Download 40-45 renovar recetas

• 40-45 renovar recetas
27/2/06
11:55
Página 40
Cómo hacer que sea
menos pesada
la renovación de
las recetas
Es el lado oscuro
de la prescripción.
He aquí algunas
formas de minimizar
los problemas.
R. L.
i usted está dentro del promedio de un
médico de Atención Primaria, escribirá miles de nuevas recetas al año. Rellenar cada una en presencia del paciente le lleva sólo pocos segundos. ¿Podría ser más fácil?
Por el contrario, renovar recetas es a menudo un
fastidio que consume bastante tiempo. Usted y su
personal están al teléfono con pacientes y farmacéuticos un tiempo que les parece una eternidad,
sacando los historiales (asumiendo que su personal
los encuentre), negociando las visitas con los alérgicos que necesitan antihistamínicos y deshaciéndose de los adictos los viernes por la tarde. El lado
oscuro de prescribir deja a los médicos frecuentemente quemados y a los pacientes insatisfechos. Lo
peor es que un error en una prescripción puede ser
trágico y causar la muerte de una persona.
Al ser también millares las renovaciones de recetas anualmente, estamos hablando de un proceso
importante que requiere su atención. Hacer que este proceso funcione mejor es muy importante para
mejorar el cuidado de los pacientes y ahorrarle a usted y a su personal dolores de cabeza. La informatización, recetando por Internet o guardando los historiales en archivos de ordenador ayuda mucho, pero incluso los médicos que siguen teniendo sus historiales en formato papel pueden hacer algo para
que las renovaciones resulten menos pesadas. Hemos preguntado a médicos y diferentes asesores cómo hacerlo. He aquí lo que nos sugieren.
S
Sincronizar las renovaciones
con las citas
Los términos “rellenar” y “renovar” se usan a veces
indistintamente, pero técnicamente hablando, se refieren a dos aspectos diferentes, siendo sólo uno de
ellos problemático. Rellenar una receta, ya aprobada previamente, es un requisito que puede cumplir
el farmacéutico. Pero una vez que el paciente lo ha
hecho un determinado número de veces, necesita
una renovación y el médico debe tomar una decisión, ¿tiene que seguir el paciente con este tratamiento?
Hay una forma simple de evitar el engorro que
puede dar resultado: renovar las prescripciones cuando el paciente acude a las citas. “De ese modo le interrumpen una vez menos, un hueco menos cubierto y una llamada menos a la farmacia”, dice la asesora Landy Damsey de Norfolk, Virginia. “En definitiva, puede ahorrarse 20 minutos de trabajo extra.”
A pesar de no ser siempre posible, se puede conseguir más veces de las que usted cree. El éxito depende de tener una serie de buenos hábitos:
Dar renovaciones hasta la siguiente cita. “Si usted cita a un paciente para seis meses, déle suficientes renovaciones para esos seis meses”, dice el médico de
familia Randall Grimshaw de la Clínica Regional de
40 MEDICAL ECONOMICS | Edición Española | 24 de febrero de 2006 www.medecoes.com
• 40-45 renovar recetas
27/2/06
11:55
Página 41
Austin, Texas. “Los médicos novatos cometen a veces el error de no aprobar las suficientes renovaciones”, dice Grimshaw.
Concertar la siguiente cita cuando el paciente está en
la consulta. Intente no depender del paciente para volver a concertar una cita por teléfono. “Podemos dar
citas para hasta un año”, dice el médico de familia
Azar Korbey de Salem, New Hampshire.
Ayudar a los pacientes a recordar su siguiente cita.
Tenga tarjetas o notas impresas para recordar a sus
pacientes las siguientes citas. Los pacientes de Korbey son llamados automáticamente por un sistema
informático generado por HouseCalls de Televox
Software.
¿Y qué hay con respecto a los pacientes que no
conciertan citas pero vienen a intervalos regulares?
“Tómeselo con calma. En la mayoría de la consultas
existe un sistema informático para ir recordando a
los pacientes cuándo tienen que acudir a sus citas”,
dice la asesora informática Rosemarie Nelson de
Syracuse, Nueva York. Usted tiene que dar una guía
semanal a su personal sobre a quién ir avisando. Después ellos contactan con sus pacientes para concertar las citas.
Incite a sus pacientes a solicitar sus renovaciones. Desde que usted vio al Sr. Smith hace seis meses, muchos otros médicos –sin usted saberlo– le han prescrito nuevos fármacos. Para no tomar decisiones sin
fundamento, solicite a sus pacientes que traigan una
lista con lo que están tomando (o una bolsa que contenga los envases) en la próxima cita. No revise sólo la medicación que usted ha prescrito, sino también las otras.
