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Es política de Winthrop University Hospital informar a todos los pacientes respecto de la
disponibilidad de ayuda financiera, entendida como la prestación de servicios médicos sin cargo o
con cargos reducidos para las personas pobres o indigentes en función de la capacidad de pago y falta
de seguro médico. Esta política será aplicable de manera uniforme a todos los pacientes que soliciten
dicha consideración en función de la necesidad financiera. En general, se limitada a los pacientes que
residen en el estado de Nueva York, tanto para servicios de emergencia como para servicios y
suministros médicamente necesarios. El monto de la ayuda financiera otorgada no se determinará en
función de la condición médica del solicitante. Si un paciente no califica en virtud de esta política y,
en última instancia, es enviado a una agencia de cobro, en ninguna circunstancia el hospital ejecutará
la hipoteca sobre la residencia principal del paciente para cobrar una factura pendiente. Respecto de
los servicios regulares que no sean emergencias ni médicamente necesarios, se aplicará la política de
pago personal del hospital.
Los pacientes sin seguro, o los pacientes que hayan agotado sus beneficios de seguro de salud,
que se presenten para obtener servicios serán remitidos al Departamento de Crédito y Cobro, donde
se les realizará una evaluación financiera durante el proceso de ingreso y registro. En el
Departamento de Emergencia y en las demás áreas de registro, se publicaron carteles en los que se
explica esta política en varios idiomas. Además, en la factura del paciente aparece la notificación
referente a esta política y un número de teléfono de contacto. Un paquete de ayuda financiera, que
incluyen la solicitud e instrucciones, se encuentra disponible en todas las áreas de registro, así como
en el Departamento de Crédito y Cobro (llame al (516) 576-5600, opción n. º 3). En el sitio web del
hospital se encuentra disponible en varios idiomas información adicional, que incluyen una
descripción en lenguaje sencillo de esta política y el formulario de solicitud.
Las determinaciones de ayuda financiera generalmente se realizan en un plazo de treinta días a
partir de la recepción de la solicitud completada; se supone que toda documentación solicitada ya ha sido
proporcionada por el paciente. Los pacientes deben volver a presentar la solicitud cada 180 días.
Los pacientes que llamen o escriban solicitando ayuda con su factura del hospital serán
comunicados con el Departamento de Crédito y Cobro al (516) 576-5600 opción n. º 3. Este personal
ha recibido capacitación sobre la política de ayuda financiera del hospital y puede proporcionar ayuda
a los solicitantes para comprender la política y cómo completar la solicitud.
El paciente o su familia serán evaluados con respecto a la posibilidad de acceder a Medicaid,
Child Health Plus y Family Health Plus. Si el paciente/la familia es elegible para acceder a cualquiera
de los planes anteriores, también se le entregará una Solicitud para ayuda financiera al paciente, y el
hospital no proseguirá con el cobro del saldo pendiente. Si, en última instancia, se obtiene el seguro,
el paciente/el miembro de la familia no será elegible para la ayuda financiera. Los pacientes elegibles
para acceder a Medicaid serán clasificados como “con Medicaid pendiente” y sus facturas se
ajustarán según las tarifas de reembolso de Medicaid. Estos ajustes se realizarán como Asignaciones
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de Medicaid. También es posible que los pacientes califiquen para acceder a la ayuda financiera en
virtud de las pautas de elegibilidad presunta del hospital. Aquellos pacientes que califiquen serán
notificados respecto del monto de la ayuda financiera otorgada.
La determinación puede realizarse ya sea antes del episodio de atención, durante este o
después. En el caso de que un paciente haya sido remitido a una agencia de cobro antes de solicitar
asistencia, la agencia remitirá al paciente al Departamento de Crédito y Cobro del hospital para que
obtenga ayuda. Las agencias de cobro de Winthrop tienen prohibido analizar o ejercer la política del
hospital. En lugar de eso, deben remitir a los pacientes de nuevo al hospital para que obtengan
orientación y una determinación. En ese momento, la cuenta del paciente será retirada de la agencia.
