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REPORTE ESPECIAL
Los Virus que
Matan el Tiempo
y qué hacer para erradicarlos
Estrategias simples y efectivas
para aumentar tu productividad
y alcanzar tus metas más rápido.
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de conocer y aplicar estas estrategias?
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y contribuye con la misión de aumentar el poder —en la mayor cantidad
posible de personas— para crear vidas de éxito y plenitud.
El Potenciador de Éxitos
E-mail: leo@leoalcala.com
www.leoalcala.com
4 IDEAS para
Aprovechar al Máximo
este Material
1. Lee este Reporte Especial sobre Los Virus del Tiempo y qué hacer para
erradicarlos.
2. Elige entre una a tres “vacunas” a poner en práctica durante los próximos 7
días. Prueba al menos una estrategia para que puedas comenzar a experimentar nuevos niveles de productividad.
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4. Comparte este material con alguna persona que pueda beneficiarse de estas
ideas y sugerencias. Puedes enviarle el documento directamente o invitarla
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Acerca del Autor
Por más de una década—como conferencista, facilitador, coach
de óptimo desempeño y escritor venezolano de proyección
internacional—Leo Alcalá ha encendido, potenciado y activado
el poder en decenas de miles de personas alrededor del mundo
para lograr mejores resultados.
Es autor de los best-sellers El PODER para LOGRAR lo
que quieras y Cómo Lograr Más y Tener Tiempo para
Todo, y productor de múltiples programas de audio sobre
desarrollo personal y profesional.
Como conferencista de alto impacto, Leo se ha presentado
ante audiencias de hasta miles de personas—tanto en
inglés como en español—en países como EE.UU., Chile,
Colombia, México y Japón.
Como El Potenciador de Éxitos, es considerado uno
de los conferencistas latinoamericanos con mayor
profundidad y capacidad para inspirar, educar, estimular y
potenciar a individuos y equipos de trabajo para el éxito total.
Constantemente es contratado por empresas y organizaciones
internacionales para manejar los temas del liderazgo, la motivación,
la eficacia, el cambio y el óptimo desempeño. Sus clientes incluyen
empresas de alto calibre como Microsoft, Citibank, Colgate-Palmolive,
DHL, BP Oil, Pfizer, Ernst & Young, Kraft, Kellogg, que solicitan su
talento para motivar el éxito, activar el desarrollo personal e impulsar
mejores resultados de negocio.
Como articulista y editor del boletín electrónico Pasión en Acción,
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Contenido
REPORTE ESPECIAL 5
1. Dispersionitis Desenfocatus: La falta de enfoque
• 6
2. Postergacionitis Perennus: El hábito de postergar
• 7
3. Planificacionis Ausentus: La carencia de un camino eficaz
• 8
4. Reunionis Proliferatus: El exceso de reuniones innecesarias
• 9
5. Telefonis Extensus: El abuso del teléfono
• 10
6. Emailis Demasiatus: La avalancha de correo electrónico
• 11
7. Chateis Abusivus: La dispersión por el chateo
• 12
8. Laboris Sobrecargatus: Más de lo que realmente se puede manejar
• 13
9. Desordenosis Regatus: La dificultad por encontrar las cosas
• 14
10. Informacionis Obstructus: La falta de sistemas de información
• 15
11. Paralisis Perfeccionistus: La inalcanzable búsqueda por las condiciones ideales
• 16
12. Vagueandus Frequentis: El desperdicio de tu tiempo productivo
• 17
13. Afirmativus Incontinentis: Prometer en demasía para luego cumplir con insuficiencia
• 18
14. Autoestimis Diminutus: La baja valoración de ti mismo
• 19
Diagnostica tu condición actual
• 20
RECURSOS PARA EL ÉXITO 21
Conferencias Poderosas • 22
Boletín Electrónico Pasión en Acción • 23
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Los Virus que Matan el Tiempo
y qué hacer para erradicarlos
REPORTE ESPECIAL
¿Por qué a veces nos cuesta tanto mantenernos en el espacio del entusiasmo y la productividad eficaz?
