Download Estudios previos - Procuraduría General de la Nación

FORMULACIÓN DEL ESTUDIO PREVIO CORRESPONDIENTE AL SUMINISTRO DE
COMBUSTIBLE: GASOLINA CORRIENTE O REGULAR, EXTRA O PREMIUM Y ACPM O
DIESEL PARA LOS VEHÍCULOS Y MOTOS QUE POSEE LA PROCURADURÍA GENERAL
DE LA NACIÓN Y QUE SE ENCUENTRAN UBICADOS EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ, D.C.
Ajustado a los requerimientos normativos del Decreto 066 de enero 16 de 2008 que
reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad
y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones – Art. 2º., Art. 3º., Art. 5º., Art. 46, Art. 76,
Art. 80.
1. Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la
contratación.
La Procuraduría requiere contratar el servicio de suministro de combustible para los vehículos
que utiliza regularmente en Bogotá y que por su número y características del trabajo que
deben cumplir es imprescindible contar con un
aprovisionamiento
de carburante
permanente. Siempre ha existido un contrato de este tipo, el cual en la actualidad se
encuentra próximo a su agotamiento. Por esta razón se requiere iniciar el proceso para una
nueva contratación.
La presente contratación es necesaria, teniendo en cuenta que los vehículos constituyen una
valiosa herramienta de trabajo que se utiliza en las áreas operativa y de seguridad, por otra
parte el equipo se requiere que brinden todas las garantías de desplazamiento a los
funcionarios que los utilizan regularmente.
Por otra parte la entidad no cuenta con el personal idóneo ni los equipos especiales para
prestar el servicio de suministro de combustibles.
2. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la
identificación del contrato a celebrar.
Suministro de combustible: gasolina corriente o regular, extra o premium y acpm o diesel para
los vehículos y motos que posee la procuraduría general de la nación y que se encuentran
ubicados en la ciudad de Bogotá, D.C.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección:
De conformidad con el análisis adelantado por la Oficina Jurídica de la Entidad, el contrato a
celebrar es un suministro. La modalidad de selección se estructura como una selección
abreviada de menor cuantía, teniendo en cuenta el monto estimado de los bienes a contratar
y los criterios de valoración, esto es, precio, calidad y aspectos técnicos adicionales a los
mínimos requeridos. Para el efecto se determina el ofrecimiento más favorable bajo criterios
técnicos, de calidad y precio.
El tipo de contrato de prestación de servicios que se va a suscribir apoya la gestión de la
Entidad.
4. Análisis técnico:
Teniendo en cuenta el uso diario del parque automotor, el tipo de servicio que se requiere y
los tiempos en los cuales debe prestarse el servicio se requiere contratar el servicio de
Suministro de combustible: gasolina corriente o regular, extra o premium y acpm o diesel para
los vehículos y motos que posee la procuraduría general de la nación y que se encuentran
ubicados en la ciudad de Bogotá, D.C, que cumplan como mínimo con:
División Administrativa – Grupo Muebles y Servicios Administrativos Ext: 30402- fax 30403
gmuebles@procuraduria.gov.co
Calle 16 No. 4 – 79 Piso 4
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El sistema de control para el suministro de combustible debe ser el CHIP, puesto que con
dicho sistema se monitorea el consumo de combustible en cada vehiculo de la Entidad.
Por otra parte el CHIP es único para cada Vehiculo, con su correspondiente cupo de galones
al mes y cantidad de tanqueadas diarias e información del kilometraje. El objetivo de contratar
el suministro con dicho sistema es aportar a la Entidad eficiencia y control.
Existe otro sistema para el suministro de combustible mediante valeras el cual no es eficiente,
por cuanto los conductores perdían los vales, la información del kilometraje al tanquear no
era la real, algunas veces los conductores acumulaban vales entonces el consumo tampoco
era real.
Los precios de los combustibles en Colombia se encuentran regulados mediante la resolución
82439 y 82438 del 23 de diciembre de 1999 del Ministerio Minas y Energía.
