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MANUAL DE USUARIO PARA ADECUACIÓN DE
ESTATUTOS Y REGISTRO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA EPS
MANUAL DE USUARIO PARA ADECUACIÓN DE
ESTATUTOS Y REGISTRO DE LAS
ORGANIZACIONES DE LA EPS
Versión: 1.5
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MANUAL DE USUARIO PARA ADECUACIÓN DE
ESTATUTOS Y REGISTRO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA EPS
1. INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene por objetivo brindar a las organizaciones del sector de la
Economía Popular y Solidaria -EPS, una guía para ingresar a la plataforma de servicios
electrónicos de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria para iniciar el
proceso de Adecuación de Estatutos y Registro de las organizaciones en funcionamiento
de la EPS, conforme a lo establecido en la Disposición Transitoria Primera de la Ley
Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y
Solidario (LOEPS).
2. MARCO JURÍDICO
Constitución de la República del Ecuador. Soberanía económica: Sistema
económico y política económica
Art. 283.- El sistema económico es social y solidario; reconoce al ser humano como
sujeto y fin; propende a una relación dinámica y equilibrada entre sociedad, Estado y
mercado, en armonía con la naturaleza; y tiene por objetivo garantizar la producción y
reproducción de las condiciones materiales e inmateriales que posibiliten el buen vivir.
El sistema económico se integrará por las formas de organización económica pública,
privada, mixta, popular y solidaria, y las demás que la Constitución determine. La
economía popular y solidaria se regulará de acuerdo con la ley e incluirá a los sectores
cooperativistas, asociativos y comunitarios.
Ley orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular
y Solidario
Art. 2.- Ámbito.- Se rigen por la presente ley, todas las personas naturales y jurídicas, y
demás formas de organización que, de acuerdo con la Constitución, conforman la
economía popular y solidaria y el sector financiero popular y solidario; y las
instituciones públicas encargadas de la rectoría, regulación, control, fortalecimiento,
promoción y acompañamiento. […]
Art. 15.- Sector Comunitario.- […] conjunto de organizaciones, vinculadas por:
Relaciones de territorio, Familiares, Identidades étnicas, Culturales, de género, De
cuidado de la naturaleza, urbanas o rurales; o de comunas, comunidades, pueblos y
nacionalidades que, mediante el trabajo conjunto, tienen por objeto la producción,
comercialización, distribución y el consumo de bienes o servicios lícitos y socialmente
necesarios, en forma solidaria y auto gestionada, bajo los principios de la presente ley.
Art. 18.- Sector Asociativo.- Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas
naturales con actividades económicas productivas similares o complementarias, con el
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objeto de producir, comercializar y consumir bienes y servicios lícitos y socialmente
necesarios, auto abastecerse de materia prima, insumos, herramientas, tecnología,
equipos y otros bienes, o comercializar su producción en forma solidaria y auto
gestionada bajo los principios de la presente Ley.
Art. 21.- Sector Cooperativo.- Es el conjunto de cooperativas entendidas como
sociedades de personas que se han unido en forma voluntaria para satisfacer sus
necesidades económicas, sociales y culturales en común, mediante una empresa de
propiedad conjunta y de gestión democrática, con personalidad jurídica de derecho
privado e interés social.
Disposición Transitoria Primera.- Las organizaciones de la EPS y del SFPS, que
actualmente se encuentren en funcionamiento y operación, adecuarán sus estatutos
sociales a la LOEPS. Si las organizaciones no adecuaren sus estatutos dentro de los
plazos establecidos para el efecto, no podrán ejercer sus actividades y no accederán al
fomento, promoción e incentivos que establece la ley. El plazo para estas adecuaciones
no excederá de un año, contado a partir del nombramiento del Superintendente.
3. OBJETO
Brindar a las organizaciones del sector de la Economía Popular y Solidaria, una guía
detallada para ingresar información para el proceso de Adecuación de Estatutos y
Registro conforme a lo establecido en la Disposición Transitoria Primera de la Ley
Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y
Solidario.
4. REQUERIMIENTOS
DE
LA
PLATAFORMA
DE
ELECTRÓNICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE
POPULAR Y SOLIDARIA.
SERVICIOS
ECONOMIA
Pare poder usar la plataforma de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria
para el servicio de Adecuación de Estatutos y Registro es necesario contar con
herramientas de ofimática y tener acceso a red Internet1, que se describen a
continuación:
PROGRAMA
Visualizador de archivos
.PDF
NOMBRE
2
Acrobat Reader
Internet Explorer
Navegadores3
Firefox Mozilla
Chrome
Safari
VERSIÓN
7.0 Superior
8.0 o superior, se sugiere que
sea la versión 9.0.
12.0 en adelante
18.0 en adelante
4.0 en adelante
1
Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas de alcance mundial.
