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UNIVERSIDAD DE LA HABANA
RESOLUCIÓN RECTORAL No. 1028/ 2010
POR CUANTO: Mediante la Resolución No. 119 del Ministro de Educación Superior de fecha
15 de mayo de 2009, quien resuelve fue nombrado Rector de la Universidad de La Habana.
POR CUANTO: La Resolución No. 57 del Ministro de Educación Superior de fecha 31 de
marzo de 1977 en su artículo 70 inciso e), establece entre las atribuciones de los Rectores de
los Centros de Educación Superior, dictar resoluciones y otras disposiciones sobre los
asuntos que estimen oportunos relacionados con las actividades de las instituciones.
POR CUANTO: La Universidad de La Habana, en su desempeño como Casa de Altos
Estudios, con una posición de avanzada en el desarrollo de la docencia, el postgrado, la
investigación y la extensión universitaria, tanto a nivel nacional como internacional, gestiona
recursos de diversa naturaleza con instituciones, agencias y personas jurídicas, con carácter
no reembolsable, que a los efectos de la Resolución No. 15 del 2006, se denominan
Donativos.
POR CUANTO: La gestión de donativos en efectivo y en especies constituye una fuente de
captación de recursos materiales y financieros, destinados a apoyar las actividades
sustantivas de la Universidad de La Habana.
POR CUANTO: En atención a lo antes expuesto, y con el objetivo de dar cumplimiento a las
regulaciones establecidas por los Organismos de la Administración Central del Estado para
la gestión de donativos y para el control y correcta utilización de los recursos recibidos por
esta modalidad y a los efectos de garantizar la tramitación, el control y la correcta utilización
de los recursos que se reciben en calidad de Donativos en Especie y en Efectivo y la
implementación adecuada de la Resolución No. 15 del extinto MINVEC del 2006 y de la
Resolución No. 50 del 2008 del mismo Organismo que modifica los Artículos 2, 7, 8,10, 11,12
y 13 de la mencionada Resoluciones, resulta procedente regular los Procedimientos para la
gestión de los mismos en la Universidad de La Habana.
POR TANTO: En ejercicio de las facultades que me están conferidas,
RESUELVO:
PRIMERO: Aprobar y poner en vigor las Normas y Procedimientos para la Gestión de
Donativos en la Universidad de La Habana.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE DONATIVOS EN LA
UNIVERSIDAD DE LA HABANA:
1. DE LA DEFINCIÓN DE DONATIVO:
Según establece la Resolución No. 15 de fecha 1ro de abril de 2006 del extinto Ministerio
para la Investigación Extranjera y la Colaboración Económica ( MINVEC), los Donativos
son recursos de diversa naturaleza, recibidos con carácter no reembolsable, que
contribuyan al desarrollo del país y al enfrentamiento de emergencias por desastres
naturales ó a cubrir necesidades de la población. Se materializan a través de Donativos
Puntuales ó Proyectos de Colaboración y pueden ser en Efectivo y/o en Especie.
Constituye una de las modalidades de la colaboración económica que Cuba recibe y son
ejecutados a través de Proyectos de Colaboración ó Donaciones Puntuales y Créditos
Blandos.
Asimismo se entiende como Donativo Puntual a aquellos recursos recibidos no
asociados a proyectos de colaboración.
2. DE LAS REGULACIONES E INDICACIONES METODOLÓGICAS:
Para proceder a la gestión de Donativos, las Facultades, Centros de Investigación y de
Estudio, así como las Áreas Centrales deberán hacer que se cumplan las Regulaciones,
Resoluciones, Cartas Circulares e Indicaciones Metodológicas emanadas del MINCEX,
MES y de la Dirección de Relaciones Internacionales de la Universidad de la Habana (
DRI-UH), a saber:
a) Resolución No. 15 del 2006 del extinto MINVEC sobre las "Normas para la
Colaboración Económica que Cuba recibe".
b) Resolución No. 50 del 2008 del extinto, que introduce modificaciones a la Resolución
15 del 2006.
c) Instrucción de Vehículos de la EMED del 8 de junio de 2010.
