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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
CONCEPTO 40185
(15 de junio de 2012)
Señor
Camilo Origua
Correo electrónico: Kamilo_a@hotmail.com
Bogota D.C. , DISTRITO CAPITAL
Referencia:
Historia Clínica
Referenciado:
4-2012-003062
Respetado señor Origua:
Damos respuesta a su solicitud de concepto relacionado con la Historia Clínica, en los siguientes
términos:
El derecho a conocer y solicitar una historia clínica, desde el análisis constitucional, está ubicado y
se soporta no en el derecho fundamental al acceso a los documentos públicos, sino en el ámbito
del derecho a la intimidad de las personas, derecho consagrado en el artículo 15 de la Constitución
Política, ya que se trata de una información privada que sólo concierne a su titular y excluye del
conocimiento a las demás personas, así sean en principio, sus propios familiares, no
obstante, que su médico tratante como el demás cuerpo tratante, incluida la Institución
prestadora, serán los llamados a conservarla, en tanto, tendrán acceso a la misma.
Señala el precepto Constitucional:
“Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar (…)”
La Ley 23 de 1981, contentiva del Código de Ética Médica, define en el artículo 34:
“La historia Clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un
documento privado, sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido por terceros previa
autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley".
Se define, además, en la citada ley el concepto del secreto profesional, entendido como aquello
que no es ético o lícito revelar sin justa causa, pues pertenece al fuero íntimo de su titular, por lo
que su revelación solo podrá realizarse en los casos previstos en la norma y advierte que habrá de
tenerse en cuenta los consejos que dicten la prudencia para su revelación, señalando, en forma
taxativa, los casos en los que será procedente la revelación del secreto profesional en los
siguientes caso(artículo 38):
“a) Al enfermo, en aquello que estrictamente le concierne y convenga;
“b) A los familiares del enfermo, si la revelación es útil al tratamiento;
“c) A los responsables del paciente, cuando se trate de menores de edad o de personas
mentalmente incapaces;
“d) A las autoridades judiciales o de higiene y salud, en los casos previstos por la Ley;
“e) A los interesados, cuando por defectos físicos irremediables o enfermedad graves infecto
contagiosas o hereditarias, se ponga en peligro la vida del cónyuge o de su descendencia.”
No obstante, la Resolución N° 1995 de 1999, expedida por el Ministerio de Salud, hoy Ministerio de
Salud y la Protección Social, establece normas para el manejo de la Historia Clínica, en el sentido
de ampliar el contenido y lo dispuesto en la ley, para permitir el conocimiento de ésta a otras
personas, por razones de necesidades prácticas y actuales, como en el caso de los auditores
médicos de aseguradoras y prestadores responsables de la calidad del servicio de salud brindado.
Dispone la Resolución 1995 de 1999, en cita:
“a) La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se
registran cronológicamente, las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento
únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos
previstos por la ley.”
“Artículo 12. Obligatoriedad del Archivo. Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener
un archivo único de historias clínicas en las etapas de archivo de gestión, central e histórico, el cual
será organizado y prestará los servicios pertinentes guardando los principios generales
establecidos en el Acuerdo 07 de 1994, referente al Reglamento General
de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación y demás normas que lo modifiquen lo
adicionen.”
“Artículo 13 La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que
la generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo señalados en la
presente resolución, sin perjuicio de los señalados en otras normas legales vigentes.
Parágrafo Primero. Del traslado entre prestadores de servicios de salud de la historia clínica de un
usuario, debe dejarse constancia en las actas de entrega o de devolución, suscritas por los
funcionarios responsables de las entidades encargadas de su custodia.
Parágrafo Segundo. En los eventos en que existan múltiples historias clínicas, el prestador que
requiera información contenida en ellas, podrá solicitar copia al prestador a cargo de las mismas,
previa autorización del usuario o su representante legal.
Parágrafo Tercero. En caso de liquidación de una Institución Prestadora de Servicios de Salud, la
historia clínica se deberá entregar al usuario o a su representante legal. Ante la imposibilidad de su
entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la empresa designará a cargo de
quien estará la custodia de la historia clínica, hasta por el término de conservación previsto
legalmente. Este hecho se comunicará por escrito a la Dirección Seccional, Distrital o Local de
Salud competente, la cual deberá guardar archivo de estas comunicaciones a fin de informar al
usuario o a la autoridad competente, bajo la custodia de quien se encuentra la historia clínica.
“Artículo 14.- Acceso a la Historia Clínica. Podrán acceder a la información contenida en la historia
clínica, en los términos previstos en la Ley:
“1) El usuario.
