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Procedimiento: Coordinación de
Instancias del Sistema Distrital de
Gestión de Riesgos y Cambio
Climático - SDGR-CC
GPR-PD-01 Versión 3
Dependencia
Dirección General - Grupo de Planeación Estratégica y Articulación al SDGR-CC
Proceso
Coordinación del SDGR-CC
Objetivo
Articular y/o elaborar planes de acción, coordinar y hacer seguimiento a las
instancias del SDGRCC - Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio
Climático.
Alcance
Inicia con las actividades requeridas para la planeación del trabajo de cada una de
las instancias que hacen parte del SDGRCC – Sistema Distrital de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático, a partir de los directrices que se definen por parte del
Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, así como del
desarrollo de los planes sectoriales – PDGR Plan Distrital de Gestión de Riesgos
y PDMAVCC - Plan Distrital de Mitigación y Adaptación a la Variabilidad y Cambio
Climático, continuando con la definición de estrategias o medidas para la
articulación de las entidades integrantes del Sistema Distrital de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático – SDGRCC, a través de la planeación, coordinación y
seguimiento de las instancias de coordinación del Consejo Distrital de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático, los Consejos Locales de Gestión de Riesgos y
Cambio Climático, el Consejo Consultivo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio
Climático y la Comisión intersectorial de Gestión de Riesgos y Cambio Climático,
así como las mesas de trabajo que se llegaran a crear.
26/03/2015
Procedimiento: Coordinación de Instancias
del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y
Cambio Climático - SDGR-CC
1.
2.
GPR-PD-01 Versión 3
26/03/2015
Políticas de Operación

El ejercicio de Secretaría Técnica a cargo del IDIGER, implica la elaboración o
articulación institucional para la formulación de propuestas iniciales de planes de
acción para las diferentes instancias de orientación y coordinación del Sistema
Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – SDGR-CC.

El IDIGER propondrá las agendas para las diferentes instancias de acuerdo con
los temas que se requieran trabajar en el marco del Sistema Distrital de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático y las orientaciones y decisiones de las instancias de
dirección.

El IDIGER es responsable del manejo del archivo del trabajo que realicen cada
una de las instancias del SDGR-CC, por lo cual en la entidad deberán reposar los
soportes documentales.

Es responsabilidad de todas las entidades que conforman el Sistema Distrital de
Gestión de Riesgos y Cambio Climático delegar funcionarios, para garantizar la
continuidad en los temas que se desarrollen en las instancias del SDGR-CC.
Glosario
Adaptación al Cambio Climático: Prácticas orientadas a plantear ajustes en los
patrones humanos de asentamiento, de producción, de movilidad, de construcción, entre
otros, haciéndolos compatibles con las condiciones de un clima variable a nivel local,
regional y global.1
Comisión Intersectorial de Gestión de Riesgos y Cambio Climático: La Comisión
intersectorial tiene por objeto la orientación, articulación y seguimiento en la
implementación de las diferentes políticas, planes, programas, estrategias e
intervenciones en materia gestión de riesgos y cambio climático. 2
Consejo Consultivo Distrital Para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático: El
Consejo Consultivo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático, es la
instancia consultiva del Sistema Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio ClimáticoSDGR-CC. El Consejo Consultivo Distrital para la Gestión de Riesgos y Cambio Climático
tendrá por objeto estudiar, discutir, conceptuar y hacer las recomendaciones a la política
relacionada con la gestión de riesgos y cambio climático, para contribuir a la toma de
decisiones dentro del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático SDGR-CC.3
1
2
3
Ricardo Lara. Consultor Convenio IDIGER-PNUD.
Decreto 172 de 2014 Artículo 13.
Decreto 172 de 2014 Artículo 18.
