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Administración y Costos
EMP Gastronomía
Prof. Téc. Marly Cavia
4.2 Evento
Definición: En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para
presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a
sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros
objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
Los especialistas en marketing promueven eventos basados en el tiempo como las principales ferias
industriales, eventos artísticos y aniversarios de empresas. Los eventos deportivos mundiales tales como
las Olimpiadas y la Copa Mundial se promueven fuertemente tanto hacia las empresas como hacia los
aficionados.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones
empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que
repercutirá en el éxito del mismo.
Ejemplo de eventos gastronómicos:
…”Se informó que el evento se enmarca dentro de un plan de
acciones a realizarse con el objetivo de reforzar la identidad
montevideana a través de la gastronomía, posicionar el
producto gastronómico y darle impulso internacional, a fin de
crear agenda en un sector clave para el turismo, como
expresión cultural del destino y como experiencia inolvidable
para un segmento importante de los visitantes”….
http://www.cihtu.com.uy/index.php/noticias/138descubri-montevideo-gastronomico-2013
4.2.1 CONCEPTO:
El término evento proviene del latín eventus y, de acuerdo al diccionario de la Real Academia Española
(RAE), tiene tres grandes usos. En varios países latinoamericanos, un evento es un suceso de importancia
que se encuentra programado.
Dicho acontecimiento puede ser social, artístico o deportivo.
Por ejemplo: “El evento de esta noche enfrentará a los dos mejores equipos del torneo”,
“El próximo mes se celebrarán tres eventos en la Facultad de Derecho”,
“El concierto de los Rolling Stones ha sido el evento más popular del año”,
“Ya no quedan entradas para el evento de poesía del viernes”.
La palabra Evento significa “Acontecimiento o suceso imprevisto”, “suceso imprevisto o de realización
contingente”. A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que la Real Academia aceptara la palabra
“Evento” cuando alguien se refiere a una reunión de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una
convención o una exposición.
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El tercer uso del término engloba ambos significados: un evento es un acaecimiento, una cosa que sucede.
Desde esta perspectiva, el evento puede ser planificado (“Tiene que estar todo listo para el evento de
mañana”) o aparecer de manera imprevista (“Me surgió un evento y no pude asistir a la reunión”).
Lee todo en: Definición de evento - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/evento/#ixzz2zGgkQ7QK
4.2.2 Formulación de un evento
Son planificados porque requieren de un orden y pautas para maximizar recursos y minimizar riesgos.
Un grupo de personas tienen un interés que los une.
Hay objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar basadas en cierta necesidad: el
expositor, el organizador, el visitante, etc.
10 Pasos para lograr su éxito
Ficha técnica para un plan de negocios de Eventos
Si usted a va respondiendo cada uno de los 10 puntos establecidos tendrá la base de un plan para
desarrollar su negocio de eventos.
1. Misión
Establecer la misión de la empresa consiste en determinar qué espera de su empresa, cuáles
serán sus valores y creencias que la sostendrán a lo largo del tiempo, qué beneficios brindará a
sus clientes.
2. Objetivos
Debe proponer los logros que desea obtener en el mediano y largo plazo. Los logros son de
carácter cuantitativo y cualitativo, tales como crecimiento económico, de prestigio etc.
3. Análisis F.O.D.A.
Es un estudio en profundidad de todo nuestro potencial empresario, recursos humanos,
económicos y de estructura.
Por una parte debemos analizar las Fortalezas y Debilidades de nuestra empresa. Por otra parte
analizamos qué está ocurriendo en el mundo externo a nuestra empresa, las Amenazas y
Oportunidades que presenta el ambiente exterior.
4. Estrategia
Propondremos los distintos caminos para el logro de los objetivos, sobre la base de nuestras
fortalezas y las oportunidades del mercado, tratando de superar las debilidades y neutralizar las
amenazas.
5. Unidad de Negocio
Determinaremos cuales serán las unidades de negocio de nuestra empresa. De todas las ofertas
de servicio consideraremos que son una unidad de negocio aquellas que puedan ser manejadas
en forma independiente una de las otras, lo cual implica un presupuesto y un plan de
comercialización diferenciado.