“2) El Equipo de Salud.
" 3) Las autoridades Judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
“4) Las demás personas determinadas en la ley.
“Parágrafo. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente
para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse
la reserva legal.”
"Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. Modificado por el artículo 2° de la Resolución
1715 de 2005 del Ministerio de la Protección Social. Su texto quedará así: La historia clínica debe
conservarse por un periodomínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última
atención. Mínimo tres (3) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y
mínimo siete (7) años en el archivo central.
Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse".
“Artículo 16. Seguridad del Archivo de Historias Clínicas. El prestador de servicios de salud, debe
archivar la historia clínica en un área restringida, con acceso limitado al personal de salud
autorizado, conservando las historias clínicas en condiciones que garanticen la integridad física y
técnica, sin adulteración o alteración de la información.
“Las instituciones prestadoras de servicios de salud y en general los prestadores encargados de la
custodia de la historia clínica, deben velar por la conservación de la misma y responder por su
adecuado cuidado.”
Sobre el carácter reservado de la historia clínica, cabe advertir, que la jurisprudencia, en forma
reiterada, ha insistido en otorgarle la protección ordenada por la Constitución a este documento,
por lo que la Corte dijo en sentencia T-161 de 1993, en el caso de la entrega del informe de salud
ocupacional de un trabajador a la empresa donde laboraba, que ello constituyó un atropello a la
intimidad del afectado, nos permitimos traer a colación unos apartes:
"En lo que atañe al presunto quebrantamiento de los derechos a la intimidad y al buen nombre,
mediante la acción del I.S.S., esta Sala de Revisión, considera que la entrega del informe de salud
ocupacional, a la empresa, implica un atropello del derecho a la intimidad, toda vez, que los
patronos únicamente tienen derecho al acceso a la información, referente a las consecuencias de
dicho informe sobre la situación medico ocupacional del Trabajador, para que puedan adoptar las
medidas que permitan ubicar al trabajador en una labor acorde con su estado de salud, pues,
según el Código de Ética Médica la historia clínica, y el informe mencionado forma parte de ésta,
es reservada y sólo puede ser conocida por el paciente, o por terceros, con la autorización de
éste." (se subraya) (sentencia T-161 de 1993, M.P., doctor Antonio Barrera Carbonell)
“(...) “Pero no ha examinado el caso que plantea el demandante, quien considera que por haber
fallecido su padre, a él, como hijo, se le transfiere el derecho de levantar la reserva de la historia
clínica de su señora madre, a pesar de haber muerto sin haber dado autorización para levantar tal
reserva. El demandante asimila su derecho al de la transmisión de derechos hereditarios.”
Además debe tenerse en cuenta, lo dicho en sentencia T-650 de 1999 de la Corte Constitucional,
respecto al derecho del titular de la historia clínica, fallecido, caso en el cual se indicó:
“Como se ve, la decisión del Tribunal examinó tanto lo planteado por el Hospital como por el
demandante, y su decisión no correspondió a un capricho o arbitrariedad. Por el contrario, el
juzgador expresó razones semejantes a las expuestas por esta Sala de Revisión, en el punto
anterior de esta sentencia, para negar el acceso al demandante a la historia clínica de su señora
madre, al estimar que no corresponde a un derecho de índole patrimonial, que pueda transmitirse
por causa del fallecimiento del titular.” “(…)”
“En cuanto al segundo asunto alegado por el demandante para incoar su tutela: una eventual
demanda contra el Hospital, por el manejo médico, se recuerda que el
Código de Procedimiento Civil, Capítulo IX, consagra las pruebas anticipadas, para fines
judiciales, con citación y audiencia de la presunta contraparte. En este trámite, el juez, a pedido del
interesado, puede solicitar válidamente la copia del documento reservado. Este es el camino que
debe seguir el demandante.”
En este orden de ideas, tenemos que la Historia Clínica es un documento de carácter confidencial
y privado, sometido a reserva, por lo que la regla general es que terceras personas no pueden
tener acceso a la historia clínica excepto que el paciente o persona titular de ésta expresamente lo
autorice en forma previa, o en los casos previstos por la ley, según lo señalado en el artículo 38 de
la Ley 23 de 1981, concordante con lo reiterado en la Resolución 1995 de 1999 expedida por el
hoy Ministerio de Salud y la Protección Social, el cual en su artículo 14 taxativamente señala las
personas que pueden acceder a este documento y sus anexos, como son: el usuario; el equipo de
salud, entendido como los profesionales, técnicos y auxiliares que realizan atención clínico
asistencial directa al usuario; las entidades administradoras de recursos del sistema general de
seguridad social en salud tales como son las EPS y ARP, entre otras, dentro de la labor de
auditoría que le corresponde adelantar, en armonía con las disposiciones generales que se
determinen en materia de facturación, según lo dispuesto en el artículo 5° del Decreto 1725 de
1999; los auditores médicos de las prestadoras responsables de la evaluación de la calidad del
servicio brindado; las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos por la ley, y las
demás personas indicadas en ésta.