Hacemos el esfuerzo por mantener un enfoque apasionado y eficazmente productivo,
pero de pronto caemos en malas prácticas que nos desconectan de la posibilidad de
ser altamente eficaces.
Cuando esto sucede, hemos sido afectados por uno de los virus del tiempo: actividades que roban momentos de productividad y que tienen la peculiaridad de reproducirse indiscriminadamente a través de tu horario.
A continuación viene un inventario de los parásitos más frecuentes e inconvenientes.
Observa con cuáles te identificas más, porque cada uno de estos protozoarios infecciosos pueden estar cercenando tu tiempo y tu capacidad para ser eficaz. Y la primera
vacuna contra ellos, es la toma de conciencia.
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LOS VIRUS DEL TIEMPO Y QUÉ HACER PARA ERRADICARLOS | REPORTE ESPECIAL
1. Dispersionis Desenfocatus
La falta de enfoque
La infección por Dispersionis Desenfocatus se manifiesta cuando experimentas una
falta de enfoque. Es cuando estás disperso y por lo tanto no tienes concentración ni
capacidad de avance.
Es cuando tu tiempo se ha esfumado, mientras has estado dividiendo tu atención y tu
energía en tantas cosas a la vez—tratando de actuar en modo multi-tareas o multitasking—que no has concluido nada.
Has hecho gran cantidad de cosas, pero tu dispersión no te ha permitido avanzar. No
sólo porque tu enfoque ha estado dividido entre varias actividades, sino porque además esa falta de concentración ha mermado tu capacidad creativa y productiva.
La vacuna:
¡
Clarifica un objetivo a lograr y haz una sola cosa
a la vez hasta concretar el resultado.
!
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LOS VIRUS DEL TIEMPO Y QUÉ HACER PARA ERRADICARLOS | REPORTE ESPECIAL
2. Postergacionitis Perennus
El hábito de postergar
Quizá no hayas oído hablar nunca del debilitante parásito Postergacionis Perennus,
pero sí es probable que alguna vez hayas leído a Mafalda—la tira cómica del genial
caricaturista argentino Quino.
En una de sus entregas, está en su cuarto uno de los personajes, Felipe, escribiendo en
una cartulina grande. Escribe en letras gigantes “No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”. Felipe de lo más orgulloso, deja plasmado su lema. En el próximo
cuadro aparece el niño colgando el cartel con la poderosa frase encima de su cama.
Luego baja de la cama y en el último cuadro aparece señalando el cartel y declarando
con determinación: “¡A partir de mañana lo pongo en práctica!”.
A veces caemos en ese patrón de dejar para después. La enfermedad de este virus trae
muchas veces como consecuencia que asuntos, que hemos podido atender o manejar
cuando no eran urgentes, se transforman en urgentes y desesperadamente estresantes
por el hecho de que las dejamos para última hora.
La vacuna
¡
Haz hoy lo que tientas dejar para mañana. ¡Hazlo ya!
Y desarrolla el hábito de la urgencia productiva.
!
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LOS VIRUS DEL TIEMPO Y QUÉ HACER PARA ERRADICARLOS | REPORTE ESPECIAL
3. Planificacionis Ausentus
La carencia de un camino eficaz
Este parásito nos hace perder tiempo por estar desorientados. Brota en una falta de
claridad—por no habernos tomado el tiempo para planificar y definir cuál es el mejor plan de ataque, cuál es la mejor estrategia, cuáles son los pasos que hay que dar,
cómo es que vamos a hacer nuestras metas realidad.
No planificamos porque toma tiempo hacerlo. Un tiempo que supuestamente no tenemos. Pero resulta que luego malgastamos esa misma escasez de minutos por no
haber planificado el óptimo uso de nuestro tiempo.
La vacuna
¡
Desarrollar el hábito de planificar tus objetivos, proyectos,
semanas y días. No en demasía—ya que definitivamente hay quienes
se exceden en esto como estrategia para evadir la acción—
pero sí lo suficiente como para generar claridad sobre
el destino y el camino a seguir.
!
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LOS VIRUS DEL TIEMPO Y QUÉ HACER PARA ERRADICARLOS | REPORTE ESPECIAL
4. Reunionis Proliferatus
El exceso de reuniones innecesarias
Reunionis Proliferatus genera una fiebre de exceso de reuniones que es muy común.
