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PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
Profesional Subdirección Financiera
Subdirector Financiero
Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA:
FECHA:
FECHA:
17/09/2014
24/09/2014
24/09/2014
Generar, validar y aprobar los Estados Financieros de la Entidad, a reportar al Ente Regulador -Contaduría General de la Nación –CGN- y demás Entes de vigilancia y control,
mediante la verificación y clasificación de la información de entrada, recibida de las áreas fuente respecto de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales a
OBJETIVO
registrar; la realización de conciliaciones periódicas; el reconocimiento y causación de la información pertinente en el Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Nación
II y la realización de ajustes contables a que haya lugar, de conformidad con los principios y normas de contabilidad pública, con el propósito de obtener Estados Contables
razonables y oportunos en procura de una gestión pública eficiente y transparente.
Inicia con el envío por parte de las áreas fuente de información de la información relacionada con los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la Entidad; el
análisis y clasificación de la misma asegurando que se ajuste a los requerimientos establecidos. Continúa con la validación y registro de la información contable en el SIIF Nación
ALCANCE
II; la verificación de saldos de cuentas; y realización de los ajustes contables a que haya lugar. Termina con: la generación de los Estados Financieros de la Entidad; la
estructuración de las matrices CGN001 y CGN002 exigidas por la Contaduría General de la Nación y el cargue y transmisión en el Sistema de Información Consolidador de
Hacienda e Información Pública-CHIP.
AMBITO DE
Este procedimiento aplica para todos procesos financieros que se desarrollan en la entidad.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Causación: Es un principio de la contabilidad, el cual consiste en que los hechos financieros o económicos se reconocen en el momento en que sucedan con independencia del instante en que
suceda la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de éstos.
Catálogo General de Cuentas: se constituye en el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales,
con base en una clasificación organizada, flexible y pormenorizada de las cuentas, que identifica la naturaleza y funciones de cometido estatal de la Entidad contable pública. (Tomado del Régimen
de Contabilidad Pública –RCP- de la CGN, Título I)
Cierre Contable: El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo
contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.
Clasificación: actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según Catálogo General
de Cuentas. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el proceso contable- CGN. Pág. 570)
Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública CHIP: es una herramienta a través de la cual se genera, transmite, y difunde la información financiera producida por las entidades
públicas con destino al gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. El objetivo del CHIP es mejorar la capacidad de seguimiento y control de las autoridades nacionales y
territoriales y de la ciudadanía en general sobre la información proveniente de las entidades públicas colombianas, así como apoyar la definición de políticas públicas y la adecuada toma de
decisiones por parte de estas autoridades. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública)
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Comprobantes de Contabilidad: Son documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad. Deben elaborarse en Castellano
indicando la fecha, origen descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continúa, su codificación se hará
de acuerdo con el catálogo general de cuentas.
Contabilidad Pública: Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados,
territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos. (Tomado
de la Ley 298 de 1996).
Estados Contables Básicos: Los estados contables básicos constituyen las salidas de información de conformidad con las necesidades generales de los usuarios y presenta la estructura de los
activos, pasivos y patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden de la entidad a una fecha determinada, con el fin de presentar información financiera económica y social, son elaborados siguiendo
los lineamientos y normatividad de la Contaduría General de la Nación.
Informes contables complementarios: se preparan por sujeción a las reglas de clasificación de usuarios estratégicos, para satisfacer necesidades de información financiera, económica, social y
ambiental y pueden prepararse y presentarse en forma comparativa con el periodo anterior. Esto implica la relevancia de la información de base contable como insumo para elaboración de otro
tipo de informes para sistemas estadísticos y macroeconómicos. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública, 9. Normas Técnicas de Contabilidad Pública)
Informes contables específicos: se preparan para satisfacer necesidades particulares de ciertos usuarios de la información contable y se caracteriza por tener uso limitado y por suministrar mayor
detalle de algunas transacciones, hechos y operaciones. Cuando sea necesario suministrar información adicional a la estructura del informe se hará por medio de notas. (Tomado del Régimen de
Contabilidad Pública, 9. Normas Técnicas de Contabilidad Pública)
Libros de Contabilidad: Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación económica
y financiera de la entidad y son la base para el control de los recursos, por lo que se constituyen en soporte documental.
Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública: Entiéndase por Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de
Contabilidad Pública el conjunto de lineamientos, directrices, parámetros y acuerdos en materia contable para el adelanto del registro, causación, depuración y demás operaciones contables al
interior de la Superintendencia Nacional de Salud . Usualmente este conjunto de requerimientos se adoptará mediante un Acto Administrativo que responderá a los requerimientos de la Contaduría
General de la República.