Por consiguiente, conforme a lo anteriormente citado, éstas son únicamente las personas que
están llamadas a tener acceso a la historia clínica. No obstante, el paciente o usuario podrá pedir
copias de su historia
clínica, cuantas veces lo solicite y requiera, y corresponde a la Institución determinar si cobra el
valor de las mismas, que lo será dentro del marco de lo dispuesto en las normas, artículo 4° del
Decreto 1725 de 1999.
La autorización para levantar la reserva de la historia clínica, corresponde solamente al dueño de
ésta, por ser de aquellos derechos que la doctrina llama de la personalidad. Es decir, se trata de
derechos que están unidos a la persona, son inseparables de ella, son intransmisibles y tienen un
carácter extrapecuniario, pues tienen un interés de orden moral, no estimable en dinero, pero que
en algunos casos puede dar lugar a indemnizaciones. Por consiguiente, con el fallecimiento del
titular del derecho no desaparece el carácter reservado de su historia clínica, y para levantar tal
reserva, existen los medios judiciales, a los que nos referimos y a los que se debe acudir en caso
tal, para obtener la orden correspondiente.
Ahora bien, las normas que regulan el manejo y conservación de las historias clínicas como son la
Ley 23 de 1981 en concordancia con la Resolución 1995 de 1999, artículo 13, modificado por el
artículo 1° de la Resolución 1715 de 2005, y el artículo 110 del Decreto Ley 019 de 2012, ordenan
que la historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez años, contados a partir de
la fecha de la última atención, así: mínimo tres años en el archivo de gestión del prestador de
servicios de salud, y mínimo siete años en el archivo central. De tal modo, que el trámite pertinente
para la custodia y conservación de las Historias Clínicas, en los casos de liquidación de la entidad
o prestadora encargada de su conservación, perteneciente al Sistema General de Seguridad Social
en Salud, ha sido objeto de modificaciones y ajustes conforme a las disposiciones enunciadas, así:
La Resolución 1715 de 2005, artículo 1°, señala:
"Artículo 1°. Modificar el parágrafo tercero del artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999, el cual
quedará así:
"Parágrafo 3°. En caso de liquidación de una entidad perteneciente al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, responsable de la custodia y conservación de las historias clínicas,
esta entidad deberá entregar al usuario o a su representante legal la correspondiente historia
clínica, para lo cual publicará como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación
nacional con un intervalo de ocho (8) días, en el cual se indicará el plazo y las condiciones para
que los usuarios retiren sus historias clínicas, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses,
contado, a partir de la publicación del último aviso.
"Ante la imposibilidad de su entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la
empresa levantará un acta con los datos de quienes no recogieron dichos documentos, y
procederá a destruir las historias clínicas no reclamadas en las cuales la última atención o
tratamiento se hubiere practicado en un término igual o superior a los diez (10) años anteriores,
contados en la fecha en la que se cumpla el plazo previsto en el inciso anterior.
"Para adelantar la destrucción se levantará un acta, que será firmada por el responsable del
archivo de las historias clínicas y el Revisor Fiscal o Contralor del proceso, según el caso, en la
cual se identificarán los documentos que serán destruidos, señalando expresamente que la fecha
de la última atención se ajusta a lo establecido en el inciso anterior, documento que será remitido a
la Dirección Seccional, Distrital o Local de Salud competente y a la Superintendencia Nacional de
Salud, entidades que la conservarán, con el fin de informar al usuario o a la autoridad que lo
solicite, el destino de la historia clínica.
"Las historias clínicas no reclamadas, cuya última atención se hubiere practicado en un plazo
inferior a los diez (10) años señalados en el inciso segundo de este parágrafo, serán remitidas a la
última Entidad Promotora de Salud en la cual se encuentre afiliado el usuario".
