Download Hospital Lenoir Memorial

Departamental
Hospital Lenoir
Memorial
Preparado
por:
Servicios financieros de
pacientes
Debbie Gray, Directora
Servicios financieros de
pacientes y atención
administrada
Aprobado
por:
Fecha de entrada en vigor:
01/01/2016
Sarah H. Mayo
Vicepresidente de finanzas
Política de facturación y cobros
OBJETIVO
Lenoir Memorial Hospital, Inc. (“LMH”) brinda a los residentes de Lenoir y de los condados de
los alrededores, atención de emergencia y médicamente necesaria, sin importar su capacidad de
pagar. Esta política establece las medidas que se pueden tomar en caso de falta de pago de la
atención médica brindada por Lenoir Memorial Hospital, Inc., incluyendo, entre otras, medidas
extraordinarias de cobros. Los principios de base de esta política son: tratar a todos los pacientes
y personas responsables con equidad, dignidad y respeto, garantizar que se siguan
procedimientos apropiados de facturación y cobros de manera permanente y garantizar que se
hacen esfuerzos razonables para determinar si la(s) persona(s) responsable(s) de todo el pago o
de una parte de la cuenta del paciente reúne(n) los requisitos de ayuda según la política de ayuda
financiera.
Esta política de facturación y cobros, junto con la política de ayuda financiera del hospital Lenoir
Memorial, tiene como objetivo satisfacer los requisitos de las leyes federales, estatales y locales
vigentes, incluyendo, entre otros, la sección 501(r) del código de impuestos internos de 1986,
enmendada, y los reglamentos en virtud de la misma.
DEFINICIONES
1. Medida extraordinaria de cobro (ECA, por sus siglas en inglés) significa las medidas
que LMH podría tomar en caso de falta de pago de los montos que se deben a LMH,
después de que vence el período de notificación, y que pueden incluir el envío a una
agencia de cobro externa, así como el envío subsiguiente a agencias de informe de crédito
para el consumidor o a oficinas de crédito, la retención de salarios o una demanda civil
contra un paciente, incluyendo la imposición de un embargo de propiedad.
2. Médicamente necesario se refiere a los servicios de atención médica para pacientes
hospitalizados y ambulatorios con el objetivo de evaluación, diagnóstico o tratamiento de
una lesión, enfermedad, afección o sus síntomas, los cuales, si no se tratan, representarían
un riesgo para el estado de salud actual del/de la paciente. Los servicios deben ser
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apropiados desde el punto de vista clínico y según las normas generalmente aceptadas de
la medicina; también deben representar el suministro, dispositivo o servicio más
apropiado y económico que se pueda brindar de forma segura y que esté fácilmente
disponible con un objetivo principal que sea diferente a la comodidad del/de la paciente o
del proveedor.
3. Medida de cobro significa cualquier actividad por medio de la cual LMH o su
representante designado solicita a un/a paciente o a la persona responsable el pago de los
servicios. La medida de cobro debe incluir solicitar depósitos antes de la admisión o
tratamientos, facturas, cartas de cobro, contactos telefónicos y actividades de agencias de
cobro.
4. Agencias de cobro: LMH firma contratos con agencias de cobro externas para que
ayuden con el corbo se ciertos montos, incluyendo el monto del cual es responsable el/la
paciente después del pago de las facturas del hospital por parte de la compañía de seguro
o notificaciones finales.
5. Período de notificación significa el período de tiempo en el que LMH hace esfuerzos
razonables para informar al paciente de la disponibilidad de ayuda financiera. El período
de notificación empieza en la fecha del servicio y continúa hasta 120 días después de que
LMH da al/a la paciente la primera factura por la atención médica brindada.
6. Cuenta de pago propio significa la parte de una cuenta que es responsabilidad del
paciente u otra persona responsable del saldo de pagos que haga cualquier seguro de
salud disponible o un tercero pagador (incluyendo pagos compartidos, coaseguros y
deducibles) y neta de cualquier reducción o descuento que se dé con respecto a la cuenta
de dicho/a paciente después de implementar el programa de ayuda financiera, según
corresponda.
7. Montos facturados por lo general (AGB, por sus siglas en inglés) significa los
montos que LMH cobra por lo general por toda atención de emergencia o médicamente
necesaria a las personas que tienen seguro que cubre dicha atención médica. Los montos
facturados por lo general se determinan al multiplicar el monto bruto de LMH de dicha
atención médica por el porcentaje de los montos facturados por lo general. A un/a
paciente que reúna los requisitos de ayuda financiera no se le cobrará más del monto
facturado por lo general por atención de emergencia o médicamente necesaria.
