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CHILDREN'S OF ALABAMA
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
IMPORTANTE: ESTE AVISO DESCRIBE COMO LA INFORMACION SOBRE LA SALUD DE SU NIÑO PUEDE
SER UTILIZADA Y REVELADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ELLA.
POR FAVOR LEA ESTA INFORMACION CUIDADOSAMENTE.
La Privacidad de su Niño es Importante Para Nosotros
Children's of Alabama (Children’s) está comprometido a respetar la privacidad del paciente y proteger la información
confidencial de los pacientes. Este Aviso de Prácticas de Privacidad (Aviso) describe los derechos de
privacidad de su niño y explica las maneras por medio de las cuales pueda que compartamos la información
médica (llamada “Información de Salud Protegida” – PHI o PHI electrónico.) de su niño con otros
individuos.
Por favor solicite más explicación si usted no entiende los términos de este Aviso. Este Aviso es un requisito bajo la ley
federal de privacidad de salud; conocida como la ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996
(Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996) (HIPAA, por sus siglas en inglés) y las Regulaciones
Ómnibus de HIPPA.
Quienes Cumplirán con Este Aviso
Este Aviso es aplicable a todos los expedientes médicos de su niño generados por The Children’s Hospital of
Alabama, que opera como Children’s of Alabama (Children’s). Este Aviso describe las prácticas de Children’s
(incluyendo las instalaciones del Russell Campus, clínicas, centro de cirugía ambulatoria, oficinas de cuidados médicos
primarios y especializados y la fundación) y sus profesionales de cuidados médicos, empleados, personal médico,
estudiantes y otros individuos y compañías autorizadas con autorización mutua, pago, o con propósitos de
operaciones de salud descritas en este Aviso.
Nuestro Compromiso de Privacidad a Usted y a su Niño
Nosotros entendemos que la información médica acerca de su niño es personal y debe de ser apropiadamente
protegida. Children’s se compromete a utilizar y revelar la información médica de su niño según sea requerido ó
permitido por la ley. Nosotros prometemos respetar los derechos de privacidad de su niño y cumplir con todas las leyes
de privacidad aplicables, incluyendo, pero no limitado al Ómnibus de Regulaciones de HIPPA para proteger la
información médica electrónica y cualquier notificación como ha sido establecida por HIPPA Ómnibus. Esto significa que
usted tiene el derecho a notificar a Children’s de cualquier infracción de información como es mandado por la ley. Usted
recibirá esta notificación de Children’s solamente si usted llegara a tener una infracción de información de salud que no
ha sido protegida de manera segura.
Derechos de Privacidad de su Niño
Aunque el expediente médico de su niño es propiedad física de Children’s, la información que este contiene le pertenece
a usted como padre/guardián legal.
En Children’s usted tiene el derecho a:
•
Solicitar a que se limite el uso y revelación de la información médica de su niño. Usted tiene el derecho de solicitar
por escrito una restricción de la información médica de su niño. Existe la posibilidad que usted no pueda limitar
ciertos usos y revelaciones requeridas por la ley o sí la información es necesaria para proveer tratamiento de
emergencia.
•
El derecho a solicitar que la información de salud que pertenece a servicios pagados en efectivo no
sean enviados a la compañía de seguro médico. En algunos casos, usted puede elegir pagar por un
artículo/componente o servicio médico, en lugar de someter el reclamo de pago (factura) a su
compañía de seguro médico. Usted tiene el derecho a solicitar que nosotros no sometamos la
información de salud de su niño a un plan de salud o a su seguro médico; si usted, o alguien
representándole, paga en totalidad de su bolsillo por los servicios de tratamiento otorgados. Para
solicitar esta restricción, usted debe hacer su solicitud por escrito usando la forma requerida por el
Oficial de Privacidad PREVIO al tratamiento o servicio. En su solicitud, usted debe decirnos (1) que
información usted desea que tenga restricción (2) y a que plan de salud la restricción es aplicable.
•
Elegir la manera de cómo se le envíe la información médica de su niño. Usted tiene el derecho de solicitar por
escrito que la información médica de su niño sea enviada de diferentes maneras o a diferentes lugares (por ej.
solamente a la dirección de su trabajo, enviarla por fax en vez de correo). Nosotros debemos estar de acuerdo a su
solicitud si podemos razonablemente cumplirla.