3. DE LA APROBACIÓN Y TRAMITACIÓN DE LOS DONATIVOS:
La aprobación y tramitación de los DONATIVOS se realiza a través del MINCEX, por
conducto de la Empresa Ejecutora de Donativos (EMED).
4. DE LA GESTIÓN PARA LA IMPORTACIÓN Ó EXTRACCIÓN DE UN DONATIVO Ó DE
UN DONATIVO DE PUERTO, AEROPUERTO, OFICINAS DHL Ó BULTO POSTAL:
4.1 Los Decanos, Directores y Jefes de áreas centrales, serán los responsables de
solicitar que se inicie la tramitación para la importación ó extracción de una donación,
lo cual efectuarán a través de la Dirección de Relaciones Internacionales, según
Anexos 1 y 2 de estas Normas y Procedimientos.
4.2 La DRI tramitará las donaciones solicitadas con la EMED, la cual gestiona con el
MINCEX el Aval Político, según el área geográfica de origen de la donación. En
dependencia del contenido de la donación, la EMED gestiona otros avales con la
Oficina Técnica de Ozono, MINBAS y MIC, como es el caso de equipos cómputo, de
generación eléctrica, aires acondicionados, reactivos, refrigeradores, etc.
4.3 El MINCEX otorga el Aval y la EMED tramita el Autorizo de Importación (AI) con un
número de Donativo que se envía a la DRI/UH y al área beneficiaria. El AI se remite
al donante para que inicie los trámites de envío de la donación.
4.4 A partir de la aprobación de su trámite, el área beneficiaria establecerá comunicación
con el donante, para que proceda a la transportación de la donación y a la vez le
solicitará los documentos de embarque, enviándolos a la DRI para tramitar con la
EMED la extracción del puerto, Aeropuerto, DHL ó Bulto Postal, según el caso. No es
necesario hacer una nueva solicitud, se informa a la EMED y se entrega una copia
del documento de embarque para el trámite de extracción.
4.5 Cuando la donación entra al país como carga acompañante sin Autorizo de
Importación, es retenida en la Aduana del aeropuerto, puerto ó en las Oficinas de
Mensajería Internacional. El mecanismo para la extracción es el mismo, adjuntando
el Acta de Retención para el trámite con la EMED y/o la Carta de las Oficinas de
DHL. Se debe presentar original y 3 copias del expediente para la gestión.
5. DE LA ENTREGA Y RECEPCIÓN DE LOS DONATIVOS TRAMITADOS Y PAGO A
LA EMED POR LOS SERVICIOS PRESTADOS:
5.1 La EMED entregará la donación elaborando el Acta de Entrega de Donativo, la cual
debe ser firmada por el área beneficiaria y por el representante de la EMED.
5.2 Luego de recibida la donación en la Universidad, la misma debe ser recepcionada por
la Dirección de Economía para su valorización, tasación e inventario. Esta última
controlará la donación en correspondencia con lo establecido por el Sistema
Nacional de Contabilidad (Ver Resolución No. 18 del MES) para tales efectos.
5.3 Si la donación está dirigida a algunas de las direcciones de la Unidad Presupuestada
de Aseguramiento (UPA), las mismas deben pasar por la Dirección de Economía de
dicha entidad.
5.4 Una vez recibida la donación, la EMED entrega al área beneficiaria la factura, en los
tres (3) días siguientes a la entrega de los suministros, para el pago de los gastos en
moneda nacional, que se han originado por concepto de almacenamiento, carga y
descarga, transportación y servicios de aduana. En todos los casos cada Decano,
Director ó Jefe de área deberá solicitar a la Dirección de Economía de la Universidad
la confección de un cheque a favor de la EMED ó la realización del pago por
Transferencia Bancaria.
6. DEL CONTROL DE LOS DONATIVOS:
6.1 El control del Donativo, ya sea en efectivo ó en especie, será responsabilidad del
Decano, Director ó Jefe de Área beneficiada.
6.2 La DRI archivará la documentación de solicitud de cada Donativo, enumerándolos
internamente.