Para poder determinar la ayuda financiera, el paciente/la familia deberá presentar una solicitud
completada dentro de los 240 días luego de la recepción de la primera factura (Winthrop se reserva el
derecho de extender este período según el caso). Dicha solicitud debe incluir la siguiente información:
 Los recibos de sueldo/cheques de desempleo/documentos de
compensación/cheques del Seguro Social de un mes (obligatorio).
 Un formulario de Solicitud de ayuda financiera completado y firmado
(obligatorio)
 Toda otra documentación solicitada
Generalmente, los ingresos de la familia del paciente no deben superar el 500 % del nivel
federal de pobreza para poder calificar (para obtener información sobre las Pautas federales de
pobreza, visite http://aspe.hhs.gov/poverty/). La asistencia se determinará en función del tamaño de
la familia y los ingresos familiares, entre otros factores. Además, las revisiones de los documentos
solicitados deben indicar que no existe ninguna otra fuente de ingresos disponible. Al determinarse la
elegibilidad y los niveles, el Hospital no considerará la residencia principal del paciente, sus autos,
sus ahorros para la jubilación ni los planes de ahorro para la universidad.
Aunque el paciente tiene 240 días a partir de la recepción de la primera factura para solicitar
la ayuda financiera, el hospital puede tomar medidas de cobro extraordinarias (ECA) luego de los
primeros 120 días a partir de la recepción de la primera factura (como aplicar un gravamen sobre una
propiedad, informar a una agencia de crédito, una acción civil contra el paciente, etc.). El hospital
realizará todos los esfuerzos razonables para determinar la elegibilidad antes de proseguir con
cualquier iniciativa de cobro. Se emitirá al paciente un aviso por escrito acerca de la disponibilidad
de ayuda financiera y de la intención del hospital de proseguir con las iniciativas de cobro
extraordinarias en un plazo no inferior a 30 días antes de la intención del hospital de iniciar cualquier
medida de cobro extraordinaria.
Una vez recibida una solicitud de ayuda financiera completada, se suspenderán todos las
iniciativas de cobro respecto de las cuales esté pendiente la determinación de elegibilidad final o si
han transcurrido 30 días desde que se notificó al paciente la existencia de una presentación
incompleta. Consulte la política de facturación y cobro del hospital para obtener más información. Si
desea obtener una copia de esta política, comuníquese con el Departamento de Crédito y Cobro del
hospital llamando al (516) 576-5600, opción n. º 3.
Una vez recibida la solicitud de ayuda financiera, el Departamento de Cobro y Crédito tomará
una determinación inicial con respecto a si el paciente califica para acceder a los servicios gratuitos
o de costo reducido en función de las entrevistas personales y cualquier documentación preliminar
presentada. El ajuste inicial reducirá la factura del paciente desde los cargos brutos hasta un nivel
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que representa los montos generalmente facturados a los pacientes asegurados para el año calendario
anterior (método “retrospectivo”) en función de la suma de todos los reclamos de emergencia y
médicamente necesarios para las tarifas por servicio de Medicare y los pacientes de compañías de
seguro de salud privada. Podrá obtener detalles si lo solicita.
El paciente recibe una notificación por escrito de que esto representa el monto mínimo de
ayuda financiera disponible, pero se deben proporcionar todos los documentos y formularios a fin de
calificar. Es posible que se brinde ayuda financiera adicional más allá del monto mínimo una vez que
se haya presentado y revisado toda la documentación requerida. También se notifica al paciente que
no se requiere ningún pago hasta que el hospital haya determinado su elegibilidad.
Una vez recibidos todos los documentos necesarios, el Departamento de Crédito y Cobro realizará
una determinación definitiva sobre el estado de la ayuda financiera del paciente en un plazo de treinta
días. El paciente no calificará si no se recibe toda la documentación requerida. Si se recibe documentación
incompleta, se enviará al paciente una carta de determinación pendiente en la que se solicite la
información faltante o documentos adicionales. Durante este período de determinación, la cuenta del
paciente no será enviada a una agencia de cobro para proseguir el pago de ningún el saldo pendiente.