8. Porcentaje AGB significa un porcentaje del monto bruto que LMH utiliza para
determinar los montos facturados por lo general por la atención de emergencia o
médicamente necesaria que proporciona a todo/a paciente que reúne los requisitos de
ayuda financiera.
9. Plazo para presentar la solicitud de ayuda financiera significa el período durante el
cual LMH acepta y procesa las solicitudes de la política de ayuda financiera (FAP, por
sus siglas en inglés). Este período empieza en la fecha del servicio y continúa hasta 240
días (8 meses) luego de que LMH da al/a la paciente la primera factura después de darle
de alta por los servicios brindados. Para llenar los requisitos de ayuda financiera el/la
paciente debe llenar y enviar a LMH una solicitud de la política de ayuda financiera
durante el plazo para presentar la solicitud. LMH no aceptará ninguna solicitud de la
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política de ayuda financiera después del 240 días de la primera factura luego de darle de
alta al/a la paciente, a menos que el/la paciente obtenga la aprobación de la directora de
servicios financieros de pacientes o del/de la director/a financiero/a del hospital Lenoir
Memorial por circunstancias extraordinarias.
ÁMBITO DE LA POLÍTICA
1. Esta política no corresponde a ningún servicio que brinden los siguientes
profesionales con base en el hospital que pudieran brindar atención de emergencia u
otra atención médicamente necesaria en el centro hospitalario. Por lo tanto, esta
política de facturación y cobros no cubre ninguna atención médica que brinde un
médico asociado con una de las siguientes organizaciones:
• American Anesthesiology (servicios de anestesia)
• Lenoir County Ambulance Billing Service (servicios de ambulancia)
• Kinston Physician Group, PLLC (servicios médicos en sala de emergencias)
• Kinston Pathology Associates (servicios de patología)
• Eastern Radiologist, Inc. (servicios de radiología)
• Vidant Medical Group (servicios de hospitalista)
• Down East Medical Supply (suministros médicos duraderos)
PROCEDIMIENTO
1. Facturas detalladas:
 Se notifica a los/las pacientes de su derecho de solicitar una factura detallada
cuando utilizan el proceso de solicitud de la factura.
 A solicitud del/de la paciente, LMH pondrá a disposición una lista detallada de
gastos notificando a los asesores financieros de los pacientes en el departamento
de servicios financieros de pacientes.
 Las facturas detalladas estarán disponibles en un plazo de un día laboral después
de haberlas solicitado y se enviarán a la dirección del garante que aparece en el
sistema de información del hospital.
2. Disputa de una factura:
 Los/as pacientes pueden disputar las facturas poniéndose en contacto con el
departamento de servicios financieros de pacientes y solicitando una auditoría de
los montos cobrados.
 Los montos cobrados que se disputan se envían al departamento que los cobró o al
departamento de cumplimiento corporativo para la auditoría.
3. Cuentas con seguro pendiente:
 No se tratará de cobrar a los/as pacientes cuyas cuentas estén en trámite de pago por
parte del seguro hasta que no se hayan agotado todos los esfuerzos.
 Se podrían utilizar cartas de notificación para informar al(a la paciente del estado del
seguro en la cuenta.
4. Esfuerzos de cobro:
 Se enviarán, por correo normal o correo electrónico, y por separado, por lo menos tres
estados de cuenta de pago propio por cobrar a la última dirección conocida de cada
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persona responsable, siempre y cuando, sin embargo, no haya necesidad de enviar
estados de cuenta adicionales después de que la(s) persona(s) responsable(s) hayan
enviado una solicitud llena de ayuda financiera en virtud de la política de ayuda
financiera o haya(n) pagado completamente.
Por lo menos 60 días deben haber pasado entre el primero y el último estado de
cuenta que haya que enviar. La(s) persona(s) responsable(s) tienen la obligación de
suministrar una dirección postal correcta en el momento del servicio o cuando se
mude(n). Si no hay una dirección válida en la cuenta, se habrá hecho la determinación
de “esfuerzo razonable”.
LMH y agencias de cobro externas también pueden tomar cualquier acción legal,
incluyendo, entre otras, llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto,
notificaciones por correo y servicios de búsqueda y localización de deudores y otros
para obtener pago por los servicios médicos proporcionados.
LMH debe suspender las medidas extraordinarias de cobro contra la persona hasta
que esta llene la solicitud de la política de ayuda financiera y LMH determine si la
persona llena los requisitos de la misma o hasta que la persona haya dejado de
responder a las solicitudes de información o documentos adicionales en un período de
tiempo razonable.
Después de comenzar las medidas extraordinarias de cobro, se autorizará a las
agencias de cobro a informar las cuentas pendientes a agencias de informes
crediticios y a presentar una demanda judicial o legal, retener salarios, obtener
gravámenes por juicio y legalizar dichos gravámenes por juicio usando medios
legales de cobro, siempre y cuando, sin embargo se requiera la aprobación previa de
la directora de servicios financieros de pacientes antes de dar inicio a las primeras
demandas, acción legal, retención de salario o gravámenes.
