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Oficina de Control Interno
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCIÓN AL
CIUDADANO DEL INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS
FORENSES
1
INTRODUCCIÓN
Según lo dispuesto en los artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, en el Decreto reglamentario
0000124 de enero 26 de 2016 Articulo 2.1.4.6 Mecanismos de seguimiento al cumplimiento y
monitoreo y según el documento "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano" versión 2 vigencia 2015, corresponde a la Oficina de Control Interno
adelantar la verificación de la elaboración y publicación del Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano, así mismo, efectuar el seguimiento y el control a la implementación y a los avances
de las actividades consignadas en el Plan, de acuerdo al monitoreo realizado por la Oficina de
Planeación.
2
OBJETIVOS DEL SEGUIMIENTO
'r
Verificar la elaboración y publicación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, así
mismo, efectuar el seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las
actividades consignadas en el Plan.
>
Establecer el nivel de cumplimiento y avances de las Acciones propuestas en el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del Instituto Nacional de Medicina Legal y
Ciencias Forenses.
18 Congreso Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
"Las Ciencias Forenses hacia una Colombia diversa y en paz"
Del 9 al 12 de agosto de 2016 Santiago de Cali - Colombia
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POAEDSES
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3
ALCANCE
El presente seguimiento se enfoca en la verificación del avance de las actividades por
dependencias, definidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2016, en
el primer cuatrismestre, con corte a 30 de abril del presente año.
4.
METODOLOGÍA
La Oficina de Control Interno del Instituto Nacional de Medina legal y Ciencias Forenses, adelantó
las siguientes actividades para el cumplimiento de los objetivos del presente seguimiento:
1.
Se solicitó ía matriz de monitoreo a la Oficina de Planeación, quien a su vez, adjunto la
siguiente información:
• Oficio No. 157-2016-OPL "Monitoreo del primer cuatrismestre de 2016- Plan
Anticorrupción y Atención A! Ciudadano"
• Matriz de monitoreo
• Plantilla del componente No. 4 Mecanismos para mejorar la atención al
ciudadano
2.
Se verificó en la página web Institucional, la publicación y divulgación del Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano.
3.
Se solicitó a las diferentes Unidades Organizacionales responsables de las actividades
contenidas en el Plan anticorrupción, las evidencias y soportes para el seguimiento de los
avances de las actividades reportadas en el monitoreo para el primer cuatrimestre.
4.
Se consultó el documento "Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano" establecido en las "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano" versión 2 vigencia 2015.
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5.
Se publicó en la página Web
Institucional el formato de seguimiento
al Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
6.
7.
5
Se realizó y publicó un informe general de cumplimiento y avances al Plan Anticorrupción
y de Atención al Ciudadano,
Se realizaron sugerencias y recomendaciones.
AVANCE PRIMER CUATRIMESTRE- ABRIL 30 DE 2016
El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano vigencia 2016, contiene 46 actividades
programadas, distribuidas en 5 componentes:
1.- Primer Componente:
Gestión del Riesgo de Corrupción-Mapa
de Riesgos de
Corrupción
Una vez desarrollado el proceso de construcción del Mapa de Riesgo de Corrupción, según lo
dispuesto en el Artículo 2.1.4.2.del Decreto 000124 del 2016,
cumpliendo con la metodología
para diseñar y hacer seguimiento al Mapa de Riesgo de Corrupción, de que trata el artículo 73 de
la Ley 1474 de 2011, contenida
en el documento "Guía para la Gestión del Riesgo de
Corrupción"; se adelantó el respectivo seguimiento evidenciándose un avance del 100% para el
primer cuatrimestre:
'r
Subcomponente/proceso 1 Política de Administración de Riesgos de Corrupción: De
4 actividades propuestas (Ver Anexo A del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano) con fecha programada para el segundo cuatrimestre de la vigencia 2016, no
se reportaron avances dentro del periodo de seguimiento.
>
Subcomponente/proceso 2 Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción de 4
actividades programadas todas se cumplieron en el mes de marzo de 2016-100%.
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>
Subcomponente/Subcomponente /proceso 3 Consulta y divulgación de 3 actividades
se cumplieron dos de ellas quedando pendiente la realización de la socialización
presencial en el nivel regional y sede central, cumplimiento del 67%
>
Subcomponente /proceso 4 Monitoreo o revisión de 3 actividades cumplimiento del
100%
'r
Subcomponente/Subcomponente/proceso 5 Seguimiento revisión de 3 actividades
cumplimiento del 100%. Se publicó en la página web Institucional el Informe de
Seguimiento.