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GPR-PD-01 Versión 3
26/03/2015
Procedimiento: Coordinación de Instancias
del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y
Cambio Climático - SDGR-CC
CDGRCC - Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático: Conforme a
lo establecido por el Acuerdo 546 de 2013 el Consejo Distrital para Gestión de Riesgos y
Cambio Climático es un Consejo Superior de la Administración Distrital e instancia de
orientación y coordinación Distrital, acorde con el Sistema Nacional de Gestión de Riesgo
de Desastres definido por la Ley 1523 de 2012. 4
Consejos Locales de Gestión de Riesgos y Cambio Climático: Son las instancia de
coordinación, asesoría, planeación, consulta, seguimiento y evaluación de la
administración local, para garantizar la efectividad y articulación de los procesos de
gestión de riesgos y cambio climático en la respectiva localidad, en armonía con las
disposiciones del Plan Distrital de Gestión de Riesgos y el Plan Distrital de Mitigación y
Adaptación al Cambio Climático y las orientaciones y directrices trazadas por el Consejo
Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático. 5
Gestión de Riesgos: “Es el proceso social de planeación, ejecución, seguimiento y
evaluación de políticas y acciones permanentes para el conocimiento del riesgo y
promoción de una mayor conciencia del mismo, impedir o evitar que se genere, reducirlo
o controlarlo cuando ya existe y para prepararse y manejar las situaciones de desastre,
así como para la posterior recuperación, entiéndase: rehabilitación y reconstrucción. Estas
acciones tienen el propósito explícito de contribuir a la seguridad, el bienestar y calidad de
vida de las personas y al desarrollo sostenible”6.
“…La gestión del riesgo se constituye en una política de desarrollo indispensable para
asegurar la sostenibilidad, la seguridad territorial, los derechos e intereses colectivos,
mejorar la calidad de vida de las poblaciones y las comunidades en riesgo y, por lo tanto,
está intrínsecamente asociada con la planificación del desarrollo seguro, con la gestión
ambiental territorial sostenible, en todos los niveles de gobierno y la efectiva participación
de la población…”.7
Mesas de Trabajo de la Comisión Intersectorial de Gestión de Riesgos y Cambio
Climático: Espacios creados a voluntad del Comisión Intersectorial de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático, para el desarrollo de acciones tendientes a la
implementación de las diferentes políticas, planes, estrategias e intervenciones en materia
gestión de riesgos y cambio climático. 8
Sistema Distrital Para la Gestión de Riesgos: El Sistema Distrital de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático - SDGR-CC, tiene por objeto articular las políticas,
estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos de las
entidades públicas y privadas, las comunidades y la ciudadanía en el ámbito de sus
competencias, con el propósito común de generar sinergia en los procesos que integran la
gestión de riesgos y cambio climático de Bogotá, D.C.9
4
5
6
7
8
9
Decreto 172 de 2014 Artículo 10.
Decreto 172 de 2014 Artículo 21
Artículo 4 - Ley 1523 de 2012
Artículo 1 Parágrafo 1 Ley 1523 de 2012
Acuerdo 01 de 2013
Decreto 172 de 2014 Artículo 1
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del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y
Cambio Climático - SDGR-CC
3.
26/03/2015
Descripción de Actividades
N°
Actividad
Responsable
1
Identificar las líneas de trabajo general para la
determinación de agendas para las instancias del
SDGRCC: A partir de las directrices que define el
CDGRCC, se establecen los temas de trabajo para las
diferentes instancias.
Asesor de
Planeación
Estratégica y
Articulación del
SDGR-CC
2
Elaborar propuesta de agendas de trabajo: Identifica
los temas, alcance y productos del instrumento en GRCC, que se deben tratar en la vigencia o en un período
de tiempo definido.
Oficina Asesora
de Planeación
Estratégica y
Áreas Técnicas
Revisar y aprobar agendas de trabajo: Revisa la
coherencia y pertinencia de los temas, alcance y
productos del instrumento en GRCC – Gestión de
Riesgos y Cambio Climático, a tratar en la vigencia o
en un período de tiempo definido.