Periodo Contable: Es el tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, y sociales y el patrimonio público bajo su control,
efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante se pueden solicitar reportes intermedios
e informes y reportes contables de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique un cierre.
Procedimientos contables: contienen las directrices que deben seguir los usuarios de la información y regulación contable pública en armonía con las normas técnicas contenidas en el Plan
General de Contabilidad Pública, contienen orientaciones para reconocer y revelar determinados hechos, operaciones y transacciones de las entidades contables públicas con el objeto de que
cumplan con las características cualitativas de la información contable pública. (Tomado del Régimen de Contabilidad Pública, Titulo III)
Reconocimiento: es la etapa de captura de datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la
estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores
actualizaciones de valor. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el proceso contable- CGN. Pág. 570)
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Registro: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida
durante las actividades precedentes al proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el proceso
contable- CGN. Pág. 570)
Reportes Contables: son informes de propósito específico que suministran datos e información necesaria para el proceso de consolidación desarrollado por la Contaduría General de la Nación CGN. Estos informes constituyen el insumo básico para la preparación de informes requeridos por diferentes usuarios estratégicos
Revelación: es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes, y
reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Esta etapa se compone de las actividades: 1. elaboración de los estados, informes y reportes contables y 2. Análisis, interpretación y
comunicación de la información. (Tomado del régimen de Contabilidad Pública, aspectos relacionados con el proceso contable- CGN. Pág. 571)
Soportes de contabilidad: son aquellos documentos idóneos que soportan las operaciones realizadas por la Entidad, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación
y comprobación exhaustiva o aleatoria. Los documentos soporte de contabilidad comprenden las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matriculas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de
venta, títulos de venta, títulos valores, comprobantes de pago, o egresos, comprobantes de caja, o ingreso, extractos bancarios. y conciliaciones bancarias, o mensajes de datos que son
indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realice la Entidad
Sistema Nacional de Contabilidad Pública: es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las
operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de la administración pública.
(tomado de la Ley 298 de 1996)
Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF: es un conjunto integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la producción de información para la gestión financiera
pública. (Tomado de la Ley 298 de 1996). Módulo de contabilidad: opera en función de una base de datos central racionalmente organizada y elabora los estados financieros de las unidades
ejecutoras que conforman la administración central nacional como resultado de la agregación de la información económico-financiera previamente almacenada en los módulos de ingresos, egresos,
y cuenta única nacional, situación que garantiza la coherencia de los mismos, dado que se da originan en la misma fuente informativa.
Formularios contables: constituyen el mecanismo a través del cual las entidades reportan la información financiera, económica, social y ambiental de naturaleza cuantitativa y cualitativa, es decir,
son las diferentes estructuras informáticas que se obtienen a partir de las categorías de información y se integran por la agrupación de conceptos y variables
NORMAS
REQUISITO LEGAL
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Art. 7o. SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. El Sistema Nacional de Contabilidad Pública es el conjunto de políticas,
principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos
Ley 298 de 1996 "Por la cual se desarrolla el artículo 354 y actividades desarrolladas por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y
de la Constitución Política, se crea la Contaduría General externo de la administración pública.
de la Nación como una Unidad Administrativa Especial
adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se
Art. 8o. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA. El Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-, es un conjunto
dictan otras disposiciones sobre la materia"
integrado de procesos automatizados, de base contable, que permite la producción de información para la gestión financiera pública.
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Art. 10. CONTABILIDAD PÚBLICA. Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad
General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al
que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos.
Art. 11. Las entidades u organismos de carácter público que actualmente se encuentran sujetos a normas contables expedidas por
organismos que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deberán aplicar las políticas, normas y principios contables que
determine la Contaduría General de la Nación, en los términos y condiciones que ésta establezca
Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público
31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas
que la modifiquen o complementen.
36. Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados,
financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y
demás normas vigentes.
Ley 734 de 2002 "por la cual se expide el Código Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:
Disciplinario Único".
52. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las
disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de
contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz
Parágrafo 5°. Las obligaciones contenidas en los numerales 23, 26 y 52 sólo originarán falta disciplinaria gravísima un año después de
la entrada en vigencia de este Código. El incumplimiento de las disposiciones legales referidas a tales materias serán sancionadas
conforme al numeral 1 del artículo 34 de este código.
Artículo 2°. Obligaciones de las entidades públicas que tengan cartera a su favor. Cada una de las entidades públicas que de manera
Ley 1066 de 2006 "por la cual se dictan normas para la
permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que
normalización de la cartera pública y se dictan otras
dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán:
disposiciones."