2.- Segundo Componente: Racionalización de trámites
/-
Contiene 3 tramites:
1. Certificado de personas reportadas en el registro nacional de desaparecidos/SIRDEC
2.
Certificado de Necropsia
3.
Consulta de Registros de Defunción
Para este cuatrimestre no tiene actividades programadas. Aunque las actividades
de
mejora de los trámites están programadas desde el 1o de enero de 2016, no se
aportaron soportes de avance en dichos trámites.
3.- Tercer Componente: Rendición de Cuentas
>
Subcomponente 1: Información de Calidad y en lenguaje comprensible
>
Subcomponente 2 Diálogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizacionales
>
Subcomponente 3 Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de
cuentas
>
Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional
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IJSiAL ¡
:• CIENCIAS
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Para el mes de abril no se reportaron avances con respecto a estas actividades que se
programaron iniciar en el segundo trimestre del año 2016.
4.- Cuarto Componente: Mecanismo para mejorar atención al ciudadano
>
Subcomponente 3 Talento Humano de 3 actividades programadas, hubo un avance de
0,5 para un porcentaje de avance 17%.
'r
Subcomponente 4 Normativo y procedimental de 3 actividades programadas se
cumplieron el 1,3 para un porcentaje de avance de 43%.
'^
Subcomponente 5 Relacionamiento con el ciudadano de 2 actividades programadas,
se cumplieron el 0,7 para un porcentaje de avance de 35%.
Para este cuatrimestre se reflejó el avance de la Oficina de Personal realizando el
relanzamiento de los valores institucionales mediante una campaña virtual, quedando
pendiente por reportar datos la Subdirección de Investigación Científica. Se cumplió el 100%
de la actividad de ajuste al sistema de quejas y reclamos y sugerencias, que se verificó en la
página web institucional. La Oficina de Personal dispuso de un Plan de Acción para la
implementación de mecanismos orientados a mejorar el servicio de atención al ciudadano.
5.- Mecanismos para la Transparencia y el acceso a la información.
Las actividades de monitoreo programadas semestralmente, no presentan avances para el
primer cuatrimestre de 2016. La elaboración del autodiagnóstico para evaluar e! nivel de
implementación de la Ley 1712 de 2014, está programada a partir del segundo trimestre del
2016, para el mes de abril no se reportaron avances con respecto a esta actividad. La
revisión del procedimiento de quejas y reclamos y sugerencias para ajustarlo a los
requerimientos de la Ley, está programada a partir del segundo trimestre del 2016; para el
mes de abril, no se reportaron avances con respecto a esta actividad. La revisión y ajustes de
inventario de activos de información, de esquemas de información e índice de información
clasificada y reservada, están programadas a partir del segundo trimestre del 2016, para el
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mes de abril,
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no se reportaron avances con respecto a esta actividad. La definición de
requerimientos de accesibilidad a la página web está programado para el segundo semestre
del 2016, por lo tanto no se presenta avances para este cuatrimestre; el establecimiento de
lineamientos de accesibilidad a espacios físicos de personas en situación de discapacidad
está programada a partir del segundo trimestre del 2016, para el mes de abril no se
reportaron avances con respecto a esta actividad. El informe de solicitudes de acceso a la
información está programado para realizarse en el segundo semestre del 2016, por lo tanto
no se presentan avances para el 1er cuatrimestre.
6-CONCLUSIONES
De acuerdo con lo indicado en el presente informe, durante el primer cuatrimestre del año 2016,
La Oficina de Control Interno del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
verificó la elaboración y publicación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, así mismo,
realizó el seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las actividades
consignadas en el Plan.
Se estableció el nivel de avance de cumplimiento de las acciones propuestas en el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias
Forenses.
7-RECOMENDACIONES
•
Teniendo en cuenta las fechas de seguimiento y publicación, cada (4) meses
programados por la Presidencia de la República, se recomienda que las actividades de
cada componente, se ejecuten en periodos cuatrimestrales, lo anterior para que las
acciones puedan medirse concordantemente.
•
En el Mapa de Riesgos de Corrupción Institucional se deben diligenciar todos los campos
del Anexo A - Mapa de Riesgos de Corrupción. Las acciones deberían programarse
dentro del cuatrimestre de evaluación, para facilitar su monitoreo y seguimiento.
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•
Realizado el seguimiento al Anexo A con el Monitoreo, se pudo establecer que en este
último no se incluyó tres identificaciones del riesgo correspondiente a: Regional Sur
(Gestión Administrativa y Gestión del Soporte Jurídico) y Regional Norte (Gestión
Administrativa).
•
Los indicadores de las acciones del mapa de riesgos de corrupción, deberían ajustarse
cuatrimestralmente.
