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La servucción como estrategia para la recuperación del servicio no prestado en las instituciones de educación superior Servuction as a strategic for the recovery of the not rendered service in superior education institutions Ricardo Simancas Trujillo* *risitru@hotmail.com; rsimanca@unisimonbolivar.edu.co * Licenciado en Educación, Énfasis Lenguas Modernas. Publicista. Especialista en Gerencia de Mercadeo Estratégico. Candidato a Magister en Mercadeo, URBE. Profesor de Posgrado, Universidad Simón Bolívar, Universidad San Martín, Universidad Autónoma del Caribe. Barranquilla, Colombia. Abstract Resumen The intention of this article is to analyze the contribution of the servucción like strategy for the recovery of the service in the institutions of superior education, considering the growth of the services in the sector of the education, its diversification, as well as the appearance of a more demanding client in consideration to the big supply of presented/displayed educative services in the scene of markets. It is for that reason that considers the servucción like a system for the permanent generation of new proposals on watch that allow to strengthen fidelity and to reclaim the client of such form that is avoided the desertion. The methodology used for the bibliographical study was of descriptive and documentary type, considering the hermeneutic for the content analysis. . Key words: Servuction, recovered service, strategic, client El propósito de este artículo es analizar el aporte de la servucción como estrategia para la recuperación del servicio no prestado en las instituciones de educación superior, teniendo en cuenta el crecimiento de los servicios en el sector de la educación, su diversificación, así como la aparición de un cliente más exigente en razón de la amplia oferta de servicios educativos presentados en el escenario de mercados. Es por ello que se plantea la servucción como un sistema para la generación permanente de nuevas propuestas de servicio que permitan afianzar fidelizar y recuperar al cliente de tal forma que se evite la deserción. La metodología utilizada para el estudio fue de tipo descriptiva y documental bibliográfica, considerando la hermenéutica para el análisis de contenido. Año 8 Número 13 junio de 2008 Palabras claves: Servucción, servicio recuperado, estrategia, cliente 42 La servucción como estrategia para la recuperación del servicio no prestado en las instituciones de educación superior Introducción Las entidades educativas, sean grandes o pequeñas, son un sistema abierto, en constante intercambio con su entorno. En esos intercambios basan su razón de ser y de estar en una comunidad; una institución de educación vive del medio que la rodea y al cual sirve. En la medida en que mejor lo sirva, mejor se posicionará, es decir, afianzará su consolidación, crecimiento y perduración. Enmarcada en lo anterior, la educación emerge como una de las mayores industrias de servicios en los países desarrollados constituyendo más de un 7% del PIB. Sin embargo, en América Latina se invierte en promedio diez veces menos que en los países desarrollados (J. Bruner., informe UNESCO, 2003). Por su parte, los individuos buscan la educación como una herramienta que les permita ubicarse en el terreno laboral, al menor costo con la mejor calidad alcanzando sus metas en el menor tiempo posible. Las entidades educativas sienten que la educación debe satisfacer las necesidades que demanda el mercado, el cual se subdivide en diferentes grupos que necesitan diferentes tipos y niveles de educación. Cabe anotar que el cumplir los requisitos y las expectativas de los estudiantes, quienes de ahora en adelante llamaremos cliente, es una parte muy importante del contacto con el entorno que tienen esas entidades, pero no es la única: hay otros elementos con los cuales se debe interactuar: la competencia, las políticas, las normas establecidas por el Estado y las comunidades internacionales y la opinión pública, entre otras. Los anteriores elementos, en el contexto de los servicios educativos, presentan un alto grado de complejidad, por cuanto tratar con tantos frentes de acción hace necesario agudizar todos los sentidos inherentes al compromiso de servir, a complacer y fidelizar a