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5. Reportar a la Contaduría General de la Nación, en las mismas condiciones establecidas en la Ley 901 de 2004, aquellos deudores que
hayan incumplido los acuerdos de pagos con ellas realizadas, con el fin de que dicha entidad los identifique por esa causal en el Boletín
de Deudores Morosos del Estado.
Ley 1266 de 2008 “por la cual se dictan las disposiciones
generales del hábeas data y se regula el manejo de la
información contenida en bases de datos personales, en
especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios
y la proveniente de terceros países y se dictan otras
disposiciones“
Artículo 2°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco de datos,
sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada.
Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada
en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público.
Artículo 3°. Campo de aplicación. El presente decreto aplica a todas las entidades y órganos que hacen parte del Presupuesto General
de la Nación.
Decreto 2674 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Artículo 5°. Obligatoriedad de utilización del Sistema.
Sistema de Información Financiera – SIIF Nación”
CAPÍTULO III Del pago a beneficiario final, (Art. 18 y Art. 19)
Artículo 27. Obligaciones de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación.
Artículo 28. Responsabilidades de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación.
Artículo 30. Del período de ajustes previos al cierre definitivo del sistema.
Resolución 248 de 2007 "por la cual se establece la CAPITULO I Aspectos Generales
información a reportar, los requisitos y los plazos de CAPITULO II Información financiera, económica, social y ambiental
envío a la Contaduría General de la Nación."
Resolución 356 de 2007 “por la cual se adopta el
Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Aplica toda la norma.
Pública”
Resolución 375 de 2007 "por la cual se modifican los
artículos 10 y 11 de la Resolución 248 de 2007 respecto
Aplica toda la norma.
a los plazos de reporte de la información contable a la
Contaduría General de la Nación."
Resolución 145 de 2008 "por la cual se modifica el
Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Aplica toda la norma.
Pública."
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Resolución 557 de 2008 "por la cual se modifica
el Manual de Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública."
Resolución 669 de 2008 "Por la cual se modifica el Plan
General de Contabilidad Pública y el Manual de
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública."
Resolución 141 de 2009 "Por la cual se modifica la
vigencia de la Resolución 669 de 2008 y se precisa su
ámbito de aplicación"
Resolución 237 de 2010 "Por medio de la cual se
modifica el Régimen de Contabilidad Pública y se deroga
la Resolución 192 del 27 de julio de 2010."
Resolución 2343 de 2013 “Por la cual se conforma el
Comité
de
Sostenibilidad
Contable
de
la
Superintendencia Nacional de Salud, se derogan las
Resoluciones 1331 de 2008 y 0025 de 2009 y se dictan
otras disposiciones.”
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Aplica toda la norma.
Aplica toda la norma.
Aplica toda la norma.
Aplica toda la norma.
Artículo 10: (…Adóptese para la Superintendencia Nacional de Salud, el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del
Sistema de Contabilidad Pública …)
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
La causación y cierre contable de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la Entidad se regirá con los principios, normas y procedimientos del Régimen de Contabilidad
Pública.
La información contable pública deberá garantizar las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, así como deberá suministrarse con la debida oportunidad y
calidad al Grupo de Contabilidad.
Previo al registro contable de todo hecho económico, financiero, ambiental y social de la Entidad en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, toda adquisición de costo o
gasto con recursos propios o administrados debe tener disponibilidad y compromiso presupuestal.
Todo comprobante de contabilidad debe contar con los documentos fuente o soportes de las operaciones respectivos, en cada caso, éstos deberán cumplir los requisitos que señalen las
disposiciones legales que le apliquen. En todos los casos las facturas y las cuentas de cobro, deben cumplir con todos los requisitos exigidos por la DIAN, tales como contener la fecha, periodo
de prestación de servicio, número y objeto del contrato.
Surtido el proceso de registro y pago de la transacción, hecho u operación, deberán archivarse y conservarse los documentos soporte contable en la forma y el orden en que hayan sido
expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.
El cargue de los Estados Financieros de la Entidad en el Sistema de Información Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP, será de obligatorio cumplimiento en los
plazos y requisitos de envió establecidos por la Contaduría General de la Nación.
Consultar permanentemente la página web de la Contaduría General de la Nación para actualizarse sobre normas contables expedidas o de cambios producidos.
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8. La publicación de los Estados Financieros de la Entidad será en lugar visible y de fácil acceso para que sea consultada por los ciudadanos y demás usuarios.
