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La intranet social
Ana Carrillo Pozas
EXTRACTO DEL LIBRO
Editorial UOC, 2014. 144 p. Col. El Profesional de la Información, núm. 27. ISBN 978-849064-252-8
Disponible en: http://www.editorialuoc.cat/laintranetsocial-p-1377.html?cPath=1
¿A quién va dirigido este libro?
Este libro te interesa si quieres saber:
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Qué es una intranet y cómo ha evolucionado hasta hoy.
Cómo está impactando la revolución digital en la dimensión interna de las
organizaciones.
Qué componentes presenta una intranet social.
Qué beneficios aportan las redes sociales corporativas.
Cómo gestionar y gobernar una intranet.
Qué papel desempeña el responsable de una intranet.
Cuáles son las claves y estrategias para desplegar con éxito una intranet
social.
Hacia dónde caminarán las intranets en las nuevas organizaciones.
Solapa
La revolución digital ha impactado enormemente en las organizaciones, que
van camino de convertirse en complejos ecosistemas digitales en los que
convergen personas, contenidos, servicios, colaboración y procesos, y donde
las líneas divisorias entre su dimensión interna y externa son cada vez más
difusas.
Las intranets están creciendo y madurando para ser el soporte de este nuevo
mundo del trabajo, la “llave maestra” de la organización. Las inversiones de las
intranets en tecnología social, colaboración y movilidad tratan de asegurar que
los profesionales puedan trabajar juntos de forma eficiente en cualquier lugar,
en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Este libro quiere dar a conocer las oportunidades que ofrecen las intranets
sociales a las organizaciones abiertas e innovadoras, así como servir de guía
para el despliegue y gobernanza de este nuevo modelo.
Hashtag
#intranetsocial
Cubierta posterior
El concepto de intranet social aparece en 2009 en los países anglosajones
influenciado por la evolución de internet y la eclosión de la web social, en la que
los ciudadanos conectados han ido imponiendo una nueva mentalidad que se
extiende también al interior de sus lugares de trabajo.
Los profesionales, cada vez más móviles, sociales y prosumidores, han sido
uno de los motores de esta nueva dimensión del trabajo en la que se van
imponiendo formas de comunicación más democráticas, estructuras de mando
más cooperativas y en las que se otorga un mayor valor al conocimiento.
La intranet social supone dotar a las intranets tradicionales del valor añadido
que otorgan las relaciones y conexiones con otras personas. Es una apuesta
hacia la senda de las organizaciones inteligentes e interconectadas.
Ana Carrillo Pozas
Jefe de Servicio de Intranet y responsable del Sistema de Gestión Documental
y del Mapa de Procesos de la Biblioteca Nacional de España.
Índice
¿A QUIÉN VA DIRIGIDO ESTE LIBRO?
INTRODUCCIÓN
1a PARTE. ENTENDER QUÉ SON LAS INTRANETS
ORÍGENES Y EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INTRANET
Red informática interna (1995)
Intranet del conocimiento (1998)
Portal corporativo (2000) y portal del empleado (2005)
Intranet 2.0 (2008)
Intranet social (2009)
The Digital Workplace (2012)
ESTADIOS DE DESARROLLO DE LAS INTRANETS
Los modelos de madurez de intranets y digital workplaces
Hitos en su evolución
NUEVOS PARADIGMAS: ¿QUÉ HA CAMBIADO?
