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1 Secretaría Permanente/OTCA Coordinación de Medio Ambiente-CMA Proyecto: Manejo integrado y sostenible de los recursos hídricos transfronterizos de la cuenca del río Amazonas considerando la variabilidad y el cambio climático. Actividad III.4.2. Estrategia de Comunicación del Proyecto GEF Amazonas- Recursos hídricos y cambio climático. Elaborada por: María Eugenia Corvalán, Especialista en Comunicación Brasilia, Marzo de 2013 2 Proyecto: Manejo integrado y sostenible de los recursos hídricos transfronterizos de la cuenca del río Amazonas considerando la variabilidad y el cambio climático. Actividad III.4.2. Estrategia de Comunicación del Proyecto GEF Amazonas- Recursos hídricos y cambio climático. Tabla de Contenido -Resumen Ejecutivo………………………………………………………………………4 1.0. Introducción………………………………………………………………………….7 2.0. Antecedentes del Proyecto…………………………………………………………. 9 3.0. Justificación de la Estrategia………………………………………………………. 9. 4.0. Directrices institucionales para la elaboración de la Política de Comunicaciones del Proyecto GEF Amazonas/ OTCA/PNUMA/GEF IW…………………………….10 5.0. Objetivo General de la Estrategia de Comunicación del Proyecto………………10 6.0. Objetivos Específicos………………………………………………………………..11 7.0. Comunicación interna del Proyecto. Procedimientos……………………………..11 8.0. Comunicación externa. Públicos objetivos segmentados…………………………12 8.1. Aliados para el relacionamiento del Proyecto con los Públicos Objetivo………12 9.0. Contexto cultural regional y global de la Estrategia: 2013 Año Internacional de Cooperación en la Esfera del Agua……………………………………………………..14 9.1. Propuesta No. 1: Celebración conjunta del Día Mundial del Agua: 22 de Marzo de 2013……………………………………………………………………………………….15 9.2. Propuesta No. 2: Creación del Día del Río Amazonas……………………………15 10.0 Metodología:…………………………………………………………………………15 10. 1. Diseño de la identidad visual…………………………………………… 15 Creación del logo marca en tres idiomas. Guía de uso del logo. Creación del Banner institucional del Proyecto. 10.2. Plan de medios……………………………………………………………. 16 10.2.1.Página web del Proyecto GEF Amazonas………………………. 17 3 10.2.2.Producción de videos para la web y presentaciones del Proyecto……………………………………………………………… 17 10.2.3. Folletos ilustrativos sobre el Proyecto………………………… 17 10.2.4. Boletín Trimestral del Proyecto…………………………………18. 10.2.5. Cuatro iniciativas del Proyecto para Radio:……………………18 -Propuesta No. 1 Capacitación a radialistas amazónicos de la Asociación Latinoamericana de Educación Radiofónica, ALER…………………..18 - Propuesta No. 2 Capacitación a radialistas amazónicos de la Asociación Mundial de Emisoras Comunitarias, AMARC……………19 -Propuesta No. 3. Campaña pedagógica radial del Proyecto GEF Amazonas………………………………………………………………….20 - Propuesta No. 4. Divulgación de la campaña radial del Proyecto GEF Amazonas; Radios estatales, universitarias, indígenas, radios internacionales, y Radio ONU…………………………………………. 20 10.2.6. Prensa de circulación nacional de 8 países………………………21. 10.2.7. Televisión nacional pública de los 8 países………………………22 11. Apoyo a la organización logística de eventos del Proyecto…………………………22 12. Apoyo al Plan de Participación de Múltiples actores……………………………. 23 13. Apoyo al Sistema Integrado de Información del Proyecto……………………….. 23 14. Cronograma de actividades………………………………………………………… 24 15. Indicadores de efectividad…………………………………………………………... 24 16.Bibliografía………………………………………………………………………… 24 Lista de Anexos: 1. 2. 3. 4. Anexo No. 1: Ficha del Proyecto GEF Amazonas Anexo No. 2 : Guía de Comunicación interna Anexo No. 3 Directorio general del Proyecto Anexo No. 4 Relación de Circulares enviadas en español e inglés: período abrilnoviembre de 2012. 5. Anexo No. 5 Propuesta de Creación del Día del Río Amazonas 6. Anexo No. 6. Logo del Proyecto en español, inglés y portugués. 7. Anexo No. 7 Guía de uso del Logo del Proyecto GEF Amazonas. 8. Anexo No. 8 Folletos : No.1 No. 2. No. 3 del Proyecto. 9. Anexo No. 9: Boletín Trimestral del Proyecto español e inglés 10. Anexo No.10: Comunicados de prensa del Proyecto, español e inglés 11. Anexo No. 11: Propuesta de participación del Proyecto GEF Amazonas en procesos de capacitación sobre Recursos hídricos a periodistas asociados del Amazonas 12. Anexo No. 12 Propuesta pedagógica de apoyo al Plan de Participación de Múltiples actores. 13. Anexo No. 13: Cronograma de actividades. 4 Actividad III.4.2. Estrategia de Comunicación del Proyecto GEF Amazonas- Recursos hídricos y cambio climático Resumen Ejecutivo Introducción. El Proyecto Manejo integrado y sostenible de los recursos hídricos transfronterizos de la cuenca del río Amazonas, considerando la variabilidad y el cambio climático es una iniciativa conjunta de los 8 Países Miembros de la OTCA. Su objetivo principal es formular un Programa de Acciones Estratégicas (PAE) en forma consensuada y coordinada. Para este fin, la OTCA actúa como Agencia ejecutora, el GEF como donante y el PNUMA como agencia implementadora. El Proyecto involucra una amplia gama de participantes así, a nivel interno un equipo interdisciplinario de trabajo en permanente relación con las agencias intervinientes, los actores gubernamentales de nivel nacional y otros no gubernamentales. A nivel externo, el Proyecto requiere relacionarse con actores sociales del nivel local, regional, nacional y global, así como con los medios de comunicación para visibilizar su objetivo principal. En ese contexto se ha diseñado esta estrategia de comunicación, buscando que sea transversal a todos los esfuerzos de interlocución. Esta estrategia se propone como guía para articular acciones de (i) comunicación interna y externa, de (ii) divulgación y de (iii) concienciación, que como proceso une las dos acciones anteriores, para aumentar la comprensión del Proyecto y facilitar la toma de decisiones en relación a los objetivos del Proyecto. La Estrategia de Comunicación del Proyecto GEF Amazonas recoge las directrices sobre políticas de comunicación de la OTCA. También fue presentada al equipo GEF IW y PNUMA en diciembre de 2012, por lo que contiene las recomendaciones formuladas. Se trata de una estrategia a corto plazo: 2012-2014 