Download Entrega de paquete alimentario de contingencia - SDIS

Código: PCD-PS-PC-585
PROCESO: PRESTACION DE LOS SERVICIO SOCIALES
ETAPA: III. PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO: PARA LA ENTREGA DE PAQUETE
ALIMENTARIO DE CONTINGENCIA
Versión: 0
Fecha: 10-AGO-12
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1. Objetivo del procedimiento
Realizar la entrega de un paquete alimentario de contingencia, a los participantes de los servicios sociales que se ven afectados por la
suspensión del servicio social, con el fin de garantizar el suministro alimentario.
2. Glosario
Paquete alimentario de contingencia: El paquete alimentario de contingencia, consiste en la entrega de alimentos de forma individual
a las personas participantes activas de los servicios sociales de la SDIS que cuentan con apoyo alimentario, con el fin de satisfacer las
necesidades alimentarías durante el período de suspensión del servicio. El paquete alimentario de contingencia se compone por
alimentos perecederos (grupos 1: tubérculos y plátanos, Grupo 2: verduras y Grupo 3: frutas) y alimentos no perecederos (grupos 1:
cereales, grupo 4: huevos y leguminosas, grupo 5: lácteos, grupo 6: aceites y grupo 7: dulces y otros).
Suspensión del servicio: Es la interrupción de la prestación de un servicio social de la SDIS durante un tiempo, generado por causas
de fuerza mayor (interrupción de servicios públicos ajenas al cumplimiento de las obligaciones administrativas y emergencias de origen
natural o antrópico), o por solicitud de la Secretaria Distrital de Salud
Tipo de Paquete Alimentario de Contingencia: hace referencia a la conformación del paquete alimentario de acuerdo al número de
días que se atenderá al participante y al tipo de contratación que se tenga.
F-EP-003
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3. Condiciones generales
Preparación previa de Insumos: Previo a realizarse la entrega del paquete alimentario de contingencia se debe realizar una
planeación logística efectiva que permita conocer la siguiente información:
- Número de días de suspensión del servicio social.
- Tipo y número de paquetes alimentarios a entregar.
- Punto y día de entrega.
- Identificación de responsables del servicio social.
Responsables de la entrega del paquete alimentario de contingencia: Para la entrega del paquete alimentario deben estar
presentes el profesional referente local y/o el coordinador responsable de la unidad operativa de acuerdo al servicio social. En los
casos en los que no sea suficiente debe coordinarse con el Subdirector/a Local para que se brinde el apoyo de otros profesionales.
Personal del operador que entrega el paquete alimentario y la interventoria o supervisión del servicio social de canasta
complementaria de alimentos.
Otros Insumos: para la entrega del paquete alimentario se debe contar con los documentos soporte como el listado de
participantes del servicio social. Este listado debe cumplir el criterio de aceptación citado en el numeral 7.
Papelería. Tabla de apoyo, esfero negro y cosedora.
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4. Relación con otros procedimientos y procesos
Proceso para la
prestación de los
servicios sociales
Registro de la
entrega en el
SIRBE
Participantes en
estado activo y/o
inscrito del
servicio social
Proceso de
prestación de los
servicios sociales
PROCEDIMIENTO
PARA LA ENTREGA DE PAQUETE
ALIMENTARIO DE CONTIGENCIA
Subdirección de
Investigación e
Información
Base de datos de
Participantes en
estado activo y/o
inscrito servicio
social
Planillas con firma
de los
participantes
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
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6. Aclaración de las actividades
Actividad 1.: la Subdirección Local de Integración Social, a través del – la Subdirector – a Local, informara con un tiempo no menor a
cinco (5) días hábiles. La información mínima que debe contener el correo electrónico de solicitud de paquete alimentario de
contingencia es:
Información básica para la solicitud de entrega de paquetes alimentarios de contingencia
1. Nombre de la Localidad donde se presenta la suspensión del servicio social, indicando los
motivos de la suspensión.
2. Tiempo proyectado de la duración de la suspensión del servicio social con su respectiva
justificación del porque se determina ese periodo de suspensión.
3. Identificación del punto de entrega: dirección y nombre del lugar para la entrega
4. Número de participantes activos e inscritos (participantes inscritos de acuerdo al servicio o
proyecto que lo contemple) del servicio social a atender, de acuerdo a la última base de datos.
5. Tipo de paquete alimentario de contingencia
6. Fecha y hora de la entrega
7. Nombre del solicitante
Actividad 3: La Subdirección de Investigación e Información generara y enviara la base de datos dos (2) días hábiles después de
recibida la solicitud realizada por parte de la SLIS o Subdirección Técnica del nivel central.
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Actividad 4: La dependencia responsable del servicio social debe verificar y organizar la base de datos que envía la Subdirección de
Investigación e información, teniendo en cuenta la identificación de los menores de 14 años, ya que serán sus padres, acudientes o jefe
de núcleo familiar, los que firmen para recibir el paquete alimentario de contingencia.
