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Agenda - Uso
INSERTAR CITA
Para insertar una cita, seleccionaremos el book de la Agenda correspondiente,
marcaremos la franja horaria donde queremos insertar la cita y haremos doble clic con
el mouse para abrir la ventana de la cita. También lo podemos hacer con botón
derecho del mouse “Insertar  Insertar Cita”.
En la ventana de la cita, podremos insertar a mano los datos del paciente citado o
cargándolo desde Gesden Evo.
Si introducimos la cita a mano, rellenaremos los campos Nombre, Contacto y/o Móvil,
Mutua/Tarifa, Tratamiento y Box si hiciera falta.
Un ejemplo de introducir citas a
mano serían las primeras visitas,
pacientes a los cuales no les abrimos
ficha en Gesden Evo hasta que vienen
a la clínica. De esta manera, nos
evitamos tener fichas vacías en
Gesden Evo de pacientes que tenían
citas (primeras visitas) y nunca
acudieron a la clínica.
Podremos apuntar en las
“Observaciones” de la cita datos a
tener en cuenta, como por
ejemplo…”Abrir Ficha”, “Pedir NIF”,
etc.
Para insertar la cita accediendo a los datos del paciente desde Gesden Evo
podremos seleccionar el cuadro de búsqueda que se encuentra a la derecha del
campo “Nombre” de la ventana de la cita.
Al marcar el cuadro de búsqueda, se
abrirá la ventana de “Selección de
Paciente”, donde podremos buscar por
apellidos y nombre desde la casilla
“nombre” o por el número de historial del
paciente desde la casilla “Historia”.
Una vez que hemos introducido el dato
correspondiente a buscar, pulsamos el
botón “Buscar” y aparecerán las
coincidencias de los pacientes según el
criterio de búsqueda que hayamos hecho.
Una vez hemos seleccionado el paciente, en la ventana de selección marcamos
“Aceptar” y los datos pasaran a la cita.
Cuando ya tenemos los datos del paciente dentro de la cita, sólo nos falta escoger el
tratamiento, es decir, el motivo de la visita del paciente
Cuando marcamos el tratamiento, automáticamente aparece el tiempo estimado de
la cita (configurable desde “Configurar  Usuarios”). Si por alguna necesidad,
necesitamos asignar más tiempo o menos tiempo del que aparece por defecto, lo
podremos marcar a mano.
Así, la cita quedará asignada en ese espacio de tiempo que hemos reservado.
Otra forma rápida de dar una cita es desde el propio programa de Gesden Evo.
Abrimos la ficha del paciente en Gesden Evo, y una vez accedemos a su ficha
pulsamos la flecha del botón superior “Añadir”, marcando la opción “Nueva Cita en
Agenda”.
Seleccionamos el book correspondiente, la franja horaria donde queramos insertar la
cita y hacemos doble clic con el mouse, automáticamente captará los datos del
paciente. Para ello es necesario que antes de marcar “Nueva Cita en Agenda”
tengamos la agenda abierta (minimizada).
Dentro de la cita, visualizaremos información de la misma:
Hora de inicio
Situación de la cita
Tiempo asignado a la cita
Motivo de la visita
Si quisiéramos modificar una cita para cambiar el teléfono por ejemplo, podremos
hacer doble clic encima de la cita o bien con el botón derecho del mouse “Editar Cita”.
MUY IMPORTANTE: Si queremos introducir dentro de la misma franja horaria otra
cita nueva (Duplicar citas), lo haremos siempre con el botón derecho del mouse
“Insertar  Insertar Cita”, ya que si hiciéramos doble clic con el mouse y la
modificamos, estaríamos cambiando la cita que ya teníamos introducida.
En este caso, tendremos 2 citas en la misma franja horaria.
Si quisiéramos borrar una cita, simplemente marcamos la cita con el botón derecho
del mouse “Borrar Cita”.
La cita quedará eliminada sin dejar rastro visible dentro de la propia Agenda
conforme había una cita asignada.
ALTA DE UN PACIENTE DESDE AGENDA
Podremos dar de alta a un paciente en Gesden desde la Agenda, o bien en el
momento de darle cita o bien cuando ya tiene cita previa (con los datos introducidos a
mano) y el paciente acude a la clínica.