prevista para la planificación y ejecución de actividades puntuales y de alto impacto. Su alcance o cobertura es regional y global. Concebida bajo tres enfoques pedagógico, diplomático e instrumental. Pedagógico porque trabaja los conceptos de fondo en forma diferenciada para públicos segmentados, con el fin de aumentar la comprensión de las actividades del Proyecto, por parte de su equipo interdisciplinario y los actores de la Cuenca. Diplomático, dado que busca incrementar el grado de confianza y transparencia construidos entre los 8 países para la realización de un trabajo científico y técnico, mediante un proceso de permanente consulta. Instrumental, para convertir el Proyecto en una gran pieza de comunicación, con una identidad propia, rica en mensajes de fondo para ser desagregados hacia diferentes públicos, a través de los medios de comunicación, buscando resaltar el objetivo principal, los productos esperados y los elementos innovadores del Proyecto. Antecedentes del Proyecto. Su objetivo: formular el PAE. El Proyecto está compuesto por 5 componentes, de los cuales tres son temáticos. La estrategia dará cuenta de cada paso del proceso de desarrollo del Proyecto, buscando visibilizar sus actividades en particular y al Proyecto como una entidad con identidad propia en el área de recursos hídricos. Justificación de la Estrategia. La diversidad de participantes involucrados en el Proyecto requiere la planificación, gestión y administración de las relaciones y contactos institucionales, de ahí surge la necesidad 5 de contar con una Estrategia de Comunicación, que facilite la interlocución entre los actores del Proyecto a nivel interno, externo y con los medios de comunicación. Objetivo General de la Estrategia de Comunicación del Proyecto. Fomentar una cultura de visibilidad del Proyecto para facilitar la formulación y futura implementación de Programa de Acciones Estratégicas, PAE. Objetivos Específicos. ( de comunicación, divulgación y concienciación) -Establecer las relaciones del Proyecto con sus diferentes actores y públicos en forma diferenciada, tanto a nivel interno y externo. ( Para esto es clave contar con aliados para el relacionamiento del Proyecto con los públicos objetivo, ver detalle en la Estrategia, donde se destaca el apoyo de los Asistentes Nacionales y los Coordinadores de actividades) -Divulgar el conocimiento y las actividades del Proyecto a través de un Plan de Medios específico. -Posicionar al Proyecto como un centro de producción y generación de conocimiento sobre RH del Amazonas. Contexto cultural regional y global de la Estrategia: 2013 Año Internacional de Cooperación en la Esfera del Agua. Por tratarse de un Proyecto intergubernamental ejecutado por organismos internacionales se proponen las siguientes propuestas: Propuesta No. 1: Celebración conjunta del Día Mundial del Agua: 22 de Marzo de 2013. Comunicado de prensa para los 8 países, presentado a la OTCA. Propuesta No. 2: Creación del Día del Río Amazonas, puesto a consideración de la OTCA. Metodología: Para comprender el Proyecto como una entidad específica del área de los RH, se ha definido su identidad visual, de manera que pueda ser reconocido a nivel público y se ha elaborado un Plan de medios específico. Diseño de la identidad visual. Creación del logo marca en tres idiomas. Guía de uso del logo. Creación del Banner institucional del Proyecto. Plan de medios. A continuación se detallan los diferentes productos y piezas de comunicación requeridos para divulgar la información y el conocimiento que produce el Proyecto, listadas en orden de prioridad. Creación de la página web del Proyecto GEF Amazonas. Producción de videos informativos para la web y presentaciones del Proyecto Producción de Folletos ilustrativos. Boletín Trimestral del Proyecto tanto en formato electrónico como impreso. ( 4 por año) Propuesta de cuatro iniciativas del Proyecto para Radio: Propuesta No. 1 Capacitación a radialistas amazónicos de la Asociación Latinoamericana de Educación Radiofónica, ALER. Propuesta No. 2 Capacitación a radialistas amazónicos de la Asociación Mundial de Emisoras Comunitarias, AMARC. Propuesta No. 3. Campaña pedagógica radial del Proyecto GEF Amazonas. Propuesta No. 4. Divulgación de la campaña pedagógica radial del Proyecto GEF Amazonas en Radios estatales, universitarias, indígenas, radios internacionales, y Radio ONU. Prensa de circulación nacional de 8 países. 6 Televisión nacional pública de los 8 países. Apoyo a la organización logística de eventos del Proyecto. El Proyecto tiene prevista la realización de una serie de Talleres regionales y capacitaciones entre otras, que se constituyen además como espacios de comunicación interna y externa que requieren piezas de comunicación específicas para la divulgación y concienciación del Proyecto. Apoyo al Plan de Participación de Múltiples actores. El área de comunicación presentó una propuesta específica sobre el apoyo al Plan. Se está a la espera de la empresa que hará la investigación sobre la percepción de la cuenca Amazónica. Apoyo a la difusión del Sistema Integrado de Información. Se brindarán los apoyos necesarios para la amplia difusión del Sistema Integrado de Información. Cronograma de actividades. Año 1 (2012) : Estudio del proyecto y diseño de la estrategia. Contactos iniciales con las Agencias, oficiales de comunicación del SNU en Brasilia, medios de comunicación, área de radio y prensa Investigación y búsqueda de universidades e instituciones relacionadas con los RH y el Amazonas. Producción de piezas de comunicación iniciales: Folleto, Comunicados, Logo, Guía de uso del logo, Banner, Bolsas de recordación. Apoyo a la organización logística de Talleres regionales e internos. Producción de contenidos ( texto e imágenes) para la página web del Proyecto. Año 2 (2013) Publicación de la página web del proyecto. Producción de videos temáticos sobre el Proyecto. Boletines trimestrales electrónicos (4) Boletines trimestrales impresos (4) Comunicados de prensa. Reedición de folletos. Creación de Folleto pedagógico del Proyecto ( Estructura del mismo) Apoyo a la organización de eventos regionales. Indicadores de efectividad. Bibliografía. Consideraciones finales: Las actividades de la Estrategia de Comunicación fueron consultadas desde un inicio a la Coordinación Técnica del Proyecto y a la OTCA, habiéndose recibido las orientaciones y directrices correspondientes. Algunas de las actividades fueron realizadas en el transcurso de la revisión y ajuste de esta propuesta, por lo cual aparecen como acciones realizadas. 