•
Se recomienda realizar los ajustes necesarios al mapa de riesgos de corrupción y al Plan
Anticorrupción y Atención al Ciudadano de acuerdo con los lineamientos establecidos en
el Documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano"
NÉSTOR FAN LEÓN NIÑO
Jefe de Oficina de Control Interno
Anexo: Formato de Seguimiento Al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, en cinco (5) Folios
Proyecto María Teresa Becerra Orozco - Profesional Especializado-Oficina de Control Interno
Revisó Néstor Fan León Niño - Jefe Oficina de Control Interno
Archivo OCI consecutivo
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FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Entidad
INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
Vigencia
ENERO, FEBRERO, MARZO y 30 de ABRIL de 2016
Fecha de Publicación
Mayo 16 de 2016
Componente
1,2,3,4y5
Segumiento 1 Oficina de Control Interno
Fecha de Seguimiento Mayo 16 2016
Componente
Actividades
Programadas
Actividades
Cumplidas
% de
Avance
Observaciones
Primer Componente : Gestión del Riesgo de Corrupción-Mapa de Riesgos de Corrupción
Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa
de
Riesgos
de
Corrupción
Subcomponente /proceso 1 - Política de
Administración de Riesgos de Corrupción
4
0
No se reportaron avances dentro del periodo de seguimiento; las actividades
fueron programadas para el 2o Cuatrimestre
Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa
de
Riesgos
de
Corrupción
Subcomponente/ proceso 2 Construcción
del Mapa de Riesgos de Corrupción
4
4
Todas las actividades programadas se cumplieron en el mes de marzo de
2016.
2
La socialización y divulgación del Mapa de Riesgos de corrupción, se realizó
concomitante con la del Plan anticorrupción y atención del ciudadano;
publicándolos en la página web institucional y realizando difusión por redes
sociales, el 31 de marzo de 2016. Falta realizar la socialización presencial en
el nivel regional y sede central a través de la oficina de planeación y los
facilitadores de planeación y calidad y levantar las respectivas actas según la
actividad 3.3 del Anexo A
Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa
de
Riesgos
de
Corrupción
Subcomponente /proceso 3 Consulta y
divulgación
3
67%
Componente
Actividades
Programadas
Actividades
Cumplidas
Observaciones
Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa
de
Riesgos
de
Corrupción
Subcomponente /proceso 4 Monitoreo o
revisión
Las actividades de realización de cronograma de monitoreos, la realización
de los mismos y la revisión del estado de las acciones del primer
cuatrimestre, se cumplieron en el mes de abril de 2016.
Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa
de
Riesgos
de
Corrupción
Subcomponente/ proceso 5 Seguimiento
La Oficina de Planeación solicitó a nivel regional y sede central la
información de los avances del cumplimiento de las acciones del Mapa de
Riesgos de Corrupción en el mes de abril dentro del 1er monitoreo; la Oficna
de Control Interno realizó el seguimiento respectivo y publicó el informe de
seguimiento.
Segundo Componente : Racionalización de Tramites
Certificado de Personas relacionas en el
registro nacional de desaparecidos/
SIRDEC
Aunque la actividad de mejora del trámite esta programada desde el 1o de
enero de 2016, no se aportaron soportes de avance en el trámite de
Certificado de personas reportadas en el registro Nacional de desaparecidos
SIRDEC, para el primer cuatrimestre de la vigfencia 2016.
Certificado de Necropsia
Aunque la actividad de mejora del trámite esta programada desde el 1o de
enero de 2016, no se aportaron soportes de avance en el trámite de
Certificado de Necropcia, para el primer cuatrimestre de la vigencia 2016.
Componente
Actividades
Programadas
Consulta de registro de Defunción
Actividades
Cumplidas
Observaciones
Aunque la actividad de mejora del trámite Consulta de Registros de
Defunción - Interface entre el SIRDEC y RUAF- esta programada para inicar
el 1o de enrodé 2016, no se reportaron avances para el primer cuatrimestre
del 2016.
Tercer Componente: Rendición de Cuentas
Subcomponente 1
Información de Calidad y en lenguaje
comprensible
La actividad de actualizar el procedimiento institucional de rendición de
cuentas esta programada a partir del segundo trimestre del 2016, para el el
mes de abril no se reportaron avances con respecto a esta actividad.
