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Perfil del Administrador
Niveles
Administrativos
generales
Roles
administrativos
Funciones
administrativas
Habilidades
Labores
administrativas
Niveles administrativos básicos
Administradores
de primer nivel
Administradores de
mandos intermedios
Gerentes de
primera línea
Funciones administrativas básicas
Planeación
Organización
Dirección
Inspección
ROLES INTERPERSONALES
Emblemático
De líder
De enlace
ROLES DE TOMA DE DECISIONES
Emprendedor
De manejo de dificultades
De asignación de recursos
De negociador
ROLES
ADMINISTRATIVOS
ROLES INFORMATIVOS
De vigilancia
De propagador
De vocero
Conducción del
Desempeño individual
Instrucción de los
subordinados
Planeación y asignación
de recursos
Coordinación de grupos
LABORES
ADMINISTRATIVAS
Conducción
del desempeño
grupal/departamental
Vigilancia del
entorno empresarial
Representante
del personal
Habilidades técnicas
Conocimientos de computación
Comercialización y ventas
Producción
Habilidades interpesonales
Hincapié en la ética
Administración de recursos humanos
Reasignación o despido de empleados
insatisfactorios
HABILIDADES
ADMINISTRATIVAS
Habilidades de conceptualización
Formulación de estratégias
Transmisión de un marcado sentido de visión
Planeación de la sucesión administrativa
Conocimientos de economía y política
internacionales
Habilidades de comunicación
Frecuente comunicación con clientes
Frecuente comunicación con empleados
Trato con los medios y oratoria
Sensibilidad a diferencias culturales
Administradores de primer nivel
La dirección y operaciones generales de una
organización, son su responsabilidad. Desarrollan metas,
políticas y estrategias para toda la organización;
establecen las metas que descienden a lo largo de la
jerarquía, hasta llegar finalmente a cada trabajador.
Suelen representar a sus organizaciones en asuntos
comunitarios, tratos de negocios y negociaciones con el
gobierno. Dedican la mayor parte de su tiempo a hablar
con otros administradores del mismo nivel de la
compañía y con personas de fuera de ésta.
Dedican día y noche a la realización de las actividades de
dirección de la empresa, en muchas ocasiones tiene que
quedarse trabajando hasta muy tarde en la oficina. En
otras ocasiones, tiene que representar a la empresa en
actividades recreativas y sociales.
Planeación
2 horas
Organización
1 hora
Dirección
4 1/2 horas
Inspección
1/ hora
2
Distribución tradicional del tiempo
de un gerente de primera línea
1. Hellriegel, Don, John W. Slocum. Administración.
Thomson International editores. México, 1998. (pp. 7, 8, 17, 18, 19, 25, 26)
Administradores de mandos intermedios
Se ocupan de coordinar las actividades de los empleados,
determinar qué productos o servicios ofrecer y d ecidir
cómo comercializar estos productos o servicios entre los
clientes. Reciben amplias estrategias y políticas generales
de la alta dirección y las traducen en metas y planes
específicos para su implementación por los gerentes de
primera línea. Son responsables de dirigir y coordinar las
actividades de los gerentes de pr imera línea, y en
ocasiones, de personal no administrativo.
Muchos de estos administradores, iniciaron su trayectoria
profesional como gerentes de primera línea, lo cuál le
permite obtener conocimientos sobre la empresa y
perfeccionar sus habilidades técnicas.
El mayor énfasis en la conducción del desempeño grupal
y e n la asignación de recursos representa la diferencia
más importante entre los administradores de primera línea
y los de mandos intermedios.
Planeación
1 1/2 horas
Organización
2 1/2 horas
Dirección
3 horas
Inspección
1 hora
Distribución tradicional del tiempo
de un gerente de primera línea
1. Hellriegel, Don, John W. Slocum. Administración.
Thomson International editores. México, 1998. (pp. 7, 8, 17, 18, 19, 25, 26)
Gerentes de Primera Línea
Son aquellos directamente responsables de la producción
de bienes y servicios. Los empleados que responden a sus
órdenes ejecutan las labores básicas de producción,
trátese ya sea de bienes o servicios.