un cliente cada vez más exigente y más difícil de retener. Para nadie es oculto que el servicio educativo es un servicio muy especial, en el cual en determinado momento nuestro cliente se convierte en nuestro producto. En ese tránsito, de lo bueno a lo excelente, se presenta una brecha que ocasiona desaciertos en la prestación del servicio e incomodidades en los clientes tanto endógenos como exógenos que conllevan a la pérdida de éstos. La búsqueda de la calidad como referente de la excelencia cuesta, probablemente, el pago: sea la infidelidad, la deslealtad y hasta la pérdida de los clientes que tanto costó cautivar. Para el anterior manifiesto cabría interrogar ¿Quién es el cliente que estamos prospectando? No es suficiente determinarlo demográfica y geográficamente, necesitamos profundizar en sus aspectos psicográficos y conductuales, antes, durante y después de ser parte de la institución educativa. Recuérdese que el cliente, para el caso de estudio, el estudiante, no es un cliente ocasional, es estacional y por tanto no se debe analizar con la lupa del primero. ¿Qué problema atendería la Servucción? En la actualidad los servicios educativos se han incrementado. Las instituciones educativas para su supervivencia han apelado a un sin número de estrategias diversificadas de servicio conducentes a la retención de estudiante, sin embargo, los resultados muestran la dificultad que tienen para cumplir con las exigencias y la satisfacción que demanda la comunidad académica. Carbajal, 2007, afirma que se evidencia una marcada costumbre a la inercia y a caer en la rutina; las instituciones se conforman con lo que tienen y se concentran el en día a día, no se cree en los cambios porque se piensa que estos generan problemas; y es real, los cambios generan problemas pero con la visualización de las soluciones, sin embargo en el mundo actual, donde los cambios son cada vez más rápidos la inercia se convierte en un problema sin solución. El pensamiento de Zapata, 2005, va en dirección a que las empresas hoy en día ya no podrán mantenerse estáticas, ya que existe una serie de variables que cambian constantemente dentro de su macro y micro ambiente. Urge entonces tomar decisiones, las cuales no deben Ricardo Simancas Trujillo 43 REVISTA COLOMBIANA DE MARKETING ser improvisadas. Aun en las decisiones que se toman ante circunstancias inesperadas, la planificación permite optimizar las estrategias, ya que se pueden observar todas las variables y sus posibles cambios. Cuando una empresa opta por la planificación, puede incluso planificar supuestos, lo que la prepara ante los cambios, que se dan hoy en día tan comúnmente. Una de las decisiones más controvertidas y erróneas que pueda plantear la dirección de una institución es no contar con su personal para la toma de decisiones en relación con el emprendimiento de procesos de servicio en la institución. Se debe recordar que las instituciones educativas están conformadas por dos grandes grupos, que se encuentran divididos: 1. El personal administrativo Es el que directamente maneja los cambios (área directiva) y desarrolla las actividades de la institución (área administrativa). 2. El personal docente Encargados de la formación del alumno, los que suelen mantenerse al margen de las actividades de la institución. Esta división hace que los alumnos perciban a la institución como un ente desorganizado, que no exista el sentido de equipo y que no se maneje la misma visión. Es la Dirección la encargada de proveer a su personal docente y administrativo en general; la información, la capacitación y todas las herramientas que permitan su mejor desempeño. En relación con la naturaleza de la prestación del servicio educativo se pueden establecer los siguientes criterios: a. El servicio educativo debe ser suministrado por personal especializado capaz de satisfacer las expectativas de los alumnos. b. El personal docente debe ser reconocido por su especialización y su idoneidad académica, pedagógica y didáctica. Año 8 Número 13 Diciembre de 2009 44 c. El servicio educativo debe responder a las necesidades de la demanda. d. E l p e r s o n a l e d u c a t i v o d e b e e s t a r comprometido con los objetivos fundamentales de la institución. Para Kotler, citado en Manes, 2005, desarrollar un servicio educativo adecuado requiere comprender las necesidades y expectativas del mercado al que va dirigido. Para ello se deben entender las tres partes que conforman la concepción de un servicio: 1) Servicio genérico o esencial Incluye los aspectos globales y elementales del servicio; a quién va dirigido, qué necesidades se propone satisfacer y qué beneficios puede brindar; por ejemplo, Carreras técnicas para jóvenes egresados de colegio que buscan rápidamente incorporarse al mundo laboral. 