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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS Y LAS EVIDENCIAS
CIENCIAS
DO
CODIF:
PA01
MAR
Procedimiento para la Gestión de los Documentos y las Evidencias
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS / NORMATIVA
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
7. ARCHIVO
8. RESPONSABILIDADES
9. GRUPOS DE INTERÉS
10.DIAGRAMA DE FLUJO
11.FICHA RESUMEN
ANEXOS:
•
Propuesta del sistema de gestión de documentos y evidencias IT01-PA01
•
Acta de aprobación del sistema de gestión de documentos y evidencias.
IT02-PA01
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS Y LAS EVIDENCIAS
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RESUMEN DE REVISIONES
Edición
Fecha
Motivo de la modificación
Elaboración del SGIC de la Fac. de Ciencias do Mar a partir de la
E01
15/06/09
Documentación -Marco facilitada por el Área de Calidad de la
Universidade de Vigo
E02
Fecha:08/03/10
Elaborado por:
Área de Calidad
Firma:
Modificación en respuesta al informe de Evaluación de ACSUG
Revisado por:
Comisión de Garantía de Calidad
Firma:
Aprobado por:
Comisión Permanente
Firma:
Ángeles Cancela Carral
Jesús Souza Troncoso
Jesús Souza Troncoso
Directora del Área de Calidade
Presidente de la Comisión
Decano de la Facultad
Fecha:11/03/09
E01
Fecha:08/03/10
PA01-15/06/ 09
Fecha:08/03/10
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
CIENCIAS
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DOCUMENTOS Y LAS EVIDENCIAS
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1. OBJETO
Establecer el mecanismo por el que se establece Sistema de Gestión de
documentos y Evidencias ligados al Sistema de Garantía Interna de Calidad implantado
en la Facultade de Ciencias do Mar de la Universidade de Vigo.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos del SGIC implantado
en la Facultad, incluídas todas las evidencias o registros asociados al propio SGIC.
3. REFERENCIAS / NORMATIVA
•
R.D. 1393/2007 de 29 de Octubre
•
Política de la Universidad y de la Facultad
•
Manual del SGIC de la Facultade de Ciencias do Mar
•
Objetivos de Calidad
•
Procedimientos del SGIC de la Facultad
•
Perfil de Ingreso y Egreso
•
Indicadores
•
Encuestas
•
Quejas y Reclamaciones
•
Planes de Mejora anteriores
•
Programa AUDIT. Guía para el diseño de Sistemas de Garantía Interna de
Calidad de la formación Universitaria (Documento 01)
•
Programa AUDIT. Directrices, definición y documentación diseño de Sistemas
de Garantía Interna de Calidad de la formación Universitaria (Documento 02)
•
Programa AUDIT. Herramientas para el diagnóstico en la implantación de
Sistemas de Garantía Interna de Calidad de la formación Universitaria
(Documento 03)
4. DEFINICIONES
Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte.
Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de
una organización.
Procedimiento: Forma especificada, documentada o no, para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS
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DOCUMENTOS Y LAS EVIDENCIAS
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Indicador: Dato o conjunto de datos, que ayudan a medir objetivamente la evolución de
un proceso o de una actividad.
Formato: ejemplos que se pueden seguir para la elaboración de documentos tipo.
Evidencia o Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
5. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
5.1. Generalidades
Cualquier documento del SGIC implantado en la Fac. de Ciencias do Mar de la
Universidade de Vigo, entrará en vigor en el momento de su aprobación definitiva por la
Comisión de Garantía Interna de Calidad y elevado a Junta de Facultad o Comisión
Permanente.
La Fac. de Ciencias do Mar dispone de una herramienta informática, gestionada
desde el Área de Calidad, que facilita la gestión de los documentos y evidencias. Esta
aplicación
registra
las
distintas
versiones
de
los
documentos,
actualizando
automáticamente la última versión, registrando las versiones anteriores obsoletas, pero
impidiendo su acceso a las mismas, evitando confusiones innecesarias. Las versiones
oficialmente actuales serán pues, las disponibles a través de la citada aplicación.
La recopilación y archivo de evidencias será coordinado fundamentalmente por el
Equipo Decanal, la Comisión de Garantía de Calidad y el Coordinador de Calidad y
figurarán accesibles a aquellas personas determinadas por los órganos anteriormente
citados.
Cada vez que un documento sea modificado se le asignará un nuevo estado de
revisión, indicando en la portada del mismo el motivo de tal modificación.
5.2. Codificación
Los procedimientos se codificarán como PXZZ:
P = Procedimiento
X = E (estratégico), C (clave o principal) A (apoyo), M (medición y análisis)
ZZ = Ordinal simple; indica el número de orden del documento (del 01 al 99).
