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Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
52
HOSPITAL SANTO TOMÁS
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN SOCIOECONÓMICA DEL PACIENTE
 HST 01-CPT-001

Area de Cuentas por
Cobrar

Unidad: N/A

Ciclo de Ingresos

Departamento de Trabajo Social y
Evaluación Socioeconómica

Unidad Ejecutora: Sección de Evaluación Socioeconómica
 Políticas
 Las Hoja de Servicios Prestados deben ser elaboradas por las Enfermeras de Salas,
cuando los pacientes tienen orden médica de salida o Hoja de Relevo de
Responsabilidad, y deben ser remitidas a la Sección de Tesorería para establecer el
costo básico del servicio.
 Los costos de los servicios son establecidos en las Hojas de Servicios Prestados por
la Sección de Tesorería.
 (1) En el Servicio de Urgencia, cuando el paciente no está acompañado por un familiar
y está en condiciones de cuidado, se asigna a un (una) Trabajadora Manual para que
realice los tramites correspondientes en nombre del paciente.
 Objetivos y Resultados Esperados

C/A
A
Establecer el porcentaje de descuento sobre los servicios solicitados o prestados,
que se puede aplicar a un paciente, que compruebe mediante el análisis de su
condición social y económica para determinar su capacidad de pago total o
parcial.
Actividades
Responsable
1. ¿Es paciente ambulatorio o es paciente hospitalizado?
 Es paciente ambulatorio. Solicitar referencia o receta
médica, que debe contener los detalles de: Nombre del
paciente, servicio médico, diagnóstico, fecha de referencia,
médico, clave del médico y cirugía ambulatoria.
Continuar con actividad Nº 4.
 Es paciente hospitalizado.
Se está realizando
Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados
(HST 01-CPT-005). Continuar con actividad Nº 2.
Evaluadora
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
53
 Procedimiento de Evaluación Socioeconómica de Paciente/
 HST 01-CPT-001
Continuación...
C/A
Actividades
Responsable
2. Recibir de la Secretaria o Mensajero(a) de la Sección de
A
Tesorería las Hojas de Servicios Prestados (original y
copia) de todos los pacientes de cada una de las salas
que tienen salida, con los costos básicos de los servicios.
Continuar con actividad Nº 3.
3. Mantener las Hojas de Servicios Prestados hasta que el
E
A
A
A
A
A
A
paciente, familiar o Trabajador(a) Manual se presente.
Continuar con actividad Nº 7.
Evaluadora
Evaluadora
4. ¿Tienen el o los costos de servicios identificados?.
 Sí. Continuar con actividad Nº 8.
 No. Indicar al paciente que debe ir a la Unidad de Caja
para que establezca en la Receta o Referencia Médica
el o los costos de cada servicio e informar que debe
regresar a la Sección. Continuar con Actividad N° 5
Evaluadora
5. Recibir del paciente Receta o Referencia Médica y
establecer costo de cada servicio en los documentos
presentados. Devolver referencia médica al paciente.
Cajero(a)
6. Recibir la Receta o Referencia Médica con los costos de
los servicios y regresar a la Sección de Evaluación
Socioeconómica. Continuar con Actividad N° 4.
7. Entregar Hoja de Servicios Prestados al paciente, familiar o
Trabajador(a) Manual.
8. ¿El paciente manifiesta incapacidad de pago?
 Sí. Continuar con actividad Nº 9.
 No. Informar al paciente, familiar o Trabajador(a)
Manual que debe pasar a la Unidad de Caja a
Cancelar. Continuar con Procedimiento de Recibo
de Caja (HST 01-R-001). Además informar que debe
regresar para estampar sello de PAZ Y SALVO.
9. ¿El servicio prestado o solicitado corresponde a examen
de CAT o Resonancia Magnética?
 Sí. Informar al paciente o familiar que debe cancelar
como mínimo el 50% del costo del servicio. Si el
paciente o familiar manifiestan incapacidad de pago.
Continuar con Actividad N° 10.
 No. Continuar con actividad N° 10.
Paciente, Familiar o
Trabajador(a)
Manual(1)
Evaluadora
Evaluadora
Evaluadora
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
 Procedimiento de Evaluación Socioeconómica de Paciente/
Continuación...
C/A
Actividades
C1
A
C2
A
10. Entrevistar al paciente o familiar y confeccionar formulario
de Evaluación Socioeconómica con todos los datos
básicos del paciente:
 Nombre y número de cédula
 Nombre del lugar donde Trabaja y número de teléfono
 Lugar donde reside (área geográfica para determinar el
porcentaje de descuento aplicable según lista de precio
autorizada).
 Si tiene seguro privado, indagar nombre de la
compañía de seguros y número de póliza.
Determinar la capacidad de pago del paciente o
responsable de la cuenta.
Solicitar los siguientes
documentos:
 Fotocopia de la cédula de la persona responsable de la
cuenta.
 Fotocopia y original de un recibo de luz, agua o
teléfono vigente donde haga constar la dirección del
responsable de la cuenta.
 Solicitar referencia de empresa o persona que pueda
comprobar la formalidad de pago del paciente.
Solicitar
firma
de
responsabilidad
sobre
datos
suministrados al paciente.
11. ¿El paciente califica para procedimiento de exoneración o
para acuerdo de pago?
 Para Exoneración.
Confeccionar Referencia para
Trabajo Social y remitir al (a la) Jefe(a) de la Sección
de Trabajo Social junto (original y copia rosada) de
Hoja de Servicios Prestados y Formulario de
Evaluación Socioeconómica.
Continuar con
Actividad N° 12.
 Para Acuerdo de Pago.
Continuar con
Procedimiento de Acuerdo de Pago (HST 01-CPT002).
54
 HST 01-CPT-001
Responsable
Evaluadora
Evaluadora
12. Firmar la Referencia para Trabajo Social, como
Jefe(a) de la Sección
responsable de la exoneración por insolvencia de pago del
de Evaluación
paciente, determinada según análisis socio – económico
Económica
del paciente. Devolver a la Evaluadora a cargo.
13. Entregar referencia para Trabajo Social al paciente, quien
continuar con Procedimiento de Exoneración a
Pacientes de Escasos Recursos (HST 01-E-002), en la
Sección de Trabajo Social.
Evaluadora
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 Procedimiento de Evaluación Socioeconómica de Paciente/
 HST 01-CPT-001
Continuación...
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
C1
C2
Tipo de Control
Bajo, previo
Bajo, Previo
Aprobado por:
Objetivo
Determinar la capacidad o incapacidad de pago del paciente
para cancelar los servicios solicitados o prestados sobre una
base sólida. Confirmar la identidad del paciente.
Documentar que se ha realizado el análisis de Evaluación
Socioeconómica al paciente, en el cual se determinó que
califica para la exoneración, por determinarse como de
escasos recursos.
Fecha de Vigencia:
Hospital Santo Tomás
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HOSPITAL SANTO TOMÁS
PROCEDIMIENTO DE ACUERDO DE PAGO
 HST 01-CPT-002