(Por ejemplo un Salón de Fiestas, puede tener como unidades de negocio: 1- Alquiler de Salón,
2-Servicio de Catering)
6. Analizar el Mercado
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• Establecer cuál es el Mercado Potencial
Es decir la demanda posible para cada unidad de negocio.
• Cuál es el Mercado Atendido
La porción del mercado social que es usuario de los servicios de eventos.
• Cuál es el Mercado Posible de atacar.
Observaremos, quienes son aquellos potenciales clientes que no realizan eventos.
(Por ejemplo empresas textiles que nunca organizaron desfiles, o no han realizado
presentaciones de sus productos, etc.).
7. Segmentación del Mercado
Hay cuatro formas de agrupar a nuestros clientes potenciales, debemos determinar cuáles son
las más convenientes a utilizar para nuestros servicios.
GEOGRÁFICA DEMOGRÁFICA PSICOGRAFICA CONDUCTA
ZONAS EDAD – OCUPACIÓN PRSONALIDAD BENEFICIO- USO
La segmentación de potenciales clientes debe ser criteriosa:
1- MENSURABLE: medible
2- ACCESIBLE: alcanzable
3- SUSTANCIAL: amplia y homogénea
4- RAZONABLE: posible
8. Posicionamiento
Determinar cómo deseamos que el cliente nos perciba en su mente.
El posicionamiento se logra con mucha comunicación sobre la base de estas cuatro dimensiones.
• ATRIBUTOS DEL SERVICIO (características, nivel de calidad, personal, lugar de prestación)
• BENEFICIOS (que nivel de satisfacción recibe el cliente, status, rédito económico,
trascendencia)
• COMPARACIÓN (Cómo somos percibidos en relación a nuestra competencia o a ofertas
sustitutas)
• IMAGEN (poseer identidad, desarrollar una oferta diferenicada y fácil de comunicar, manejar
valores simbólicos)
9. Desarrollo Práctico
• DESCRIBA SU MERCADO META, QUIENES SON O SERAN SUS CLIENTES.
• QUE BENEFICIOS DESEAN.
• DESARROLLE UNA PROPUESTA DE SERVICIO CONFORME A SUS NECESIDADES.
• PIENSE SIEMPRE COMO HARA PARA POSICIONAR SU EMPRESA O EL SERVICIO.
• FIJE LOS OBJETIVOS DE VENTAS Y DE UTILIDADES POSIBLES.
• Determine cómo será la estrategia de PRECIOS Y FORMA DE PAGO.
• Bonificaciones
• Descuentos
• Financiación
• PLANIFIQUE LA COMUNICACIÓN Y LAS PROMOCIONES.
Tenga presente que un mensaje publicitario debe apelar a alguna de estas dimensiones.
• RAZÓN: calidad, economía.
• EMOCIÓN: Orgullo, sentimientos.
• MORAL: bueno, aceptable.
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Recuerde ofrecer siempre beneficios.
No venda su servicio, venda los beneficios que su servicio le ofrece al cliente.
Determine los medios de comunicación, el alcance y el presupuesto de cada campaña.
10. Evalúe
Controle periódicamente como marcha su plan de acción, no sólo los resultados.
Al comenzar este capítulo he mencionado que para realizar una buena estrategia de marketing
era necesaria, junto a la segmentación y al posicionamiento, una buena combinación de las
diferentes variables de marketing. En el caso de los eventos estas serán:
1- El Producto o Servicio y su gestión.
2- El Personal.
3- Las evidencias y el espacio físico.
4- El Precio.
5- Las Comunicaciones y la promoción.
Estas variables interactúan y tendrán importancia en la obtención de resultados.
Ofrezca el servicio adecuado al cliente adecuado.
Prepare a su personal para que transmita la imagen deseada.
Utilice lugares, decoración y amoblamiento al nivel y calidad del servicio propuesto.
Maneje el precio en forma discrecional conforme al nivel de demanda y calidad del
producto.
Realice comunicaciones y promociones en forma permanente.
Estas premisas del Marketing le ayudarán en su emprendimiento.
(Livrnvisfo grtstfo Woscoboinik, profesor de Marketing del Centro de Organizadores de
Eventos)
Bibliografía:
Eventos. Cómo organizarlos con éxito
Escrito por Rosario Jijena Sánchez
4.2.3 Elementos a tener en cuenta
Existen Objetivos Generales o Globales: donde hay del tipo Informativo, Resolutivo (análisis y búsqueda de
una solución al planteo de un problema), de Imagen (institucionales y comerciales), de optimización de los
recursos humanos (motivación, capacitación, especialización, información, etc.)
Objetivo general: optimizar la imagen institucional.
Objetivos específicos: mejorar las comunicaciones internas, lograr fidelización con sus públicos internos y
externos. Posicionar las marcas.etc.
•
•
•
Todo plan de Eventos debe orientarse al cliente.
Un buen organizador debe ser ante todo un buen asesor.
Para asesorar eficientemente para hablar claro se debe escuchar bien.
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Una acción de Marketing es lo que ayude a la promoción del servicio para lograr su contratación.
Implicará analizar el proyecto a priori para ver si es viable.
Análisis F.O.D.A.:
Internas: FORTALEZAS, DEBILIDADES
Externas: OPORTUNIDADES, AMENAZAS
Ceremonial
Actúa como facilitador de las interrelaciones. Contemplar el ejercicio de las reglas prácticas del buen tono
social revela respeto y cortesía.
¿En qué consiste?
En actos, recepciones y ceremonias de carácter formal, que tienen lugar en un ámbito público, institucional
o empresario, dentro y fuera de la sede de la entidad, será necesario reconocer las normas protocolares que
eviten la provocación de algún incidente grave.
¿En qué ocasiones puede aplicarse?
•
Actos de diversa índole: inauguraciones.
•
Comidas y recepciones formales.
•
Actos patrios.
•
Bendición de instalaciones.
•
Entrega de premios, distinciones
•
Homenajes, conmemoraciones y Honras
fúnebres.
•
Firmas de acuerdo.
Conferencias de Prensa y Congresos.
•
Corte de cinta.
•
Planificación de una fiesta
•
VENTA: Entrevista al Cliente. Escuchar, Informar - Guiar y Asesorar.
•
PLANIFICACIÓN: Asignación y supervisión de tareas en todas las etapas previas y durante el evento.
DESDE Proyecto – Contacto /Contratación y seguimiento de personal y proveedores. HASTA:
Supervisión del evento.
•
SERVICIO: Puesta en marcha y desarrollo del evento.
•
Cronograma: es la regulación de los tiempos.
•
Se traza a partir de los objetivos. Deben enlistarse todas las actividades fijando el momento justo y la
duración fijando un margen adecuado para imprevistos.
•
Sobre una plantilla se trasladan las actividades, si hay simultáneas, enganchadas, etc.
Presupuesto
Formular planes para un período a futuro en términos contables.
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Involucra: - Ingresos. - Egresos. - Previsiones. - Ganancias.
Pasos a seguir:
•
Con la aceptación del presupuesto se deberá concertar una segunda entrevista para lograr
definiciones.
•
Menú: asentar por escrito cada detalle y/o cambio, reconfirmar para seguridad del cliente y al
vendedor para transmitir un mensaje y garantizar prolijidad y eficacia.
•
Proponer opciones: ambientación, animación, etc.
El plan se hace conforme al Brief realizado:
•
Es la manera organizada, consciente y continuada de seleccionar las mejores alternativas disponibles
para lograr metas específicas.
•
Es un curso de acción propulsado por una cadena de decisiones y responde a la formulación común
de “qué hacer, cómo hacerlo, cuando, quién debe hacerlo, qué medios utilizar.
•
El brief es una herramienta fundamental para armar una archivo completo de trabajos realizados, de
datos para potenciales eventos, información. (El Brief es un documento escrito que contiene o debe
contener toda la información necesaria para encarar el desarrollo de una campaña publicitaria).
•
Algunos datos son imprescindibles mientras que otros son info complementaria.
(Se puede traducir briefing por «informe» en el sector publicitario y de comunicación pública en general, un briefing es el documento o la sesión
informativa que proporciona información a la agencia de publicidad para que genere una comunicación,anuncio o campaña publicitaria.)
Ferias y exposiciones
Evento que consiste en la instalación en un predio abierto o cerrado mediante el alquiler de espacios, de una
cantidad de stands o locales, organizada por un ente independiente de manera periódica en un mismo lugar
geográfico. Los participantes deben cumplir los requisitos y podrían exhibir, vender o dar a conocer sus
productos o servicios.