Mantenga una lista actualizada de la medicación. Tener una lista en su sitio visible de la medicación
del paciente le ayuda a estar al tanto de las renovaciones necesarias.
Establezca unos sistemas
de telefonía y fax adecuados
Aunque usted intente hacerlo lo mejor posible,
no puede eliminar por completo las solicitudes
de renovación inter-citas. Eso le lleva al siguiente reto: ¿Cómo cumplir con ese requerimiento?
Una razón por la que la renovación de las prescripciones sobrecarga al médico y a su personal
es el gran volumen de llamadas telefónicas que
provoca. Una solución lógica es decir a los pacientes que quieren una renovación que contacten con su farmacia. Si no se puede ya seguir
usando la receta original o usted nunca lo autorizó, la farmacia puede simplemente notificarle
que tiene que hacer una renovación. Y la farmacia le suministrará la información necesaria so-
bre el fármaco en cuestión, una ayuda si usted va algo desorganizado.
Naturalmente, esto significa que no será el paciente el que le llame sino el farmacéutico y usted
tampoco quiere que éste le esté continuamente telefoneando. Así, algunos expertos recomiendan tener una línea telefónica con un contestador o buzón
de voz donde el farmacéutico puede dejar los recados. Un miembro del personal puede diariamente
recoger los mensajes.
Otros médicos, incluyendo Azar Korbey, prefieren tener una línea de fax para las farmacias. “Quiero una copia de todo en disco duro”, nos dice. En
consultas muy informatizadas como la suya, los faxes tienen un valor adicional, ya que pueden enviar
información directamente al sistema informático, a
unos archivos ya predeterminados.
Si usted tiene acondicionada una línea de fax o
buzón de voz, tiene que darle instrucciones sobre su
funcionamiento a los farmacéuticos locales. En la
página 50 encontrará una carta modelo que puede
adaptar a su consulta.
Hay otro grupo de médicos que prefieren ser ellos
los que contacten con los pacientes para las renovaciones de recetas. Esta forma de actuar también
tiene su lógica, ya que a menudo los pacientes que
primero llaman a la farmacia pueden eventualmente querer hablar con el médico o concertar una cita
antes de renovar la prescripción. Así que, ¿por qué
no contactar primero con el médico? “La decisión
de renovar es del paciente y del médico”, dice Mary
Legrand, una enfermera de St. Louis y asesora de KarenZupko & Asociados. “Los farmacéuticos no de-
Puntos
clave
• Dar suficientes renovaciones automáticas
hasta la próxima consulta.
• Emplear buzones de voz y líneas de fax para
separarle del teléfono.
• Valorar si hay que decir a los pacientes que
llamen directamente a la consulta.
• Tener protocolos para dejar las decisiones
de renovación fáciles a los miembros
de su personal.
• En EE.UU. la prescripción por Internet
y los historiales informatizados hacen que las
renovaciones se realicen de forma más rápida
y segura.
www.medecoes.com MEDICAL ECONOMICS | Edición Española | 24 de febrero de 2006 41
• 40-45 renovar recetas
27/2/06
11:55
Página 42
berían ser intermediarios”. Naturalmente, deberían de Austin, Texas, Los Amables Médicos de Familia
contactar con la farmacia para que ésta le siguiera de Austin, no hacen renovaciones los viernes. “Es ensuministrando fármacos con la receta original.
tonces cuando los adictos intentan conseguir los esAjustar los canales de comunicación hace más fá- tupefacientes”, dice la médico de familia Jennifer Arcil a los pacientes contactar con usted sobre las re- necilla. Ponga sus condiciones a este respecto en fonovaciones sin someter a su consulta al infierno del lletos y en su página web.
teléfono. Una solución es tener un buzón de voz auEn estos tiempos de menos ingresos y aumento
tomatizado en la línea telefónica principal que ha- de las demandas, algunos médicos tienen la tentaga que su paciente, por ejemplo, pulse “dos” para ción de decir a los pacientes que no hacen renovaasuntos de recetas. Pero no instale más de cinco op- ciones a menos que primero se concierte una cita.
ciones en el sistema, de otro modo es muy confuso. En algunas consultas se intenta disuadir a los paO deje para sus pacientes una línea sólo para reno- cientes que llaman mucho cobrando 5 ó 10 euros por
vaciones con un contestador o buzón de voz, como las llamadas. Otros, como los Especialistas en Meel que se comentó anteriormente para los farma- dicina de Familia de (Plano) Texas, advierten que no
céuticos. “Usted debe decir (y recordar) a sus pa- aprobarán renovaciones sin que se haya concertado
cientes que tienen que marcar ese número, y a veces una cita. De todas formas, invariablemente, hay que
incluso aciertan”, dice el cardiólogo de Atlanta Lee hacer excepciones.
