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 Agenda - Uso
INSERTAR CITA
Para insertar una cita, seleccionaremos el book de la Agenda correspondiente,
marcaremos la franja horaria donde queremos insertar la cita y haremos doble clic con
el mouse para abrir la ventana de la cita, o botón derecho del mouse “Insertar Æ
Insertar Cita”.
En la ventana de la cita, podremos insertar los datos del paciente citado a mano o
cargándolo desde Novaclinic Evo.
Si introducimos la cita a mano,
rellenaremos los campos Nombre,
Contacto y/o Móvil, Tratamiento y Box si
hiciera falta.
Un ejemplo de introducir citas a mano
serian las primeras visitas, pacientes a
los cuales no les abrimos ficha en
Novaclinic Evo hasta que vienen al
centro, con lo que nos evitaríamos tener
fichas vacías en Novaclinic Evo de
pacientes que tenían citas (primeras
visitas) y nunca acudieron a la clínica.
Podremos apuntar en las
“Observaciones” de la cita datos a tener
en cuenta, como por ejemplo…”Abrir
Ficha”, “Pedir NIF”, etc.
Para insertar la cita accediendo a los datos del paciente desde Novaclinic Evo
podremos seleccionar el cuadro de búsqueda que se encuentra a la derecha del
campo “Nombre” de la ventana de la cita.
Al marcar el cuadro de búsqueda, se
abrirá la ventana de “Selección de
Paciente”, donde podremos buscar por
Apellidos y Nombre desde la casilla
“Nombre” o por el nº de historial del
paciente desde la casilla “Historia”.
Una vez que hemos introducido el dato
correspondiente a buscar, pulsamos la
tecla “INTRO” del teclado y aparecerán las
coincidencias de los pacientes según el
criterio de búsqueda que hayamos hecho.
Una vez hemos seleccionado el paciente en la ventana de selección, marcamos
“Aceptar” y los datos pasarán a la cita.
Cuando ya tenemos los datos del paciente dentro de la cita, sólo nos falta escoger el
tratamiento, es decir, el motivo de la visita del paciente.
Cuando marcamos el tratamiento, automáticamente aparece el tiempo estimado de
la cita (configurable desde “Configurar Æ Usuarios”). Si por alguna necesidad,
necesitamos asignar más tiempo o menos tiempo del que aparece por defecto lo
podremos marcar a mano.
Así, la cita quedará asignada en ese espacio de tiempo que hemos reservado.
Otra forma rápida de dar una cita es desde el propio programa de Novaclinic Evo.
Abrimos la ficha del paciente en Novaclinic Evo, y una vez accedemos a su ficha
pulsamos la flecha del botón superior “Añadir”, marcando la opción “Nueva Cita en
Agenda”.
Seleccionamos el book correspondiente, la franja horaria donde queramos insertar la
cita y hacemos doble clic con el mouse, automáticamente captará los datos del
paciente. Para ello es necesario que antes de marcar “Nueva Cita en Agenda”
tengamos la agenda abierta (minimizada).
Dentro de la cita, visualizaremos información de la misma:
Hora de inicio
Situación de la cita
Tiempo asignado a la cita
Motivo de la visita
Si quisiéramos modificar una cita para cambiar el teléfono, por ejemplo, podremos
hacer doble clic encima de la cita o bien con el botón derecho del mouse “Editar Cita”
Si queremos introducir dentro de la misma franja horaria otra cita nueva, (Duplicar
citas) lo haremos siempre con el botón derecho del mouse “Insertar Æ Insertar Cita”,
ya que si hiciéramos doble clic con el mouse y la modificamos, estaríamos cambiando
la cita que ya teníamos introducida, MUY IMPORTANTE
En este caso, tendremos 2 citas en la misma franja horaria
Si quisiéramos borrar una cita, simplemente marcamos la cita con el botón derecho
del mouse “Borrar Cita”
La cita quedará eliminada sin dejar rastro visible dentro de la propia Agenda
conforme había una cita asignada.
SITUACIONES DE CITA
Cada cita tiene una situación, por defecto, cuando damos una cita nueva siempre es
“planificada”.
Existen varios tipos de situaciones, muy útiles para saber en todo momento y de un
simple vistazo donde está el paciente en la clínica.
-
Planificada. El paciente está previsto que venga a la cita
-
Recepción: El paciente llegó a la recepción
-
Sala de Espera: El paciente pasó a la sala de espera
-
Consulta: El paciente está en el Box con el/la Doctor/a
-
Finalizada: El paciente ha finalizado su tratamiento
-
Fallada: El paciente tenía cita y no se ha presentado sin previo aviso de su
ausencia
En este caso, se habilitará una ventana emergente en la que podremos
apuntar el motivo del fallo, por ejemplo, si llamamos a los pacientes fallados.