7 Actividad III.4.2. Estrategia de Comunicación del Proyecto GEF Amazonas- Recursos hídricos y cambio climático 1. Introducción. El Proyecto Manejo integrado y sostenible de los recursos hídricos transfronterizos de la cuenca del río Amazonas, considerando la variabilidad y el cambio climático es una iniciativa conjunta de los 8 Países Miembros de la OTCA. Su objetivo principal es formular un Programa de Acciones Estratégicas (PAE) en forma consensuada y coordinada. Para este fin, la OTCA actúa como Agencia ejecutora, el GEF como donante y el PNUMA como agencia implementadora. El Proyecto involucra una amplia gama de participantes así, a nivel interno un equipo interdisciplinario de trabajo mantiene permanente relación con las agencias intervinientes, los actores gubernamentales de nivel nacional y otros no gubernamentales; y a nivel externo, el Proyecto requiere relacionarse con actores sociales del nivel local, regional, nacional y global, así como con los medios de comunicación para visibilizar su objetivo principal. En ese contexto se ha diseñado esta estrategia de comunicación, buscando que sea transversal a todos los esfuerzos de interlocución y al acercamiento entre las distintas disciplinas que intervienen en sus actividades, entendiendo el Proyecto como una entidad que genera información, conocimiento innovador e iniciativas en el área del MIRH. Esta estrategia se propone como guía para articular acciones de (i) comunicación interna y externa, generadas por procesos de intercambio de información, de (ii) divulgación, para canalizar la información a través de diferentes medios y de (iii) concienciación, que como proceso une las dos acciones anteriores, para aumentar la comprensión del Proyecto y facilitar la toma de decisiones en relación a los objetivos del Proyecto. Esta propuesta de estrategia fue revisada por el Coordinador Técnico Regional del Proyecto, con quien se analizaron las necesidades, objetivos y prioridades de comunicación del Proyecto. Igualmente, fue analizada por el equipo GEF IW y PNUMA durante el taller del TDA y SAP, realizado en diciembre de 2012. Contiene las recomendaciones formuladas. 8 Existen diversas corrientes para elaborar una estrategia de este tipo. Como referencia para el Proyecto, se ha seguido el modelo enfocado en gestión del riesgo y cambio climático, por cuanto incluye la participación de actores locales y su aplicación requiere acciones a corto plazo. 1.1. Tipo de estrategia a desarrollar: De corto plazo: Período 2012 - 2014. Requiere la planificación y ejecución de actividades muy puntuales y de alto impacto. 1.2. Dimensión de la estrategia. Alcance: regional. Se trata de 8 países interrelacionados a través del Proyecto GEF Amazonas, bajo la orientación de las Agencias que intervienen en su ejecución: OTCA, GEF y PNUMA. Por lo tanto, es recomendable buscar la forma de acercar e integrar las Oficinas de Comunicación de las instituciones que representan el Agua en los 8 países con el Proyecto, a través de los PFN/AN para alcanzar el impacto que se requiere dentro del corto tiempo del Proyecto. 1.3. Principios éticos de la estrategia, de acuerdo con la OTCA, PNUMA y GEF. Honestidad. Transparencia. Confianza. Respeto. 1.4. Definición de conceptos base. Para la comprensión del equipo interdisciplinario del Proyecto GEF Amazonas es necesario tener en cuenta dos conceptos básicos que se presentan a continuación: Información: es un conjunto de datos sobre un fenómeno, en este caso sobre los RHT de la Cuenca Amazónica, que al ser ordenados en un contexto, es decir en una plataforma como la que se ha diseñado para el Sistema Integrado de Información (SII) sirve para: reducir la incertidumbre y aumentar el conocimiento. Lo anterior apunta a comprender la importancia de la actividad Sistema Integrado de Información. Comunicación: es la puesta en común de los objetivos, métodos, acciones y resultados del Proyecto a nivel interno (con el Equipo de trabajo, los Puntos Focales y las Agencias participantes) y a nivel externo (demás instituciones y público general). 1.5. Enfoques de la Estrategia de Comunicación del Proyecto GEF Amazonas. Pedagógico. Consiste en hacer la transferencia del conocimiento especializado sobre Recursos Hídricos al lenguaje popular. Esta estrategia de comunicación busca identificar, describir, explicar, ampliar y detallar en la medida de lo posible, dependiendo del tipo de grupo de interés, los conceptos de fondo del Proyecto y los procesos que están en curso. De 9 manera que puedan ser comprendidos por los diferentes actores que intervienen en el Proyecto, y éstos puedan incrementar su nivel de comprensión, interés y compromiso hacia los Objetivos del Proyecto. Apunta a las acciones de comunicación, divulgación y concienciación del Proyecto. Diplomático. Esta estrategia busca incrementar el grado de confianza y transparencia construidos con cada uno de los 8 países, con el fin de estrechar vínculos hacia la elaboración de una Visión compartida de la Cuenca y de un trabajo científico y técnico conjunto en permanente proceso de consulta para la búsqueda de acuerdos consensuados. La base pedagógica de apropiación conceptual del Proyecto facilitará la fluidez del manejo de la información de la Estrategia desde el punto de vista diplomático. El estilo de comunicación que caracterizará al Proyecto GEF-OTCA estará dado por las pautas que recomiende y señale el Secretario Permanente de la OTCA y su Director Ejecutivo. Instrumental. Significa convertir el Proyecto en una gran pieza de comunicación, con una identidad conceptual propia, rica en mensajes de fondo para ser desagregados hacia diferentes públicos, haciendo uso de diferentes lenguajes escritos y audiovisuales, buscando resaltar el objetivo principal, los productos esperados y los elementos innovadores del Proyecto. 