La revolución digital
La sociedad del conocimiento
El nuevo mundo del trabajo (The new world of work, NWOW)
La naturaleza cambiante de las organizaciones
Empleados prosumidores, móviles y sociales
LA INTRANET HOY: UNA DEFINICIÓN ACTUAL
Objetivos
Funciones esenciales
Funciones de valor añadido
PRINCIPIOS PARA GESTIONAR UNA INTRANET
Analizar la situación interna
Establecer un plan estratégico
Elaborar un modelo de gobernanza de la intranet
Definir un modelo de gobernanza de la información
Evaluar el rendimiento
PERFIL PROFESIONAL DEL RESPONSABLE DE LA INTRANET
2.a PARTE. EMPRESA 2.0: LA TECNOLOGÍA DE SOFTWARE SOCIAL
EMPRESARIAL Y LA INTRANET SOCIAL
EL SOFTWARE SOCIAL EMPRESARIAL
Plataformas
Herramientas
LA INTRANET SOCIAL
¿Por qué necesitamos una intranet social? Los beneficios
Definición y componentes de una intranet social
Despliegue de tecnología para una intranet social
Dimensiones de una intranet social
Tipos de usuarios de una intranet social
LAS REDES SOCIALES CORPORATIVAS
Beneficios
Usos y aplicaciones
3.a PARTE. HACIA UNA ORGANIZACIÓN INTELIGENTE
LOS TRES EJES
Gestionar el talento
Gestionar el conocimiento
Gestionar los procesos
CLAVES PARA EL ÉXITO EN LA INCORPORACIÓN DE UN ECOSISTEMA SOCIAL
EN UNA ORGANIZACIÓN
Buenas prácticas de implantación de una red social corporativa
CASOS DE ÉXITO
La intranet de IBM, W3
La intranet de ONO
DESAFÍOS EN LA GOBERNANZA DE LAS INTRANETS
FUTURO DE LAS INTRANETS
EPÍLOGO
BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
En los países anglosajones se viene hablando de intranet social desde 2009. Este
nuevo modelo comenzó a adoptarse por compañías innovadoras y se extendió
paulatinamente a una gran mayoría de empresas y organizaciones.
En nuestro país nos encontramos en el inicio del ciclo de vida de adopción de la
intranet social, del mismo modo que ocurre con las redes sociales corporativas.
Podemos decir, por tanto, que la oleada de la tecnología social empresarial está
llegando a nuestro entorno más inmediato. Y no sólo eso, sino que el software social
empresarial está viviendo un crecimiento imparable, si atendemos1 a las cifras de
incremento de gasto que se prevén en este tipo de herramientas.
Tras años de explosión de la web social y de los esfuerzos de las organizaciones por
cuidar su presencia y reputación en los medios sociales, parece haber llegado el turno
a la dimensión interna de las organizaciones, que han entendido que sin la gestión de
su conocimiento, de su talento y de sus procesos, no pueden sobrevivir en un mundo
en continuo cambio. Así, la intranet social se configura como el soporte imprescindible
de estos tres ejes de gestión, como veremos a lo largo de estas páginas.
Este libro consta de tres partes: la primera está orientada a explicar qué es una
intranet y cuál es su origen y evolución, contextualizando así el modelo actual
denominado “intranet social”, que se describe y analiza en la segunda parte, junto con
todo el ecosistema de la empresa social. Y la tercera ofrece estrategias para introducir
este modelo de intranet en organizaciones inteligentes.
1
http://www.ciospain.es/social-business/las-empresas-aumentaran-su-demanda-de-software-social
1ª PARTE. ENTENDER QUÉ SON LAS INTRANETS
Después de casi veinte años de existencia las intranets continúan siendo territorios
inexplorados. Y sin embargo, en este desconocimiento reside un enorme potencial.
Lejos de estar muertas2, como pronosticaban algunos, siguen siendo la puerta de
entrada de la organización, cumpliendo un rol esencial para la comunidad a la que
sirven, los empleados.
Es evidente que durante las últimas décadas las intranets han cambiado de forma
considerable para adaptarse a las necesidades de organizaciones y personas, como
veremos en el siguiente capítulo.
2
http://socialmediatoday.com/paulsimon/546706/intranet-isn-t-dead-it-s-evolving
NUEVOS PARADIGMAS: ¿QUÉ HA CAMBIADO?
En los últimos años las intranets se han ido haciendo cada vez más sociales y más
centradas en las personas (people centric). Podríamos decir que dos terceras partes
de las organizaciones del mundo occidental han incorporado de forma predominante
algún tipo de medio social en sus intranets durante los últimos tres años3.
Por tanto estamos ante un fenómeno cuya fuerza o motor radica en un cambio de
paradigma en nuestra época contemporánea, caracterizada por:
La revolución digital
Estamos viviendo un momento histórico4 caracterizado por la aparición de una
tecnología disruptiva, la digital, que provoca cambios relevantes en todos los ámbitos
de la sociedad. La tecnología digital ha impactado en personas, tecnologías e
información, transformando profundamente el sistema productivo, el sistema de
transmisión del conocimiento y la sociedad.
