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CÓDIGO: INS-GF-012
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INSTRUCTIVO PARA ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES
CONTABLES INTERNOS Y EXTERNOS
1. OBJETIVO
Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para recopilar y procesar la información financiera que permita
consolidar los respectivos informes financieros, económicos y sociales de la Universidad para
presentarlos a la dirección y demás procesos institucionales que lo soliciten, organismos de control,
entidades financieras y proveedores.
2. ALCANCE
Va desde la identificación y captura de información contable y financiera de los hechos económicos
hasta el análisis e interpretación del resultado de los estados financieros.
3. RESPONSABLES
3.1 Contador: Planear, Verificar, Analizar y presentar informes.
3.2 Profesional Universitario Del Departamento Gestión Financiera: Apoyar en la elaboración,
análisis y presentación de informes.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:
•
MEN: Ministerio de Educación Nacional
•
SNIES: Sistema Nacional de Información de la Educación Superior
•
C.G.N: Contaduría General de la Nación
•
CATALOGO GENERAL DE CUENTAS: Documento en donde se clasifican en forma
ordenada y flexible las cuentas que identifica la naturaleza y funciones del cometido estatal
de la institución contable publica
•
ESTRUCTURA DEL CATALOGO DE CUENTAS: Esta conformado por cinco niveles:
clase, grupo, cuenta, subcuenta, auxiliar
•
DOCUMENTOS SOPORTE: Documentos que respaldan los registros contables de las
operaciones que se realizan y pueden ser externos o internos (Facturas, Notas Contables
entre otros).
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Resume las operaciones financieras económicas y
sociales del ente público y su codificación se hace de acuerdo al catálogo de cuentas,
estos pueden ser de ingreso, egreso y comprobantes generales.
•
•
LIBROS AUXILIARES: contienen el detalle de los registros contables necesarios para el
control de las operaciones elaboradas con base en los comprobantes de contabilidad.
Revisado por: Ángel Britton Howard
Cargo: Representante de la Dirección
Firma:
Aprobado por: Freddy Díaz Mendoza
Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero
Firma:
Fecha: Noviembre 25 de 2009
Fecha: Noviembre 25 de 2009
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CONTABLES INTERNOS Y EXTERNOS
•
LIBROS DE CONTABILIDAD: Son los registros de la operaciones financieras económicas
y sociales del ente público de obligatorio cumplimiento, entre estos están el libro diario y el
libro mayor.
•
LIBRO DIARIO: contiene los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado y
cronológico y preciso de las operaciones realizadas.
•
LIBRO MAYOR: Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas, sirve para extraer
de allí los Balances generales y de prueba y los estados de resultados.
•
ESTADOS CONTABLES: Constituyen las salidas que son generadas del sistema de
información contable las cuales presentan conceptualmente y en forma organizada las
principales características de estructura y dinámica de los activos, pasivos, ingresos y
gastos, estos son: balance general, estado de actividad financiera económica y social,
estado de cambios en el patrimonio; estado de flujo de efectivo y otros que por su calidad
se requieran.
•
NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: Son explicaciones que complementan a los
estados contables y forman parte integral de los mismos, y que tienen por objeto reflejar
información adicional necesaria de los hechos financieros económicos y sociales
relevantes, estas son de carácter general y específico.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este instructivo, deberán cumplirse las siguientes condiciones
Los informes que debe presentar la Universidad se clasifican en:
•
Informes de tipo interno: Son los requeridos por el representante legal y diferentes
procesos de la Universidad.
•
Informes de tipo externo: Son informes presentados a entes externos encargados de
realizar seguimiento y control al manejo de los recursos económico-financieros de la
Universidad, así como también a proveedores e instituciones financieras. A continuación se
listan los informes externos presentados por la Universidad clasificados por periodicidad.
•
•
Bimestral
DIAN: Solicitud de Devolución del IVA
•
•
Trimestral
CGN – Contaduría General de la Nación. CGN2005_01 (saldos y movimientos) y
CGN2005_02 (Operaciones reciprocas), Notas a los estados financieros.
•
•
•
Semestral
Banco de la República, solicitudes de la dirección y demás entidades.
Contraloría General de la República.
•
•
Anual
MEN – Programa SNIES
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
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INSTRUCTIVO PARA ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES
CONTABLES INTERNOS Y EXTERNOS
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción
Responsable
Documento/
Registros
1
Información del sistema de gestión contable para el
respectivo análisis, consolidación y elaboración de
informes.
Contador
Reportes de
libros auxilares
2
Apoyar en la Verificación y análisis de la información.
3
Preparar anexos y soportes
4
Elaborar informes
5
Enviar informes al representante legal para su firma
6
Enviar informes a la dirección, entes de control y otros
solicitantes diligenciando formatos preestablecidos en
los casos requeridos.
7.
•
•
•
.
Anexos
Contador
Informes
Rector
Contador/
Profesional
Universitario
administrativo
Formatos acorde
a aplicativos
específicos
NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Plan General de Contaduría Pública vigente
Procedimiento para envío de la información financiera en el chip de la C.G.N y del SNIES.
Estatuto Tributario Nacional, Departamental y Municipal.
8.
•
•
•
Profesional
Universitario
administrativo
Profesional
Universitario
administrativo
REGISTROS
Anexos
Informes
Diligenciamiento de formatos según requerimientos
9.
CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
0
Noviembre 24 del
2009
RAÚL GUERRERO
DESCRIPCIÓN
VERSIÓN ORIGINAL
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