2.0 Antecedentes del Proyecto. 2.1. Principales productos esperados del Proyecto: Una visión compartida de la cuenca del Amazonas : Diseñada para comprender las prioridades a desarrollar de la cuenca en materia de MIRH, los problemas comunes, las necesidades y metas de las partes interesadas de la Amazonía con respecto a temas de GIRH en la región y definir futuros escenarios de desarrollo para la cuenca Amazónica Un Análisis Diagnóstico Transfronterizo (ADT) Basado en actividades de investigación focalizadas sobre los recursos hídricos transfronterizos de la cuenca Amazónica y de análisis de vulnerabilidad climática, el ADT aporta insumos científicos y técnicos al Programa de Acción Estratégico (PAE). El Programa de Acciones Estratégicas (PAE), : Sobre la base de todos los resultados y productos del proyecto, se formulará el Programa de Acciones Estratégicas, (PAE). Sistema Integrado de Información, SII Permitirá aumentar la colaboración entre los países para facilitar el intercambio de información y el manejo integrado de la cuenca. ( Ver Anexo No. 1. Elaboración de la Ficha del Proyecto GEF Amazonas ) 3.0 Justificación de la Estrategia 10 La diversidad de participantes involucrados en el Proyecto requiere la planificación, gestión y administración de las relaciones y contactos institucionales, de ahí la necesidad de diseñar una Estrategia de Comunicación, que facilite la interlocución entre los actores del Proyecto a nivel interno, externo y con los medios de comunicación para posicionar el Proyecto. 4.0 Directrices institucionales para la política de comunicación del Proyecto GEF – Amazonas/OTCA/PNUMA. La propuesta y adopción de una Estrategia de Comunicación está relacionada con la política de Comunicación del Proyecto GEF Amazonas/OTCA/PNUMA, cuyos parámetros son dados por la OTCA, GEF y PNUMA. En este sentido, se han recibido en forma regular directrices desde la OTCA sobre la política de comunicación interna y externa del Proyecto, que implica conducir el proceso a través de un consenso previo y autorización por parte de la OTCA. Asimismo, se han recibido indicaciones expresas sobre los productos visuales del Proyecto, los cuales deben seguir el padrón y estilo de la identidad visual de la OTCA. Lo anterior para la elaboración de banners, folletos, boletín, lay out de la página web, diseño del logo marca, etc. El propósito es visibilizar el Proyecto como parte de un todo, que es la OTCA, el GEF y el PNUMA. Para comprender mejor la forma en que debe integrarse el Proyecto GEF a la OTCA, desde la comunicación, ver el Apéndice No. 1. Capítulo Comunicación, indicado en la Agenda Estratégica de la OTCA. Para comprender el marco político regional y los mandatos que se derivan de los acuerdos entre los países, la OTCA ha solicitado tener en cuenta para los efectos de Comunicación los siguientes documentos: -Compromiso de Manaos, 2010 -Declaración de Lima, Marzo de 2012 -Reglamento de la Secretaría Permanente de la OTCA -Orientaciones de la SP /OTCA, recibidas en diversas reuniones de trabajo. Paralelamente, se han recibido recomendaciones por parte del PNUMA/GEF sobre la forma en que pueden conducirse los procesos de comunicación interna del Proyecto. 5.0 Objetivo general de la Estrategia de Comunicación del Proyecto. Fomentar una cultura de visibilidad del Proyecto GEF Amazonas para facilitar la formulación y futura implementación del Programa de Acciones Estratégicas, PAE. 11 ¿Cómo lograrlo? Mediante una guía de trabajo que permita planificar las acciones de comunicación, divulgación y concienciación dirigidas a públicos segmentados, como: Estructuras gubernamentales, instituciones públicas y privadas, medios de comunicación y comunidades relacionadas con el Manejo integrado de los Recursos Hídricos. Gobernaciones, Alcaldías, Secretarías de Medio Ambiente, Educación, Colegios y Universidades, ONGS, sectores sociales, políticos y religiosos, empresas nacionales/multinacionales, organismos internacionales, todos vinculados al sector hídrico, Y en forma paralela, desarrollando el área de comunicación del Proyecto GEF Amazonas. 6.0. Objetivos específicos. 6.1. De comunicación. Establecer las relaciones del Proyecto con sus diferentes actores/ públicos: A nivel de Comunicación interna : Doble vía desde la UCP del Proyecto hacia: PFN-AN, proceso mediado institucionalmente por la OTCA. GEF-OTCA, directo UCP-Coordinadores de las Actividades, Consultores. Doble vía desde los Coordinadores de las Actividades y Consultores hacia: PFN-AN, proceso mediado por la OTCA y UCP. Entre consultores A nivel de Comunicación externa: Regional: sociedad, actores y stakeholders amazónicos. Local, nacional y global: medios de comunicación 6.2. De divulgación. Divulgar el conocimiento y las actividades realizadas por el Proyecto a través del Plan de Medios preparado para la Estrategia. 6.3. De concienciación. Posicionar al Proyecto GEF Amazonas como un Centro de producción y generación de conocimiento científico sobre los Recursos Hídricos del Amazonas, de importancia para los tomadores de decisiones.( Proceso de concienciación) 7.0. Comunicación interna del Proyecto. Procedimientos. La Comunicación interna del Proyecto tiene en cuenta el tipo de comunicación que genera el Proyecto, que está relacionada con las actividades que se realizan para lo cual se utilizan 12 diferentes canales que se han venido institucionalizando: comunicaciones telefónicas, video conferencias, Skype. Circulares, emails, Dicha comunicación interna se refiere a la interlocución con los Puntos Focales Nacionales y Asistentes Nacionales, la cual se realiza a través de Circulares enviadas por el Proyecto GEF Amazonas, después que la OTCA envía las Notas Verbales dirigidas a las Cancillerías y Embajadas. Estas Circulares se envían por email y son efectivas en cuanto a la rapidez con que llega la información. La comunicación con los Asistentes Nacionales ha facilitado considerablemente la comunicación interna con los Puntos Focales. El proceso de comunicación interna mencionado implica doble vía desde el Proyecto hacia los Puntos Focales y de éstos hacia el Proyecto. Productos que requieren ser comunicados: 1. Memorias de Talleres, Capacitaciones y otras reuniones. 