Se están produciendo cambios en los modelos de negocio (p.e. la reconversión de
producto a servicio), en los procesos de las organizaciones, en los profesionales, que
deben desarrollar nuevas competencias y habilidades digitales, y en la sociedad.
El impacto de esta revolución digital también va a ser profundo en los espacios
tradicionales de trabajo. La tecnología digital va a dinamitar lo que conocemos hasta
ahora como concepto de oficina y espacio de trabajo físico.
La sociedad del conocimiento
No sólo supone un cambio de época (Innerarity, 2011), sino la irrupción del
conocimiento y su prominencia en todos los ámbitos esenciales de la sociedad, así
como en los diversos ámbitos del trabajo y la organización. Esta intensidad se hace
presente a través de diversos fenómenos: el surgimiento de nuevos espacios de
negocio en el tercer sector o de conocimiento intensivo (patentes, asesoramiento,
formación, nuevos medios, servicios financieros), el nacimiento y expansión de nuevas
tecnologías (de la información, bio y nanotecnologías), la aceleración de los procesos
de innovación, la creciente significación de las prácticas de cálculo (rating, auditing,
benchmarking, big data) y el cambio en la forma y los contenidos de las cualificaciones
(nuevas destrezas, como las soft skills).
Este panorama sitúa a las organizaciones, empresas y administraciones públicas del
siglo XXI como organizaciones del conocimiento. Su sostenibilidad, adecuado
funcionamiento y su mayor capacitación intelectual dependerán del conocimiento de
3
Ward, Toby (2012).
4
Genís Roca (2012). La sociedad digital. http://www.youtube.com/watch?v=kMXZbDT5vm0
sus profesionales y de la voluntad de éstos de desplegar su conocimiento en la
realización de su trabajo.
Cada vez más, las organizaciones se dan cuenta de la importancia de hacer accesible
el conocimiento experto, que se encuentra diseminado en diferentes oficinas y silos
departamentales, como vía para dar soporte a los objetivos de negocio, tales como
innovación de productos, mejor servicio al usuario, etc.
El nuevo mundo del trabajo (The new world of work, NWOW)
En 2005 Bill Gates5 apelaba a construir software que ayudara a los trabajadores de la
información a adaptarse y prosperar en un entorno de trabajo siempre cambiante. Un
objetivo, decía, debido en parte a que el modo de trabajo estaba cambiando. Según él,
el nuevo mundo del trabajo (new world of work, NWOW) se caracterizaba por una
fuerza global de trabajo siempre conectada, unas empresas cada vez más
transparentes y una generación de jóvenes que incorporaban a las empresas estilos
de trabajo y tecnologías propias de la era de internet.
Hoy, la revolución digital está impactando y condicionando este nuevo mundo del
trabajo, cuyas tres dimensiones principales son:
•
Las personas: que han ido progresivamente trabajando en movimiento –en
otras oficinas, en desplazamientos, desde casa-, gracias a las facilidades y
expansión de los dispositivos móviles. Lo que significa que nos hemos hecho
más fluidos o líquidos, en términos de presencia física.
•
Los lugares de trabajo: cada vez menos físicos y más virtuales.
•
La tecnología: gracias a sus avances la idea de oficina como espacio físico y
principal lugar de trabajo ha dado paso a la idea de que podemos trabajar en
cualquier momento y en cualquier lugar.
Las intranets están creciendo y madurando para ser el soporte de este nuevo mundo
del trabajo. Se están haciendo esfuerzos e inversiones en tecnología social,
colaboración y especialmente en movilidad, con el fin de asegurar que los empleados
puedan trabajar juntos de forma eficiente en cualquier lugar, en cualquier momento y
desde cualquier dispositivo.
La naturaleza cambiante de las organizaciones
Tal y como refiere el experto en intranets James Robertson (2013), las organizaciones
están sometidas a más presión que nunca para ser productivas y eficaces. Todas las
organizaciones (sean públicas o privadas) se ven obligadas a hacer más con menos
con el fin de sobrevivir en este mundo cambiante, caracterizado por las siguientes
mega-tendencias:
•
5
Mercados híper-competitivos.