El derecho a inspeccionar y recibir copias de la información médica de su niño. Usted tiene el derecho de solicitar
por escrito, poder inspeccionar y recibir copias de la información médica de su niño (p. ej., si es requerido que sean
expedientes electrónicos o de papel). Usualmente, esto incluye expedientes médicos o de facturación, pero no
incluye notas de psicoterapia. Habrá un costo por las copias, gastos de correo, u otros materiales asociados con su
solicitud. Por favor permita un periodo de tiempo de 14 días para procesar su solicitud de información médica. Si no
podemos cumplir con su solicitud, se le notificará por escrito la razón, y usted puede pedir una revisión de porque
fue negada su solicitud. Otro médico elegido por Children’s revisará su solicitud y la negación de su solicitud. La
persona realizando la revisión no será la misma persona quien negó su solicitud inicialmente. Nosotros cumpliremos
con los resultados de la revisión.
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Forma # 790
Revisada el 17 de julio, 2012 y el 23 de septiembre, 2013
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Recibir una lista de los casos en los que hemos revelado la información médica de su niño. Usted tiene el derecho
de solicitar por escrito una lista de los casos en que la información de su niño ha sido revelada (enumeración de
revelaciones). Puede que existan restricciones que sean aplicables.
Enmendar la información médica de su niño. Usted tiene el derecho de solicitar por escrito que se enmiende la
información médica de su niño, si cree que la información está incompleta o incorrecta. También debe proveer una
razón de la enmienda. Si no podemos cumplir con su solicitud, se le notificará por escrito la razón, y usted puede
pedir una revisión del caso.
Solicitar en cualquier momento una copia impresa de este Aviso. Usted tiene el derecho a solicitar, en cualquier
momento, una copia impresa de este Aviso. También, puede visitar el sitio de la página de Internet de Children’s
http://www.childrensal.org. y poder obtener una copia de nuestro Aviso.
Revocar su autorización de usar o revelar la información médica de su niño. Usted tiene el derecho de revocar o
remover por escrito su autorización, excepto a las acciones tomadas previo a su solicitud de revocación.
Por favor háganos saber como podemos ayudarle. Para hacer una solicitud por escrito para ejercer estos derechos,
existen formas que debe llenar que están disponibles en la Oficina de Servicios de Información Médica localizada en el
Campus Russell del Hospital de Niños y a través de los Gerentes de las Clínicas/Prácticas que son propiedad de
Children’s y por medio del Oficial de Privacidad del Hospital de Niños. El Oficial de Privacidad, el equipo de
Registración del Paciente, la Oficina de Servicios de Información Médica y la Oficina de Relaciones del Paciente son
algunos de los expertos que pueden servirle.
Ejemplos de Como Usaremos y Revelaremos la Información Médica de Su Niño:
Para el Tratamiento y Alternativas de Tratamiento: Nosotros usaremos y revelaremos la información médica de su
niño que ha sido registrada en su expediente por un(a) enfermero(a), médico u otro miembro del equipo de cuidados
médicos u otros practicantes de cuidados de salud para determinar el mejor plan de tratamiento para su niño. Esto
también permitirá al equipo de cuidados médicos de su niño, coordinar y repasar el tratamiento que su niño ha recibido y
saber como su niño esta respondiendo a dicho tratamiento. La información médica también puede ser enviada a usted y
al equipo de cuidados médicos, como sea apropiado, vía correo, fax, auto-fax, enviada por textos y por correo
electrónico (email). Nosotros también puede que revelemos información médica sobre usted a personas fuera del
Hospital de Niños quienes pueden estar involucradas en sus cuidados médicos después de que usted se haya ido; tales
como, a su médico local, miembros de la familia, cleros de la iglesia u otras personas que usan la información para
proveer servicios que son parte de sus cuidados. Nosotros puede que usemos y revelemos su información médica para
informarle acerca de o recomendarle sobre posibles opciones de tratamientos o alternativas que le interesen a usted.
Pago: Nosotros usaremos y revelaremos la información médica de su niño para propósitos de pago, tal como el envío
de una factura de cobro a usted o a su compañía de seguro con información que identifica a su niño. Usted tiene el
derecho a solicitar restringir revelaciones de información médica a sus pagadores/compañía de seguro por servicios de
cuidados pagados en totalidad por cuenta propia.
Intercambio de Información Médica: Children’s puede que participe en el intercambio de información médica con el fin
de facilitar, de una manera segura, el intercambio electrónico de su información médica para su tratamiento entre
proveedores de cuidados médicos u otras entidades, pago u otros propósitos relacionados a las operaciones de los
cuidados de salud. Esto significa que puede que compartamos con entidades exteriores (tales como hospitales,
consultorios médicos, farmacias o compañías de seguro) información obtenida o creada sobre usted, y así poder
proveer un mejor tratamiento y coordinación de sus servicios médicos. Además, la información médica de su niño puede
estar disponible a otros médicos y personal quienes la pueden usar para rendirle y coordinar sus cuidados médicos o
para otros propósitos permitidos por la ley.