2) Servicio perceptible Corresponde a cómo los mercados perciben el servicio ofrecido, sus características y beneficios, la calidad traducida en sus dimensiones específicas: confiabilidad (de la institución y su personal) capacidad de respuesta (continuidad del servicio educativo), seguridad (funcional, física, económica, emocional), empatía (pedagógica y participativa), y elementos tangibles (instalaciones e infraestructura). 3) Servicio aumentado Superará las expectativas de los alumnos, significa alcanzar la excelencia educativa; esto es posible cuando se ofrecen servicios extras, que sorprenden a la demanda y que a su vez diferencian a la institución en el mercado educativo. ¿Cuál sería el camino a seguir? La problemática arriba citada, hace necesario crear diferenciadores basados en estrategias La servucción como estrategia para la recuperación del servicio no prestado en las instituciones de educación superior concretas de marketing, que apunten a generar un alto valor agregado que convierta un simple servicio educativo en un servicio de excelencia. Una propuesta válida para minimizar el impacto del éxodo de clientes lo constituye el emprender un proceso transversal de servucción, un sistema, que sobre la base de la institucionalidad permita alcanzar los objetivos centrales de marketing establecido por la institución de educación y así retener los clientes y recuperarlos si llegare a ser el caso. Elementos teóricos que soportarían el camino directamente no existe (Arnoletto E., 2007). Se evidencia en esto una marcada diferencia con los productos, que existen de por sí. El cliente de un servicio es, a la vez, actor, productor y consumidor del servicio, que sin él no tendría razón de ser. Para Eiglier y Langeard: Servucción es “la organización sistemática y coherente de todos los elementos físicos y humanos que se dan en la relación cliente - empresa necesaria para la realización de una prestación de servicio cuyas características comerciales y niveles de calidad han sido determinados por: Según J. Solis, el Marketing educativo es el proceso de investigación de necesidades sociales, tendentes a desarrollar y llevar a cabo proyectos educativos que satisfagan a las mismas, produciendo un crecimiento integral del individuo a través del desarrollo de servicios educativos, acordes con su valor percibido, disponibles en tiempo y lugar, y éticamente promocionados para lograr el bienestar de individuos y organizaciones. Servucción es un vocablo acuñado por P. Eiglier y E. Langeard, propuesto para designar el proceso de fabricación de un servicio, en equivalencia a producción, que es como se denomina al proceso de elaboración de un producto. Así como para fabricar un producto se necesita un sistema de producción y, básicamente, la sistematización de un conjunto de elementos: mano de obra, máquinas, materias primas e insumos, que se interrelacionan ordenadamente, hasta alcanzar un producto finalizado que luego se pone a consideración de los potenciales compradores mediante un sistema de distribución y comercialización; así mismo cabe analizar el caso de los servicios. El cliente: Es el usuario, implicado en la fabricación del servicio, cuya presencia es absolutamente indispensable. Sin embargo, a este respecto Quesada, citado de L. Carbajal, 2005, afirma que el estudiante no es el “cliente” del sistema educativo, sino que serán los “usuarios” de ese egresado quienes pueden mostrar satisfacción o insatisfacción, ya sea al aceptarlo en un siguiente nivel educativo, o al aceptar sus servicios. Continua su cita mencionando que se podría considerar al estudiante como la materia prima básica de la educación, o en el mejor de los casos como un cliente interno. El estudiante siempre preferirá un menor esfuerzo y terminar cuanto antes su educación, por lo que la calidad de la