Visualizador de archivos PDF es un software que permite ver, imprimir y buscar en documentos PDF
a través de una interfaz.
3
Navegador es una aplicación que opera a través de Internet, interpretando la información de archivos y
sitios web para que estos puedan ser leídos.
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5. INGRESO A LA PLATAFORMA DE SERVICIOS
Desde el computador, el usuario debe abrir un navegador para acceder a la página web4
institucional de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria –SEPS para lo
cual deberá colocar en la barra de direcciones web
la siguiente dirección:
www.seps.gob.ec. Ver Figura 1.
Figura 1: Pantalla Portal Institucional
Una vez abierta la página web, en la parte superior derecha, se encuentra en la opción
Servicios en Línea: “Adecuación de Estatutos y registro de organizaciones de la
EPS” colocarse sobre el elemento y dar click para ingresar. Ver figura 2.
4
Página Web es el nombre de un documento o información electrónica adaptada para la World Wide
Web y que puede ser accedida mediante un navegador.
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Figura 2: Servicios en Línea
A continuación se despliegan la pantalla de Adecuación de Estatutos dónde deberá
tomar la opción de “Servicio Electrónico de Adecuación de Estatutos y Registro” Ver
figura 3.
Figura 3: Ingreso al servicio electrónico
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6. PROCESO DE ADECUACIÓN DE ESTATUTOS Y REGISTRO
Una vez ingresado al servicio electrónico, lea atentamente las instrucciones y los pasos
para iniciar con el Proceso de Adecuación de Estatutos y Registro de las organizaciones
de la EPS.
El Representante Legal de las organizaciones es el llamado a cumplir con el proceso,
para lo cual deberá contar con una „cuenta de usuario‟ para acceder a los servicios
electrónicos de la SEPS.
Si ingresa por primera vez deberá seguir los pasos que se indican a continuación para
crear su Usuario y Contraseña.
Si NO ingresa por primera vez deberá registrar el número de RUC de su organización
como usuario principal, su número de cédula como usuario adicional y digitar su
contraseña. Si olvidó su contraseña o esta ha caducado, podrá cambiarla en la opción
Reestablecer contraseña.
Cuando usted siga todos los pasos, le llegará un correo con instrucciones y una nueva
clave que deberá ingresar para Reestablecer su contraseña.
La opción ¿Necesita Ayuda? lo direccionará a este manual de usuario y la guía para su
apoyo. Ver Figura 4.
Figura 4: Pantalla de Ingreso
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SI INGRESA POR PRIMERA VEZ…
CREACIÓN DE LA CUENTA DE USUARIO
En la pantalla de ingreso encontrará tres opciones:
1) Usuario Principal
2) Usuario Adicional
3) Contraseña
Aquí el Representante Legal deberá hacer click en la opción „Usuario Nuevo‟ el
sistema automáticamente lo direccionará a la opción de „Buscar‟ la organización. Ver
Figura 5.
Figura 5: Creación de Cuenta de Usuario
BÚSQUEDA DE LA ORGANIZACIÓN
La opción de Búsqueda de la Organización le permite buscar por número de RUC o
por Razón Social, la organización a la que pertenece el representante legal. En el caso
de razón social podrá digitar el nombre completo o cualquier palabra contenida en este,
y el sistema le devolverá el listado de todas las organizaciones en las que aparezca la
palabra ingresada. Usted podrá desplazarse por el listado, utilizando la barra de
desplazamiento que está en el borde derecho del listado Ver Figura 6.
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Figura 6: Pantalla de Búsqueda de Organización
Sí encontró la organización deberá realizar un click en la opción „Seleccionar‟ caso
contrario deberá leer el mensaje en el que se indica que „la información no puede ser
validada‟
Si tiene dudas comuníquese a las oficinas de la Superintendencia de Economía Popular
y Solidaria al teléfono: 02-3948840 opción 1 o envíenos un correo electrónico a
contactenos@seps.gob.ec
DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL
Al dar click en seleccionar deberá llenar los datos del Representante Legal para crear el
usuario. Una vez que los campos han sido llenados haga click en el botón „Registrar‟. Ninguna
persona podrá registrarse como Representante Legal de más de una organización. Ver
Figura 7.
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Figura 7: Pantalla de Registro de datos del Representante Legal
Importante: En la información del Representante Legal, se solicita un correo electrónico. Este
debe pertenecer al Representante Legal y estar a su completo acceso (contar con usuarios y
claves) si desea ver la información que le remitirá la SEPS. Esta cuenta de correo electrónico es
el vínculo a través del cual le llegará la información de su nueva cuenta de usuario.
Una vez ingresada la información el servicio le notificará un mensaje dónde se solicita revisar
las instrucciones enviadas a la cuenta de correo electrónico registrada. Ver Figura 8.