9. El uso de los documentos GCFT01, GCFT02 Y GCFT03 por parte de los funcionarios responsables del Grupo de Contabilidad podrá realizarse mediante el registro en bases de datos de Excel,
que permitan el almacenamiento de la información allí especificada, sin perjuicio de que los campos de tales bases de datos guarden plena correspondencia con los documentos GCFT01,
GCFT02 Y GCFT03 colgados en la intranet en el proceso de Gestión Contable, Siguiendo para su actualización los lineamientos del Procedimiento ASPD01 – Elaboración de Documentos y
Registros del Proceso de Administración del Sistema Integrado de Gestión.
ID
1.
ACTIVIDAD /
TAREA
¿QUÉ?
Generar
la
información de
los
hechos
financieros,
económicos,
sociales
y
ambientales
oportunamente.
DESCRIPCIÓN
¿CÓMO?
ÁREA RESPONSABLE
Las áreas fuente generan y consolidan la información de los hechos financieros, Superintendencia
económicos, sociales y ambientales y la remiten al Grupo de Contabilidad, según el Delegada de Procesos
Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Administrativos
Pública, código GCDS01. La información requerida se relaciona con:
Oficina Asesora Jurídica
 Reportes liquidación de nómina de funcionarios y seguridad social.
 Relación incapacidades originadas y canceladas por las EPS.
Oficina
de
Control
 Reporte trimestral de los valores a provisionar y causados por conceptos inherentes Disciplinario Interno
a la nómina.
 Relación de actos administrativos contra funcionarios o contratistas en procesos de Oficina de Control Interno
responsabilidad fiscal por pérdida de fondos, bienes o derechos.
 Relación de entradas y salidas de almacén.
Secretaría General –
 Relación de saldos de cuentas de almacén y de propiedad, planta y equipo.
Grupo
de
Talento
 Reporte movimientos de inventarios y de compra de activos, debidamente soportados. Humano.
 Actas de adquisición y venta de inversiones y valoración del Portafolio.
 Relación de Actos Administrativos de multas y sanciones impuestas.
 Relación de los Títulos de Depósito Judicial en custodia.
Secretaría General –
 Relación de saldos de Cuentas por Cobrar por tasa, régimen subsidiado y multas y Subdirección
sanciones en gestión de cobro coactivo.
Administrativa –Grupo de
 Relación discriminada de los saldos por tercero y total de las cuentas por cobrar (Tasa, Recursos Físicos.
Sanciones y multas y Régimen Subsidiado).
 Documentos soporte de cuentas por pagar a proveedores de bienes y servicios.
Secretaría General –
 Devoluciones de Cuentas por pagar sin el lleno de los requisitos a proveedores de Subdirección Financiera
bienes y servicios.
–Grupo de Tesorería
CARGO
Superintend
ente
Delegado
ÁREÁ
PARTICIPANTE
REGISTRO
ASFL01
Memorando
Interno radicado,
remitiendo
información.
GCDS01
Modelo Estándar
Jefe Oficina
Secretaría General de
–
Subdirección Procedimientos
Financiera –Grupo para
la
Jefe Oficina
de Contabilidad
Sostenibilidad del
Asesora
Sistema
de
Contabilidad
Pública.
Coordinador
PCFT06Certificación de
supervisión para
Profesional
pagos
GCFT04Devoluciones de
Cuentas
por
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pagar sin el lleno
de los requisitos
El envío de la anterior información se realizará mediante memorando interno, Código Secretaría General –
ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental.
Subdirección Financiera
–Grupo
de
Control
Financiero de Cuentas
El profesional asignado deberá efectuar la verificación del cumplimiento de los
parámetros mínimos que debe contener la información remitida, de acuerdo al Modelo
Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública,
código GCDS01.
Superintendencia
Delegada
de
Procesos
GCDS01
Administrativos
Modelo Estándar
de
Oficina
Asesora Procedimientos
Jurídica
para
la
Sostenibilidad del
Oficina de Control Sistema
de
Disciplinario
Contabilidad
Interno
Pública.
En caso de inconsistencia en la información recibida, se devuelve para ser corregida
por la dependencia correspondiente. En caso contrario, se inicia el proceso de registro
en el Modulo Contable del SIIF Nación II, como se detalla en la actividad No. 3.
2.
Verificar que la
información
recibida se
ajuste a los
parámetros
establecidos.
Según corresponda se realiza cruces de información con los registros históricos
contables y adelanta conciliación con los profesionales a cargo de la información en las
áreas fuente. La conciliación contable implica realizar el cruce de información de los
registros contables con los documentos soporte, disponibles en las áreas fuente. El
Secretaría General resultado de la conciliación queda evidenciado en el Formato Acta de Reunión, código
Subdirección Financiera
ASFT06.