Area de Cuentas por
Cobrar

Ciclo de Ingresos

Departamento de Trabajo Social y Evaluación
 Unidad: N/A
Socioeconómica
Unidad Ejecutora: Sección de Evaluación Socioeconómica


 Políticas

Los acuerdos de pagos deben ser documentados y firmados por el paciente con la
misma rubrica que en la cédula de identidad personal.

Los acuerdos de pagos deben ser respaldados por la hoja de evaluación que se
realiza al paciente.
 Objetivos y Resultados Esperados:

C/A
P
A
A
Tramitar la recuperación de los servicios solicitados o prestados, a pacientes que
demuestran mediante una evaluación socioeconómica que no puede cancelar de
forma inmediata los costos de los servicios a través de la suscripción de un acuerdo
de pago con el Hospital Santo Tomás.
Actividades
1. Este proceso es posterior al Procedimiento de Evaluación
Socioeconómica del Paciente.
2. Determinar,
mediante
Formulario
de
Evaluación
Socioeconómica del paciente, la cantidad total sujeta al
acuerdo de pago, cantidad de cuotas quincenales o
mensuales, cantidad periódica para abonar el paciente. Si el
paciente no puede pagar la cantidad asignada, negociar la
cantidad con el paciente.
3. Confeccionar Formulario de Acuerdo de Pago, donde
específica:
 Fecha del documento,
 nombre y número de cédula del paciente,
 detalle de las transacciones por código de servicio,
 monto adeudado de cada servicio,
 saldo resultante (sujeto al acuerdo de pago),
 importe del primer abono asignado a cada servicio y
 detalle de las fechas de pago e importes.
Responsable
Evaluadora
Evaluadora
Evaluadora
Hospital Santo Tomás
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 Procedimiento de Acuerdo de Pago/Continuación...
 HST 01-CPT-002
C/A
Actividades
Responsable
C1
4. Solicitar firma al paciente, igual a la cédula de identidad
personal en el Formulario de Acuerdo de Pago en original
y copias.
Evaluadora
A
5. Verificar que el Formulario de Acuerdo de Pago está
completo. Presentar Formulario de Acuerdo de Pago al (a
la) Jefe(a) de la Sección de Evaluación Socioeconómica
junto con Hoja de Evaluación Socioeconómica del
paciente.
Evaluadora
C2
6. Recibir Formulario de Acuerdo de Pago (original y copias),
verificar el importe de acuerdo de pago pactado,
condiciones
de
pago
y
hoja
de
evaluación
socioeconómica. Confirmar que la firma del responsable
de la cuenta es igual a la cédula de identidad personal.
Jefe(a) de la Sección
de Evaluación
Socioeconómica
7. ¿Está todo correcto?
 Sí. Firmar de autorizado y devolver documentos a la
Evaluadora a cargo.
 No. Continuar con actividad Nº 7.
Jefe(a) de la Sección
de Evaluación
Socioeconómica
A
8. Informar los errores encontrados en el formulario o en el
procedimiento realizado. Devolver a la Evaluadora para su
corrección. Regresa a la Actividad Nº 4.
Jefe(a) de la Sección
de Evaluación
Socioeconómica
A
9. Entregar Formulario de Acuerdo de Pago (original y
copias) a la Secretaria de la Sección o personalmente lo
entrega en la Unidad de Caja. Anotar en papel común el
número del Formulario de Acuerdo de Pago que debe
informar al (a la) Cajero(a) e informar al paciente que
debe cancelar el importe del primer abono en la Unidad
de Caja.
Evaluadora
10. ¿El paciente está realizando procedimiento de salida de
sala?
 Sí.
Notificar que debe regresar a la Sección de
Evaluación Socioeconómica para emitir
Hoja de
Autorización de Salida. Continuar con actividad
N° 12.
 No. Continuar con actividad N° 11.
Evaluadora
11. Archivar copia amarilla del Formulario de Acuerdo de
Pago en secuencial numérico.
Evaluadora
C3
A
A
 Procedimiento de Acuerdo de Pago/Continuación...
 HST 01-CPT-002
Hospital Santo Tomás
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58
C/A
Actividades
Responsable
A
12. Informar el número del Formulario de Acuerdo de
Pago al (a la) Cajero(a) para que identifique la
cantidad del primer abono pactado en el Formulario de
Acuerdo de Pago.
Paciente, Familiar o
Trabajador(a)
Manual(1)
C4
C85