Hay reunión tras reunión… “deja todo lo que estás haciendo porque en media hora
hay una reunión”. Llegamos a la reunión, pasa el encuentro y salimos con la sensación de “¿Para qué rayos vine yo a esta reunión? No me dejó nada, yo no le agregué
nada… ¿de que sirvió?”
A veces se nos va mucho tiempo—según la cultura organizacional en que uno se
desempeñe—en reuniones que al final son nada productivas: no te agregan valor, no
le agregan valor al negocio. Simplemente se hacen por costumbre, por hábito, por
procedimiento, por cumplir con un ritual, cuando puede ser que esos procedimientos
ya estén obsoletos y entonces así nos restan.
La vacuna
¡
Rompe con la tendencia a asistir a—o a convocar—
“en automático” una reunión. a Evalúa con antelación, antes
de comprometerte a estar presente y dedicarle tiempo
y energía, la relevancia de una reunión.
!
¿
¿Te agrega valor? Tu presencia ¿agregará valor al encuentro?
¿Es una reunión la mejor manera de mover el proyecto hacia
adelante? ¿Cuál podría ser una alternativa más eficiente y eficaz?
?
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LOS VIRUS DEL TIEMPO Y QUÉ HACER PARA ERRADICARLOS | REPORTE ESPECIAL
5. Telefonis Extensus
El abuso del teléfono
Este microbio hace que nos quedemos pegados, entrando y extendiéndonos en conversaciones telefónicas innecesarias durante el tiempo de trabajo.
Cuando estamos en el tiempo de la oficina lo mejor que podemos hacer, el mejor uso
de nuestro tiempo, es concentrarnos en lo que tenemos por producir. Pero de pronto
suena el teléfono e inmediatamente atendemos. ¿Acaso por el hecho de que suena el
teléfono tú tienes que atender? No, para eso existe la contestadora automática.
Tú decides si éste es el mejor momento para atender esa llamada o no. Puedes elegir
no atender porque sabes que si te enganchas en esa llamada vas a perder tu concentración cuando no tienes el tiempo como para darte ese lujo. Esto lo puedes atender
después, devolver la llamada en un momento de descanso o a la hora del almuerzo.
Tú decides.
La vacuna
¡
Recuerda que eres tú quien decide,
no el timbre del teléfono, el momento apropiado
para brindarle atención a una llamada.
!
También funciona estupendamente la estrategia de proteger momentos de óptima
productividad al definir horas específicas durante el día para hacer y responder llamadas.
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6. Emailis Demasiatus
La avalancha de correo electrónico
El Emailis Demasiatus es responsable de un verdadero bombardeo de mensajes electrónicos. Hay empresas en donde proliferan malísimos hábitos de comunicación
electrónica. Se envían cadenas interminables de mensajes. Con la premisa ineficaz
de que todos deberían estar enterado de todo, terminan enviando los correos de todo
el mundo a todo el mundo.
Por no tener un protocolo de normas que regulen y permitan clarificar la relevancia
y destino de los mensajes, se pierden enormes cantidades de tiempo en procesar y
distinguir aquello que en el fondo es basura y no agrega valor de aquello que es realmente importante.
La vacuna
¡
Racionalizar el uso del correo electrónico con acuerdos internos
sobre qué, cómo y cuándo comunicar algo por ese medio, que en
vez de restar, fastidiar y saturar, aumenten tu eficacia y la del equipo.
!
También está: implementar sistemas alternativos para comunicación asincrónica—
como por ejemplo un foro o una bitácora en la Intranet corporativa. En esencia, aplicar estrategias para dominar la avalancha de información.
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7. Chateis Abusivus
La dispersión por el chateo
Chateis Abusivus es un flagelo que hace que mucha gente, con el Messenger y otros
servicios de chat, se distraigan en actividades que no agregan valor y que están restándole tiempo a lo productivo.
Además, quienes se han visto infectados suelen estar expuestos todo el tiempo a las
interrupciones que surgen en medio de algo importante, como cuando salta sorpresivamente un mensaje irrelevante que destruye tu enfoque al preguntarte si viste la
nueva película en cartelera.