Los Códigos CUBS para los combustibles son:
PRODUCTO
GASOLINA CORRIENTE O REGULAR
GASOLINA EXTRA O PREMIUM
ACPM DIESEL PREMIUM O ECOLOGICO
CODIGO
1.65.7.1.2
1.65.7.1.1
1.65.2.1.2
El cobro se realizará mensual vencido.
El proponente debe tener en cuenta que en desarrollo de la ejecución del respectivo contrato,
debe cumplir mínimo con las siguientes especificaciones técnicas:
1.- Prestar la atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de manera que garantice
el suministro permanente de los combustibles, daños de surtidores, contaminación de los
combustibles, arreglos en los tanques subterráneos y patios de servicios y demás.
2.- Suministrar combustibles microfilmados, con las especificaciones y procedimientos
técnicos requeridos para la sustracción de agua.
3.- Tener mínimo 3 surtidores disponibles (no exclusivos) para los vehículos y motos al
servicio de la Procuraduría General de la Nación, uno para gasolina corriente, otro para
gasolina extra y otro para ACPM.
4.- Presentar mínimo un convenio o información del mismo con una estación alterna, con la
cual se garantice el suministro del combustible, en caso de emergencias, diferente de aquella
o aquellas que sean susceptibles de puntaje en el criterio Ubicación de Estaciones de
Servicio que se definan en el pliego de condiciones.
5.- Garantizar el cumplimiento de las características técnicas de operación y seguridad de los
equipos de suministro de gasolina motor instalados en cada una de las estaciones de servicio
ofrecidas, los cuales se deben ajustar a los requerimientos y disposiciones legales vigentes.
6.- Cumplir con la norma técnica colombiana No. 1380 acogida por el Consejo Nacional de
Normas mediante Resolución No. 025 de 1995, acogida por el ICONTEC o por las
disposiciones que la modifiquen o complementen. Cumplir con la LEY 693 de 2001.
7.- Contar con empleados que suministren el combustible con responsabilidad, seguridad y
precisión, los cuales deben verificar la placa y el kilometraje de cada vehículo antes del
abastecimiento, con el fin de registrarlos en el medio magnético de control que se establezca.
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8.- Ofrecer y cumplir con la medida establecida para cada galón tanto de gasolina como de
ACPM.
9.- Entregar quincenalmente al supervisor del contrato en medio magnético, en archivo Excel,
por Internet y en forma impresa, los listados de cada uno de los suministros realizados
durante este periodo y acumulados del contrato, relacionando fecha, hora de suministro,
placa y código del vehículo, código y nombre del conductor, kilometraje del vehículo al
momento del suministro, galones suministrados y valor de los mismos.
Para el efecto el proponente debe señalar en la propuesta la información que permita conocer
los medios y mecanismos con que cuenta para cumplir con tales ofrecimientos.
10.- Aceptar los procedimientos administrativos que determine la Procuraduría General de la
Nación para la ejecución del contrato.
El Coordinador del Grupo de Muebles y Servicios Administrativos – División Administrativa de
la entidad, le suministrará al proponente favorecido en el momento del inicio de la ejecución
del contrato, la relación del parque automotor objeto del suministro de combustible con
marcas, placas, modelos y cantidad de galones autorizados a tanquear mensualmente.
SISTEMA DE CONTROL CHIP
El oferente deberá contar con un sistema de control de suministro de combustible mediante la
tecnología de CHIP. Los CHIP programables serán entregados a la Entidad en calidad de
comodato de uso y tanto la instalación como la programación en los vehículos y motos de la
Entidad no tendrá costo adicional para ésta.
Para el uso de los CHIP, el oferente deberá contar con pólizas que los amparen contra
hurtos, pérdida y averías, y en caso que se presente cualquiera de estas circunstancias, el
contratista debe reponerlo o cambiarlo en forma inmediata.
El oferente mediante el uso de este mecanismo electrónico deberá manifestar en su
propuesta, estar en capacidad de suministrar vía Internet de manera inmediata la información
consolidada sobre el consumo total y particular de cada vehículo a la fecha en que se solicite.
Con cada una de las facturas el proponente deberá presentar certificación escrita del valor
por galón autorizado por el gobierno colombiano y citar la fuente de donde ha sido tomada
esta información.