Figura 8: Pantalla de Instrucciones de mensajes a buzón de correo electrónicos
El representante legal debe acceder a su correo electrónico y buscar, del remitente Servicios
Electrónicos, un correo en el cual se confirma la creación de la cuenta.
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ACTIVACIÓN DE LA CUENTA
Una vez que esté en su buzón de correo y antes de activar la cuenta, lea las instrucciones que
constan en el correo electrónico remitido por la SEPS. Allí le indicarán que espere un segundo
correo con las credenciales (usuarios y contraseña), una vez que activó su cuenta.
Para activar la cuenta, deberá hacer un click en la opción „AQUÍ‟ en el correo electrónico
recibido de la Superintendencia como se muestra a continuación Ver Figura 9:
Figura 9: Pantalla de mensaje para activación de servicio electrónico
El sistema le re direccionará a la pantalla de los servicios electrónicos que se muestra a
continuación:
Figura 9: Pantalla de Mensaje para activación de cuenta
El sistema le remitirá un segundo correo electrónico con los datos de acceso (usuario y clave) a
los servicios electrónicos.
Ingrese a su correo y siga las instrucciones indicadas. Recibirá un mensaje con las credenciales
para el acceso:
Usuario Principal  Siempre es el RUC de la organización
Usuario Adicional  Es la cédula del Representante Legal
Contraseña provisional Entregada por el sistema (Es aleatoria)
Como se muestra a continuación en la figura 10:
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Figura 10: Mensaje a la cuenta de correo electrónico con credenciales del servicio
Una vez que le han sido entregadas las credenciales (usuarios y contraseña) puede ingresar
nuevamente a „Servicios electrónicos‟ en la página web de la SEPS.
La primera vez que el representante legal ingrese a los servicios electrónicos deberá ingresar
los usuarios y contraseña provisional recibidos al correo registrado y deberá hacer un click en
“ingresar” como se muestra en la figura 11:
Figura 11: Pantalla de Mensaje para ingreso a servicios electrónicos
Una vez presionado la opción de „Ingresar‟, la pantalla le solicitará cambiar la contraseña de
acceso asignada por el sistema por la nueva clave que deberá contener de 8 a 15 caracteres entre
números y letras.
Bajo la actualización de la contraseña, se encuentra un recuadro en el que se solicita „Leer y
aceptar‟ un Acuerdo de Responsabilidad en el que la organización reconoce la importancia de la
clave y sus condiciones de uso. Deberá „leer el acuerdo y señalar la opción „he leído y acepto‟
sí / no.
Ahora podrá actualizar la contraseña, ingresando una nueva contraseña y también el código de
seguridad que se muestra en la figura 12 para el acceso al servicio y dar click en Cambiar
contraseña:
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Figura12: Pantalla de ingreso de código de seguridad
Ahora podrá ingresar al portal de servicios electrónicos con su nueva contraseña y los usuarios
como se muestra en la figura 13 a continuación y hacer click en “ingresar”:
Figura 13: Pantalla de ingreso al portal de servicios electrónicos
PROCESO
Una vez cumplidos los pasos anteriores, el servicio le dará un mensaje de Bienvenida y
habilitará los PASOS del proceso de Adecuación de Estatutos y Registro. Ver figura 14.
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Figura 14: Pantalla de Bienvenida a los servicios electrónicos con credenciales autorizadas
PASO 1: ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE LA ORGANIZACIÓN
En este paso se realizará la actualización de los datos de la organización. Es importante llenar
cada campo con la información real y verificable.
En este formulario constan campos para llenar información general de la organización, los
domicilios legales, dirección de la matriz, los contactos e información adicional necesaria. Ver
figura 15.
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Figura 15: Formulario para actualizar datos de la organización
En la primera parte se encuentra el RUC de su organización y la razón social. A continuación se
le pide llenar: Tipo de organización, clase, subclase y subsubclase (en caso de que exista). Ver
Figura 16:
Figura 16: Información general de la organización
Una vez completado ese punto deberá llenar la información del Domicilio Fiscal y la Dirección
de la Matriz conforme se muestra en la figura. Ver Figura 17:
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Figura 17: Dirección de domicilio legal y de la matriz
El formulario permite continuar únicamente si se ingresan todos los datos. Si existieren datos en
blanco o erróneos le presentará mensajes informativos para su corrección.
Actualizada la información de su organización, deberá hacer click en la opción „Registrar‟ y
aparecerá una pantalla indicándole que: „Ha concluido con éxito el ingreso de información de la
organización‟. Ahora podrá pasar al Paso 2. Ver Figura 18
PASO 2: CARGA DE DOCUMENTOS.