5. Notificación de estados de cuenta o cartas:
Los estados individuales de cuenta de pago propio incluyen, entre otros:
 Un resumen preciso de los servicios hospitalarios cubiertos en el estado de cuenta.
 El monto total de dichos servicios.
 El monto que la(s) persona(s) responsable(s) tiene que pagar.
 Un comunicado escrito explícitamente que notifica e informa a la(s) persona(s)
responsable(s) de la disponibilidad de ayuda financiera según la política de ayuda
financiera de LMH, incluyendo el número de teléfono del departamento y la
dirección directa del sitio web en el que se pueden obtener copias de los
documentos.
 Por lo menos uno de los estados de cuenta o una de las cartas que se envíen por
correo normal o correo electrónico debe incluir una notificación escrita que
informe a la(s) persona(s) responsable(s) de las medidas extraordinarias de cobro
que intentarán tomar si la(s) persona(s) responsable(s) no solicita ayuda financiera
según la política de ayuda financiera o no paga el monto adeudado en o antes de
la fecha límite que se encuentra en la factura. Dicha declaración se debe proveer a
la(s) persona(s) responsable(s) por lo menos 30 días antes de la fecha límite
especificada en la factura. Un resumen en lenguaje sencillo de la política de ayuda
financiera acompañará este estado de cuenta o esta carta.
Doctrina de necesidades básicas:
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
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Para las deudas que surjan cuando LMH brinde atención médica, se deberá aplicar la
doctrina de necesidades básicas, como existía en el derecho común, equitativamente a
ambos cónyuges, excepto si están separados definitivamente y no viven juntos, pero
no deberá crear en ningún caso una responsabilidad recíproca entre los cónyuges. No
se impondrá ningún gravamen que resulte de una decisión judicial por una deuda con
el hospital a la residencia principal del deudor o, si el terreno en el que se encuentra la
residencia principal es de más de cinco acres, entonces no se impondrá ningún
gravamen a la residencia principal del deudor y los cinco acres circundantes en poder
del mismo como propiedad de matrimonio o que estuvo en su poder como propiedad
de matrimonio antes de la muerte de cualquiera de los cónyuges, para lo cual el
derecho de propiedad llegó a su fin como resultado de la muerte de cualquiera de los
cónyuges.
Para las deudas que surjan cuando LMH brinde atención médica a un menor, no habrá
otorgamiento o, de otra manera, venta forzada alguna de la residencia principal del
padre, la madre o ambos que tenga(n) la custodia debido a una decisión judicial
obtenida con respecto a la deuda pendiente, hasta tal momento en que el menor ya no
viva con el padre, la madre o ambos que tenga(n) la custodia o hasta que el menor
llegue a la mayoría de edad, lo que ocurra primero.
Póngase en contacto con los asesores de los servicios financieros de pacientes del
hospital Lenoir Memorial si tiene preguntas adicionales con respecto a la política de
facturación y cobros o para solicitar una copia de la política o una traducción en
español. La política de facturación y cobros también está disponible en el sitio web
del hospital, en www.lenoirmemorial.org. Es posible ponerse en contacto con los
asesores de los servicios financieros de pacientes llamando al (252) 522- 7013 o al
(252)-522-7597 y personalmente en 100 Airport Road, Kinston, NC 28501. Además,
los asesores de los servicios financieros de pacientes pueden ayudar a los pacientes a
cumplir con sus responsabilidades financieras frente a LMH, tales como establecer
planes de pago y ayudar a los pacientes a identificar otras fuentes que puedan ofrecer
ayuda financiera fuera de esta política.
Autorización: La junta directiva de Lenoir Memorial Hospital, Inc. ha aprobado la política
de facturación y cobros de Lenoir Memorial o enmendó esta política el día 25 de enero de
2016.
Para solicitar una copia de la política de facturación y recursos financieros visite el sitio
web www.lenoirmemorial.org
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Políticas y procedimientos relacionados:
Política de ayuda financiera (FAP, por sus siglas en inglés) de LMH
Referencias (si corresponde):
Autor/a:
Registro federal, Vol. 79, N.º 250
Debbie Gray
Miércoles, 31 de diciembre de 2014
Departamento del Tesoro/IRS
Formularios relacionados:
Fechas del original y de revisión:
Documento original: 09/01/1995
Revisiones: 08/10/2001, 10/14/2004,
01/31/2005, 05/25/2007,
10/23/2007, 10/01/2008,
01/01/2009, 02/21/2014, 01/01/2016
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