educación no se puede basar en darle gusto al estudiante. El sistema de Servucción • Los instrumentos necesarios para la prestación del servicio, vale decir, los objetos, muebles o máquinas que se requieren. Lo primero que se necesita para fabricar un servicio es la mano de obra especializada en servicios, la que se considera personal de contacto, un componente material, que lo constituye el soporte físico, lo que en producción serían las máquinas, y un cliente, quien es el directo beneficiario, sin el cual dicho servicio 45 El soporte físico: En este aspecto Eiglier y Langeard toman de Maqueda, 1995, su postura sobre que este es un elemento material necesario para la producción del servicio, del que se servirán el personal de contacto, el cliente o ambos. Hay dos grandes clases de soportes físicos: • El entorno material en que se desarrolla el servicio, o sea los edificios, decorados y disposición de los elementos que configuran el ambiente en que se presta el servicio. Ricardo Simancas Trujillo REVISTA COLOMBIANA DE MARKETING El personal de contacto: Se trata de la o las personas empleadas por la empresa de servicios, cuyo trabajo consiste en estar en contacto directo con el cliente. En algunos casos, el personal de contacto puede no existir, en servucciones que son realizadas directamente por el cliente. El servicio: Es el objetivo o resultado del sistema, generado por la interacción de los tres elementos de base ya mencionados. El planteamiento anterior muestra una visión de la servucción demasiado simple. Los autores mencionados consideran que hay que agregarle dos elementos más: - El sistema de organización interna: El soporte físico y el personal de contacto son la parte visible de una empresa de servicios. Hay una parte no visible, la organización interna, que cuenta con todas las funciones clásicas de toda empresa y con otras específicas, necesarias para la realización del servicio. - Los demás clientes: Generalmente, en cualquier prestación de servicios, hay varios clientes a la vez, que interactúan de diversos modos entre sí y con el personal de contacto, lo que influye en la calidad del servicio y en la percepción de dicha calidad. Por su parte P. Larrea plantea que existen unos elementos integradores fundamentales en un sistema de servucción: el posicionamiento de la empresa, el apalancamiento valor – costo y la integración estratégica; Relaciones entre elementos Todos estos elementos están interrelacionados, con relaciones recíprocas y bidireccionales. Según los autores citados, hay tres tipos básicos de relaciones: Relaciones primarias: Son las que vinculan a los elementos de la empresa de servicio con el mercado, con los clientes. Relaciones internas: Son las que unen a la parte visible de la empresa con la parte invisible. Año 8 Número 13 Diciembre de 2009 46 Relaciones de concomitancia: Son las que se establecen entre los clientes. Implicaciones gerenciales del sistema de servucción La primera implicación gerencial se refiere a la necesidad de concebir con rigor la servucción, en base al principio de la satisfacción del cliente, y con la idea de que el diseño de un servicio requiere tanta o más precisión que el de un producto. Hay que partir de una definición clara de las características del servicio y de las restricciones económicas. Luego, hay que identificar los elementos necesarios para la realización del servicio y tomar decisiones sobre el o los segmentos de clientela buscada. (K.Hoffman, 2002) Por último, hay que diseñar las relaciones entre esos elementos para poder obtener el resultado deseado. Como en todo sistema productivo, también hay que tomar tempranamente decisiones sobre la capacidad de la servucción, decisión estratégica que define el nivel de la inversión y la potencial rentabilidad. Esta decisión es crítica, porque suele ser difícil y costos a cambiarla después de implementada; porque es determinante del nivel de servicio ofrecido; y porque debe apoyarse en un conocimiento profundo del mercado. En los servicios es muy importante la gestión de los flujos, especialmente de los flujos de clientes: cómo adecuar la capacidad a la demanda o la demanda a la capacidad, por ejemplo, tratando de aplanar las curvas para optimizar el uso de los factores y mejorar la calidad de las prestaciones. Para Eiglier