Los indicadores se codificarán como:
INZZ-<código del procedimiento del que emana>
IN = Indicador
ZZ = Ordinal simple; indica el número de orden del documento (del 01 al 99).
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Los formatos (ejemplos que se pueden seguir para la elaboración de documentos
tipo) se codificarán como:
F = Formato
ZZ = Ordinal simple. Indica el número de orden del documento (del 01 al 99).
Las instrucciones se codificarán como:
ITZZ-<código del documento del que emana>
IT = Instrucción
ZZ = Ordinal simple. Indica el número de orden del documento (del 01 al 99)
Las encuestas se codificarán como:
E= Encuesta
ZZ= Ordinal simple. Indica el número de orden del documento (del 01 al 99)
Las quejas y sugerencias se codificarán como:
QS= Quejas y sugerencias
ZZ= Ordinal simple. Indica el número de orden del documento (del 01 al 99)
Documento
Código
Significado
Procedimiento
PC01
Procedimiento clave número 1.
Indicador
IN01-PE02
Indicador número 1 del procedimiento PE02
Formato
F01-PE01
Formato número 1 del procedimiento PE01
Instrucción
IT02-PC01
Instrucción número 02 necesitada en el
procedimiento PC01
5.3. Estructura de los documentos
5.3.1. Estructura de los documentos relativos a los procedimientos
Los procedimientos se identifican y clasifican en el mapa de procedimientos que se
recoge en el Anexo III del MSGIC, donde se muestra también las interacciones entre
ellos.
Para la elaboración de los correspondientes procedimientos se adopta la siguiente
estructura. Se parte de una página de portada y a continuación se muestran los
siguientes contenidos:
Objeto: Se describen los propósitos fundamentales y los contenidos generales que
se desarrollan en el documento.
Alcance: Se indica cuándo y dónde se ha de aplicar el documento.
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Referencias /Normativa: Se relacionan los reglamentos o normas y documentos
aplicables que regulan o complementan lo indicado en el procedimiento. Si se
considerase necesario se indicaría un apartado específico con requisitos legales.
Definiciones: Se incluye, si procede, un vocabulario de las palabras o conceptos
que precisen una definición para su correcto uso o interpretación. En caso de no figurar
en este apartado algún término que se considere de interés, se entenderá que queda
definido por la norma ISO 9000:2005 o por el Glosario incluido en el Documento 02 del
Programa AUDIT (Directrices, definición y documentación, etc.).
Responsabilidades: Se indican las responsabilidades asignadas a cada uno de los
participantes en el proceso.
Desarrollo de los procedimientos: Se describen de forma clara y definida las
actividades que contempla el documento, así como, los conductos de comunicación. Si se
considera interesante para resumir el desarrollo, se incluirá un esquema de diagrama de
flujo como último apartado del documento.
Seguimiento y medición: Se listarán los indicadores que se consideren oportunos
para el seguimiento y valoración de los resultados del proceso. También informará de
cómo se procede al análisis de los valores aportados por dichos indicadores para el
planteamiento de propuestas de mejora, si procede.
Archivo: Incluye un listado de los posibles formatos generados en el procedimiento
y que se utilizarán para recoger evidencias. Se incluirán como Anexos.
Anexos: Identificación de las evidencias o registros que genere la ejecución del
procedimiento.
Grupos de interés: Indicará los grupos de interés que tienen mayor relevancia en
el procedimiento en cuestión.
Diagrama de flujo: Esquema gráfico del desarrollo del procedimiento.
5.3.2. Estructura de los indicadores
Los indicadores se describen utilizando la ficha de indicadores (Procedimiento de
Medición, Análisis y Mejora. PM01), en la que se incluyen sus elementos principales.
5.3.3. Estructura de los formatos
Los formatos se consideran documentos independientes que deberán proporcionar a
la Facultad un ejemplo para que a partir de ellos puedan elaborar sus propuestas.
5.4. Distribución
A través de la web del Centro se podrá acceder a la versión actualizada de todos los
documentos del SGIC.
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Además los Centros de la Universidade de Vigo, cuentan con una herramienta
informática impulsada desde el Área de Calidad para la gestión de los Documentos y
evidencias del Sistema. Esta herramienta permite crear y archivar dicha información
figurando todas las versiones del Sistema, aunque sólo serán accesibles las últimas
versiones en vigor.
5.5. Cumplimentación, cuidado y mantenimiento de las evidencias
Se identifica el contenido de cada evidencia así como los responsables de su
recopilación, cuidado y mantenimiento.
Tanto en el caso de evidencias recogidas en papel como en el de soporte
informático, las condiciones de archivo serán tales que se minimice el riesgo de pérdida o
daño por accidente, condiciones ambientales etc.