Dirección General
3
GPR-PD-01 Versión 3
Control
NOTA: En caso de requerirse ajustes, la Oficina
Asesora de Planeación Estratégica y las Áreas
Técnicas, realizarán los cambios correspondientes.
4
5
Definir los profesionales para el apoyo en el
desarrollo de las sesiones de las diferentes
instancias: Define y comunica al servidor público y/o
contratista su participación como apoyo de la Entidad
frente a las instancias del Sistema Distrital de Gestión
de Riesgos y Cambio Climático SDGR-CC.
Elaborar la propuesta de contenidos de la sesión:
Elabora propuesta con los contenidos y la metodología,
teniendo en cuenta los temas definidos en las agendas
de trabajo de la instancia del Sistema Distrital de
Gestión de Riesgos y Cambio Climático SDGR-CC.
Director General /
Subdirectores
Profesionales
Asignados
Paralelamente solicita al Profesional de Gestión de
Talento Humano, se encargue de la logística de la
instancia.
6
Definir la logística de la instancia: Define las posibles
sedes, donde se llevará a cabo la sesión, teniendo en
cuenta:
 Número de participantes,
 Accesibilidad
 Infraestructura tecnológica,
 Refrigerios y
Profesional
Gestión del
Talento Humano
La presenta al Profesional Asignado para su Vo. Bo.
7
Consolidar y presentar la agenda de la sesión:
Consolida la agenda de la sesión y la logística de la
instancia y presenta la propuesta para revisión.
Profesionales
Asignados
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N°
8
Procedimiento: Coordinación de Instancias
del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y
Cambio Climático - SDGR-CC
Actividad
Revisar la agenda, documentos para la sesión e
invitados: Revisa la agenda con los contenidos y la
metodología a desarrollar, teniendo en cuenta la
coherencia y la pertinencia entre la agenda de trabajo,
los temas, la metodología, los compromisos adquiridos
y la logística de la instancia. Así mismo define de
acuerdo al tema, las entidades a participar en las
instancias, de acuerdo con el Sistema Distrital de
Gestión de Riesgos y Cambio Climático SDGR-CC.
Responsable
Control
Director General /
Subdirector
Responsable de
la Instancia
Propuesta
¿La propuesta requiere ajustes?
SI: Presenta las recomendaciones pertinentes al
Profesional Asignado, para su ajuste y retorna a la
actividad 5.
No: Continuar con la actividad 9.
9
Convocar a sesiones de las instancias: Envía
citación con la documentación requerida para el
desarrollo de la sesión, mediante correo electrónico o
por comunicación externa, dando alcance al
Procedimiento Administración de Comunicaciones
oficiales Internas y Externas a cada uno de los
participantes
NOTA: para el caso de los Consejos Locales, es
responsable de la convocatoria el Alcalde Local.
Realizar seguimiento a la convocatoria: Realiza
confirmación a cada uno de los invitados del recibo y
participación de la convocatoria.
10
11
12
13
NOTA: En caso que el convocado no pueda participar
en la sesión, debe enviar un delegado en su
representación.
Participar y ejercer la secretaría técnica de la
instancia:
 Verifica el quorum,
 Realiza la lectura y aprobación del acta anterior,
 Verifica avance en los compromisos adquiridos y
 Presenta los contenidos y desarrolla la reunión de
acuerdo con la metodología establecida.
Elaborar y aprobar las actas preliminares de la
instancia: Elabora el acta de la instancia,
estableciendo los puntos críticos y claves de la
instancia, definiendo los compromisos y tareas
acordadas, para el cumplimiento de los objetivos
propuestos y la presenta al Director General para su
aprobación.
NOTA: En caso de requerirse ajustes, el Director
General solicita los cambios correspondientes al
Profesional Asignado.
Enviar las actas preliminares a los miembros de la
instancia: Envía las actas preliminares a los miembros
de la instancia mediante correo electrónico para su
revisión y análisis de acuerdo con el desarrollo de la
instancia.