Grupo de Contabilidad
Profesionales
Oficina de Control
ASFT06 - Acta de
Interno
Reunión,
con
Secretaría General soportes
de
– Grupo de Talento Conciliaciones
Humano.
contables
realizadas.
Secretaría General
–
Subdirección
Administrativa
–
Grupo de Recursos
Físicos.
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Secretaría General
–
Subdirección
Financiera –Grupo
de Tesorería
Secretaría General
–
Subdirección
Financiera –Grupo
de
Control
Financiero
de
Cuentas
3.
Clasificar la
Información de
acuerdo al tipo
de hecho
generador.
Previo análisis de la información que soporta el hecho financiero, económico, social o
ambiental, se clasifica según la clase, grupo, cuenta y subcuenta contable que afecta,
de acuerdo con las normas técnicas relativas a cada tipo de cuenta y de elaboración de
los comprobantes de contabilidad GCDE02.
Secretaría General Subdirección Financiera
Grupo de Contabilidad
No Aplica
Profesionales
GCDE01
Soportes
Contables
GCDE02
Comprobantes
Contables - SIIF
GCDE03
Registros
Contables - SIIF
GCDE04
Reporte
de
Saldos
y
Movimientos
SIIF
GCDE05
Reporte
de
Obligaciones
Recíprocas - SIIF
GCDE06
Reportes
Libro
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Atendiendo a la técnica contable y a los parámetros y condiciones establecidas por la
administración del SIIF Nación II se realiza el reconocimiento inicial de las
transacciones, hechos u operaciones, mediante el registro en el SIIF Nación II, de
conformidad con la dinámica, características y condiciones específicas del movimiento
contable.
El funcionario a cargo del perfil aprobador en el SIIF Nación II registra aprobación del
movimiento efectuado, tratándose de comprobantes manuales.
4.
Registrar los
hechos,
operaciones y
transacciones.
Cuando se trata del registro de obligaciones, se imprime y el Coordinador del Grupo de
Contabilidad o quien haga sus veces aprueba documento mediante la firma del mismo, Secretaría General dado así el trámite para continuar el procedimiento para el pago (Procedimiento Gestión Subdirección Financiera
de Pagos, identificado con el código GTPD03).
Grupo de Contabilidad
De igual manera se señala que en adelante estas actividades de Registro se utilizarán
los formatos GCFT01 – Relación de Cuentas por pagar.
No Aplica
Profesionales
Mayor
y
Balances - SIIF
GCDE07
Reportes
Libro
Diario - SIIF
GCDE08
Reportes
Libro
Auxiliar - SIIF
GCFT01
–
Relación
de
Cuentas
por
pagar
GCFT02
Formato de
Liquidación
de
Impuestos
–
GCFT03
–
Relación
Órdenes de Pago
Remitidas
a
Tesorería
GCDE01
Soportes
Contables
GCDE02
Comprobantes
Contables - SIIF
GCDE03
Registros
Contables - SIIF
GCDE04
Reporte
de
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5.
Verificar saldos
de cuentas y
realizar ajustes
contables.
PROCESO
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CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
Periódicamente, como mínimo cada trimestre, se genera reporte del SIIF Nación II
denominado Balance de Prueba, con el fin de verificar movimientos y saldos de cada
cuenta contable. En caso de identificarse inconsistencias, se genera un reporte auxiliar Secretaría General de la cuenta afectada y se analiza para definir el ajuste a que haya lugar.
Subdirección Financiera
El ajuste proyectado se presenta y analiza junto con el Coordinador de Grupo, de ser Grupo de Contabilidad
necesario con todo el grupo, y como resultado el Coordinador aprueba su cargue en el
SIIF Nación II.
No Aplica
Profesionales
Saldos
y
Movimientos
SIIF
GCDE05
Reporte
de
Obligaciones
Recíprocas - SIIF
GCDE06
Reportes
Libro
Mayor
y
Balances - SIIF
GCDE07
Reportes
Libro
Diario - SIIF
GCDE08
Reportes
Libro
Auxiliar - SIIF
GCDE01
Soportes
Contables
GCDE02
Comprobantes
Contables - SIIF
GCDE03
Registros
Contables - SIIF
GCDE04
Reporte
de
Saldos
y
Movimientos
SIIF
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PROCESO
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CÓDIGO
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PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
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4
Previo al cierre contable de operaciones de la Entidad, se deberá registrar el reembolso
de las Cajas Menores, viáticos y gastos de viaje, a través de la solicitud en el SIIF
Nación II, por parte de las dependencias responsables del manejo de las mismas.