2. Informes de avance del Proyecto producido por la UCP del Proyecto. 3. Informes técnicos de los Coordinadores de actividades y de los consultores. 4. Ayudas Memorias periódicas. (sobre reuniones, capacitaciones) 5. Documentos técnicos del Proyecto. 6. Otros. Necesidades de comunicación planteadas: Existe interés de que se establezca una comunicación horizontal entre los Asistentes Nacionales. Se busca facilitar el intercambio a través de la página web del Proyecto. ( Ver Anexo No. No. 2 Guía de Comunicación interna. Anexo No. 3 Directorio general del Proyecto. Anexo No. 3 Relación de circulares enviadas en español e inglés: período revisado: abril noviembre de 2012) 8.0 Comunicación externa : Públicos objetivos definidos y segmentados Para los fines del Proyecto se ha establecido la identificación de tres tipos de público, con los cuales el Proyecto buscará su relacionamiento a nivel externo con: • PUBLICO OBJETIVO No. 1 ( Inicia 2012) • Identificación de comunidad científica y académica. UNAMAZ. • Institutos de investigaciones científicas en el área del agua y Amazonas. • Redes universitarias suministradas por IESALC. • UNIVERSIA. • PUBLICO OBJETIVO No. 2. (2013) Orden político y gubernamental. 13 • • • • Gobiernos locales. Departamentos o Estados, Alcaldías. Otros. Ej. Federación Latinoamericana de Ciudades, Municipios y Asociaciones de Gobiernos Locales , FLACMA. PUBLICO OBJETIVO No. 3: (2012 y 2013) Medios de Comunicación y sociedad civil. Comunidades locales. (Llegada por Radios Estatales, Radios comunitarias de la Cuenca Amazónica, Radios Universitarias de la Cuenca. Por Canales de TV. Contactos iniciados con Organismos de Redes de Radios Amazónicas. ALER/AMARC) Capacitación/Campaña institucional del Proyecto, etc. Visualización del proceso de comunicación interno y externo. 8. 1 Aliados para el relacionamiento del Proyecto con los públicos objetivo: 14 8.1.1.Inicialmente, se contará con el equipo de Coordinadores de actividades y Consultores del Proyecto para iniciar la identificación del público Objetivo No. 1. 8.1.2. Con la empresa externa prevista para realizar la Encuesta de percepción del Amazonas se trabajará la identificación del Público Objetivo No. 2. 8.1.3. El apoyo de los Asistentes Nacionales será fundamental para la identificación de los tres tipos de públicos segmentados. 8.1.4. Es necesario confirmar con los Puntos Focales Nacionales, la existencia de Oficinas de Comunicación en las instituciones relacionadas con el Agua de cada país. El Proyecto requiere contar con dichas Oficinas como sus primeras aliadas en el área de la Comunicación en los Países. Así el Proyecto podrá contar con información referente a los Medios de comunicación mínimos que requiere la Estrategia, tanto a nivel nacional como local. 8.1.5. Igualmente, se requiere del apoyo de los Puntos Focales Nacionales para contactar las Oficinas de Comunicación de los Ministerios de Comunicaciones de los países, los cuales, por lo general tienen a su cargo la dirección de la Radio y Televisión Nacional en cada país. 8.1.6. Oficinas de Comunicación de las Agencias del Sistema de las Naciones Unidas en Brasilia. Relaciones con PNUMA, UNESCO, UNFPA, como Agencias asociadas del Proyecto. Y UNIC en Río de Janeiro. 8.1.7. Relaciones con las Oficinas de Comunicación de las Agencias de la ONU de los 8 Países miembros y Sede ONU:(Radio ONU. TV ONU, PAGINA WEB ONU) 8.1.8. Relaciones con los Centros de Información de la ONU que corresponden a los 8 países, así UNIC Colombia: Ecuador y Venezuela. UNIC : Perú, UNIC: Brasil. UNIC Bolivia. UNIC: Port Spain: Guyana y Suriname. 9.0 Contexto cultural y global de la Estrategia. 2013 Año Internacional de Cooperación en la Esfera del Agua El Proyecto GEF Amazonas - Recursos hídricos y cambio climático puede aprovechar dos eventos internacionales para promover el Proyecto a nivel regional y global. - Año Internacional de cooperación en la Esfera del Agua. - Copa Mundial de Fútbol 2014, a ser realizada en Brasil. 9.1. Marco internacional dirigido por el SNU : 2013 Año Internacional de cooperación en la esfera del Agua. 15 La Asamblea General de las Naciones Unidas declaró el próximo año como “Año Internacional de la Cooperación en la Esfera del Agua”. Objetivos: Mostrar el potencial que implicaría un aumento de la cooperación. Difundir los desafíos que enfrenta la gestión del agua, debido al aumento de la demanda de acceso, la asignación y los servicios de recursos hídricos. Se buscará identificar temas relevantes como: Educación sobre el agua Diplomacia del agua Gestión de Aguas Transfronterizas Marcos jurídicos nacionales e internacionales y vínculos con los Objetivos de Desarrollo del Milenio. Los anteriores antecedentes concuerdan plenamente con el trabajo que realiza el Proyecto GEF Amazonas. Se consultó a UNESCO PHI y UNESCO Brasil si el Proyecto GEF Amazonas puede utilizar el logo del Año Internacional y se aclaró que el Proyecto lo puede hacer y asociarse temáticamente al evento, más aún porque es un Proyecto GEF /PNUMA. Propuesta No. 1: Celebración conjunta de los 8 Puntos Focales Nacionales del Día Mundial del Agua : 22 de marzo de 2013. Producto No. 1: Comunicado de prensa de adhesión al Día Mundial del Agua, producido por el Proyecto y enviado por la OTCA a los PFN y desde el Proyecto a 8 medios de circulación nacional. Producto No. 2: Boletín Trimestral No. 1-Marzo de 2013, que recogerá las principales actividades del Proyecto, de interés público. Propuesta No. 2 Creación del Día del Río Amazonas. Objetivo: Hacer el lanzamiento del Día del Río Amazonas para destacar su importancia a nivel local, regional, nacional y global. Producto: Propuesta de creación del Día del Río Amazonas, preparada por el Proyecto y diligenciada por la OTCA. (Ver Anexo No.5 Propuesta de creación del Día del Río Amazonas). 10. Metodología. 10.1. Diseño de la identidad visual del Proyecto. 