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Director General
Comunicación
Externa /
Correo Electrónico
Auxiliar
Administrativa de
la Subdirección
Responsable de
la Instancia
Profesionales
Asignados
Acta aprobada
de la sesión anterior
Profesionales
Asignados
y
Director General
Actas Preliminares
Profesionales
Asignados
Correo Electrónico
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Cambio Climático - SDGR-CC
N°
Actividad
Responsable
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Control
Recibir observaciones del acta preliminar: Analiza
todos los comentarios y observaciones enviados por los
participantes, acerca del preliminar de acta de sesión,
14
¿Se debe ajustar el acta preliminar?
SI: Realizar los cambios correspondiente y retornar a la
actividad 12.
NO: Continuar con la actividad 15.
Realizar seguimiento al cumplimiento de los
compromisos acordados: Evalúa y valida los
compromisos acordados, estableciendo si es necesario
brindar acompañamiento.
15
16
17
¿Las
entidades
del
SDGR–CC
requieren
acompañamiento?
SI: Continuar con la actividad 16.
NO. Continuar con la actividad 17.
Realizar acompañamiento a las entidades del
SDGR–CC, que lo requieran: Orienta a los
responsables de las entidades del SDGR-CC, para el
cumplimiento de los compromisos adquiridos mediante
visitas periódicas, donde se tratan los avances, logros
alcanzados y lecciones aprendidas.
Apoyar el cumplimiento de los compromisos
acordados: Con base en los hallazgos suministra
información de riesgos, divulga las normas y
lineamientos, realiza acompañamiento a reuniones
interinstitucionales,
con
actores
privados
y/o
comunitarios, entre otros.
Profesionales
Asignados
Profesionales
Asignados
Profesionales
Asignados
Profesionales
Asignados
18
Reportar al SIRE- Sistema de Información de
Gestión de Riesgos y Cambio Climático: Envía el
consolidado de la información aprobada por los
miembros de las instancias al Área de TIC y SIRE, para
que sea actualizado en el Sistema de Información de
Gestión de Riesgos y Cambio Climático, dando inicio al
Procedimiento “Gestión de Portales de Internet”
Profesionales
Asignados
Información
consolidada
en el SIRE de las
actas aprobadas
19
Realizar la formulación y el seguimiento de la
agenda de trabajo de la instancia: Mantiene el control
de lo que se está trabajando, verificando la eficiencia y
la eficacia del plan de acción de la instancia de
coordinación.
Profesionales
Asignados
Agenda de Trabajo
20
Elaborar documento anual de evaluación
cumplimento de la agenda de trabajo
del
Profesionales
Asignados
Informe anual de
evaluación del
Cumplimiento de la
Agenda de Trabajo
21
Elaborar informe anual de la instancia. Planeación
estratégica para el informe de gestión del sistema
Profesionales
Asignados
Informe Anual
de la Instancia
22
Citar a sesiones extraordinarias de la instancia y
Retorna con la actividad 9.
Profesionales
Asignados
Fin
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4.
Procedimiento: Coordinación de Instancias
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Cambio Climático - SDGR-CC
Formatos y Registros







Formato de Plan de Acción Anual de la Instancia
Formato de Actas de sesiones
Registro de Plan de Acción Anual de la instancia
Registro de Actas aprobadas de las sesiones
Registro de Informes remitidos al Observatorio Distrital de G.R.
Registro de Informe anual de evaluación del Plan de Acción
Registro de Informe anual de gestión del Consejo o Comité
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Cambio Climático - SDGR-CC
5.