6.
Realizar cierre
contable de
operaciones.
Secretaría General Subdirección Financiera
Teniendo en cuenta las fechas y políticas de la Contaduría General de la Nación-CGN
y de la administración del SIIF Nación II, en los plazos establecidos se procede a realizar
Grupo de Contabilidad
el cierre contable de las operaciones, integrando la información producida en todas las
áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales aplicando
los procedimientos contables del régimen de Contabilidad Pública.
No Aplica
Profesionales
GCDE05
Reporte
de
Obligaciones
Recíprocas - SIIF
GCDE06
Reportes
Libro
Mayor
y
Balances - SIIF
GCDE07
Reportes
Libro
Diario - SIIF
GCDE08
Reportes
Libro
Auxiliar - SIIF
GCDE01
Soportes
Contables
GCDE02
Comprobantes
Contables - SIIF
GCDE03
Registros
Contables - SIIF
GCDE04
Reporte
de
Saldos
y
Movimientos
SIIF
GCDE05
Reporte
de
Obligaciones
Recíprocas - SIIF
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PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
Dando cumplimiento a las disposiciones del Régimen de Contabilidad Pública y los
procedimientos relativos a los estados, informes y reportes contables, el Coordinador
del Grupo de Contabilidad al finalizar el periodo contable, previo ajustes y cierre de las
operaciones en los libros de contabilidad, genera los Estados Financieros del SIIF
Nación II, que se conforman por:
7.





Balance General
Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.
Estado de cambios en el Patrimonio,
Estado de flujos de efectivo
Notas a los estados financieros
Generar
los
Estados
Financieros de
la Entidad para
el
periodo
Se conserva copia electrónica de los Estados Financieros en el archivo de gestión del
contable
Grupo de Contabilidad, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el régimen
establecido.
de contabilidad pública, para tal fin.
Registrar la información requerida del Boletín de Deudores Morosos del Estado
(BDME), en los formularios y en los plazos dispuestos por la Contaduría General de la
Nación:
 CGN2009 BDME REPORTE SEMESTRAL
 CGN2009 BDME INCUMPLIMIENTOS
Secretaría General Subdirección Financiera
Grupo de Contabilidad
Profesional
Coordinador
Subdirector
GCDE06
Reportes
Libro
Mayor
y
Balances - SIIF
GCDE07
Reportes
Libro
Diario - SIIF
GCDE08
Reportes
Libro
Auxiliar - SIIF
GCDE09
Reportes Estado
de Cambios en el
Patrimonio - SIIF
GCDE10
Reportes Estado
Actividad
Financiera
Pérdidas
y
Ganancias - SIIF
GCDE11 - Notas
a los Estados
Financieros - SIIF
GCDE16
Informes
Contables
Específicos
–
SIIF
GCDE17
Boletín
de
Deudores
Morosos - CHIP
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PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
 ACUERDO PAGO SEMESTRAL
 CGN2009 BDME RETIROS
 CGN2009 BDME CANCELACION ACUERDOS DE PAGO
 CGN2011 BDME ACTUALIZACION
El diligenciamiento de los anteriores formularios y formatos externos deberá realizarse
de acuerdo a las herramientas de captura para reporte de BDME y para retiros y
actualizaciones del BDME.
Previo al cargue de información en el CHIP se verifica la consistencia y veracidad de
la misma registrada en los formularios exigidos.
Los Estados Financieros de la Entidad generados del SIIF Nación II, se convierten en
archivos planos para proceder al cargue de información trimestral el CHIP, dispuesto
por la Contaduría General de la Nación –CGN, en los siguientes formularios:
8.
Registrar
y
validar
la
información en
el Sistema de
Información
dispuesto por la
Contaduría
General de la
Nación.
CGN2005_001 Saldos y Movimientos
CGN2005_002 Operaciones reciprocas
CGN2005NE_003 Notas de Carácter Especifico
CGN2005NG_003 Notas de Carácter General
Secretaría General Subdirección Financiera
Grupo de Contabilidad
Coordinador
Profesionale
s
GCDE12 - Matriz
CGN2005-001
Saldos
y
Movimientos
CHIP
GCDE13 - Matriz
CGN2005-002
Operaciones
Recíprocas
CHIP
GCDE14 - Matriz
CGN2005NE003 Notas de
Carácter
Específico - CHIP
GCDE15 - Matriz
CGN2005NG003 Notas de
Carácter General
- CHIP
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9.
Elaborar los
informes
contables.
Publicar los
Estados
10.
Financieros de
la Entidad.
PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
De acuerdo con los procedimientos contables del régimen de contabilidad pública se
elaboran los informes contables básicos y de acuerdo a las solicitudes internas y
Secretaría General externas los demás requeridos.
Subdirección Financiera
Tales documentos deberán responder a los requerimientos efectuados de acuerdo y en
Grupo de Contabilidad
concordancia a la información reportada de manera periódica a la Contaduría General
de la Nación y a la información registrada en el SIIF.
Teniendo en cuenta las formalidades comunes para la elaboración y divulgación de los
Estados Financieros, encabezado, referencias cruzadas, certificación y firmas de los
Estados Financieros, señalados en el Régimen de Contabilidad Pública, el
representante legal de la Entidad deberá garantizar la publicación de los Estados
Financieros certificados, junto con la declaración de la certificación, en un lugar visible
y público, para la Superintendencia Nacional de Salud se emplea la cartelera y página
web institucional.
Secretaría General –
Subdirección Financiera
Grupo de Contabilidad
Coordinador
Profesional
Profesional
GCDE12 - Matriz
CGN2005-001
Saldos
y
Movimientos
CHIP
GCDE13 - Matriz
CGN2005-002
Operaciones
Recíprocas
CHIP
GCDE14 - Matriz
CGN2005NE003 Notas de
Carácter
Específico - CHIP
GCDE15 - Matriz
CGN2005NG003 Notas de
Carácter General
– CHIP
GCDE16
Informes
Contables
Específicos - SIIF
GCDE12 - Matriz
Despacho
del CGN2005-001
Superintendente
Saldos
y
Nacional de Salud Movimientos
CHIP
GCDE13 - Matriz
CGN2005-002
Operaciones
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PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
Recíprocas
CHIP
GCDE14 - Matriz
CGN2005NE003 Notas de
Carácter
Específico - CHIP
GCDE15 - Matriz
CGN2005NG003 Notas de
Carácter General
– CHIP
GCDE16
Informes
Contables
Específicos - SIIF
ID
2.
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
/ TAREA
Verificar que la información
requerida se ajuste a los
parámetros establecidos.
PUNTOS DE CONTROL
MÉTODO DE CONTROL
FRECUENCIA
El profesional asignado deberá efectuar la verificación del cumplimiento de los
parámetros mínimos que debe contener la información remitida, de acuerdo al
Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de
Contabilidad Pública, código GCDS01.
Podrá realizarse cruces de información con los registros históricos y adelantarse Diaria
ejercicios de conciliación con los responsables del registro de la información en
las áreas. En caso de encontrarse inconsistencia en la información recibida, se
devuelve para ser subsanada por área correspondiente.
RESPONSABLE REGISTRO
Secretaría
General Subdirección
Financiera Grupo de
Contabilidad
GCDS01 - Modelo
Estándar
de
Procedimientos
para
la
Sostenibilidad del
Sistema
de
Contabilidad
Pública.
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PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
Verificación de la consistencia, idoneidad, confiabilidad y archivo de la información
que soporta el comprobante de contabilidad, comprobar la causación oportuna y
el correcto registro de todas las operaciones en el sistema integrado de
información financiera SIIF Nación II, previo a la revelación en los Estados
Contables de la Entidad.
4.
Registrar los hechos,
operaciones y transacciones.
7.
Generar los Estados Financieros
en el SIIF.
Diaria
Verificación de los saldos de los libros frente a los Estados Contables e informes
producidos para determinar las situaciones que ameriten ser explicadas o
Anual
Secretaría
General Subdirección
Financiera Grupo de
Contabilidad
Secretaría
General Subdirección
Financiera -
ASFT06 - Acta de
Reunión,
con
soportes
de
Conciliaciones
contables
realizadas.
GCDE01 Soportes Contables
GCDE02 Comprobantes
Contables - SIIF
GCDE03 Registros
Contables - SIIF
GCDE04 - Reporte
de Saldos y
Movimientos - SIIF
GCDE05 - Reporte
de Obligaciones
Recíprocas - SIIF
GCDE06 - Reportes
Libro Mayor y
Balances - SIIF
GCDE07 - Reportes
Libro Diario - SIIF
GCDE08 - Reportes
Libro Auxiliar - SIIF
GCDE09 - Reportes
Estado de Cambios
en el Patrimonio SIIF
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PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
subsanadas, a través de ajustes y elaboración de notas a los estados contables y
así obtener una mejor comprensión de la información.
Grupo de
Contabilidad
Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con
la información contenida en los comprobantes de contabilidad y demás
documento soporte.