Si se realiza una determinación favorable, el Departamento de Crédito y Cobro enviará al
paciente una carta de aprobación. Luego, aplicarán una segunda fase de reducción de ayuda financiera a
la factura ajustada del paciente. Esta reducción será una reducción de escala móvil basada en el tamaño
de la familia y los niveles de ingresos. La escala se determinará en función de lo siguiente:
una cancelación de deuda del 100 % en los niveles de ingreso de la familia por debajo del
200 % del último Nivel federal de pobreza (FPL) publicado.
una cancelación de deuda del 75 % sobre los ingresos que se encuentren por encima del
200 % y hasta el 300 % del FPL.
una cancelación de deuda del 50 % sobre los ingresos por encima del 300 % y por debajo del
400 % del FPL.
una cancelación de deuda del 25 % para los ingresos de la familia por encima del 400 % y por
debajo del 500 % del FPL.
Además, la responsabilidad del paciente en última instancia puede ser pagada en cuotas
mensuales, sin intereses, a Winthrop University Hospital. Los pagos en cuotas no podrán extender
más allá de 24 meses sin aprobación administrativa, a menos que cada pago mensual exceda el 10 %
de los ingresos mensuales brutos de la familia del paciente. En tales casos, las cuotas mensuales
tendrán un tope del 10 % de los ingresos mensuales de la familia del paciente.
En el caso de determinaciones no favorables, se enviará al paciente una carta de rechazo y los
saldos pendientes se proseguirán a través del proceso y la política de cobro del hospital, los cuales
pueden incluir remisiones a agencias de cobro. Si se determina que el litigio se justifica, la agencia
de cobro debe obtener un consentimiento por escrito del Hospital antes de comenzar tal acción.
Si el paciente/garante ya ha realizado los pagos al hospital y el monto máximo de la ayuda
financiera otorgada es mayor que el monto total abonado, entonces se emitirá al paciente/garante un
reembolso por el monto excedente.
Se aplica una disposición catastrófica a cada cálculo para asegurar que la responsabilidad final
del paciente no exceda los ingresos brutos de 3 meses de la familia. En última instancia, el paciente
será responsable de la factura reducida o del ingreso bruto de 3 meses de la familia, lo que sea menor.
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Si se requiere un plan de pago, el pago mensual que se realizará al hospital no deberá exceder
el 10 % del ingreso bruto mensual del paciente. Los planes de pago de 24 meses o menos se ofrecerán
a una tasa sin interés. Los períodos de pago que duren más de 24 meses pueden quedar sujetos a
interés. La tasa de interés no excederá la tasa utilizada por el Tesoro de los Estados Unidos para un
instrumento de garantía de 90 días.
Los pacientes que no tengan suficiente seguro o no cumplan con los criterios para calificar
para la ayuda financiera, según se indica anteriormente, pueden ser considerados para acceder a la
ayuda según su caso particular. Una vez realizada la revisión por parte del Director de Servicios
Financieros para Pacientes, puede otorgarse la ayuda financiera. El alcance de dicha ayuda será
determinado por el Director de Servicios Financieros para Pacientes, con una aprobación secundaria
requerida del Vicepresidente Auxiliar de Finanzas.
Un paciente puede apelar la decisión del Hospital en lo que refiere a la desaprobación o el nivel
de servicios financieros aprobados. Las apelaciones deben ser dirigidas a: Director of Patient Financial
Services, Winthrop University Hospital, 700 Hicksville Road, Suite 203, Bethpage, NY 11714 para su
revisión. Se tomará una decisión definitiva dentro de las 2 semanas de presentada la solicitud.
Se encuentra disponible un segundo nivel de apelación. La información con respecto a la
solicitud de ayuda financiera será presentada al Vicepresidente Auxiliar de Finanzas. Se tomará
una determinación definitiva dentro de las 2 semanas de recibida la solicitud.
Los pacientes también pueden comunicarse con el Departamento de Salud del Estado de
Nueva York al (800) 804-5447 o (518) 402-6993.
Todos los médicos afiliados a Winthrop University Hospital no están obligados a participar en
la política de ayuda financiera de Winthrop. Para obtener una lista completa de los médicos afiliados
a Winthrop, haga clic aquí.
Para aquellos pacientes que no soliciten o no sean elegibles para acceder la ayuda
financiera, se explica a continuación el proceso de facturación y cobro de Winthrop.