Para ello, sería conveniente al dar cita a un paciente nuevo introducir el paciente en
este orden: “Apellidos, Nombre”, así, los datos los recogerá el programa
correctamente, veamos un ejemplo:
1. Cita a paciente nuevo, rellenamos sus datos en la cita de la agenda con:
Apellidos, Nombre; Mutua y Teléfonos.
2. Cuando el paciente acude a la clínica, abrimos su cita y pulsamos la pestaña
de búsqueda de paciente
3. Aquí pulsaremos el botón inferior “Añadir”, y se abrirá el cuadro de introducción
de paciente, donde podremos colocar el nif del paciente y crearlo directamente
en la Base de Datos de Gesden Evo.
4. Una vez pulsemos “Aceptar” el paciente ya estará dado de alta en Gesden, y si
aceptamos la cita, ya constará como paciente “generado” desde Gesden Evo
SITUACIONES DE CITA
Cada cita tiene una situación, por defecto, cuando damos una cita nueva siempre es
“planificada”.
Existen varios tipos de situaciones, muy útiles para saber en todo momento y de un
simple vistazo donde está el paciente en la clínica.
-
Planificada: El paciente está previsto que venga a la cita
-
Recepción: El paciente llegó a la recepción
-
Sala de Espera: El paciente pasó a la sala de espera
-
Consulta: El paciente está en el Box con el/la Doctor/a
-
Finalizada: El paciente ha finalizado su tratamiento
-
Fallada: El paciente tenía cita y no se ha presentado sin previo aviso de su
ausencia
En este caso, se habilitará una ventana emergente en la que podremos
apuntar el motivo del fallo, por ejemplo para poder llamar a los pacientes que no
han venido.
Estas observaciones de citas falladas quedan en un registro, donde al tercer
fallo de un mismo paciente (por configuración de la Agenda se puede cambiar el
número máximo de fallos) aparecerá la cita en rojo y un icono de “Motivos de
Falladas” nos alertará de los motivos de todos los fallos que este paciente ha
tenido en la Agenda desde el 1er día.
Si pulsamos la pestaña inferior “Borrar Log” desaparecerán todos los motivos
de las citas falladas que ha tenido el paciente, y sus citas saldrán en color
normal hasta el próximo 3er fallo que tenga
-
Anulada: El paciente, antes de su cita ha avisado a la clínica conforme no va a
poder acudir
Pulsamos con el botón derecho del mouse en la cita y marcamos la opción
“Anular Cita”
Nos aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación para anular la cita.
Pulsamos “Sí”.
La cita desaparecerá de la Agenda, por lo que podremos dar cita en ese
hueco. Si quisiéramos ver las citas anuladas que tenemos en Agenda pulsamos
en cualquier parte de la Agenda el botón derecho del mouse y marcamos la
opción “Mostrar Anuladas”.
Automáticamente aparecerá la cita con el icono de planificada tachado
Si ya no queremos volver a ver todas las citas anuladas demarcamos la opción
“Mostrar Anuladas” volviéndolo a seleccionar con el botón derecho del mouse
CAMBIAR TRATAMIENTO
Podremos cambiar el motivo de visita o tratamiento de la cita de una forma muy
sencilla: teniendo el cursor encima de la cita, con el botón derecho del mouse
marcaremos la opción “Cambiar Tratamiento”.
En el desplegable, seleccionamos la opción del tratamiento deseado y
automáticamente cambiará de tratamiento la cita. Si el nuevo tratamiento tiene
configurado otros tiempos distintos al del actual, este también variará
automáticamente.
BLOQUEAR HORAS
De una forma muy sencilla podremos bloquear horarios dentro de la agenda para
que nadie coloque citas en esos espacios de tiempo. Esta opción se podría usar por
ejemplo por la ausencia del doctor a primera hora por un curso.
Marcamos con el mouse la primera franja horaria a bloquear, y mantenemos el
mouse pulsado arrastrando hasta la última franja horaria a bloquear.
Una vez hemos seleccionado la zona horaria a bloquear, pulsamos el botón superior
de bloqueo.
Franja horaria Bloqueada
Para desbloquear las horas, realizamos la misma operación, con la diferencia que en
vez de pulsar el icono de bloqueo, pulsaremos el de desbloqueo.