Operaciones de Cuidados Médicos: Nosotros usaremos y revelaremos la información médica de su niño para evaluarlo
durante su visita al hospital/clínica y ejecutar funciones rutinarias, tal como una evaluación de acreditación y servicio de
mejoramiento de cuidados médicos. Children’s puede evaluar mi información médica o la información médica de mi niño
relacionada al tratamiento, hospitalización, cuidados ambulatorios u otros procesos como parte de su esfuerzo de
mejoramiento de calidad. El mejoramiento de calidad está diseñado para aplicar conocimiento ó evaluar un proceso ó
programa con la meta de mejorar tal actividad, proceso, sistema o resultado.
Ejemplos de Como Puede que Usemos o Revelemos la Información Médica de su Niño:
Recordatorios de Citas y Seguimiento: Nosotros puede que usemos y revelemos la información médica de su
niño al contactarle con recordatorios de citas ó para seguimiento después de su visita. Esta comunicación puede ser
verbal, por escrito o de forma electrónica (tal como correo electrónico ó mensaje de textos).Nosotros puede que
usemos y divulguemos información médica para informarle sobre beneficios y servicios relacionados a la salud que
puedan interesarle.
Opciones de Tratamiento y Beneficios Relacionados de Salud: Nosotros puede que usemos y divulguemos la
información médica de su niño mientras discutimos con usted las posibles opciones de tratamiento, alternativas y
beneficios relacionados de salud para su niño, incluyendo fuentes internas y comunitarias de salud, beneficios y
programas.
Individuos Involucrados en Sus Cuidados o Pagos por sus Cuidados: Nosotros puede que revelemos
información de salud sobre su niño a un amigo o miembro de la familia quien esté involucrado en los cuidados
médicos de su niño. Nosotros también puede que demos información a alguien quien esté ayudando a pagar por los
cuidados médicos de su niño. Nosotros también pueda que le digamos a su familia y amigos sobre su condición y
que usted está en el hospitalizado. Además, puede que revelemos información médica sobre usted a una entidad
que está asistiendo en un esfuerzo de alivio de desastre para que su familia pueda ser notificada sobre su condición,
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estado y ubicación.
Cómo es Requerido ó Permitido por la Ley: Nosotros puede que usemos y revelemos la información médica de
su niño cuando sea requerido ó permitido por la ley federal, estatal ó local, incluyendo funciones específicas del
gobierno.
Asociados de Negocios: Existen algunos servicios brindados en el Hospital de Niños a través de asociados de
negocios. Ejemplos incluyen consultores, transcriptores médicos y compañías de facturación de un medio terciario.
Nosotros puede que usemos y revelemos la información médica de su niño a nuestros Asociados de Negocios para
que ellos puedan realizar el trabajo que nosotros les pedimos desempeñar. Ellos deben apropiadamente mantener
segura la información médica de su niño.
Para la Salud y Seguridad Pública: Nosotros puede que usemos y revelemos la información médica de su niño,
como sea apropiado, a una agencia de supervisión de salud ó individuo encargado del control de enfermedades,
lesiones ó discapacidad ó que ayuda con la prevención de riesgos de seguridad y salud pública. Por ejemplo, se nos
requiere que reportemos la existencia de una enfermedad transmisible, tal como la tuberculosis, al Departamento de
Salud Pública del Estado de Alabama para proteger la salud y bienestar del público en general. Pueda que
revelemos información de salud sobre su niño si ha estado expuesto a una enfermedad transmisible o de alguna
manera en riesgo de propagación de dicha enfermedad. Nosotros puede que revelemos información médica a un
empleador, si el empleador requiere de los servicios de salud para determinar si su niño tiene una lesión relacionada
al trabajo.
Agencia de Administración de Alimentos y Drogas de Estados Unidos (U.S. Food and Drug Administration)
(FDA): Nosotros puede que revelemos a la FDA a los compañías que hacen los productos la información de salud
relativa a eventos adversos con respecto a los suplementos de comida, productos y defectos de productos, o
información de vigilancia de post-mercadeo para permitir el retiro, reparo o reemplazamiento de productos.
Víctimas de Abuso, Descuido o Violencia Domestica: Se nos requiere reportar el abuso de niños, ancianos y el
abuso domestico o descuido al Estado de Alabama, tal como el Departamento de Recursos Humanos del Estado de
Alabama (DHR, por sus siglas en inglés).
