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OFICINA VIRTUAL
Red Pública de la Gerencia de Urbanismo
MANUAL DE USUARIO
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Red Pública de la Gerencia de Urbanismo
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
Documento:
AyudaOficinaVirtual
Denominación: Manual de usuario de la Oficina Virtual
CONTROL DE MODIFICACIONES
Versión
Fecha
Comentarios
Autor
1.0.0
14/09/2011 Edición preliminar
Juan Carlos Arce Gutiérrez
1.1.0
03/07/2013 Actualización de la documentación
Juan Carlos Arce Gutiérrez
1.2.0
03/02/2014 Actualización de la documentación Juan Carlos Arce Gutiérrez
para Internet Explorer 11
1.3.0
22/05/2014 Actualización de la documentación Juan Carlos Arce Gutiérrez
para Internet Explorer 11
1.4.0
04/02/2015 Actualización del sistema de entrada Juan Carlos Arce Gutiérrez
con certificado digital
1.5.0
22/06/2016 Actualización
del
sistema
de Juan Carlos Arce Gutiérrez
autenticación con certificado y firma
digital de documentos.
1.6.0
21/04/2017 Nuevos estilos en la aplicación
Manual de usuario
Juan Carlos Arce Gutiérrez
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INDICE
1.
INTRODUCCIÓN............................................................................................................... 4
2.
REQUISITOS PREVIOS ................................................................................................... 4
3.
FUNCIONALIDADES BÁSICAS ..................................................................................... 4
3.1
ACCESO A LA APLICACIÓN ............................................................................................. 4
3.1.1 Cabecera.................................................................................................................... 5
3.1.2 Botones ...................................................................................................................... 6
3.2
TIPOS DE MENSAJES DE USUARIO ................................................................................... 6
3.2.1 Mensajes de información........................................................................................... 6
3.2.2 Mensajes de aviso...................................................................................................... 6
3.2.3 Mensajes de error...................................................................................................... 6
3.3
CAMPOS MODIFICABLES Y DE SÓLO LECTURA ............................................................... 7
3.4
MANUAL DE USUARIO EN PDF....................................................................................... 7
4.
ACCESO DE LA OFICINA VIRTUAL ........................................................................... 7
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
ACCESO CON INTERNET EXPLORER ............................................................................... 7
ACCESO CON CHROME/MICROSOFT EDGE ..................................................................... 9
ACCESO CON FIREFOX.................................................................................................. 10
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS ....................................................................................... 10
CERRAR SESIÓN ............................................................................................................ 12
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1. Introducción
El objeto de esta aplicación es la creación de un medio de comunicación entre los
ciudadanos y la Gerencia de Urbanismo del Ayuntamiento de Sevilla, para aquellos trámites
que puedan ser realizados de manera online, sin requerir que el ciudadano se persone en
las instalaciones de esta Gerencia.
2. Requisitos previos
Anteriormente ya no era posible entrar en la Oficina Virtual con navegadores que
habían desactivado el plugin de Java, como era el caso de Chrome. Para hacerlo más
compatible se ha actualizado el sistema de autenticación con certificado y firma digital de
documentos, de forma que sea compatible con estos navegadores que han desactivado
Java.
Si usa Chrome, Microsoft Edge o Firefox será necesario instalar AUTOFIRMA, una
aplicación de firma electrónica para entornos de escritorio, que permite la firma electrónica
desde navegadores que no soportan Java en los procedimientos administrativos.
Actualmente sólo está disponible para el sistema operativo Microsoft Windows 7 y superior.
Para descargar, usar este enlace:
http://www.sevilla.org/urbanismo/descargas/AutoFirma.exe
Si usa Internet Explorer (recomendada la versión 11) no será necesario que la instale,
ya que permite ejecutar Java. Por lo tanto, deberá tener instalado Java en su ordenador, a
ser posible la última versión. Puede descargar Java de https://www.java.com/es/download/
La primera vez que entre con certificado digital, los navegadores preguntarán si desea
usar el cliente de firma. Debe aceptarlo como se indica más abajo.
Es necesario disponer del Adobe Acrobat Reader para visualizar los PDF que se
generen en los diversos trámites.
3. Funcionalidades básicas
3.1 Acceso a la aplicación
Antes de acceder a la oficina virtual se mostrará la siguiente pantalla:
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En esta pantalla puede descargar una ayuda sobre certificados digitales, haciendo
click en el enlace “AQUÍ”, tal y como se ve en la siguiente imagen:
Además se puede destacar:
3.1.1 Cabecera
La cabecera muestra los siguientes datos:
•
•
•
•
•
Nombre de la aplicación.
Versión de la aplicación.
Fecha actual.
Interesado conectado (En este momento no hay ninguno conectado).
Ayuda, correo de soporte y correo de sugerencias.
El correo de soporte será utilizado en el caso de que exista algún error en la
aplicación. Cualquier error debe ser puesto en conocimiento del personal del Servicio de
Informática de la Gerencia de Urbanismo.
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El correo de sugerencias será utilizado para realizar sugerencias sobre mejoras en el
funcionamiento de la aplicación. Estas sugerencias serán estudiadas por el personal del
Servicio de Informática de la Gerencia de Urbanismo.
3.1.2 Botones
En esta pantalla se muestran los siguientes botones:
•
•
Entrada con certificado: Permite la entrada a la oficina virtual usando un
certificado digital reconocido por la FNMT.
