequear que los datos correspondan al
paciente
Se deben ingresar los datos manualmente,
generalmente,
como se indica, y adjuntar al momento de la
el afiliado no está afiliados recientes
presentación mensual (y mientras esta situación
en cápita
que no figuran en el
subsista) copias de: DNI, del carnet y del recibo
sistema de IOMA
de sueldo o del cupón de pago
Página de IOMA
la planilla de inicio o
de evolución no fue
recibida por IOMA
elevar nuevamente la planilla de inicio o
evolución como si no se hubiese hecho.
IOMA no autorizó
aún las sesiones retraso de la Auditoría esperar a la resolución // se puede rendir las
de IOMA en el
sesiones del mes con el número provisorio y la
proceso de
impresión de la planilla de inicio o evolución
autorización
El auditor no autorizará el tratamiento si los
Se determinó un
datos son muy incongruentes, y pedirá otra
código de DSM-IV muchas veces queda
planilla de evolución con la explicación
que no se
mal marcado en el
correspondiente.
corresponde con listado de códigos
En la siguiente planilla de evolución se aclara la
la descripción
situación en el campo ¨comentarios¨.
débito de IOMA
Pagos
Junto con el débito, IOMA informa la razón del
mismo. Solucionado el inconveniente, y en los
plazos establecidos, se refactura.
diferencia entre lo
facturado y lo
cobrado
el depósito de IOMA IOMA retiene el Impuesto a los Ingresos Brutos
supera los $2.000
superado ese monto.
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