Actividades de Supervisión de Salud: Nosotros puede que usemos y revelemos la información médica de su niño a
una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión, incluyen
por ejemplo, auditorias, investigaciones, inspecciones y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno
monitoree el sistema de salud, programas del gobierno y cumplimiento con las leyes de derechos civiles.
Demandas y Disputas: Si usted está involucrado en una demanda o disputa, nosotros puede que revelemos la
información de salud de su niño en respuesta a una orden administrativa o orden de la corte. Nosotros también podemos
revelar la información de salud sobre su niño en respuesta a un citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso bajo
la ley por alguna otra persona involucrada en la disputa, pero solamente si han hecho esfuerzos para informarle sobre la
solicitud u obtención de una orden para proteger la información solicitada. Nosotros puede que revelemos la información
médica para procedimientos administrativos o judiciales, como es requerido por la ley.
Autoridades/Agencia del Orden Público: Nosotros puede que revelemos la información médica de su niño con
propósitos relacionados a las autoridades, como es requerido por la ley, en respuesta a una citación valida, para la
identificación y ubicación de fugitivos, testigos o personas desaparecidas para victimas sospechosas de un crimen, por
muertes que puedan haber resultado por conducta criminal o por sospechas de crímenes en las instalaciones.
Oficina de Médicos Forenses y Directores de Funerarias: Nosotros puede que revelemos la información de salud de
su niño a la oficina de medicina forense. Esto pueda que sea necesario, por ejemplo, para identificar una persona
fallecida o determinar la causa de la muerte. Nosotros también puede que revelemos información de salud sobre
pacientes a los directores de las funerarias como sea necesario para que ellos puedan llevar a cabo sus
responsabilidades.
Donación de Órganos y Tejidos: Si su niño es un donante de órgano, puede que revelemos información a
organizaciones que manejan la obtención de órganos u otras entidades que están involucradas en la obtención, bancos,
o trasportación de órgano, ojo, o tejidos para facilitar la donación o trasplantación de órganos o tejidos.
Para Evitar una Amenaza Grave a la Salud o Seguridad: Nosotros puede que revelemos información de salud sobre
su niño cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a la salud o seguridad de su niño y la salud y seguridad
del público u otra persona. Sin embargo, cualquier revelación se hará a alguien quien pueda ser capaz de ayudar a
prevenir la amenaza.
Militares y Veteranos: Si su niño es un miembro de las fuerzas armadas, pueda que revelemos información de salud
sobre su niño como sea requerido por las autoridades del comando del ejército. También puede que revelemos
información médica sobre personal militar extranjero a las autoridades militares apropiadas del exterior.
Seguridad Nacional y Actividades de Inteligencia: Nosotros pueda que revelemos información de salud sobre su niño
para autorizar oficiales federales para obtener inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional
autorizados por la ley.
Servicios de Protección para el Presidente y Otros: Nosotros puede que revelemos información de salud acerca de
usted a oficiales federales autorizados para que ellos puedan proveer protección al Presidente, otras personas
autoridades o jefes de estado extranjeros o conducir investigaciones especiales.
Programa de Compensación del Trabajador: Nosotros puede que revelemos información médica acerca de de su niño
para el programa de Compensación del Trabajador o programas similares. Estos programas proveen beneficios para
lesiones o enfermedades relacionadas al trabajo.
Presos o Individuos que están bajo Custodia: Si su niño es un preso de una institución de corrección o bajo la
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custodia de autoridades policiales, puede que revelemos información médica sobre su niño al centro de correcciones o
agente del orden público.
Recaudación de Fondos: Nosotros pueda que usemos y revelemos la información médica de su niño para solicitar
fondos para el beneficio de Children’s y su fundación. Usted pueda que sea contactado para propósitos de
recaudación de fondos y usted tiene el derecho de optar por no/rehusar. Esto es voluntario y no afecta sus cuidados o
facturas por los servicios que recibe en Children’s. Si desea que Children’s no le contacte sobre los esfuerzos de
recaudación de fondos, usted debe notificar a la Fundación de Children’s al correo electrónico de
Andrea.Martin@Childrensal.org o llamando al (205) 638-9017. Usted también puede contactar al Oficial de Privacidad
para recibir una tarjeta pre-impresa, pre-pagada para optar a no tener comunicación con la Fundación.
