Download 02. Incorporación de un documento a la firma

Fecha: 10/7/2014
Versión 1.1
Tramit@. Incorporación de
documento y envío a firma
UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA
Este procedimiento se realiza en Tramit@ en esta dirección:
https://sede.unizar.es/tramita
1. Fases del procedimiento.
El procedimiento de Incorporación de documento y envío a firma tiene dos fases:
Fase
Incorporación de documento y envío a firma
Firma del documento
Competencia de…
Unidad emisora del documento
Órgano firmante
1.1 Fase: Incorporación de documento y envío a firma
En esta fase, la unidad emisora del documento y que desea dotarlo de firma digital, lo
envía al órgano competente para la firma del mismo.
Para ello accederán al menú de Tramita:
Menú/Alta de expedientes/Registro general/Inserción de documento en tablón oficial.
Para ello pulsaremos en la opción MENÚ.
Seleccionamos Alta de Expedientes:
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Y después Utilidades/Procedimiento genérico.
En la pantalla que aparece pulsamos sobre el botón Iniciar de oficio.
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En el campo Unidad aparece por defecto la nuestra.
Pulsamos en el botón Comenzar y aparece la siguiente pantalla:
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Tareas y transiciones de la fase
En esta fase existen varias tareas pero nosotros utilizamos Incorporar documento
a firmar y Envío a bandeja de firma y una transición: Finalizar.
a) Incorporar documento a firmar
Al pulsar sobre el nombre de la tarea para ejecutarla, aparece esta pantalla:
Una vez seleccionado el/los documento/os e indicado el tipo de documento de que se
y aparece una pantalla que muestra todos los documentos
trata, pulsamos el botón
o
incorporados para poder identificarlos con el código que se les ha asignado, visionarlos
eliminarlos
.
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, se presentará de nuevo la pantalla inicial, pero podemos
Al pulsar el botón
observar que el Estado de la tarea a realizar ha cambiado.
b) Envío a Bandeja de Firma
Al pulsar sobre el nombre de la tarea para ejecutarla, aparece la siguiente pantalla:
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- Descripción del documento. Escribimos una breve descripción del documento
que enviamos a firmar.
- En Firmante seleccionamos la persona que va a firmar el documento adjuntado en
el paso anterior. En este campo, al escribir un pequeño número de caracteres, se presentará
un desplegable con el nombre y dni de los firmantes existentes cuyo nombre contenga esos
caracteres.
- Cargo del firmante. Lo escribimos.
- Tipo: seleccionamos Firma o Visto bueno. Si el documento tuviese que ser
y se duplica el apartado referente a las
firmado por varias personas, pulsaremos en el icono
firmas del documento:
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- Texto para adjuntar al mensaje: introducimos lo que queremos que aparezca en
el Asunto del mensaje que verá el firmante del documento.
- La petición de firma caducará en: introducimos el número de días que queremos
que aparezca el documento en la bandeja de firma del firmante, sin que caduque.
- Archivar/no archivar: Si deseamos que el documento quede en el repositorio de
documentos de la sede electrónica seleccionamos Archivar; de lo contrario, seleccionamos No
archivar.
- Si en el campo anterior hemos seleccionado No archivar, se nos solicita que
introduzcamos la permanencia del documento en Sede (en años).
- Si lo que hemos seleccionado es Archivar, habrá que seleccionar el expediente
administrativo de la lista de valores que aparecen en el desplegable.
Una vez finalizada la introducción de datos en el formulario, hay que pulsar sobre el
y se nos presentará de nuevo la pantalla inicial, pero podemos observar que el
botón
Estado de la tarea a realizar ha cambiado así como el del documento (ahora ha pasado a
Pendiente de firma).
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En nuestra bandeja de tareas observaremos un nuevo expediente que está en la fase
Incorporación de documento y envío a firma.
El documento enviado quedará pendiente de firma en la bandeja de tareas del órgano
firmante. (Al órgano firmante le llegará un correo electrónico indicando la existencia de este
documento pendiente de firma).