6.3 La Facultad, Centro ó Área Central deberá controlar el destino final de la donación,
con No. de Inventario en caso de Activos Fijos Tangibles (AFT). Si la entrega de
productos es a personas (materiales, alimentos, material gastable, implementos
varios, etc), se archivará el listado de distribución con la firma de los beneficiarios.
6.4 Todos los donativos están sujetos a controles y auditorías, tanto internas como
externas y se ejercerá en los siguientes niveles:
a) Autocontrol por parte de la Universidad de la Habana y el MES
b) Visitas de control que realiza la Aduana, la EMED y las áreas políticas del
MINCEX.
c) Supervisiones realizadas por la Dirección de Supervisión del MINCEX.
d) Auditorías realizadas por la Contraloría General de la República ó entidades
nacionales facultadas para ello.
6.5 Los resultados de las auditorías deben conservarse por un período de 5 años.
7. DE LA TRAMITACIÓN DE LOS DONATIVOS EN ESPECIE EN FRONTERA:
7.1 Si la Donación se realiza por parte de extranjeros, profesores, investigadores u otras
personas vinculadas a la Universidad, cada área receptora del Donativo realizará el
trámite ante la Dirección de Economía en el Modelo de Movimiento de Medios
Básicos establecido.
7.2 En aquellos casos en los que no esté presente el donante, la tramitación solo podrá
ser ejecutada por el Jefe del Área beneficiaria, en la que deja constancia de la
donación efectuada.
8. LA TRAMITACIÓN DE LOS DONATIVOS EN EFECTIVO:
(Ver Resolución No. 15 del MINVEC)
8.1 La recepción del donativo puntual en efectivo tiene carácter excepcional y se
ajustará a lo establecido a las regulaciones bancarias vigentes. Para su utilización
será necesario contar con la autorización del MINCEX.
8.2 Los Decanos, Directores y Jefes de áreas solicitarán por escrito a la DRI que se
inicie el trámite de aprobación del donativo, con la cantidad donada y los elementos
que justifican su uso y destino para solicitar el Aval Político al MINCEX, adjuntando
la carta del donante.
8.3 La DRI solicitará el Aval del MINCEX a través del MES.
8.4 Otorgado el Aval, la DRI emite una comunicación a la VRE como constancia de su
aprobación.
8.5 Los Decanos, Directores y Jefes de Áreas Centrales solicitarán a la Dirección de
Economía la apertura de una Sub Cuenta a nombre del Donativo por la cantidad
recibida, informando el uso y destino propuesto por el donante.
8.6 Las solicitudes de pago para las compras realizadas con cargo a fondos de
donativos en efectivo se harán a la Dirección de Economía (Ver Anexo 5).
9. DEL EXPEDIENTE DE LOS DONATIVOS EN EFECTIVO:
9.1 El expediente del Donativo en efectivo se abrirá en el área beneficiaria y en la
Dirección de Economía y debe contener los documentos que lo avale para su
debido control y utilización, a saber:
a) Carta del donante, especificando el uso y destino, si es el caso.
b) Carta solicitud de autorización al MINCEX a través de las DRI/UH/MES
c) Documento de aprobación del MINCEX para la utilización del Donativo.
d) Carta del Jefe del área a la Dirección de Economía solicitando la apertura
de un Centro de Costo.
e) Submayor actualizado.
f)
Prefacturas y facturas de compra
g) Informe de Recepción
9.2 El expediente del Donativo debe conservarse hasta dos años posterior a su
liquidación.
10. DEL EXPEDIENTE DE LOS DONATIVOS EN ESPECIE:
Los donativos en especie deben pasar al registro contable de la institución. El
expediente se abrirá en el área beneficiaria y en la Dirección de Economía y debe
contener los documentos que lo avale para su debido control y utilización, a saber:
a)
Carta del donante, especificando el uso y destino.
b)
Copias de las solicitudes de tramitación a la DRI y a la EMED
c)
Solicitudes de pago a la EMED por servicios prestados
d)
Copia de facturas emitidas a la EMED
e)
Carta a la Dirección de Economía para No de Inventario
f)
Si es AFT (Activo Fijo Tangible) debe tener No de Inventario
g)
Cualquier documento que se genere de la donación recibida
11. DEL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN MENSUAL A LA DRI Y A LA DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y ESTADÍSTICAS (DPE):
11.1 Las áreas informarán a la DRI en el Modelo Anexo No 3, antes de los 5 días de
cada mes, las donaciones recibidas en efectivo y en especie.
11.2 La DRI informará a la Dirección de Planificación y Estadística, dentro de los diez
(10) primeros días de cada mes las donaciones recibidas en efectivo y en especie
en la UH.
11.3 Mensualmente se contabilizarán los donativos por concepto de servicios (pagos
de pasajes, dietas, estancias y otros gastos de la colaboración asumidos por la
parte extranjera) y se enviarán a la DPE.
12.
DE LA COMUNICACIÓN CON LOS DONANTES:
12.1 Cuando el donativo es en especie el área beneficiaria enviará al Donante una
Carta de Recepción y Agradecimiento y archivará la documentación en el
expediente como Donativo Ejecutado. Si es en efectivo, la Carta de
Agradecimiento se elaborará en el momento de la donación.
13. CONSIDERACIONES GENERALES:
13.1 La Facultad, Centro ó Área beneficiaria dispone de treinta (30) días para el
trámite de extracción de una Donación. Una vez transcurrido ese período la
Aduana declara en Abandono la carga y pasa a los almacenes del MINCIN.
Para recuperarla hay que comprarla a este organismo en Moneda Nacional.
13.2 No se deben tramitar donaciones sin el AI. El AI no es un documento para
extraer mercancía del Puerto o Aeropuerto ó de las Oficinas de DHL y Bulto
Postal, para ello se presenta el Documento de Embarque y se realiza el proceso
de extracción.
13.3 Los donantes deben despachar la carga siempre desde el lugar de origen, no
viajar con la carga acompañante. En caso de requerir de la entrada urgente de
una donación, se puede solicitar una Simplificada ( mecanismo que se aplica
en casos excepcionales).
13.4 La Facilidad Aduanal es una excepcionalidad que la EMED propone sólo en
casos de equipos médicos, medicinas, brigada con herramientas o donaciones
que puedan causar problemas políticos al país. La Aduana tiene el derecho de
conceder o no el permiso y requiere de la aprobación de la Aduana General de
la República.
13.5 Las áreas de la Universidad cuando conozcan la intención de un donante deben
informarle las regulaciones para los trámites establecidas en el país, no se
admitirá la entrada de donativos, habitualmente, con Facilidad Aduanal.
13.6 Es responsabilidad de las áreas universitarias, de la DRI y de la EMED dar
seguimiento al proceso de solicitud de un donativo hasta que llegue a su
destino final.
13.7 Los proyectos de colaboración que realizan compras en el exterior, hacen las
mismas tramitaciones para la importación. Es una Donación asociada a un
proyecto, pero el control se lleva dentro en el expediente del proyecto y no se
informa como Donativo, pues de lo contrario la información será enviada
doblemente.
13.8 Para la solicitud de importación y posterior inscripción de vehículos donados al
país se requiere que se informe junto con dicha solicitud los datos de los
vehículos que serán propuestos a baja en sustitución de los vehículos donados.
Se incluyen los Autorizos de Importación, lo que significa, que hay que prever
desde la organización del proceso del trámite de importación de vehículos
donados, aquellos que serán baja, debiendo informar los datos siguientes:
vehículos, no. de matrícula, entidad a que pertenece (Ver Indicación sobre
importación de Vehículos).
SEGUNDO: La presente Resolución surtirá efectos retroactivos a partir del 1ro de enero de
2010.
Comuníquese a todas las áreas universitarias, y a cuantos funcionarios deban conocerla a
sus efectos.
Archívese en la Secretaría General de la Universidad de La Habana.
Dada en ciudad de La Habana, a los 12 días del mes de octubre de 2010. “Año 52 de la
Revolución.”
Dr. Gustavo José Cobreiro Suárez
Rector