Estas Observaciones de citas falladas quedan en un registro, donde al 3er fallo
de un mismo paciente (por configuración de la Agenda se puede cambiar el nº
máximo de fallos), aparecerá la cita en rojo y un icono de “Motivos de Falladas”
nos alertará de los motivos de todos los fallos que este paciente ha tenido en la
Agenda desde el 1er día.
Si pulsamos la pestaña inferior “Borrar Log”, desaparecerán todos los motivos
de las citas falladas que ha tenido el paciente, y sus citas saldrán en color
normal hasta el próximo 3er fallo que tenga.
-
Anulada: El paciente, antes de su cita ha avisado a la clínica conforme no va a
poder acudir.
Pulsamos con el botón derecho del mouse en la cita y marcamos la opción
“Anular Cita”.
Nos aparecerá un cuadro de dialogo de confirmación para anular la cita.
Pulsamos “Sí”.
La cita desaparecerá de la Agenda, por lo que podremos dar cita en ese
hueco. Si quisiéramos ver las citas anuladas que tenemos en Agenda, pulsamos
en cualquier parte de la Agenda el botón derecho del mouse y marcamos la
opción “Mostrar Anuladas”.
Automáticamente aparecerá la cita con el icono de planificada tachado.
Si ya no queremos volver a ver todas las citas anuladas, desmarcamos la
opción “Mostrar Anuladas” volviéndolo a seleccionar con el botón derecho del
mouse.
CAMBIAR TRATAMIENTO
Podremos de una forma sencilla cambiar el motivo de visita o tratamiento de la cita,
con el botón derecho del mouse marcaremos la opción “Cambiar Tratamiento” encima
de la cita.
En el desplegable, seleccionamos la opción del tratamiento deseado y
automáticamente cambiará de tratamiento la cita. Si el nuevo tratamiento tiene
configurados otros tiempos distintos al del actual, este también variará
automáticamente.
BLOQUEAR HORAS
De una forma muy sencilla podremos bloquear horarios dentro de la agenda para
que nadie coloque citas en esos espacios de tiempo, por ejemplo por la ausencia del
doctor a primera hora por un curso.
Marcamos con el mouse la primera franja horaria a bloquear, y mantenemos el
mouse pulsado arrastrando hasta la última franja horaria a bloquear.
Una vez hemos seleccionado la zona horaria a bloquear, pulsamos el botón superior
de bloqueo.
Franja horaria Bloqueada
Para desbloquear las horas, realizamos la misma operación con la diferencia que en
vez de pulsar el icono de bloqueo, pulsaremos el de desbloqueo.
También podremos realizar los bloqueos y desbloqueos de la misma manera que
antes pero en vez de buscar el icono en la barra superior lo haríamos con el botón
derecho del mouse.
DATOS DEL PACIENTE
Desde la Agenda de Novaclinic Evo podremos acceder a los datos del paciente si
este está introducido en Novaclinic, es decir, su cita en la Agenda tiene los datos
administrados de Novaclinic.
Nos colocamos encima de la cita, y con el botón derecho del mouse pulsamos y
escogemos entre las siguientes opciones:
-
Mostrar Filiación: Se abrirá automáticamente Novaclinic Evo desde la Filiación
del paciente seleccionado.
Mostrar Ficha: Abriremos de manera automática el Historial del paciente
seleccionado.
Mostrar Alertas del Paciente: Se abrirá en una ventana al margen inferior
derecho la ventana de las alertas médicas del paciente, donde encontraremos
las alertas, saldos, y un pequeño resumen del paciente (edad, visitas, actos, nº
presupuestos, etc.)
Este último, también podremos accionarlo desde la propia cita del paciente,
cuando está abierta:
CORTAR / COPIAR / PEGAR
Para una mayor agilidad, en la Agenda de Novaclinic Evo, se pueden (con el botón
derecho del mouse) cortar y/o copiar las citas y pegarlas.
Seleccionamos la cita, botón derecho del mouse y escogemos “Cortar Cita”.
La cita desaparecerá, quedando cono “Anulada” en ese espacio de tiempo que tenía
reservado (por la configuración se puede quitar esta opción, que al cortar la cita la
tome el sistema como anulada). Después seleccionamos el book, el día y la hora
donde queramos reinsertar la cita y pulsamos con el botón derecho del mouse “Pegar
Cita”.
Cita Cortada (Anulada)
Cita Pegada (Nueva)
De la misma manera haríamos “Copiar / Pegar”, solo que al ser “Copiar” no
borraríamos la cita del sistema, y la podríamos pegar tantas veces como quisiéramos.
INSERTAR CITAS PERIÓDICAS
También tendremos la posibilidad de introducir citas periódicas dentro de la Agenda,
es decir que un paciente venga cada día 7 de mes, o cada jueves, o que siempre
tenga cita el 27 de Enero de cada año.