Figura 18: Pantalla de inicio paso 2
En el Paso 2 se muestra una pantalla con dos documentos:


Modelo de estatuto;
Certificación del Secretario;
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Los formatos de documentos que deben ser descargados, llenados, impresos y escaneados.
Luego deberán cargarse (subirse) a la página web en el lugar determinado en la pantalla. Ver
Figura 19
Formatos de los
documentos
Buzón para
carga de los
documentos
Figura 19: Íconos de carga y descarga de documentos
Se podrán descargar los documentos y guardarlos dando click en el ícono para descarga de
archivos. Ver Figura 20:


Modelo de estatuto
Certificación del secretario
Al descargar los formatos, la organización puede cerrar su sesión y reactivarla una vez que
tenga los documentos aprobados.
Figura 20: Pantalla de opción de Descarga de Estatuto
En el primero, está el modelo establecido por cada grupo y tipos de organizaciones y en el
segundo, la certificación del secretario en la que se indica que la asamblea se llevó a cabo de
forma correcta. Los documentos a descargar son plantillas en formato PDF que contienen
campos en blanco que pueden ser completados.
Cada modelo de estatuto ha sido diseñado conforme al grupo y tipo de organización, existen
estatutos para Cooperativas: de Ahorro y Crédito, de Transporte, de Producción Pesquera,
Producción Agrícola, Vivienda y un estatuto general para las cooperativas que no están dentro
de estas categorías. También un estatuto general para las Asociaciones. Ver figura 21.
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Figura 21: Pantalla de ejemplo del Modelo de Estatuto
Los espacios en blanco en el estatuto y en la certificación deben llenarse. Una vez completados,
podrán imprimirse para ser aprobados por la Asamblea y/o Junta General de la organización.
Una vez aprobados, los documentos: estatuto y certificación, deberán escanearse en formato
PDF y subirse al portal de servicios electrónicos. La organización puede ingresar con su
contraseña, exactamente al lugar donde se quedó la primera vez.
Podrá cargar los documentos, ingresando en el botón „Examinar‟. Este buscará los archivos en
el lugar donde hayan sido almacenados por la organización, al dar click en „Abrir‟ se cargará el
documento. Es importante observar que los documentos coincidan con el nombre del archivo
requerido. Ver figura 22
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Figura 22: Descarga y carga del modelo de Estatuto
En la parte inferior de la pantalla se presenta la solicitud de adecuación, en la que el
Representante Legal solicita la aprobación de su estatuto. Cuando termine de cargar los archivos
deberá señalar la opción „he leído y acepto‟ sí / no y se le habilitará el botón „Guardar‟. Ver
figura 23.
Figura 23. Solicitud de adecuación
NOTA: Recuerde guardar un respaldo físico de todos los documentos que envíe mediante
este servicio electrónico. Estos deberán ser presentados físicamente a la Superintendencia
de Economía Popular y Solidaria cuando le sean requeridos.
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FINALIZACIÓN
Una vez concluido el proceso, recibirá un correo en el que se le indicará que la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha recibido correctamente la
información digital cargada en el servicio electrónico de adecuación de estatutos y
registro y se comunicarán vía correo electrónico, las observaciones respecto de los
documentos enviados.
Además se indica que la organización debe tener pleno conocimiento sobre la
responsabilidad civil y penal que puede incurrir en caso de comprobarse falsedad en las
declaraciones y documentos digitales cargados a los servicios electrónicos; por
inconsistencias con los documentos que reposan en el archivo de la Cooperativa, o por
inexistencia de dichos documentos. Ver figura 24.
Figura 24. Confirmación carga de Estatutos
Una vez aprobado el Estatuto, se realizarán los requerimientos puntuales para carga de
otros documentos que permitirán la aprobación del registro de nuevas directivas y el
certificado de autorización de funcionamiento.
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CONSULTA ESTADO DEL TRÁMITE
Si requiere consultar el estado de su trámite por favor ingrese en la opción „Consultar el estado
del trámite‟ allí se desplegará una pantalla en la que podrá encontrar dos estados. Ver figura
25:
PENDIENTE: Que significa que sus documentos fueron remitidos y al momento se encuentran
en revisión dentro de la Superintendencia. Una vez terminados los procesos, se emitirán
notificaciones electrónicas a cada organización. Si no ha recibido ninguna significa que sus
documentos están aún en revisión.
COMPLETADO: Que significa que todo el proceso llegó a su fin. Recibirá notificaciones
electrónicas con la confirmación de que el trámite ha concluido.
Figura 25: Finalización carga de documentos
Si necesita asistencia técnica de los servicios electrónico escríbanos al correo electrónico
soporte.usuario@seps.gob.ec, si tiene inquietudes del procedimiento legal escríbanos a
contactenos@seps.gob.ec.
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