Entrada sin certificado: Permite la entrada anónima usando otro sistema de
autenticación para el acceso a los procedimientos.
3.2 Tipos de mensajes de usuario
3.2.1 Mensajes de información
Utilizados cuando la acción iniciada por el usuario ha terminado correctamente.
3.2.2 Mensajes de aviso
Utilizados cuando se quiere resaltar una información.
3.2.3 Mensajes de error
Utilizados cuando la acción iniciada por el usuario ha producido un error, bien sea de
validación de los datos del formulario o de por algún problema no controlado en la
aplicación.
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3.3 Campos modificables y de sólo lectura
La aplicación tiene campos modificables y campos de sólo lectura. Se diferencian en
que los de sólo lectura tienen color gris.
3.4 Manual de usuario en PDF
Cada aplicación de la Oficina Virtual tiene su propio manual de ayuda en PDF. Para
ver la ayuda de una aplicación en concreto es necesario navegar por alguna de sus páginas
y hacer click en el enlace de Ayuda, en la cabecera de la Oficina Virtual.
4. Acceso de la oficina virtual
4.1 Acceso con Internet Explorer
Haciendo click en el botón Entrada con certificado, en caso de ser la primera vez que
entra en la plataforma, se mostrará una ventana para que se confíe en el cliente de firma:
Marque los checks para no volver a visualizar estos mensajes y pulse los botones
Ejecutar/Permitir para que se ejecute el cliente de firma.
Si todo va bien, se mostrará una ventana que pedirá el certificado digital instalado en
el navegador, así como la contraseña en caso de que el interesado haya establecido una.
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Una vez autenticados, y suponiendo que es la primera vez que se accede al sistema,
se mostrará la siguiente pantalla:
Como el usuario autenticado no está dado de alta como interesado será necesario que
haga click en el botón de Alta interesado.
Se accederá a la siguiente pantalla:
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Será necesario rellenar los campos obligatorios, que son aquellos con un asterisco
rojo al lado. Los grises se rellenarán sólo a partir de los datos del certificado.
Es importante rellenar el teléfono móvil, pues hay aplicaciones que envían mensajes
de información al interesado.
Una vez aceptado, y volviendo a la pantalla anterior, podemos comprobar que ya
podemos acceder a las aplicaciones del sistema, y además aparece el nombre de
interesado en la cabecera.
El último paso es hacer click en la aplicación requerida.
4.2 Acceso con Chrome/Microsoft Edge
Recuerde que previamente debe haber instalado AUTOFIRMA.
Cuando se usa Chrome u otro navegador que no permite ejecutar Java, se ejecutará
AUTOFIRMA, de forma que será quien realice los procesos de firma en el cliente.
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En caso de Chrome se mostrará la siguiente ventana, debiendo pulsar el botón de
Ejecutar aplicación. Desde que aparece la ventana hasta que se firma no pueden pasar más
de unos 30 segundos.
Puede ocurrir que se abra AUTOFIRMA pero no muestre la lista de certificados (se
supone que el usuario tiene instalado algún certificado). En este caso vaya al punto de
resolución de problemas.
4.3 Acceso con Firefox
El acceso con Firefox es parecido al acceso con Chrome. Igualmente debe tener
instalado AUTOFIRMA.
Se mostrará la siguiente ventana, debiendo pulsar el botón de Aceptar. Desde que
aparece la ventana hasta que se firma no pueden pasar más de unos 30 segundos.
Puede ocurrir que se abra AUTOFIRMA pero no muestre la lista de certificados (se
supone que el usuario tiene instalado algún certificado). En este caso vaya al punto de
resolución de problemas.
4.4 Resolución de problemas
Puede darse el caso de que se ejecute AUTOFIRMA pero no muestre la lista de
certificados disponible. Debe seguir las siguientes instrucciones.
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Si instaló el software con un usuario administrador diferente al usuario final, es
probable que no funcione AUTOFIRMA. Esto es debido a que el certificado generado
durante la instalación se instala automáticamente en los almacenes locales del usuario que
realiza la instalación.
Si éste es el caso, el usuario final deberá instalar manualmente el certificado en los
almacenes de certificados de los navegadores que vaya a utilizar.
El certificado a importar se encuentra dentro de la carpeta donde se instaló
AUTOFIRMA, normalmente en:
C:\Archivo de programas\AutoFirma\autofirma.cer
El usuario final que usará la aplicación AUTOFIRMA deberá instalar este certificado en
los siguientes almacenes en función del navegador:
•
•
•
Internet Explorer. Deberá incorporarse en el almacén "Entidades de certificación
raíz de confianza".
Firefox. Deberá incorporarse en el almacén "Autoridades”
Chrome/Chromium.
o Linux (Chromium). Deberá incorporarse en el almacén "Entidades
Emisoras".
o Windows (Chrome). En este caso, Chrome comparte el almacén del sistema,
de forma que sería en el almacén "Entidades de certificación raíz de
confianza".
Ejemplo para Firefox:
Abrimos el menú -> opciones -> Avanzado -> Certificados -> Ver certificados
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Vamos a la pestaña Autoridades y pulsamos el botón Importar, seleccionando el
certificado mencionado anteriormente. Debe marcar los tres checks tal y como se ve en la
imagen.
5. Cerrar sesión
Una vez se quiere abandonar la aplicación, es necesario hacer click en el botón Salir
del menú horizontal.
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