Download Geyser - Gastech
Document related concepts
no text concepts found
Transcript
CASOS DE GESTIÓN AVANZADA Foro Conocimiento Empresa-Universidad Geyser-Gastech Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías En colaboración con: Universidad de Deusto-ESTE Autoras: Cristina Aragón e Itziar Navarro. Universidad de Deusto-ESTE. © Cluster Conocimiento Parque Tecnológico de Bizkaia Edificio 101 48170 Zamudio (Bizkaia) E-mail: clusterc@clusterconocimiento.com www.clusterconocimiento.com www.portaldelagestion.com Agradecimientos: a GEYSER-GASTECH, por su colaboración en la elaboración de este caso. 2 Las autoras agradecen a los responsables de la empresa GEYSER-GASTECH, especialmente a Joseba Beldarrain y a Xabier Elizetxea, su colaboración en la elaboración del presente caso. El término minicompañía y el método para su implantación que se citan en este documento son propiedad de Bekaert Consulting, S.L. Coordinación: Javier Zarrabeitia Miñaur Edición y diseño: PMP Conocimiento y contenidos de gestión Telesforo Aranzadi, 3 - 6.º 48008 Bilbao E-mail: pmp@pmp.es Estos textos han sido elaborados con la aprobación de GEYSER-GASTECH. Reservados todos los derechos. Queda prohibido reproducir parte alguna de esta publicación, cualquiera que sea el medio empleado, sin el permiso previo del editor. Los editores no se hacen responsables de las opiniones vertidas por los autores de esta publicación, ni comparten necesariamente sus criterios. ISBN: 84-932993-3-2 Depósito legal: BI-3241-03 GEYSER-GASTECH Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías Itziar y Cristina comentaban el claustro del día anterior, mientras se dirigían a Bergara para visitar la planta de calentadores de agua a gas más moderna de Europa. Esta empresa se creó en diciembre de 1996, con el nombre de Geyser-Gastech, como resultado de una joint-venture entre Fagor Electrodomésticos y Vaillant. Las dos, profesoras en la ESTE (Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad de Deusto en el campus de San Sebastián), realizaban el viaje atraídas por la novedosa forma de gestión que la empresa había adoptado. Por su parte, mientras esperaba la llegada de las profesoras de la Universidad de Deusto, Xabier pensaba en las numerosas visitas que había atendido en los últimos meses. Distintos colectivos, perspectivas diferentes, caras diversas... pero todas ellas con un interés común: conocer la filosofía de las minicompañías y la forma en la que Geyser-Gastech la estaba implantando. Él conocía bien ambos temas porque había estado totalmente involucrado en la dinamización de la “Calidad de Toda la Gestión” (tal como la denominan en Geyser-Gastech) desde su puesto de Responsable de Aprovisionamientos, en un primer momento, y desde el de Director de Fabricación, en la actualidad. Había captado inmediatamente el interés y la conveniencia de incorporar esta filosofía cuando se les habían presentado el modelo y las herramientas que había que desarrollar. En ese momento, su secretaria le anunció la llegada de las profesoras y Xabier se dirigió a recepción para saludarlas. —“Egun on, Itziar. Egun on, Cristina. Bidaia ona egin al duzue?”. —“Bai, oso ona, nahiz eta eguraldiak gehiegi ez lagundu”. —“Hau sarrera polita! Argitsua eta handia. Eta ondo aprobetxatuta enpresari buruzko bilduma honekin”. La recepción de Geyser-Gastech es un recinto amplio y diáfano en el que hay expuestas fotografías con pequeños comentarios que relatan la historia de la empresa y describen su actividad. Los tres realizaron un breve recorrido de éstas leyendo los textos y Xabier respondía las cuestiones que le planteaban las profesoras. 3 CASOS DE GESTIÓN AVANZADA Los socios 4 Geyser-Gastech pertenece al 50% a sus dos únicos socios: Fagor Electrodomésticos, del grupo Mondragón Corporación Cooperativa (MCC), y la multinacional europea Vaillant-Hepworth. MCC es el primer grupo empresarial vasco y se sitúa en los primeros puestos también en España. Lo componen más de ochenta empresas industriales, entidades Geyser-Gastech pertenece financieras, sociedades al 50% a Fagor Electrodomésticos, de distribución, del grupo MCC, y a la multinacional centros de investigación, una europea Vaillant-Hepworth universidad y diversas entidades de cobertura y servicios comerciales internacionales. Se estructura en tres grupos (financiero, distribución e industrial), que a su vez se dividen en nueve divisiones (una en el grupo financiero, una en el de distribución y siete en el grupo industrial). Cuenta con 43 plantas productivas repartidas en Europa, Asia, África y América; una plantilla de 66.500 trabajadores y una facturación total en 2002 de 9.200 millones de euros. Fagor Electrodomésticos es la cooperativa más antigua de MCC. Se creó en 1956, con la denominación de ULGOR, acrónimo formado con las iniciales de los apellidos de los cinco fundadores (Usatorre, Larrañaga, Gorroñogoitia, Ormaetxea y Ortubai). Dentro de MCC, Fagor Electrodomésticos pertenece a la división hogar, dentro del Grupo Industrial. Opera en varios negocios (cocinas, lavadoras, lavavajillas, confort, muebles de cocina, etc.) y se caracteriza por su clara vocación internacional, que se refleja en unas ventas en mercados internacionales del 44% sobre una facturación total en 2002 de 900 millones de euros. En conjunto cuenta con 6.000 personas en plantilla y nueve filiales en el mundo. Concretamente, en el negocio de confort, Fagor Electrodomésticos compite en tres segmentos: calefacción, agua caliente sanitaria y climatización, con cinco líneas de negocio: termos (31% de la facturación del negocio en el año 2000), calentadores (30%), calderas (20%), acondicionadores de aire (14%) y acumuladores (5%). Dispone de dos plantas productivas: una en Bergara (Geyser-Gastech, joint-venture con Vaillant al 50%), que fabrica calentadores de agua a gas, y otra en Basauri, ubicada en las instalaciones de Edesa, que produce termos y calderas1. En coherencia con la política del grupo, que destina el 50% de sus inversiones a la investigación, desarrollo e innovación en todos los campos y líneas de negocio, ambos centros cuentan con importantes departamentos de I+D. Por su parte, la empresa alemana Vaillant fue creada en 1874 por Johann Vaillant2 en Remscheid (Alemania), donde todavía hoy tiene su sede central. Los últimos años, el grupo se ha caracterizado por su expansión internacional. Así, en el año 2000, Vaillant adquirió la compañía italiana BPK (Bongioanni Pensotti Kalore), productora de calderas de pie a gas y gasóleo. En 2001, adquirió el grupo británico Hepworth-Heating, que integra a su vez a la francesa Saunier Duval. Estas dimensiones le permiten tener una buena posición en muchos países de Europa (entre otros, Alemania, Austria, Dinamarca, Francia, Eslovaquia y España) y poder comenzar una fuerte expansión en los mercados en crecimiento en Europa Oriental. Con la adquisición de estos dos grupos, la alemana, que desde ese 1 Fagor no fabrica acondicionadores de aire ni acumuladores, únicamente los comercializa. Por ello, no se señala planta alguna para estos productos. 