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Aviso Conjunto Sobre Prácticas De Privacidad Fecha Efectiva: 4 de Septiembre, 2013 Oficial de Privacidad 815.756.1521 ext. 158314 hipaa@kishhealth.org Este aviso describe cómo es que su información médica puede utilizarse y divulgarse y cómo puede usted tener acceso a esta información. Por favor revise cuidadosamente. Kishwaukee Hospital Valley West Hospital KishHealth System Physical Therapy Center KishHealth System Foundation KishHealth System Cancer Center KishHealth System Physician Group KishHealth System Hospice KishHealth System Home Care Si usted tiene alguna pregunta acerca de este aviso, por favor póngase en contacto con: Oficial de Privacidad KishHealth System 1 Kish Hospital Drive, DeKalb, IL 60115 815.756.1521 ext. 158314 hipaa@kishhealth.org Quién Seguirá Este Aviso Este aviso describe las prácticas de KishHealth System (KHS) y el de: • Cualquier profesional de atención médica autorizado para poner información en su expediente médico. • Todos los departamentos y unidades del KHS. • Cualquier miembro de un grupo voluntario al que se le permita ayudarle mientras esta en la instalación. • Todos los empleados, personal y otros miembros de KHS. • Kishwaukee Hospital, Valley West Hospital, KishHealth System Physical Therapy Center, KishHealth System Foundation, KishHealth System Cancer Center, KishHealth System Physician Group, KishHealth System Hospice, KishHealth System Home Care, así como el personal médico de cada entidad mencionadas arriba, son los sitios, lugares, y proveedores de atención quienes seguirán los términos de este aviso. Además, estas entidades, sitios, lugares y proveedores de atención pueden compartir información médica entre ellos para fines de tratamiento, pago o propositos de las operaciones descritas en este aviso. Nuestro Compromiso Con Respecto A La Información Médica Entendemos que la información médica sobre usted y su salud es personal. Estamos comprometidos a proteger su información médica. Nosotros creamos un registro del cuidado y servicio que recibe. Necesitamos este registro para proporcionarle atención de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por el KHS, ya sea por personal de KHS o su médico personal. Su médico personal puede tener diferentes políticas o avisos referentes al uso y divulgación de su información médica creada en el consultorio del médico o la clínica. Este aviso describe como su información médica puede ser usada y divulgada, y como usted puede obtener acceso a esta información. La ley requiere que nosotros: • mantengamos la privacidad de su información médica; • le demos este aviso de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica; • sigamos los términos del aviso que está actualmente en efecto, y • le notifiquemos por un incumplimiento de su información médica sin garantía. Cómo Podemos Utilizar Y Revelar La Información Médica Sobre Usted Las siguientes categorías describen las diferentes formas en que podemos utilizar o divulgar su información médica. Por cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos lo que queremos decir y trataremos de dar algunos ejemplos. No se mencionaran todos los usos o divulgaciones de las categorías. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite utilizar y divulgar información caerán dentro de una de las categorías. • Para Tratamiento. Podemos utilizar información médica sobre usted para proporcionarle tratamiento o servicios médicos. Podemos revelar información médica sobre usted a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina u otro personal del sistema de salud quienes están involucrados en su cuidado. Por ejemplo, un doctor que lo esté tratando por una pierna rota puede necesitar saber si usted tiene diabetes porque la diabetes puede retrasar el proceso de sanación. Además, el doctor puede necesitar decirle al dietista si usted tiene diabetes para que podamos hacer arreglos para comidas apropiadas. Los diferentes departamentos también pueden compartir su información médica con el fin de coordinar las diferentes cosas que usted necesita, tales como prescripciones, análisis de laboratorio y radiografías. También podremos divulgar la información médica sobre usted a personas fuera del sistema de salud quienes puedan estar involucrados en su atención médica después que salga, como miembros de la familia, clero u otros para proveer servicios que son parte de su cuidado. • Para el Pago. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para que el tratamiento y los servicios que usted recibe puedan ser facturados y poder recibir el pago de usted, de una empresa de seguros o de un tercero. Por ejemplo, es posible que necesitemos darle a su plan de salud la información sobre la cirugía que usted recibió para que su plan de salud nos pague o le reembolse a usted por la cirugía. También podemos informarle a su plan de salud sobre un tratamiento que usted va a recibir para obtener aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento. • Para Operaciones de Atención Médica. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para las operaciones. Estos usos y divulgaciones son necesarios para administrar el sistema de salud y asegurar que todos nuestros pacientes reciban atención de calidad. Por ejemplo, podemos usar información médica para revisar nuestro tratamiento y servicio y para evaluar el desempeño de nuestro personal en su cuidado. También podemos combinar la información médica de muchos pacientes del KHS para así decidir cuáles servicios adicionales deberían ofrecer, cuáles servicios no son necesarios, y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos. También podemos divulgar información a los doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, y otro personal del sistema de salud con fines de revisión y aprendizaje. También podemos combinar la información médica que tenemos con la información médica de otros proveedores de atención médica, para comparar nuestro desempeño y ver dónde podemos hacer mejoramientos en la atención y los servicios que ofrecemos. Podemos retirar la información que lo identifique a usted de este grupo de información médica, para que otros puedan usarla para estudiar la atención de salud y la administración de asistencia sanitaria sin saber quiénes son los pacientes específicos. También podemos divulgar su información médica a una agencia de supervisión de salud la realización de las actividades autorizadas por la ley, tales como la investigación o auditoria. Estas agencias incluyen agencias gubernamentales que supervisan el sistema de atención de la salud, programas de beneficios del gobierno, y organizaciones sujetas a la regulación gubernamental y las leyes de derechos civiles. • Recordatorios de Citas. Podemos utilizar y divulgar información médica para comunicarnos con usted para recordarle que tiene una cita para tratamiento o atención médica. • Alternativas de Tratamiento. Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle o recomendarle posibles opciones o alternativas de tratamiento que puedan ser de su interés. • Beneficios y Servicios Relacionados a la Salud. Podemos utilizar y divulgar información médica para informarle sobre beneficios o servicios que pueden ser de su interés relacionados con la salud. Cómo Podemos Utilizar Y Divulgar Información Médica Sobre Usted (CONTINUACIÓN) • Actividades para Recaudar Fondos. Podemos utilizar su información médica para comunicarnos con usted en un esfuerzo para recaudar fondos para KHS y sus instalaciones. Podemos revelar información médica a la Fundación de KishHealth System para que la fundación pueda ponerse en contacto con usted para recaudar fondos para estas entidades. Sólo divulgaremos cierta información sobre usted, como su información demográfica, las fechas en que recibió tratamiento o servicios, en el departamento de información de servicio, su médico tratante, información sobre los resultados y el estado de los seguros de salud. Usted puede “optar por no” recibir estas comunicaciones de recaudación de fondos notificando al Oficial de Privacidad que usted no desea ser contactado al 815.756.1521 ext. 158314 o por correo electrónico a hipaa@kishhealth.org. • Directorio del Hospital. Podemos incluir cierta información limitada sobre usted en el directorio mientras sea un paciente. Esta información puede incluir su nombre, ubicación en el hospital, su condición general (por ejemplo, buena, estable, etc) y su afiliación religiosa. La información del directorio, con excepción de su afiliación religiosa, también puede divulgarse a personas que pregunten por usted por nombre, incluyendo los medios de comunicación. Su afiliación religiosa puede ser dada a un miembro del clero, como un sacerdote o rabino, aunque no pregunten por usted por nombre. Esto es para que su familia, amigos, y el clero puedan visitarlo y en general saber cómo esta. • Personas Involucradas en Su Atención o Los Pagos por Su Atención. A menos que usted solicite específicamente por escrito que no nos comunicamos con dicha persona(s), podemos divulgar su información médica sobre usted a un amigo cercano o miembro de la familia, otro pariente o alguna otra persona que usted identifique. También podemos darle información a alguien que le ayude a pagar por su atención. Si usted es un paciente internado en una instalación de KHS, podemos decirle a su familia o amigos sobre su condición y que está recibiendo tratamiento en nuestras instalaciones. Además, podemos divulgar información médica acerca de usted a una entidad asistiendo en un esfuerzo en caso de desastre para que se le notifique a su familia sobre su condición, estado y ubicación. • Investigación. Bajo ciertas circunstancias, podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para propósitos de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede involucrar la comparación de salud y recuperación de todos los pacientes que hayan recibido cierto medicamento con aquellos que recibieron otro para la misma condición. Todos los proyectos de investigación, sin embargo, están sujetos a un proceso especial de aprobación. Este proceso evalúa un proyecto de investigación propuesto y su uso de información médica, intentando balancear las necesidades de la