Subcomponente 2
Diálogo de doble vía con la ciudadanía y
sus organizacionales
La actividad de actualizar el procedimiento institucional de rendición de
cuentas esta programada a partir del segundo trimestre del 2016, para el el
mes de abril no se reportaron avances con respecto a esta actividad.La
caracterización de usuarios se programó para realizarla a partir del segundo
trimestre de 2016, por lo tanto para el primer cuatrimestre no hay avances en
su ejecución.La actividad de actualizar la estrategia de participación
ciudadana en articulación con el componente TIC para el Gobierno Abierto
esta programada para inciar el el segundo trimestre de 2016, para el el mes
de abril no se reportaron avances con respecto a esta actividad.
Subcomponente 3
Incentivos para motivar la cultura de la
rendición y petición de cuentas
La elaboración de ia estrategia de incentivos se programó para iniciarse en el
segundo trimestre de 2016, para el el mes de abril no se reportaron avances
con respecto a esta actividad
Componente
Actividades
Programadas
Actividades
Cumplidas
Observaciones
Subcomponente 4
Evaluación y retroalimentación a la gestión
institucional
La actividad de actualizar el procedimiento institucional de rendición de
cuentas esta programada a partir del segundo trimestre del 2016, para el el
mes de abril no se reportaron avances con respecto a esta actividad
Cuarto Componente: Mecanismo para mejorar atención al ciudadano
Subcomponente 2
Fortalecimiento de los canales de atención
Las actividades se programaron para inciar en el segundo semestre del 2016,
por lo tanto no hay avances para el primer cuatrimestre del año.
Subcomponente 3
Talento Humano
3.1 Se reflejo el avance de la Oficina de Personal realizando el relanzamiento
de los valores institcuinales mediante una campaña virtual, quedando
pendiente por reportar datos la Subdireccion de Investigación Científica
3.2 Las actividades se programaron para inciar en el segundo semestre del
2016, por lo tanto no hay avances para el primer cuatrimestre del año
3.3 Las actividades se programaron para indar en el segundo semestre del
2016, por lo tanto no hay avances para el primer cuatrimestre del año
0,5
4.1 La actividad de actualizar el procedimiento institucional esta programada
a partir del segundo trimestre del 2016, para el el mes de abril no se
reportaron avances con respecto a esta actividad
Subcomponente 4
Normativo y procedimental
1.3
43%
4.2 Se cumplió el 100% la actividad de ajuste al sistema de quejas y
reclamos y sugerencias; se verificó en la pagina web institucional.
4.3 La Oficina de Personal dispuso de un Plan de Acción para la
implementación de mecanismos orientados a mejorar el servcio de atención
al ciudadano.
Componente
Actividades
Programadas
Actividades
Cumplidas
Observaciones
5.1 Se entregaron por parte de la Oficina de planeación los resultados de la
medición de la Satisfacción al cliente, pendiente el informe Nacional
Subcomponente 5
Relacionamiento con el ciudadano
0,7
5.2 La caracterización de usuarios se programó para realizarla a partir del
segundo trimestre de 2016, por lo tanto para el primer cuatrimestre no hay
avances en su ejecución
Quinto Componente: Mecanismos para la Transparencia y el Acceso a la Información
actividades de monitoreo programadas semestralmente, no presentan
avances para el primer cuatrimestre de 2016.
La elaboración del autodiagnóstico para evaluar el nivel de implementación
de la Ley 1712 de 2014, esta programada a partir del segundo trimestre del
2016, para el el mes de abril no se reportaron avances con respecto a esta
actividad.
Subcomponente 1
Lineamientos de trasparencia activa
La revisión del procedimiento de quejas y reclamos y sugerencias para
ajustarlo a los requerimientos de la Ley , esta programada a partir del
segundo trimestre del 2016, para el el mes de abril no se reportaron avances
con respecto a esta actividad.
Subcomponente 2
Lineamientos de trasparencia pasiva
Subcomponente 3
Elaboración instrumentos de gestión de la
información
Subcomponente 4
Criterio diferenciar de accesibilidad
Subcomponente 5
Monitoreo del acceso a la información
pública
0%
La revisión y ajustes de inventario de activos de información, de esquemas
de información e Índice de información clasificada y reservada, están
programadas a partir del segundo trimestre del 2016, para el el mes de abril
no se reportaron avances con respecto a esta actividad.
La definición de requerientes de accesibilidad a la pagina web esta
programado para el segundfo semestre del 2016 por lo tanto no se presenta
avances para este cuatrimestre ; el establecimiento de lineamientos de
accesibilidad a espacios físicos de personas en situación de discapacidad
esía programada a partir del segundo trimestre del 2016, para el el mes de
abril no se reportaron avances con respecto a esta actividad.
El informe de solicitudes de acceso a la información esta programado para
realizarse en el segundo semestre del 2016, por lo tanto no se presentan
avances para el 1er cuatrimestre.