2 Johann Vaillant es conocido porque patentó en 1894 el primer calentador de la historia. Es pionero en la utilización de marcas en la industria de bienes de consumo, con su logotipo de la liebre que sale del huevo de Pascua. En 1905, Johann Vaillant creó la versión de pared del calentador de pie, al que llamó Geyser. Más tarde, en 1961, creó la primera caldera mural a gas. Por tanto, Vaillant ha revolucionado el mercado de la calefacción y del agua caliente a lo largo de más de 125 años de historia. GEYSER-GASTECH. Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías momento se denominará Vaillant-Hepworth, se convierte en el líder del sector de calefacción y agua caliente sanitaria en Europa. La facturación anual del grupo, tomando como base datos del año 2002, asciende a 1.755 millones de euros, con una plantilla total de 7.500 empleados en 11 plantas productivas propias y 3 joint-ventures (una de las cuales es Geyser-Gastech). Gracias a estas dimensiones, Vaillant-Hepworth tiene capacidad para fabricar al año un millón de calderas murales, 450.000 calentadores (en las plantas de Bergara y de Nantes) y más de 100.000 calderas de pie, que comercializa bajo ocho marcas propias (Vaillant, Saunier Duval, Glow-Worm, Parkray, AWB, Protherm, Bongioanni y Pensotti) y otras derivadas de joint-ventures. La gestación de Geyser-Gastech La exposición que estaban viendo finalizaba con un último panel que recogía datos sobre la propia Geyser-Gastech: su capacidad productiva alcanzaba el millón de aparatos y trabajaban en ella 350 personas. Las profesoras tenían curiosidad por saber cómo se encontraron los dos socios y por qué decidieron unirse. Ante las preguntas que le formulaban sus invitadas, Xabier les propuso ver un vídeo sobre la empresa. Éstas aceptaron y en aquel mismo recinto descubrieron una gran pantalla en la que se proyectó la película. En la década de los ochenta, el sector de electrodomésticos europeo se caracterizó por una importante competencia en precios y un excedente de oferta. Ambos hechos obligaron a una racionalización del potencial de producción y a un proceso de concentración empresarial. Como consecuencia de ello, quedaron en el mercado únicamente grandes grupos fuertemente competitivos. España no escapó a estas tendencias y, al descenso de la actividad y del consumo, se le sumó el aluvión de marcas de empresas extranjeras que accedían a un mercado abierto y saturado, lo que desembocó en una importante reconversión. Muestra de ello es que, en los diez años que median entre 1985 y 1994, se pasó de cinco fabricantes de calentadores de agua a dos: Fagor y Cointra, éste último con sede en Valencia y con Vaillant aportó a la ‘joint-venture’ menor producción que Fagor. Fagor negoció su importante I+D con los restantes y Fagor, el ‘know-how’ fabricantes españoles con el fin de que le de fabricación cedieran su y su ventaja en costes producción, aunque continuaran comercializando el producto con sus propias marcas. Aunque Fagor era uno de los principales productores en el mercado español, su volumen de producción seguía siendo insuficiente para lograr una reducción de costes que le permitiera competir con los fabricantes europeos. Por ello, se planteó la necesidad de establecer un acuerdo con alguna empresa europea del sector. Como Fagor, Vaillant había iniciado su proceso de internacionalización exportando a otros países y abriendo filiales desde la década de los ochenta, pero, además, había adquirido algunas marcas europeas en el ámbito de la calefacción doméstica. A pesar de ello, tenía también considerables problemas de costes y buscaba una ubicación próxima al mercado principal de calentadores (el 50% del mercado europeo se concentra en España y Portugal), situado en la cuenca del Mediterráneo, siguiendo la estela de su principal competidor, Junkers, que se había instalado en Portugal. El interés de ambas empresas por adquirir el tamaño necesario para lograr economías de escala y poder ser competitivas en el mercado europeo desembocó en una serie de negociaciones que se prolongaron desde 1993 hasta finales de 1996 y culminaron con la creación de la joint-venture con vocación de futuro Geyser-Gastech. Vaillant aportó su importante I+D, poniendo en común sus patentes, que 5 CASOS DE GESTIÓN AVANZADA hacía que su innovación en componentes electrónicos fuera superior. Por su parte, Fagor aportó el know-how de fabricación y su ventaja en costes. Geyser-Gastech: la empresa 6 La planta de Geyser-Gastech está situada en la subida a Elgeta, donde se ubicaba la antigua fábrica de lavavajillas de Fagor, que se renovó por completo. “Desde la firma de la alianza, En ella se producen ambos socios acordaron exclusivamente calentadores de agua a que respetarían los mercados gas, que después sus en los que tenían presencia socios comercializan de forma en ese momento” independiente. Por tanto, en esta joint-venture se da la particularidad de que socio-accionista y cliente coinciden. En concreto, bajo las especificaciones de Fagor y de Vaillant-Hepworth, Geyser-Gastech fabrica calentadores, que serán comercializados por Fagor (bajo las marcas de Fagor, Aspes y Edesa) y por Vaillant-Hepworth (Vaillant y, a partir de 2003, Saunier Duval). Además, produce aparatos para otras empresas del sector (Corberó, Electrolux, Otsein y Morco), como consecuencia de los acuerdos a los que llegó Fagor con tales empresas en el marco de la reconversión. Las gamas de producto son similares, aunque el mix de ventas es distinto