Por otra parte, la norma antitrámite, esto es, el Decreto Ley 019 de 2012 respecto al procedimiento
a seguir en el caso de la liquidación de la entidad responsable de la conservación y custodia de la
Historia Clínica establece lo siguente:
"Artículo 110. Historias Clínicas. El parágrafo 3 del artículo 13 de la Ley 23 de 1981, quedará así:
"Parágrafo 3. En caso de liquidación de una entidad perteneciente al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, responsable de la custodia y conservación de las historias clínicas,
esta entidad deberá entregar al usuario o a su representante legal la correspondiente historia
clínica, para lo cual publicará como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación
nacional con un intervalo de ocho (8) días, en el cual se indicará el plazo y las condiciones para
que los usuarios retiren sus historias clínicas, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses
más, contada, a partir de la publicación del último aviso.
"Ante la imposibilidad de su entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la
empresa levantará un acta con los datos de quienes no recogieron dichos documentos, y
procederá a remitirla en cada caso a la última Entidad Promotora de Salud en la cual se encuentre
afiliado el usuario, con copia a la dirección seccional, distrital o local de salud competente, la cual
deberá guardar archivo de estas comunicaciones a fin de informar al usuario o a la autoridad
competente, bajo la custodia de quien se encuentra la historia clínica.
"La Entidad Promotora de Salud que reciba la historia clínica la conservará hasta por el término
previsto legalmente."
No obstante lo anterior, la norma antitrámite, es decir, el Decreto Ley 019 de 2012, resulta no lo
suficientemente claro, puesto que para modificar la norma, se refiere al parágrafo 3 del artículo 13
de la Ley 23 de 1981, sin que tal norma exista, imprecisión que genera una irregularidad.
Adicionalmente se observa, que no se establece o prevé un procedimiento en caso de destrucción
de la Historia Clínica, por lo que en criterio de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia
Nacional de Salud, atendiendo el deber de conservación y custodia de la Historia Clínica, que le
asiste a los prestadores de servicios de salud, en caso de su pérdida o destrucción, éstos deberán
adelantar las acciones necesarias tendientes a la reconstrucción de las mismas, para lo cual,
deberá informar al titular de la ésta sobre dicha situación, así como formular las respectivas
denuncias penales ante las autoridades competentes.
En lo que respecta a las sanciones o multas en que puede incurrir un prestador de servicios de
salud que tiene bajo su custodia una historia clínica y ésta se destruye, debemos indicar que el
artículo 21 de la Resolución 1995 ha dispuesto, que “Los Prestadores de Servidos de Salud que
incumplan lo establecido en la presente resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de
conformidad con las disposiciones legales vigentes."
En consecuencia, la persona particular que revele una información que se encuentre en la historia
clínica de un paciente, puede incurrir en la comisión de una conducta penal o delito de divulgación
y empleo de documentos reservados, sancionable conforme a las normas del Código Penal.
Si se trata de una persona que trabaje como empleada pública se podría incurrir en la comisión de
una conducta penal, o delito de revelación de secreto ó utilización de asunto sometido a secreto o
reserva, o el delito de prevaricato sancionable conforme a las normas del Código Penal.
Adicionalmente, cabe anotar, que si bien el paciente es el propietario o dueño de la historia clínica,
existe una responsabilidad compartida frente a ella, puesto que, quienes consignan las
anotaciones son sus autores
intelectuales; por lo que, en el caso de omitir anotar algún procedimiento o medicación, o si por el
contrario, se hacen anotaciones de las condiciones de salud del paciente de actos médicos o
procedimientos que nunca se realizaron, o no se precisa en ella lo real de su estado de salud, esto
puede ser usado en contra de quien realizó la omisión, exponiéndose a las sanciones del el
Tribunal de Ética Médica, disciplinarias de la Procuraduría General de la Nación y las
administrativas de la Superintendencia Nacional de Salud, teniendo en cuenta a la vez, que las
irregularidades por imprecisión en la información consignada, podrían constituir la comisión del
delito penal de falsedad ideológica en documento privado. Sin contar así mismo, que existe una
responsabilidad de la institución prestadora, que tiene una labor de custodia y cuidado de la
Historia Clínica.
Por último, y para dar respuesta a la consulta, de acuerdo a lo anterior, corresponde a la
Superintendencia Nacional de Salud como ente de inspección, vigilancia y control, una vez sea
informada y puesto en su conocimiento los hechos concretos por irregularidades o violaciones a la
reserva de las historias clínicas que se cometan, adelantar la correspondiente investigación y
evaluación de las presuntas irregularidades, para aplicar las sanciones administrativas del caso y
para, ponerlas en conocimiento de la autoridad competente, respectiva, según lo que se decida.
El anterior concepto se expide bajo los parámetros y lineamientos consagrados en el artículo 25
del Código Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
William Javier Vega Vargas
Jefe Oficina Asesora Juridica