Gates, Bill. “The New World of Work”. 19 mayo 2005. Microsoft.
https://www.microsoft.com/mscorp/execmail/2005/05-19newworldofwork.mspx
•
Auge del consumidor, con expectativas crecientes tanto en la compra de un
producto como en el uso de un servicio de la administración pública.
•
Cambios disruptivos en la tecnología, en los que la movilidad e internet van de
la mano como los motores de la innovación.
•
Agilidad e innovación, conceptos que se han vuelto tan importantes como la
continuidad y la eficiencia.
•
Nuevas formas de trabajo, en las que los modelos tradicionales jerárquicos y
organizados en silos están siendo cuestionados, y lo social se está convirtiendo
en una práctica universal.
Empleados prosumidores, móviles y sociales
La transformación digital está provocando una separación cada vez más difusa entre
el tiempo personal y el laboral y ha hecho que el uso de los dispositivos móviles
personales se extienda cada vez más en las empresas.
Este fenómeno se conoce como BYOD, bring your own device6, y alude a la tendencia
de los empleados de llevar a la oficina su propio dispositivo móvil, tableta o teléfono,
para trabajar y acceder a los recursos privados de su organización (correo electrónico,
aplicaciones...). Así, el dispositivo personal se convierte en un puente entre la red
corporativa e internet, de modo que el reto para las empresas es garantizar la
seguridad en entornos tan abiertos.
Los empleados, cada vez más móviles y sociales, van imponiendo progresivamente
una nueva mentalidad, más democrática en la forma de comunicarse en el interior de
sus organizaciones, que anima a la implantación de estructuras de mando menos
piramidales y más cooperativas, y en la que prima el conocimiento y no tanto la
categoría profesional.
Además, no sólo las organizaciones van a ser productoras de información, sino que
sus propios empleados lo van a ser también, tanto dentro como fuera de la propia
organización, al generar contenido en otros medios sociales o al compartir y colaborar
en entornos alejados al suyo. Serán a su vez consumidores y productores, esto es,
prosumidores.
6
Cabrera, Juan Ignacio (2012). “BYOD, al trabajo con tu propio dispositivo: pros y contras de una
tendencia imparable”. PC Actual, 2012, n. 255, PP. 20-22.
LA INTRANET SOCIAL
Hoy en día es difícil imaginar una aplicación que no disponga de una capa social que
la dote de ese valor añadido que dan las relaciones y conexiones con otras personas.
Esto es lo que ha ocurrido con las intranets corporativas, que primero a partir de 2008,
con el concepto de intranet 2.0, y de 2010 después, con la consolidación del concepto
de intranet social, han ido integrando tecnología de software social en sus plataformas.
Y este fenómeno es el que ha conducido a las organizaciones a adoptar de forma
creciente sofisticadas herramientas de colaboración como espacios de colaboración,
wikis, microblogging, etc.
Un estudio realizado por la consultora Prescient Digital Media (2013b) sobre 651
participantes de compañías de todo el mundo, en el que se examina el uso, magnitud
y popularidad de medios sociales en intranets corporativas, revela una rápida adopción
de las mismas durante 2012. Un 71% dispone de al menos un componente social,
siendo las herramientas más populares las siguientes: mensajería instantánea, blogs,
foros de discusión, wikis y comentarios de usuarios.
Por lo que respecta a la tecnología utilizada, el mismo estudio muestra que un 44% de
las organizaciones utiliza una solución de portal, un 24% un sistema de gestión de
contenidos, un 15% un sistema a medida, un 13% una solución híbrida, y sólo un 4%
se sirve de una plataforma de software social.
¿Por qué necesitamos una intranet social?: los beneficios
La introducción de tecnología social reporta innumerables beneficios a las
organizaciones y se ha demostrado como una herramienta de eficiencia.
Según datos de McKinsey7, las empresas que han integrado la tecnología social
dentro de su flujo de trabajo han registrado los siguientes beneficios:
-
-
7
Han visto aumentar el acceso al conocimiento o know-how interno en un 77%.
Permiten localizar más fácilmente a los profesionales con talento para
desarrollar los diversos procesos empresariales (concretamente un 52% más).
Trabajar con herramientas para la colaboración incrementa el éxito en
innovación un 28% respecto a trabajar sin ellas.
La satisfacción de sus empleados en el trabajo es un 41% mayor.
McKinsey Global Institute (2010) y (2012).