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Diagrama de Flujo
Diagrama de Flujo Procedimiento: “Coordinación de Instancias del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - SDGR-CC”
Director General
Subdirectores
Responsable
de la Instancia
Oficina Asesora de Planeación
Estratégica
y
Áreas Técnicas
Profesionales Asignados
Inicio
Asesor de Planeación
Estratégica y Articulación
del SDGR-CC
1. Identificar las líneas de trabajo
general para la determinación de
agendas para las instancias del
SDGRCC
2. Elaborar propuesta
de agendas de trabajo
3. Revisar y aprobar
agendas de trabajo
4. Definir los profesionales para el apoyo
en el desarrollo de las sesiones de las
diferentes instancias
5. Elaborar la propuesta
de contenidos de la sesión
5. Definir el representante
por parte del IDIGER
Profesional Gestión
del Talento Humano
6. Definir la logística
de la instancia
8. Revisar la agenda, documentos
para la sesión e invitados
7. Consolidar y presentar
la agenda de la sesión
¿La propuesta requiere
ajustes?
SI
NO
Auxiliar Administrativo
de la Subdirección
Responsable de la Instancia
A
9. Convocar a sesiones
de las instancias
10. Realizar seguimiento
a la convocatoria
1
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Cambio Climático - SDGR-CC
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Diagrama de Flujo Procedimiento:
“Coordinación de Instancias del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - SDGR-CC”
Profesionales Asignados
Director General
1
11. Participar y ejercer la
secretaría técnica de la
instancia
12. Elaborar y aprobar las actas
preliminares de la instancia
14. Recibir observaciones
del acta preliminar
¿Se debe ajustar el
acta preliminar?
Realizar los cambios
correspondientes
15. Realizar seguimiento al
cumplimiento de los compromisos
acordados
¿Las entidades del
SDGR–CC requieren
acompañamiento?
SI
16. Realizar acompañamiento
a las entidades del SDGR–CC,
que lo requieran
NO
17. Apoyar el cumplimiento
de los compromisos acordados
18. Reportar al SIRE- Sistema de
Información de Gestión de Riesgos
y Cambio Climático
Procedimiento
“Gestión de Portales de Internet”
2
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Cambio Climático - SDGR-CC
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Diagrama de Flujo Procedimiento:
“Coordinación de Instancias del Sistema Distrital de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático - SDGR-CC”
Profesionales Asignados
2
19. Realizar la formulación y el
seguimiento de la agenda de
trabajo de la instancia
20. Elaborar documento anual de
evaluación del cumplimento de la
agenda de trabajo
21. Elaborar informe anual de la instancia.
22. Citar a sesiones extraordinarias
de la instancia
A
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Cambio Climático - SDGR-CC
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6. Control de Cambios.
Versión
Fecha
Descripción de la Modificación
Aprobado por
1
02/09/2008
Emisión del documento - Resolución 193 del 02 de Septiembre
Del 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de
Construcción de acuerdos sectoriales y/o institucionales para la
prevención de riesgos para el FOPAE”.
Sub. Investigación y
Desarrollo –
German Barreto
2
20/10/2010
Se realizó una revisión el procedimiento y se eliminaron los
tiempos por actividad.
Sub. de Técnica y
Gestión Lucy esperanza
González Marentes
Actualización de objetivo, alcance, políticas, glosario, actividades
y responsables de acuerdo con la nueva estructura
organizacional.
3
26/03/2015
Cambia de nombre de Construcción de acuerdos sectoriales y/o
institucionales para la prevención de riesgos para el FOPAE a
Coordinación de instancias del Sistema Distrital de Gestión de
Riesgos y Cambio Climático – SDGR-CC
Asesor de Planeación
Estratégica –
David Valdés Cruz
7. Aprobación.
Elaborado por
Validado por
LINA MARÍA HERNÁNDEZ
Profesional Articulación
SDGRCC
DAVID VALDÉS CRUZ
Asesor Planeación Estratégica
y Articulación del SDGR
Aprobado por
DAVID VALDÉS CRUZ
Asesor Planeación Estratégica
y Articulación del SDGR
SANDRA CAYCEDO M
Profesional Especializado
de Planeación
LEONARDO MILLÁN
ALVARADO
Profesional de Planeación
Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable.
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