Brian Padove.
“Si se mantiene esa política a toda costa se pue“Si llaman a la línea principal, les recordamos la de perder pacientes, incluso los buenos”, dice el méexistencia de la otra línea padico de familia Christopher
ra que la usen la próxima vez”,
Crow, de los Especialistas en
a educación del
dice Padove. “Esa línea desMedicina de Familia. “Damos
paciente (y su
carga de muchas llamadas a la
a los pacientes las suficientes
principal.”
prescripciones hasta la sipersonal) es la clave
Una segunda línea puede
guiente visita, pero siempre
para el manejo
suponerle un gasto de 40-60
hay alguien que necesita la
euros mensuales extra con su
continuación de un mes más,
de las
compañía de teléfonos local.
ya que se debe ir de la ciudad
renovaciones
Sin embargo, puede recortar
antes de que expire la presese gasto mediante una comcripción. Y no voy a decir a
de recetas
pañía telefónica inalámbrica,
nadie que se va a quedar sin
como la que usa Padove (Saantidepresivos durante dos
tellink Communications). Una línea libre de cuotas
semanas.”
con buzón de voz que acumula 50 mensajes duranLos expertos sugieren que las excepciones hay que tete siete días le cuesta 4,95 euros mensuales. Añadir nerlas codificadas también en el protocolo. Puede orgaotras opciones –buzón de voz para pacientes o una nizarlas en una hoja de cálculo que muestre en qué
línea de fax para las farmacias, por ejemplo– au- circunstancias pueden autorizarse diferentes clases
menta el precio a 16,85 euros.
de fármacos sin concertar una cita y durante cuánto tiempo. Por ejemplo, un protocolo puede indicar
La política de renovaciones
que es seguro renovar un esteroide nasal sin que se
de recetas para pacientes
haya citado al paciente en el último año. O que se
y miembros del personal
puede renovar la receta de un beta-bloqueante duLa educación del paciente (y del personal) es la cla- rante tres meses si se ha visto el paciente en los úlve para el manejo de las renovaciones de las recetas. timos tres meses. También debe incluir el protocoAdemás de decir a los pacientes cómo contactar con lo visitas obligatorias para continuar con los tratausted, tiene que poner unos límites. Por ejemplo, no mientos antibióticos o de sustancias controladas.
deben ser atendidos para esto en el mismo día. Es
Las guías tienen muchos beneficios. Eliminan visitas
una buena idea decir a los pacientes que son nece- innecesarias y mejoran la satisfacción del paciente.
sarias al menos 24 horas para cursar la prescripción, Le permiten delegar decisiones fáciles a su personal,
lo cual hace que tengan la precaución de concertar ahorrándole un tiempo precioso. Y le crean una bala cita varios días antes de quedarse sin medicinas. se firme para usted y su personal que contrarresta
En algunas consultas van un paso más allá y las el abuso irresponsable de algunos pacientes. Si un
recetas no se procesan bien antes o después de las paciente no ha acudido a la consulta desde hace más
horas de oficina, o en fines de semana. Dos médicos de un año usted puede tomar una medida provisio-
L
42 MEDICAL ECONOMICS | Edición Española | 24 de febrero de 2006 www.medecoes.com
• 40-45 renovar recetas
27/2/06
11:55
Página 43
nal, por ejemplo un mes más de medicación para la
alergia, pero para prolongarlo el paciente debe acudir a la consulta antes.
Los protocolos de renovación deben ser firmes y vienen bien para evitar riesgos. También es conveniente
revisar los historiales. Usted o su asistente pueden
estar tentados a dar renovaciones a un paciente durante un tiempo prolongado sin dejarlo reflejado en
el historial, especialmente si los historiales están en
formato papel, pero esa forma de actuar puede causarle problemas, dice Jane Holeman, vicepresidenta
de una empresa de control de riesgos de Texas, que
también se dedica a los seguros por mala praxis.
“Puede que no recuerde que el paciente necesita un control hematológico ya que le ha dado una
renovación para cuatro meses”, dice Holeman.
“Además, se supone que todo debe quedar reflejado en el historial así que, ¿por qué no hacerlo en
primer lugar?”.