El número de Chip para el parque automotor en principio es de 67 unidades, pero el oferente
deberá proveer por lo menos cinco (5) unidades más, en el evento en que ingresen más
vehículos en uso a la entidad.
Análisis económico:
Para realizar esta contratación se solicitó cotizaciones a las firmas SERVICENTRO ESSO AV
TERCERA y ESTACION DE SERVICIO MOBIL CARRERA 50, por ser empresas
debidamente reconocidas en el sector del suministro de combustibles para vehículos y por
que con alguna de ellas la entidad ha tenido experiencia en la contratación de períodos
anteriores.
A la fecha de elaboración de los estudios previos, los precios del combustible son:
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FIRMA
GASOLINA
GASOLINA EXTRA / DIESEL / Galón
CORRIENTE / Galón Galón
$6.802.oo
$8.850.oo
$5.665.oo
SERVICENTRO
ESSO AV TERCERA
MOBIL
CARRERA $7.031oo
$9.190.oo
50
Hacen parte de este documento las cotizaciones.
$5.894.oo
El consumo promedio mensual supera los 20´000.000.oo. presupuesto de combustible que es
consumido por 67 automotores que prestan apoyo misional en las diferentes áreas de la
entidad.
El PRESUPUESTO ESTIMADO para esta contratación es de $136´355.573.oo, para cubrir el
objeto a contratar para el año 2008 y para la vigencia de 2009 un valor de $138´797.160.oo,
por doce (12) meses o hasta agotar el presupuesto.
FACTORES DE SELECCIÓN
Además de los criterios de verificación financiera y jurídica, que son determinados por las
áreas competentes, los factores de selección serán analizados en dos aspectos: un criterio
de experiencia y técnico mínimo de pasa o no pasa y uno técnico adicional que otorgue
puntaje.
En ese sentido se considera que al valorar el precio y otras especificaciones técnicas
adicionales, se obtienen ventajas de calidad que reflejan la oferta más favorable.
Los oferentes deberán presentar oferta total.
Para la evaluación de la propuesta económica, el aspecto económico será evaluado teniendo
en cuenta que recibirá el mayor puntaje quien ofrezca el mayor descuento, en pesos
colombianos, por galón sobre el precio oficial establecido por el Ministerio de Minas y Energía
(UPME) y ECOPETROL, incluidos los impuestos, sobretasas legalmente establecidas para
cada uno de los tres combustibles, los demás oferentes obtendrán un puntaje proporcional.
Para la evaluación de la propuesta Adicional Técnica, teniendo en cuenta la cantidad de
vehículos y el consumo de combustible que debe gastar en desplazamiento hasta la estación
de servicio y el regreso a la Entidad, por austeridad del gasto es necesario evaluar este
factor, por lo que se tendrá en cuenta la distancia de las estaciones de servicio.
Adicionalmente se evaluarán convenios adicionales al mínimo.
La ponderación del factor de evaluación se realizará por el Comité o los Comités designados
para el efecto, quienes verificarán el cumplimiento de los requisitos exigidos y asignarán los
puntajes correspondientes, que serán determinados en el pliego de condiciones; en todo caso
los criterios de evaluación contendrán un puntaje por la calidad del bien establecido en la
garantía. Para el efecto se tendrán en cuenta el precio y los aspectos técnicos, los cuales
determinarán la oferta más favorable.
Dentro de la evaluación económica la Entidad verificará que los proponentes no ofrezcan
precios artificialmente bajos, dentro de los parámetros establecidos en el artículo 13 del
Decreto 66 de 2008.
CRITERIOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA Y DE EXPERIENCIA
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De acuerdo con las especificaciones técnicas, los proponentes acreditarán su capacidad
técnica para el presente proceso de selección dando cumplimiento a los requerimientos
mínimos establecidos en el presente documento, lo que también quedará consignado en el
pliego de condiciones
Se ha considerado igualmente como requisito mínimo de verificación, PASA o NO PASA, Los
proponentes deberán acreditar con las certificaciones respectivas expedidas por los
contratantes, la celebración, ejecución y terminación de TRES (3) contratos celebrados con
entidades públicas u otros clientes, dentro de los cinco (5) años anteriores a la apertura de la
presente solicitud de oferta, cuyo objeto sea de la misma naturaleza al de la solicitud en
curso, es decir suministro de combustible.
GARANTÍA TÉCNICA
El contratista deberá cumplir con la norma técnica colombiana No. 1380 acogida por el
Consejo Nacional de Normas mediante Resolución No. 025 de 1995, acogida por el
ICONTEC o por las disposiciones que la modifiquen o complementen. Cumplir con la LEY
693 de 2001.
FORMA DE PAGO AL CONTRATISTA
La forma de pago al contratista será por mensualidades vencidas. A su vez, como requisito
previo para pagar el valor del contrato EL CONTRATISTA deberá acreditar que se
encuentra a paz y salvo con los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y
Parafiscales.
GASTOS A CARGO DEL CONTRATISTA
El contratista correrá con todos los gastos de pólizas, Publicación en el Diario Oficial,
impuesto de timbre y demás gasto que hubiere lugar.
ANÁLISIS DE RIESGO
Los riesgos previsibles que puedan afectar la ejecución o bien el equilibrio económico del
contrato:
RIESGOS DE EJECUCIÓN QUE ASUME EL CONTRATISTA





Que no se suministren oportunamente los bienes o servicios contratados,
que el contratista no pueda dar cumplimiento total o parcial a la ejecución del
contrato.
Que el contratista incumpla con la calidad de los bienes suministrados.
Que el contratista incumpla con el objeto del contrato.
Que incumpla con las obligaciones sociales con el personal que desarrollará el
contrato.
Que se generen daños a terceros por falencias en el mantenimiento efectuado,
lo que incluye la calidad de los repuestos
RIESGOS QUE ASUME LA ENTIDAD


Que no exista claridad en las especificaciones técnicas
Que no se verifique la idoneidad del contratista
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

Que no se determine el presupuesto de la contratación por actividades
Que no se verifique del cumplimiento del contratista
Estos riesgos son aminorados y asumidos por la entidad con la elaboración detallada y
coherente de los estudios previos de la contratación, a través de los cuales se determinaron
las especificaciones y alcances del servicio a contratar, y con la verificación de la oferta
presentada por el futuro contratista.
No obstante, el contrato a celebrar no genera mayores riesgos durante su ejecución, con
el fin de garantizar el cumplimiento del contrato, el contratista debe constituir las
siguientes pólizas:
a. Cumplimiento: La garantía que cubre el cumplimiento del contrato, pago de multas,
cláusula penal pecuniaria y demás sanciones deberá ser equivalente por una suma
equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del mismo con una vigencia igual a la
de ejecución del contrato y seis meses más, constituida a partir de la fecha de firma del
contrato.
b. Adicionalmente, debido a que el suministro de combustible será prestado por
empleados del contratista, es importante señalar que las responsabilidades
prestacionales estarán a cargo del contratista, ya que dichos operarios no tendrán
relación laboral alguna con la Procuraduría.
En este sentido, la Entidad establecerá como una de las obligaciones del contratista la de
constituir una garantía única en donde se ampare el riesgo de salarios y prestaciones
sociales, con una vigencia igual al plazo del contrato y tres años más y un valor
equivalente al 5% del valor del contrato.
c. Responsabilidad Civil Extracontractual por el veinte por ciento (20%) del valor total del
mismo, con vigencia igual a la de ejecución del contrato y seis meses contada a partir de
la suscripción del contrato.
5. Condiciones del contrato a celebrar
 Plazo estimado: Doce (12) meses o hasta agotar el presupuesto
 La prestación del servicio se iniciará inmediatamente después de la legalización del
Contrato.
 La forma de pago es mediante mensualidades vencidas.
 Lugar de ejecución: La ejecución del contrato se realizara en Bogotá.
Bogotá D.C. 15 de abril de 2008
JORGE MARIO NEIRA NIÑO
Coordinador Grupo Muebles y Servicio Administrativos
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