A
A
A
A
13. Identificar Formulario de Acuerdo de Pago que
pertenece al paciente. Confeccionar Recibo de Caja
detallando los códigos e importes a abonar detallados
en la columna de abono inicial del formulario. Colocar
sello de PAGADO y anotar número de Recibo de Caja
en Formulario de Acuerdo de Pago (original y copia).
14. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja y
copia rosada del Formulario de Acuerdo de Pago al
paciente, familiar o Trabajador(a) Manual(1). Adjuntar
copia verde del Formulario de Acuerdo de Pago a
copia amarilla del Recibo de Caja y retener original del
Formulario de Acuerdo de Pago para su remisión a la
Sección de Evaluación Socioeconómica.
15. ¿El paciente va ha realizar procedimiento de atención
a pacientes ambulatorios o está realizando
procedimiento de cobro a pacientes hospitalizados?
 Va ha realizar Procedimiento de Atención a
Pacientes ambulatorios(HST 01-P-001). Dirigir a
la unidad del servicio que correspondiente.
 Está realizando Procedimiento de Salida de
Pacientes Hospitalizados (HST 01-CPT-005).
Continuar con actividad Nº 16.
16. Regresar a la Sección de Evaluación Socioeconómica
y presentar original y copia rosada del Recibo de Caja
a la Evaluadora.
17. Estampar sello de AUTORIZACIÓN DE SALIDA al
dorso de Recibo de Caja original y copia rosada.
Establecer número del Acuerdo de Pago y Recibo de
Caja que respalda la Hoja de Servicios Prestados.
Establecer fecha y firma de responsabilidad. Entregar
al paciente, familiar o Trabajador(a) Manual(1) Recibo
de Caja original y copia junto con copia rosada de
Acuerdo de Pago y copia rosada de Hoja de Servicios
Prestados.
18. Recibir la copia rosada del Recibo de Caja con sello
de AUTORIZACIÓN DE SALIDA y continuar con
procedimiento
de
Salida
de
Pacientes
Hospitalizados (HST 01-CPT-005).
 Procedimiento de Acuerdo de Pago/Continuación...
Cajero(a)
Cajero(a)
Paciente, Familiar o
Trabajador(a)
Manual(1)
Paciente, Familiar o
Trabajador(a)
Manual(1)
Evaluadora.
Paciente, o Familiar
 HST 01-CPT-002
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
C/A
C6
A
59
Actividades
Responsable
19. Al día siguiente, recibir los originales de los Formulario de
Acuerdos de Pago remitidos por la Sección de Tesorería,
verificar que tiene detallado el número de Recibo de Caja
Evaluadora (encargada
que lo respalda. Registrar en el Sistema de Cuentas por
de registro)
cobrar cada uno de los documentos y sellar de
PROCESADO.
Archivar en expediente mensual de
acuerdos de pago.
20. A final de mes, imprimir listado de transacciones
registradas en el Sistema de Cuentas por Cobrar.
Verificar con los documentos originales que los montos
Evaluadora (encargada
registrados a cada paciente concuerda con los Formulario
de registro)
de Acuerdos de Pago. Realizar prueba de suma de los
formularios originales y corroborar que concuerda con el
total del listado de transacciones.
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
C1
C2
C3
C4
C5
C6
Tipo de Control
Objetivo
Previo,
concurrente
Garantizar que el paciente entienda la formalidad del
acuerdo de pago y comprenda su responsabilidad a
través de su firma legal.
Previo,
Concurrente
Confirmar que la Evaluadora realizó
procedimientos establecidos para este fin.
Previo,
Concurrente
Documentar la revisión realizada en el control Nº2.
Medio,
Concurrente
Conocer el detalle de los servicios establecidos en el
abono inicial del acuerdo de pago del paciente.
Medio,
Concurrente
Respaldar el registro de abono y cancelaciones
respaldados por los Recibos de Caja. Recopilar los
documentos que validan el acuerdo de pago.
Medio,
Concurrente
Registrar los acuerdos de pago después que el paciente
ha cancelado el abono inicial del acuerdo, con la
referencia del Recibo de Caja que lo respalda.
Aprobado por:
Fecha de Vigencia:
HOSPITAL SANTO TOMÁS
todos
los
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
60
PROCEDIMIENTO DE ABONOS Y CANCELACIONES
 HST 01-CPT-003

