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GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA
DE CAPTURA PARA EL FUT
PREPARADO POR:
COMISION INTERSECTORIAL DEL FUT
VERSION 2.2
Diciembre de 2012
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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1.
TABLA DE CONTENIDO
2. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 4
3. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................................... 4
3.1 Cambios de la versión ................................................................................................................ 5
4. ALCANCE ......................................................................................................................................... 5
5. MANUAL DE INSTALACION .............................................................................................................. 6
5.1 Prerrequisitos ............................................................................................................................ 6
5.2 Configuración de la Seguridad de Excel .................................................................................... 6
5.2.1 Para Excel 2002 y 2003....................................................................................................... 6
5.2.2 Para Excel 2007 y 2010....................................................................................................... 7
5.3 Instalación ............................................................................................................................... 10
6. MANUAL DE OPERACIÓN .............................................................................................................. 15
6.1 Acceso a la Herramienta. ........................................................................................................ 15
6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad .................................................................................. 17
6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte. ............................................................................. 17
6.4 Ver periodos en proceso o reportados. ................................................................................... 21
6.5 Importar Archivos Planos ........................................................................................................ 23
6.6 Búsquedas en la herramienta.................................................................................................. 25
6.7 Utilización de la herramienta .................................................................................................. 26
6.7.1 Categoría de Información de Ingresos ............................................................................. 27
6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento ................................................ 36
6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión........................................................... 44
6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda .......................................................... 49
6.7.6 Categoría de Información de Reservas ............................................................................. 51
6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar .................................................... 55
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras ........................................................................................ 58
6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez ............................................................................... 63
6.7.10 Fondos de Salud.............................................................................................................. 69
6.7.11 Cierre Fiscal .................................................................................................................... 73
6.7.12 Categoría de Información de Deuda Pública .................................................................. 76
6.7.13 Categoría de regalías 1 .................................................................................................. 80
6.7.13.1 Cuenta única regalías .................................................................................................. 81
6.7.14 Categoría de regalías 2 .................................................................................................. 84
6.7.15 Categoría de Información de Ingresos SGR .................................................................... 87
6.7.16 Categoría de Información de Transferencias SGR .......................................................... 91
6.7.16.1Transferencias Recibidas SGR....................................................................................... 91
6.7.16.2Transferencias Enviadas SGR ....................................................................................... 93
6.7.17 Categoría de Información de Gastos SGR ...................................................................... 94
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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2. OBJETIVO
Tener una guía que permita a las entidades del nivel territorial el uso de la
herramienta soportada en Excel que facilite la recolección de la información en los
diferentes formatos que se encuentran disponibles para Formulario Único
Territorial (FUT) y la generación de los archivos planos necesarios para su cargue a
través del canal único CHIP administrado por la Contaduría General de la Nación.
3. ASPECTOS GENERALES
En cumplimiento del Decreto 3402 de septiembre de 2007 se diseñó el Formulario
Único Territorial, mediante el cual se recolectarán los datos sobre la ejecución
presupuestal de ingresos y gastos, para efectos del monitoreo, seguimiento,
evaluación y control de las entidades territoriales.
El Formulario Único Territorial será de obligatorio diligenciamiento y presentación
por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios. El corte del
reporte de información se hará en periodos trimestrales de acuerdo a las
siguientes fechas:
Fecha de Corte para la Información
Corte
Reporte oportuno
Reporte
extemporáneo, hasta
31 de marzo
30 de abril
30 de mayo
30 de junio
31 de julio
31 de agosto
30 de septiembre
31 de octubre
30 de noviembre
31 de diciembre
15 de marzo del año
siguiente
15 de abril
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Se asume que el usuario de la entidad territorial conoce y ha operado el sistema
CHIP y lo tiene instalado en su computador de manera local, por lo tanto la guía
solamente incluye la forma de diligenciamiento de la información presupuestal y no
su instalación en el sistema CHIP.
Cada uno de los formatos cuenta con celdas formuladas las cuales no permiten
digitación, las celdas que si lo permiten corresponden a las del último nivel de
detalle se encuentran identificadas con filas de color blanco. Diligencie cada uno de
los formatos y cuando haya finalizado guarde el libro y cierre del documento.
Los formatos contienen cifras de control que deben ser diligenciadas al inicio del
proceso de captura de datos y al final deben ser iguales al total del presupuesto
para cada uno de los momentos presupuestales.
Cado de uno de los formatos tiene un número de variables y conceptos diferentes,
adicionalmente durante el proceso de registro, la herramienta puede generarle
alertas sobre posibles inconsistencias en el reporte de información; cada de una de
las alertas se ilumina de color rojo sobre la celda que genere la inconsistencia.
Las cifras de reporte son en miles de pesos.
3.1 Cambios de la versión
El documento “cambios de la versión” enumera los cambios de la versión de las
herramientas de Excel:
4. ALCANCE
El alcance de esta guía contempla el detalle del proceso del reporte de Información
de las categorías presupuestales residentes en el FUT.
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5. MANUAL DE INSTALACION
5.1 Prerrequisitos
Conexión a Internet
Excel (Puede ser Excel 2002 o superior)
Si trabaja en red, necesitara un usuario administrador de su máquina para
poder cambiar la configuración de la seguridad de las macros
Versión instalada y actualizada del Chip Local.
5.2 Configuración de la Seguridad de Excel
Para que la herramienta funcione adecuadamente, es necesario revisar y/o
cambiar la seguridad de las macros de Excel; así:
5.2.1 Para Excel 2002 y 2003.
La configuración de seguridad de macros determina qué grado de permisividad
debe tener Excel para permitir la ejecución de macros en su equipo. Hay cuatro
niveles de seguridad: Muy alto, Alto, Medio y Bajo. Los niveles se controlan desde
el cuadro de diálogo Menú Herramientas - Comando Opciones - Ficha Seguridad Botón Seguridad de macros. El cuadro de dialogo presentado es el que se muestra
en la ilustración 1. Seguridad -
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Ilustración 1 Opciones de Seguridad (Excel Versiones 2002 y 2003)
Para la utilización de las herramientas captura para el Formato Único Territorial,
debe seleccionar el nivel de seguridad medio o bajo (se recomienda medio para
evitar la transmisión de virus), tal como lo presenta la Ilustración 2:
Ilustración 2 Opciones de Seguridad de Macros (Excel Versiones 2002 y 2003)
5.2.2 Para Excel 2007 y 2010.
La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de
confianza. Sin embargo, si trabaja en una red administrada, recuerde que necesita
el usuario administrador para realizar los cambios.
Para realizar los cambios siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Excel (Tal como se presenta en la Ilustración 3)
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Ilustración 3 Opciones de Excel Versión 2007
2. Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a
continuación, en Configuración de Macros (Ver Ilustración 4, Ilustración 5 e
Ilustración 6).
Ilustración 4 Acceso al Centro de Confianza
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Ilustración 5 Configuración del Centro de Confianza
Ilustración 6 Acceso a la Configuración de Macros Excel Versión 2007
3. Seleccione la opción Habilitar todas las macros (no recomendado, puede
ejecutarse código posiblemente peligroso). Haga clic en esta opción para
permitir que se ejecuten todas las macros; además seleccione el control de
chequeo de Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA.
Asegúrese que la configuración sea la que se presenta en la Ilustración 7:
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Ilustración 7 Configuración de Macros
5.3 Instalación
Desde la página del chip: http://www.chip.gov.co/ : Información de la Categoría:
Archivos de ayuda FUT, le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 8 Ingreso al CHIP
De acuerdo al ámbito al cual usted pertenezca seleccione el Instalador e
Instructivo de ayuda para bajarlo. En el momento de ejecutar la descarga
aparecerán las siguientes opciones
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Ilustración 9 Pantalla de Instalación de la Herramienta
Las tres opciones son Ejecutar, Guardar y Cancelar. Las dos primeras se
explicarán a continuación:
Si digita Cancelar, se aborta el proceso de instalación y no se hará nada.
1. Opción Ejecutar
1.1. Le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 9 Progreso de la Instalación
Esto tomará uno minutos mientras el sistema baja el programa y lo ubica en el
disco duro de su computador, le aparecerá la siguiente pantalla:
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Ilustración 10 Ejecutable del programa
Si digita No ejecutar, abortara la instalación de inmediato.
1.2. Al digitar Ejecutar, aparece lo siguiente:
Ilustración 11 Instalador de la Herramienta
1.3
Vaya al siguiente paso (botón siguiente)
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Ilustración 12 Instructivo de Instalación
1.4
Vaya al siguiente paso (botón siguiente), es posible modificar la ruta de
instalación, con el botón de examinar, si lo hace tenga en cuenta que la
herramienta quedará instalada en dicha ruta
Ilustración 13 Finalización de la Instalación
1.5
Finalice la instalación (botón de finalizar)
Para verificar la instalación de la herramienta en su computador, revise en el
explorador de Windows la siguiente ruta: C:\FUT_Herramienta (ruta por defecto) o
la que haya seleccionado en el momento de la instalación, allí encontrará instalada
la herramienta.
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2. Opción Guardar.
Permite almacenar el aplicativo de instalación en su
computador para su posterior ejecución; al utilizar esta opción se le presentará
la siguiente ventana
Ilustración 14 Guardar el archivo de la instalación
2.1.
Para iniciar el proceso de descarga utilice la opción de Guardar.
2.2.
Cuando haya finalizado la operación, digite doble Clic en el programa que
acabo de guardar, le aparecerá la siguiente pantalla, siga las instrucciones
del 1.2 al 1.6 del Manual de Instalación.
Ilustración 15 Alerta de seguridad de los vínculos para Excel
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6. MANUAL DE OPERACIÓN
6.1 Acceso a la Herramienta.
Una vez finalizado el proceso de instalación, en su computador ingrese al Menú de
Inicio, con la siguiente ruta:
Inicio- Todos los Programas - Formato de Captura FUT - Formato de Captura FUT,
tal como se presenta en la Ilustración 16.
Ilustración 16 Ejecución de la herramienta
Al iniciar la aplicación, se ejecutará Excel solicitándole la confirmación de macros,
tal como se presenta en la siguiente ilustración (solo si está trabajando en office
2002 y/o 2003):
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Ilustración 17 Seguridad de Macros
Debe utilizar la opción de Habilitar macros lo que le permitirá ejecutar los
programas internos de generación de salidas de información al CHIP de la
Contaduría General de la Nación.
Si está trabajando en office 2007 y/o 2010 debe habilitar los contenidos que
generalmente aparecen en la parte superior de Excel, para cada una de las hojas
de la herramienta.
Ilustración 17a Habilitar Contenidos
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6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad
Ilustración 18 Ventana de Inicio
Código Entidad Territorial: Ingrese el código CGN asignado a su entidad
Periodo del Reporte: Seleccione el periodo de reporte de la lista que le presenta la
herramienta (los periodos de reporte son trimestrales).
Año del Reporte: Ingrese el año del periodo del reporte
Al finalizar el registro de la entidad y los datos para el periodo de reporte, puede
seleccionar la opción de “Crear Nuevo periodo de Reporte” o “Ver periodos en
proceso o reportados”. Las dos opciones se explicarán a continuación:
6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte.
Cuando la plantilla esté abierta tendrá una vista tal como aparece en Ilustración 19
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Ilustración 19 Ventana de Inicio – Opción Crear Periodo de Reporte
Para iniciar el proceso de registro lo primero que debe hacer es crear un nuevo
periodo de reporte el cual crea un ambiente de trabajo que le permitirá la captura
de información de las diferentes categorías de información. Para crear un nuevo
periodo de reporte digite la siguiente información:
Después de completar los datos correspondientes al código de la entidad territorial
y para el año y periodo de reporte utilice la opción Crear Nuevo Periodo de Reporte
(Ver Ilustración 19). Dicho ambiente hará una copia de la herramienta a una
carpeta independiente nombrada con el periodo y año de reporte, por ejemplo
Enero – Marzo – 2011 en el caso que el ambiente creado sea para dicha fecha de
corte (Ver Ilustración 20).
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Ilustración 20 Vista del Explorador de Windows
La carpeta contiene los archivos que corresponden al formato de inicio y los
archivos asociados a las categorías presupuestales FUT.
Adicionalmente se activan las opciones de registro de las diferentes categorías de
información (Ver Ilustración 21).
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Ilustración 21 Ambiente de Trabajo de la Herramienta de Recolección de Información
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6.4 Ver periodos en proceso o reportados.
Cada vez que desee ingresar a un periodo de reporte, puede hacerlo de la
siguiente manera:
1. En la hoja de inicio de la herramienta utilice el siguiente botón:
Ilustración 22
2. Si la herramienta no tiene periodos de reporte la herramienta le presentará al
usuario la una alerta en la que le advierte que no existen periodos de reporte
registrados (Ver Ilustración 23), en caso contrario le presentará una ventana
con los periodos de reporte que se encuentran creados (Ver Ilustración 24).
Ilustración 23 Alerta de la no existencia de periodos de reporte
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Ilustración 24 Listado de los periodos de reporte
Seleccione el periodo de reporte y consúltelo.
Nota. De acuerdo al tipo de seguridad de la herramienta Excel, es posible que en
el momento de abrir el vínculo correspondiente al periodo de corte, le presente el
siguiente mensaje.
Ilustración 25 Alerta para la protección de vínculos
Dado que este es un vínculo programado por la herramienta, siempre debe aceptar
(utilizar el botón Sí) para tener acceso a los datos del reporte.
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6.5 Importar Archivos Planos
La herramienta cuenta con la opción de importar los archivos planos que
provengan de otras herramientas y/o de periodos anteriores de reporte.
Los
archivos planos deben respetar el protocolo de comunicaciones establecido por el
CHIP, es decir la primera fila del archivo debe ser un encabezado que inicia por la
letra S y las demás filas de detalle deben comenzar por una letra D.
Para realizar la importación, se debe ejecutar una de las opciones de creación de
un nuevo periodo de reporte o seleccionar un periodo de reporte anterior, con lo
cual se presentarán dos botones al final de la lista de reporte de la entidad (Ver
Ilustración 26). La selección establece el periodo sobre el cual se hará la
importación.
Ilustración 26 Opciones al abrir o crear un periodo de reporte
Seleccione el botón de Importar archivos, sin necesidad de seleccionar alguno de
los elementos de la lista, la herramienta le presentará una ventana que le
permitirá seleccionar una carpeta que contiene los archivos a cargar (Ver
Ilustración 27).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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Ilustración 27 Selección de la carpeta de importación
Después de seleccionar la carpeta continué el cargue utilizando el botón de
siguiente, la herramienta le presentará la lista de archivos disponibles para el
cargue (Ver Ilustración 28).
Ilustración 28 Listado de archivos a importar
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La herramienta alerta sobre posibles inconsistencias en el archivo, señalando en
color rojo sostenido las características erróneas del archivo de cargue, en la
Ilustración 28 se presentan en rojo los siguientes campos: (1) Nombre del Archivo,
(2) Año y (3) Periodo; indicando que se pretende cargar en el periodo de Marzo –
Junio y reporte de Enero – Marzo. Si el usuario está seguro del cargue, se finaliza
el proceso con el botón de finalizar.
La herramienta después de procesar los archivos de indicará que el cargue se
realizó con éxito y que es posible realizar las consultas sobre los datos cargados.
6.6 Búsquedas en la herramienta
Para realizar una búsqueda en cualquiera de los formatos, tenga en cuenta que en
la mayoría de ellos los valores son el resultado de una fórmula, por lo tanto la
acción de buscar de Excel debe estar configurada de la siguiente manera.
Ilustración 29 Búsqueda de datos en las categorías de información
En el campo Buscar dentro de, debe asegurarse que se encuentra seleccionada la
opción Valores.
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6.7 Utilización de la herramienta
El procedimiento de registro es el siguiente:
Después de abrir o crear un nuevo periodo de reporte, la herramienta le mostrará
los vínculos a los formatos de ejecución presupuestal así como la selección de las
opciones de generación de archivos planos para el CHIP (Ver Ilustración 30).
Ilustración 30 Vínculos para la selección de Categorías de Información
Para iniciar la recolección de datos seleccione el vínculo correspondiente a la
categoría que desee registrar. Para cada una de las categorías presentes en el
FUT y que se encuentran parametrizadas en la herramienta se detallará en los
siguientes ítems el procedimiento de reporte de información.
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6.7.1 Categoría de Información de Ingresos
Es la categoría que permite el registro del total de los ingresos corrientes y de
capital. Los conceptos que hacen parte de la categoría de ingresos se encuentran
clasificados de acuerdo al tipo de entidad territorial (Departamento y Municipio),
considerando como entidades de reporte especial a Bogotá y el Departamento de
San Andrés y Providencia.
A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de ingresos incluye un
formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado Transferencias
recibidas, el cual busca en principio detallar las transferencias hechas por las
demás entidades y constituyen un ingreso para la entidad reportarte.
A partir del primer trimestre de 2012, la categoría de ingresos no incluye los
recursos que amparan reservas, dichos conceptos se encuentran en la categoría de
reservas presupuestales (Ver el archivo de cambios de 2012 para mayor
información)
A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal
de ingresos y el detalle de la información de las transferencias recibidas
6.7.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos
La categoría de ingresos parametrizada en el CHIP como FUT_INGRESOS, cuenta
con un formulario denominado REGISTRO_INGRESOS, en el cual las filas
corresponden a los conceptos y las columnas corresponden a las variables que
explican el comportamiento de la ejecución presupuestal.
El formato de ingresos está diseñado de tal manera que el usuario solo digite la
información necesaria para el reporte de información y auto-completa las celdas
que no dependen del registro de cifras.
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Ilustración 31 Formato Excel de la categoría de Ingresos
Los conceptos cuentan con una descripción para facilitar su comprensión en el
momento del reporte y se encuentran a disposición de la entidad territorial.
Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal y al detalle de las
destinaciones específicas adoptadas mediante un acto administrativo de la entidad
territorial fuera de las establecidas en el marco legal. A continuación se enumeran
las variables que hacen parte del formulario:
Variables de las etapas del presupuesto de Ingresos. Son variables de tipo
cuantitativo,
Presupuesto Inicial. Corresponde a los valores que estima recaudar durante la
vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo
competente.
Presupuesto Definitivo. Corresponde a los valores que estima recaudar durante
la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo
competente, afectándose con las modificaciones presupuestales aprobadas de
acuerdo con las normas que sean aplicables en cada caso.
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Recaudo Efectivo. Representa el valor recaudado en efectivo durante la vigencia
por concepto de los ingresos.
Sin Situación de Fondos: Representa el valor recaudado sin situación de fondos
durante la vigencia por concepto de los ingresos.
Recaudo Total. Corresponde a la suma del recaudo efectivo más el recaudo sin
situación de fondos.
Variables de detalle para la destinación específica mediante acto administrativo
adoptado por la entidad territorial.
Tiene Documento Soporte: Variable de tipo cualitativo en la cual la entidad
establece si existe una destinación específica, respecto de cada renta que se esté
diligenciando en el FUT; para lo cual debe señalar tal situación en el campo
respectivo de la variable de chequeo.
Numero Documento: Variable cualitativa que permite registrar el número del
acto administrativo mediante el cual la entidad otorgó la destinación específica
respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT.
Si la renta tiene una destinación específica se deben diligenciar las dos variables
que están a continuación en el formato y que permiten establecer o el valor de la
destinación, cuando se estable que la destinación es un valor fijo, o el porcentaje
de la destinación cuando la destinación se establece como proporción de la renta.
Si la renta no tiene destinación específica debe registrar en el campo “Numero
Documento” el valor NA.
% de la Destinación: Variable de tipo cuantitativo en la que se registra el
porcentaje de la destinación específica cuando la destinación se establece como
proporción de la renta. En el caso en que la renta no tenga destinación específica,
se debe registrar cero (0).
Valor Destinación: Variable de tipo cualitativo en la que se registra el Valor de la
destinación específica cuando se estable que la destinación es un valor fijo. En el
caso en que la renta no tiene destinación específica, se debe registrar cero (0).
Validaciones
A continuación se enumeran las alertas:
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 Inconsistencia en la cifra de control. Inicialmente el registro de las
cifras de control generará alertas en cada momento presupuestal de dicho
concepto, sin embargo cuando se finalice el registro de todas las cifras
dichas alertas deben desaparecer en la medida que el valor coincida con el
total del presupuesto calculado (Ver Ilustración 32).
Ilustración 32 Error en la cifra de control del Recaudo Efectivo
 Completitud sobre la variable de Tiene documento Soporte.
Cuando inicie el registro de una fila tenga en cuenta que debe diligenciar
la columna de tiene documento soporte, la cual quedara habilitada si
tiene registro de información
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Ilustración 33 Alertas en los errores suministrados por la herramienta
 Datos de destinación específica. Si registra en la columna Tiene
documento soporte con el valor de NO, las columnas de número de
documento, % de la destinación y valor de la destinación se inactivarán,
la herramienta ilumina dichas celdas en color verde que indican que los
datos no se deben llenar. En el caso que registre el valor de SI en la
columna Tiene documento soporte, debe diligenciar el o los números de
documentos de soporte separados por comas, el valor y/o porcentaje de
aplicación (Ver Ilustración 34).
Nota. Recuerde que en las destinaciones específicas se deben registrar aquellas
que sean designadas por un acto administrativo de la entidad territorial, las
disposiciones dadas por leyes o decretos del legislativo o ejecutivo nacional no
deben ser registradas.
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Ilustración 34 Registro de las destinaciones específicas
 Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total.
Al registrar información en cualquiera de los conceptos que se
encuentran asociados con el formulario de transferencias recibidas, la
herramienta efectúa una validación que exige la igualdad entre el valor
reportado en la columna del total de los ingresos con la sumatoria para
cada concepto del valor girado del formulario de transferencias
recibidas. El procedimiento es el siguiente:
o Al registrar información sobre TI.A.2.6.1.3.2 Cuotas de
fiscalización - Provenientes de Establecimientos públicos. Sobre
cada variable del formulario, se activa la validación sobre el valor
total de los ingresos (Ver Ilustración 35). Si los valores de los
formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del
valor total de los ingresos y se activa el comentario que indica
que es necesario ir al formulario de transferencias para actualizar
los datos.
Ilustración 35 Transferencias recibidas en el reporte de ingresos
Nota. En el momento de registrar la información en el formulario de transferencias
la nota desaparece si existe igualdad entre los dos.
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Validaciones Chip - Formulario de Reporte de Ingresos
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
CIFRA DE CONTROL
VERIFIQUE QUE LAS CIFRAS DE CONTROL SEAN IGUAL A
LOS TOTALES Y EVITA QUE SE ENVIEN FORMULARIOS
VACIOS
NO PERMISIBLE
COMPARATIVO DE VARIABLES
RESTRICCIONES SOBRE LAS ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Y SOBRE LAS OTRAS DESTINACIONES ESPECÍFICAS
NO PERMISIBLE
DETALLE DE CUENTAS NO
INCLUIDAS EN EL FUT
CUENTAS NO INCLUIDAS EN EL FUT CON VALIDACIONES
PERMISIBLES Y COMENTARIOS PARA DETERMINAR SU
ORIGEN
PERMISIBLE
SOBRETASA Y PARTICIPACIÓN
AMBIENTAL
EVITA DOBLE REGISTRO DE LA SOBRETASA Y LA
PARTICIPACION AMBIENTAL
PERMISIBLE
VALIDA INGRESOS REQUERIDOS
GARANTIZA QUE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS, NO
TRIBUTARIOS, DE CAPITAL Y SGP SEAN MAYOR A CERO
PERMISIBLE
CONTROLA REPORTE VS
TRANSFERENCIAS DEPTOS
CONTROLA QUE LAS TRANSFERENCIAS DECLARADAS EN
TRANSFERENCIAS RECIBIDAS SEA IGUALES A LAS
INCLUIDAS EN EL EREPORTE DE INFORMACIÓN DE
INGRESOS.
NO PERMISIBLE
VALIDA QUE EL INGRESO TOTAL SEA IGUAL A LA SUMA DE
CONTROLA SUMA INGRESO TOTAL RECAUDO EFECTIVO MÁS RECAUDO SIN SITUACIÓN DE
FONDOS.
NO PERMISIBLE
Ilustración 36 Validaciones Chip - formulario reporte de ingresos
6.7.1.2. Transferencias recibidas – Ingresos
A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución
presupuestal de ingresos, se aplican formulas que permiten establecer los valores
a justificar en el formulario de transferencias recibidas.
Los conceptos de la categorías corresponden a los rubros de transferencias de las
cuales se desconoce su origen de manera directa (se excluyen los provenientes del
SGP porque su origen está claramente determinado.
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Página 33
Las variables que hacen parte del reporte de transferencias recibidas, se presenta
en la Ilustración 37)
Ilustración 37 Formulario de transferencias recibidas.
A continuación se relacionan las variables incluidas en el formulario:
Entidad Giradora. La herramienta proporciona un listado detallado de las
entidades que pueden llegar a transferir fondos a la entidad territorial que efectúa
el reporte. En la medida que el usuario escriba una parte del nombre de la entidad
giradora, la herramienta le presenta un listado que cumple con una parte del
nombre o si solamente existe una lo selecciona de inmediato. Por ejemplo, si la
persona escribe la palabra ESP Antioquia, en la variable de entidad giradora, la
herramienta le presentará una ventana similar a la presentada en la Ilustración 38.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 34
Ilustración 38 Presentación del listado de entidades giradoras
Valor del Giro. Corresponde al monto girado por entidad y concepto.
Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por
concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar.
Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en el ingreso sea el
igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.
Validaciones
Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a
continuación:
 Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total. Es
la misma restricción que aplica para el formulario de reporte de los
ingresos, es posible iniciar el registro de la información directamente
sobre el formulario de transferencias recibidas, pero en el momento en
que la información de la sumatoria de transferencias por concepto no
sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la validación. (Ver
Ilustración 39). Sobre la columna de recaudo total se deja disponible un
vínculo que envía el control al formulario de reporte para corregir las
cifras.
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Entidad Giradora
Valor del Giro
RecaudoTotal
100.000
JUNTA MUNICIPAL DE DEPORTES - MONIQUIRA
0.000
100.000
Ilustración 39 Validación de las transferencias recibidas
Validaciones Chip - formulario de transferencias recibidas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA VALOR
TRANSFERENCIAS EN
FORMULARIO TRANSFERENCIAS
RECIBIDAS
CONTROLA REPORTE EN
CONCEPTOS NO PERMITIDOS
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
OBLIGA A QUE LOS VALORES DE TRANSFERENCIAS
REPORTADOS EN LOS FORMULARIOS
TRANSFERENCIAS_RECIBIDAS Y REPORTE_INFORMACION
SEAN IGUALES.
NO PERMISIBLE
EVITA EL REPORTE EN CONCEPTOS NO PERMITIDOS
NO PERMISIBLE
Ilustración 40 Validaciones - Chip formulario transferencias recibidas
6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento
Categoría que permite el registro de los gastos de funcionamiento que fueron
ejecutados por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre
de la vigencia.
A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de gastos de funcionamiento
incluye un formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado
Transferencias comprometidas, el cual busca en principio detallar las
transferencias hechas a otras entidades (en especial los descentralizados).
A partir del tercer trimestre de 2011, las categorías de gastos de funcionamiento y
gastos de inversión no tienen las cuentas de gastos de reservas presupuestales,
dichos conceptos se encuentran solamente en la categoría de reservas
presupuestales y deben ser diligenciados en dicha categoría.
A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal
de gastos de funcionamiento y el detalle de la información de las transferencias
comprometidas.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 36
6.7.2.1. Ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento
La categoría de gastos de funcionamiento cuenta con un formulario denominado
GASTOS_FUNCIONAMIENTO.
El formulario tiene varias hojas, donde están la Unidades Ejecutoras permitiendo
reportes independientes para cada una de ellas, dependiendo del ámbito de
aplicación en el que se esté trabajando.
En cada concepto solamente se encuentran detalladas las fuentes de financiación
permitidas en cada unidad ejecutora para los gastos de funcionamiento.
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario (Ver
Ilustración 41):
Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que se estima gastar en
funcionamiento durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto un acto
administrativo proferido por el concejo o la asamblea según sea el ámbito de
aplicación.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 37
Ilustración 41 Formato de registro de la ejecución presupuestal de los gastos de funcionamiento.
Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que
incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del
presupuesto
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de desarrollar las
funciones propias del funcionamiento.
Obligaciones: Registro de las obligaciones causadas derivadas de anticipos
pactados en los contratos o a bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción
o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de funcionamiento.
Pagos: Registro de los pagos realizados de anticipos pactados y de bienes y
servicios recibidos a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los
gastos de funcionamiento.
Validaciones
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 38
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato en
cada una de las unidades ejecutoras. El funcionamiento de la alerta es
exactamente igual a la del formato de ingresos (Ver Ilustración 42).
Ilustración 42 Cifras de control en el formato de gastos de funcionamiento
 Compromisos – Presupuesto Definitivo. Cuando el compromiso es
superior al presupuesto definitivo la herramienta Excel genera una alerta
para que el usuario corrija dicha situación.
Ilustración 43 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y presupuesto definitivo
 Compromiso – Obligaciones. Cuando la obligación es superior al
compromiso la herramienta Excel genera una alerta para que el usuario
corrija dicha situación.
Ilustración 44 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y obligaciones
 Compromiso – Pagos. Cuando el pago es superior al compromiso la
herramienta Excel genera una alerta para que el usuario corrija dicha
situación.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 39
 Igualdad entre las transferencias comprometidas y los
compromisos. Al registrar información en cualquiera de los conceptos
que se encuentran asociados con el formulario de transferencias
comprometidas, la herramienta efectúa una validación que exige la
igualdad entre el valor reportado en la sumatoria de la columna de los
compromisos con la sumatoria para cada concepto del valor del
formulario de transferencias comprometidas.
El procedimiento es el
siguiente:
Al registrar información sobre 1.3.2Cuotas Partes de Mesada
Pensional, se activa la validación sobre el valor la suma total de las
fuentes del compromiso (Ver Ilustración 45). Si los valores de los
formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del valor de
compromisos y se activa el comentario que indica que es necesario ir al
formulario de transferencias para actualizar los datos.
Ilustración 45 Registro de las transferencias comprometidas en el registro de la ejecución presupuestal
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 40
Validaciones Chip formulario gastos de funcionamiento
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
COMPARATIVO ETAPAS DEL
PRESUPUESTO
CIFRAS DE CONTROL
VENTA DE ACTIVOS FONPET
TRANSFERENCIAS PAGOS
PENSIONALES
GASTOS DEL IMPUESTO DE
REGISTRO - DEPARTAMENTOS
FUENTES NO VALIDAS
MENSAJE DE VALIDACIÓN
COMPARA LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Y EVITA QUE EL FORMULARIO SE ENVIE VACIO
VERIFIQUE QUE LAS CIFRAS DE CONTROL SEAN IGUAL A
LOS TOTALES Y EVITA QUE SE ENVIEN FORMULARIOS
VACIOS
15% DE LOS INGRESOS DE VENTA DE ACTIVOS AL SECTOR
PRIVADO Vs EL VALOR DE LA CUENTA FONDO NACIONAL
DE PENSIONES TERRITORIALES FONPET - DE VENTA DE
ACTIVOS (1.3.12.3)
EL VALOR CORRESPONDIENTE AL CONCEPTO MESADAS
PENSIONALES (1.3.1.) EN GASTOS DE LA FUENTE
TRANSFERECNIAS DE OTRAS ENTIDADES PARA PAGO DE
PENSIONES NO PUEDE SER SUPERIOR AL VALOR DE LAS
TRANSFERENCIAS DE OTRAS ENTIDADES PARA PAGO DE
PENSIONES
EL VALOR EN GASTOS DE FONDO NACIONAL DE
PENSIONES TERRITORIALES FONPET - DE REGISTRO Y
ANOTACIÓN (1.3.12.1) DEBE SER IGUAL AL 20% DE LOS
INGRESOS (TI.A.1.13) DEL IMPUESTO DE REGISTRO
FUENTES NO VALIDAS PARA EL AMBITO, ADEMÁS DE LAS
RESTRICCIONES DE FORMULARIO VACIO
CONTROLA GASTOS
FUNCIONAMIENTO VS
TRANSFERENCIAS
REQUIERE COMENTARIO POR
TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
CONTROLA QUE LAS TRANSFERENCIAS DECLARADAS EN
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEAN IGUALES A LAS
TRANSFERENCIAS COMPROMETIDAS.
CONTROLA QUE TIPOS DE TRANSFERENCIA DE CAPITAL
HACE LA ENTIDAD
EL TOTAL DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE CADA UNA
TOTAL GF UNIDADES EJECUTORAS DE LAS UNIDADES EJECUTORAS TOMADAS POR
VS GF ADMINISTRACION CENTRAL SEPARADO NO PUEDE SER SUPERIOR AL TOTAL DE LA
ADMINISTRACION CENTRAL
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
Ilustración 46 Validaciones Chip - formulario gastos de funcionamiento
6.7.2.2. Transferencias Comprometidas –Gastos de funcionamiento
A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución
presupuestal de gastos de funcionamiento, se aplican formulas que permiten
establecer los valores a justificar en el formulario de transferencias
comprometidas.
Los conceptos del formulario corresponden a los rubros de transferencias que
puede realizar la entidad territorial a otras entidades (en especial las
descentralizadas)
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 41
Las variables que hacen parte del reporte de transferencias comprometidas, se
presenta en la Ilustración (47):
Ilustración 47 Formulario de transferencias recibidas.
Entidad Receptora. La herramienta proporciona un listado detallado de las
entidades a las cuales se les puede llegar a transferir fondos. Al igual que el
formulario de ingresos, en el instante de escribir una parte del nombre, la
herramienta efectúa la búsqueda de las entidades que cumplan con el filtro (Ver
Columna de entidad giradora en el formato de ingresos).
Valor Comprometido. Corresponde al monto comprometido en cada concepto.
Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por
concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar.
Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en los gastos de
funcionamiento sea el igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 42
Validaciones
Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a
continuación:
 Igualdad entre las transferencias comprometidas y valor de los
compromisos en la ejecución presupuestal. Es la misma restricción
que aplica para el formulario de reporte de los gastos de
funcionamiento, es posible iniciar el registro de la información
directamente sobre el formulario de transferencias comprometidas, pero
en el momento en que la información de la sumatoria de transferencias
por concepto no sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la
validación. (Ver Ilustración 48). Sobre la columna de compromisos se
deja disponible un vínculo que envía el control al formulario de reporte
para corregir las cifras.
Ilustración 48 Validación de las transferencias comprometidas
Validaciones Chip formulario transferencias comprometidas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA LLENAR SOLO
CONCEPTOS TRANSFERENCIAS
CONTROLA TRANSFERENCIAS VS
GASTOS FUNCIONAMIENTO
MENSAJE DE VALIDACIÓN
SOLO PERMITE LLENAR LOS CONCEPTOS DE
TRANSFERENCIAS
CONTROLA QUE LAS TRANSFERENCIAS DECLARADAS EN
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEAN IGUALES A LAS
TRANSFERENCIAS COMPROMETIDAS
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 49 Validaciones Chip formulario transferencias comprometidas
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 43
6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión
Ilustración 50 Formulario de Gastos de Inversión
Categoría que permite el registro de los gastos de inversión que fueron ejecutados
por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la
vigencia.
La categoría de gastos de Inversión cuenta con un formulario denominado
GASTOS_DE_INVERSION. El formulario debe detallarse de acuerdo a las fuentes
de financiación.
El formulario permite adicionar hasta 10 fuentes de financiación diferentes en cada
uno de los conceptos. No es posible tener fuentes repetidas, el reporte debe ser
agregado por fuente y concepto.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 44
Si desea agregar nuevos detalles a una fuente por concepto:
Ilustración 51 Registro de los detalles para las fuentes de inversión
Clic sobre registrar detalle:
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 45
Ilustración 52 Registro de la fuente de financiación en los gastos de inversión
Se le habilitan 10 líneas de detalle, en la siguiente columna le aparecerán las
fuentes permitidas para ese concepto, debe seleccionar la que se ajusta al detalle
que está creando, los demás columnas las debe llenar, tomando en cuenta las
definiciones de cada una de las variables, que se definen a continuación:
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 46
Ilustración 53 Actualización de la lista de fuentes en los gastos de inversión
El programa automáticamente le totaliza las fuentes por concepto.
Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en inversión
durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo de la asamblea
o concejo.
Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que
incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del
presupuesto.
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de ejecutar los
proyectos de inversión.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 47
Obligaciones: De los compromisos anteriores se deben registrar las obligaciones
causadas derivadas de anticipos pactados en los contratos o bienes y servicios que
ya se recibieron a satisfacción o por una relación laboral adquirida dentro de los
gastos de inversión.
Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos realizados de
anticipos pactados y de bienes y servicios recibidos a satisfacción o por una
relación laboral adquiridos dentro de los gastos de inversión.
Validaciones
Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las
etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta
es exactamente igual a la del formato de gastos de funcionamiento
Nota: Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento,
aplican de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.
Validaciones Chip - formulario gastos de inversión
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
VALOR DIFERENTE A LA CIFRA DE
CONTROL
VERIFIQUE QUE EL TOTAL DE LA INVERSION PARA EL
MOMENTO PRESUPUESTAL CORRESPONDA A LA CIFRA DE
CONTROL
NO PERMISIBLE
FORMULARIO VACIO
VERIQUE QUE EL FORMULARIO CONTENGA DATOS
NO PERMISIBLE
INCONSISTENCIA FUENTE DE
FINANCIAMIENTO EN EL SECTOR
EDUCACIÓN
INCONSISTENCIA FUENTE DE
FINANCIAMIENTO EN EL SECTOR
SALUD
VERIFIQUE QUE PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS
EN EL SECTOR EDUCACIÓN NO SE HAYA SELECCIONADO
LA FUENTE DE FINANCIACIÓN SGP-SALUD
VERIFIQUE QUE PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS
EN EL SECTOR SALUD NO SE HAYA SELECCIONADO LA
FUENTE DE FINANCIACIÓN SGP-EDUCACIÓN
OTRAS FUENTES DE
FINANCIAMIENTO
PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS CON LA FUENTE
OTRAS FUENTES DFERENTES A LAS ANTERIORES INDIQUE
CUAL ES LA FUENTE ORIGEN DE LOS RECURSOS
PERMISIBLE
EL VALOR DE LOS PAGOS Y LAS CUENTAS POR PAGAR
SUPERA EL VALOR DE LOS COMPROMISOS.
PERMISIBLE
EL VALOR COMPROMETIDO SUPERA EL PRESUPUESTADO.
PERMISIBLE
VERIQUE QUE EL TOTAL DE LA INVERSIÓN SEA DIFERENTE
A CERO
NO PERMISIBLE
PAGOS + CUENTAS POR PAGAR >
COMPROMISOS
PRESUPUESTO DEFINITIVO VS
COMPROMISOS
TOTALES EN CERO
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 54 Validaciones Chip - formulario gastos de inversión
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 48
6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda
Categoría que permite el registro de la deuda de las entidades territoriales entre el
1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia.
La categoría de servicio de la deuda cuenta con un formulario denominado
SERVICIO_DEUDA.
Al igual que los Gastos de Inversión, cada concepto de deuda permite registrar
hasta 10 fuentes de financiación por concepto las cuales no se pueden repetir.
Si su entidad no tiene Deuda, antes de mostrarle el formato respectivo se le
habilita la siguiente pantalla:
Ilustración 55 Ventana principal de la categoría de deuda en la herramienta
Eso le permite a la herramienta crear una estructura con totales de control en cero
y el chip entenderá que la entidad NO POSEE saldos de deuda pública.
En caso de presentar Deuda, a continuación se definen las variables que hacen
parte del formulario:
Registro: Utilice el Botón de Registrar Detalle para incluir nuevas registros de tipo
de deuda, operación y/o fuente
Tipo de Deuda: Corresponde al Origen de los recursos del crédito. Deuda Interna
o Deuda Externa
Tipo de Operación: Determina el componente del pago a ejecutar (Intereses,
Amortización, Comisiones y Otros).
Fuente: Permite establecer el origen de la fuente de los recursos para el servicio
de la deuda.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 49
Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en el pago de la deuda
durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del concejo o de
la asamblea
Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las
modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto
Compromiso: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto cubrir el servicio de
la deuda
Obligaciones: Registre de las obligaciones causadas derivadas de un compromiso
de pago de las operaciones financieras o que tengan relación con el servicio de la
deuda.
Pagos: Registre de los pagos relacionados con obligaciones de deuda
Ilustración 56 Formulario de registro para el servicio de la deuda
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 50
Validaciones
Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las
etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta
es exactamente igual a la del formato de gastos de inversión.
Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento, aplican
de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.
Validaciones Chip - formulario servicio de la deuda
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
FORMULARIO VACIO
CIFRAS DE CONTROL
OBLIGACIONES - COMPROMISOS
OBLIGACIONES - PAGOS
PRESUPUESTO DEFINITIVO COMPROMISOS
MENSAJE DE VALIDACIÓN
EL FORMULARIO NO PUEDE ESTAR VACIO, POR FAVOR,
DILIGENCIE EL CONCEPTO FVAC.
COMPARATIVO ENTRE LA CIFRA DE CONTROL Y EL TOTAL
DE CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL PRESUPUESTO
EL VALOR DE LA OBLIGACIÓN NO DEBE EXCEDER EL
VALOR DEL COMPROMISO PARA CADA CONCEPTO Y
FUENTE
EL VALOR DE LOS PAGOS NO DEBE EXCEDER EL VALOR
DE LAS OBLIGACIONES PARA CADA CONCEPTO Y CADA
FUENTE
EL VALOR DEL COMPROMISO NO DEBE EXCEDER EL
VALOR DEL PRESUPUESTO DEFINITIVO PARA CADA
CONCEPTO Y CADA FUENTE
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 57 Validaciones Chip - formulario servicio de la deuda
6.7.6 Categoría de Información de Reservas
El formato de reservas a partir del primer trimestre del año 2011, cambia con el
objeto de ofrecerle a las entidades territoriales mayor claridad sobre el reporte y
ajustarla a las condiciones de una ejecución presupuestal. Cabe mencionar que a
través de la Circular Externa 43 de diciembre 22 de 2008 del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, se dieron las orientaciones respecto a la existencia de
las reservas presupuestales de forma excepcional, así como los mecanismos de
control de su ejecución.
A partir del primer trimestre de 2012, la entidad territorial que constituya
reservas, debe registrar en el formulario de reservas los ingresos que amparan
reservas presupuestales. Dichos conceptos ya no se encuentran disponibles en el
formato de ingresos.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 51
El formato de reservas es obligatorio para todas las entidades territoriales, dado
que es necesario informar que la entidad constituyó o no reservas y además en el
evento que la entidad haya constituido reservas definir de que manera lo hizo.
Para la primera hoja de formato de reservas se le solicita a la entidad territorial la
siguiente información (Ver Ilustración 58):
Ilustración 58 Informe sobre la constitución de reservas presupuestales
1. Si la entidad No constituyó reservas presupuestales durante la vigencia, debe
informarlo con la selección de la casilla de verificación que encuentra al lado de
dicha pregunta. En dicho caso la entidad no debe registrar información
adicional, simplemente guarda el formulario y genera el archivo de no reporte
con el cual se certifica la información de reservas en la hoja principal de la
herramienta de Excel.
2. Si la entidad constituyó reservas presupuestales, debe informar la forma como
fueron constituidas:
a. A través de una ejecución separada. Es decir que las reservas no fueron
incorporadas al presupuesto de la siguiente vigencia y se lleva el control
de la reservas por medio de una ejecución separada.
b. Se incorporaron las reservas presupuestales en el presupuesto de la
siguiente vigencia, con lo cual se informan las cuentas afectadas. Es
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 52
necesario aclarar que el formato de reservas es un informe de reporte
de información y no exige una separación de la ejecución de reservas
presupuestales.
Para el registro de los gastos de reservas se debe diligenciar el formulario de
Reservas Presupuestales con las siguientes variables. (Ver Ilustración 59).
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle
de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Tipo de acto administrativo de constitución de
presupuestales: Elija el tipo de acto administrativo promulgado
Departamental, el Concejo Municipal, el Gobernador, el Alcalde,
autoridad administrativa con la competencia pertinente. Pueden
acuerdo, Decreto, Resolución, Otro.
Número del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba el número de acto administrativo.
Fecha del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba la fecha del acto administrativo.
de
de
las reservas
por la Asamblea
o cualquier otra
ser: Ordenanza,
las
reservas
las
reservas
Valor de reservas constituidas: Corresponde a los valores determinados al
cierre de la vigencia fiscal anterior como reservas presupuestales (compromisos
adquiridos que al 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior no se cumplieron),
sin tener en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a
través de una ejecución separada.
Obligaciones por reservas presupuestales: De las reservas presupuestales
constituidas se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y
servicios que ya se recibieron a satisfacción, sin tener en cuenta si fueron
incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de una ejecución
separada.
Pagos por reservas presupuestales: De las obligaciones anteriores se deben
registrar los pagos acumulados de reservas presupuestales constituidas, sin tener
en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de
una ejecución separada.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 53
Ilustración 59 Formulario de registro para los gastos de reservas presupuestales
Para el registro de los ingresos que amparan reservas, se deben diligenciar la
siguiente variable:
Ingresos que amparan reservas: Registro de los conceptos de ingresos que
amparan reservas de acuerdo a lo dispuesto en la ley 819 de 2009.
Ilustración 59a Formulario de registro para los ingresos de reservas
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 54
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip - formulario de reservas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
VALIDA FVAC- FRSEP - FRINC NO
ESTEN VACIOS
SIMULTANEAMENTE
VALIDA DILIGENCIAMIENTO FVAC
NO SIMULTANEO FRSEP-FRINC
VALIDA DILIGENCIAMIENTO FRSEP
NO SIMULTANEO FRINC
MENSAJE DE VALIDACIÓN
CONTROLA QUE LOS CONCEPTOS FVAC Y FRSEP Y FRINC
NO ESTEN VACIOS SIMULTANEAMENTE
IMPIDE QUE, SI SE DILIGENCIA EL CONCEPTO FVAC, SE
ASIGNEN VALORES TAMBIÉN A FRSEP Y FRINC.
IMPIDE QUE SI, SE DILIGENCIA EL CONCEPTO FRSEP, SE
ASIGNEN VALORES TAMBIEN FRINC.
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
VALIDA NO APLICA TIPO ACTO O
FUENTE
EVITA ASIGNAR NO APLICA AL TIPO DE ACTO
ADMINISTRATIVO O A LA FUENTE DE FINANCIACIÓN.
NO PERMISIBLE
VALIDA CIFRAS DE CONTROL
VALIDA QUE LOS TOTALES COINCIDAN CON LAS CIFRAS
DE CONTROL
NO PERMISIBLE
SOLICITA OTRO ACTO
ADMINISTRATIVO Y MOMENTOS
PRESUPUESTALES
OTRO ACTO ADMINISTARTIVO
OBLIGA DILIGENCIAR CONCEPTOS
RESERVAS
OBLIGA QUE SE DILIGENCIE UNO DE LOS CONCEPTOS
FRSEP o FRINC, SE ASIGNEN VALORES A LOS CONCEPTOS
DE RESERVAS
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 60 Validaciones Chip - formulario de reservas
6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar
A partir del primer trimestre de 2011 se incluye el reporte de la ejecución
presupuestal de la cuentas por pagar. Los conceptos corresponden al segundo
nivel de agregación en los gastos de funcionamiento y al tercer nivel de agregación
de los gastos de inversión.
El formato de cuentas por pagar, es un reporte obligatorio y en su primera hoja se
especifica el cómo se debe hacer el reporte (Ver Ilustración 61).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 55
Ilustración 61 Registro de las Cuentas por Pagar
En el evento que la entidad territorial no constituya las cuentas por pagar, debe
seleccionar la casilla de verificación correspondiente y posteriormente en la hoja
principal de la herramienta de Excel generar el archivo plano de no constitución de
las cuentas por pagar.
Si la entidad territorial tiene cuentas por pagar, debe proceder a diligenciar el
formualrio, la cual le solicita información para los conceptos en las siguientes
variables (Ver Ilustración 62).
Tipo de acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar: Elija
el tipo de acto administrativo promulgado la autoridad administrativa con la
competencia pertinente. Pueden ser: Decreto, Resolución, Otro.
Número del acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar:
Escriba el número de acto administrativo
Fecha del acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar:
Escriba la fecha del acto administrativo
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las cuentas por pagar constituidas. El funcionamiento del
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 56
detalle de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de
inversión.
Valor Constituido: Corresponde al monto constituido de las cuentas por pagar
por cada concepto y fuente de financiación.
Valor Pagado: Corresponde al valor acumulado de los pagos a la fecha de corte
de la cuenta por pagar constituida.
Ilustración 62 Formulario de Registro para las cuentas por pagar constituidas
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 57
Validaciones Chip - formulario de cuentas por pagar
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
CIFRA DE CONTROL
LA CIFRA DE CONTROL NO CORRESPONDE A LOS
TOTALES
NO PERMISIBLE
FUENTE INVALIDA
LA FUENTE "NO APLICA" O EL TIPO DE ACTO
ADMINISTRATIVO "NO APLICA" SOLAMENTE SE PUEDEN
USAR PARA LOS CONCEPTOS FVAC Y VAL
NO PERMISIBLE
CONTROLA PAGOS MAYORES QUE PIDE JUSTIFICACIÓN SI SE REPORTAN PAGOS MAYORES
CXP
QUE LAS OBLIGACIONES CONSTITUIDAS
PERMISIBLE
Ilustración 63 Validaciones Chip - formulario cuentas por pagar
6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras
Al igual que la categoría de cuentas por pagar, se incluye para el primer trimestre
de 2011 la categoría de vigencias futuras. La categoría de vigencias futuras se
estructuró con dos formatos: (1) Autorizaciones y (2) Ejecución.
Al ingresar a los formularios reporte, el usuario encontrará una hoja inicial con el
menú de opciones de reporte el cual le solicita si existen autorizaciones de
vigencias futuras o por el contrario no se establecieron dichas autorizaciones (Ver
Ilustración 64).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 58
Ilustración 64. Opciones de reporte de los formularios de vigencias futuras.
Para el caso de no autorizaciones para vigencias futuras, registre el hecho en la
casilla de verificación correspondiente. Para el caso en el que la entidad presenta
autorizaciones de vigencias futuras pero no tiene ejecución para el trimestre de
reporte solamente debe diligenciar el formulario de autorizaciones.
A continuación se describen los formularios de reporte para las vigencias futuras.
6.7.8.1. Autorizaciones de Vigencias Futuras
El formulario se autorizaciones de vigencias solicita el reporte de las siguientes
variables (Ver Ilustración 65):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 59
Ilustración 65 Formulario registro de autorizaciones de vigencias futuras
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación. El funcionamiento del detalle de las fuentes es el mismo
del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Número del Acto Administrativo de Autorización de Vigencias Futuras:
Escriba el número de acto administrativo
Fecha del Acto Administrativo de Autorización de Vigencias Futuras:
Escriba la fecha del acto administrativo.
Concepto del Gasto: Registre el concepto del gasto autorizado establecido en el
acto administrativo.
Monto Autorizado: Corresponde al monto del gasto autorizado con vigencias
futuras.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 60
Montos Aprobados (2012 – 2031).
aprobado por vigencia
Para cada año, debe registrar el monto
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip - formulario autorizaciones vigencias futuras
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
VALIDACIÓN DE LA CIFRA DE CONTROL FRENTE A LA
CIFRA DE CONTROL
SUMATORIA DE LOS TOTALES
VERIFICA QUE EL MONTO AUTORIOZADO SEA IGUAL A LA
VERIFICAR EL MONTO AUTORIZADO SUMA DE LAS AUTORIZACIONES DE LOS AÑOS
PROYECTADOS
FORMULARIO VACIO
VALIDA QUE EL FORMULARIO DE AUTORIZACIONES NO
AUTORIZACIONES
VENGA VACIO
USO DE NO APLICA
AUTORIZACIONES
VERIFICA EL CORRECTO LLENADO DE LA FUENTE NO
APLICA EN EL REGISTRO DE CONCEPTOS ESPECIALES
MENSAJE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 66 Validaciones Chip - formulario autorizaciones vigencias futuras
6.7.8.2. Ejecución de las vigencias Futuras
Para cada periodo de corte, se debe registrar la ejecución acumulada de las
vigencias futuras. Las variables solicitadas son (ver Ilustración 67):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 61
Ilustración 67 Formulario registro de ejecución de las vigencias futuras
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle
de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos que la entidad
territorial adquirió con autorizaciones de vigencias futuras
Obligaciones: De los compromisos asumidos con autorización de vigencias
futuras se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y
servicios que ya se recibieron a satisfacción
Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos acumulados
con autorizaciones de vigencias futuras
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 62
Validaciones Chip - formulario ejecución vigencias futuras
NOMBRE EXPRESION DE
MENSAJE DE VALIDACIÓN
VALIDACIÓN
USO DEL CONCEPTO DE CIFRA DE VALIDACIÓN DE LA CIFRA DE CONTROL FRENTE A LA
CONTRO EJECUCIÓN
SUMATORIA DE LOS TOTALES
VALIDACIÓN QUE VERIFICA LOS MOMENTOS
VERIFICAR MOMENTOS
PRESUPUESTALES EN EL FORMULARIO DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTALES
PRESUPUESTAL
VALIDA QUE EL FORMULARIO DE EJECUCIONES NO VENGA
FORMULARIO VACIO EJECUCIÓN
VACIO
USO DE NO APLICA EJECUCIÓN
VERIFICA EL CORRECTO LLENADO DE LA FUENTE NO
APLICA EN EL REGISTRO DE CONCEPTOS ESPECIALES
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 68 Validaciones Chip - formulario ejecución vigencias futuras
6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez
A partir del reporte del tercer trimestre de 2009 se incorpora al FUT la categoría de
excedentes de Liquidez que tiene como objetivo la recolección de los datos
correspondientes a los portafolios de inversión por fuente de recursos, tipos y
plazos de la inversión, entidades financieras empleadas como contraparte, valores
tanto nominales como de mercado, y rendimientos financieros.
El reporte al igual que la demás categorías del FUT es de carácter trimestral y
consta de dos hojas; la primera es de Saldos_Disponibles, que pretende
recoger la información de los saldos de las operaciones financieras que involucran
excedentes de liquidez y la segunda es de Inversiones_Temporales, que tiene
como objeto recolectar cada una de las operaciones asociadas a las inversiones
temporales.
6.7.9.1. Saldos Disponibles
La hoja esta divida en 2 partes: Depósitos a la vista, que incluye los siguientes
campos:
En cuentas corrientes: Registre el saldo de cuentas corrientes disponible en
entidades bancarias.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 63
En cuentas de ahorros: Registre el saldo de cuentas de ahorro disponible en
entidades bancarias.
En encargos fiduciarios: Registre los saldos disponibles en fondos a la vista
(Cuentas corrientes o de ahorro) en encargos fiduciarios. El portafolio de
inversiones de dichos encargos debe registrarse en el formulario de inversiones
temporales.
Depósitos INFIS: Registre el saldo de los depósitos a la vista (Cuentas corrientes
o de ahorro) en Institutos de Fomento y Desarrollo. Las inversiones en otros
instrumentos como CDT deben registrarse en “otras inversiones” del formato de
inversiones temporales.
Otros: Si la entidad territorial cuenta con depósitos en entidades que tengan una
clasificación diferente a los anteriores registre el saldo en esta columna, si no,
registre cero. (ej: entidades con regímenes especiales contempladas en la parte X
del Est. Orgánico del Sistema Financiero).
En que Entidades?: Si registró saldo disponible en otros, indique entidad y saldo.
Si existe más de una entidad, para cada una registre el nombre y el saldo del
depósito correspondiente separado por comas. Pe. (Entidad_1 saldo 3000,
Entidad_2 8000).
Rendimientos Financieros Efectivos al corte: Indique el valor de los
rendimientos financieros efectivos recibidos por la entidad a la Fecha de corte.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 64
Ilustración 69 Formulario – Excedentes de Liquidez – Saldos Disponibles
Las demás variables del formato se explican a continuación:
CDT´s: Registre el saldo de las inversiones en CDT con entidades bancarias a la
fecha de corte.
TES: Registre el saldo de las inversiones en TES en poder de la entidad valoradas
a la fecha de corte.
Carteras Colectivas del mercado monetario sin pacto de permanencia:
Registre el saldo de las participaciones en carteras colectivas de sociedades
Fiduciarias.
Otras Inversiones: En el caso que existan inversiones temporales diferentes a
las anteriores registre el saldo de la inversión
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 65
Ilustración 70 Continuación Formulario – Excedentes de Liquidez – Inversiones Temporales
6.7.9.2. Inversiones Temporales
En el formulario de inversiones temporales se debe detallar cada una de las
operaciones con las que cuente la entidad territorial y deben ser consistentes con
el reporte de los saldos. Las variables del formulario se relacionan a continuación:
1. Tipo de Inversión: Corresponde al tipo de inversión efectuada. Registre el
portafolio de inversiones a nombre de la entidad independientemente de quién
lo administre
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 66
a. Otras Inversiones (CDT´s entidades con regímenes especiales parte X
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, CDT´s INFIS, inversiones de
excedentes en moneda extranjera p.e. Bonos Globales).
Moneda: Identifique la moneda o unidad de valor de la inversión.
Entidad Emisora: Nombre exacto del emisor del instrumento de Inversión, sea el
Gobierno Nacional (para el caso de TES) o la entidad registrada en el RNVE.
Entidad Intermediaria: Relacione el banco o entidad financiera intermediaria con
la que se realizó la compra del instrumento.
Plazo: Plazo original del instrumento o plazo pactado para la inversión en meses.
Tasa Cupón: Tasas de interés periódica que el emisor de un título promete pagar
al tenedor hasta el vencimiento del título. Se expresa como un porcentaje anual
sobre el valor nominal del título. La periodicidad de pago del cupón puede variar
según el tipo de bono. No aplica para el caso de CDT o carteras colectivas.
Fecha de Emisión: Fecha de emisión original del título valor. Este valor no aplica
para las carteras colectivas del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo caso
dicha fecha no se debe registrar.
Fecha de Compra: Escriba la fecha efectiva de la Inversión (DD-MM-AA).
Valor Nominal: Es el monto indicado en el título valor que se toma como base
para el cálculo de los intereses o cupones de intereses.
Tasa de Compra: Tasa de rentabilidad con la cual se adquiere el titulo de acuerdo
con las condiciones de mercado. Este campo no aplica para las carteras colectivas
del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo caso la fecha no debe ser
registrada.
Valor Giro: Es el valor de giro pagado al precio negociado
Fecha de Vencimiento o redención: Es la fecha (DD-MM-AA) en que termina la
vigencia del título valor.
Inversión Vendida: Indica si la inversión ha sido vendida durante el año de
reporte. Si el título no ha sido vendido no diligencie las columnas de valor de
venta, fecha de venta y tasa de venta. Si se diligencia no se inhabilitan los tres
campos siguientes.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 67
Valor de la Venta: Valor de giro efectivamente recibido por el título valor. Si la
inversión no ha sido vendida registre el valor como CERO (0).
Fecha de Venta: Fecha (DD-MM-AA) en la cual se negoció y vendió el título valor.
Tasa de Venta: Tasa de rentabilidad con la cual se efectuó la venta del título.
Solo se debe diligenciar cuando se venda el título. Si la inversión no ha sido
vendida, registre como valor CERO (0).
Tasa de Valoración: Registre la tasa actualizada de mercado del título a la fecha
de corte. Aplica sólo para títulos de renta fija.
Rendimientos financieros efectivos recibidos al corte: Son los rendimientos
efectivamente recibidos (pagados por el emisor del título) por la entidad territorial
expresada en miles de pesos.
Ilustración 71 Formulario – Excedentes de Liquidez – Inversiones Temporales
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 68
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip – excedentes de liquidez
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
FORMULARIO VACIO
EL FORMULARIO NO PUEDE ESTAR VACIO, POR FAVOR,
DILIGENCIE EL CONCEPTO FVAC.
NO PERMISIBLE
CIFRA DE CONTROL
VERIFICA EL ESTADO DE LA CIFRAS DE CONTROL
NO PERMISIBLE
Ilustración 72 validaciones Chip - formulario – Excedentes de Liquidez
6.7.10 Fondos de Salud
El reporte de información de los fondos de salud está definido en dos categorías de
información: (1) Ejecución presupuestal del Fondo de Salud y (2) Tesorería del
Fondo de salud.
6.7.10.1. Ejecución presupuestal del Fondo de Salud
La ejecución presupuestal del fondo en su gran mayoría de conceptos es calculada
a partir del reporte de información de las siguientes categorías presupuestales: (1)
Ingresos, (2) Gastos de Funcionamiento y (3) Gastos de Inversión.
Para facilitar el reporte de información del Fondo de salud, es necesario que la
entidad territorial diligencie los formatos que ejecutan el cálculo de los conceptos y
solamente debe registrar los conceptos que se encuentran en color amarillo, los
cuales no se encuentran formulados y corresponden al esfuerzo propio de la
entidad.
La configuración de las variables es similar a una ejecución presupuestal y su
estructura es la siguiente:
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 69
Ilustración 73 Categoría de ejecución presupuestal del Fondo de Salud
Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar durante la vigencia fiscal con
cargo al fondo de salud
Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las
modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto
del fondo de salud.
Ejecutado: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con cargo al fondo de salud
Validaciones Chip – ejecución fondo de salud
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA EJECUTADO VS
PRESUPUESTO DEFINITIVO
VALIDACION DE FORMULARIO
VACIO
BALANCE DE EJECUCIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
EXPLIQUE PORQUE EL VALOR EJECUTADO ES MAYOR QUE
EL PRESUPUESTO DEFINITIVO
EL FORMULARIO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LOS
FONDOS DE SALUD NO PUEDE VENIR VACIO.
EN EL PRESUPUESTO INICIAL, JUSTIFIQUE PORQUE EL
TOTAL DE LOS INGRESOS ES INFERIOR QUE EL TOTAL DE
LOS GASTOS.
MENSAJE
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
Ilustración 74 validaciones Chip formulario – ejecución fondo de salud
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 70
6.7.10.2. Tesorería del Fondo de Salud
El reporte de la tesorería del fondo es el registro del saldo de los fondo
cuenta asociados a Salud, el formulario parte de un saldo inicial e incluye
los conceptos detallados de los ingresos y de pagos agregados para
inversión y funcionamiento para lograr finalmente el cálculo del saldo final
de la vigencia.
Las variables corresponden a las cuentas autorizadas por ley para el sector
salud (Ver Ilustración 75):
Ilustración 75 Reporte de la tesorería del Fondo de Salud
Régimen Subsidiado: Registre el saldo para cada concepto asociado a la
cuenta de régimen subsidiado.
Salud Pública Colectiva: Registre el saldo para cada concepto asociado a
la cuenta de salud pública colectiva.
Prestación del Servicio - Oferta: Registre el saldo para cada concepto
asociado a la cuenta del prestación del servicio.
Otros Gastos en Salud - Inversión: Registre el saldo para cada concepto
asociado para los demás gastos de salud de inversión.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 71
Otros Gastos en Salud - Funcionamiento: Registre el saldo para cada
concepto asociado para los demás gastos de salud para el funcionamiento.
Saldo Pendiente para transferir: Saldo de cuentas recaudadoras
pendientes de transferir a cuentas maestras.
Validaciones Chip – tesorería fondo de salud
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA SALDO FINAL
VALIDACIÓN FORMULARIO VACIO
VALIDACIÓN TOTAL POR FILA
MENSAJE DE VALIDACIÓN
PARA TODAS LAS VARIABLES, VERIFICA QUE EL SALDO
FINAL SEA IGUAL AL SALDO INICIAL MAS EL TOTAL DE
INGRESOS MENOS LOS PAGOS TOTALES.
VERIFIQUE QUE EL FORMUALRIO DE TESORERIA DEL
FONDO DE SALUD NO VENGA VACIO.
VERIFIQUE LAS SUMAS DE LAS CUENTAS ASOCIADAS A
LOS COMPONENTES EN EL CONCEPTO.
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMSIISBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 76 validaciones Chip formulario – tesorería fondo de salud
Una vez haya ingresado los datos en cada uno de los formatos, puede
proceder a generar los archivos planos para la validación del CHIP local y
para el posterior envío a la Contaduría y validación.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 72
Ilustración 77 Generación de los planos para el CHIP
6.7.11 Cierre Fiscal
El cierre fiscal solo se solicita para la última vigencia de reporte, es decir el periodo
de corte de Septiembre a Noviembre.
Las variables que se solicitan para el cierre fiscal son (Ver Ilustración 78):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 73
Ilustración 78 Formato de reporte para el cierre Fiscal
Saldo de Caja y Bancos.
Saldo a 31 de diciembre en caja y bancos
Saldo en encargos fiduciarios.
Saldo a 31 de diciembre en recursos
administrados a través de encargos fiduciarios.
Inversiones Temporales. Saldo a 31 de diciembre de los recursos colocados en
títulos valores constituidos y exigibles en el corto plazo.
Total de Disponibilidades. Corresponde a la suma de saldo en caja y bancos,
saldo en encargos fiduciarios e inversiones temporales.
Recursos de Terceros. Saldo a 31 de diciembre de los recaudos disponibles que
la entidad territorial ha efectuado y que pertenecen a terceros o a otras entidades
públicas por autorización legal, convenios o contratos.
Cheques Cobrados. Saldo a 31 de diciembre de los cheques girados por la
entidad territorial y no cobrados por su beneficiario.
Cuentas por pagar vigencia. Saldo a 31 de diciembre de las obligaciones
causadas durante la vigencia que se cierra y derivadas de la entrega, a la entidad
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 74
territorial, de bienes y servicios a satisfacción, o de anticipos pactados en
contratos.
Cuentas por Pagar de vigencias anteriores. Saldo a 31 de diciembre de las
cuentas por pagar acumuladas y causadas en vigencias anteriores a la que se está
cerrando.
Otras Exigibilidades. Saldo a 31 de diciembre de cualquier exigibilidad diferente
a las definidas en las columnas anteriores.
Reservas Presupuestales.
Son los compromisos adquiridos que al 31 de
diciembre de cada vigencia fiscal no se han cumplido pero que están legalmente
constituidos, se han registrado presupuestalmente y desarrollan el objeto de la
apropiación.
Total Exigibilidades Reservas. Corresponde a la suma de las exigibilidades y
las reservas presupuestales.
Superávit o déficit. Resultado del total de las disponibilidades menos el total de
las exigibilidades, que determina el superávit o déficit fiscal del periodo y
acumulado.
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip – Cierre Fiscal
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
VALIDACION CIFRA DE CONTROL
FORMULARIO VACIO
ERROR SUBTOTALES
MENSAJE DE VALIDACIÓN
VERIFICA SI LAS CIFRAS DE CONTROL COINCIDE CON LOS
TOTALES
VERIFICA QUE EL FORMULARIO TENGA DATOS
IDENTIFICA INCONSISTENCIAS EN LOS SUBTOTALES DE
DISPONIBILIDADES, EXIGIBILIDADES Y RESERVAS Y
SUPERAVIT O DEFICIT.
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 79 validaciones Chip formulario – cierre fiscal
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 75
6.7.12 Categoría de Información de Deuda Pública
A partir del cuarto trimestre de 2011, se incluyen los formularios de: Créditos, en
el cual se deben detallar los créditos que ha adquirido la entidad territorial; en el
formulario de créditos por sector se detallan los créditos por los diferentes
sectores y en el formulario de Renta Pignorada se detallan los créditos por
fuente.
En caso de presentar Deuda Pública, a continuación se definen las variables que
hacen parte del formulario de créditos:
Número
asignado
Dirección
de la Ley
de crédito en el registro de deuda pública-Minhacienda: Numero
al crédito en el registro del Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoGeneral de Crédito Público, en virtud de lo establecido en el artículo 13
533 de 1999.
Sector: Sector al que corresponde el proyecto de inversión a financiar con los
recursos del crédito según las competencias legales y constitucionales de la
entidad territorial. Si son varios sectores detallarlos en el formulario Créditos por
sector.
Renta en garantía: Seleccione la renta dada en garantía para la financiación del
servicio de la deuda según lo estipulado en el contrato. Si son varias rentas
detallarlas en el formulario Renta Pignorada.
Tipo de Deuda: corresponde a las obligaciones originadas en la contratación de
empréstitos con plazo para su pago superior a un año. Deuda INTERNA si se
celebran con residentes del territorio colombiano o EXTERNA si es con no
residentes.
Descripción, Objeto, Proyectos Financiados: Corresponde a la descripción del
proyecto de inversión a financiar con los recursos del crédito según las
competencias legales y constitucionales de la entidad territorial.
Entidad Financiera, Nación o INFIS: Entidad prestamista con la cual se celebró
el contrato de empréstito.
Fecha de Firma del Contrato: Fecha en la cual se firmó el contrato de
empréstito.
Reestructurada: Si se han realizado operaciones de manejo de deuda pública
establecidas en el artículo 5 del Decreto 2681 de 1993.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 76
Fecha de Reestructuración: Fecha en la cual se celebró la última operación de
manejo de deuda.
Moneda: Nacional o extranjera estipulada en el contrato de empréstito.
Monto Aprobado (en la moneda del crédito): Monto del crédito otorgado en la
moneda nacional o extranjera estipulada en el contrato de empréstito.
Monto Aprobado: Monto del crédito otorgado en moneda nacional (en miles de
pesos colombianos de la fecha del contrato).
Valor Desembolsado al Cierre de la Vigencia: Monto de los desembolsos
efectuados, provenientes del contrato de empréstito, en miles de pesos
colombianos.
Plazo: En meses para el pago del crédito según lo estipulado en el contrato.
Periodo de Gracia: En meses según lo estipulado en el contrato
Periodo de Vencimiento: Período pactado para el pago del servicio de la deuda
(mensual, bimestral, trimestral, semestral, Anual) según lo estipulado en el
contrato.
Tipo Tasa Interés: Tasa referencia pactada para la liquidación y pago de los
intereses según lo estipulado en el contrato.
Tasa Interés Porcentaje Adicional: Los puntos adicionales a la tasa de
referencia pactados para la liquidación y pago de los intereses según lo estipulado
en el contrato.
Renta en Garantía: Renta dada en garantía para la financiación del servicio de la
deuda según lo estipulado en el contrato. Si son varias rentas detallarlas en el
formulario Renta Pignorada.
Valor Pignorado: Use esta variable cuando la pignoración se haya pactado por un
valor anual específico. Reporte este valor calculado para la vigencia actual.
Porcentaje de Pignoración: Use esta variable cuando la pignoración se haya
pactado por un porcentaje del recaudo anual esperado de la(s) renta(s) en
garantía. Reporte este porcentaje calculado para la vigencia actual.
Porcentaje Garantizado por la Nación: Porcentaje del crédito que está
garantizado por la Nación.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 77
Saldo al Cierre de la Vigencia Anterior: Saldo del crédito en miles de pesos
colombianos al cierre de la vigencia anterior.
Desembolsos en la vigencia: Monto del crédito desembolsado en la vigencia en
miles de pesos colombianos.
Intereses Pagados en la Vigencia: Monto de los intereses pagados en la
vigencia en miles de pesos colombianos.
Comisiones pagadas en la Vigencia: Monto de las comisiones pagadas en la
vigencia en miles de pesos colombianos.
Amortizaciones Pagadas en la Vigencia: Monto de las amortizaciones pagadas
en la vigencia en miles de pesos colombianos.
Saldo de la Deuda al Cierre de la Vigencia Actual: Saldo del crédito en miles
de pesos colombianos al cierre de la vigencia actual
Intereses Proyectados para la Siguiente Vigencia: Monto de los intereses
proyectados para la siguiente vigencia en miles de pesos colombianos.
Proyección Servicio de la Deuda (Amortizaciones 2012 – 2036): Para cada
año, debe registrar el monto aprobado por vigencia de las amortizaciones
proyectadas en miles de pesos colombianos.
En el formulario de créditos por sector se describen las siguientes variables:
Número
asignado
Dirección
de la Ley
de crédito en el registro de deuda pública-Minhacienda: Numero
al crédito en el registro del Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoGeneral de Crédito Público, en virtud de lo establecido en el artículo 13
533 de 1999.
Sector: Sector al que corresponde el proyecto de inversión a financiar con los
recursos del crédito según las competencias legales y constitucionales de la
entidad territorial. Si son varios sectores detallarlos en el formulario Créditos por
sector.
Descripción / Objeto / Proyectos Financiados: Registre el proyecto de
inversión a financiar con los recursos del crédito según las competencias legales y
constitucionales de la entidad territorial.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 78
Porcentaje de Participación: De los recursos destinados al sector respecto al
total del crédito.
Variables del Formulario de Renta Pignorada
Número
asignado
Dirección
de la Ley
de crédito en el registro de deuda pública-Minhacienda: Numero
al crédito en el registro del Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoGeneral de Crédito Público, en virtud de lo establecido en el artículo 13
533 de 1999.
Renta Pignorada: Seleccione la renta dada en garantía para la financiación del
servicio de la deuda según lo estipulado en el contrato.
Valor Pignorado: Use esta variable cuando la pignoración se haya pactado por un
valor anual específico. Reporte este valor calculado para la vigencia actual.
Porcentaje de participación: De los recursos destinados al sector respecto al
total del crédito.
Validaciones Chip - formulario de Deuda Pública
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACION
EL FORMUALIO NO PUEDE ESTAR VACION, POR FAVOR,
DILIGENCIA EL CONCEPO FVAC
COMPARATIVO ENTRE LA CIFRA DE CONTROL Y EL TOTAL DE
CIFRAS DE CONTROL
CADA ETAPA
DEBE HACER UN COMENTARIO PARA DETALLAR LAS OTRAS
OTRAS FUENTES
FUENTES UTILIZADAS.
DEBE INGRESAR LAS FUENTES EN EL FORMULARIO RENTA
VARIAS FUENTES
PIGNORADA.
DEBE HACER UN COMENTARIO PARA DETALLAR LAS OTRAS
OTRAS MONEDAS
MONEDAS UTILIZADAS.
EL VALOR EN LA VARIABLE TASA PORCENTAJE ADICIONAL O
TIPO TASA INTERES FIJA PTOS DEBE SER MAYOR A 1.
EL SALDO CIERRE DEUDA VIGENCIA ACTUAL DEBE SER IGUAL
SALDO CIERRE VIGENCIA ANTERIOR + DESEMBOLSOS EN
VALIDACION SALDO DEUDALA_VIGENCIA - AMORTIZACIONES PAGADAS VIGENCIA.
DEBE INGRESAR LOS SECTORES EN EL FORMULARIO CREDITOS
POR SECTOR.
VARIOS SECTORES
FORMULARIO VACIO
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
Ilustración 80 Validaciones Chip - formulario Deuda Pública
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 79
6.7.13 Categoría de regalías 1
Para el reporte de información de Diciembre de 2012 de la categoría de Regalìas-1
se eliminaron los formularios de RELACION _GIROS,
REGALIAS_SANEAMIENTO_FISCAL y MATERIALES_DE CONSTRUCCION.
La categoría de regalías 1 parametrizada en el CHIP como REGALIAS-1, a partir
del reporte de información de diciembre 2012, cuenta con dos (2) formularios, en
los cuales se recopila información general de las entidades territoriales que fueron
beneficiarias de recursos de regalías y compensaciones causados a 31 de
diciembre de 2011, y que se encuentren ejecutando dichos recursos.
Para la primera hoja de la categoría se le solicita a la entidad territorial la siguiente
información (Ver Ilustración 81):
Ilustración 81 Ventana principal de las categorías de Regalías 1 y 2 en la herramienta
Cada opción de verificación da la posibilidad a la entidad territorial de reportar la
información de acuerdo a las condiciones que las caracterizan por ejemplo, si
durante el periodo la entidad no ha comprometido recursos de regalías y
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 80
compensaciones, selecciona la segunda celda de verificación para no remitir
información en este formulario.
Es importante que la entidad verifique que la información reportada para las
categorías de regalías sea consistente con el reporte que realizó a través de los
diferentes formularios del FUT, y aquella que se encuentre en sus archivos, dado
que el reporte de información es objeto de monitoreo por parte del Sistema de
Monitoreo, seguimiento, Control y evaluación y su reporte incompleto, erróneo o
inconsistente es objeto de medidas de tipo preventivo
6.7.13.1 Cuenta única regalías
Este formulario identificado en el CHIP como CUENTA_UNICA_REGALIAS, permite
registrar la Información referente a la cuenta única autorizada para el manejo
exclusivo de los recursos de regalías y compensaciones de acuerdo con el Decreto
416 de 2007 en su artículo 33.
En la columna de descripción encontrara las dos opciones del tipo de cuenta que
fue autorizada, “cuenta recaudadora” y “cuenta giradora”. En caso tal, que exista
en la entidad las dos cuentas deberá proceder con el registro de información para
cada una de las variables.
En las variables de este formulario se solicita información general de la cuenta,
así como la relación de los rendimientos financieros generados.
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario:
Banco. Despliega la lista de banco en el cual se depositaron los recursos de
regalías y compensaciones durante la vigencia reportada.
Tipo de Cuenta. Muestra la lista del tipo al cual pertenece la cuenta bancaria en
la cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la
vigencia fiscal reportada.
Número Cuenta. Corresponde al número de la cuenta bancaria en la cual se
depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia fiscal
reportada.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 81
Nombre de la cuenta. Permite registrar el nombre de la cuenta bancaria en la
cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia
fiscal reportada
Titular de la Cuenta. Solicita el registro del nombre del titular de la Cuenta
bancaria en la cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones
durante la vigencia fiscal reportada.
Sucursal: corresponde al registro de la sucursal del banco donde se da apertura a
la cuenta bancaria en la cual se depositaron los recursos de regalías y
compensaciones durante la vigencia fiscal reportada.
Genera Rendimientos. Permite señalar si la cuenta bancaria en la cual se
depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia fiscal
reportada generó rendimientos financieros.
Rendimientos generados. Permite registrar el valor de los rendimientos
financieros generados en la cuenta giradora o recaudadora de regalías durante el
periodo.
Ilustración 82 Formato Excel de la categoría regalías- formulario cuenta regalías-
6.7.13.2 Modificaciones
Compensaciones
Presupuesto
Ingresos
Regalías
y
Este formulario se identifica como MODIFICACIONES_PRESUPUESTALES, y utiliza
como insumos todos aquellos actos administrativos mediante los cuales la entidad
territorial establece y modifica su presupuesto de ingresos y gastos de los recursos
de regalías y compensaciones causados a 31 de diciembre de 2011
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario
(ilustración 83):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 82
Tipo de Acto Administrativo. En esta celda de registro se debe seleccionar de la
lista el tipo de acto administrativo que ha afectado el presupuesto de ingresos y
gastos. La opción “NO APLICA” no debe escogerse en este variable, puesto que las
aprobaciones y modificaciones al presupuesto siempre deben hacerse por medio
de un acto administrativo.
Número del acto administrativo. En esta celda de registro, escriba el número
asignado por la entidad territorial al acto administrativo mediante el cual se realizó
la aprobación o modificación al presupuesto de ingresos y gastos
Fecha de expedición. Registre la fecha en la que se expidió el acto
administrativo por medio del cual se aprobó o modificó el presupuesto de ingresos
y gastos de la vigencia reportada siguiendo el formato dd-mm-aaaa.
Tipo de Modificación. Escoja de la lista el tipo de modificación que corresponde
al acto administrativo por medio del cual se aprobó o modificó el presupuesto de
ingresos y gastos. Las opciones válidas pueden ser: Aprobación presupuesto
inicial, adición, reducción, traslado y liquidación presupuesto, escoja el que aplique
para cada caso, y omita las demás opciones.
Valor. Registre el valor de cada acto modificatorio en miles de pesos. Recuerde
que sólo debe hacer mención a la aprobación, liquidación y modificaciones del
presupuesto de ingresos y gastos con recursos de regalías y compensaciones y que
el valor asignado a la reducción presupuestal debe registrarse en número
negativo.
Ilustración 83 Formato Excel de la categoría regalías- formulario modificaciones presupuestales-
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 83
Validaciones Chip – Regalías 1
Ilustración 84 validaciones Chip formularios – Regalías 1
6.7.14 Categoría de regalías 2
Para el reporte de información de Diciembre de 2012 de la categoría de Regalìas-2
se eliminó el formulario INVERSION_DEPARTAMENTAL_POR_MUNICIPIOS
La categoría de regalías 2 del Formulario Único territorial, recopila la información
de las inversiones realizadas con recursos de regalías y compensaciones causados
a 31 de diciembre de 2011
De esta forma, para esta categoría a partir del reporte de información de
diciembre 2012, cuenta con un formulario, así:
RELACIÓN_INVERSIONES
6.7.14.1 Relación de Inversiones
El objetivo de este formulario es registrar los contratos, órdenes de servicios u
órdenes de pago realizados durante la vigencia con recursos de regalías y
compensaciones causados a 31 de diciembre de 2011
Código Rubro. En esta variable registre el código del rubro presupuestal afectado
al que pertenece el contrato, la orden de servicio u orden de pago.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 84
RP No. Digite el número de registro presupuestal correspondiente a cada contrato,
orden de servicio u orden de pago.
Tipo de Contrato. Escoja de la lista el tipo de contrato al cual pertenece la orden
de servicio, orden de pago o contrato. Ejemplo: obra pública, interventoría,
suministro, prestación de servicios, arrendamiento, empréstito en virtud de una
operación de crédito público, consultoría, compraventa de bienes muebles,
resoluciones de gastos, órdenes de compra, órdenes de servicio, saneamiento
fiscal, convenios interadministrativos y fiducia, entre otros.
Número de contrato. Registre el número del contrato, orden de servicio u orden
de pago realizado durante la vigencia en la que se comprometieron recursos de
regalías y compensaciones. Señale como orden de pagos únicamente aquellas que
correspondan a pagos no amparados por contrato, órdenes de prestación de
servicios u orden de compra.
Fecha de suscripción del contrato. Registre la fecha siguiendo el formato ddmm-aaaa en que fue suscrito el contrato, orden de servicio u orden de pago.
Marque si ejecuta reserva presupuestal. Señale si el contrato, la orden de
servicio u orden de pago, corresponde a la ejecución de una reserva presupuestal
constituida en la vigencia anterior a la reportada.
Programa. Registre el programa al cual pertenece el contrato, orden de servicio u
orden de pago registrada. Si no tiene identificación registre el sector.
Proyecto. Registre el nombre completo del proyecto al cual pertenece el contrato,
orden de servicio u orden de pago, tal y como fue registrado en la ejecución
presupuestal.
Objeto. Registre adecuadamente el objeto de inversión o motivo que originó el
contrato, orden de servicio u orden de pago.
Valor total (ml). Registre el valor total del contrato, orden de servicio u orden de
pago incluyendo todas las fuentes de financiación.
Valor total regalías (ml). Registre el valor de regalías y compensaciones que se
destinó para financiar el contrato, orden de servicio u orden de pago.
Valor total pagado en la vigencia (ml). Valor total del contrato, orden de pago
u orden de servicio pagado en la vigencia con todas las fuentes de financiación.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 85
Valor de regalías pagado en la vigencia (ml). Valor total del contrato, orden
de pago u orden de servicio pagado en la vigencia con recursos de regalías y
compensaciones.
Identificación Contratista. Seleccione de la lista desplegable el tipo de
identificación del contratista.
No. Identificación contratista. Registre el número de identificación del
contratista.
Nombre Contratista. Registre el nombre del contratista que ejecutó el contrato,
orden de servicio u orden de pago.
Fecha de iniciación. Registre la fecha siguiendo el formato dd-mm-aaaa en la
cual se dio inicio a la orden de iniciación del contrato, orden de servicio u orden de
pago.
Plazo. Diligencie el plazo contractual establecido (en meses).
Total días de Suspensión; Diligencie el número de días en los que fue
suspendida la ejecución del contrato, orden de servicio u orden de pago.
Total días de prorroga; Diligencie el número de días en que fue prorrogado el
contrato, orden de servicio u orden de pago.
Fecha estimada de finalización. Fecha estimada de finalización. Diligencie la
fecha siguiendo el formato dd-mm-aaaa en que se estima finaliza la ejecución del
contrato, orden de servicio u orden de pago, teniendo en cuenta la fecha de
iniciación y el plazo establecido.
Representante Legal del contratista. En caso de tratarse de una persona
jurídica, especifique el nombre del representante legal del contratista.
Interventor Técnico o supervisor del contrato. Especifique el nombre del
interventor técnico contratado o del supervisor designado por la entidad territorial.
% de avance físico. Especificar el porcentaje de avance físico en la ejecución del
contrato, orden de servicio u orden de pago.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 86
Visitas realizadas. Cuando la interventoría técnica no fue contratada, registrar el
número de visitas realizadas por el funcionario designado para realizar la
supervisión del contrato, orden de servicio u orden de pago.
Validaciones Chip – Regalías 2
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
VALORES MAYORES A CERO
CONTROLA VALOR TOTAL
FINANCIADO CON REGALIAS CON
VALOR TOTAL
CONTROLA TOTAL PAGADO EN LA
VIGENCIA CON VALOR TOTAL
FINANCIADO CON REGALIAS
CONTROLA FECHA DE
FINALIZACION CON FECHA DE
INICIACION
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
EL VALOR REPORTADO PARA EL VALOR TOTAL
CONTRATO, VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS,
TOTAL PAGADO EN LA VIGENCIA, TOTAL PAGADO
VIGENCIA CON Y EL PLAZO EN CUALQUIER CONTRATO
DEBEN SER SUPERIORES A CERO.
NO PERMISIBLE
EL VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS NO DEBE
SER SUPERIOR AL VALOR TOTAL.
NO PERMISIBLE
EL VALOR TOTAL PAGADO CON REGALIAS NO PUEDE SER
NO PERMISIBLE
SUPERIOR AL VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS
LA FECHA DE FINALIZACIÓN DE CUN CONTRATO NO DEBE
SER ANTERIOR A SU FECHA DE INICIACIÓN
NO PERMISIBLE
Ilustración 85 validaciones Chip formularios – Regalías 2
6.7.15 Categoría de Información de Ingresos SGR
La categoría de Ingresos del Sistema General de Regalías parametrizada en el
CHIP como SGR-INGRESOS cuenta con un (1) formulario, en el que se recopila la
información presupuestal de ingresos de las entidades públicas designadas como
ejecutoras de proyectos aprobados por los OCAD y el registro de los recursos para
el funcionamiento de las secretarias de planeación y técnicas del OCAD.
De este modo, las entidades públicas deben reportar información en esta categoría
siempre que cuenten con proyectos aprobados por el OCAD y sean las entidades
ejecutoras designadas. Así mismo, deben reportar información las entidades
territoriales que hayan recibido recursos para el funcionamiento de las secretarias
de planeación y técnicas del OCAD.
Es importante que la entidad verifique que la información reportada para las
categorías del Sistema General de Regalías sea consistente con aquella que se
encuentre en sus archivos, dado que el reporte de información es objeto de
monitoreo por parte del Sistema de Monitoreo, seguimiento, Control y evaluación y
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 87
su reporte incompleto, erróneo o inconsistente es objeto de medidas de tipo
preventivo
Para la primera hoja de la categoría se le solicita a la entidad territorial la siguiente
información (Ver Ilustración 86):
Ilustración 86 Opciones de reporte de los formularios de SGR
Cada opción de verificación da la posibilidad a la entidad territorial de reportar la
información de acuerdo a las condiciones que las caracterizan por ejemplo, si
durante el periodo la entidad no ha sido designada como ejecutora de proyectos
aprobados por el OCAD, selecciona la primera celda de verificación para no remitir
información en este formulario.
En el formulario SGR_INGRESOS, las filas corresponden a los conceptos y las
columnas corresponden a las variables que explican el comportamiento de la
ejecución presupuestal.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 88
Ilustración 87 Formato Excel de la categoría de SGR Ingresos
Conceptos
Código
Nombre
TI
INGRESOS TOTALES
TI.A
ASIGNACIONES
DIRECTAS
TI.A.1
TI.A.2
ASIGNACIONES
DIRECTAS DE LA
ENTIDAD TERRITORIAL
TRANSFERENCIAS
PROVENIENTES DE
ASIGNACIONES
DIRECTAS DE OTRAS
ENTIDADES
Descripción
Corresponde al Total de los ingresos
Corresponde a los ingresos recibidos para la financiación de
proyectos de inversión cuya fuente son los recursos de
Asignaciones Directas
Corresponde a los ingresos recibidos para la financiación de
proyectos de inversión cuya fuente son los recursos de
Asignaciones Directas de la entidad territorial
Corresponde a los ingresos recibidos para la financiación de
proyectos de inversión cuya fuente son los transferencias
provenientes de asignaciones directas de otras entidades
territoriales.
TI.B
RECURSOS FONDOS
SGR
Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos
de inversión con cargo a los fondos de compensación regional,
desarrollo regional y ciencia y tecnología
TI.B.1
FONDO DE
COMPENSACION
REGIONAL
Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos
de inversión con cargo al fondo de compensación regional.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 89
Código
Nombre
TI.B.1.1
FONDO DE
COMPENSACION
REGIONAL 60%
TI.B.1.2
FONDO DE
COMPENSACION
REGIONAL 30%
TI.B.1.3
TI.B.2
TI.B.3
TI.D
TI.E
TI.E.1
FONDO DE
COMPENSACION
REGIONAL 10%
FONDO DE
DESARROLLO
REGIONAL
FONDO DE CIENCIA
TECNOLOGÍA E
INNOVACIÓN
RECURSOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA
(FORTALECIMIENTO DE
LAS SECRETARÍAS DE
PLANEACIÓN Y
TÉCNICA DEL OCAD)
RECURSOS DE CAPITAL
RECURSOS DEL
CRÉDITO
TI.E.1.1
CREDITO INTERNO
TI.E.1.2
CREDITO EXTERNO
TI.E.2
RENDIMIENTOS
FINANCIEROS POR
ASIGNACIONES
DIRECTAS
Descripción
Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos
de inversión con cargo al fondos de compensación regional 60%
(Departamentos receptores por criterio de pobreza)
Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos
de inversión con cargo al fondos de compensación regional 30%
(Proyectos de impacto local en los municipios más pobres del
país)
Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos
de inversión con cargo al fondos de compensación regional 10%
Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos
de inversión con cargo al fondo de desarrollo regional.
Recursos asignados a la entidad para la ejecución de proyectos
de inversión con cargo al fondo de ciencia, tecnología e
innovación.
Recursos asignados a la entidad para el fortalecimiento de las
secretarías de planeación y las secretarías técnicas del OCAD
Corresponde al total de los recursos de capital
Corresponde a los recursos del crédito financiado con recursos
del Sistema General de Regalías
Corresponde a los recursos del crédito interno financiado con
recursos del Sistema General de Regalías
Corresponde a los recursos del crédito externo financiado con
recursos del Sistema General de Regalías
Registre los rendimientos financieros generados con recursos de
asignaciones directas durante el periodo
Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal. Son variables de
tipo cuantitativo:
Valor Aprobado por el OCAD. Corresponde al valor aprobado de recursos del
SGR por el OCAD en el período por cada concepto.
Recaudo de Recursos Aprobados. Corresponde al recaudo efectivo de los
recursos del SGR aprobados para el proyecto en el período por cada concepto.
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Página 90
Validaciones Chip - Formulario SGR Ingresos
NOMBRE EXPRESION DE VALIDACION
VALORES MAYORES A CERO
VALIDACION VALOR APROBADO Vs
RECAUDO
MENSAJE DE VALIDACION
El valor reportado para el Valor aprobado por el
OCAD y para Recaudo Efectivo de recursos
aprobados para el proyecto deben ser debe ser
cero o mayores que cero para todos los
conceptos.
El recaudo efectivo no debe superar el valor
aprobado por el OCAD.
Ilustración 88 validaciones Chip formularios – SGR Ingresos
6.7.16 Categoría de Información de Transferencias SGR
La categoría de Transferencias parametrizada en el CHIP como SGRTRANSFERENCIAS cuenta con dos (2) formularios, en los cuales se recopila
información referente al registro de las transferencias de recursos provenientes del
Sistema General de Regalías
A continuación se describen el detalle de la información de los formularios de la
categoría TRANSFERENCIAS_SGR
6.7.16.1Transferencias Recibidas SGR
Este formulario identificado en el CHIP como TRANSFERENCIAS_RECIBIDAS_SGR
permite registrar las transferencias recibidas provenientes de asignaciones directas
a las entidades públicas designadas como ejecutoras de proyectos por los Organos
Colegiados de Administración y Decisión.
De esta forma, este formulario debe ser diligenciado por aquellas entidades
públicas que han sido designadas como ejecutoras de proyectos del SGR
aprobados por el OCAD y cuya fuente de financiación son recursos de asignaciones
directas transferidos por otras entidades territoriales
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 91
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario
(ilustración 89):
Ilustración 89 Formato Excel de la categoría regalías- formulario modificaciones presupuestales
Código BPIN del SGR. Corresponde al Código BPIN asignado a cada uno de los
proyectos aprobados
Nombre del Proyecto. Corresponde al nombre de cada uno de los proyectos
aprobados
Entidad que realiza el giro. Corresponde a la entidad territorial que le transfirió
los recursos provenientes de asignaciones directas para la ejecución del Proyecto.
Valor de la Transferencia Recibida. Es una variable cuantitativa. Registra el
monto de recursos recibidos para la ejecución del proyecto.
Validaciones Chip - Formulario SGR Transferencias Recibidas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACION
Valores Mayores o iguales a Cero
MENSAJE DE VALIDACION
El valor reportado para el Valor de la transferencia recibida,
deben ser mayor o igual que cero.
El Código BPIN del SGR no debe
El Código BPIN del SGR no debe estar vacio
estar vacio
El nombre del proyecto no debe
El nombre del proyecto no debe estar vacio
estar vacio
Ilustración 90 validaciones Chip formulario SGR - Transferencias Recibidas
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 92
6.7.16.2Transferencias Enviadas SGR
Este formulario identificado en el CHIP como TRANSFERENCIAS_REALIZADAS_SGR
permite registrar las transferencias realizadas por las entidades territoriales de los
recursos provenientes de asignaciones directas a las entidades públicas designadas
como ejecutoras de proyectos por los Órganos Colegiados de Administración y
Decisión.
De esta forma, este formulario debe ser diligenciado por las entidades territoriales
que transfirieron recursos de asignaciones directas a entidades públicas que fueron
designadas como ejecutoras de los proyectos aprobados por el OCAD:
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario
(ilustración 91):
Ilustración 91 Formato Excel de la categoría regalías- formulario modificaciones presupuestales
Código BPIN del SGR. Corresponde al Código BPIN asignado a cada uno de los
proyectos aprobados por el OCAD.
Nombre del Proyecto. Corresponde al nombre de cada uno de los proyectos
aprobados por el OCAD
Entidad que realiza el giro. Corresponde a la entidad territorial que le transfirió
los recursos provenientes de asignaciones directas para la ejecución del Proyecto
aprobado por el OCAD.
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Página 93
Valor de la Transferencia Realizada. Es una variable cuantitativa. Registra el
monto de recursos transferidos para la ejecución del proyecto.
Validaciones Chip - Formulario SGR Transferencias Realizadas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACION
Valores Mayores o iguales a Cero
MENSAJE DE VALIDACION
El valor reportado para el Valor de la transferencia realizada,
deben ser mayor o igual que cero.
El Código BPIN del SGR no debe
El Código BPIN del SGR no debe estar vacio
estar vacio
El nombre del proyecto no debe
El nombre del proyecto no debe estar vacio
estar vacio
Ilustración 92 validaciones Chip formulario SGR - Transferencias Realizadas
6.7.17 Categoría de Información de Gastos SGR
La categoría de Gastos del Sistema General de Regalías parametrizada en el CHIP
como SGR-GASTOS cuenta con un (1) formulario, en el que se recopila la
información presupuestal referente al registro de las inversiones con recursos
provenientes del Sistema General de Regalías, de las Entidades beneficiarias de
asignaciones directas y de las entidades públicas designadas como ejecutoras de
proyectos por los OCAD.
El objetivo de este formulario es registrar los proyectos realizados durante la
vigencia con recursos del Sistema General de Regalias El formulario debe
detallarse de acuerdo a las fuentes de financiación.
El formulario permite adicionar hasta 250 proyectos por cada concepto
Conceptos
Código
A.1
Nombre
TOTAL GASTOS DE INVERSION
A.1.1
INVERSIÓN
A.1.2
INTERVENTORÍA
A.2
GASTOS OPERATIVOS DE
INVERSION (FORTALECIMIENTO
DE LAS SECRETARÍAS DE
Descripción
Corresponde al Total de Gastos
Corresponde a los proyectos de inversión financiados con
recursos del Sistema General de Regalías
Corresponde a los proyectos de interventoria financiados con
recursos del Sistema General de Regalías
Corresponde al total de gastos operativos de inversión
financiados con recursos del Sistema General de Regalías
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Página 94
Código
Nombre
Descripción
PLANEACIÓN Y TÉCNICA DEL
OCAD)
A.2.1
GASTOS DE PERSONAL
A.2.2
GASTOS GENERALES
A.3
SERVICIO DE LA DEUDA DE
CREDITOS CONTRATADOS EN
VIGENCIA DEL NUEVO SGR
A.3.1
DEUDA INTERNA
A.3.1.1.1
AMORTIZACIONES
A.3.1.1.2
INTERESES
A.3.1.1.3
COMISIONES
A.3.2
DEUDA EXTERNA
A.3.2.1.1
AMORTIZACIONES
A.3.2.1.2
INTERESES
A.3.2.1.3
COMISIONES
A.4
A.4.1
A.4.1.1
A.4.1.2
A.4.1.3
Corresponde al total de gastos de personal financiados con
recursos del Sistema General de Regalías
Corresponde al total de gastos de generales financiados con
recursos del Sistema General de Regalías
Corresponde al total del servicio de la deuda de creditos
contratados en la vigencia con recursos del Sistema General
de Regalías.
Corresponde al total del servicio de la deuda interna en la
vigencia con recursos del Sistema General de Regalías.
Corresponde a las amortizaciones del servicio de la deuda
interna en la vigencia con recursos del Sistema General de
Regalías para cada proyecto.
Corresponde a los intereses del servicio de la deuda interna
en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías
para cada proyecto.
Corresponde a las comisiones del servicio de la deuda interna
en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías
para cada proyecto.
Corresponde al total del servicio de la deuda externa en la
vigencia con recursos del Sistema General de Regalías.
Corresponde a las amortizaciones del servicio de la deuda
externa en la vigencia con recursos del Sistema General de
Regalías para cada proyecto.
Corresponde a los intereses del servicio de la deuda externa
en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías
para cada proyecto.
Corresponde a las comisiones del servicio de la deuda externa
en la vigencia con recursos del Sistema General de Regalías
para cada proyecto.
Corresponde al total de compromisos adquiridos antes del
31 de diciembre de 2011 financiados con recursos del
Sistema General de Regalías
COMPROMISOS ADQUIRIDOS
ANTES DEL 31 DE DICIEMBRE
2011
SERVICIO DE LA DEUDA DE
Corresponde al servicio de la deuda adquirida antes del 31 de
CREDITOS CONTRATADOS
diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema
ANTES DEL 31 DE DICIEMBRE DE
General de Regalías
2011
Corresponde a las amortizaciones del servicio de la deuda
AMORTIZACIONES
adquirida antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con
(ESPECIFICAR POR CRÉDITO)
recursos del Sistema General de Regalías
Corresponde a los intereses del servicio de la deuda adquirida
INTERESES (ESPECIFICAR
antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con recursos
POR CRÉDITO)
del Sistema General de Regalías
COMISIONES (ESPECIFICAR Corresponde a las comisiones del servicio de la deuda
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 95
Código
Nombre
POR CRÉDITO)
A.4.2
A.4.3
ACUERDOS DE
REESTRUCTURACION DE
PASIVOS O PROGRAMAS DE
SANEAMIENTO FISCAL
PAGO DE OBLIGACIONES
ASUMIDAS CON REGALÍAS A 31
DE DICIEMBRE DE 2011
Descripción
adquirida antes del 31 de diciembre de 2011 financiados con
recursos del Sistema General de Regalías
Corresponde a los acuerdo de restructuración de pasivos o
programas de saneamiento fiscal adquiridos antes del 31 de
diciembre de 2011 financiados con recursos del Sistema
General de Regalías
Corresponde a los pagos de obligaciones adquiridos antes del
31 de diciembre de 2011 con el lleno de requisitos legales
Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal y al detalle del
proyecto (Código BPIN, Nombre del proyecto), de las fuentes de financiación del
SGR y del sector o sectores que impacte ese proyecto.
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario:
Variables Cualitativas:
Código BPIN del SGR. Corresponde al Código BPIN asignado a cada uno de los
proyectos.
Nota: Si se diligencia la información directamente en el chip Local, tenga en cuenta
que para los conceptos: A.2 “GASTOS OPERATIVOS DE INVERSION
(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA
DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES”
A.4.2 “ACUERDOS DE REESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE
SANEAMIENTO FISCAL” se debe diligenciar el número cero- 0 en código BPIN
del SGR.
Nombre del Proyecto. Corresponde al nombre
aprobados por el OCAD
de cada uno de los proyectos
Nota: Si se diligencia la información directamente en el chip Local, tenga en cuenta
que para los conceptos: A.2 “GASTOS OPERATIVOS DE INVERSION
(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA
DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES”
A.4.2 “ACUERDOS DE REESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE
SANEAMIENTO FISCAL” se debe diligenciar NA en Nombre del Proyecto.
Fuentes de Financiación del SGR. Corresponde a la fuente de financiación del
Sistema General de Regalías, utilizada en la financiación del proyecto. Si son
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 96
varias fuentes genere un nuevo registro
destinada a su financiación.
para el proyecto por cada fuente
Nota: Si se diligencia la información directamente en el chip Local, tenga en cuenta
que para los conceptos: A.2 “GASTOS OPERATIVOS DE INVERSION
(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA
DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES”
se debe diligenciar RECURSOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA
DEL OCAD), en Fuentes de Financiación del SGR.
Sector. Corresponde al sector en el cual se ubica el proyecto financiado con
recursos del Sistema General de Regalías. Se debe guardar consistencia entre el
sector registrado en BPIN y el seleccionado en la lista.
Nota: Si se diligencia la información directamente en el chip Local, tenga en cuenta
que para los conceptos: A.2 “GASTOS OPERATIVOS DE INVERSION
(FORTALECIMIENTO DE LAS SECRETARÍAS DE PLANEACIÓN Y TÉCNICA
DEL OCAD)”; A.2.1 “GASTOS DE PERSONAL” A.2.2 “GASTOS GENERALES”
se debe diligenciar FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL en Sector.
Así mismo, en el concepto A.4.2 “ACUERDOS DE REESTRUCTURACION DE
PASIVOS O PROGRAMAS DE SANEAMIENTO FISCAL se debe diligenciar
ACUERDOS DE RESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE
SANEAMIENTO FISCAL en Sector.
Variables Cuantitativas:
Valor Aprobado por el OCAD. Corresponde al monto de recursos aprobados por
el OCAD para cada Fuente de Financiación del SGR e Incorporado al presupuesto.
Total Compromisos. Corresponde al monto total de compromisos (Registros
Presupuestales) asumidos con la fuente registrada para la ejecución del proyecto
aprobado por el OCAD y/o autorizado por el DNP.
Valor de los Bienes y Servicios Recibidos a Satisfacción. De los compromisos
anteriores registre el valor de las obligaciones derivadas de los bienes y servicios
recibidos a satisfacción por la entidad
Valor Pagado en el Periodo. De las obligaciones anteriores registre el valor de
los pagos efectivos realizados por los bienes y servicios recibidos a satisfacción por
la entidad.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 97
Validaciones Chip - Formulario SGR Gastos
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACION
VALORES MAYORES A CERO
TOTAL COMPROMISOS
VALOR DE LOS BIENES Y
SERVICIOS RECIBIDOS A
SATISFACCION
MENSAJE DE VALIDACION
El valor reportado para el Valor aprobado por el OCAD, Total
compromisos, Valor de los bienes y servicios recibidos a
satisfacción y valor pagado en el periodo, deben ser cero o
mayores que cero para todos los conceptos.
El total de compromisos no puede ser superior al valor
aprobado por el OCAD
El valor de los bienes y servicios recibidos a satisfacción no
puede ser superior al Total de compromisos
El valor pagado en el periodo no puede ser superior al Total
VALOR PAGADO EN EL PERIODO de compromisos
Digite cero (0) en el código BPIN, digite NA en el nombre del
proyecto, Seleccione en sector Fortalecimiento Institucional y
VALIDACION GASTOS OPERATIVOS en fuente: Recursos para el funcionamiento del sistema
(fortalecimiento de las secretarías de planeación y técnica del
OCAD)
Digite cero (0) en el código BPIN, digite NA en el nombre del
proyecto, Seleccione en sector ACUERDOS DE
VALIDACION ACUERDOS DE
REESTRUCTURACION
RESTRUCTURACION DE PASIVOS O PROGRAMAS DE
SANEAMIENTO FISCAL
Ilustración 92 validaciones Chip formulario SGR - Gastos
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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