Actividad 6. : El envió del pedido al operador de la canasta, se debe realizar mínimo con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha
programada de entrega del paquete alimentario de contingencia a los participantes del servicio social.
Actividad 7.: para la convocatoria se debe utilizar canales de comunicacion claros, con el fin de lograr una efectiva asistencia a la
entrega del paquete alimentario de contingencia, así mismo realizar las recomendaciones pertinentes frente a los requisitos que debe
cumplir el participante para recibir el paquete alimentario y los cuidados de seguridad que debe prever el mismo día de la entrega para
evitar le sea hurtado. Se recomienda, que la entrega del paquete alimentario de contingencia se realice dentro del mismo horario de
atención establecido para el servicio social.
Actividad 9.: El operador de la entrega del paquete alimentario de contingencia, es el responsable de la toma de firma del participante
así como de la entrega del mismo. De la calidad de la logística dependerá el normal desarrollo del proceso. La SDIS NO es responsable
de la toma de firma o la perdida de paquetes alimentarios de contingencia en la entrega o de documentos de identidad.
Actividad 10. : El paquete alimentario se entregará UNICAMENTE a la persona que aparece relacionada en el listado de activos e
inscritos (si es pertinente). De ninguna manera se entregara a personas que allí no estén relacionadas.
Para el caso de los menores de 14 años, UNICAMENTE se le hará entrega a su respectivo padre, madre, acudiente o jefe de núcleo
familiar, el cual debe figurar en el núcleo familiar caracterizado en la ficha SIRBE.
NO se aceptarán autorizaciones para hacer entrega de paquetes alimentarios de contingencia a terceros.
Cada participante debe presentar su documento original de identificación válido: carnet de identificación SDIS, cédula de ciudadanía,
tarjeta de identidad, NUIP, NIT o registro civil.
Actividad 12: La hora máxima de entrega del paquete alimentario se establecerá de acuerdo al horario que contempla el anexo técnico
o estandar del servicio social.
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Actividad 15: El profesional referente local de la SDIS o Coordinador responsable de la unidad operativa, debe conservar copia de los
listados de entrega con firma del participante, así mismo realizara informe de entrega el cual debe contener como mínimo: Número de
paquetes alimentarios programados, Número de paquetes alimentarios entregados, Número de paquetes alimentarios devueltos al
operador, dificultades durante la entrega y la forma de solución que desarrollaron entre otras. El informe debe tener máximo una cuartilla
y debe ser entregado a la SLIS, al equipo operativo de canasta complementaria del nivel central y al Subdirector-a para la Gestión
Integral Local.
7. Posibles productos o servicios no conformes
PRODUCTO O
SERVICIO
ACTIVIDAD
1. Realizar solicitud
paquete alimentario
contingencia
a
Subdirección
para
Gestión Integral Local
de
de
la
la
Solicitud de paquete alimentario de
contingencia
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
TRATAMIENTO
REGISTRO
Oportunidad: la solicitud de paquete
alimentario de contingencia se debe
realiza con cinco (5) días hábiles de
anticipación a la fecha de entrega
La Subdirección local deberá
reprogramar la fecha de
entrega
del
paquete
alimentario.
Correo
electrónico
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ALIMENTARIO DE CONTINGENCIA
3. Generar y enviar la base
de datos de participantes
activos e inscritos (si es
pertinente) a la fecha de
suspensión del servicio
6. Enviar programación al
operador de la canasta, la
interventoria o supervisión,
con copia a
la
Subdirección Técnica, SLIS
/ Profesional referente
local, Subdirector-a GIL y al
Director-a Territorial o
Poblacional.
NOMBRE
CARGO
Completitud: El listado debe contener
como
mínimo:
Número
de
identificación, nombres y apellidos
completos, edad, estado, fecha del
estado e identificación de los menores
de 14 años y su respectivo jefe de
núcleo o acudiente de acuerdo al
servicio social.
Base de datos de participantes del
servicio
Programación de entrega de paquete
alimentario de contingencia
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La
Subdirección
de
Investigación e Información
debe generar la base de datos
con las variables solicitadas
El equipo de canasta
Oportunidad: El envió del pedido se complementaria de alimentos,
debe realizar mínimo con tres (3) días deberá reprogramar la fecha
hábiles de anticipación a la entrega.
de entrega del paquete
alimentario.
ELABORO
REVISO
APROBO
Sandra Patricia Galeano
Luis Antonio Pinzòn Parra
Orlando Robby Peña
Jarlin Sulelly Diaz Gómez
Subdirector para la Gestión Integral Local
( e )
Subdirector de Investigación e Información
Directora Territorial ( E )
Profesional Equipo de Calidad
Dirección Territorial
Base de datos
F-IMPRO/Correo
electrónico
F-EP-003