y Langear, la calidad de los servicios es sensiblemente diferente a la de los productos, sobre todo porque la fabricación y el consumo de un servicio suelen ser simultáneos, lo que implica la imposibilidad de usar sistemas “industriales” de control de la calidad. Al mismo respecto, Mostafá, 2006, indica que mientras mejor perciban los estudiantes un servicio de calidad, más rápida y eficientemente se puede mejorar la calidad y más oportunidades La servucción como estrategia para la recuperación del servicio no prestado en las instituciones de educación superior tienen de capitalizar estas percepciones. En un sistema de servucción, la calidad debe evaluarse tanto en lo referente al servicio en sí, como a los elementos de la servucción, como al proceso, o sea al conjunto de las interacciones necesarias para que el servicio se produzca. En todos los casos hay que realizar acciones en favor de la calidad. Estas son algunas orientaciones básicas al respecto: • Hay que efectuar mediciones de la calidad mediante sondeos sistemáticos entre la clientela, basados en una batería ad hoc de indicadores cuantitativos que permitan lograr una visión objetiva de la calidad de la prestación. • Hay que proceder, a intervalos regulares y distantes entre sí, a controlar la servucción, mediante un riguroso análisis del soporte físico, del personal de contacto y de sus interacciones con la clientela, siempre poniéndose en el lugar del cliente, para descubrir disfunciones y desviaciones que deberán ser corregidas y reencauzadas. • Hay que poner en marcha círculos de calidad, que trabajen para mejorar los procesos a partir del conocimiento directo que el personal de contacto tiene de las situaciones de los clientes, para encauzar sus impulsos innovadores y motivarlos mediante adecuados reconocimientos. Servucción para recuperar el servicio Un sistema de servucción es ideal es la recuperación o respuesta de la compañía a un problema de servicio, cuando se pretenden altos niveles de calidad en un servicio. Sin embargo, para algunos directores de instituciones universitarias, la recuperación del servicio es una molestia costosa. Esta actitud se considera costosa porque los problemas ponen en riesgo la confianza del cliente en la institución. La entidad puede actuar decididamente y recuperar la confianza de los clientes por lo menos hasta cierto punto, o puede empeorar las cosas tomando medidas mediocres (L. Berry, 2001). 47 En el mismo sentido a lo expresado por el autor, Kotler, 2003, considera poco probable que un solo problema de servicio destruya completamente la confianza de un cliente en la empresa, salvo en las siguientes circunstancias: Cuando la falla es tan grave que cualquier esfuerzo de recuperación es inútil. Un ejemplo de esto es un error causado por un proceder abiertamente deshonesto. Cuando el problema de servicio es parte de un patrón de errores y no un incidente aislado. Cuando el servicio de recuperación es débil y agrava el problema original en lugar de corregirlo. Como se ha expresado, ni siquiera la estrategia más brillante de recuperación puede rescatar a una institución de un error grave o de una serie de errores. ¿Cómo se recupera una universidad que orienta a sus egresados hacia el escenario equivocado? ¿Cómo se recupera una universidad que no invierte en recursos académicos? ¿Qué haría una universidad para recuperar la credibilidad en sus estudiantes si promete cosas que no tiene? ¿Cómo se recupera una institución cuando en la prensa se publica su pobre calidad en las evaluaciones estatales? ¿Cómo se recupera una institución que entregó certificaciones erróneas o un título con el nombre equivocado a un egresado? ¿Cómo se recupera una universidad si un aspirante no pudo ser atendido debido a las aglomeraciones en las oficinas de atención? En esas circunstancias, por lo general no es posible la recuperación, aunque esto no significa que la universidad no deba hacer el intento. Tampoco puede recuperarse la institución que en el siguiente periodo continua con sus mismos problemas. Aunque un esfuerzo excelente por recuperar el servicio no siempre impide que los clientes recurran a la competencia, muchas veces sí, y ése es el mensaje de este aparte. La realidad de un servicio deficiente y de una recuperación débil es un doble fracaso. Es