También podremos realizar los bloqueos y desbloqueos de la misma manera que
antes pero en vez de buscar el icono en la barra superior lo haríamos con el botón
derecho del mouse.
DATOS DEL PACIENTE
Desde la Agenda de Gesden Evo podremos acceder a los datos del paciente si este
está introducido en Gesden, es decir, si su cita en la Agenda tiene los datos
administrados de Gesden.
Nos colocamos encima de la cita, y con el botón derecho del mouse pulsamos y
escogemos entre las siguientes opciones:
-
Mostrar Filiación: Se abrirá automáticamente Gesden Evo desde la Filiación del
paciente seleccionado.
Mostrar Ficha: Abriremos de manera automática el Historial del paciente
seleccionado.
Mostrar Alertas del Paciente: Se abrirá en una ventana al margen inferior
derecho la ventana de las alertas médicas del paciente, donde encontraremos
las alertas, saldos, y un pequeño resumen del paciente (edad, visitas, actos, nº
de presupuesto, etc.)
Este último apartado también podremos accionarlo desde la propia cita del
paciente, cuando está abierta:
CORTAR / COPIAR / PEGAR
Para una mayor agilidad en la Agenda de Gesden Evo, se pueden (con el botón
derecho del mouse) cortar y/o copiar las citas y pegarlas.
Seleccionamos la cita, pulsamos el botón derecho del mouse y escogemos “Cortar
Cita”.
La cita desaparecerá, quedando como “Anulada” en ese espacio de tiempo que tenía
reservado (por la configuración se puede quitar esta opción, que al cortar la cita la
tome el sistema como “anulada”). Después seleccionamos el book, el día y la hora
donde queramos reinsertar la cita y pulsamos con el botón derecho del mouse “Pegar
Cita”.
Cortar Cita (Anulada)
Pegar Cita (Nueva)
De la misma manera haríamos “Copiar / Pegar”, solo que al ser “Copiar” no
borraríamos la cita del sistema y la podríamos pegar tantas veces como quisiéramos.
INSERTAR CITAS PERIÓDICAS
También tendremos la posibilidad de introducir citas periódicas dentro de la Agenda,
es decir que un paciente venga cada día 7 de mes, o cada jueves, o que siempre
tenga cita el 27 de Enero de cada año.
Para ello introduciremos siempre la entrada médica con el botón derecho del
mouse, seleccionando la opción “Insertar  Insertar Cita Periódica”.
Se abrirá una ventana muy similar a las citas normales, en este caso nos
centraremos en la parte inferior de la cita, donde se define la periodicidad.
Pulsamos el botón “Definición Periodicidad” y se abrirá la ventana donde elegiremos
la periodicidad de la cita. Lo primero que colocaremos es la fecha de finalización de la
periodicidad.
Marcamos cada cuanto ha de tener cita:
-
Cada “X” días
Cada “X” semanas, los días “X” de cada semana
Cada día “X” de cada “X” meses
El día “X” del mes “X” de cada año
En este ejemplo, hemos marcado que la paciente ha de venir hasta finales de año
cada viernes a la misma hora. Una vez hemos aceptado la periodicidad nos quedará
reflejado en la cita a modo informativo.
Al aceptar la cita nos habrá creado la misma cita cada viernes hasta el 31/12/2010.
Si quisiéramos modificar alguna de las repeticiones que nos ha creado la cita
(porque el paciente un viernes en concreto no pueda asistir), al modificar una
repetición, nos saldrá una ventana de alerta.
Esta ventana nos recuerda que es una repetición y nos pregunta qué queremos
modificar. Si únicamente la repetición, de modo que las demás citas no se alterarían, o
si queremos modificar toda la serie. En este último caso, sólo se verían afectadas las
citas de la serie entera a partir de la cita que estamos modificando, desde hoy hacia
atrás no se modificarían.
Si cortamos una repetición y la pegamos en otro día y otro horario diferente, sólo
modificamos dicha repetición, la serie hacia atrás y hacia adelante no se modificarían.
SINCRONIZACIÓN DE AGENDAS
Existe un botón en la parte superior de la Agenda donde podremos sincronizar las
agendas.