Registración y Áreas de Espera: Nosotros puede que usemos y revelemos la información médica de su niño en las
hojas de registro, para llamarle y facilitar los servicios en las áreas de espera y durante el proceso de hacer un llamado
a través del sistema de altavoz del hospital.
Pizarras Blancas/Pantallas Electrónicas: Nosotros puede que revelemos la información médica de su niño en las
pizarras blancas/pantallas electrónicas para facilitar el cuidado médico del paciente, las cuales pueden ser públicamente
visibles en áreas de cuidados del paciente.
Otros Usos y Revelaciones: Nosotros obtendremos su autorización para usar o revelar las notas de psicoterapia de su
niño (de otra forma que por usos permitidos por la ley sin su autorización); para usar y o revelar su información de salud
para actividades de mercadotecnia no descritas abajo; y previo a vender la información de salud de su niño a cualquier
medio terciario. Cualquier uso y revelación no descritos en este Aviso serán llevados a cabo solamente con su
autorización por escrito.
Cuando Tendrá Usted la Oportunidad a Oponerse a la Revelación de Información de su Niño:
Directorio de Información de Pacientes Hospitalizados: Al menos que usted notifique a la Oficina de
Admisiones/Registración del Paciente que usted se opone a revelar información sobre su niño mientras él/ella está
hospitalizado; nosotros puede que revelemos información limitada sobre su niño en el directorio de pacientes, tales
como, el nombre del niño, ubicación en el hospital, condición general (p. ej. condición favorable o estable) ó afiliación
religiosa (compartida solamente con cleros). La información puede ser otorgada a personas que preguntan por su niño
por nombre (incluyendo la prensa/los medios de comunicación). Esto permitirá a su familia, amigos y cleros visitarle y
saber la condición de su niño para que su niño reciba envíos de correspondencia.
Notificación: Para pacientes menores, nosotros puede que usemos o revelemos información médica a los padres
o guardianes legales. Para pacientes adultos, nosotros puede que usemos o revelemos información médica para
notificar a un miembro de la familia, un representante personal, quién usted tiene el derecho de asignar, u otra
persona responsable de su cuidado. Nosotros usaremos nuestro juicio profesional para hacer dicha notificación
bajo ciertas circunstancias, tal como una emergencia.
Otras Consideraciones Importantes:
Quejas: Si usted cree que los derechos de privacidad de su niño han sido violados, por favor llame al
Departamento de Relaciones del Paciente tan pronto como sea posible: Departamento de Relaciones del
Paciente, Children’s of Alabama, 1600 7th Avenue South, Birmingham, AL 35233, Teléfono (205) 638-3999,
FAX (205) 638-3221 ó visite la página de Internet http://www.integrity-helpline.com/childrensal.jsp .
El Departamento de Relaciones del Paciente y el Oficial de Privacidad responderán con prontitud a su queja.
Usted puede registrar una queja con la Oficina de Derechos Civiles, U.S. Department of Health and Human
Services. Los cuidados médicos de su niño nunca serán afectados adversamente por reportar una queja.
Cambios en este Aviso: Nosotros reservamos el derecho de hacer cambios a este Aviso y prácticas de privacidad
y hacer los nuevos cambios efectivos y aplicables a toda la información médica de su niño que actualmente
poseemos y cualquier otra información que recibamos en el futuro. Si nuestra práctica de privacidad cambia,
nosotros publicaremos una copia revisada de este Aviso en Children’s. Este Aviso también estará disponible en la
página de Internet de Children’s. Este Aviso es efectivo inmediatamente y sustituye el Aviso original que entró en
vigencia el 14 de abril, 2003. Usted tendrá el derecho a recibir una copia actualizada de este aviso cuando la
solicite.
Otros Usos de la Información Médica de su Niño: Nosotros no usaremos o revelaremos la información médica
de su niño sin su permiso/autorización, excepto a lo que ha sido descrito en este Aviso ó como sea requerido por la
ley. Usted puede autorizar la divulgación de la información para otros propósitos a través de una autorización por
escrito la cual cumpla con los requisitos requeridos por la ley. Usted puede revocar tal autorización en cualquier
momento por escrito y la revocación será efectiva una vez sea recibida de acuerdo a lo permitido por la ley.
Para más información: Por favor contacte a Oficial de Privacidad de Children’s of Alabama
1600 7th Avenue South, Birmingham, AL 35233
HIPAA@Childrensal.org Tel: (205) 638-5959, Fax (205) 638-2468
Si necesita un intérprete, solicítelo a través del empleado que se encuentra en el mostrador de información.
Children’s of Alabama Ie proveerá un intérprete sin costo alguno.
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