La vacuna
¡
Domina el uso de estas herramientas en vez de estar al efecto
de las interrupciones y distracciones continuas que pueden ocurrir—
la tecnología está para servirte, no para que tú te esclavises
o te vuelvas adicto a ella.
!
Aprende a usar los diferentes estados (disponible, trabajando, al teléfono, etc.) de tu
programa de mensajería instantánea. En ocasiones—con más frecuencia de lo que
inicialmente desearías—sé drástico: desconéctate del todo y fija un horario específico para aparecer online.
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8. Laboris Sobrecargatus
Más de lo que realmente se puede manejar
Éste es un típico parásito ambiental. Nos pone a comportarnos como si estuviéramos
haciendo malabarismos con más elementos de los que podemos sostener en el aire.
De pronto, por exceso de trabajo y responsabilidades, empezamos a ser ineficaces en
cosas que ya veníamos haciendo bien. A veces hay que reconocer que estamos sobrecargados: la distribución de actividades no es la óptima y las expectativas que hay
puestas sobre nuestro desempeño están teniendo un impacto negativo sobre nuestro
rendimiento.
La vacuna:
¡
Evalúa honestamente la relación demanda versus capacidad
y reestructurar la carga. En ocasiones requiere la valentía
para renegociar compromisos para recuperar energía mientras
preservas tu integridad personal.
!
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9. Desordenosis Regatus
La dificultad por encontrar las cosas
Este virus se hace evidente: en el caos presente en tus archivos, en tu escritorio, en
tus cosas, en tu casa. Hace que pierdas tiempo tratando de hurgar en el desorden para
encontrar las cosas que están allí tapiadas, sepultadas bajo escombros.
La vacuna
¡
Cultiva hábitos de orden que proyecten
profesionalismo y la imagen de una persona
que está en control de su mundo.
!
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10. Informacionis Obstructus
La falta de sistemas de información
Una mutación del virus anterior, Informationis Obstructus, prolifera cuando el acceso a la data o información que necesitas para avanzar en tus procesos es engorroso y
lento.
Puede ser por la falta de sistemas adecuados de información, como por ejemplo contar con una buena base de datos. O quizá tiene que ver con procesos de comunicación
enrevesados y burocráticos que te hacen perder tiempo cuando lo que necesitas es la
capacidad para responder rápidamente ante lo que se espera de ti.
La vacuna
¡
Trabaja sobre los procesos, canales de
comunicación y sistemas involucrados para optimizar
el flujo y acceso a la información.
!
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11. Paralisis Perfeccionistus
La inalcanzable búsqueda por las condiciones ideales
El terrible microbio Paralisis Perfeccionistus te induce a esperar a que sea el momento perfecto. Y en la espera, con esa sensación de que si no va a salir perfecto
mejor no lo haces, te paralizas.
¿
¿Cuántas veces no estamos más bien postergando cosas,
no lanzándonos, no avanzando, no probando,
por el hecho de que estamos esperando el tiempo
perfecto o las condiciones ideales?
?
A lo que debemos apuntar no es a la perfección sino a la excelencia. La perfección
es imposible; es una ilusión. Y pretenderla te paraliza. Como dice el refrán español:
“Lo mejor es enemigo de lo bueno”.
Lo que sí puedes desarrollar es a la excelencia, porque ésta tiene que ver con dar lo
mejor de lo que para ti es posible en un momento dado. Y en ese proceso generar la
mayor calidad de resultados que sea posible.
La vacuna
¡
Dale prioridad a poner las cosas en movimiento,
a tomar acción, por encima de la pretensión de un ideal.
!
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12. Vagueandus Frequentis
El desperdicio de tu tiempo productivo
¿Qué me dices del muy común parásito Vagueandus Frequentis? Éste es el que hace
que nos dediquemos simple y directamente a perder el tiempo como actividad en sí
misma.
Cuando en el tiempo que debiera ser productivo se te van preciosos minutos haciendo nada o en aquello que es todo menos productivo y necesario, ya estás infectado
por el virus.
Después mucha gente no sabe porque es que se tiene que ir a las ocho, nueve o diez
de la noche de su trabajo, cuando otras compañeros salen cuando el sol todavía
alumbra. ¿Qué es lo que ha pasado? Bueno, es que tenían el tiempo para ser altamente productivos, pero lo desperdiciaron dispersándose en un montón de cosas sin valor
ni trascendencia.
La vacuna
¡
Desarrolla la disciplina para segmentar tu tiempo
—cuando sea tiempo de trabajar, trabaja;
cuando sea tiempo de renovarte, descansa.
!
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13. Afirmativus Incontinentis
Prometer en demasía para luego cumplir con insuficiencia
No menos peligroso es Afirmativus Incontinentis, el bicho psicológico que nos hace
repetir sin control “¡Sí lo hago! Sí, sí, sí, yo puedo. Sí, sí, tranquilo, que yo te lo
hago”. Es cuando empiezas a llenarte de compromisos de los que luego te arrepientes,
cuando caes en cuenta de que sobrepasaste en demasía tu capacidad de respuesta—o
cuando te arrepientes de haber aceptado algo que en el fondo no quieres hacer.
Es la persona que tiene el sí flojo demasiado suelto: le pides algo y dice sí automáticamente, sin pensarlo dos veces. “¿Me puedes ayudar con…” “¡Sí!”
Tiene los síes flojos el que no aguanta dos pedidas, el que se llena de compromisos
y después tiene tantos síes, tantas cosas a las cuales se ha comprometido, que por
sobrecarga empieza a fallar en varias de ellas.
La vacuna
¡
¡Aprender a decir que no!
!
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14. Autoestimis Diminutus
La baja valoración de ti mismo
En cierto sentido, este virus es la fuente de la proliferación de muchos otros. Si estamos diciendo que tu tiempo es vida, que tu vida es tu tiempo, el que cuides o no
cuides tu tiempo tiene que ver con cuánto estás valorando tu vida y más importante,
cuánto te estas valorando tú como persona.
Si tienes una autoestima alta, por extensión vas a cuidar tu tiempo, porque cómo
usas tu tiempo es una expresión de lo que valoras en la acción. Pero este virus se
manifiesta en lo contrario: una baja autoestima que se evidencia en el uso ineficaz e
ineficiente de minutos, horas, días y semanas.
La vacuna
¡
Aumenta tu autoestima—un recurso psicológico
fundamental para la inmunidad a los virus del tiempo—
para que puedas decir “¿Sabes qué? Por el hecho de que yo me
valoro en ocasiones escojo decir que no. Porque me cuido
de no decirle que sí a la urgencia de otra persona a costa de algo
que es realmente importante para mí”.
!
Es valorar tu vida lo suficiente como para traducir esa valoración en lo que te va
permitir hacer un buen uso de tu tiempo: un enfoque apasionado y eficazmente productivo.
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Diagnostica tu condición actual
¿Te encuentras ante la presencia de estos virus en tu vida?
A continuación tienes los 14 virus. Revísalos y marca los que consideres presentes en
tu vida. Luego subraya o destaca los tres principales. Lo que te queda es aplicar una
vacuna triple: haz una prioridad deshacerte o reducir el impacto que están teniendo
sobre tu productividad.
Los Virus del Tiempo
❑ Dispersionis Desenfocatus
❑ Postergacionitis Perennus
❑ Planifcacionis Ausentus
❑ Reunionis Proliferatus
❑ Telefonitis Extensus
❑ Emailis Demasiatus
❑ Chateis Abusivus
❑ Laboris Sobrecargatus
❑ Desordenosis Regatus
❑ Informacionis Obstructus
❑ Paralisis Perfeccionistus
❑ Vagueandus Frequentis
❑ Afirmativus Incontinentis
❑ Autoestimis Diminutus
Todos y cada uno de esos “roba-tiempo” son controlables y pueden ser erradicados.
Sus vacunas, aunque compuestas por fórmulas diferentes, presentan tres componentes comunes: conciencia, decisión y acción.
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y qué hacer para erradicarlos
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para el EXITO
CONFERENCIAS DE ALTO IMPACTO
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