La sincronización es simplemente la vista de las Agendas diarias en las mismas
franjas horarias. Ejemplo:
Este calendario está sin sincronización, es decir, todas las agendas empiezan desde
arriba, sea la hora que sea de inicio.
Si sincronizamos las agendas, empezará la sincronización desde la primera hora del
book que antes empiece y terminará a la última hora del book que antes finalice.
En este caso, todas las agendas están alineadas al mismo horario, pero los huecos
que se crean fuera del horario donde no hay franjas libres de citas aparecen en gris,
imposibilitando la inserción de una cita fuera del horario real del book.
También con esto nos puede servir para ver a simple vista la ocupación real de la
clínica en cuanto a citas se refiere, ya que podremos ver dentro de la misma franja
horaria si alguien tiene citas o no pasa visita.
La sincronización solo se puede realizar dentro del book diario, nunca desde el
semanal o múltiple.
CAMBIO DE HORARIO
Puede ser muy usual que tengamos que modificar horarios de los colaboradores por
días de fiesta, cambios de horario o incluso que un colaborador acuda a la clínica
ciertos días del mes no consecutivos e impredecibles para abrir un calendario
completo.
Para ello haremos uso de los Eventos. Lo primero de todo es tener los eventos
festivos y laborables configurados (véase manual aptdo. “Accesorios  Agenda 
Configuración”)
Veamos unos claros ejemplos de cambio de horario:
Un doctor tiene abierto el día de hoy la agenda de mañana y de tarde como vemos en
la imagen:
Seleccionamos en la parte superior de la agenda el apartado “Cambio de horario”
Se abrirá una ventana donde podremos escoger el evento a asignar al colaborador,
hasta que día se hará efectivo el nuevo horario e incluso a que días de la semana
afecta y si hiciera falta modificar el horario pre-establecido.
En este caso seleccionado, indicamos que este doctor, la semana del 18/04 al 22/04
hará horario de mañana de 09:30 a 13:00 el Lunes, Miércoles y Viernes, el resto de
semana realizará horario normal.
Así, la Agenda del Lunes, por ejemplo, quedará de la siguiente manera:
En la zona en gris este doctor no pasará citas, y como dentro de esa franja existen
citas asignadas, podremos cortar/pegar a otro horario para reubicar las citas de los
pacientes.
Ojo, solo podremos visualizar las citas que queden fuera de horario si lo realizamos
con el calendario sincronizado, ya que si no tenemos la opción “Sincronizar” activada,
el horario que ahora no hace el doctor no lo visualizaremos, por lo tanto tampoco
veremos las citas que han quedado fuera de horario.
El semanal en este caso lo visualizaremos así:
El fondo del calendario, los días que tienen un evento asignado quedará del color del
evento como lo tengamos configurado.
De la misma manera, podremos “abrir” un calendario a doctores que
esporádicamente pasen citas en la clínica.
TRATAMIENTOS EN AGENDA
En Gesden Evo, podemos aparte de asignar el motivo de la visita en la cita del
paciente, asignar un tratamiento de Gesden Evo.
Esto nos permitirá saber exactamente el tratamiento de la visita del paciente, tener
ya “pre-introducido” el tratamiento en su ficha e incluso poder realizar una previsión de
facturación real en base a los tratamientos asociados a las citas.
Cuando tenemos la cita creada, o estamos creándola, justo donde se colocan las
observaciones de la cita seleccionaremos la pestaña “Tratamientos Planificados”
Podremos escoger la manera de introducir un tratamiento de Gesden en Agenda:
-
Previsto:
Con esto escogeremos un tratamiento que el paciente tenga previsto en su
historial.
Seleccionamos la pestaña “Previsto” y se abrirá una ventana con los previstos
que el paciente tiene en su historial
Seleccionamos los tratamientos correspondientes y marcamos “aceptar” en la
parte inferior.
La cita quedaría de esta manera.
Indicando a que tarifa pertenece, el código y la descripción del tratamiento
-
Tratamiento:
Desde aquí podremos seleccionar uno o varios tratamientos de las tarifas que
tenga predeterminadas el paciente (privado, mutuas, etc…)
Marcamos la casilla “Tratamiento” y se abrirá una ventana donde podremos
seleccionar el tratamiento a realizar al paciente
Seleccionamos el tratamiento a realizar y aceptamos. La cita quedaría así: