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Código: PD-BBT-03
PROCESOS MISIONALES
PROCEDIMIENTO INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Versión: 4.0
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Fecha: Mayo de 2014
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Misionales
PROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Inventario de material bibliográfico
CÓDIGO: PD-BBT-03
PRODUCTOS: Listado de los materiales perdidos o extraviados en las bibliotecas
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar el inventario del material bibliográfico existente en cada una de las colecciones de la biblioteca José Manuel
Rivas Sacconi, con el propósito de comparar la información registrada en el SIB KOHA, con las existencias físicas de los estantes en
cada una de las colecciones y obtener el índice de pérdida o extravío de los documentos, al igual que el porcentaje de crecimiento
de las colecciones.
ALCANCE: Inicia con la definición del cronograma de inventario, hasta la finalización y entrega del informe final.
DEFINICIONES:
 Sistema de Información Bibliográfico (SIB): Sistema integrado de gestión de bibliotecas que le permite administrar
eficientemente los recursos bibliográficos y servicios de las bibliotecas.
 KOHA: Nombre del sistema de información bibliográfica (SIB) empleado en las bibliotecas del Instituto Caro y Cuervo para la
Administración de los recursos y servicios. Para la administración de inventarios se emplean los siguientes módulos:
 Módulo Catalogación: A través de este modulo se ingresa a la base de datos la descripción bibliográfica de cada uno de los
títulos e ítems (volúmenes, ejemplares) que ingresan a la biblioteca, de acuerdo con las hojas de trabajo definidos para las
tipologías documentales en el formato MARC.
 Módulo de Reportes / Estadísticas: Permite la generación de informes estadísticos de las actividades desarrolladas en
cada uno de los módulos.
 Inventario: Opción que facilita el levantamiento del inventario de forma automática mediante la lectura del código de barras.
El sistema permite confrontar los materiales existentes en la estantería con los registrados en la base de datos a través de un
archivo plano o un xls.
 Sistema de radio frecuencia (RFID): Tecnología que permite la identificación de cada ítem (volúmenes, ejemplares)
ingresados a las colecciones y facilita la obtención de datos remotamente por medio de ondas de radio. Funciona en base a
un chip que contiene la información del producto, en nuestro caso los libros y otros medios, y éste envía la señal a un
receptor”1. Este sistema se compone de los siguientes equipos y dispositivos:
 Asistente digital portátil - Lector (Hand Held): Equipo con el cual se leen los tags o etiquetas de radio frecuencia que
1.
Maturana, Cristina. RFID : El código de barras inteligente para bibliotecas. Santiago de Chile : Departamento de Gestión de Información. En: Serie Bibliotecología y gestión de Información Oct. 2006, No. 18. pág.
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identifican los libros.
 PAD Antena: Equipo que permite grabar los datos del número de inventario o código de barras asignado a cada ítem en las
etiquetas o tags RFID que se fijan en la pasta de cada libro.
 TAGS o etiquetas RFID: Dispositivo que se adhiere al libro y contiene el chip donde se almacena los datos del número de
inventario de cada uno de los ítems; a partir de este dispositivo se genera una señal de radiofrecuencia la cual puede ser
captada por un lector RFID.
 RFID: Sigla de Radio Frequency IDentification, en español identificación por radiofrecuencia) es un sistema de
almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas o tags RFID”2.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la realización del inventario, Manuales para el manejo de los módulos del Sistema de
Información Bibliográfica (SIB) KOHA.
CONDICIONES GENERALES:
 Antes de iniciar el proceso de inventario, se deberá ordenar cada una de las colecciones con el fin de facilitar el
levantamiento de la información y posterior revisión de los listados generados a través del SIB KOHA con la relación del
material no inventariado.
 Antes de iniciar con el proceso de inventario todos los ítems de la colección a inventariar deberán tener asignado el tag RFID.
 Antes de asignar la etiqueta RFID se deberá validar que el código de barras asignado al ítem corresponda con el asignado en
el SIB y el fijado físicamente al ítem.
 Cada uno de los ítems que conforman las colecciones de libros deberán tener asignado el tag RFID, y los datos
almacenados en este dispositivo deberá corresponder al código de barras asignado en la base de datos.
 Anualmente en el período inter-semestral de final de año se realizará el inventario de las colecciones de libros que tengan
alta rotación.
 Para facilitar la realización del proceso de inventario de la colección de libros y culminación del mismo en el menor tiempo, se
procurará que el personal esté disponible y dedicado solamente a esta actividad.