en cada socio, porque éstos acceden a mercados diferentes con diferentes posicionamientos entre las distintas marcas. Los productos finales se diferencian en la válvula de gas y en la válvula de agua, que son las partes que caracterizan la función del calentador, además de la estética del producto final. Esto les permite alcanzar economías de escala (en la compra de materiales, la amortización de las inversiones y los gastos de estructura) y costes de producción mínimos. En total, se trabaja con una gama de 300 referencias, de diferentes litrajes-potencias, gases, tipos de encendido, presiones de agua y mercados finales. Del total de unidades fabricadas en el año 2002, el 59% fue para Fagor y el 41% para Vaillant-Hepworth. Con respecto a la facturación del mismo año, el 45% correspondió a Fagor3 y el 55% a Vaillant-Hepworth. Otra de las particularidades de Geyser-Gastech es que existe el concepto de precio de cesión de los calentadores. La facturación se realiza basándose en los costes reales, aspecto que obliga a Geyser-Gastech a disponer de un buen sistema de cálculo de costes, de manera que cada socio sólo se vea afectado por los costes derivados de la fabricación de sus calentadores. Tras la proyección, Xabier ofreció un café a sus invitadas. En este tiempo, las profesoras comentaron lo peculiar que les había resultado el hecho de que socio y cliente coincidieran, y le preguntaron por las consecuencias derivadas de ello; en concreto, por la forma en la que los socios se repartían el mercado, dado que podían llegar a ser competidores. Xabier les explicó que únicamente competían directamente en los mercados 3 Calentador Super Compact fabricado en Geyser-Gastech. En el porcentaje relativo a Fagor está incluida la producción que se realiza para otras empresas del sector, que comercializan los calentadores bajo su propia marca (Otsein, Corberó, Electrolux y Morco). Estas empresas no son clientes de Geyser-Gastech: los únicos clientes de Geyser-Gastech son sus dos socios. GEYSER-GASTECH. Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías luso y español, “ya que, desde la firma de la alianza, ambos socios acordaron que respetarían los mercados en los que en ese momento tenían presencia; en caso de que un socio pretendiera introducirse en nuevos mercados en los que el otro socio estuviera implantado ya, la decisión debería ser aceptada por ambas partes”. La gestión en Geyser-Gastech Una vez concluido el café, el anfitrión acompañó a las profesoras a la sala de reuniones, para presentarles el modelo de gestión de la empresa. Desde el principio, la dirección de Geyser-Gastech fue consciente de que el suyo era un mercado muy competitivo, con un producto antiguo, con poco margen y que estaba en madurez. Los calentadores de gas tenían que conjugar la eficiencia operativa máxima con la calidad requerida en un producto con unas normas de seguridad importantes. Ambos factores de éxito eran particularmente difíciles de lograr en un producto en el que la mano de obra es un factor crítico para asegurar la calidad final. Por ello, para que los dos socios pudieran mantener el liderazgo que habían conseguido a lo largo de su historia, se requería una organización en la que todas y cada una de las tareas y de las personas estuvieran orientadas a las necesidades del cliente y a la eliminación del desperdicio. De hecho, así se recoge en la definición de la misión de la empresa (véase el cuadro 1). La experiencia les Hasta que no se extendieran había enseñado que la información, el conocimiento en la forma de operar tradicional era difícil y la toma de decisiones, lograr involucrar a la no se lograría aprovechar totalidad del equipo humano de la todo el potencial humano empresa, ése en cuyas manos residía cada día de la empresa el éxito de ésta. Hasta que no se extendieran la información, el conocimiento y la toma de decisiones, no se lograría aprovechar todo el potencial humano de la empresa. Por ello, la apuesta no podía ser parcial: exigía radicalidad. Estaban convencidos de ello, recuerda Xabier, “pero una cosa es tener clara la estrategia y otra muy distinta encontrar los medios para que sea una realidad: ¿cómo se puede lograr la implicación de todas las personas de la CUADRO 1. MISIÓN DE GEYSER-GASTECH En Geyser-Gastech, S.A. desarrollamos y fabricamos calentadores de agua a gas, conforme a las estrategias definidas por Fagor Electrodomésticos y Vaillant-Hepworth Group. Nuestro objetivo es fabricar producto innovador, de calidad y coste adaptado a las expectativas de nuestros clientes. Para conseguirlo, asumimos las siguientes pautas de actuación: • Desarrollar productos innovadores, anticipándonos a las necesidades del mercado. • Garantizar la calidad del producto desde el proceso de “Desarrollo Producto-Proceso”. • Eliminar sistemáticamente el desperdicio en todos nuestros procesos. • Adoptar la calidad total como modelo de gestión. • Trabajar por procesos. • Preservar la seguridad y la salud de las personas. • Respetar el medio ambiente. • Adoptar el aprendizaje, la participación y la mejora como normas de comportamiento en todos los niveles de la organización. Con ello esperamos satisfacer a nuestros clientes, lograr la rentabilidad necesaria para los accionistas y asegurar nuestro futuro. Fuente: Geyser-Gastech. 7 CASOS DE GESTIÓN AVANZADA 8 organización?”. Comunicar sus ideas era necesario, por supuesto, pero no eran tan ingenuos como para creer que eso fuera suficiente. Con anterioridad a la creación de Geyser-Gastech, en la planta de Fagor Clima4, que aglutinaba la fabricación de termos, calderas y calentadores, se había llevado a cabo una experiencia piloto en la que se implantaron áreas de mejora centrándose en La idea es sencilla: replantear algunos puntos de la Gestión de la Calidad la gestión de la empresa Total. Aprovechando esta experiencia, en considerando cada unidad Geyser-Gastech se como una minicompañía decidió abordar esta filosofía de forma íntegra y para la mano de obra directa en una primera fase. Para ello, entraron en contacto con Bekaert Consulting, empresa con la que ya habían trabajado anteriormente. La empresa Bekaert es, en su origen, una empresa industrial que fabrica hilo de acero. Esta empresa descubrió el valor de la filosofía de las minicompañías CUADRO 2. PILARES BÁSICOS DE LA CALIDAD DE TODA LA GESTIÓN EN GEYSER-GASTECH Satisfacción del cliente Mejora continua Eficiencia económica Funcionamiento interno Fuente: Bekaert Consulting. 