Para ello, introduciremos siempre la entrada médica con el botón derecho del
mouse, seleccionando la opción “Insertar Æ Insertar Cita Periódica”.
Se abrirá una ventana muy similar a las citas normales, en este caso nos
centraremos en la parte inferior de la cita, donde se define la periodicidad.
Pulsamos el botón “Definición Periodicidad” y se abrirá la ventana donde elegiremos
la periodicidad de la cita. Colocando la fecha de finalización de la periodicidad lo
primero.
Marcamos cada cuanto ha de tener cita:
-
Cada “X” días.
Cada “X” semanas los días “X” de cada semana.
Cada día “X” de cada “X” meses.
El día “X” del mes “X” de cada año.
En este ejemplo, hemos marcado que la paciente ha de venir hasta finales de año
cada viernes a la misma hora, una vez hemos aceptado la periodicidad nos quedará
reflejado en la cita a modo informativo.
Al aceptar la cita, nos habrá creado la misma cita cada viernes hasta el 31/12/2010.
Si quisiéramos modificar alguna de las repeticiones que nos ha creado la cita,
(porque el paciente un viernes en concreto no pueda asistir), al modificar una
repetición, nos saldrá una ventana de alerta.
Esta ventana nos recuerda que es una repetición, y nos pregunta qué queremos
modificar, si únicamente la repetición, por lo que las demás citas no se alterarían, o si
queremos modificar toda la serie. Sólo se verían afectadas en este último caso las
citas de la serie entera a partir de la cita que estamos modificando, desde hoy hacia
atrás no se modificarían.
Si cortamos una repetición y la pegamos en otro día y otro horario diferente, sólo
modificamos dicha repetición, la serie hacia atrás y hacia adelante no se modificaría.
TRATAMIENTOS EN GRUPO
También podremos crear citas en grupo, es decir, una única cita donde podremos
dar de “alta” a los pacientes asistentes al grupo. Para ello, en la configuración de los
tratamientos o motivos de citas de los usuarios de la Agenda estarán configurados los
correspondientes tratamientos de grupo.
Haremos doble click con el mouse o botón derecho y marcaremos “Insertar Cita”,
pero en este caso no colocaremos a ningún paciente en el apartado “Paciente”
Primero escogeremos el tratamiento correspondiente a la visita de grupo.
Cuando escogemos el tratamiento de grupo, automáticamente en el apartado de
“Pacientes” aparece el nombre del tratamiento, y se habilita la casilla “Grupo”.
Nombre del Tratamiento
Opción de “Grupo”,
muestra el número total
de asistentes apuntados
hasta ahora y el máximo
permitido
Marcamos la pestaña de “Grupos” (o la combinación de teclas ALT+G) y abriremos
la ventana de gestión de asistentes al grupo.
Con los botones inferiores podremos añadir pacientes al grupo, modificar alguno de
ellos o eliminar pacientes del grupo.
Una vez introducido el paciente, aparecerá en el grupo y así podremos ir
introduciendo tantos pacientes como queramos.
El grupo nunca es cerrado, es decir, si tenemos configurado que este grupo es de 8
personas máximo, podremos introducir 9 e incluso 10 pacientes en el grupo, siempre
visualizaremos los que están dentro del grupo y el máximo permitido.
Si quisiéramos ver qué pacientes componen el grupo, podremos hacer doble click
con el mouse y marcar la pestaña grupo, para visualizar los pacientes junto con su
número de historia.
CITAS DE GRUPO PERIÓDICAS
Podremos introducir citas de grupo con periodicidad, sólo hay que combinar las 2
opciones anteriormente descritas, es decir, dentro de una cita periódica colocar un
tratamiento de grupo. Introduciríamos los pacientes como una cita de grupo y al
finalizar, marcaríamos la periodicidad.
SINCRONIZACIÓN DE AGENDAS
Existe un botón en la parte superior de la Agenda donde podremos sincronizar las
agendas.
La sincronización es simplemente la vista de las Agendas diarias en las mismas
franjas horarias. Ejemplo:
Este calendario esta sin sincronización, es decir, todas las agendas empiezan desde
arriba sea la hora que sea de inicio.
Si sincronizamos las agendas, empezará la sincronización desde la primera hora del
book que antes empiece y terminará a la última hora del book que antes finalice.
En este caso, todas las agendas están alineadas al mismo horario, pero los huecos
que se crean fuera del horario donde no hay franjas libres de citas aparecen en gris,
imposibilitando la inserción de una cita fuera del horario real del book.
También con esto nos puede servir para ver a simple vista la ocupación real de la
clínica en cuanto a citas se refiere, ya que podremos ver dentro de la misma franja
horaria si alguien tiene citas o no pasa visita.
La sincronización sólo se puede realizar dentro del book diario, nunca desde el
semanal o múltiple.