A todos los pacientes que reciban los servicios se les facturarán de manera oportuna todos los
servicios y suministros proporcionados durante su episodio de atención que no esté cubiertos por el seguro.
Deben utilizarse esfuerzos razonables para cobrar todas las cuentas por cobrar pendientes de los pacientes.
Una vez completada la atención del paciente y recopilados todos los cargos asociados, se
facturará a la compañía de seguros del paciente. También se le facturará al paciente la parte
correspondiente (copagos, deducibles, etc.). A los pacientes de pago personal se les facturará en
función de la política de pago personal del hospital.
A los pacientes que solicitan la ayuda financiera se les seguirá facturando hasta que se haya
recibido una solicitud de ayuda financiera completada. Una vez recibida una solicitud completada,
se suspenderán todos los esfuerzos de cobro que tengan respecto de los cuales esté pendiente la
determinación de elegibilidad final. Al proporcionarse una determinación final, se espera que todos
los balances restantes se paguen lo antes posible.
Deben utilizarse esfuerzos razonables para cobrar todos los montos pendientes. Estos
esfuerzos incluyen, entre otros:
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Enviar facturas iniciales al paciente en las que se soliciten que el garante se comunique
con el representante financiero designado del hospital para obtener ayuda.
Dos correos directos de declaraciones adicionales enviados al paciente/garante: el primer
aviso de seguimiento aproximadamente a los 28 días de la fecha de facturación inicial;
el segundo aproximadamente a los 28 días del primer aviso; y posiblemente un tercer
seguimiento aproximadamente a los 21 días del segundo aviso. En el tercer aviso se le
informará al paciente que la cuenta pasará al área de precobros del hospital en caso de no
haber respuesta en un período de 25 días.
Si el hospital no puede obtener información financiera ni realizar un acuerdo de pago,
la cuenta se enviará a Transunion o Experian, a fin de ser evaluada para una presunta
revisión de elegibilidad para ayuda financiera.
Si se cumplen los criterios de ayuda financiera, se descontarán las cuentas o se cancelará
la deuda en función de la respuesta de Transunion o Experian. Los balances restantes
calificarán para esfuerzos de precobro. Los esfuerzos de precobro incluyen dos llamadas
telefónicas el día 1 y 14, seguidas de tres cartas de contacto cada dos semanas. Sin
resolución, la cuenta regresará al hospital y calificará para ingresar en la lista previa de
deuda incobrable. Luego de la lista previa, la cuenta calificará para los esfuerzos de cobro
luego de completarse el ciclo de facturación de 120 días.
Todos los montos adeudados por los pacientes/garantes pasarán a una agencia de cobro en
caso de no haber respuesta luego de un mínimo de 120 días desde la factura inicial. Es posible que
las cuentas se envíen a una agencia de cobro en menos de 120 días si:
- El hospital no puede contactar al paciente/garante por correo o por teléfono y se requiere
un “rastreo de evasores”.
- El paciente falleció o se declaró en bancarrota.
- El hospital tiene conocimiento de que el paciente tiene otras cuentas existentes con estado
de incobrable.
- Cualquier otro asunto que se considere que pone al hospital en riesgo de no cobrar los
pagos determinados por el Director de Servicios Financieros para Pacientes.
Las agencias de cobro cumplirán con todas las leyes estatales y federales aplicables
concernientes a los esfuerzos de cobro.
Las medidas de cobro extraordinarias, como aplicar un gravamen sobre una propiedad, informar
a la oficina de créditos o iniciar una acción civil contra un paciente, por nombrar algunas, deben ser
aprobadas por el Administrador de Crédito y Cobros antes de la puesta en marcha de dicha medida.
El hospital se reserva el derecho de suspender las actividades de cobro o de retirar una cuenta
de la agencia de cobro.
Si un paciente o garante solicita que se lo tenga en cuenta para la ayuda financiera, la agencia
de cobro debe remitir al paciente/garante al Departamento de Crédito y Cobro del hospital. Las
agencias de cobro tienen prohibido analizar la ayuda financiera con los pacientes/garantes.
El hospital medirá periódicamente el cumplimiento de esta política a través de su
Departamento de Auditoría Interna.
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