4 como fórmula para implantar la Gestión de la Calidad Total cuando la implantó en sí misma. La experiencia se desarrolló con éxito y fue merecedora de premios internacionales. La idea es sencilla: replantear la gestión de la empresa considerando cada unidad como una minicompañía. De esta manera, se enfoca la gestión de cada parte como si fuera un todo orientado al cliente (ya sea interno o externo). Esta “gestión de microscopio” conlleva proporcionar más información y conocimiento a cada unidad, para que ésta pueda tomar sus propias decisiones, de forma rápida y eficiente. —“Ya veo. Con ello se logra que estas unidades asuman mayor responsabilidad, puedan responder más rápidamente ante los problemas y se impliquen más en los resultados”. —“Cierto, Cristina, pero también exige de la dirección de la empresa un grado de coordinación mayor con vistas a orientar las acciones de toda la organización en un mismo sentido. Es decir, hay que vincular los objetivos de cada minicompañía con el despliegue de objetivos de primer nivel que se realizan mediante la gestión de los procesos generales de la empresa”. El reto estaba ahí: no sólo había que introducir herramientas nuevas, sino que también había que cambiar la mentalidad, la suya propia y la de todos los trabajadores de la organización. Sabían que no sería fácil; sin embargo, estaban convencidos de que era el camino correcto. Por eso, aceptaron el desafío. —“Desde luego, no es fácil lograr lo que habéis conseguido y supongo que lo más complicado fue el principio. De todas formas, ¿nos podrías explicar con más detalle qué supone la filosofía de las minicompañías? Para nosotras es algo novedoso. En la planta de Fagor Clima de Arrasate se fabricaban, entre otros productos, los calentadores de agua a gas de Fagor. Esta línea de negocio pasará a Geyser-Gastech como consecuencia del acuerdo entre Fagor Electrodomésticos y Vaillant-Hepworth. GEYSER-GASTECH. Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías La filosofía de las minicompañías La filosofía de la gestión basada en minicompañías se define como un sistema avanzado para la mejora continua de la actividad diaria, aplicando los principios de la Gestión de la Calidad Total (TQM) o Calidad de Toda la Gestión, tal como la traducen en GeyserGastech. Las minicompañías permiten desplegar la Calidad de Toda la Gestión a todos los niveles de la empresa, en sus tres pilares básicos: orientación al cliente (interno y externo), eficiencia económica o eliminación del desperdicio, y mejora del funcionamiento interno (véase el cuadro 2). En concreto, las directrices del funcionamiento de las minicompañías se definen de la siguiente manera: • Permite desarrollar una gestión participativa y autónoma, que facilita el compromiso y el sentimiento de propiedad de los trabajadores. Actúa allí donde se añade valor y donde se genera el desperdicio. Identifica las áreas prioritarias de mejora y actúa sobre aquellos factores que están El reto estaba ahí: bajo el control de no sólo había que introducir la minicompañía. Clarifica el proceso herramientas nuevas, sino que de gestión, tratando de vincular la también había que cambiar actividad diaria a la la mentalidad, la suya propia gestión de la empresa. y la de todos los trabajadores Hace que toda la de la organización organización esté orientada al cliente, ya que cada persona o área define sus proveedores y sus clientes. • • • • CUADRO 3. GESTIÓN TRADICIONAL VERSUS MINICOMPAÑÍA “Dime qué tengo que hacer” “Hagamos...” Nivel de conocimiento Minicompañía Nivel de conocimiento Gestión tradicional Número de personas 1. El conocimiento se concentra en unos pocos (dirección, especialistas y técnicos de apoyo). 2. Se desaprovechan el potencial y la creatividad de las personas. 3. Se monopolizan la información y la toma de decisiones. 4. Se malgasta el tiempo de los niveles mejor preparados en actividades “apaga-fuegos”. 5. No hay sentido de grupo ni de pertenencia a un equipo. Número de personas 1. El conocimiento se extiende a todas las personas de la unidad. 2. Se utiliza el talento de todos en resolver problemas, en organizar su área de trabajo. 3. En el trabajo diario se reacciona con rapidez ante los problemas. 4. Se promueve la creatividad de los empleados. 5. Se comparten aspiraciones, metas, problemas y resultados. Fuente: Bekaert Consulting. 9 CASOS DE GESTIÓN AVANZADA —“La verdad es que supone un gran cambio con respecto a la gestión tradicional”. —“Sí. Lo podéis ver mejor en la siguiente imagen” (véase el cuadro 3). La implantación de las minicompañías en Geyser-Gastech Para implantar la filosofía de las minicompañías, se parte de considerar cada unidad de la compañía como una empresa. Por tanto, en primer lugar había que segmentar la empresa en minicompañías. Este proceso se realizó de forma natural, partiendo de la organización anterior de la empresa. El proyecto era de gran envergadura, por lo que el equipo directivo decidió que la implantación de esta filosofía se hiciera de forma paulatina en la totalidad de la empresa. Se empezó por el proceso de Fabricación5 (véase el cuadro 4). Dentro del departamento de Fabricación se constituyeron las minicompañías teniendo como referencia cada unidad fabricante de un producto en las áreas de Elaboración y cada línea de montaje en las áreas de Montaje. Como resultado de este proceso, se obtuvieron 16 minicompañías, cuyo tamaño medio era de 20 personas (oscilaba entre 15 y 25). No obstante, no todas empezaron a CUADRO 4. IMPLANTACIÓN DE LA FILOSOFÍA DE LAS MINICOMPAÑÍAS EN GEYSER-GASTECH 10 Minicompañía Fecha de inicio Fecha de finalización Fabricación 1 Turbo, 5 L y 11 LF, VGF, VHF, Accs. Mayo de 1998 Diciembre de 1999 Fabricación 2 14 L, 5 LV, VGV, 11 LV Marzo de 1999 Abril de 2000 Junio de 2000 Noviembre de 2001 Marzo de 2002 Diciembre de 2003 Mayo de 2003 Diciembre de 2004 Servicios de Fabricación Calidad Aprovisionamiento Mantenimiento Planificación CdC 5L (Fabricación) Servicios Generales Compras Personal Informática Departamento Financiero Calidad Sistemática CdC 11 L, CdC 14 L + T I+D Fuente: Geyser-Gastech. 