investigación con la necesidad de los pacientes a la privacidad de su información médica. Antes de que utilicemos o divulgaremos información médica para investigación, el proyecto habrá sido aprobado a través de este proceso de aprobación, pero podremos, sin embargo, revelar información médica sobre usted a personas que se preparan para llevar a cabo un proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarles a buscar pacientes con necesidades médicas específicas, siempre y cuando la información médica que revisan no salga de la instalación. Podemos pedir su permiso específico si el investigador tendrá acceso a su nombre, domicilio u otra información que revele quién es usted, o quien estará involucrado en su cuidado. • A Medida Que Lo Requiera La Ley. Divulgaremos información médica sobre usted en la medida en que es requerido por la ley federal, estatal y/o local. • Para Evitar una Amenaza Seria a la Salud o Seguridad. Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad o a la salud y seguridad del público o de otra persona. Cualquier revelación, sin embargo, sólo sería a alguien capaz de ayudar a prevenir la amenaza. • Asociados comerciales. Podemos divulgar su información médica a nuestros asociados comerciales que realizan funciones en nuestro nombre o nos prestan servicios si la información es necesaria para suministrar tales funciones o servicios. Requerimos que nuestros asociados comerciales estén de acuerdo por escrito para proteger la privacidad de su información médica y para utilizar y divulgar su información médica sólo como se especifica en el acuerdo por escrito. • Intercambios de Información de la Salud. Participamos en una disposición de las organizaciones de atención de la salud que han aceptado trabajar juntos para facilitar el acceso a la información médica que pueda ser relevante para su cuidado. Por ejemplo, si usted es admitido en caso de emergencia a un hospital que participa en el intercambio y usted no puede proporcionar información importante acerca de su condición, el acuerdo permitirá que el hospital tenga acceso a la información médica que mantenemos sobre usted para proporcionarle tratamiento. Situaciones Especiales • Donación de Órgano y Tejido. Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar la información médica a las organizaciones encargadas de órgano o la obtención de órganos, trasplante de ojos o tejido, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y trasplante de órganos o tejidos. • Para Funciones Especificadas del Gobierno. En ciertas circunstancias, las regulaciones federales autorizan que usemos o divulguemos su información médica para facilitar las funciones especificadas del gobierno relacionadas con los militares y los veteranos, la seguridad nacional y actividades de inteligencia, servicios de protección para el Presidente y otros, determinaciones médicas y los reclusos y la custodia policial. • Compensación de Trabajadores. Podemos divulgar información médica sobre usted para la compensación de trabajadores o programas similares. Estos programas proporcionan beneficios para lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. • Actividades de Salud Pública. Podemos divulgar información médica acerca de usted para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen lo siguiente: • • • • • • • • para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; para reportar nacimientos o muertes; para reportar el abuso o negligencia de niños; para reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos; para notificar a la gente acerca de productos retirados que puedan estar usando; para notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición; y para notificar a las autoridades gubernamentales apropiadas si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Actividades de Vigilancia de Salud. Podemos divulgar información médica a una agencia de vigilancia de salud para las actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de vigilancia incluyen, por ejemplo, auditorias, investigaciones, inspecciones, y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno monitoree el sistema de atención de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles. • Demandas y Disputas. Si usted está involucrado en una demanda o una disputa, podemos revelar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos revelar la información médica sobre usted en respuesta a una citación, solicitud de revelación u otro proceso legal por otra persona involucrada en la disputa, pero solo si se han hecho esfuerzos razonables para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada. • Cumplimiento de la Ley. Podemos divulgar información médica si nos lo pide un oficial de la ley: • Conforme a lo solicitado por la ley para reportar ciertos tipos de heridas u otras • • • • • • lesiones físicas; En respuesta a una orden judicial, citación, orden judicial, emplazamiento o proceso similar; o Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material, o persona desaparecida; Sobre la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el consentimiento de la persona; Sobre una muerte que creemos