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DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Al contestar refiérase
al oficio No.
08736
26 de agosto, 2008
DCA-2590
Señora
Norma Álvarez Morales
Directora, Dirección de Suministros
Refinadora Costarricense de Petróleo
Estimada señora:
Asunto: Se otorga autorización de modificación al objeto contractual para incorporar el
módulo de ventas y facturación respecto a la Solución Informática Integral (Consultoría de
Software, Soporte y Base Tecnológica) que brinde apoyo automatizado a las áreas
administrativo- financiera y de costos de RECOPE.
Nos referimos a su oficio N° DSU- 260-2008 del 26 de junio del año en curso, mediante el cual
solicita autorización para modificar el objeto contractual para incorporar el módulo de ventas y
facturación respecto a la Solución Informática Integral (Consultoría de Software, Soporte y Base
Tecnológica) que brinde apoyo automatizado a las áreas administrativo- financiera y de costos de
RECOPE.
I.- Antecedentes y justificación de la solicitud.
1.- Que con vista en oficio DSU- 260- 2008, se tiene que mediante acuerdo tomado por la Junta
Directiva de RECOPE en Sesión Ordinaria N° 4086-42, artículo 2 del 27 de setiembre del 2006, se
adjudicó la licitación al Consorcio Soluciona S.P. C.A. y Alquileres el Orbe por un monto de
$4.792.586,04.
2.- Que mediante oficio GAF-GEN-112-2008 del 18 de junio del 2008 la Ing. Nidya Redondo
Varela en su calidad de líder del proyecto plantea ante la Dirección de Suministros la posibilidad de
modificar el objeto contractual, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 200 del Reglamento
a la Ley de Contratación Administrativa, para incorporar el módulo de ventas y facturación,
generando una ampliación en el plazo de entrega de sesenta días hábiles y un incremento económico
del 47,28%. Al respecto, señala la Administración que la ampliación requerida no cambia la
naturaleza original del contrato ni impide su funcionalidad, siendo que la herramienta adquirida
tiene un enfoque de procesos, en dónde el módulo de ventas y facturación constituye en importante
para completar el proceso de ingresos económicos de la Institución, con lo cual se podrá contar con
estados financieros oportunos. Adicionalmente señala que el aumento del objeto contractual se
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refiere a bienes y servicios similares a los contratados, el cual no supera el 50% del monto original
del contrato original ni el 50% del plazo inicialmente ofrecido. Se indica por parte de la
Administración que este aumento consiste en la mejor forma de satisfacer el interés público, siendo
que cualquier otra forma de contratación redundan en mayores costos para RECOPE y un riesgo de
implementación. De igual manera, se expone técnicamente la necesidad y características del módulo
de ventas y facturación requerido, así como los atrasos con que cuenta la implementación del
proyecto y las propuestas del contratista así como las contrapropuestas de la Administración.
3.- Que según criterio de esa Administración, esta solicitud reúne la mayoría de los requisitos que
requiere el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa a efectos de su
valoración jurídica y aplicabilidad, salvo lo relacionado con la imprevisibilidad, motivo por el cual
se requiere la respectiva autorización por parte de esta Contraloría General, a efectos de formalizar
la referida modificación.
4.- Al respecto, y para estudio de este órgano contralor, se remite oficio N° GAF-GEN-112-2008
del 13 de junio del 2008, mediante el cual se brinda criterio técnico que versa sobre el estudio de la
modificación contractual de la Licitación Pública N° 9-134-05.
5.- En atención a solicitud de información adicional, la Refinadora Costarricense de Petróleo, remite
Oficio GAF-GEN-171-2008 mediante el cual se refiere a los puntos solicitados por parte de este
Despacho, solicitando adicionalmente, con base en lo dispuesto en el artículo 4 del Reglamento
sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se dispense del refrendo
correspondiente por parte de esta Contraloría General.
II. Criterio del Despacho.
A efectos de resolver la solicitud de modificación del objeto contractual de la Licitación Pública N°
9-134-05, planteada por la Refinadora Costarricense de Petróleo, este despacho tiene por acreditada
en primer instancia que, efectivamente, el módulo de Ventas y Facturación que se pretende
incorporar al objeto originalmente contratado debió ser considerado por esa Administración al sacar
a licitación el cartel correspondiente, siendo que tal y como lo señala esa Refinadora, “…se partió
de la falsa premisa que el actual sistema de información podría empatar y ser interfasado
fácilmente con el ERP marca SAP adquirido, sin embargo, a la hora de conocer a profundidad
dicho sistema, se detectó que la filosofía del mismo riñe con los principios básicos de un ERP y las
Mejores Prácticas, por las situaciones que a nivel de Sistema de Facturación se tienen, así como a
nivel de Administración de dicho sistema…” (oficio N° GAF-GEN-112-2008 del 13 de junio del
2008)
Conforme a lo anterior, se evidencia la necesidad de esa Administración de requerir de este
Despacho, conforme lo dispone el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, de la autorización correspondiente a efectos de modificar el objeto contractual, pese
a contar, según su decir, con los demás requisitos solicitados por dicha norma.