Este nivel de administración es el enlace entre la
producción u operaciones de cada departamento y el resto
de la organización.
Deben contar con habilidades técnicas bien desarrolladas
para instruir a sus subordinados y supervisar sus tareas
diarias. Así como también requiere de habilidades
interpersonales tales como: habilidad para comunicarse
con diversos tipos de personas, asesorar a los
subordinados y ofrecer retroalimentación constructiva.
Planeación
1 horas
Organización
1 horas
Dirección
4 horas
Inspección
2 horas
Distribución tradicional del tiempo
de un gerente de primera línea
1. Hellriegel, Don, John W. Slocum. Administración.
Thomson International editores. México, 1998. (pp. 7, 8, 17, 18, 19, 25, 26)
Planeación
Implica definir metas organizacionales y proponer medios para alcanzarlas.
Los administradores planean por tres razones:
•Establecer una dirección general
para el futuro de la organización,
como mayores utilidades, una participación
de mercado más amplia y responsabilidad social.
•Identificar y comprometer los recursos de la
organización en el cumplimiento de sus metas.
•Decidir que actividades son
necesarias para conseguirlo.
Organización
La organización es el proceso de creación de una estructura
de relaciones que permita a los empleados ejecutar los planes
de la dirección y cumplir las metas establecidas por ésta.
Implica el establecimiento de departamentos y
descripciones de funciones. En este sentido, la integración del personal
se deriva directamente de la planeación y la organización.
Dirección
Una vez que la dirección ha hecho planes,
creando una estructura y contratando al personal indicado,
alguien debe dirigir a la organización .
La dirección supone comunicarse con los demás y motivarlos
para que desempeñen las tareas necesarias para cumplir
las metas de la organización. No obstante, la dirección no sólo
se lleva a cabo una vez concluidas la planeación y
la organización; también es crucial en éstas funciones.
Inspección
Es el proceso mediante el cual una persona, grupo u organización
vigila atentamente el desempeño y emprende acciones correctivas
en la inspección.
En el proceso de inspección, los administradores:
•Establen normas de desempeño.
•Miden el desempeño logrado sobre la base de esas normas.
•Toman medidas para corregir desviaciones.
•Ajustan las normas en casos necesarios.
Roles Interpersonales
Son aquellos que suponen relaciones entre personas.
En sus roles emblemáticos, de líder y de enlace los administradores
se relacionan directamente con otras personas.
Rol Emblemático. El administrador representa a la organización
en celebraciones de tipo ceremonial y simbólico. Aunque aparentemente
los deberes emblemáticos podrían carece de importancia, se espera de los
administradores que los asuman, por que simbolizan el interés de la dirección
en los empleados, los clientes y la comunidad.
Rol de Líder. Implica la responsabilidad e dirigir y coordinar las actividades
de los subordinados a fin de que se cumplan las metas organizacionales . Algunos
aspectos del papel del liderazgo tienen que ver con la integración del personal:
contratación, ascenso y despido. Otros suponen incetivar a los subordinados para
que satisfagan las necesidades de la organización. Otros más se relacionan con
la proyección de una visión con la que los empleados puedan identificarse.
Rol de Enlace. Se refiere al trato de los administradores con personas fuera
de la organización. El administrador busca apoyo de personas que pueden
influir en el éxito de la organización.
Roles Informativos.
Los administradores eficaces forman redes de contactos, los muchos contactos
que realizan al desempeñar sus papeles emblemáticos y de enlace ofrecen acceso
a los administradores a información importante. En razón de estos contactos, los
administradores son los centros nerviosos de sus organizaciones. Tres papeles –
de vigilancia, de propagador y de vocero – comprenden los aspectos de información
de la labor administrativa.
Rol de Vigilancia. Implica buscar, recibir y seleccionar información.
Dado que gran parte de la información recibida es oral (producto de
chismes y rumores, así como de reuniones formales), los administradores
deben verificarla y decidir si la emplean o no.