5.5.1. Criterios de archivo
Las evidencias se archivarán de forma que se facilite el acceso a ellas. Deberán
mantenerse archivadas al menos hasta la siguiente visita de certificación del Sistema de
Garantía Interna de Calidad o de acreditación de la titulación, excepto que se indique
expresamente. Aquellas evidencias que se encuentren sujetas a legislación específica
deben conservarse durante el tiempo que ésta señale.
5.5.2. Acceso a las evidencias
El acceso a los archivos estará limitado al Coordinador de Calidad del Centro, el
Equipo Decanal, la Comisión de Garantía de Calidad y a las personas por éstos
autorizados.
La retirada de una evidencia de un archivo debe ser autorizada por el responsable
de su custodia. En el lugar físico de situación del documento se dejará nota con el
nombre de la persona que lo retira y la fecha.
5.6. Otros documentos del sistema
El Sistema de Garantía Interna de Calidad implantado en la Fac. de Ciencias do Mar,
puede exigir la aplicación de otros documentos y datos de forma que se asegure el
cumplimiento de los requisitos del Programa FIDES-AUDIT, tales como:
•
Documentos de planificación generados durante la puesta en práctica de los
procesos o los procedimientos documentados del sistema (programa anual de
auditorías internas, plan anual de formación interna, etc.)
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•
Documentos que genera internamente en la Facultad como resultado de sus
fines y de sus actividades sustantivas.
•
Documentos de origen externo (normativa legal, modelos, guías, etc.)
•
Documentos de origen mixto (convenios, contratos, etc.)
El Coordinador de Calidad, La Comisión de Garantía de Calidad y el Equipo Decanal
son responsables de su control así como de mantener actualizado el listado de otros
documentos, en el que recoge los documentos citados en los puntos anteriores.
6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Dentro del proceso de revisión anual del Sistema de Garantía Interna de
Calidad se incluirá la revisión de la gestión de los documentos y las evidencias,
planificando las acciones pertinentes para la mejora.
7. ARCHIVO
Se utilizará para el archivo, gestión y control de los documentos y evidencias, la
aplicación informática puesta a disposición del Centro por el Área de Calidad a través del
siguiente enlace:
http://vicntc.uvigo.es/calidad/index.php
Soporte de
Responsable
Tiempo de
archivo
custodia
conservación
gestión de documentos y
Papel y/o
Secretaría de la
Permanentemente
evidencias
Informático
Facultad
actualizado
sistema de gestión de
Papel y/o
Secretaría de la
documentos y evidencias
Informático
Facultad
Identificación del registro
Propuesta del Sistema de
(IT01-PA01)
Acta de aprobación del
6 años
(IT02-PA01)
Herramienta para la medición
y análisis de resultados
(IN-PA01,E-PM01,QS-PA01)
Papel y/o
Informático
Coordinador de
Calidad de la
Facultad
Permanentemente
actualizado
8. RESPONSABILIDADES
Comisión de Garantía de Calidad: Definir y concretar el sistema de gestión de
documentos y evidencias ligados al SGIC. Propone el sistema de gestión de documentos
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y evidencias ligados al SGIC y analiza los resultados. Gestionará, junto con el personal de
la Facultad, los Documentos y evidencias.
Junta de Facultad: Aprueba la propuesta del sistema de gestión de documentos y
evidencias ligados al SGIC.
Coordinador de Calidad/Equipo Decanal: Difusión de la información y Mejora del
procedimiento.
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9. GRUPOS DE INTERÉS
Grupos de Interés
Asignación de su importancia en el desarrollo de los procedimientos
PE01 PE02 PE03 PC01 PC02 PC03 PC04 PC05 PC06 PC07 PC08 PC09 PC10 PC11 PC12 PC13 PA01 PA02 PA03 PA04 PA05 PA06 PA07 PA08 PA09 PM01
P
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Empleadores
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Egresados
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Estudiantes
Personal
docenteinvestigador
PAS
Equipo de
DirecciónÓrganos
gobierno de la
Universidad
Administracion
es públicas/
organismos
Sociedad en
general
Papel Principal
Papel Secundario
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10.DIAGRAMA DE FLUJO
PA01
Procedimiento para la Gestión de Documentos y Evidencias
Inicio
Área de Calidad
Referencia Básica
Manual del SGIC
Procedimientos del SGIC
Perfil de Ingreso y Egreso
Indicadores
Encuestas
Quejas y Reclamaciones
Política de la Universidad y
del Centro
Objetivos de calidad
Planes de Mejora
anteriores
Programa AUDIT
Definir el Sistema de
Gestión de Documentos y
Evidencias ligados al SGIC
Comisión de Garantía de
Calidad/Área de Calidad
NO
Normativa de Consulta
Aprobación del Sistema
de Gestión de
Documentos y Evidencias
ligados al SGIC
IT01-PA01
Propuesta del Sistema
de Gestíón de
Documentos Y
Evidencias
Sistema Informático
para la Gestión de
documentos y
evidencias de SGIC
Facilitado por el Área
de Calidad
Junta de Facultad
R.D. 1393/2007 del 29 de
Octubre
¿Se aprueba?