En el momento en que esté firmado, recibiremos otro correo electrónico indicándonos
que ya está firmado para que procedamos a su tramitación. Para ello accederemos a la bandeja
de tareas
1.2
Fase: Firma electrónica
En esta fase, el órgano firmante ha de dotar de firma electrónica el documento que le
hemos enviado en la fase anterior.
Para proceder a firmar documentos en la sede electrónica hay que acceder la Sede
electrónica de la Universidad de Zaragoza (https://sede.unizar.es) y pulsar sobre el enlace
Bandeja de Firma que está en el menú izquierdo.
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A lo largo del proceso de firma pueden aparecer mensajes de advertencia de Java
como el siguiente:
Tendremos que pulsar en el botón No.
Si el órgano firmante accede con NIP/contraseña administrativa, podrá navegar por su
bandeja de firma, ver documentos y rechazarlos. Pero si quiere firmarlos, será necesario que
acceda con un certificado de empleado público o de un DNI electrónico con certificados
vigentes.
Para ello ha de tener en cuenta una serie de requerimientos para la firma electrónica.
Para acceder a dichos requerimientos pulsar sobre el enlace Requerimientos para firma
electrónica que está en el menú izquierdo o al acceder a la Bandeja de firma nos aparecerá:
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También se puede pulsar sobre el enlace Información Complementaria que está en el
menú izquierdo desde la Sede electrónica para consultar Versiones de sistemas operativos,
navegadores, Java y certificados que funcionan bien con la sede.unizar.es
Cuando accedemos a nuestra Bandeja de Firma observamos la lista de documentos
pendientes de firma:
Si tuviésemos varios documentos pendientes de firma tenemos la opción de Firmarlos
todos en bloque. Para ello seleccionamos los documentos que queremos firmar en bloque con
la casilla
de la izquierda y pulsamos sobre el botón
.
Aparecerá el siguiente mensaje al finalizar el proceso de firma:
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Si queremos firmar los documentos uno a uno, pulsamos sobre el Asunto del mismo
y se muestra el documento:
Podemos observar que existen 3 zonas:
1.- Información sobre el documento a firmar.
 Remitente del documento.
 Fecha de envío del documento.
 Estado de la petición: un documento puede requerir ser firmado por
más de una persona. Puede ocurrir que tenga que tener un orden en la
firma o no. Si hubiese que observar un orden en la firma, ésta puede
ser:
o Jerarquizada: 1, 2. Primero debe firmarlo el 1, después el 2. Si
el 1 lo rechaza el 2 ya no lo ve.
o No jerarquizada: 1, 1. Es indistinto quien lo firme antes.
2.- El documento en sí (en .pdf)
3.- Las acciones a realizar:
 Cerrar: si leemos el documento pero no lo firmamos.
 Rechazar: porque no creamos ser los destinatarios correctos. Hay
que indicar el motivo del rechazo y se devuelve a la persona que nos
lo ha enviado.
 Firmar: una vez realizada esta acción, el documento desaparece de
nuestra Bandeja de firma.
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Cuando se firma un documento a través de la Sede electrónica, éstos se quedan
depositados en el repositorio de la Bandeja de firma. La Universidad de Zaragoza, custodia el
documento.
Siempre tenemos acceso a los documentos que firmamos, ya que la firma es personal.
Si por ejemplo, soy director de un departamento, cuando deje de serlo, podré seguir viendo los
documentos firmados cuando ostentaba ese cargo.
Al buscar documentos, éstos pueden estar en varios estados:
 Pendiente
 Firmado
 En espera
 Rechazado
 Caducado. Los documentos deben ser firmados en X días (los días que se
hayan indicado al dar de alta el expediente de firma), pasado ese tiempo, se
devolverán al remitente porque han caducado).
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La firma del documento se realiza en el chip de la tarjeta.
El remitente del documento recibirá un correo electrónico indicándole que el
documento está firmado y puede proceder a su tramitación. Para ello, accederá a su bandeja
de tareas a través de Tramita.
Accedemos al procedimiento a través del botón
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Observamos que el estado del documento es Firmado. Por tanto, ya podemos
proceder a ejecutar la transición Finalizar lo que producirá la finalización del expediente.
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