5 En los Servicios de Fabricación y en los Servicios Generales, esta filosofía se implantó con posterioridad. En este caso, la definición de las minicompañías se basó en los servicios existentes (en Fabricación: Aprovisionamiento, Mantenimiento, Planificación y Calidad; y en los Servicios Generales: Compras, Personal, Informática, Administración-Finanzas y Calidad Sistemática). GEYSER-GASTECH. Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías funcionar al mismo tiempo. En el departamento de Fabricación hay cuatro gestores de área y cada uno de ellos tiene bajo su responsabilidad tres áreas (futuras minicompañías). Cada gestor eligió una de ellas para implantar de forma experimental la minicompañía. Bekaert Consulting lideró las reuniones de formación de jornada completa, en las que se trabajaron los conceptos básicos de la filosofía y su seguimiento, evaluando la progresiva implantación en cada área piloto. Las reuniones se iniciaron con una frecuencia quincenal. Sin embargo, dado el momento que vivía la empresa con el lanzamiento de los productos unificados y el esfuerzo adicional a las reuniones que requería entrar en esta filosofía, rápidamente se pasó a un ritmo mensual. En estas reuniones había dos figuras: el banquero y el equipo núcleo. El banquero es la persona que da o quita recursos a la minicompañía. Esta figura fue asumida por el director de Fabricación, ya que todas las minicompañías pertenecían a su departamento. El El proyecto era de gran equipo núcleo estaba constituido por un envergadura, por lo que líder, un adjunto y un el equipo directivo decidió apoyo. El gestor del área es el líder de la que la implantación minicompañía durante su implantación y, al de esta filosofía se hiciera final de ésta, acaba de forma paulatina siendo su presidente. El adjunto es un miembro de la minicompañía, que acabará siendo responsable del equipo de mejora. Finalmente, el apoyo es un servicio clave para el desarrollo de la actividad de la minicompañía (por ejemplo, en 11 Perspectiva aérea de la planta. CASOS DE GESTIÓN AVANZADA 12 Fabricación, Aprovisionamiento, Mantenimiento, etc.). Al cabo de un año, tras haber finalizado la implantación de esta primera fase de Fabricación, se abordó una segunda fase, en la que los gestores de con la Una vez definidas las minicompañías, área, experiencia adquirida cada “empresita” debía gestionarse en la minicompañía piloto, se centraron en como tal, es decir, había otra área de su que implantar en cada una de ellas responsabilidad, esta vez sin el apoyo de las 5S y su marco operativo consultores externos. —“No creáis que todo ha sido tan fácil. En algunas áreas ha habido más dificultades que en otras. No olvidéis que todo radica en el convencimiento que las personas tienen de esta filosofía, desde la dirección hasta la totalidad de la plantilla. Si en algún punto de la línea jerárquica alguien se muestra escéptico, destruye la confianza en la filosofía y, aunque se llegue a utilizar la herramienta, nunca se alcanzarán todos sus beneficios, porque se convierte en el cumplimiento de una mera formalidad”. —“También tiene el riesgo de que, segmentando la empresa en tantas unidades, al final se pierda la visión global”. —“Sí –respondió Xabier–. De hecho, tras implantar la filosofía de las minicompañías en Fabricación, también se procedió a adoptar la gestión por procesos, como complementaria a la gestión basada en minicompañías. La gestión por procesos nos permite describir los grandes procesos de la empresa y las minicompañías nos ofrecen la posibilidad de llegar a los subprocesos de éstos. Por ejemplo, en el proceso de Pedido-Facturación, Expediciones es una actividad o subproceso muy pequeño, pero es un proceso clave de la minicompañía de Aprovisionamiento-Logística, que tendrá que definir su misión, clientes y proveedores. La visión global es lo importante; la suma de los óptimos parciales no es siempre el óptimo global. Además, es necesario que todos los engranajes de la maquinaria funcionen correctamente y estén bien lubrificados, con lo que facilitan la transmisión a la siguiente etapa (su cliente), para que el sistema funcione sin perturbaciones”. CUADRO 5. CONTENIDO DE UNA MINICOMPAÑÍA Marco operativo Mejora del área de trabajo 1. Misión 2. Personal 3. Territorio 4. Relaciones cliente-proveedor 5. Procesos 6. Procedimientos 7. Plan de gestión 8. Comunicación interna 9. Actividades de mejora OOL-5S 1. Organización 2. Orden 3. Limpieza 4. Control visual 5. Hábito y disciplina Territorio Zonas Álbum OOL Fuente: Bekaert Consulting. GEYSER-GASTECH. Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías Una vez definidas las minicompañías, cada “empresita” debía gestionarse como tal, es decir, había que implantar en cada una de ellas las 5S y su marco operativo, que integra los siguientes aspectos o herramientas: su misión, la gestión de la competencia de su personal, el territorio que ocupa y los bienes necesarios, las relaciones cliente-proveedor, los procesos y los procedimientos, el plan de gestión, la comunicación interna y las actividades de mejora. 1. Misión La misión de la minicompañía pretende dar sentido al trabajo del equipo de dicha minicompañía y es el resultado de reflexionar sobre quiénes somos y qué hacemos, qué queremos conseguir, cómo lo haremos y qué lograremos con ello, identificando los principios y valores que en ella subyacen. Para ello, el equipo que integra la minicompañía tuvo que dialogar sobre lo que entendía que era su misión, pero también tuvo que escuchar a sus superiores y a sus clientes. Al final, llegó a una síntesis que se formuló de forma clara, sencilla y comprensible. —“Esa misión es una especie de compromiso de la minicompañía con la empresa. Supongo que se revisará cada cierto tiempo, ¿no?”. —“Efectivamente, es el compromiso con la empresa y, sobre todo, con sus clientes. Por ello, sus ideas clave se trasladan a indicadores que permiten evaluar el grado de cumplimiento de la misión en la actividad diaria de la minicompañía. De hecho, su revisión se hace anualmente atendiendo a la utilidad que tiene para éstos últimos y se comprueba que sigue siendo asumida y comprendida por el conjunto de personas que integran la minicompañía”. El cuadro 6 recoge un ejemplo de la misión de la minicompañía de Materiales de Geyser-Gastech. 