Por otra parte, con vista en la información aportada por RECOPE, este Despacho tiene por
acreditada la necesidad de implementar el módulo requerido (Ventas y Facturación) a efectos de
alcanzar un mejor rendimiento de la propuesta originalmente contratada, convirtiéndolo en un
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sistema más eficiente y mediante el cual se alcance la satisfacción del interés general inmerso en el
mismo.
Pese a lo anteriormente expuesto, con vista en el expediente de contratación y en la información
remitida para nuestro estudio, se desprende que el objeto contractual que se pretende modificar con
implicaciones tanto en monto como en plazo, mantiene un retraso importante en su ejecución
contractual, según el decir de la misma Institución mediante oficio N° GAF-GEN-126-2008 del 24
de junio del 2008, tanto en la Etapa de Preparación Inicial en la cual se le imputan al contratista 20
días hábiles de atraso, como de la Etapa de Blueprint o Plano del Negocio en la cual se evidencia de
igual manera un atraso importante, para un retraso total con respecto al plazo de ejecución y fecha
de terminación del proyecto (8 de abril del 2009) de 82 días hábiles en contra del contratista.
En ese sentido, pese a que se evidencia, por parte de RECOPE, el referido atraso por parte del
contratista en las Etapas de Preparación Inicial, así como en la de Blueprint o Plano de Negocio
(oficio N° GAF-GEN-171-2008), y se indica que se tienen documentados los atrasos que se han
generado en estas etapas estableciendo las responsabilidades correspondientes tanto para el
contratista como para RECOPE, las mismas no constan en el expediente administrativo de
contratación, aunado al hecho que en el mismo oficio señala expresamente que “Con respecto a los
atrasos que desde esa fecha al presente se han generado y que se estiman culminen el 29 de agosto
del 2008, se están debidamente documentando dentro de la bitácora del proyecto, dado que se
tratan de asuntos atribuibles en parte al contratista y en parte a RECOPE, por lo que aún no han
sido formalmente comunicados, pues los eventos aún no se han finalizado.”
Conforme a lo indicado, llama la atención de este Despacho que la Refinadora Costarricense de
Petróleo, pese a que señala que documenta los retrasos correspondientes, no acredite la aplicación
de las multas correspondiente a efectos de sancionar el atraso señalado.
Con vista en lo expuesto, y ante la imperiosa necesidad de satisfacer adecuadamente el interés
público inmerso en esta contratación, considera esta Contraloría General, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa, como procedente el
otorgamiento de la autorización solicitada en cuanto a plazo y monto, para la incorporación al
objeto contractual del Módulo de Ventas y Facturación.
III.- Condiciones bajo las que se otorga la autorización:
1.- Debe contarse con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender las
erogaciones que se deriven de la presente autorización.
2.- Deberá la Administración cobrar las multas al contratista que en Derecho correspondan, en
razón de los incumplimientos al plazo contractual que hayan acaecido, así como de las sanciones
que el pliego cartelario faculte a efectos de corregir la irregular implementación del proyecto.
3.- La determinación de la razonabilidad del precio de cada uno de los componentes que conforman
la totalidad de la propuesta del Módulo de Ventas y Facturación, debe constar en forma expresa en
el expediente mediante documento suscrito por funcionario responsable.
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4.- Compete en forma exclusiva a esa Administración la aducida necesidad de incorporación de 4
servidores adicionales para la correcta aplicación del nuevo módulo, lo cual debe estar respaldado
en estudios técnicos que así lo aconsejen, los que deberán constar en el expediente respectivo.
5.- El contrato que llegue a suscribirse producto de la modificación que aquí se autoriza, se deberá
remitir a refrendo de esta Contraloría General
Atentamente,
Licda. Marlene Chinchilla Carmiol
Gerente Asociada
Lic. Gerardo A. Villalobos Guillén
Fiscalizador
GVG/fjm
Ci: Archivo Central
Ni: 13132, 16642
G: 2007003953-3
MATI Héctor Picado Venegas
Fiscalizador