En el proceso de validación y envió de los diferentes formularios, el sistema Trimestral
advierte a la Entidad, sobre diferentes tipos de mensajes que indican que la
información no cumple con algún parámetro de validación previamente definido
por la Contaduría General de la Nación, los cuales están clasificados en
permisibles y no permisibles
8.
9.
Secretaría
General Subdirección
Financiera Grupo de
Contabilidad
Registrar y validar la información
en el Sistema de Información
dispuesto por la Contaduría
General de la Nación.
Elaborar los informes contables
Depende del informe
Verificar que la información contable suministrada a la Alta Dirección o entes requerido
externos se ajuste a lo reportado por las áreas fuente y bajo los parámetros
establecidos.
Secretaría
General Subdirección
Financiera -
GCDE10 - Reportes
Estado
Actividad
Financiera
Pérdidas
y
Ganancias - SIIF
GCDE11 - Notas a
los
Estados
Financieros - SIIF
GCDE16 - Informes
Contables
Específicos - SIIF
GCDE12 - Matriz
CGN2005-001
Saldos
y
Movimientos - CHIP
GCDE13 - Matriz
CGN2005-002
Operaciones
Recíprocas - CHIP
GCDE14 - Matriz
CGN2005NE-003
Notas de Carácter
Específico - CHIP
GCDE15 - Matriz
CGN2005NG-003
Notas de Carácter
General - CHIP
GCDE16 - Informes
Contables
Específicos - SIIF
Pág. 18 de 21
PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
Grupo de
Contabilidad
ANÁLISIS DE TIEMPO
Las diferentes actividades de este procedimiento se desarrollan en un tiempo no mayor a un día. El reporte de la información a la Contaduría General de la Nación viene dado por la ley.
Adicionalmente, cuando se presentan eventos adversos que impidan adelantar las actividades contables libre y deliberadamente, estos factores se dirimirán en un término prudencial y
generalmente no mayor a una semana.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.
Régimen de Contabilidad Pública.
Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad.
Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables.
Normas Técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre contable.
Catálogo General de Cuentas que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual.
Guía para la Elaboración de los Formularios CHIP Categorías – CGN.2012
Guía para la Elaboración de los Formularios de la Categoría Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME.
Guía de operación herramienta de captura Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME.
Archivo para la Guía del deudor moroso del Estado.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN
DETALLES DE LOS CAMBIOS
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL
FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO
EFECTUADOS
CAMBIO
DD/MM/AAAA
Adopción del documento
Mediante Resolución 2239 de 2014 Artículo 20
Secretario General
07/10/2014
1
se adoptan los procedimientos del Proceso de
Gestión Contable.
Adopción del documento
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó
Secretario General
19/12/2014
1
Resolución 1622 y se adoptó el Manual de
Procesos y Procedimientos de la entidad.
Modificación del documento
Mediante NURC: 3-2015-015312 se Ajustan las
Secretario General
04/08/2015
2
Actividades del Procedimiento sustituyendo al
Grupo de Cartera por Grupo de Control
Financiero de Cuentas.
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Modificación del documento
Modificación del documento
PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
Como Resultado de Plan de Mejoramiento
suscrito por la Dependencia se remite Mediante
NURC: 3-2015-023433 la Política de Operación
Número 9 del Procedimiento GCPD02.
Teniendo en cuenta que se debe dejar una
trazabilidad de la devolución de documentos
para el cobro de manera que se pueda hacer
seguimiento al documento principal y a sus
anexos se incorpora el formato GCFT04.
Secretario General
27/11/2015
3
Secretario General
22/06/2016
1
Secretario General
05/07/2016
4
Adicionalmente se elimina Actas de adquisición
y venta de inversiones y valoración del
Portafolio. Porque la entidad ya no adquiere ni
vende dichos títulos, estos títulos son
manejados directamente por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
Modificación del documento
Eliminar el formato “El envío de la anterior
información se realizará mediante memorando
interno, Código ASFL01, a través del Sistema
de Gestión Documental.”, porque se encuentra
relacionado como un registro.
Se modificó la actividad No 1 así:
Eliminar; Actas de adquisición y venta de
inversiones y valoración del Portafolio.
El envío de la anterior información se realizará
mediante memorando interno, Código ASFL01,
a través del Sistema de Gestión Documental.
Se adicionó, Devoluciones de Cuentas por
pagar sin el lleno de los requisitos a
Pág. 20 de 21
PROCESO
GESTIÓN CONTABLE
CÓDIGO
GCPD01
PROCEDIMIENTO
CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE
VERSIÓN
4
proveedores de bienes y servicios, y GCFT04Devoluciones de Cuentas por pagar sin el lleno
de los requisitos, mediante NURC 3-2016012781
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