2. Personal El segundo paso consistió en definir y evaluar las competencias técnicas y de gestión, y las actitudes de las personas que trabajaban en cada minicompañía. Por un lado, había que fijar las necesidades de la unidad y, por otro, había que determinar su grado de alcance y el grado de El equipo que integra la polivalencia de las minicompañía tuvo que dialogar personas. Todo ello permitiría a la unidad sobre lo que entendía que era su establecer sus planes de formación y de misión, pero también tuvo que rotación, y conocer el escuchar a sus superiores progreso en el conocimiento de las y a sus clientes personas de la unidad. Esta información se exhibe en el txoko de cada minicompañía. Esta información da lugar a unas matrices de competencias cuyo seguimiento permite asegurar el alineamiento de los recursos humanos y sus competencias con las necesidades de la minicompañía. 3. Territorio Además de los recursos humanos, en una tercera fase se determinó el área de trabajo de la minicompañía, es decir, el área en la que desarrolla su actividad y de la que es responsable. Se trataba de identificar el patrimonio de la unidad, concretamente su maquinaria y utillaje (identificándolos con fichas-máquina), con el fin de crear un sentimiento de 13 Reunión para la resolución participativa de problemas. CASOS DE GESTIÓN AVANZADA propiedad de dicho patrimonio, promover el mantenimiento preventivo de uso y facilitar la formación del nuevo personal. A través de la identificación —“Contar con todo el material de los clientes y proveedores documentado, de la minicompañía se pretendió incluyendo las desarrollar la orientación al cliente instrucciones de uso, reduce entre los miembros de la unidad considerablemente las consultas del trabajador recién incorporado y, además, le hace sentirse más seguro, al saber que dispone por escrito de lo que necesita saber. Cada pieza y cada herramienta están identificadas en el lugar en el que se almacenan y se recogen, lo que evita numerosos errores, pérdidas y olvidos, y facilita la reacción antes de parar la actividad, con lo que se mejoran tanto el tiempo de realización de las tareas como la seguridad de los propios trabajadores”, aseguró Xabier. —“Ya me he fijado en que el mismo proyector que estamos utilizando tiene su propia ficha para explicar cómo funciona”. 4. Relaciones con clientes y proveedores A través de la identificación de los clientes y proveedores de la CUADRO 6. EJEMPLO DE LA MISIÓN DE LA MINICOMPAÑÍA DE MATERIALES DE GEYSER-GASTECH Misión minicompañía Materiales Aprovisionamientos-Almacén-Expediciones 14 • Somos la mC de Materiales perteneciente a Geyser Gastech, S.A. y nos dedicamos a las siguientes tareas: √ Solicitar, recepcionar y almacenar los materiales necesarios que nos suministran nuestros proveedores externos. √ Gestionar las devoluciones de material rechazado. √ Suministrar material a las líneas de Fabricación. √ Expedir el producto terminado a nuestros clientes externos. • Queremos contribuir a la consecución de ser mejores que la competencia en la relación prestación/costes, así como conseguir la satisfacción de nuestros clientes: √ Suministrando los materiales a tiempo y en las condiciones pactadas. √ Siendo flexibles con los cambios y urgencias de los clientes internos y externos. √ Reduciendo los niveles de existencias. √ Realizando las expediciones correctamente, tanto a nivel físico como a nivel administrativo. √ Minimizando las diferencias entre stock real y teórico. • Así trabajaremos con sistemática en la reducción de costes y desperdicios: √ Siguiendo la filosofía de la mejora continua de la actividad diaria. √ Manteniendo una comunicación fluida, tanto internamente como con nuestros clientes y proveedores. √ Valorando los esfuerzos y aportaciones de cada miembro del equipo. √ En un ambiente seguro, cordial y respetuoso con el medio ambiente. • A cambio recibiremos un salario acorde con la realidad social del entorno. Fuente: Geyser-Gastech. GEYSER-GASTECH. Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías minicompañía, cuarto paso, se pretendió desarrollar la orientación al cliente entre los miembros de la unidad. —“A mí me parece que en este punto radica el quid de la cuestión. Sin orientación al cliente no se alcanza la calidad en el producto, en el servicio y en la gestión, que es, al fin y al cabo, lo que queréis conseguir”. —“Así es, junto con la eliminación del desperdicio y el funcionamiento interno. Sin embargo, el hecho de conocer a tu cliente o, mejor aún, de identificar a un compañero de trabajo de otra unidad como su cliente generó más de una sorpresa, ya que mucha gente nunca lo había visto desde esa perspectiva, sino como un pesado que siempre está dando la “lata”. Por eso, vimos la necesidad de escribir y firmar unos contratos entre ambas partes, en los que se establecieran las condiciones en las que “los productos” debían ser servidos, así como la definición de indicadores cuantitativos para medir el grado del servicio proporcionado. Eso ayuda a clarificar las necesidades de los clientes y las demandas de los proveedores. Además, es muy importante conocer y mejorar sistemáticamente el grado de satisfacción de los clientes principales. Para ello, se realizan encuestas de satisfacción de los clientes, cuyos resultados han ido mejorando en el tiempo”. —“Al principio, la firma de estos contratos suscitó algunas dificultades por el hecho de que no todas las unidades de la empresa estaban funcionando como minicompañías y, por ello, no entendían que tuvieran que firmar un contrato con sus propios compañeros. ¿Cómo se solucionó? El gerente intervino para recordar que, aunque no estuviera todavía completamente implantada, la operativa de las minicompañías debía ser asumida tanto por las áreas que la habían implantado como por las que aún no lo habían hecho”. Los clientes y proveedores de la unidad son dibujados en un mapa de relaciones, llamado “planetario”, que indica el grado de relación entre ambos. 