Area de Cuentas por
Cobrar

Ciclo de Ingresos

Departamento de Trabajo Social y Evaluación

Socioeconómica

Unidad Ejecutora: Sección de Evaluación Socioeconómica
Unidad: N/A
 Política

Los abonos y cancelaciones registrados en el Sistema de Cuentas por Cobrar deben
ser conciliados mensualmente con el Listado de Abonos y Cancelaciones preparado
por la Sección de Tesorería, que es la base de los registros contables.
 Objetivos y Resultados Esperados

C/A
Identificar el saldo adeudado del paciente al HST para detallar e informar a la
Unidad de Caja los conceptos de los servicios e importe que se van a abonar o
cancelar, a través del Formulario de Pago a Cuenta.
Actividades
Responsable
1. Notificar que desea abonar o cancelar su arreglo de
pago.
2. Solicitar número de cédula del paciente y verificar en el
C1
sistema de computo el saldo pendiente.
A
C2
A
Paciente
Evaluadora
3. Verificar el saldo correcto con las Hojas Diarias, en caso
de ser una cuenta que no esté en el sistema.
Evaluadora
4. Confeccionar Formulario de Pago a Cuenta donde
establece:
 Nombre completo del paciente,
 Cédula,
 Código del servicio adeudado,
 Descripción del Servicio
 Monto a pagar
Entregar Formulario de Pago a Cuenta al paciente.
Informar que debe cancelar en la Unidad de Caja y que
después, debe regresar con el original y copia rosada del
Recibo de Caja para actualizar su saldo.
Evaluadora
 Procedimiento
de
Cancelaciones/Continuación....
C/A
Actividades
Abonos
y
 HST 01-CPT-003
Responsable
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
C3
C4
A
A
C5
61
5. Recibir del paciente el Formulario de Pago a Cuenta
original junto con el efectivo correspondiente al abono o la
cancelación.
Confeccionar el Recibo de Caja y
establecer que es un abono o cancelación de servicio.
Sellar de PAGADO el Recibo de Caja (original y copias) y
original del Formulario de Pago a Cuenta. Continuar
con actividad Nº 8.
Cajero(a)
6. Anotar número de Recibo de Caja en Formulario de Pago
a Cuenta y en el Recibo de Caja el número del Abono a
Cuenta. Adjuntar el original del Formulario de Pago a
Cuenta a la copia secuencial del Recibo de Caja.
Cajero(a)
7. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja al
paciente.
Paciente
8. ¿Regresa a la Sección de Evaluación Socioeconómica?.
 Sí. Entregar el último estado de cuenta y copia del
Recibo de Caja rosado a la Evaluadora. Continuar
con actividad N° 9.
 No. Al día siguiente, llamar al paciente y notificar el
saldo pendiente con la institución o enviar vía fax
estado de cuenta.
9. Recibir Lista de Recibos de Caja que respaldan abonos y
cancelaciones, confeccionado por la Sección de
Tesorería. Identificar los Formularios de Pago a Cuenta,
verificar que el importe del Recibo de Caja coincide con el
establecido en el Formulario de Pago a Cuenta y anotar
en la copia amarilla del Formulario de Pago a Cuenta el
número de recibo. Pasar secuencial de Formulario de
Pago a Cuenta a la Evaluadora encargada del registro de
abono y cancelaciones.
Paciente
Evaluadora
A
10. Si el pago corresponde a un abono imprimir estado de
cuenta del sistema de cuentas por cobrar. Establecer
próxima fecha de abono en el estado de cuenta.
Evaluadora
A
11. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja junto
con Estado de cuenta al Paciente.
Evaluadora
C6
12. Al día siguiente, recibir los originales de los Formularios
de Pago a Cuenta remitidos por la Sección de Tesorería.
Evaluadora (encargada
Verificar que tiene detallado el número de Recibo de Caja
de registro)
que lo respalda y registrar en el Sistema de Cuentas por
cobrar cada uno de los documentos.
 Procedimiento
de
Abonos
Cancelaciones/Continuación...
C/A
Actividades
y
 HST 01-CPT-003
Responsable
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
A
C7
A
C8
A
A
62
13. A final de mes, imprimir listado de transacciones
registradas en el Sistema de Cuentas por Cobrar y Evaluadora (encargada
solicitar Listado de Abonos y Cancelaciones a la
de registro)
Sección de Tesorería.
14. Cotejar el Listado de Abonos y Cancelaciones realizado
por la Sección de Tesorería con el listado de
transacciones registradas en el sistema de Cuentas por Evaluadora (encargada
Cobrar. Verificar por número de Formulario de Pago a
de registro)
Cuenta, nombre del paciente, número de Recibo de
Caja y monto de la transacción.
15. ¿Existe alguna diferencia?
 Sí. Solicitar copia fotostática de Recibo de Caja a la
Sección de Tesorería para comprobar el valor
correcto abonado por el paciente.
Confeccionar
Nota de Ajuste a Saldo donde especifica la situación
de la solicitud de ajuste y entregar al (a la) Jefe(a) Evaluadora (encargada
de la Sección.
de registro)
 No. Firmar de verificado y adjuntar Listado de
Abonos y Cancelaciones enviado por la Sección de
Tesorería al listado de transacciones del sistema de
cuentas por cobrar. Archivar en expediente de
abonos y cancelaciones.
16. Recibir Nota de Ajuste a Saldo. Verificar que la solicitud
de ajuste al saldo de cuentas por cobrar es válido sobre Jefe(a) de la Sección de
la base de la copia del Recibo de Caja y el registro en el
Evaluación
Sistema de Cuentas por Cobrar. Firmar de autorizado y
Socioeconómica
devolver a la Evaluadora (encargada de registro).
17. Realizar ajuste al saldo de paciente. Conciliar listado de
transacciones del Sistema de Cuentas por cobrar con Evaluadora (encargada
las notas de ajuste. Firmar como responsable. Sellar
de registro)
de PROCESADO.
18. Adjuntar Listado de Abonos y Cancelaciones enviado
por la Sección de Tesorería al listado de transacciones
del sistema de cuentas por cobrar junto con notas de Evaluadora (encargada
ajustes y copia fotostática del o los Recibos de Cajas
de registro)
vinculados.
Archivar en expediente de abonos y
cancelaciones.
 Procedimiento
Continuación...
de
Abonos
y
Cancelaciones/
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
 HST 01-CPT-003
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
Código
Tipo de Control
63
Objetivo
C1
Bajo, previo
Conocer el número de cédula del paciente para identificar la
cuenta del paciente.
C2
Bajo, previo
Identificar el saldo del paciente, en los casos que su cuenta
no esté registrada en el Sistema de Cuentas por Cobrar.
C3
Bajo, concurrente Garantizar el cobro correcto de los importes abonados o
cancelados por el paciente en cada servicio.
C4
Bajo, concurrente Establecer la referencia cruzada entre el Recibo de Caja y el
Formulario de Pago a Cuenta.
C5
Medio,
concurrente
Identificar el Recibo de Caja que respalda el abono a cuenta
del paciente.
C6
Medio,
concurrente
Actualizar el saldo del paciente en el Sistema de Cuentas
por Cobrar.
C7
Medio, posterior
Confirmar la exactitud de los registros de abonos y
cancelaciones captados en el Sistema de Cuentas por
Cobrar.
C8
Medio, previo
Corroborar la validez del ajuste al saldo del paciente
mediante la observación de los documentos sustentatorios.
Aprobado por:
Fecha de Vigencia:
HOSPITAL SANTO TOMÁS
PROCEDIMIENTO DE ESTADOS DE CUENTAS
O PRESENTACIÓN DE CUENTAS
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
64
 HST 01-CPT-004