La digitalización simplifica
las renovaciones
En las consultas informatizadas, hacer las prescripciones de renovación es mucho más sencillo, ya que
no está el problema de las llamadas telefónicas y los
papeles. Hay mucho que hablar sobre una consulta
sin papeles, pero lo principal, naturalmente, es la informatización de la historia clínica. Haciendo que
mejoren los diferentes componentes, el proceso de
renovación de recetas mejorará de forma inmediata; lo mejor es que todo esté informatizado.
Para principiantes, empezar con disminuir la carga que suponen las llamadas telefónicas. Para eso
hay un sitio web que permite a los pacientes solicitar electrónicamente las renovaciones. Una empresa llamada Medem (www.medem.com) le puede facilitar gratis el sitio web si usted pertenece a una de
las 45 sociedades médicas que participan en él (los
no miembros pagan 95 euros anuales). Otra empresa Medfusion (www.medfusion.net) ha llegado a un
acuerdo con los miembros de la Academia Americana de Médicos de Familia para proveerles de un
sitio web que puede mejorarse gratis para que incluya servicios interactivos, con un precio según los
servicios contratados. Medfusion cobra 50 centimos
por cada renovación, aunque por 50 euros un médico puede tener uso casi ilimitado de sus servicios,
incluyendo las citas a pacientes, pago on line y resultados analíticos. También cobra eso un servicio
de mensajería llamado RelayHealth (www.relayhealth.com).
Todas esas empresas ofrecen lo que se llama
“mensajería segura”. No es un correo electrónico al uso, como Hotmail, sino un canal de co-
municación on line que tiene sus encriptaciones
y cortafuegos para evitar fisgones. (Para saber
más sobre esta tecnología, leer “¿Le va a volver
loco el teléfono? Pruebe con la mensajería clínica”, del 19 de marzo de 2004, disponible en
www.memag.com).
Algunos servicios seguros de mensajería pueden
enviar automáticamente a los médicos o sus asistentes las solicitudes de renovación. Y también enviar la renovación a las farmacias. En Medicina Interna de Sandy Springs, de Atlanta, las solicitudes
que llegan vía Internet por Medfusion Web se transforman en “faxes electrónicos”. Un médico redacta
el fax electrónico con la información de la receta, lo
firma electrónicamente y lo envía desde su ordenador a la farmacia. “Se emplean aproximadamente 15
segundos”, dice el administrador de consultas Bret
Smith.
www.medecoes.com MEDICAL ECONOMICS | Edición Española | 24 de febrero de 2006 43
• 40-45 renovar recetas
27/2/06
11:55
Página 44
Otro componente esencial de una consulta sin papeles es la velocidad que se experimenta recetando por
Internet. Los médicos que hacen esto, como Azar Korbey, pueden hacer una renovación de receta con sólo
unos clicks en el ratón. “Yo lo llamo clonar una receta”,
dice Korbey. Al enviarse las autorizaciones a la farmacia por fax normal, fax electrónico o de ordenador a
ordenador, no es necesario nadie al teléfono. Otra ventaja es que la lista completa de medicamentos que toma el paciente, así como a los que es alérgico está en
el programa, con lo cual la prescripción es más segura.
La prescripción por Internet significa un paso más
hacia las nuevas consultas, a las que no es necesario
acudir para conseguir la renovación de una receta. El
médico o la enfermera pueden tener el historial informatizado en segundos. Todo está allí: la lista de
medicinas, resultados analíticos, evoluciones, todo
lo que puede cambiar la decisión entre dar la reno-
E
n las consultas
informatizadas, hacer
las prescripciones de renovación
es mucho más sencillo,
ya que no existe el problema
de las llamadas
telefónicas y los papeles
vación sobre la marcha o precisar ver al paciente de
nuevo.
Los médicos cada vez están utilizando más estas
herramientas de alta tecnología para escapar de la
tortura de las renovaciones. Los pacientes también
están más contentos, ya que consiguen sus medicamentos de forma más rápida. “Les gustan nuestras
rondas rápidas”, dice el médico Christopher Crow,
que utiliza para recetar un programa informático
llamado Centricity, de GE Healthcare. En este mes
Crow tiene planeado reestructurar el sitio web de su
consulta, para que sus pacientes puedan solicitar on
line sus renovaciones.
Estos mensajes van directamente a Centricity, con lo
que todo va más rápido.
“Las renovaciones eran el azote de mi existencia”, dice Crow. “Nunca más”.
■
44 MEDICAL ECONOMICS | Edición Española | 24 de febrero de 2006