6 5. Procesos Tras haber aclarado en cada minicompañía la identidad del cliente, había que estudiar los procesos que se desarrollaban en ella, identificando las actividades que añaden valor y aquéllas que son desperdicio con objeto de eliminar y reducir éstas últimas, y, en general, controlar la eficiencia de los procesos principales a través de los indicadores básicos de actividad: calidad, El hecho de conocer coste, servicio, seguridad y moral a tu cliente o, mejor aún, (QCDSM6). de identificar a un compañero En este sentido, Xabier nos aseguró de trabajo de otra unidad que “al acabar la exposición, como su cliente generó visitaremos la planta y más de una sorpresa allí veremos los paneles, en los que aparecen los indicadores básicos de la actividad; el catálogo de defectos con su codificación, sus fotos y el ‘Museo de los horrores’, que recoge los errores más significativos que la línea productiva ha generado, como tubos mal curvados, piezas abolladas, etc.; las hojas de registro, fáciles de usar, de datos de defectos y otros apoyos visuales de los que los trabajadores se sirven para simplificar sus tareas y mejorar aspectos a menudo nimios, pero altamente frecuentes, en sus tareas cotidianas”. 6. Procedimientos El sexto aspecto que había que abordar en la filosofía de las minicompañías era la forma de realizar las tareas: los procedimientos. El objetivo era tener una sistemática de trabajo normalizada para realizar tareas con mayor impacto en el QCDSM, es decir, unificar criterios que aseguraran que toda la organización realizaba las tareas de la mejor forma comprobada. El objeto de todo ello no era otro que buscar la homogeneidad de los productos y servicios suministrados, desarrollando la estandarización necesaria para realizar la gestión del Iniciales de Quality, Cost, Delivery, Safety y Motivation. 15 CASOS DE GESTIÓN AVANZADA conocimiento y facilitar la formación de nuevas incorporaciones. Xabier señaló que esta labor “exigió un esfuerzo de documentación de las tareas desempeñadas por cada puesto que describiera de forma detallada, sencilla y, en la medida de lo posible, ilustrada las distintas actividades de la Había que establecer minicompañía con la participación de las el plan de gestión personas implicadas de la minicompañía directamente en el trabajo. Aunque esta en el que se determinaran fase es importante en todos los casos, lo es los objetivos que había que especialmente en los mantener y los que había puestos y/o minicompañías que mejorar configuradas por una única persona, cuya ausencia puede resultar dramática si no se plantean ésta y otra serie de medidas que permitan su fácil sustitución. A fin de cuentas, se trata de gestionar el conocimiento que hay en la empresa”. 16 Reconocimiento a los miembros de la minicompañía de 11 litros Vaillant por una sugerencia materializada. 7. Plan de gestión A partir de todo este análisis, había que establecer el plan de gestión de la minicompañía en el que se determinaran los objetivos que había que mantener y los que había que mejorar, de forma que, al priorizarse las mejoras, se orientaran los esfuerzos de la minicompañía hacia ellos y se manifestara el alineamiento de la unidad con las prioridades de la empresa y de sus procesos principales. Para lograrlo, el plan establece –y compromete a la minicompañía a conseguirlos– unos objetivos comunes para un período anual, a partir de la identificación de áreas prioritarias y el establecimiento de objetivos, metas, indicadores y planes de acción para su consecución. A menudo, como los objetivos de mejora vienen dados por el despliegue de objetivos por procesos, suelen ser multidepartamentales, es decir, varias minicompañías tienen que trabajar en equipo para conseguir un mismo objetivo. “Con ello –apunta Xabier– se lograba hacer visibles los objetivos a través de indicadores, metas y planes de mejora concretos, y poner de manifiesto un número reducido de objetivos de mejora (no se puede pretender mejorar todo al mismo tiempo), mientras que el resto de los indicadores QCDSM se mantenía en sus niveles controlados. Como fin último, se pretendía desarrollar un sentimiento de propiedad en el personal, que generara compromiso hacia la mejora continua”. 8. Plan de comunicación interna El penúltimo paso consistía en articular ese vehículo formal de diálogo horizontal y vertical que es la comunicación interna. La comunicación con el personal permite saber lo que se está logrando; reconocer, actuar o prevenir en consecuencia; y, en todo caso, identificar, analizar y resolver los problemas que puedan ir surgiendo y que afecten al buen funcionamiento de la unidad. Esta comunicación, con información basada en datos y hechos (no en opiniones), actual, transparente y fácilmente comprensible, comenta Xabier, se apoya en todos los soportes: el verbal, el escrito y el visual. El verbal, en la reunión de cinco minutos diaria (para la actualización de indicadores y parámetros de control y de información de temas relevantes), en la reunión mensual (de información sobre la marcha de la minicompañía, la GEYSER-GASTECH. Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías formación y la resolución participativa de problemas) y en la reunión anual de actividad y el audit de la dirección. El soporte escrito está constituido por actas e informes, y el visual, por el “txoko de calidad”. Este txoko está formado por el panel “Marco operativo”, en el que se muestran los documentos más relevantes de éste; el panel “Marcador”, en el que se presentan la evolución del plan de gestión de la minicompañía, así como de todos sus indicadores básicos de actividad, y las actas e informes de todas las reuniones de la minicompañía; y el “Museo de los horrores”. 