 Se informará con 10 días de anticipación a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes, Empleados e instituciones
que tienen el convenio de préstamo inter-bibliotecario activo) las fechas de realización del inventario.
 Se deberá solicitar a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes y Empleados) la devolución del material prestado
antes de la realización del inventario, salvo en aquellas situaciones que el material sea requerido con urgencia y no pueda
2.
RFID. [En línea] http://es.wikipedia.org/wiki/RFID. [Consultado Abril de 2014]
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esperar la finalización del proceso de inventario.
 Durante el período de inventario, se cerrará la biblioteca al igual que el servicio de préstamo.
 Se marcará en el SIB cada uno de los libros inventariados, con el fin de llevar el control de los ítems inventariados y facilitar
el proceso de identificación de aquellos que no fueron inventariados.
 Para la realización del inventario de dispondrán de los implementos necesarios como: Tapabocas, guantes, lápices, entre
otros.
MARCO LEGAL: N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD
1
DEFINICIÓN DEL
CRONOGRAMA
2
IDENTIFICACIÓN DE
LAS COLECCIONES
A INVENTARIAR
3
CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL
DESCRIPCIÓN
ÁREA
CARGO
Programación de las fechas de Biblioteca Profesional
realización
del
inventario,
Especializado,
colecciones
a
inventariar,
actividades a realizar, personal
que participará en el inventario.
Distribución, señalización del Biblioteca Profesional
número de estantes y disposición
especializado,
de los espacios de trabajo con
Profesional,
mesas auxiliares.
Técnico
Instrucción al personal sobre la Biblioteca Profesional
metodología a llevar a cabo en el
especializado,
proceso del levantamiento del
inventario y entrega de los
insumos necesarios (tapabocas,
guantes, lápices, sellos, guías)
 Punto de control
REGISTROS
SIA
Cronograma
inventario
de NA
Cronograma
inventario
de NA
Formato
de NA
asistencia
a
eventos,
capacitaciones,
inducciones,
conferencias
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LEVANTAMIENTO
DEL INVENTARIO
Lectura con el asistente digital
portátil de RFID de cada uno de
los ítems ubicados en los
estantes.
Descarga en el computador del
archivo en texto plano, con los
códigos de barras leídos de los
ítems ubicados en los estantes a
través del sistema RFID de las
colecciones inventariar.
Cargar en el SIB KOHA el
archivo en texto plano que
contiene los datos de los códigos
de barras leídos, definición de la
fecha de inventario y ejecución
de los reportes correspondientes
para la marcación de los ítems
inventariados.
Generación de los reportes con la
lista de los ítems que no se
encontraron en la colección.
Revisión en la colección de la
lista de los ítems que no se
encontraron en la colección y
señalización en el SIB de los
ítems extraviados o perdidos.
Biblioteca Profesional,
Auxiliar
administrativo,
Técnico
Biblioteca Profesional,
Auxiliar
administrativo,
Técnico
NA
NA
NA
NA
Biblioteca Profesional
especializado
Profesional,
Auxiliar
administrativo,
Técnico
SIB KOHA
NA
Biblioteca Profesional
especializado
Profesional,
Auxiliar
administrativo,
Técnico
Biblioteca Profesional
especializado
Profesional,
Auxiliar
administrativo,
Técnico
SIB KOHA
NA
SIB KOHA
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Elabora y entrega a la dirección Biblioteca Profesional
Informe
final NA
del
Instituto
el
informe
final
de
especializado
resultados
de
9
inventario de las colecciones a
inventario
las cuales se realizó el proceso.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Disponer de personal (profesional o técnico) capacitado que fortalezca el
proceso de revisión y ajuste de los registros bibliográficos en el SIB KOHA y colabore en la asignación de los TAGS RFID a cada
uno de los ítems existentes en la colección de libros de las dos bibliotecas.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó
Aprobó
Fecha
Nombre
Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro
Ricardo Francisco Daza Gamba
Mayo de 2011
Coordinadora
del
grupo
de
Biblioteca
Profesional
Coordinador
del
Grupo
de
Planeación
Cargo
Contratista de Grupo de Planeación y Sistemas
y Sistemas
Nombre
Luz Clemencia Mejía
Cristian Armando Velandia
Mayo de 2014
Coordinadora del grupo de Biblioteca
Profesional Contratista de Grupo de
Cargo
Planeación y Sistemas
Versión
Descripción del Cambio
Fecha
4.0
Se actualiza el procedimiento
Mayo de 2014