16 El Proyecto GEF Amazonas requiere contar con una clara identidad visual, con su propio logo marca, de manera que su imagen de presentación sirva para todos los fines de la comunicación interna y externa del proyecto, dirigida tanto a público general como especializado. Se requiere una imagen definida, conocida por todas las partes del Proyecto, a ser utilizada en publicaciones, banners, página web, videos, boletines, y toda clase de productos ( lápices, camisetas, tazas, etc.) a ser empleados como medios de divulgación del Proyecto. Objetivo de la identidad visual: Fácil recordación y reconocimiento del Proyecto en los diversos ámbitos interno y externo. Creación del logo marca en tres idiomas. Diseño de un logo figurativo compuesto de tres elementos, ya elaborado, siendo la figura central, una gota de agua como símbolo de un bien insustituible que representa al Proyecto, protegida por una mano en forma de paloma, en alegoría a la paz, ubicada al lado izquierdo, junto con una figura humana de brazos abiertos haciendo un llamado a proteger el agua. El logo marca del Proyecto se produjo en sus formas horizontal y vertical y en tres idiomas, para lo cual se recomienda ver los siguientes documentos. ( Ver Anexo No. 6. Logo del Proyecto en tres idiomas.) Guía de uso del logo del Proyecto. Elaborada la Guía de uso del logo del Proyecto, en la cual se presentan los conceptos de fondo del logo, la descripción gráfica y la política de uso del logo. Se requiere presentar o enviar a los países esta información para que el logo pueda ser divulgado y debidamente utilizado. (Ver Anexo No. 7 Guía de Uso del Logo del Proyecto GEF Amazonas). Creación del Banner institucional del Proyecto GEF Amazonas. Diseño del banner institucional del Proyecto GEF Amazonas realizado, para lo cual se aplicaron los parámetros ortográficos de titulación en español e inglés, se hizo una cuidadosa selección de la imagen representativa del Proyecto. Dicha fotografía fue solicitada y autorizada por ANA para su publicación. Diseño del banner en sus dos versiones fue aprobado por OTCA. Se recomienda enviar el archivo del Banner a los Puntos Focales Nacionales, para que lo puedan imprimir en sus respectivos países y puedan contar con un producto de divulgación pública permanente en sus espacios gubernamentales. Bolsos de recordación institucional con la marca del Proyecto. 17 Bolsos de recordación institucional con la marca del Proyecto, diseñados con el fin de potenciar la divulgación del Proyecto, especialmente a nivel de los stakeholders. 10.2. Plan de Medios. En orden de importancia para los fines del Proyecto se enumeran a continuación los medios seleccionados. 10.2.1. Creación de la Página web del Proyecto GEF Amazonas. Objetivos: A nivel interno, disponer de una herramienta de trabajo que mantenga en contacto el equipo de trabajo y sus Puntos Focales y que permita presentar el Proyecto a las instituciones gubernamentales, no gubernamentales y stakeholders a nivel local y regional. A nivel externo: divulgar las actividades del Proyecto en un lenguaje accesible a usuarios interesados en el tema, especialmente La página web del Proyecto GEF Amazonas será un instrumento útil y de fácil consulta para los tres tipos de públicos objetivos de la Estrategia, Secciones de la página web: Home, El Proyecto, Componentes del Proyecto, en la cual se detallan las actividades del mismo, Multimedia, que cuenta con las subsecciones: Biblioteca Recursos Hídricos, Videos, Eventos, etc. y Contáctenos. Dominio creado: http://gefamazonas.otca.info y http://gefamazon.otca.info Difusión compartida en otros sites: Se ha recibido la oferta del PNUMA Brasilia de difundir la página web del Proyecto en su site. Se buscará lo mismo con las demás Agencias: GEF IW/UNIcs/UNESCOPHI/otras. Consultar con UNIVERSIA. 10.2.2 Producción de videos para la web y presentaciones del Proyecto. Se ha previsto la realización de cuatro videos temáticos asi: Sobre el Proyecto, sobre la Armonización Legal, Ecosistemas Acuáticos y Sedimentación fluvial. La meta es que el Proyecto pueda contar con un kit de videos para facilitar la comprensión de las diversas actividades del Proyecto, en las presentaciones institucionales que se realicen con los actores principales, donantes y otros. 10.2.3. Folletos ilustrativos del Proyecto. 18 Desde su inicio, el Proyecto cuenta con un folleto ilustrativo, en español e inglés, del cual se hizo una segunda edición para actualizar la información sobre sus actividades, siguiendo el formato de la OTCA. ( Anexo No. 8: Folleto 1 y 2 reeditado y Folleto pedagógico No. 3, con la Estructura del Proyecto) 10.2.4. El Boletín Trimestral del Proyecto. ( o Newsletter) Objetivo: Mantener informado al equipo del proyecto como a nivel externo, previa consulta a abonados interesados. La producción de noticias y comunicados de prensa sobre el Proyecto será direccionada hacia el Boletín trimestral y hacia la página web. El Proyecto seguirá el modelo de Boletín adoptado por la OTCA, que se encuentra automatizado dentro de la página web, mediante la suscripción vía email. (Ver Anexo No. 9 : Boletín Trimestral No. 1 del Proyecto) ( Ver Anexo No. 10: Comunicados de Prensa del Proyecto) Adicionalmente, se producirán Boletines trimestrales impresos completos, teniendo en cuenta el documento “44 oportunidades para producir noticias sobre el Proyecto” 10.2.5. Cuatro iniciativas del Proyecto para Radio en la Cuenca Amazónica. Por el impacto que tiene la radio en los procesos de información en la Cuenca Amazónica, el Proyecto debe considerar vincularla como una aliada estratégica para entrar en contacto con los centros urbanos, pueblos y comunidades ribereñas. El Proyecto GEF Amazonas inició acercamientos con dos entidades que tienen vínculos con la región, y son la Asociación Latinoamericana de Educación Radial, ALER ( que cuenta con satélite y equipos tecnológicos de punta) y con la Asociación Mundial de Emisoras Comunitarias, AMARC. Las consultas realizadas a dichas organizaciones se focalizaron en tres temas: 1. Identificación del número de emisoras en el área y su localización. 2. Identificación y tipo de Programas y campañas radiales realizados sobre el Agua. 3. Necesidades de formación de los periodistas del Amazonas. Sobre el punto 1. AMARC facilitó una amplia base de datos sobre emisoras comunitarias de cinco de los 8 países amazónicos que integran el Proyecto.