probable que el cliente se quede con la institución después de un doble fracaso, pero no con la misma confianza ni con el mismo nivel de compromiso. Ricardo Simancas Trujillo REVISTA COLOMBIANA DE MARKETING En todo caso, el deber de la institución es dar importancia crucial a recuperar el servicio eficazmente. La recuperación satisfactoria del servicio aumenta considerablemente la voluntad de los clientes de recomendar a la institución y mejorar sustancialmente su percepción acerca de la calidad global del servicio. Los clientes suelen tener mayor expectativa respecto del servicio de recuperación que respecto del servicio original; éste les produjo decepción o frustración, de manera que esperan que la institución corrija con creces. Berry, 2001, presenta un estudio de “incidentes críticos del servicio”, en el cual los investigadores les pidieron a los clientes que recordaran las experiencias de servicios especialmente positivas y las especialmente negativas. Casi el 43% de las experiencias negativas mencionadas se relacionaron con situaciones de recuperación mal manejadas. En la búsqueda de proponer elementos para la recuperación de los servicios, Zemke y Bell, citados en Berry, 2001, son los autores de algunos de los primeros artículos sobre recuperación del servicio. Basándose en su investigación, proponen las siguientes expectativas de los clientes con respecto a la recuperación del servicio: 1. 2. 3. 4. 5. Recibir una disculpa sincera. Recibir el ofrecimiento de una compensación “justa”. Ser tratados de una manera que demuestre la preocupación de la institución por el problema y su interés. Recibir el ofrecimiento de una recompensa equivalente a la carga que han soportado. Recibir el servicio de recuperación prometido en lugar de que uno se quede corto. En línea con esta propuesta la recuperación implica a la vez un proceso agradable y un resultado favorable. Lo que la institución diseñe para restablecer la confianza del cliente debe estar sentado sobre las bases de la servucción. Año 8 Número 13 Diciembre de 2009 48 Sin duda alguna, el servicio de recuperación le apunta a un reto considerable. Un cliente que presenta una queja puede mostrarse agresivo y desagradable. La mayoría de problemas de servicio están más allá del control de las instituciones o se deben a errores del cliente. Algunas quejas no son correctas, sin fundamento. En todo caso la institución debe asumirlas todas como un favor que redunda en la calidad de ésta. Lo que sí es evidente es el gran despilfarro de fondos en tratar de captar clientes, que más tarde desertan, haciendo imposible la rentabilidad. Consideraciones finales La propuesta que aquí se expresa va en dirección a desarrollar una estrategia de recuperación en función de la servucción como sistema, en la cual deben tenerse en cuenta dos propósitos generales: resolver el problema y recuperar la confianza del cliente en la institución; mejorar el sistema de servicio para que el problema se presente con menos frecuencia. Se hace necesario seguir cuatro pasos para diseñar la estrategia, aunque las circunstancias sean disímiles entre una empresa a otra, la idea es respetarlas y concentrarse en propiciar una cultura de servucción pro recuperación de los servicios no prestados en la institución. Para ser coherente con lo anterior, los directores de instituciones deben: Enseñar entre sus funcionarios la importancia que tiene el servicio de recuperación para la identidad y la imagen corporativa de la institución. Así mismo se debe aprender a identificar las fallas y reconocer que existen problemas de servicio. En la misma ruta todos los actores involucrados en el sistema de servucción son generadores de servicios. En este caso debe estimulárseles a pensar que son valiosos y altamente productivos en lo que a resolver eficazmente los problemas de servicio se trata. Y por último, creer que todas las personas, incluidos los estudiantes, aportan para mejorar el servicio. La servucción como estrategia para la recuperación del servicio no prestado en las instituciones de educación superior Referencias Bibliográficas J. WITHERS y C. VIPPERMAN. Marketing de servicios. Guía de planificación para pequeñas empresas, Ediciones Granica S.A., 1993 K. D. HOFFMAN y J. 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