9. Actividades de mejora El último paso consiste en abordar la cuestión de mantener una mejora continua en la minicompañía como parte del trabajo diario; es decir, cada minicompañía debe pensar cómo resolverá los problemas que se le vayan planteando. Para ello se estructuran las actividades de mejora y se da cauce a la participación del personal, entre otros, por medio del sistema de sugerencias. Asimismo, se dispone de un método para abordar sistemáticamente la resolución de problemas, de forma complementaria al plan de gestión. Ello ha requerido formar al equipo en herramientas de resolución de problemas, aplicar de forma disciplinada los métodos de mejora estandarizados, enfatizar el “cómo-método” más que el “cuánto” se consigue, implantar rápidamente acciones de mejora y realizar un seguimiento riguroso en su ejecución, y promover, difundir y reconocer las mejoras desarrolladas en la unidad. Mejora del área de trabajo: 5S En paralelo a la implantación del marco operativo, se mejora el área de trabajo, aplicando las 5S: “Organización”, “Orden”, “Limpieza”, “Control visual” y “Hábito y disciplina”. Lejos de querer conseguir un puesto de trabajo estéticamente “bonito”, se pretende trabajar de forma mucho más eficiente en cuanto a calidad y a coste. En concreto, con “Como fin último, se pretendía respecto a la calidad, desarrollar un sentimiento de se evitan confusiones y se detectan propiedad en el personal, que anomalías generara compromiso hacia la rápidamente. Con respecto al coste, se mejora continua” minimizan las averías y el tiempo de desplazamiento y de búsqueda de útiles y documentación necesarios, y se reduce el espacio y el inventario de herramientas necesarias. Además, se obtienen mejoras significativas en la gestión de las personas: desde la prevención de accidentes hasta la mejora de la comunicación y la motivación por trabajar en un entorno más agradable. —“Y, en fin, esto es todo acerca de la forma de funcionamiento interno que tenemos en Geyser-Gastech. Supongo que os habrán quedado dudas, porque he ido un poco deprisa...”. —“La verdad, Xabier, es que ha sido una exposición muy interesante. Me parece destacable que, a pesar de ser una empresa tan joven, hayáis sabido encontrar y aplicar con éxito esta filosofía novedosa que os permite ser excelentes en vuestra actividad fundamental. Además, se ve que ha sido un proceso estructurado y que aún está abierto. Sinceramente, creo que ésta es una experiencia que a otras empresas productivas les podría interesar conocer”. —“Lo cierto es que muchas empresas y universidades nos han visitado en los últimos meses, interesadas en nuestra forma de trabajar”. —“¿No te parece, Xabier, que se podría escribir un caso que cuente cómo ha sido el proceso de implantación de las minicompañías en Geyser-Gastech?”. 17 Notas pedagógicas • Notas pedagógicas • Notas pedagógicas GEYSER-GASTECH Hacia la excelencia en gestión a través de las minicompañías Geyser-Gastech es una joint-venture que nace fruto del acuerdo al que llegan sus dos socios: Fagor Electrodomésticos, del grupo Mondragón Corporación Cooperativa (MCC), y la multinacional alemana Vaillant-Hepworth. Esta empresa fabrica calentadores de agua a gas, cuya comercialización desarrollan sus propietarias. La madurez del sector en el que operan, unida a la naturaleza del calentador de agua a gas, obliga a esta empresa a no poder plantearse la producción sino en términos de excelencia. Para ello, ha implantado la gestión basada en minicompañías, que permite desplegar la Calidad de Toda la Gestión a todos los niveles de la empresa, en sus tres pilares básicos: orientación al cliente (interno y externo), eficiencia económica o eliminación del desperdicio, y mejora del funcionamiento interno. Cuestiones de estrategia competitiva 1. ¿Cuál es la situación del mercado de esta empresa y cuáles son los factores clave de éxito del sector en el que se encuentra? 2. Analice las alternativas estratégicas que podría haberse planteado la empresa en el sector. ¿Cuál de ellas cree que hubiera adoptado usted? 3. ¿Conoce otras empresas que, en sectores de características y evolución similares, hayan actuado de forma parecida? ¿Y otras empresas cuya actuación haya sido distinta? 4. ¿Qué ventaja competitiva está desarrollando la joint-venture Geyser-Gastech? ¿Cree que es una ventaja competitiva sostenible? 5. ¿En qué medida cree que la forma de implementar la estrategia la ha condicionado? Cuestiones de estrategia corporativa 1. ¿Cuáles son las ventajas que cada uno de los socios obtiene por pertenecer a esta alianza? ¿Qué es lo que cada uno de ellos aporta a la joint-venture? 2. ¿Qué condiciones debe cumplir esta alianza para que funcione, es decir, para que siga siendo de interés para ambos socios? 3. ¿Qué posibilidades de crecimiento tiene Geyser-Gastech? 4. ¿En qué medida cree que las distintas nacionalidades o las diferentes personalidades jurídicas de ambos socios han podido afectar (positiva o negativamente) al hecho de que la alianza se haya desarrollado con éxito? Cuestiones sobre las minicompañías 1. Las minicompañías se pueden entender como una fórmula de gestión y como una filosofía de empresa. ¿Desde qué perspectiva cree que se ha planteado su implantación en Geyser-Gastech? 2. ¿Cuáles son las principales ventajas que aporta la implantación de esta forma de gestión? ¿Qué ventajas competitivas permite conseguir? 3. ¿Qué cree que aporta la filosofía de las minicompañías frente a la gestión por procesos? 4. Esta forma de gestión ha requerido en Geyser-Gastech cinco años de trabajo del equipo directivo para aprender a funcionar bajos sus claves y dar a conocerla. En este sentido, ¿qué aspectos cree que son críticos para el buen funcionamiento de las minicompañías? 5. ¿Cree que es una forma de gestión que puede implantarse al 100% en las empresas? ¿Cuál cree que es el secreto que ha seguido Geyser-Gastech para lograr implantar esta forma de gestión? 6. ¿Qué deficiencias encuentra en la filosofía de las minicompañías? ¿Cómo pueden resolverse? Desde su fundación en 1996, el Cluster del Conocimiento reúne a todos los agentes relacionados con la gestión empresarial. Entre sus organizaciones socias se encuentran los agentes oferentes de conocimiento en gestión (universidad, centros dedicados a la formación en gestión para los cuadros directivos, consultorías e ingenierías) y los demandantes de estos conocimientos (empresas e instituciones), con el objetivo de contribuir a la innovación y mejora de la gestión empresarial en el País Vasco. El objetivo fundamental de los Casos de gestión avanzada es dar a conocer las experiencias de diferentes empresas con el fin de propiciar la reflexión sobre las claves del éxito logrado por ellas y de difundir los nuevos enfoques y prácticas de gestión tanto en los medios empresariales como en los académicos. Los Casos pretenden, en definitiva, potenciar el aprendizaje por medio de la experiencia y la reflexión. www.clusterconocimiento.com www.portaldelagestion.com © Cluster Conocimiento Parque Tecnológico de Bizkaia, Edificio 101 48170 Zamudio (Bizkaia) E-mail: clusterc@clusterconocimiento.com