IT02-PA01
Acta de aprobación del
Sistema de Gestión de
Documentos y
Evidencias
SI
Gestión de los Documentos y
Evidencias
Comisión de Garantía de
Calidad/Personal del Centro
Analizar resultados
Comisión de Garantía de
Calidad
Procedimiento de
Medición, Análisis y
Mejora
PM01
Herramienta para la
medición y análisis de
resultados
IN-PA01
E-PM01
QS-PA01
E02
Difusión de la información y
Mejora del Procedimiento
Procedimiento de
Información Pública
Coordinador de Calidad /
Equipo Decanal
PC13
Fin
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DOCUMENTOS Y LAS EVIDENCIAS
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ÓRGANOS /UNIDADES
RESPONSABLES
11.FICHA RESUMEN
DISEÑO
Comisión de Garantía de Calidad
APROBACIÓN
Junta de Facultad
Equipo Decanal
Comisión de Garantía de Calidad
Personal de la Facultad
Equipo Decanal de la Facultad
Comisión de Garantía de Calidad
Coordinador de Calidad
Área de Calidad
ANECA
ACSUG
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO Y
MEJORA
OTROS ÓRGANOS
IMPLICADOS (EXTERNOS A
LA FACULTAD)
GRUPOS DE INTERÉS
IMPLICADOS Y
MECANISMOS DE
PARTICIPACIÓN
E01
Estudiantes: a través de sus representantes en
la CGC, participando en las encuestas de
satisfacción, presentando las reclamaciones y
sugerencias que considere oportunas.
PDI: a través de sus representantes en la CGC,
participando en las encuestas de satisfacción,
presentando las reclamaciones y sugerencias
que considere oportunas
PAS: a través de sus representantes en la CGC,
participando en las encuestas de satisfacción,
presentando las reclamaciones y sugerencias
que considere oportunas, desarrollando las
acciones administrativas pertinentes.
Egresados: a través de sus representantes en
la CGC, participando en las encuestas de
satisfacción, presentando las reclamaciones y
sugerencias que considere oportunas.
Empleadores: a través de sus representantes
en la CGC, participando en las encuestas de
satisfacción.
Administraciones
Públicas:
Aportando
y
tomando las decisiones que le competen.
Sociedad en general: Analizando y dando
respuesta a las acciones establecidas y los
resultados obtenidos
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DOCUMENTOS Y LAS EVIDENCIAS
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Corresponde principalmente al Equipo Decanal de
la Facultad, a la Comisión de Garantía de Calidad y
PRESENTACIÓN DE
RESULTADOS
al Coordinador de la Facultad, responder ante los
distintos grupos de interés de los resultados
alcanzados en el desarrollo del procedimiento
MECANISMOS TOMA DE
DECISIONES
Ver apartados 5 y 6 del procedimiento.
La Comisión de Garantía de Calidad de la Facultad
y
RECOGIDA Y ANÁLISIS DE
INFORMACIÓN
el
Coordinador
información
de
oportuna
Calidad
y
recogerán
gestionarán
la
los
documentos y evidencias asociadas a los distintos
procedimientos. Analizará toda la información.
Tras el análisis de la información, la CGC elaborará
un informe de resultados, proponiendo las mejoras
SEGUIMIENTO, REVISIÓN Y
MEJORA
que se consideren oportunas. La CGC propone
asimismo
las
modificaciones
y
mejoras
al
procedimiento cuando sea necesario
El Equipo Decanal, junto con el/la Coordinador-a
de Calidad y la Comisión de Garantía de Calidad,
promoverán la información pública pertinente a la
vista de los resultados obtenidos, con la finalidad
de mantener un permanente flujo de comunicación
con los distintos implicados y grupos de interés.
El canal de información principal en la Facultad
INFORMACIÓN PÚBLICA
será la Web propia de la Facultad aunque se
estudiará la pertinencia de otros canales para
garantizar la difusión deseada.
La
Facultad
dispone
de
una
herramienta
informática, creada desde el Área de Calidad de la
Universidade de Vigo, para facilitar la gestión de la
totalidad de los documentos y evidencia asociados
al SGIC de la Facultad.
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