( excepción de Guyana y Suriname) Incluso cuentan con Redes de Radios Amazónicas. Sobre el punto 2. Tanto ALER como AMARC informaron que no se han realizado campañas educativas específicas sobre los Recursos hídricos. Por tanto, el Proyecto puede 19 estudiar las formas de coproducción para el diseño una futura campaña educativa sobre el Agua. Sobre el punto 3. ALER manifestó interés de que el Proyecto realice una capacitación sobre Recursos Hídricos y cambio climático a sus periodistas asociados, dentro de los procesos de formación en temas de Medio ambiente y Biodiversidad que llevan a cabo. Propuesta No. 1 Capacitación sobre el Proyecto a radialistas amazónicos afiliados a la Asociación Latinoamericana de Educación Radiofónica, ALER: La Asociación Latinoamericana de Educación Radiofónica, ALER en la Cuenca Amazónica. ALER lleva 40 años de trabajo educativo radial en la región, cuenta con satélite y otros canales que facilitan la divulgación. ALER dinamiza 10 redes radiales temáticas. Se destaca la Red Panamazónica de Radios, con incidencia en la Amazonía, capitalizando la experiencia de las Coordinadoras Nacionales de Perú, Colombia, Ecuador, Bolivia, Brasil y Venezuela, así como las emisoras amazónicas afiliadas a ALER en la región. ALER cuenta con 89 afiliadas y unas 500 emisoras aliadas. Mantiene un servicio radiofónico de interconexión intercontinental, cuyos soportes son el satélite y la internet. Así mismo, dispone de un sistema de emisión y recepción satelital en todos los países de Latinoamérica y el Caribe. ALER puso a consideración del Proyecto dos acciones que realiza en la región y en las cuales el Proyecto podrá apoyar ofreciendo Capacitación en recursos hídricos: - La Iniciativa Panamazónica de Comunicación Ciudadanía Amazónica. Los procesos de formación de ALER se desarrollarán en la triple frontera de Brasil, Bolivia y Perú y posteriormente en Colombia, Ecuador, Perú y Bolivia. ALER cuenta con afiliados en los principales centros urbanos amazónicos. Fecha tentativa de la capacitación: febrero de 2013. Lugar: Zona amazónica de Brasil, en límite con Bolivia, con la concurrencia de periodistas de Perú. Por su parte, ALER desarrolla diversas acciones en la triple frontera región Bolivia, Brasil, Perú y en la sub región amazónica de Colombia, Ecuador, Perú y Bolivia. Con contactos en las siguientes ciudades de la Cuenca: Iquitos, Perú, Lago Agrio, Ecuador, Ature, Venezuela, Trinidad, Bolivia, ( Ver Anexo No. 11- Propuesta Participación del Proyecto GEF Amazonas en procesos de capacitación sobre recursos hídricos a su red de periodistas asociados del Amazonas) 20 Propuesta No. 2 Capacitación del Proyecto a periodistas amazónicos de la Asociación Mundial de Emisoras Comunitarias, AMARC. Luego de un proceso de acercamiento entre el Proyecto GEF Amazonas y esta entidad, AMARC presentó al Proyecto GEF Amazonas la relación de emisoras comunitarias ubicadas en América Latina (57 páginas recibidas con información sobre emisoras a ser clasificadas). De su revisión, se observa que de los 8 Países, sólo dos Guyana y Suriname no cuentan con miembros asociados. Asimismo, existen diferentes redes de radios ubicadas en los departamentos y estados amazónicos de los países que comparten la Cuenca Amazónica. En curso el proceso de consultas sobre la participación del Proyecto en procesos de capacitación a periodistas afiliados a AMARC. Recomendación: Es muy relevante para el Proyecto GEF Amazonas aprovechar los espacios de formación a periodistas del Amazonas para visibilizar el tema de los recursos hídricos transfronterizos de la Cuenca Amazónica y cambio climático, de manera que cuando los productos de comunicación del Proyecto se encuentren listos para su difusión, los periodistas de la región puedan darle adecuada divulgación y sobre todo abran espacios dentro de las agendas noticiosas al haber comprendido la importancia del tema, lo cual además facilitará la futura divulgación de la Campaña pedagógica del Proyecto y muchas otras actividades conexas para hacer contacto con la población y visibilizar el Proyecto en el Público Objetivo 2 y 3. Propuesta No. 3 Campaña pedagógica radial del Proyecto GEF Amazonas Con la participación de AMARC y de ALER se considera la posibilidad de crear una campaña pedagógica radial del Proyecto. A la fecha, ambas entidades no han realizado programas o campañas sobre el tema de los Recursos Hídricos y Cambio climático, de manera que sería una oportunidad tanto para dichas organizaciones como para el Proyecto iniciar una labor conjunta de coproducción. Es importante contar con ALER y AMARC como aliados también para los efectos de la coproducción conjunta de los productos radiales. De esta forma se enriquecen los productos finales con el uso de las músicas locales (ambientación de los productos) y con el aprovechamiento de los recursos técnicos locales ( locución, etc,). Así, serán los periodistas amazónicos, quienes apropiados de la temática, podrán contar con el conocimiento sobre MIRH para realizar producciones radiofónicas para el Proyecto. 21 Observaciones: Iniciar con el área de radio permitirá convertir este proceso en noticia a su vez, para los medios escritos y de televisión. De igual modo, el haber definido los mensajes de fondo para radio, facilitará el trabajo conceptual para los medios de prensa escrita y televisión. Propuesta No. 4: Divulgación de la campaña radial del Proyecto GEF Amazonas: Radios Estatales/Universitarias/Indígenas/otras Radios estatales: Las Radios Estatales de los 8 países miembros de la OTCA son canales idóneos excelentes para divulgar las actividades del Proyecto. Debido a los contactos establecidos con AMARC, de Ecuador se recibió inmediato apoyo para hacer la difusión de la futura campaña radial del Proyecto. Por lo anterior, se resalta la importancia de contar con el apoyo de las Oficinas de Comunicación de las instituciones relacionadas con el Agua de los 8 Países. Igualmente, a través de esas Oficinas de Comunicación se puede establecer contacto con los Ministerios de Comunicación de los 8 países, que a su vez, en la mayoría de los casos, tienen a su cargo, las emisoras públicas estatales de los países. Radios Universitarias de América Latina: Las radios universitarias de América Latina están organizadas a través de Redes de Radios Universitarias, lo cual amerita realizar una acercamiento para identificar cuáles se encuentran en la región amazónica. Radios Indígenas: En algunos países amazónicos, los pueblos indígenas cuentan con emisoras propias, tal es el caso de Colombia. Los periodistas indígenas están siempre interesados en capacitarse en temas de medio ambiente y producción radiofónica. Radios Internacionales: Iniciar con Radio Netherland de Holanda y con Radio Francia Internacional, por contar con áreas para América Latina. Radio ONU: Contactar Radio ONU, Nueva York para el envío de la campaña radial del Proyecto y para facilitar la producción de informes radiales sobre el Proyecto. 