Ciclo de Ingresos
Departamento de Trabajo Social y Evaluación
Socioeconómica

Area de Cuentas
por Cobrar

Unidad: N/A
Unidad Ejecutora: Sección de Evaluación Socioeconómica
 Políticas
 Los primeros cinco días del mes deben elaborarse los estados de cuentas a
instituciones con convenio de cooperación como la Caja de Seguro Social y el Hospital
del Niño.
 Objetivos y Resultados Esperados
 Gestionar el cobro a pacientes de la Caja de Seguro Social, el Hospital del Niño y
otras instituciones por contratos suscritos o por deudas pendientes originadas por la
prestación directa de servicios brindados por el hospital.
C/A
A
A
A
Actividades
Responsable
1. ¿El estado de cuenta es para pacientes directos o para Caja
de Seguro Social o para el Hospital del Niño?
 Es para pacientes directos.
Continuar con actividad
Nº 2.
 Es para Caja de Seguro Social o para el Hospital del
Niño. Recibir de todas las unidades operativas que
brindan servicio a estas entidades las notas de solicitud
de servicio y formularios de Datos de Pacientes
Asegurados debidamente firmados por
el personal
técnico y Jefes(as) de los Servicios. Continuar con
actividad N° 15.
2. Recibir carta del paciente, de un familiar, empresa privada, o
compañía aseguradora solicitando detalle de los costos de
los servicios médicos, exámenes, operaciones y laboratorios
brindados por el Hospital Santo Tomás. Anotar número de
teléfono y nombre de la persona interesada en la nota.
3. Establecer en la carta hora y fecha de recibido en la Sección
de Evaluación Socioeconómica. Informar que el cheque
debe confeccionarse a nombre de Patronato del Hospital
Santo Tomás. Entrega al Jefe(a) de la Sección.
 Procedimiento de Estados de Cuentas o Presentación de
Cuentas / Continuación...
C/A
Actividades
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
 HST 01-CPT-004
Responsable
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
A
A
A
A
A
C1
A
A
A
65
4. Recibir carta y solicitar a la Secretaria de la Sección que Jefe(a) de la Sección
confeccione memorándum a la Sección de Registros
de Evaluación
Médicos para pedir la cuadrícula del paciente solicitante.
Socioeconómica.
5. Redactar y elaborar memorándum (original y copia)
dirigido al (a la) Jefe(a) de Registros Médicos donde
indica nombre del paciente, número de cédula, fecha de
ingreso y fecha de salida. Si tiene exámenes lo busca en
el sistema de computo o en la hoja diaria basándose en
la fecha de ingreso establecida.
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
6. Revisar memorándum de solicitud de cuadrícula Jefe(a) de la Sección
elaborado por la Secretaria de la Sección y firmar si está
de Evaluación
a satisfacción. Remitir a la Secretaria de la Sección.
Socioeconómica
7. Recibir memorándum firmado por el (la) Jefe(a) de la
Sección, colocar sello de la Sección, anotar en el libro de
correspondencia y entregar original a la mensajera.
Archivar copia en expediente de memorándums.
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
8. Recibir libro de correspondencia y memorándum de
solicitud de cuadrícula y lo lleva a la Sección de
Mensajero(a)
Registros Médicos para retirar la cuadrícula del paciente.
9. Recibir memorándum firmado por el (la) Jefe(a) de la
Sección de Evaluación Socioeconómica y dar Jefe(a) de la Sección
instrucciones a un Auxiliar de Registros Médicos busque de Registros Médicos
la cuadrícula.
10. Buscar la cuadrícula. Registrar en el libro de control de
correspondencia.
Solicitar autorización de salida al
Auxiliar de Registros
Jefe(a) de la Sección de Registros Médicos. Entregar al
Médicos
Mensajero(a)
de
la
Sección
de
Evaluación
Socioeconómica.
11. Recibir cuadrícula y firmar libro de control de
Mensajero(a) de la
correspondencia de la Sección de Registros Médicos.
Sección de Evaluación
Entregar cuadrícula a la Secretaria de la Sección de
Socioeconómica.
Evaluación Socioeconómica.
12. Recibir Cuaderno de Control de Entrega firmado y
