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Política de Comunicación Interna y/o Externa
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13/04/2015
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Política de Comunicación: El Instituto mantendrá la participación e integración en el Sistema de Gestión de la Calidad a
través de una estrategia de Comunicación Interna y/o Externa, para que todo el personal y en todos los niveles se conozcan
los planes y objetivos a alcanzar y su grado de participación.
TIPO DE INFORMACIÓN A COMUNICAR:
¿QUÉ COMUNICAR?
¿QUIÉN?

¿A QUIÉN?
RD
La
importancia
de
satisfacer los requisitos del
cliente
Desempeño del SGC
y
¿CUÁNDO?

Miembros del Comité de
Calidad

A través de reuniones en
el Miembros del Comité
de Calidad
De acuerdo a los programas
de reuniones y de cursos
de inducción

Personal en general

A través de reuniones con
personal
A través de la Pagina del
Instituto, de carteles en
las aulas, laboratorios,
talleres y oficinas.
A
través
de
nombramientos
y del
Portal del SGC
A través de reuniones de
seguimiento a los Planes
de Acción
A través de reuniones
locales de Revisión por la
Dirección
De acuerdo a los programas
de reuniones de las áreas
Permanente

Jefe
Comunicación
Difusión
de
y

A
la
tecnológica
comunidad


Director(a)
y
Subdirectores (as)

Miembros del Comité de
Calidad


RD

Alta Dirección


Miembros
del
Comité de Calidad ,
responsables
de
información
de
entrada
para
revisiones por la
dirección

A Miembros del Comité
de Calidad

Política de Calidad
Responsabilidad
autoridad en el SGC
¿CÓMO?
Cuando
se
den
nombramientos nuevos
De acuerdo al programa de
reuniones de seguimiento
del SGC.
De acuerdo al programa de
Revisiones por la Dirección
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¿QUÉ COMUNICAR?
¿QUIÉN?
¿A QUIÉN?
¿CÓMO?
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¿CUÁNDO?

RD

A los estudiantes

De
acuerdo
a
lo
establecido
por
el
Departamento
de
Comunicación y Difusión y
el auditor líder

Dentro de los diez días
hábiles después de la
fecha de aplicación de
la encuesta

RD

Miembros del Comité de
Calidad y Responsables
de áreas auditadas

Reuniones y /o Oficios

Dentro de los diez días
hábiles después de la
fecha de aplicación de
la encuesta
Resultados
de
las
Revisiones por la Dirección
locales

RD


Alta Dirección
Miembros del Comité de
Calidad

A través
electrónico
correo

Al
día
siguiente
después de la reunión
de revisión por la
Dirección
Difundir las sugerencias
implementadas (del buzón)

RD

Comunidad tecnológica


En Enero y Agosto de
cada año
Comunicar lista oficial de
cuotas de servicios que
ofrece el Instituto

Jefe(a) de Depto. De
Recursos
Financieros

A los estudiantes

De
acuerdo
a
lo
establecido
por
el
Departamento
de
Comunicación y Difusión y
el área responsable
A través de publicación de
cuotas en la vitrina del
Depto.
de
Recursos
Financieros.

En Enero y Agosto de
cada año
Informar sobre los eventos
del Programa Institucional
de
Formación
y
Actualización Docente y
Profesional
que
se
imparten en el Instituto
Tecnológico

Jefe(a) del Depto.
de
Desarrollo
Académico y Jefe(a)
del
Depto.
de
Recursos Humanos

A la comunidad
general
De
acuerdo
a
lo
establecido
por
el
Departamento
de
Comunicación y Difusión.

Después
evento
Resultados
de
auditorias de servicio.
las
en

de
de
cada
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Política de Comunicación Interna y/o Externa
¿QUÉ COMUNICAR?
¿QUIÉN?
¿A QUIÉN?
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¿CÓMO?
Difundir el calendario de
actividades principales del
Plantel

Subdirector(a)
Planeación
Vinculación
de
y

Al Cuerpo Directivo

Resultados de los procesos
de selección de personal

Jefe (a) del Depto.
De Rec. Humanos

Al personal

Resultados de encuesta de
ambiente laboral

Jefe(a) del Depto.
De Rec. Humanos


Director
RD

De
acuerdo
a
lo
establecido
por
el
Departamento
de
Comunicación y Difusión
De
acuerdo
a
lo
establecido
por
el
Departamento
de
Comunicación y Difusión y
el área responsable
A través de archivo digital
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¿CUÁNDO?

Al inicio
semestre

Dentro de los cinco días
hábiles después de
concluido el proceso de
selección.

Dentro de los cinco días
hábiles después de la
fecha de aplicación de
la encuesta
de
cada
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CANALES DE COMUNICACIÓN A UTILIZAR:

Reuniones en grupo
Una reunión, puede ser sobre cualquier aspecto de trabajo del Instituto, bien sea específicamente convocada para comunicar,
también es un foro abierto siempre a la información, al debate y a la exposición de los asistentes.

Reuniones individuales
Los encuentros o reuniones, formales o informales, entre alguien de la alta dirección con algún colaborador, o de mandos
intermedios con sus subordinados, propician cauces muy eficaces de comunicación interna. Estos cauces propician la auténtica
y cotidiana comunicación bidireccional en la Institución.

Publicaciones internas
Los boletines son aprovechados como cauce de comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir.
Es un vehículo unidireccional.

Circulares internas
La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección informa, comunica, instruye sobre algo a
todo el personal o a una parte del mismo, es importante por el tamaño de la organización, es unidireccional.

Vitrina o tablero de anuncios
Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados
para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares.

Carteles (poster o banner)
Son elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos puntual, dotados de diseño para atraer la atención
de personal y usuarios, hacia el mensaje y la información. La comunicación es unilateral y descendente.
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
Videos
Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las posibilidades de estos medios. La
información puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades de la Institución, productos o servicios o pueden
asimismo, ser formativos. Generalmente es pensado para usuarios, personal de nuevo ingreso o para un tercero externo.

Encuestas
Es un elemento de comunicación interna unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los empleados o
usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos.

Buzón de sugerencias
Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en la organización. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y
opiniones de empleados y usuarios, se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente.

Correo electrónico
Puede ser utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias y similares, el e-mail permite una comunicación
bidireccional, ascendente y descendente entre los mandos, los empleados y los clientes.

Página Web o INTERNET
Si bien una página web o un portal en Internet es, por naturaleza, abierto a todo el mundo que accede a este medio, puede ser
utilizado para la comunicación interna en una organización. El uso pude ser restringido a través de claves de acceso abierto.
Al utilizarse, entre otras cosas, para comunicación interna, da la posibilidad de accesar a contenidos informativos acerca de la
organización y su gestión, resultados, informes generales, productos o actividades, etc.

INTRANET
Si se cuenta con una estructura local de redes es posible accesar a la tecnología de la información que permita ser bidireccional
ascendente y descendente, así como brindar las ventajas de la eficacia organizacional, y la productividad, y eficiencia en el
manejo de la información.