22 10.2.6. Prensa nacional de los 8 países. Se ha realizado la identificación de 8 medios de circulación nacional para el envío de Noticias, Boletín trimestral, Editoriales, artículos especializado,etc.. El Proyecto GEF Amazonas cuenta con un equipo de destacados profesionales, la mayoría con estudios de post grado en diferentes áreas del conocimiento relacionados con Hidrología, Geología, Derecho Ambiental, etc. lo cual permitirá contar con la producción de artículos sobre Recursos Hídricos y Cambio Climático, que a su vez serán tenidos en cuenta por el área de Comunicación para gestionar su divulgación en los medios. Objetivo: Aprovechar y difundir el conocimiento científico que produce el Proyecto GEF Amazonas. 10.2.7. Televisión nacional pública de los 8 países. Los Ministerios de Comunicación de los países tienen a su cargo los canales públicos estatales de televisión, por lo cual es altamente deseable que el Proyecto pueda entrar en contacto con dichos Ministerios, a través de los Puntos Focales Nacionales. 11.0 Apoyo a la organización logística y de divulgación de eventos del Proyecto. La organización de eventos por parte del Proyecto implica la preparación de documentos en español e inglés, que requieren ser divulgados. Asimismo, se requiere alistar un kit de materiales para cada evento que incluye diferentes productos: banner del evento, carpeta, escarapelas con el padrón visual del evento. Otros: bolsa de recordación, lápiz, block de notas y USB con la marca del proyecto, según presupuesto. Adicionales: camisetas, cachuchas con el logo del proyecto. El Proyecto GEF Amazonas tiene previsto una serie de encuentros regionales, que buscan la consulta y el consenso entre los Puntos Focales para realizar las diferentes actividades. Avances a la fecha. Se ha apoyado la logística y la comunicación de los siguientes eventos: Taller Regional: Sistema Integrado de Información: Capacitación a Coordinaciones nacionales. Taller Regional: intercambio de experiencias sobre manejo de cuencas transfronterizas y II Comité Directivo del Proyecto. Los siguientes productos se presentaron al Comité Directivo: 1. Logo del Proyecto en tres idiomas y Guía de uso del logo. 2. Banner institucional. 3. Presentación del lay out de la página web. 23 Taller sobre metodología TDA/SAP y asuntos de Comunicación sobre Proyecto GEF/UNEP. Analizados los siguientes productos: 1. Logo del Proyecto en tres idiomas y Guía de uso del logo. 2. Banner del Proyecto. 3. La página web. 4. Estructura de la Estrategia de Comunicación en inglés. 5. Presentación de la Propuesta : Iniciativa de radio del Proyecto GEF Amazonas para ALER. I y II Reunión interna de la UCP con los Coordinadores de las Actividades del Proyecto Se resaltó la importancia del trabajo de los Coordinadores para el apoyo al área de Comunicación. Los Coordinadores enviarán contactos de las Universidades amazónicas y otros, los cuales apuntan al desarrollo de la identificación del Público Objetivo No. 1 También facilitarán el acercamiento con las Oficinas de Comunicación de dichas Universidades para abrir espacios de divulgación del Proyecto. Igualmente, enviarán artículos y otros materiales relacionados con las actividades del Proyecto para ser publicados-. 12.0. Apoyo al Plan de Participación de Múltiples Actores. Propuesta sobre el apoyo al Plan de Participación de Múltiples Actores a la Coordinación Técnica del Proyecto presentada. ( Ver Anexo No 12 Propuesta pedagógica de apoyo al Plan de Participación de Múltiples Actores) Se está a la espera de la contratación de la empresa que hará la investigación cuantitativa y cualitativa sobre percepción de la cuenca amazónica. Creación de un mapa de actores globales de apoyo al PAE. (2014) Avances: Desde Julio de 2012 se viene haciendo una búsqueda por internet de organizaciones que trabajan el área de los recursos hídricos y de empresas relacionadas con la Cuenca Amazónica. Criterios: Empresas focalizadas en recursos hídricos a nivel internacional, centros de investigación que operan en la región, así como otros organismos internacionales ubicados en la zona. 13.0. Apoyo al Sistema Integrado de Información. ( SII) Después del estudio de la propuesta presentada por la consultora encargada del SII, se dio el apoyo correspondiente para presentar en forma más resumida algunas de las presentaciones realizadas por dicha especialista. Se acompañó el proceso de consultas ante 24 las diversas instancias: ANA, UNESCO, IRD. Se brindará todo el apoyo para la promoción y divulgación del Sistema. 13. Cronograma de las actividades. Adjunto el Cronograma de actividades. ( Ver Anexo No. 13 Cronograma de actividades) 14. Indicadores de efectividad. Indicadores de impacto de la Estrategia de Comunicación. Página web con contador de visitas. Número de boletines producidos al año. Número de videos producidos. Número de artículos enviados a medios de circulación nacional. Otros. 16. Bibliografía 1. Aguirre, Alejandro Flórez. Viasús, Javier Aníbal Espitia. Guía de comunicación para la gestión y el desarrollo social. Fundación Cultural Javeriana. Presidencia de la República. Septiembre 2005. 2. Aler. Como evaluar nuestras prácticas. Cuadernos de investigación 1. Serjus. Guatemala, diciembre 2000. 3. Amarc. Revista Un río son miles de gotas. La capacitación en las radios comunitarias. 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