Rol del Propagador. El administrador comparte información con sus subordinados
y otros miembros de la organización. Algunos administradores, transmiten información
especial, o “privilegiada”, a ciertos subordinados que de ordinario no tendrían acceso a
ella y en cuya discreción pueden confiar.
Rol de Vocero. Dan a conocer información a otros, especialmente
a personas ajenas a la organización, sobre la postura oficial de la compañía.
Este papel es cada vez más importante, debido, al menos en parte, a la demanda
de mayor información de la presa y el público.
Roles de tomas de decisiones.
Los administradores usan la información que reciben para decidir
cuando y cómo comprometer a su organización en nuevas metas y
acciones. Los roles de toma de decisiones son quizá los más importantes
entre las tres clases de roles.
Rol Emprendedor. Implica diseñar y poner en marcha un nuevo
proyecto empresa o negocio. El rol del emprendedor también
puede desempeñarse en unja organización ya existente cuando ésta
lo promueve. Este caso se conoce como actividad de intraemprendedores.
Rol de Manejo de dificultades. Los administradores desempeñan
este rol cuando enfrentan problemas y cambios más allá de su
inmediato control. A veces surgen dificultades a causa de que un
administrador ineficaz ignora una situación hasta que ésta se convierte
en crisis.
Rol de asignación de recursos. Supone elegir entre demandas rivales de dinero,
equipo, personal, tiempo del administrador y otros recursos organizacionales.
Rol de negociador. Se relaciona estrechamente con el de asignación de recursos.
Los administradores ser reúnen con individuos o grupos para discutir sus diferencias
llegar a un acuerdo. Las negociaciones forman parte integral de la labor de un
administrador.
Habilidades Interpersonales.
Incluyen las capacidades para dirigir, motivar, resolver conflictos y trabajar con los demás.
Se refieren al trabajo con personas.
El administrador debe alentar la participación en la toma de decisiones y permitir que sus
subordinados se expresen sin temor al ridículo.
Principales habilidades interpersonales requeridas por los administradores:
•Hincapié en el ética
•Liderazgo
•Motivación al desempeño
Habilidades Técnicas.
Implican la capacidad para aplicar métodos, procedimientos y
técnicas específicos en un campo especializado.
Los administradores hacen uso de habilidades técnicas en distintos
grados; sin embargo generalmente les interesa identificar y desarrollar
las habilidades técnicas que deben poseer los demás miembros de la
organización.
Principales habilidades técnicas requeridas por los administradores.
•Conocimientos de Computación
•Comercialización y Ventas
•Producción
Habilidades de Conceptualización.
Suponen la capacidad de percibir un problema, cuestión u organización
como un todo, así como la interrelación entre sus partes.
Su adecuado uso implica pensar en términos de:
•Prioridades relativas, más que de metas y criterios rígidos.
•Posibilidades y probabilidades relativas, más que de certidumbres
•Correlaciones y patrones generales aproximados, más que de relaciones
de causa y efecto definidas.
Las habilidades de conceptualización son especialmente importantes
para los roles de toma de decisiones, emprendedores, de manejo de
dificultades , de asignación de recursos y de negociador de los
administradores, todos los cuales demandan la capacidad de identificar
las tendencias que privan en el entorno.
Todos los administradores, pero en especial los de primer nivel tienen
necesidad de las habilidades de conceptualización.
•Formulación de Estrategias
•Transmisión de marcado sentido de visión
•Planeación de la sucesión administrativa
•Conocimientos de economía y política internacionales
Habilidades de Comunicación.
Son la capacidad para enviar y recibir información, ideas, opiniones y actitudes.
Los diez papeles administrativos se basan en el supuesto de que los administradores
poseen al menos las habilidades básicas de comunicación escrita, oral y no verbal
(expresión facial, posturas físicas). En una época en que las empresas esperan que
sus empleados trabajen con una supervisión mínima y muestren más iniciativa.
Las competentes habilidades de comunicación son una obligación:
•Frecuente comunicación con clientes
•Frecuente comunicación con empleados
•Trato con los medios y oratoria
•Sensibilidad a diferentes culturas
Dirección
Control
Planeación
Etapas Administrativas
Básicas
Organización