entrega cuadrícula del paciente a la Evaluadora
asignada.
 Procedimiento de Estados de Cuentas o Presentación de
Cuentas / Continuación...
C/A
Actividades
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
 HST 01-CPT-004
Responsable
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
C2
A
A
A
A
A
A
A
13. Recibir cuadrícula y verificar los servicios brindados al
paciente:
 Operaciones
 Medicamentos
 Terapia
 Venoclisis
 Laboratorios Clínicos
 Sangre
 Exámenes
14. Anotar el costo de cada servicio brindado al paciente con
la Lista Oficial de Precios. Si la Lista Oficial de Precios
no posee todos los costos lo investiga en la Sección de
Tesorería.
15. Elaborar borrador de Estado de Cuenta con el detalle de
cada uno de los servicios brindados y entregar al Jefe(a)
de la Sección.
16. Verificar el borrador del Estado de Cuenta y remitir a la
Secretaria de la Sección para su transcripción.
17. Transcribir en original y copia el Estado de Cuenta del
paciente y entregar al Jefe(a) de la Sección.
18. Recibir original y copia del estado de cuenta. Revisa y
firmar el mismo. Devolver a la Secretaria de la Sección.
19. Recibir Estado de Cuenta firmado por el (la) Jefe(a) de la
Sección. Devolver cuadrícula de paciente a la Sección de
Registros Médicos.
20. ¿El estado de cuenta es para pacientes directos o para
Caja de Seguro Social o para el Hospital del Niño?
 Es para pacientes directos. Llamar a la empresa, familiar
o paciente que solicito el estado de cuenta para notificar
que el Estado de Cuenta está Listo. Continuar con
actividad N°. 21.
 Es para la Caja de Seguro Social o es para el Hospital
del Niño. Anexar todos los documentos de respaldo y
enviar por mensajería el estado de cuenta original y
copia a la Institución. Continuar con actividad N° 24.
 Procedimiento de Estados de Cuentas o Presentación de
Cuentas / Continuación...
C/A
Actividades
66
Evaluadora
Evaluadora
Evaluadora
Jefe(a) de la Sección
de Evaluación de
Socioeconómica
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
Jefe(a) de la Sección
de Evaluación de
Socioeconómica
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
Secretaria de la
Sección de Evaluación
Socioeconómica
 HST 01-CPT-004
Responsable
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
E
A
P
A
E
A
67
21. Esperar que el interesado retire el Estado de Cuenta en
la Sección.
22. Entregar Estado de Cuenta y solicitar acuse de recibido
en la copia del documento. Archiva la copia del Estado
de cuenta en el Expediente de Estados de Cuentas.
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
Secretaria de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
23. Recibir Estado de Cuenta. Posteriormente, regresar a la
Sección de Evaluación Socioeconómica para realizar
Paciente o Familiar
Procedimiento de Abono y Cancelación (HST 01CPT-003).
24. Remitir copia del Estado de Cuenta con acuse recibo de
Secretaria de la
la Institución a la Sección de Tesorería. Entregar al (a la)
Sección de Tesorería
Jefe(a) de la Sección de Tesorería.
25. Esperar que la institución notifique que el cheque está Jefe(a) de la Sección
listo o llamar para conocer las fechas probables de pago.
de Tesorería
26. Al recibir el cheque de pago, continuar con el
Procedimiento de Abono y Cancelación (HST 01CPT-003).
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
C1
C2
Tipo de
Control
Bajo, previo
Medio,
concurrente
Aprobado por:
Objetivo
Corroborar que la persona autorizada para solicitar la
cuadrícula es la que firma el memorándum, quien
también es responsable de la integridad de los
documentos que contiene el expediente.
Establecer con exactitud los servicios brindados al
paciente, de forma que no se deje de recuperar todos
los servicios brindados al paciente.
Fecha de Vigencia:
HOSPITAL SANTO TOMÁS
PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE PACIENTES HOSPITALIZADOS
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
68
 HST 01-CPT-005