pueda ser el resultado de una conducta criminal; Sobre una conducta criminal; y En circunstancias de emergencia para reportar un crimen; la ubicación del crimen o víctimas; o la identidad, descripción o ubicación de la persona quien cometió el crimen. • Médicos Forenses, Examinadores Médicos y Directores de Funerarias. Podemos divulgar información médica a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información médica a los directores de funerarias según sea necesario para llevar a cabo sus funciones. • Recluso. Si usted es un recluso de alguna institución correccional o bajo la custodia de algún oficial de la ley, podemos divulgar información médica sobre usted a la institución correccional o al funcionario de policial. Esta divulgación será necesaria (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de los demas; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional. Otros Usos De La Información Médica Otros usos y divulgaciones de información médica no cubiertos en este aviso, o las leyes que se aplican a nosotros se harán sólo con su autorización escrita. Si usted nos da autorización para usar o divulgar la información médica sobre usted, usted puede revocar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, ya no podemos usar o divulgar la información médica sobre usted por las razones cubiertas en su autorización escrita. Usted entiende que no podremos retirar ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su autorización, y que estamos obligados a retener nuestros registros de la atención que le hemos proporcionado. Su autorización específicamente se requiere antes de que nosotros: (1) usemos o divulguemos sus notas de psicoterapia; (2) usar su información médica para hacer una comunicación de comercialización a usted para cual recibimos remuneración financiera por parte de un tercero, a menos que dicha comunicación es cara a cara o en otras circunstancias limitadas; o (3) divulgar su información médica de manera que constituye la venta de dicha información en virtud de la Ley de Seguro de Salud de Portabilidad y Responsabilidad de 1996 (“HIPAA”). Además algunos tipos de información médica son particularmente sensibles, y la ley, con excepciones limitadas, puede requerir que obtengamos su autorización para usar o divulgar dicha información. La información confidencial puede incluir la información relacionada con la genética, VIH/SIDA, salud mental, discapacidades del desarrollo, y el abuso de alcohol y sustancias. Si lo requiere la ley, le pediremos que firme una autorización antes de usar o divulgar dicha información. Sus Derechos Respecto A La Información Médica Sobre Usted Usted tiene los siguientes derechos sobre la información médica que conservamos sobre usted: • Derechos a Inspeccionar y Copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar la información médica que se puede utilizar para tomar decisiones acerca de su atención. Usualmente, esto incluye los registros médicos y facturas, pero no incluye las notas de psicoterapia. Para inspeccionar y copiar su información médica, usted debe presentar su solicitud por escrito al Departamento de Registros Médicos. Si usted solicita una copia de la información, podemos cobrarle un cargo por los costos de copiado, el envío por correo u otros suministros relacionados con su solicitud. Nosotros le proporcionaremos copias de su información médica en el formato que usted lo solicite a menos que no podamos hacerlo. Podemos negar su solicitud de inspeccionar y copiar en ciertas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el acceso a la información médica, usted puede solicitar que se revise la denegación. Otro profesional médico certificado escogido por el sistema de salud revisará su solicitud y la negación. La persona que realice la revisión no será la persona que negó su solicitud. Nosotros cumpliremos con el resultado de la revisión. Sus Derechos Referente A La Información Clínica Sobre Usted (CONTINUACIÓN) • Derecho a Enmendar. Si usted considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, usted puede pedirnos que corrijamos la información. Usted tiene el derecho de solicitar una enmienda mientras la información sea mantenida por o para el sistema de salud. Para solicitar una enmienda, su solicitud debe hacerse por escrito y presentarse al Oficial de Privacidad. Además, usted debe proporcionar una razón que apoye su solicitud. Podemos negar su solicitud de enmienda si no está por escrito o no incluye una razón que apoye la solicitud. Además, podemos negarle su solicitud si usted nos pide enmendar información que: • No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creo la información ya no está disponible para hacer la enmienda; • No es parte de la información médica mantenida por o para el sistema de salud; • No es parte de la información que se le permitiría a usted inspeccionar y copiar; o • Es exacta y completa. • Derecho a un Informe de Divulgaciones. Usted tiene el derecho de solicitar un “informe de divulgaciones.” Esta es una lista de las divulgaciones que hemos hecho de su información médica. Para solicitar esta lista o informe de divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito al Departamento de Registros Médicos. Su solicitud debe indicar un lapso de tiempo que no sea mayor de seis años. Su solicitud debe indicar en qué forma desea la lista (por ejemplo, en papel o electrónicamente). La primera lista que usted solicite dentro de un periodo de 12 meses será gratis. Para listas adicionales, podremos cobrarle por los costos de la lista proporcionada. Le notificaremos del costo y usted puede escoger retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de incurrir en gastos. • Derecho a Solicitar Restricciones. Usted tiene el derecho de solicitar una restricción o limitación en la información médica que usamos o divulgamos sobre usted para el tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Usted también tiene el derecho de solicitar un límite en la información médica que divulgamos sobre usted a alguien que esté involucrado en su cuidado o en el pago de su cuidado, como un familiar o amigo. Por ejemplo, usted podría pedir que no usemos ni divulguemos información sobre una cirugía que usted tuvo. Para solicitar restricciones, usted debe hacer su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad. En su petición, usted debe decirnos (1) que información desea limitar, (2) si usted quiere limitar nuestro uso, divulgación o ambos, y (3) a quien desea que se apliquen los límites, por ejemplo, divulgación a su cónyuge. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia. Debemos estar de acuerdo con una solicitud de restricción si: (a) la divulgación es para un plan de salud con el propósito de llevar a cabo el pago o asistencia médica (y no los efectos de llevar a cabo el tratamiento), y (b) la información médica pertenece exclusivamente a un elemento de atención médica o servicio para el que se nos ha pagado de su bolsillo en su totalidad por usted u otra persona en su nombre (no el plan de salud). Si no tiene seguro médico y solicita una restricción, se aplicara solo a los registros médicos creados en la fecha que usted recibió el elemento o servicio por el cual usted, u otra persona (que no sea el plan de salud) en su nombre, pagaron en su totalidad, y cual documento el elemento o servicio proporcionado en dicha fecha. • Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de cierta manera o en cierto lugar. Por ejemplo, puede pedir que sólo nos comuniquemos con usted en su trabajo o por correo. Para solicitar comunicaciones confidenciales, usted debe hacer su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad. No le preguntaremos la razón de su solicitud. Tendremos en cuenta todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar como o donde desea ser contactado. Sus Derechos Respecto A La Información Médica Sobre Usted (CONTINUACIÓN) • El Derecho a Tener una Copia en Papel de Este Aviso. Usted tiene el derecho a recibir una copia en papel de este aviso. Usted nos puede pedir que le demos una copia de este aviso en cualquier momento. Incluso si usted ha aceptado recibir este aviso electrónicamente, usted aún tiene derecho a una copia en papel de este aviso. Usted puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio de internet, www.kishhealth.org. Para obtener una copia en papel de este aviso, comuníquese con el Oficial de Privacidad o el Departamento de Admisiones. • El Derecho al Incumplimiento de Notificación. Usted tiene el derecho de ser notificado de cualquier violación de su información médica sin garantía. Notificación de un incumplimiento puede retrasarse o no proveído en caso que sea requerido por un oficial de la ley. Usted puede solicitar que se le facilite dicha notificación por correo electrónico. Si conocemos la identidad y la dirección de dicha persona, les proveeremos notificación de violaciones a los familiares o representante personal de un difunto sujetos a un incumplimiento. Cambios A Este Aviso Reservamos el derecho de cambiar este aviso. Reservamos el derecho de hacer el aviso revisado o cambiado para información médica que ya tenemos sobre usted, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Colocáramos una copia del aviso actual en nuestro sitio de internet, www.kishhealth.org. En la primera página, en la esquina superior derecha, el aviso tendrá la fecha de vigencia. Además, cada vez que se registre o sea admitido para tratamiento o servicios de atención médica, usted puede solicitar otra copia de este aviso. Quejas Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, usted puede presentar una queja con el sistema de salud o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja con el sistema de salud, comuníquese con el Oficial de Privacidad al 815.756.1521 ext. 158314 o por correo electrónico a hippa@kishhealth.org. Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. Usted no será penalizado por presentar una queja. 1 Kish Hospital Drive, P.O. Box 707 DeKalb, IL 60115 Si usted tiene alguna pregunta acerca de este aviso, por favor póngase en contacto con: Oficial de Privacidad Oficial de Privacidad 1 Kish Hospital Drive, DeKalb, IL 60115 815.756.1521 ext. 158314 hipaa@kishhealth.org PE002ASP