Servicio: alternativas
•
Los comensales son servidos por el personal del salón.
•
Autoservicio: los comensales toman un plato colocados en la mesa del buffet o en una mesa auxiliar
y en la recorrida van sirviéndose.
•
Servicio combinado: se trata de autoservicio de las ensaladas, terrinas y guarniciones y el personal
trincha carnes y las sirve: Ordena y preserva la imagen de los platos.
Las ferias
Evento que consiste en la instalación en un predio abierto o cerrado mediante el alquiler de espacios, de una
cantidad de stands o locales, organizada por un ente independiente de manera periódica en un mismo lugar
geográfico. Los participantes deben cumplir los requisitos y podrían exhibir, vender o dar a conocer sus
productos o servicios.
Exposiciones
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Consiste en la disposición de diversos stands en donde se muestran productos, servicios o bienes sin que
estos puedan ser vendidos.
Tienen participación abierta similar a la feria, organización independiente y realizada en forma NO periódica
en diversas ciudades.
Predio / Stands
• Planificación racional de los
espacios.
• Contemplar medidas
generosas para el paso.
Comunicaciones de eventos
Prensa:
•
Publicidad.
principales herramientas
•
Promoción.
•
Gacetillas
•
Prensa
•
Comunicados de prensa
•
Conferencias de Prensa
•
Declaraciones verbales
•
Entrevistas
•
Dossiers
•
Artículos y publirreportajes
Ubicación: puntos calientes y
fríos.
Valores: acorde a las
medidas/ubicación.
Servicios: a veces son
determinante de valor.
Conocer a los medios
Tirada - Difusión - Tasas de audiencia - tasas de circulación
- Perfil de Lectores o audiencia
- Política empresarial del medio.
- Contenido de las informaciones
- Toma de posiciones en materia política, social o económica.
Las gacetillas
Son breve mensajes escritos que comunican con criterio periodístico una novedad. Ese criterio está dado por
una redacción objetiva que reporta hechos comprobables.
Es un recurso muy común y mal utilizado por un exceso de envíos y por los defectos en la redacción
Organización de campañas de fondos.
Organizaciones con objetivos puntuales, que suelen disolverse:
•
•
•
•
•
•
grupos de emergencia por catástrofes,
estudiantes y viajes de egresados,
sociedades de fomento.
Organizaciones religiosas, gremiales, profesionales, cámaras de comercio.
Cooperadoras
Instituciones sociales culturales, fundaciones, deportivas.
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Búsqueda de sponsors
•
•
•
•
•
Prospectar: categorizar el mercado.
Diseñar carpeta del proyecto: habla por él.
Cuantificación y cualificación del proyecto, argumentar las intenciones, estadísticas, planes de
contingencia, costos, seguros, etc.
Planteo original y factible.
Abordaje eficaz: capacidad de negociación.
Por ejemplo: Para conectarse con diferentes personas y comunidades, el Banco HSBC patrocina más de 250 eventos
culturales y deportivos, con enfoque especial en ayuda a la juventud, desarrollo educativo e integración comunitaria.
Estos patrocinios también permiten que la empresa aprenda de las diferentes personas y culturas de todo el mundo.
Presentación de un proyecto
•
•
•
•
•
•
Marco general: presentación, qué hacemos, cómo, cuando, quien.
Programa general. Cronograma.
Recursos necesarios.
Seguros, soportes.
Comunicación: público que será alcanzado, medios que apoyarán, estimación de resultados,
cantidad de audiencia.
Organizadores: antecedentes, respaldo institucional, apoyos (declaración de interés) respaldos,
etc.
Tipos de eventos:
• Ferias y Exposiciones
• Actos Culturales
• Becas y concursos
• Homenajes
• Inauguraciones
• Conferencias de Prensa
• Lanzamiento de Productos
• Conferencias
• Cursos, Jornadas, Seminarios Congresos
• Mega Eventos
• Presentación de Libros
• Desayunos de trabajo
• Desfiles de Moda y show Rooms
• Vernissages
• Entrega de Premios
• Work Shopp
• Espectáculos
No podemos dejar de lado los eventos de connotación política, más aun en época de elecciones, por eso
haré un comentario ampliado sobre las características de éste tipo de eventos.
4.3 Trámites acotados al evento
…Consultar.
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