Ciclo de Ingresos

Salas de Hospitalización

Unidad Ejecutora: Dirección de Enfermería

Area de Cuentas por
Cobrar

Unidad: N/A
 Políticas
 Todo paciente a momento de la salida del hospital, por orden médica o por salida
voluntaria por relevo de la responsabilidad, debe presentar original y copia del Recibo
de Caja o Formulario de Exoneración al salir de la Sala.
 Objetivos y Resultados Esperados
 Asegurar que todos los pacientes hospitalizados que salgan del hospital cancelen o
normalicen su situación, respecto a la cancelación o abono de los servicios prestados.
C/A
A
C1
A
Actividades
Responsable
1. ¿La salida del paciente es por orden médica o por salida
voluntaria?
 Es por salida voluntaria. Expresar el interés de salir
voluntaria mente del Hospital
al Médico o a la
Enfermera. Continuar con actividad N° 2.
 Es por orden médica. Documentar en el expediente la
orden médica de salida del paciente en forma escrita.
Continuar con actividad N° 3.
Médico o Paciente
2. Llenar hoja de Relevo de Responsabilidad donde expresa su
voluntad de retirarse del Hospital sin autorización médica y
exime de responsabilidad al Hospital Santo Tomás y al
Médico tratante. Continuar con actividad N° 4.
3. Notificar al familiar o al paciente la hora (en la mañana) en
que debe solicitar Hoja de Servicios Prestados en la Sección
de Evaluación Socio Económica para cancelar los servicios
médicos recibidos y que debe regresar con el Recibo de
Caja sellado con AUTORIZACIÓN DE SALIDA para
abandonar el hospital.
Médico
Enfermera de Sala
 Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados/
 HST 01-CPTContinuación...
005
C/A
Actividades
Responsable
4. Confeccionar Hoja de Servicios Prestados donde establece la Enfermera de Sala
información relativa a los servicios brindados al paciente
durante su estancia en el hospital; donde se indica:
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
C2
C3
A
A








69
Nombre completo de paciente
Número de Cédula
Sala
Exámenes realizados
Fecha de ingreso a la Sala
Fecha de Salida de la Sala
Tipo de operación realizada
Días de estancia en el Hospital (Día Cama)
5. Verificar en el expediente si el paciente estuvo recluido en
otras salas o proviene de alguno de los servicios de urgencias.
6. ¿El paciente estuvo recluido en otras salas o proviene de
alguno de los servicios de urgencias?
 Sí. Incluir, también en la Hoja de Servicios Prestados, la
información relativa a cada una de las salas o servicios en
donde estuvo el paciente:

Fecha de ingreso cada una de las salas

Fecha de salida de las salas

Exámenes realizados

Tipo de operación realizada, si la hubiere

Días de estancia en cada sala (Día Cama)
Firmar de preparado.
 No. Continuar Actividad N° 6.
7. Confeccionar las Hojas de Servicios de Prestados (original y
tres copias) de todos los pacientes con orden de salida o
salida voluntaria y firmar como responsable en cada
formulario. En caso de salida voluntaria, solicitar firma al
paciente. Enviar por mensajería a la Sección de Tesorería
para establecer el costo de los servicios original y dos copias
(verde y rosada).
Enfermera de Sala
Enfermera de Sala
Enfermera de Sala
A
8. Recibir Hojas de Servicios Prestados de todas las Salas y Jefe(a) de la Sección
distribuir al personal asignado.
de Tesorería
C4
9. Recibir Hojas de Servicios Prestados provenientes de las
Salas y establecer código de servicio y costo básico
establecido en Lista de Precio Oficial. Establecer firma de
responsabilidad en la línea de Sección de Tesorería.
Asistentes de la
Sección de
Tesorería
10.
A
Enviar por mensajería a la Sección de Evaluación Socio
Económica los Hojas de Servicios Prestados codificadas por Jefe(a) de la Sección
servicio y con sus costos básicos.
Continuar con
de Tesorería
Procedimiento de Evaluación Socioeconómica (HST 01CPT-001).
 Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados
C/A
P
Actividades
HST 01-CPT-005
Responsable
11. Realizar
Procedimiento
de
Evaluación
Paciente o Familiar
Socioeconómica (HST 01-CPT-001) (Tiempo de Espera)
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
A
C5
A
A
A
70
12. Presentar origina y copia rosada del Recibo de Caja con
el sello de AUTORIZACIÓN DE SALIDA o PAZ Y SALVO, Paciente o Familiar
a la Enfermera de Sala.
13. Solicitar la copia rosada del Recibo de Caja o Formulario
de Exoneración con sello de AUTORIZACIÓN DE SALIDA
o PAZ Y SALVO. Anexar al consecutivo de Hoja de
Enfermera de Sala
Servicio Prestado que se mantiene en la Sala. Cerrar el
expediente en la nota de enfermera y anota la fecha de
salida en la boleta de admisión.
14. Entregar referencia y/o receta al paciente o familiar.
Orientar al paciente sobre la hoja de referencia, sobre su
Enfermera de Sala
alimentación y otros cuidados que debe observar durante
su convalecencia en casa.
15. Notificar al paciente que puede retirarse de la sala.
Enfermera de Sala
16. Archivar copia amarilla de Hoja de Servicios Prestados
junto con copia de Recibo de Caja o Formulario de
Exoneración en Cuadrícula del Paciente. Enviar Enfermera de Sala
expediente por mensajería para su archivo a la Secretaria
de Registros Médicos.
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
C1
C2
Tipo de Control
Bajo,
Concurrente
Bajo, Previo
Objetivo
Eximir de responsabilidad profesional al Hospital y al
Médico a cargo del caso, cuando por decisión unilateral
del paciente decide abandonar el tratamiento o cuidados
médicos brindados por los profesionales de la salud
encargados.
Informar a la Sección de Caja y a la Sección de Evaluación
Económica los días de estancia en el hospital,
tratamientos u operaciones realizadas al paciente para el
cobro de los servicios prestados.
 Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados /
Continuación...
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
Tipo de Control
Objetivo
HST 01-CPT005
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
Incluir en la Hoja de Servicios Prestados TODOS los días
de estancia en el Hospital, tratamientos u operaciones
realizadas al paciente, de forma que no se dejen de
recuperar costos incurridos.
C3
Bajo, Previo
C4
Medio, Previo
C5
Medio,
Concurrente
Aprobado por:
71
Identificar los costos básicos de los servicios prestados a
los pacientes para su posterior cobro en la Unidad de
Caja.
El Recibo de Caja y la Hoja de Autorización de Salida
confirman si el paciente ha normalizado su situación con el
hospital con respecto al pago de los servicios de atención
recibidos antes de salir del hospital.
Fecha de Vigencia:
HOSPITAL SANTO TOMÁS
PROCEDIMIENTO DE AJUSTES A SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR
 HST 01-CPT-006
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
72

Area de Cuentas por
Cobrar

Ciclo de Ingresos

Departamento de Trabajo Social y
 Unidad: N/
Evaluación Socioeconómica
Unidad Ejecutora: Sección de Evaluación Socioeconómica

 Políticas
 Los ajustes a las cuentas por cobrar pacientes sólo pueden ser autorizados por el
Director Administrativo o el Director Médico Administrativos.
 El (la) Jefe(a) de la Sección de Evaluación Socioeconómica sólo puede autorizar los
ajustes a las cuentas por cobrar pacientes por errores de captura.
 Objetivos y Resultados Esperados
 Dar de baja a los saldos pendientes de pacientes cuando media una autorización del
Director Médico General.
C/A
Actividades
Responsable
C1
1. Recibir Nota con visto bueno del Director Médico General o
el Director Administrativo.
Evaluadora
2. Preparar formulario de ajuste a saldo (original y copias)
donde indica: fecha, importe de la exoneración, motivo o
razón del ajuste. Adjuntar nota firmada por el Director
Médico Genera o el Director Administrativo.
Entregar a
Jefe(a) de la Sección de Evaluación Socioeconómica.
Evaluadora
3. Recibir formulario de ajuste a saldo junto con nota firmada
por el Director Médico General o el Director Administrativo.
Jefe(a) de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
4. Verificar que el nombre, número de cédula e importe
concuerda con la nota firmada por el Director Médico General
o el Director Administrativo.
Firmar de autorizado el
formulario de ajuste a saldo. Devolver documentos a la
Evaluadora.
Jefe(a) de la
Sección de
Evaluación
Socioeconómica
A
A
C2
 Procedimiento de Ajustes a Saldos de Cuentas por
Cobrar / Continuación...
HST 01-CPT-006
C/A
Actividades
Responsable
A
5. Recibir formulario de ajuste a saldo autorizado por el (la)
Jefe(a) de la Sección y entregar original al paciente.
Evaluadora
Hospital Santo Tomás
Manual de Auditoría Interna / Procedimientos de Trabajos – Ciclo de Ingresos
A
A
73
6. Entregar copia a la Evaluadora encargada de registro
para que proceda a actualizar el saldo de las cuentas por
cobrar.
7. Registrar en el Sistema de Cuentas por Cobrar el importe
exonerado para actualizar el saldo del cliente. Sellar
como PROCESADO.
Archiva en expediente de
secuencia numérica del mes.
Evaluadora
Evaluadora
(Encargada de
Registros)
 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo
Código
C1
C2
Tipo de Control
Superior, previo
Medio,
Concurrente
Aprobado por:
Objetivo
Validar la que la disminución o exoneración del saldo
está autorizado por la autoridad competente.
Corroborar que el formulario de ajuste saldo se
contenga la información correcta y que este autorizado
por el Director Médico General o el Director
Administrativo.
Fecha de Vigencia: